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• Fausto Rayo Montoya

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Contabilidad II I Unidad: Preparación de los Estados Financieros. Contenidos: -

El ciclo contable. Asientos de ajustes. Elaboración de la balanza de comprobación ajustada.

Proceso o ciclo contable: 1. Son analizados los documentos de las transacciones comerciales (cks, facturas, recibos, planillas, comprobantes de pago, etc), ver cuales se cargan y cuales se abona. 2. Las transacciones comerciales son registradas en un libro diario en orden cronológico. 3. Las partidas del libro diario son registradas en el libro mayor en cuentas separadas. 4. Se elabora la balanza de comprobación. 5. Se aplican los asientos de ajustes de cierre. 6. Se elabora la balanza de comprobación ajustada. 7. Se elaboran los estados financieros: Balance general, estado de resultados, estado de variación de capital y flujo de efectivo. Asientos de ajustes: Son los registros en el libro diario que actualizan las cuentas al final de cada periodo contable. Tipos de asientos de ajustes: Ajustes de gastos: Son aquellos asientos de ajustes relacionados con gastos acumulados pendientes de pago, pagos anticipados que al pagarse se registraron como activos. Para realizar estos asientos por lo general se va a hacer un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo. Tipos de ajustes de gastos: Gastos devengados: Son gastos en los cuales se ha incurrido pero que no se han pagado o registrado. El ajuste será un cargo a una cuenta de gastos y un abono a una cuenta por pagar, por ejemplo, sueldos y salarios por pagar, intereses por pagar, etc. 1

Gastos pagados por anticipado: Son gastos que se registraron como un activo cuando se adquirieron, como por ejemplo, seguros pagados por anticipado y los materiales de oficina. Estos gastos más que gastos son un activo que conforme se vayan utilizando en el transcurso del tiempo se van ir volviendo un gasto. El asiento de ajuste que se hace es un cargo a una cuenta de gasto según sea la naturaleza del activo que se haya adquirido y un abono a una cuenta de la parte del activo que se haya utilizado. Gastos por seguros……………………………….XXX Seguros pagados por anticipado………………………………..XXX Gastos en materiales de oficina…………………XXX Materiales de oficina pagados por anticipado…………………XXX Ajustes por depreciación de activos: Gastos por depreciación de activo……………....XXX Depreciación acumulada del activo……………………………XXX Depreciación anual= costo original – valor de rescate/vida útil. Depreciación mensual= Depreciación anual/ 12 Asientos de ingresos: Son ingresos que corresponden al periodo contable pero que no se han cobrado o registrado, por lo general se realizará un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos. Son necesarios para reconocer todos los ingresos obtenidos en el periodo, con el fin de que la utilidad neta sea expresada en forma correcta en el estado de resultados. Existen dos tipos de ajustes de ingresos: a) Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados: Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo del cliente o de que se contabilice la operación en los registros contables. Son ingresos que se han ganado o devengado, pero que aún no se han cobrado el efectivo correspondiente. El ajuste por los ingresos devengados requiere un cargo a una cuenta por cobrar (activo) y un abono a una cuenta de ingresos, Ejemplo: cuentas por cobrar en concepto de servicios ya realizados y las regalías por cobrar por derechos devengado por publicaciones. Clientes…….XXXX Ingresos por servicios de reparaciones……XXXXX Cliente/HotelPrincess……………….XXX 2

Ingresos por servicios prestados……………………………XXX Intereses por cobrar…………………XXX Ingresos por intereses……………………………………….XXX b) Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen se convertirán en ingresos. Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga la cuenta de efectivo (bancos) y por lo general, se acredita a una cuenta de pasivo llamada anticipo de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aun no se ha ganado. Al finalizar el periodo contable se necesita una asiento de ajuste para disminuir la cuenta del pasivo, por el importe de los servicios que se hayan realizado, y reconocer la proporción de los ingresos correspondientes para anotar el importe ganado durante el periodo. Ejemplo: Ingresos por servicio de reparación y alquileres ganados sobre inmuebles propiedad de la compañía. Anticipo de cliente………………….XXX Ingresos por servicios de reparación………………………XXX Rentas cobradas por anticipado….XXX Ingresos por alquiler o rentas………………………………XXX Proceso para realizar los asientos de ajuste en el libro diario y pasarlos a la balanza: 1. Después de que se realiza la balanza de comprobación al terminar el ciclo contable, se pasa a la fase 2. 2. Realizar los ajustes de las operaciones que afectan el periodo contable, ajustes que se realizan en el libro diario. 3. Se trasladan estos ajustes a sus respectivas cuentas individuales en el libro mayor. 4. Se procede a elaborar la balanza de comprobación ajustada. Ejemplo: TV Servicios, termina el periodo contable al 31 de marzo del 2010 con la siguiente balanza de comprobación:

3

TV Servicios Balanza de comprobación antes de ajuste al 31/Marzo/2010 Cuentas

Saldo deudor

Banco

30,000

Clientes

900.00

Inventario de materiales y refacciones

159.50

Seguros pagados por anticipado

300

Materiales de oficina

600

Terreno

10,000.00

Edificaciones

90,000.00

Depreciación acumulada de edificaciones Equipo de transporte

Saldo acreedor

1,000.00 60,000

Dep. acum. de equipo de transporte

1,800.00

Proveedores

450.00

Alquileres cobrados por adelantado

6,000.00

Anticipo de clientes

12,000.00

Documentos por pagar

10,000.00

Capital social

121,900.00

Utilidades retenidas

13,000.00

Ingresos por servicios

35,000.00

Gastos por sueldos y salarios

2,975.00

Gastos por servicios públicos

2,500.00

Gastos por mantenimiento y lubricantes

1,500.00

Gastos varios

2,215.50

Totales C$

$201,150.00

$201,150.00

4

La gerencia de TV Servicios quiere que al final del periodo contable realicen los ajustes de aquellas transacciones que al 31 de Marzo aún no aparecieron en los registros contables, siendo estas: 1. Al 31 de Marzo debía sueldos y salarios por C$175, los cuales tendría que pagar hasta el viernes 4 de abril, pero son gastos considerados dentro del periodo contable. 2. El 28 de Febrero había pedido un préstamo de C$10,000 a un interés del 24% anual, los que tendría que liquidar hasta el 30 de Abril, sin embargo, estimó que al 31 de Marzo ya se habían acumulado intereses por C$ 200. 3. El 15 de Marzo había comprado materiales de oficina por C$600, pero al 31 de Marzo realizó el inventario de materiales de oficina y encontró que solo quedaban C$ 200 de dichos materiales. 4. El primero de Enero había adquirido una póliza de seguro por un año por una prima de C$360 para proteger su equipo. Estimó que se han hecho los ajustes de Enero y Febrero pero falta considerar los gastos de Marzo. 5. El primero de Enero compró una camioneta por C$ 60,000 para el negocio, con una vida útil de 5 años, al final de los cuales tendría un valor de rescate por C$6,000 y se debe hacer el ajuste mensual al 31 de Marzo. 6. TV Servicios compró una oficina el 1 de Enero en $90,000.00, con una vida útil de 15 años, sin valor de rescate. Al finalizar Marzo no se ha registrado el gasto por depreciación de C$500.00. 7. El 28 de Febrero TV Servicios, firmó un contrato con el Hotel Paseo, para dar mantenimiento y reparar los televisores en las habitaciones del hotel. El convenio estableció que TV Servicios cobraría C$500.00 mensuales y no se han cobrado los ingresos de Marzo ya que lo hará en los primeros días de Abril. 8. TV Servicios, S, A., escribió y elaboró un folleto titulado Pasos fáciles para el mantenimiento de televisores, firmó un contrato con Publicidad Plata, para imprimir y vender el folleto y recibiría regalías de C$1.00 por cada folleto vendido. El 31 de Marzo le comunicaron que por el mes había acumulado regalías por C$ 400.00 y se le pagaría hasta el 15 de Abril. 9. El 1 de Marzo TV Servicios, vendió a diez clientes contratos de servicios de reparación cubriendo toda la mano de obra y piezas por un año. Los 5

contratos se vendieron en C$1,200.00 cada uno, pagaderos por adelantado. Al recibir los C$12,000.00 se hizo un cargo a banco y un abono a anticipo de clientes. Por lo tanto, estima que una doceava parte o sea C$ 1,000.00 se ha ganado al finalizar Marzo pero aún no se ha registrado el ingreso. 10. Al 31 de Marzo se había vencido un mes de alquiler por C$ 1,000.00 por un espacio rentado a MultiTV, S.A. Libro Diario TV Servicios Asiento 1

Detalle Gastos por sueldos y salarios

FM

Debe C$175.00

Sueldos y salarios por pagar 2

Gastos por intereses

C$175.00 C$200.00

Intereses por pagar 3

Gastos por materiales de oficina

C$200.00 C$400.00

Materiales de oficina 4

Gastos por seguros

C$400.00 C$30.00

Seguros pagados por anticipado 5

Gastos por dep. equipo transporte

C$30.00 C$900.00

Dep. acum. Equipo transporte 6

Gasto por depreciación de edificio

C$900.00 C$500.00

Dep. Acum. Edificio 7

Clientes/Hotel Paseo

C$500.00 C$500.00

Ingresos por servicios de reparación. 8

Regalías por cob/Publicidad Plata

C$500.00

C$400.00

Ingresos por regalías 9

Anticipo de clientes

Haber

C$400.00 C$1,000.00 6

Ingresos por servicios de rep. 10

C$1,000.00

Alquileres cobrados por adelant.

C$1,000.00

Ingresos por alquiler

C$1,000.00

LIBRO MAYOR Gastos por sueldos y salarios Fecha

Detalle

Ref.

Debe

Haber

31 Marzo Saldo

Saldo 2,975

31 Marzo Ajuste

175

3,150

Sueldos y salarios por pagar Fecha

Detalle

Ref.

Debe

31 Marzo Ajuste

Haber

Saldo

175

175

Haber

Saldo

Gastos por intereses Fecha

Detalle

Ref.

31 Marzo Ajuste

Debe 200

200

Intereses por pagar Fecha

Detalle

Ref.

Debe

31 Marzo Ajuste

Haber

Saldo

200

200

Haber

Saldo

Materiales de oficina Fecha

Detalle

Ref.

Debe

31 Marzo Saldo 31 Marzo Ajuste

600 400

200

7

Gastos por materiales de oficina Fecha

Detalle

Ref.

31 Marzo Ajuste

Debe

Haber

400

Saldo 400

Gastos por seguros Fecha

Detalle

Ref.

Debe

31 Marzo Ajuste

Haber

30

Saldo 30

Seguros pagados por anticipado Fecha

Detalle

Ref.

Debe

Haber

31 Marzo Saldo

Saldo 300

31 Marzo Ajuste

30

270

Haber

Saldo

Gastos por depreciación de equipo de transporte Fecha

Detalle

Ref.

31 Marzo Ajuste

Debe 900

900

Depreciación acumulada de equipo de transporte Fecha

Detalle

Ref.

Debe

Haber

31 Marzo Saldo

Saldo 1,800

31 Marzo Ajuste

900

2,700

Haber

Saldo

Gastos por depreciación de edificio Fecha

Detalle

31 Marzo Depreciación del mes

Ref.

Debe 500

500

8

Depreciación acumulada de edificios Fecha

Detalle

Ref.

Debe

Haber

31 Marzo Saldo

Saldo 1,000

31 Marzo Ajuste

500

1,500

Haber

Saldo

Ingresos por servicios de reparación Fecha

Detalle

Ref.

Debe

31 Marzo Saldo

35,000

31 Marzo Reparaciones hechas Marzo 31 Marzo Reparaciones realizadas

en

500

1000

500

36,500

Clientes Fecha

Detalle

Ref.

31 Marzo Saldo 31 Marzo Reparaciones Marzo

hechas

en

Debe

Haber

Saldo

900

900

500

1,400

Regalías por cobrar Fecha

Detalle

Ref.

31 Marzo Regalías sobre folleto

Debe

Haber

400

Saldo 400

Ingresos por regalías Fecha

Detalle

31 Marzo Regalías sobre folleto

Ref.

Debe

Haber

Saldo

400

400

9

Anticipo de clientes Fecha

Detalle

Ref.

Debe

31 Marzo Anticipo por reparación 31 Marzo

Reparaciones realizadas

Haber

Saldo

12,000

12,000

1,000

11,000

Alquileres cobrados por adelantado Fecha

Detalle

Ref.

Debe

Haber

31 Marzo Renta de parte de edificio

Saldo 6,000

Alquiler devengado

1,000

5,000

Ingresos por alquileres Fecha

Detalle

31 Marzo Alquileres devengados

Ref.

Debe

Haber

Saldo

1,000

1,000

10

TV SERVICIOS Balanza de Comprobación Ajustada al 31 de Marzo de 2010 Cuentas Banco Clientes

Saldo deudor 30,000.00 1,400.00

Regalías por cobrar

400.00

Inventario de materiales y refacciones

159.50

Seguros pagados por anticipado

270.00

Materiales de oficina

200.00

Terreno

10,000.00

Edificaciones

90,000.00

Depreciación acumulada de edificaciones Equipo de transporte Dep. acum. de equipo de transporte

Saldo acreedor

1,500.00 60,000.00 2,700.00

Proveedores

450.00

Sueldos por pagar

175.00

Intereses por pagar

200.00

Alquileres cobrados por adelantado

5,000.00

Anticipo de clientes

11,000.00

Documentos por pagar

10,000.00

Capital social

121,900.00

Utilidades retenidas

13,000.00

Ingresos por servicios

36,500.00

Ingresos por regalías Ingresos por alquiler

400.00 1,000.00

11

Gastos por sueldos y salarios

3,150.00

Gastos por servicios públicos

2,500.00

Gastos por mantenimiento y lubricantes

1,500.00

Gastos varios

2,215.50

Gastos por intereses

200.00

Gastos por seguros

30.00

Gastos por materiales de oficina

400.00

Gastos por depreciación de equipo de transporte

900.00

Gastos por depreciación de edificios

500.00

Totales C$

C$203,825.00

C$203,825.00

12

TV SERVICIOS Estado de Resultados del 1° al 31 de Marzo de 2010 Ingresos Ingresos por servicios

36,500.00

Ingresos por regalías

400.00

Ingresos por alquiler

1,000.00

Total de Ingresos

37,900.00

Egresos Gastos por sueldos y salarios

3,150.00

Gastos por servicios públicos

2,500.00

Gastos por mantenimiento y lubricantes

1,500.00

Gastos varios

2,215.50

Gastos por intereses

200.00

Gastos por seguros

30.00

Gastos por materiales de oficina

400.00

Gastos por depreciación de equipo de transporte

900.00

Gastos por depreciación de edificios

500.00

Utilidad neta

11,395.50 C$26,504.50

13

TV SERVICIOS Balance General al 31 de Marzo de 2010 2

Pasivo y capital Circulante

Circulante

Bancos

30,000.00 Proveedores

Clientes

1,400.00 Sueldos por pagar

Regalías por cobrar Inventario de refacciones

materiales

y

200.00

159.50 Documentos por pagar

31,959.50

Fijo

10,000.00

Total circulante

10,285.00

Pasivo diferido

Terreno

10,000.00 Alquileres cobrados adelantado

Edificio

90,000.00 Anticipos de clientes acumulada

Equipo de transporte Depreciación acumulada equipo de transporte Total activo fijo

de (1,500.00)

60,000.00 de (2,700.00)

155,800.00

Cargos diferidos

por

5.000.00

11,000.00

Total pasivos diferido

16,000.00

Total pasivo

26,825.00

Capital

Capital social Utilidades retenidas

Materiales de oficina

200.00 Total capital

Seguros pagados por anticipado

270.00

Total cargos diferidos

470.00

Total activos

175.00

400.00 Intereses por pagar

Total circulante

Depreciación edificio

450.00

188,229.50 Pasivo + Capital

121,900.00 39,504.50 61,404.50

188,229.50

14

Cuestionario: 1. Enumere los tipos de asientos de ajustes. 2. ¿Qué efecto sobre la utilidad neta del periodo el no hacer un asiento de ajuste por los útiles de oficinas usados? 3. Defina los gastos acumulados y los ingresos acumulados y dé dos ejemplos de cada uno. 4. Si se adquirió en $2,400.00 una póliza por dos años el 30 de Junio, ¿qué ajuste será necesario hacer el 31 de Diciembre, al finalizar el periodo contable? 5. Un arrendatario pagó el 1 de Diciembre $4,000.00 por la renta de dos meses. Diga qué cuenta debe abonarse el primero de Diciembre y el asiento de ajuste que debe correrse el 31 de Diciembre. 6. ¿Qué efecto tendrá sobre la utilidad neta del periodo el no hacer un asiento de ajuste de $2,000.00 por sueldos acumulados? Problemas: A continuación se presentan tres casos independientes: a) El 1 de Agosto de 199X el despacho Jurídico Rebolledo y Asociados pagó por adelantado un año de la renta del local que ocupa. El desembolso total ascendió a $31,000.00. 1. Determine el monto del gasto por renta correspondiente al 31 de Agosto del 199X y efectúe el asiento de ajuste. 2. Determine el saldo de la cuenta “Renta pagada por anticipado” al 31 de Diciembre del 199X y muestre como aparecería en el estado de situación financiera de Rebolledo y Asociados. 3. Suponiendo que al cumplirse el año de pagada la renta Rebolledo y Asociados no renueva el contrato de arrendamiento, ¿Cuál sería el importe del ajuste al 31 de Julio de 199X? b) Comercial del Norte recibió un préstamo de $15,000.00 el 8 de Octubre de 199X, pagadero a 90 días a una tasa de interés del 48% anual. Se acordó con el acreedor pagar el capital e intereses en la fecha de vencimiento. 1. Registre en asiento de diario la transacción del 8 de Octubre del 199X. 2. Determine a cuánto asciende el gasto por interés al día último de Octubre, Noviembre y Diciembre de 199X y efectúe el asiento de ajuste. 3. ¿Cómo registraría Comercial del Norte el pago de la deuda al vencimiento? c) El Gimnasio Posible S.A., cuyo periodo contable es mensual, elaboró un video que comprende toda una rutina de ejercicios para mantener el cuerpo en buena condición física. Firmó un contrato con una casa productora y distribuidora de video, la cual le pagará $20.00 de regalías 15

por video vendido. Se acordó que se efectuarán tres pagos en el año de la manera siguiente: 30 de Mayo, lo correspondiente a Febrero, Marzo, Abril y Mayo. 31 de Agosto, lo correspondiente a Junio, Julio, Agosto y Septiembre. 31 de Enero, lo correspondiente a Octubre, Noviembre, Diciembre y Enero. 1. Si al gimnasio Posible le informa al 31 de Enero de 199X + 1 que se vendieron 20 videos en Octubre, 24 en Noviembre, 15 en Diciembre y 12 en Enero de 199X, ¿qué asiento de diario es necesario para registrar las regalías por cobrar al 31 de Diciembre de 199X? 2. Registre en asiento de diario el pago de las regalías al 31 de Enero de 199X. 3. ¿Cuál es el saldo de la cuenta regalías por cobrar al 31 de Enero de 199X?|

16

Ejercicios: I. General de Informática, S.A. obtuvo la balanza de comprobación que se detalla la cual presenta varias cuentas que requieren ser actualizadas y cuya información se proporciona:

Cuentas

General de Informática, S.A. Balanza de Comprobación al 30 de Abril del 199X Saldo deudor Saldo Acreedor

Bancos

$21,381.80

Clientes

40,090.00

Útiles de oficina Seguro pagado por adelantado

670.00 1,200.00

Terreno

90,000.00

Edificio

195,000.00

Depreciación acumulada de edificio Equipo de oficina

$25,250.00 66,930.00

Depreciación acumulada de equipo de oficina

10,400.00

Proveedores

12,412.80

Documentos por pagar

18,930.00

Intereses por pagar

6,250.00

Préstamo bancario por pagar

125,000.00

Capital social

130,000.00

Utilidades retenidas

86,900.00

Ingresos por servicios

34,400.00

Gastos por sueldos Gastos de viaje Dividendos Sumas iguales

13,851.00 1,420.00 19,000.00 $449,542.80

$449,542.80 17

1. El valor del seguro corresponde a una póliza que aún tiene vigencia de un año y medio. 2. De los útiles de oficina solamente quedan $280.00. 3. El edificio se deprecia anualmente $6,000.00 y el equipo de oficina $ 2,400.00. 4. Dentro de los ingresos por servicios falta por considerar $2,340.00 que aún no se han cobrado. 5. Una nota de reparación de una de las máquinas de escribir que forman parte del equipo de oficina, por un valor de $275.00 no ha sido registrado porque aún no se paga. 6. Aún no se ha registrado el importe de los intereses correspondientes al documento por pagar para el mes y que suman $230.00, los cuales no se han pagado. Se pide: Preparar una balanza de comprobación que incluya los saldos ajustados para el mes de abril de 199X. II. Servicios de Plomería y Electricidad del Norte, S. A. ajusta y cierra sus libros al final del año. A Diciembre de 199X se preparó una balanza de comprobación que incluía los siguientes saldos: Bancos

C$12, 540.00

Renta pagada por adelantado

8,400.00

Material eléctrico

2,260.00

Equipo

20,000.00

Depreciación acumulada de equipo

1,200.00

Documentos por pagar

5,000.00

Anticipos de clientes

35,650.00

Capital social

10,000.00

Utilidades retenidas

12,950.00

Dividendos

7,000.00

Ingresos por servicios

15,200.00

Gastos por sueldos

26,900.00

Gasto por teléfono Gastos varios

550.00 2,350.00

18

1. El 1 de Enero la cuenta “Renta pagada por adelantado” tenía un saldo de $2,400.00, que representaba el pago adelantado de Enero a Junio. El 1 de Julio se renovó el contrato por un año a una renta mensual de $500.00 que fueron pagados por adelantado. 2. Un conteo del material eléctrico disponible al 31 de Diciembre mostró que quedan $450.00 aún sin usarse. 3. La vida útil del equipo se estimó en 10 años a partir de la fecha de adquisición. No tiene valor de desecho. 4. Se generaron intereses por el documento que se debe por $100.00 que aún no se han registrado. 5. Se prestó la totalidad de los servicios que fueron pagados por adelantado por los clientes y que se registraron en la cuenta anticipos de clientes. 6. Se prestaron servicios por un total de $3,300.00 a crédito que no se han registrados. 7. Hay un total de sueldos que se deben a los empleados por $990.00 y aún no se han registrado. Se pide: a) Preparar los asientos de ajustes necesarios para actualizar las cuentas que así lo requieran. b) Elaborar la balanza de comprobación ajustada y los estados financieros. III. Protecto, S.A., es una compañía dedicada a dar mantenimiento a las albercas de clubes deportivos principalmente. El dueño se ha encargado de realizar y llevar los registros contable del negocio y ha preparado los estados financieros que se presentan, dado que le fueron solicitados por el banco como requisito para dar trámite a una solicitud de crédito que ha presentado. Protecto,S.A. Estado de Situación Financiera al 31 de Diciembre de 199X Bancos

$49,750.00 Proveedores

Clientes

89,400.00 Capital

Materiales

17,100.00

Equipo

$73,350.00 198,100.00

115,200.00 271,450.00

271,450.00

19

Protecto, S.A. Estado de Resultados de Marzo a Diciembre de 199X Ingresos por servicios

$252,000.00

Gastos: Materiales

$84,000.00

Dividendos

25,500.00

Sueldos

108,900.00

Renta

10,200.00

Varios

15,300.00

Utilidad neta

(243,900.00) $8,100.00

Después de revisar los estados financieros de Protecto, S.A., el banco determinó que era necesario prepararlos nuevamente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y señaló lo siguiente: a) Registrar la depreciación de nueve meses en relación con el equipo. b) Reconocer los gastos varios del año aunque no hayan sido pagados hasta el 31 de Diciembre. c) Reportar la cantidad de utilidades retenidas en estado de situación financiera. d) Corregir la sección de gastos que aparece en el estado de resultados. Para presentar los estados financieros adecuadamente se cuenta con la información siguiente: 1. El equipo se adquirió el 1 de Abril y se le estimó una vida útil de ocho años. 2. Se tienen $ 14,100.00 de salarios no pagados y no reconocidos. 3. Se incluyeron $10,200.00 de materiales dentro de los gastos y esta cantidad corresponde a una compra, no a lo consumido en el periodo. 4. Al 31 de Diciembre se habían realizado trabajos por $11,400.00, sin embargo, no se habían incluido porque serán cobrados hasta el 4 de Enero. 5. Dentro de gastos varios se incluyen $3,300.00 de gasolina y aceite, $6,600.00 de publicidad y $5,400.00 de gastos de oficina. Se debe listar cada uno por separado. Se pide: a) Preparar los estados financieros en forma correcta. 20

b) Determinar la utilidad neta correcta (concilie las diferencias partiendo de la utilidad neta de $8,100.00 encontrada por el dueño). IV. Transportes Expreso, S.A., ofrece servicios de transportación de pasajeros en distintas rutas del norte del país. Las cuentas se ajustan y cierran cada mes. Para el 30 de Junio se ha preparado una balanza de comprobación: Transportes Expreso, S.A. Balanza de comprobación al 30 de Junio de 199X Cuentas Bancos

Saldo Deudor $190,500.00

Renta pagada por adelantado

54,000.00

Seguro pagado por adelantado

46,800.00

Mantenimiento pagado por adelantado

22,500.00

Herramientas

57,000.00

Camiones

Saldo Acreedor

810,000.00

Depreciación acumulada de camiones

$76,950.00

Ingresos cobrados por adelantado

60,000.00

Capital social

200,000.00

Utilidades retenidas

777,760.00

Dividendos

12,000.00

Ingresos por transportación

183,990.00

Gasto por gasolina

13,800.00

Gasto por salarios

86.700.00

Gastos por publicidad Sumas iguales

5,400.00 $1,298,700.00

$1,298,700.00

Información adicional: 1. La renta mensual es de $3,000.00. 21

2. El gasto por seguro correspondiente a Junio es de $3,900.00. 3. El mantenimiento se realiza a través de un taller que cobra mensualidades de $7,500.00, de acuerdo con un contrato establecido y por lo que se anticipó el equivalente a tres meses el día 1 de Junio. 4. La depreciación de los camiones anualmente es de $4,500.00. 5. Dentro de la cuenta de ingresos cobrados por adelantado se incluyen 2,000 boletos comprados por una agencia de viajes en $60,000.00, de los cuales se han utilizado en Junio 400 boletos. 6. Hay un total de sueldos acumulados y no pagados de $3,000.00 al 30 de Junio. Se pide: a) Realizar los asientos de ajustes el libro diario y pasarlos al mayor. b) Elaborar la balanza de comprobación ajustada. c) Presentar los estados financieros en forma clasificada.

22

II Unidad: Conciliaciones bancarias. Contenidos: 



Concepto: Es un documento financiero que prepara la empresa al final de cada mes para determinar la razón de cualquier diferencia que exista entre el saldo del estado de cuenta del banco y el saldo registrado en los libros de la empresa. La conciliación bancaria no es un estado financiero formal sino un estado que sirve para el control de efectivo y se presenta en forma mensual y que se guarda en los archivos permanentes de la empresa. El encabezado debe mostrar el nombre de la compañía, el nombre del estado (estado de conciliación bancaria) y la fecha de conciliación.

Reglas de valuación del efectivo: El efectivo se valuará a su valor nominal. El representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se valuará a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros. Reglas de presentación del efectivo: a) El efectivo que no se encuentre restringido tanto en su disponibilidad o fin debe mostrarse como la primera partida del activo circulante del balance general. b) Los sobregiros contables en las cuentas de cheques deben compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza. Si después de tal compensación todavía existe un remanente, éste debe presentarse como un pasivo a corto plazo. c) Los cheques librados con anterioridad a la fecha de cierre de operaciones y que estén pendientes de entrega a los beneficiarios no deben presentarse disminuyendo el renglón de efectivo, sino como parte de éste. d) Si la existencia en moneda extranjera o metales preciosos amonedados es importante, debe informarse el tipo de divisa, así como su tipo de cambio en las notas de los estados financieros. Procedimiento para la conciliación bancaria: Por lo general, el saldo de efectivo que aparece en el estado del banco no concuerda por el saldo de la cuenta de bancos en los registros contable, son tres las razones básicas de ello: a) Depósitos en tránsito: Los depósitos que fueron hechos por la empresa demasiado tarde para incluirlos en el estado del banco, se conocen como depósitos en tránsito. Estos depósitos son incluidos en la cuenta 23

de la compañía pero no aparecen en el estado de cuenta actual del banco. b) Cheques pendientes: Durante el mes se extienden cheques a acreedores, a empleados por sueldos y salarios, y a departamentos gubernamentales por concepto de pagos de impuestos, etc. No todos los cheques extendidos son presentados al banco durante el periodo que cubre el estado. Los cheques que no se presentan para su cobro, se conocen como cheques pendientes. El saldo de la compañía incluirá estos cheques como deducciones, pero mientras no sean presentados al banco para su pago no aparecerán rebajados del estado de cuenta correspondiente al mes en curso. c) Errores del banco: En alguna ocasión el banco comete un error. El más frecuente es cargar o abonar una cuenta con un cheque de otra compañía. Son cinco las razones fundamentales por las cuales el saldo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que aparece en estado de cuenta del banco: 







Cargos por servicios bancarios: El banco cobra sus honorarios, conocidos como cargos por servicios por el manejo de una cuenta. El monto de los cargos por servicios que descuenta el banco, no es conocido hasta que se recibió el estado de cuenta. Cheques sin fondo: El banco puede devolver un cheque depositado en la cuenta de un cliente debido a que éste no tenía suficientes fondos en su banco para cubrirlo. Estos cheques que no ha logrado cobrar el banco se denominan cheques sin fondos. Cobro de documentos: El banco puede operar como un cobrador de la compañía y obtener el pago de un documento que recibió la empresa de un cliente. El banco cobra honorarios por este servicio. Cuando se cobra, el banco añade a la cuenta de la compañía el importe del documento más los intereses, si los hubiera, y rebaja de la propia cuenta los honorarios por las gestiones de cobro. Por lo general, el depositante no conoce si se cobró el documento hasta recibir el estado de cuenta, aunque algunos bancos envían un aviso (nota de crédito) cuando se cobra el documento. Pago de documentos: La compañía puede autorizar al banco para que un documento pendiente de pago lo pague a su vencimiento, junto con los intereses que puedan existir, deduciendo el importe de la cuenta de la empresa en el banco. Cuando se paga el documento, el banco acostumbra a enviar una nota de cargo a la empresa, como aviso de que se ha efectuado el pago. La mayor parte de las compañías no hace ningún asiento hasta recibir el estado de cuenta del banco. 24



Errores en libros: La compañía puede cometer un error al registrar un pago o una recepción de efectivo. Por lo general, no se descubre el error hasta que se recibe el estado de cuenta del banco y se concilia contra el saldo que aparece en los libros.

Elaboración de la conciliación bancaria: Tan pronto como se recibe el estado de cuenta bancario, se prepara un estado de conciliación bancaria. La conciliación bancaria se hace para determinar la razón de cualquier diferencia, entre el saldo que aparece en los libros y el que muestra el estado de cuenta del banco. Existen tres formas de conciliar el saldo del banco y el saldo en libros:   

Partiendo del saldo según la empresa para llegar al saldo según el estado de cuenta. Partiendo del saldo según el estado de cuenta para llegar al saldo según libros. Por conciliación cuadrada, donde se parte de ambos saldos para llegar a un saldo hipotético.

Hay dos etapas en la preparación de una conciliación bancaria para llegar al saldo correcto: 1. Determinación de las diferencias en el estado del banco. 2. Determinación de las diferencias en el saldo en libros. Procedimientos para conciliar el saldo del banco: 1. Anote el saldo que aparecen en el estado de cuenta del banco. 2. Con los comprobantes de depósitos se verifica si los depósitos hechos por la compañía concuerdan con los depósitos que aparecen en el estado de cuenta del banco. Los depósitos que no aparezcan en el estado del banco se denominan “depósitos en tránsito”. Los depósitos en tránsito se añaden al saldo final y se obtiene un subtotal. 3. Identifique en orden numérico los cheques girados que se hayan pagado por el banco, de acuerdo con el estado de cuenta. Después, tome los talones de los cheques y ponga una contraseña a todos aquellos que se hayan cancelado (pagado). A los cheques emitidos y no pagados por el banco se les llama “cheques pendientes”. Se ordena cada cheque pendiente anotando el número e importe y el monto total de cheques pendientes, se rebaja del subtotal anterior. 4. Después de terminar los puntos 2 y 3, revise si existe algún error. Si el banco ha cometido ha cometido algún error, anótelo en el estado de conciliación. Sume o reste el importe necesario para corregir el subtotal 25

anterior. A este total se le conoce como el “saldo de banco conciliado”. Trace una doble línea debajo del saldo de banco conciliado. Procedimientos para conciliar el saldo en libros: 1. Anote el saldo, tal y como aparece en los libros de la empresa. 2. Revise si existen algunos cobros de documentos e intereses hechos por el banco. Añada estos importes al saldo de efectivo en libros para obtener el subtotal. 3. Verifique si se han hecho deducciones como: a) Cargos por servicios bancarios. b) Cargos por cobro de documentos. c) Pago de documentos en intereses. d) Depósitos de cheques sin fondo recibidos de clientes. Haga una relación de todas las deducciones, con sus importes y rebájelos del subtotal anterior. 4. Compruebe si existen errores hechos por la compañía, al registrar las entradas y salidas de efectivo. Si se descubre algún error, anótelo en el estado de conciliación. Añada o rebaje el importe necesario para rectificar los registros. 5. Obtenga un total final, tomando en cuenta las adiciones o deducciones hechas por el saldo que aparecen en los libros. Este total se denomina “saldo en libros conciliado” y debe ser igual que el saldo bancario conciliado. Ejemplo de una conciliación bancaria: Para elaborar un ejemplo de conciliación bancaria, suponga que la siguiente información de Textiles Novedosos, se refiere al mes terminado al 30 de septiembre de 199x. La cuenta de bancos en el mayor general tiene un saldo deudor de $55,200.00. El estado de cuenta mensual enviado por el banco presenta un saldo de $64,895.00. Después de analizar el estado recibido del banco y el saldo en los registros de la compañía, el contador determinó que los siguientes factores son la causa de las diferencias entre el saldo del banco y el de los libros. 1. Un depósito de $20,000.00 hecho por la compañía el 30 de septiembre, ya no pudo incluirse en el estado del banco. 2. En el estado del banco había una deducción por un cheque de $20,000.00 extendido por Moda Actual. El contador de Textiles Novedosos avisó al banco el error y éste informó que se estaba corrigiendo la cuenta de la compañía. 26

3. En el estado del banco no aparecían tres cheques extendidos por Textiles Novedosos y registrados en libros de la compañía. Estos cheques eran el número 810 por $2,300.00, el número 840 por $850.00 y el número 892 por $1,345.00. 4. Junto con el estado de cuenta se recibió una nota de crédito por la cantidad de $50,000.00 correspondiente a un documento cobrado por el banco a un cliente en nuestro nombre más $1,000.00 de intereses. 5. El contador descubrió que el cheque número 834 de $2,575.00 extendido a la compañía Benson para pagar equipo de oficina comprado el 10 de septiembre, había sido anotado en los registros contable como, $5,275.00. El banco descontó de la cuenta de la compañía la cantidad correcta, $2,575.00. 6. Junto con el estado de banco se recibieron dos notas de cargo. Una era de $600.00 por gastos de servicios bancarios y la otra de $400.00 correspondía a los honorarios por cobro de documento. 7. Junto con el estado devolvieron un cheque sin fondo de $7,500.00. El cheque se había recibido de un cliente L. Pérez, para pagar su cuenta y depositado en la cuenta de cheques de Textiles Novedosos. Con el estado de cuenta se recibió una nota de cargo del banco, informando que se habían descontado $7,500.00 de la cuenta de la compañía.

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Textiles Novedosos,S.A Estado de conciliación bancaria al 30 de septiembre de 199x CONCILIACION BANCARIA

Saldo según bancos (estado de cuenta) Mas: Depósitos en tránsito Cheque de laModa Actual,S.A deducido por error Total Menos: Cheques pendientes de pago Núm. 810 Núm. 840 Núm. 892 Saldo de banco, conciliado Saldos según Libros Más: Documentos cobrados porel banco Interés cobrado sobre el documento Error al registrar el cheque Núm. 834 por el equipo de oficina comprado a la compañía Benson, S.A Total menos: Cargos por servicios bancarios Honorarios por cobro de documentos Cheque SF de L. Pérez Saldo en libros, conciliado

$ 64, 895.00 $ 20,000.00

20,000.00

$

40,000.00 $ 104,895.00

2,300.00 850.00 1,345.00

4,495.00 $ 100,400.00 $ 55,200.00

$ 50,000.00 1,000.00

2,700.00

53,700.00 $ 108,900.00

$ 600.00 400.00 7,500.00

8,500.00 $ 100,400.00

28

Conciliación Aritmética: Es la conciliación que se presenta en forma vertical. Se parte del saldo presentado en el estado de cuenta del banco y luego al saldo según libros se le van sumando los cks flotantes, los documentos cobrados por el banco y luego se le restan los depósitos en tránsito y todas las deducciones por servicios bancarios, honorarios, cks sin fondo y de igual forma se suman o restan los errores cometidos por el banco hasta llegar a obtener el saldo según el estado de cuenta del banco. Ejemplo de conciliación aritmética de Textiles Novedosos Saldo según estado de cuenta del banco………………... C$ 64,895.00 Saldo según libros de la empresa………………..C$ 55,200.00 Mas: Cks flotantes No. 810

C$ 2,300.00

No. 840

450.00

No. 892

1,345.00

C$ 4,495.00

Más Doc. Cob. por el banco C$ 50,000.00 Int. Cob. s/doc.

1,000.00

Error al reg. Ck. 834

2,700.00

Menos Dep. en tránsito Error al ded. Ck Moda Actual

C$ 60,000.00 20,000.00

Cargos por serv. Bancarios

600.00

Hon, x cob. De doc.

400.00

Ck sin fondo L. Pérez

C$ 53,700.00

7,500.00

C$48,500.00 C$64,895.00

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Ejercicio: La Empresa Las Tres B, está realizando sus conciliaciones bancarias al 31 de Julio del 2011, para lo cual cuenta con el registro del libro particular de la empresa y el registro contable realizado por el banco Promérica, los cuales son los siguientes:

Fecha 30/06/2011 01/07/2011 04/07/2011 07/07/2011 13/07/2011 20/07/2011 24/07/2011 28/07/2011 31/07/2011 31/07/2011

EMPRESA LAS TRES B LIBRO DE REGISTRO DE LA EMPRESA Ck. Referencia Debe Haber No. Saldo final 001 Juan Pérez 15,000.00 002 María Pasos 6,000.00 Depósito s/min 30,000.00 x–1 Depósito s/min 16,000.00 x-2 003 José Martínez 10,000.00 004 COPANIC 35,000.00 Depósito s/min 10,000.00 x-3 Depósito s/min 35,000.00 x-4 005 La Prensa 38,000.00

Saldo 75,000.00 60,000.00 54,000.00 84,000.00 100,000.00 90,000.00 55,000.00 65,000.00 100,000.00 62,000.00

BANCO PROMERICA ESTADO DE CUENTA AL 31/07/2011 Fecha 30/06/2011 05/07/2011 15/07/2011 26/07/2011 27/07/2011 29/07/2011 30/07/2011 31/07/2011

Referencia Saldo final Ck. 001 Depósito s/min x -1 Nota de débito Ck. 002 Ck. 114 Nota de crédito Depósito s/min x - 4

Debe

Haber

15,000.00 30,000.00 6,000.00 600.00 1,000.00 5,000.00 17,600.00

Saldo 75,000.00 60,000.00 90,000.00 84,000.00 83,400.00 82,400.00 87,400.00 105,000.00

Se pide: 1.- Determinar las partidas de conciliación. 2.- Elaborar el estado de conciliación bancaria por el método cuadrático y el aritmético.

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Comercial América, S.A. Conciliación Bancaria de Fondos Disponibles Del 1° al 30 de Junio del 2006 BANCENTRO Cta. Cte. No.016-0004-2221 Moneda Nacional Saldo según estado de cuenta C$ 684,000.00 Más: Depósitos en tránsito 120,000.00 Cheques cargados erróneamente 20,000.00 Sub-total C$ 824,000.00

Saldo según libro auxiliar CS 755,200.00 Más: Cobros de documentos 30,000.00 Intereses sobre documentos cob. 600.00 Error registro Ck No. 834 900.00 Sub-total C$786,700.00

Menos: Cheques flotantes Cheque No. Importe 810 C$ 6,000.00 840 30,500.00 892 12,000.00

Menos: Cargos por servicios bancarios 1,000.00 Cheques sin fondo 10,200.00

C$ 48,500.00

Saldo Conciliado………………..C$775,500.00

Saldo conciliado…………C$ 775,500.00

Comercial América, S.A. Conciliación Bancaria de Fondos Disponibles Del 1° al 30 de Junio del 2006 BANCENTRO Cta. Cte. No.016-0004-2221 Moneda Nacional Saldo según libro auxiliar Más: Cheques flotantes Notas de créditos no contabilizadas Otras partidas Sub – total

C$ 755,200.00 C$ 48,500.00 30,600.00 900.00

C$ 80,000.00 C$ 835,200.00

Menos: Depósitos en tránsito C$120,000.00 Notas de débitos no contabilizadas 11,200.00 Cheques cargados erróneamente 20,000.00 C$ 151,200.00 Saldo según estado de cuenta bancario…………………….. C$ 684,000.00

31

Comercial América, S.A. Conciliación Bancaria de Fondos Disponibles Del 1° al 30 de Junio del 2006 BANCENTRO Cta. Cte. No.016-0004-2221 Moneda Nacional Saldo según estado de cuenta bancario Más: Depósitos en tránsito C$ 120,000.00 Notas de débito no contabilizadas 11,200.00 Cheques cargados erróneamente 20,000.00 Sub – Total

C$ 684,000.00

C$ 151,200.00 C$ 835,200.00

Menos: Cheques flotantes C$ 48,500.00 Notas de créditos no contabilizadas 30,600.00 Otras partidas 900.00 C$ 80,000.00 Saldo según libro auxiliar………………………………………..C$ 755,200.00 Asientos contables: Bancos…………………….C$ 30,000.00 Documentos por cobrar…………………..C$ 30,000.00 Para registrar el documento cobrado por el banco. Bancos……………………..C$ 600.00 Productos financieros………………………….C$ 600.00 Para registrar los intereses devengados conforme el documento. Bancos……………………..C$ 900.00 Acreedores………………………………………….C$900.00 Para registrar la corrección en cheque No. 834 Gastos financieros……..C$ 1,000.00 Bancos……………………………………………………C$ 1,000.00 Para registrar el cargo por servicios bancarios Cliente/Luis Adolfo Pérez…………. C$ 10,200.00 Bancos……………………………………………………………………C$10,200.00 Para registrar el cheque SSF devuelto por el banco.

32

Unidad III: Métodos de estimaciones para cuentas incobrables 1. 2. 3. 4. 5.

Definición y características de las cuentas Incobrables. Reglas de valuación y presentación de las cuentas incobrables. Métodos de estimación por antigüedad de saldos. Métodos de estimaciones de un porcentaje sobre las ventas. Método de estimaciones de un porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar. 6. Criterios contables para registrar las recuperaciones de las cuentas incobrables. Objetivos: a) Analizar los diversos métodos que existen de conformidad con la práctica contable, para estimar el monto de la partida que se considera como incobrable b) Ilustrar los asientos contables para registrar la provisión para cuentas incobrables y ejemplos prácticos de aplicación de los métodos. c) Determinar los criterios para registrar las recuperaciones de las cuentas incobrables. 1. Definición y características de las cuentas incobrables. Las cuentas incobrables son las cuentas por cobrar que por diversas razones no podrán recuperarse ya sea en su totalidad o parte de ésta, dado que el negocio vende mercancías y servicios a crédito a algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican bajo el nombre de gasto por cuentas incobrables, en la sección de gastos de operación/gastos de venta del estado de resultados. 2. Reglas de valuación y presentación de las cuentas incobrables. Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra razonable de las pérdidas en cuenta malas que aparecerán en el estado de resultados. Cuando algunas cuentas de clientes se vuelven dudosas o incobrables, se deben disminuir para que muestren la suma estimada de futuros cobros. En otra forma el importe que aparece en el balance general no se ajustaría a la realidad y la situación financiera del negocio que se presentaría sería engañosa. El importe del balance general se ajusta, utilizando la cuenta de estimación de cuentas incobrables de naturaleza acreedora, presentada después de la cuenta “clientes”. 33

Cuando se registra el asiento de ajuste para reconocer las pérdidas por cuentas malas del periodo, se usa una estimación por cuentas incobrables. Este asiendo de ajuste consiste en un cargo a gastos por cuentas incobrables y un abono a una cuenta compensatoria llamada “estimación por cuentas incobrables”. Esta estimación no se acredita directa a clientes, debido a que este importe no es más que una estimación de las cuentas de clientes que pueden resultar incobrables y no se refiere a ningún cliente en particular, es una contracuenta de la cuenta de clientes que al ser disminuida presentará un saldo neto real de lo que se espera cobrar. Suponiendo que quiere crear una provisión o una estimación por cuentas incobrables por C$ 10,000.00, la forma del diario para dicho asiento será: Dic. 199x

Gastos por cuentas incobrables…………….C$10,000.00

Estimación incobrables……..………..C$10,000.00

por

cuentas

Provisión por cuentas dudosas del periodo.

Por lo general, la cuenta de estimación por cuentas incobrables tiene saldo acreedor. En el balance general la cuenta de estimación por cuentas incobrables aparece rebajando el valor total de las cuentas por cobrar: Cuentas por cobrar………………………..C$ 30,000.00 -

Estimación por cuentas incob.

10,000.00

C$20,000.00

Métodos de estimación de cuentas incobrables 1. Método del porcentaje de las ventas: Estima las pérdidas en cuentas incobrables, utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar a una cantidad razonable. Para determinar la tasa estimada es necesario examinar y analizar el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total de ventas netas de periodos anteriores. Ejemplo: Suponga que la Compañía Colombia, S.A. realizó ventas a crédito por C$100,000.00, después de una cuidadosa revisión el contador estimó que el 2% de las ventas netas podrían resultar incobrables. El ajuste por cuentas incobrable será 100,000(2%) = 2,000.00. La cuenta de estimación de cuentas incobrables tenía un saldo acreedor de C$5,000.00, este saldo se sumarán los C$2,000.00 en el libro mayor. El asiento de ajuste necesario será: 34

Dic. 31 199x Gastos por ctas. Incob. C$2,000.00 Estimación x cuentas incob. C$2,000.00 Pérdidas en cuenta malas 2% de ventas C$100,000.00 Cuentas del mayor después de hacer el ajuste: Fecha Detalle Debe Haber Dic. 31 Saldo Dic. 31 Ajuste 1,800.00

Saldo 5,000.00 6,800.00

2. Método Porcentaje de Clientes: Estima el importe de las pérdidas en cuentas incobrables, tomando un porcentaje del saldo existente en la cuenta clientes, para lo cual se toma en consideración el comportamiento de las cuentas por cobrar de periodos anteriores o según políticas establecidas por el negocio. En este método, el saldo de la cuenta estimación o provisión a fin de año, sea deudor o acreedor, tiene que tomarse en cuenta al hacer el asiento de ajuste. Cualquier saldo deudor debe aumentarse y el saldo acreedor debe rebajarse a la cantidad estimada. Ejemplo 1: El saldo de clientes al finalizar el año ascendía a C$150,000.00 y se estimó que el 4% sería incobrable (150,000.00 x 0.04 = 6,000.00). La estimación por cuentas incobrables tenía un saldo acreedor de C$5,000.00 (C$6,000 – C$5,000 = 1,000). El asiento de ajuste necesario será: Dic. 31 199x Gastos por cuentas incobrables C$1.000.00 Estimación x ctas. Incobrables C$1,000.00 Pérdidas en ctas. Incobrables estimadas. Ejemplo 2: El saldo de clientes al finalizar el año era de C$150,000 y se estimó que un 2% resultaría incobrable (150,000 x 0.02 = 3,000). La provisión o estimación para cuentas incobrables tenía un saldo deudor de C$5,000 (3,000 + 5,000= 8,000). El asiento de ajuste necesario será: Dic. 31 199x Gastos por cuentas incobrables 8,000.00 Estimación por cuentas incobrables

C$8,000.00

3. Método de cancelación directa: Las compañías pequeñas que tienen muchos clientes tal vez prefieran esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta específica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relación con las pérdidas por cuentas incobrables. Cuando es evidente que una cuenta es incobrable, utilizan el método de 35

cancelación directa. Por tanto, se hace un cargo a la cuenta gastos por cuentas incobrables y se abona a “clientes por el importe adeudado”. 4. Método por edades o por antigüedad de saldos: Según este método se requiere hacer un análisis cronológico de todas y cada una de las cuentas por cobrar que se tengan a una fecha determinadas, con el objetivo de determinar el importe como el tiempo que tienen de vencidas cada una de las deudas por cobrar. El importe de incobrable que se aplicará para cada deuda se determina aplicando un porcentaje estimado para cada grupo de edad. De tal manera que el importe total a registrar en la cuenta provisión para cuentas incobrables se obtendrá de la sumatoria de las cantidades incobrables calculadas en cada tipo de edad. Ejemplo: Suponga que la empresa Colombia se encuentra determinando el importe estimado de cuentas incobrables para sus cuentas por cobrar utilizando como políticas las siguientes: a) A los importes no vencidos se estiman el 1% de incobrabilidad sobre el saldo. b) A los importes con 30 días vencidos el 3%. c) A los importes de 31 a 60 días vencidos el 10%. d) A los importes de 61 a 90 días vencidos el 20%. e) A los importes de 91 a más días vencidos el 50%. Se analizaron la situación de cada cliente y se obtuvo el siguiente resumen: Clientes

No vencida 1%

De 1 – De 31 – De 61 a Más de Total 30 60 días 90 días 90 días Días 10% 20% 50% 3% 1000 300 300 1600 1600 200 1800 800 20,000 8,400 400 3,100 64,500 20,000 8,700 2,000 3,300 70,000

Solieth 1,000 Grecia Alma 1,600 Mixis Jhony 800 Otros 32,600 Total 36,000 Prov. Ctas. 360 600 870 400 1,650 3,880 Incob. ¿Cuál es el importe estimado de incobrable para las cuentas por cobrar de la empresa? ¿Cuál es el asiento contable sabiendo que el saldo incobrable existente es de C$,1000.00? 36

El asiento contable es: Dic. 31 199x Gastos por cuentas incobrables C$ 2,880.00 Prov. Por cuentas incobrables

C$ 2,880.00

Estimación cuentas incobrable Ejercicios: 1. La compañía Lite ajusta y cierra sus libros al 31 de diciembre. A continuación se relacionan algunos saldos de cuentas de la compañía antes de los ajustes del 31 de diciembre. Clientes……………………………………………………….$160,000.00 Provisión para cuentas incobrables……………………… $1,200.00 Ventas…………………………………………………………………………190,0 00.00 Descuentos sobre ventas………………………………… 12,000.00 Devoluciones sobre ventas………………………………….. 10,000.00 Utilizando esta información: a) Haga el asiento necesario para las pérdidas por cuentas malas al 31 de diciembre, suponiendo que durante los años recientes la compañía ha experimentado pérdidas sobre clientes equivalentes al 2% de las ventas netas. b) Prepare un asiento alterno bajo la presunción de que las pérdidas en cuentas incobrables se calculan en un 3% de los clientes. c) Suponga que se estima que las pérdidas en cuentas incobrables sean de 2% de clientes y que antes del asiento de ajuste, la cuenta provisión para cuentas incobrables tenía un saldo acreedor de $3,000.00. d) Suponga ahora que se estima que las pérdidas en cuentas incobrables sean del 2% de clientes y que antes del asiento de ajuste la cuenta provisión para cuentas incobrables tiene un saldo deudos de $1,000.00. 2. Un negocio se dedica a la compra y venta de artículos electrodomésticos, encontrándose al 31 de marzo analizando sus cuentas por cobrar para lo cual posee la siguiente información: La empresa posee cuatro clientes (A.B.C.D.) los que poseen deudas de $60,000.00; 20, 000,00; 10,000.00 y 30,000.00 respectivamente. La política de crédito de la empresa es de 30 días, según la información las cuentas han tenido abonos del 25%, 50%, 30% y 10% respectivamente y que poseen un tiempo de vencidos como se muestra en el siguiente cuadro: Deudores No vencidos Con 30 Con 60 Con 90 días días días A 25% 30% 40% 5% B 40% 40% 30% 37

C D

10% -

80% 50%

10% 50%

-

a) ¿Cuál es el importe incobrable si se calcula el 1%, 10%, 30% y 50% de incobrable para cada grupo de edad? b) ¿Cuál es el importe incobrable y el registro contable si la empresa realizó ventas de 50,000.00 y recibió devoluciones del 10%, si se utiliza el método del 3% sobre ventas netas? c) ¿Cuál es el importe incobrable y el registro contable si se aplica el 3% sobre el saldo de clientes? 3. Un negocio está analizando sus cuentas por cobrar para lo cual posee la siguiente información: Cliente Deuda No 1-30 días 31-60 61 – 90 total vencidos días días A 60,000.00 15,000.00 18,000.00 24,000.00 3,000.00 B 20,000.00 8,000.00 8,000.00 4,000.00 C 10,000.00 1,000.00 8,000.00 1,000.00 D 30,000.00 - 15,000.00 15,000.00 a) ¿Cuál es el importe incobrable si se calcula el 1%, 10%, 30% y 50% de incobrable para cada grupo de edad? b) Si la empresa realizó ventas de 50,000.00. ¿Cuál es el registro contable si utiliza el método del 3% sobre ventas netas? c) Realice el registro contable correspondiente al importe incobrable del inciso a) tomando en cuenta que existe un saldo acreedor de $2,000 en la cuenta estimación por cuentas incobrables. d) Realice el registro contable tomando como referencia el 2% de las cuentas por cobrar. 4. Todas las ventas de la compañía Cole, S.A. se hacen al crédito y no otorga descuentos por pronto pago. A continuación se presenta un resumen de los cobros a clientes y las cancelaciones de cuentas incobrables en un periodo de dos años. Año Ventas Cobros de Cancelación de clientes clientes 1 $400,000.00 $280,000.00 $15,000.00 2 500,000.00 450,000.00 12,000.00 La empresa emplea el método de cancelaciones directas para registrar las pérdidas por cuentas incobrables. a) ¿Qué importe de pérdidas en cuentas incobrables se registrará cada año? Muestre el asiento correspondiente. b) ¿Cuál será el monto total de clientes en el estado de situación financiera al final de cada año?

38

UNIDAD IV: Inventarios, su registro y valuación. Contenidos: -

-

-

Conceptos. Procedimientos de registros: o Mercancías Generales o Analítico o pormenorizado o Perpetuo continuo Reglas de valuación y presentación. Métodos de valuación: o Promedio móvil o PEPS o UEPS o Costo de mercado el más bajo Mercancías en tránsito. Liquidación de pólizas.

Conceptos En todo negocio, el registro de las operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida. Para el registro de las operaciones de mercancías, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4.

Capacidad económica del negocio. Volumen de operaciones. Claridad en el registro. Información deseada.

Los principales procedimientos que existen son los siguientes: 1. Procedimiento global o de mercancías generales. 2. Procedimiento analítico o pormenorizado. 3. Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos. Las operaciones que se pueden efectuar con las mercancías son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Compras. Gastos de compra. Devoluciones sobre compras. Rebajas sobre compras. Ventas. Devoluciones sobre ventas. Rebajas sobre ventas.

Además de las operaciones anteriores se deben considerar el inventario inicial y final de mercancías ya que son indispensables para determinar la utilidad o pérdida en ventas. 39

Procedimiento global o mercancías generales: Consiste en registrar las diferentes operaciones de mercancías en una sola cuenta, la cual se abre con el nombre de mercancías generales, la cual tiene el siguiente movimiento: Se carga: 1. Al principio del ejercicio: Del valor del inventario inicial de mercancías a precio de costo. 2. Durante el ejercicio: - Del valor de las compras a precio de adquisición. - Del valor de los gastos de compra. - Del valor de las devoluciones sobre ventas a precio de venta. - Del valor de las rebajas sobre ventas. Se abona, durante el ejercicio: -

Del valor de las ventas a precio de venta. Del valor de las devoluciones sobre compras a precio de adquisición. Del valor de las rebajas sobre compras.

Desventajas del procedimiento global: 1. Al terminar el ejercicio, no se puede conocer por separado el importe de las ventas, el de las compras, el de los gastos de compra y el de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas, por estar reunidos en la misma cuenta de mercancías generales, lo cual dificulta la formación del estado de pérdidas y ganancias. 2. No se puede conocer en un momento dado, el valor del inventario final de mercancías, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias de mercancías. 3. No es posible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber porque no hay ninguna cuenta que controle las existencias de mercancías. 4. Para conocer el valor del inventario final es preciso hacer un recuento físico de las existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio para poder llevarla a cabo, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos. 5. No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o pérdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final Debido a las desventajas anteriores, este procedimiento se emplea únicamente en negocios de escasa capacidad económica o de poco movimiento en el manejo de mercancías. Ajuste de la cuenta de mercancías generales:

40

Al terminar el ejercicio es necesario separar el movimiento del activo del movimiento de resultados, para determinar la utilidad o pérdida bruta. Para hacer esto es necesario conocer el valor del inventario final. Una vez determinado el valor del inventario final, su valor se debe abonar a la cuenta de mercancías generales y cargar a una cuenta denominada inventarios, de esta forma: Inventarios………………………………………………………………………. xxxxxx Mercancías generales final)……………………………………….. C$ xxxxxx

C$

(inventario

Procedimiento analítico o pormenorizado: Consiste en abrir una cuenta especial en el libro mayor para cada uno de los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de mercancías generales. Por lo tanto en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas: Inventarios, compras, gastos de compras, devoluciones sobre compras, rebajas sobre compras, ventas, devoluciones sobre ventas, rebajas sobre ventas. Ventajas del procedimiento analítico: 1. En cualquier momento, se puede conocer el valor del inventario inicial, de las ventas, de las compras, de los gastos de compra, de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas, debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial. 2. Se facilita la formación del estado de pérdidas y ganancias, debido a que se conoce por separado el valor de cada uno de los aspectos con se forma. 3. El registro de las operaciones de mercancías es más claro. Desventajas: 1. No se puede conocer en un momento dado, el valor del inventario final de mercancías, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias. 2. No es factible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber, porque no hay ninguna cuenta que controle las existencias. 3. Para conocer el valor del inventario final, es preciso hacer un recuento físico de las existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio, principalmente cuando hay que media, pesar o contar una gran variedad de artículos. 4. No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o pérdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final. Para obtener la utilidad o pérdida en ventas se deben seguir las fórmulas del estado de resultado, mediante un cargo o abono según corresponda. 41

Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos: Consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o pérdida bruta. Ventajas: 1. Se puede conocer el cualquier momento el valor del inventario final de mercancías, sin necesidad de practicar inventarios físicos. 2. No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las existencias. 3. Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de la mercancía que debiera haber. 4. Se puede conocer en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido, el valor de la utilidad o de la pérdida bruta. Movimiento de las cuentas utilizadas en este procedimiento: Almacén Se carga: Al principio del ejercicio 1. Del valor del inventario inicial a precio de costo 2. Del valor de las compras a precios de adquisición. 3. Del valor de los gastos de compra. 4. Del valor de las devoluciones sobre ventas a precio de costo.

Se abona: Durante el ejercicio: 1. Del valor de las ventas a precios de costo. 2. Del valor de las devoluciones sobre compras. 3. Del valor de las rebajas sobre compras.

Costo de ventas Se carga: Durante el ejercicio Del valor de las ventas a precio de costo.

Se abona: Durante el ejercicio: Del valor de las devoluciones sobre ventas a precio de costo.

Ventas Se carga: Durante el ejercicio Del valor de las devoluciones sobre ventas a precio de venta.

Se abona: Durante el ejercicio: Del valor de las ventas a precio de venta.

Del valor de las rebajas sobre ventas. 42

Ajuste para determinar la utilidad o perdida bruta: Para determinar la utilidad o perdida bruta basta con restar de la cuenta de ventas el costo de lo vendido que aparece como saldo de la cuenta de costo de ventas mediante el ajuste siguiente: Ventas………………………………………………….. xxxx Costo de ventas…………………………………………………..xxxx Ejemplos: Por los métodos global y analítico: 1. Iniciamos un negocio con $100,000.00 en efectivo y $ 700,000.00 en mercancías. 2. Vendimos mercancías por $600,000.00, de los cuales nos pagaron la mitad en efectivo y el resto a crédito. 3. Los clientes devolvieron mercancías por la cantidad de $40,000.00, suma que abonamos en sus respectivas cuentas. 4. Se concedieron rebajas a los clientes por valor de $10,000.00, cantidad que también abonamos en sus cuentas. 5. Compramos a crédito mercancías por $300,000.00 6. Las compras anteriores originaron gastos por $10,000.00 que se pagaron en efectivo. 7. Se devolvieron mercancías a los proveedores por $55,000.00 suma que cargamos a sus cuentas. 8. Los proveedores nos concedieron rebajas por $5,000.00 cantidad que también cargamos a sus cuentas. El inventario final de mercancías según recuentos de las mismas practicado en esta fecha, $500,000.00. Ejercicio II 1. Iniciamos un negocio con $150,000.00 en efectivo, $ 800,000.00 en mercancías, $52,000.00 en clientes y $63,000.00 en Proveedores. 2. Vendimos mercancías por $400,000.00, de los cuales nos pagaron la mitad en efectivo y el resto a crédito contra documentos. 3. Vendimos mercancías al contado por un monto de C$ 150,000.00 4. Los clientes devolvieron mercancías por la cantidad de $20,000.00, suma que abonamos en sus respectivas cuentas. 5. Se concedieron rebajas a los clientes por valor de $10,000.00, cantidad que también abonamos en sus cuentas. 6. Compramos a crédito mercancías por $500,000.00 7. Compramos mercancías a contado por $200,000.00 8. Las compras anteriores originaron gastos por $12,000.00 que se pagaron en efectivo. 9. Se devolvieron mercancías a los proveedores por $45,000.00 suma que cargamos a sus cuentas. 43

10. Los proveedores nos concedieron rebajas por $3,000.00 cantidad que también cargamos a sus cuentas. El inventario final de mercancías según recuentos de las mismas practicado en esta fecha, $650,000.00.

Por el método perpetuo continuo: 1. Iniciamos un negocio con $150,000.00 en efectivo y 50 artículos X con el precio de $10,000.00 cada uno. 2. Compramos a crédito 60 artículos X con valor de 10,000.00 cada uno. 3. De la compra anterior devolvimos 20 artículos. 4. Vendimos en efectivo 40 artículos X con valor de $20,000.00 cada uno. 5. De la venta anterior nos devolvieron 10 artículos que pagamos en efectivo. Libro diario 1

Caja Almacén

150,000.00 500,000.00 Capital

2

650,000.00

Almacén

600,000.00 Proveedores

3

Proveedores

600,000.00 200,000.00

Almacén 4 4a 5 5a

200,000.00

Caja Ventas Costo de ventas Almacén Ventas Caja Almacén Costo ventas

800,000.00 800,000.00 400,000.00 400,000.00 200,000.00 200,000.00 100,000.00 de

100,000.00

Ejercicio 2. 1. Apertura: Caja C$210,000.00, Mercancías C$ 800,000.00, Mobiliario C$ 300,000.00 y Documentos por pagar C$ 250,000.00 2. Vendimos mercancías por C$300,000.00 en efectivo. 3. El costo de la venta es de C$200,000.00 4. Nos devolvieron mercancías por C$300,000.00 que pagamos en efectivo. 5. El costo de la devolución es de C$20,000.00 6. Compramos mercancías por C$200,000.00 en efectivo. 7. Las compras anteriores originaron gastos cuyo importe de C$10,000.00 se pagó en efectivo. 44

8. Concedimos rebajas a los clientes de C$20,000.00 que pagamos en efectivo. 9. Los proveedores nos concedieron rebajas por C$15,000.00 que nos pagaron en efectivo. 10. Haga el asiento de ajuste para determinar la utilidad o la pérdida bruta y después haga el traspaso correspondiente. Ejercicio 3. 1. Apertura: Caja C$150,000.00, Bancos C$300,000.00, Mercancías C$900,000.00 y Proveedores C$350,000.00. 2. Ventas al contado C$300,000.00 con un costo de C$200,000.00. 3. Ventas al contado C$900,000.00 con un costo de C$300,000.00 4. Ventas contra documentos C$500,000.00 con un costo de C$350,000.00 5. Compras al contado C$260,000.00. 6. Compras al contado C$380,000.00. 7. Compras contra documentos a nuestro cargo C$420,000.00. 8. De las ventas efectuadas a crédito, devolvieron mercancías que importaron C$30,000.00 con un costo de C$20,000.00. 9. De las compras efectuadas a crédito se devolvieron mercancías por C$50,000.00 10. Las compras anteriores originaron gastos por C$20,000.00 que se pagaron en efectivo. 11. Haga el asiento de ajuste para determinar la utilidad o la pérdida bruta y después haga el traspaso correspondiente.

Ejercicios en grupo: Resuelva los ejercicios de la página 154 a la 158, 2do curso de contabilidad de Elías Lara. Unidad IV: INVENTARIOS, PROCEDIMIENTOS DE REGISTROS Y METODOS DE VALUACION. Contenidos: 1. Reglas de valuación y presentación de inventarios. 2. Métodos de valuación de inventarios: a) Promedio Móvil Ponderado. b) Primeras entradas, primeras salidas (PEPS). c) Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS). d) Costo específico 3. Costo o mercado el más bajo. 4. Mercancías en tránsito. 5. Liquidación de pólizas. 45

Objetivos: a) Analizar las reglas de presentación y valuación del inventario. b) Explicar mediante ejercicios prácticos los métodos de valuación de inventarios. c) Aplicar correctamente las técnicas de valuación de inventarios a través de la práctica.

Reglas de valuación: Se debe valuar a su costo el adquisición. A continuación se hace un esquema de los diferentes aspectos que hay que considerar al obtener el costo: Mercancías en tránsito: Los artículos que se compren libre a bordo punto de embarque, se registrarán en una cuenta transitoria. Los gastos en que se incurra se sumarán a los costos aquí registrados. Anticipos a proveedores: Cuando se tengan que realizar desembolsos a cuentas de algún pedido, estos desembolsos formarán parte del inventario, siempre que se especifique que son anticipos. Reglas de presentación: Por su naturaleza, el rubro de inventarios debe presentarse dentro de los activos circulantes en el estado de situación financiera. Deberá especificarse el tipo de partida que lo componen, mercancías en tránsito, anticipos a proveedores, etc. En los estados financieros, debe mencionarse los métodos de valuación utilizados por la empresa. Cuando la entidad económica hubiere cambiado los sistemas y/o métodos de valuación en relación con el ejercicio anterior, deberá mencionarse en los estados financieros, así como el efecto que sobre la partida de inventarios y en resultados hubiesen tenido tales modificaciones. a) Promedio Móvil Ponderado. El método de promedio ponderado para valuación de inventario reconoce que los precios varían, según se van comprando mercancías, durante el periodo fiscal. Por tanto, de acuerdo con este método, las unidades del inventario final serán valoradas al costo promedio por unidad de las existencias disponibles durante todo el año fiscal. Antes de calcular el valor 46

del inventario final se tiene que determinar el costo promedio por unidad, que después se aplicará al número de unidades del inventario final. Ejemplo: Suponga que Fertilizantes Fermosa, S.A. aplica el método promedio para valorar su inventario final. Durante el primer año se efectuaron las siguientes operaciones de compra de fertilizantes, al finalizar el año cuenta con 50 sacos de fertilizantes en su inventario final. ¿Cuál es el valor del inventario final? Fecha de compra Enero 10 Abril 20 Julio 15 Sept. 5 Total

Cantidad 50 sacos 200 sacos 200 sacos 50 sacos 500 sacos

Precio por unidad Costo total 50.00 $2,500.00 55.00 11,000.00 52.50 10,500.00 56.00 2,800.00 $26,800.00

El costo promedio de los 500 sacos comprados durante el año será: $26,800.00/500 sacos= $53.60 Costo promedio por unidad. Una vez obtenido el costo promedio por unidad, el valor del inventario final se obtiene así: 60 sacos x $53.60 = $3,216.00 (Valor del inventario final). b) Primeras entradas, primeras salidas (PEPS). En el método de primeras entradas, primeras salidas o método PEPS de inventarios, se supone que las primeras mercancías compradas son las primeras que se venden. Por tanto, las mercancías en existencia al final del periodo serán las últimas, es decir, las de compra más reciente, valoradas al precio actual o al último precio de compra. Con la misma información de Fertilizantes Fermosa, S.A., el cálculo del inventario final, acuerdo con el método PEPS, se efectuará como sigue: Fecha de Cantidad Precio por Costo total Fecha de Cantidad compra unidad la venta Enero 10 50 sacos 50.00 $2,500.00 Enero 15 30 Abril 20 200 sacos 55.00 11,000.00 Abril 25 210 Julio 15 200 sacos 52.50 10,500.00 Julio 15 170 Sept. 5 50 sacos 56.00 2,800.00 Sept.10 30 Total 500 sacos $26,800.00 Los 500 sacos de fertilizantes disponibles para la venta, menos los 440 sacos vendidos, dejan un saldo en existencia al final del periodo contable de 60 sacos 47

de fertilizantes. De acuerdo con el método PEPS estos 60 sacos se valoran en la forma siguiente: 50 sacos a $56.00 = $2,800.00 10 sacos a $52.50 = 60 sacos

525.00 $3,325.00 (Valor de inventario final).

c) Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS). En el método de últimas entradas, primeras salidas o método UEPS de valuación de inventarios, se supone que las últimas mercancías compradas son las primeras que se venden. Las mercancías que se encuentran sin venderse al final del periodo representan las que se encontraban en existencia en el inventario inicial o los primeros productos comprados. Cuando se utiliza este método, se supone que los primeros artículos comprados son los últimos que se venden, por tanto el inventario final debe valuarse según el primer precio de compra o el más antiguo. En este método, el inventario final es menos (subvaluado) y el costo de ventas es mayor (sobrevaluado). Con la misma información de Fertilizantes Fermosa, el inventario final se calcula por este método en la forma siguiente: Fecha de Cantidad Precio por Costo total compra unidad Enero 10 50 sacos 50.00 $2,500.00 Abril 20 200 sacos 55.00 11,000.00 Julio 15 200 sacos 52.50 10,500.00 Sept. 5 50 sacos 56.00 2,800.00 Total 500 sacos $26,800.00

50 exist. 10 exist. 190 vend. 200 vend 50 end

60 440

d) Costo específico. El método del costo específico para valuar inventarios requiere que se lleve un registro detallado de la información relacionada con cada operación de compra, con el fin de que puedan identificarse las facturas específicas a que corresponden las mercancías disponibles, al final del periodo. A cada compra se le puede asignar un número especial a los productos de un pedido específico se le puede poner una tarjeta, de modo que al momento de la venta sea posible determinar la factura a la que corresponde el artículo vendido. En esta forma puede conocerse a qué facturas corresponden las mercancías disponibles y puede calcularse el costo real con base en dichas facturas. El costo específico es el mejor para las compañías que compran productos que pueden identificarse con facilidad mediante un número especial de serie o 48

modelo, o bien, para compañías que manejan un número limitado de mercancías. Con la información de Fertilizantes Fermosa, calcular el inventario final por este método. Fecha de Cantidad Precio por Costo total Fecha de Cantidad compra unidad la venta vendida Enero 10 50 sacos 50.00 $2,500.00 Enero 15 50 Abril 20 200 sacos 55.00 11,000.00 Abril 25 200 Julio 15 200 sacos 52.50 10,500.00 Julio 15 170 Sept. 5 50 sacos 56.00 2,800.00 Sept.10 20 Total 500 sacos $26,800.00 En el transcurso del año se vendieron 440 sacos de fertilizantes. Al terminar el año quedaban en existencia 60 sacos. De esto 60 sacos del inventario final, pueden identificarse con facilidad 30 comprados el 5 de septiembre y 30 adquiridos el 15 de julio. El costo del inventario final, con el método del costo específico, se calcula en la forma siguiente: 30 sacos a $56.00 cada uno = $1,680.00 30 sacos a $52.50 cada uno = $1,575.00 60 sacos

$3,255.00

Costo o mercado el más bajo. (Aplicación de la regla de costo o mercado: el menor). Los inventarios pueden sufrir variaciones importantes en su costo debido a cambios en los precios del mercado, obsolescencia y a otras razones. Por tal motivo es necesario aplicar la regla de costo o mercado: el menor. Para ilustrar este procedimiento, a continuación se presenta una tabla en la cual se aplica la regla, mediante el método de partida por partida: El menor de costo y mercado A 10 $15.00 $9.00 $150.00 $90.00 $90.00 B 8 20.00 23.00 160.00 184.00 160.00 C 50 5.00 6.00 250.00 300.00 250.00 D 80 9.00 7.00 720.00 560.00 560.00 Es conveniente aplicar este procedimiento a cada artículo del inventario, sin embargo, cuando toda la producción comprende un solo tipo de artículo, la aplicación debe hacerse al importe total del inventario. Partida

Unidades

Costo total Costo Mercado

Costo total Costo Mercado

49

Ejercicios: 1. Una tienda vende un solo producto. Sus compras y ventas se reúnen a continuación al 31 de Marzo de 2004. Fecha de Unidades Precio por Costo total compras unidad Marzo 2 2,000 $120.00 240,000.00 Marzo 8 1,000 150.00 150,000.00 Marzo 19 3,000 130.00 390,000.00 Marzo 26 1,000 160.00 160,000.00 7,000 940,000.00 Calcule el valor del inventario final por cada uno de los métodos de valuación de inventarios si la tienda vendió 6,000 unidades durante el mes. 2. Una farmacia valora su inventario final para lo cual utiliza los métodos de valuación de inventarios, Promedio, PEPS Y UEPS. Durante su primer año de operaciones realizó las siguientes transacciones: Fecha de Cantidad Precio por Costo total Fecha de Cantidad compra unidad la venta vendida Enero 10 50 sacos 50.00 $2,500.00 Enero 15 50 Abril 20 200 sacos 55.00 11,000.00 Abril 25 200 Julio 15 200 sacos 52.50 10,500.00 Julio 15 150 Sept. 5 50 sacos 56.00 2,800.00 Sept.10 10 Total 500 sacos $26,800.00 3. Si se compraron uvas el 5, 10, 15 y 25 del mes corriente por 200, 300, 400 y 500 libras respectivamente a un valor de 25, 26, 28 y 30 córdobas respectivamente cada libra y se vendieron 1000 libras durante el mes. a) Calcule el valor de inventario final si se utiliza el método PEPS. b) Calcule el valor del inventario final si se utiliza el método UEPS. c) Calcule el valor el inventario final si se utiliza el método promedio. 4. Un productor cosecha en un mes 50 ayotes en la primera quincena 20 ayotes y en la última 30. Los sacó al mercado vendiendo 5 ayotes a $5, 5 más a $6 y 10 ayotes a $7. En la última quincena vendió 15 ayotes a $7 y 5 a $6. Calcule el valor del inventario final por los tres métodos.

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Unidad V: Métodos de Depreciación Contenidos:       

Definición de activos fijos y depreciación. Reglas de valuación y presentación. Método directo o de línea recta. Método de la suma de los dígitos de los años. Método de doble declinación de saldos. Método de unidades de producción Métodos de horas de trabajo.

Objetivo: Explicar los diversos métodos que existen de conformidad con la práctica contable para el cálculo de la depreciación a que están sujetos los activos fijos e ilustrar ejemplos prácticos sobre la aplicación de los métodos. Activos Fijos: Son los bienes y derechos propiedad del negocio que tienen cierta permanencia y se han adquirido con el propósito de usarlos no de venderlos, sin embargo, puede hacerse cuando no presten un servicio efectivo o estén en malas condiciones. Un nombre más apropiados para este tipo de activos es inmuebles, planta y equipo, son bienes tangibles que tienen por objeto: a) El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad. b) La producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad. c) La prestación de servicios de la entidad a su clientela o al público en general. Los principales bienes y derechos que conforman este activo son: Edificios, equipos, mobiliario, enseres, maquinarias y automóviles Depreciación: La depreciación indica el monto del costo o gasto que corresponde a cada periodo fiscal. Se distribuye el costo total del activo a lo largo de su vida útil, al asignar una parte del costo del activo a cada periodo fiscal. Valor de desecho o de recuperación: Es una estimación del valor de un activo fijo al término de su vida útil; por otra parte, también representa el importe que podrá obtener al momento de venderlo, o cuando se deseche o retire del servicio activo. 51

Reglas de valuación y presentación: De acuerdo con los principios de contabilidad, las inversiones en inmuebles, maquinaria y equipo deben valuarse al costo de adquisición, al de construcción o en su caso, a su valor equivalente. La presentación en el estado de situación financiera se localiza después del activo circulante, deduciendo del total de activos fijos el importe total de la depreciación acumulada. El asiento para registrar la depreciación es un cargo a gastos por depreciación del activo y un abono a depreciación acumulada del mismo activo. Ejemplo: Activo circulante total

C$100,000

Activos fijos brutos

C$200,000.

-

Dep. Acum

C$ 10,000

Activos fijos netos

C$190,000

Métodos de depreciación: Se han desarrollados dos tipos de métodos para estimar el gasto por depreciación de los activos fijos tangibles: a) Métodos lineales como son el método de línea recta o el de unidades producidas, y b) métodos acelerados como el método de saldo decreciente o de la suma de los dígitos de los años. a) Método de depreciación en línea recta: Consiste en restar del valor original el valor de desecho resultando el valor de la depreciación de acuerdo con la siguiente fórmula: MLR= Costo – Valor de desecho/Años de vida útil= Depreciación anual Depreciación mensual= Depreciación anual/12 Ejemplo: La depreciación anual para un equipo de construcción al costo de C$440,000.00 con una vida útil estimada de cinco años y un valor de recuperación de C$40,000.00 usando el método de línea recta es: C$440,000 – 40,000/ 5 años= C$ 80,000.00 Depreciación anual. 100%/5 años = 20% x 400,000.00 (440,000 – 40,000) = 80,000.00 b) Método de unidades producidas: Se basa en el número total de unidades que se usarán o las unidades que puede producir el activo, o el número de horas que trabajará el activo, o el número de kilómetros que recorrerá de acuerdo con la formula: 52

MUP= Costo – Valor de desecho/Unidades de uso, horas o kilómetros= Costo de depreciación de una unidad, hora, o kilómetro x Número de unidades, horas o kilómetros usados durante el periodo. Por ejemplo, suponga que el equipo de construcción utilizado en el ejemplo anterior recorrerá 75,000 kilómetros aproximadamente. El costo por kilómetro es: $440,000 -40,000/75,000 kilómetros= $5.33 del costo de Depreciación por kilómetro. Para determinar el gasto anual de depreciación se multiplica el costo por kilómetro ($5.33) por el número de kilómetros que recorrerá en ese periodo. Depreciación anual del equipo de construcción Año 1 2 3 4 5

Costo por kilómetro C$5.33 C$5.33 C$5.33 C$5.33 C$5.33

Kilómetros 20,000 25,000 10,000 15,000 5,000 75,000

Depreciación anual C$106,600.00 133,250.00 53,300.00 79,950.00 26.650.00 C$399,750.00

c) Método del doble saldo decreciente o dos veces la tasa de línea recta: Consiste en multiplicar el costo total del activo por un porcentaje equivalente al doble porcentaje de la depreciación anual por el método de línea recta sin tomar en cuenta el valor de desecho. Luego este porcentaje se aplica al valor en libros, al final del la vida útil el valor del activo debe quedar con su valor de desecho. Ejemplo, utilizando el mismo equipo de construcción con valor de C$440,000, con 5 años de vida útil y un valor de rescate de C$40,000, la depreciación anual es la siguiente: 100%/5 Años= 20% x 2= 40% Anual Año 1 2 3 4 5

Tasa 40% 40% 40% 40% 40%

Valor en libros 440,000.00 264,000.00 158,400.00 95,040.00 57,024.00

40% x valor en libros Depreciación Depreciación anual acumulada 176,000.00 176,000.00 105,600.00 281,600.00 63,360.00 344,960.00 38,016.00 382,976.00 17,024.00 400,000.00

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Depreciación fraccionada: Debido a que el año de vida de un activo no coincide con el periodo contable de una empresa, es necesario calcular la depreciación por la fracción del año para registrar el importe correcto del gasto en el periodo fiscal. Con el mismo ejemplo del equipo de construcción suponga que se compró el 10 de octubre del 199X. Si se utiliza el método de la depreciación en línea recta, el cálculo del gasto por depreciación del año será: C$440,000-40,000/ 5 años= $80,000.00 Dep. Anual $6,666.67 Año Fiscal

Número de meses

Depreciación mensual

A 3 $6,666.67 B 12 $6,666.67 C 12 $6,666.67 D 12 $6,666.67 E 12 $6,666.67 F 12 $6,666.67 Cantidad total a depreciar en cinco años

80,000/12 meses=

Depreciación Anual $20,000.00 80,000.00 80,000.00 80,000.00 80,000.00 60,000.00 $400,000.00

d) Método de la suma de los dígitos de los años (MSDA): Este es otro de los métodos acelerados; la depreciación se calcula multiplicando el costo depreciable del activo por una fracción aritmética, en la que el denominador es igual a la suma de los dígitos de los años y el numerador de la fracción son cada uno de los años en su orden inverso. La fórmula es la siguiente: MSDA: Costo del activo – Valor residual x Dígitos de los años, primero al mayor Suma de los dígitos de los años En el ejemplo del equipo de construcción con una vida útil de 5 años, este cálculo se hace de la siguiente forma: 1+2+3+4+5= 15 años, este es el denominador. El numerador va a estar formado de la siguiente forma: 1er. Año = 5/15 2do. Año= 4/15 3er. Año= 3/15 4to. Año= 2/15 5to. Año= 1/15 Total = 15/15= 1

54

En el caso del equipo de construcción para el primer año= 440,000 – 40,000*5/15=33,333.33

Tabla de Depreciación de las suma de los dígitos de los años: Año s

Costo Fracci del ón activo SDA

0

440,0 00

Costo deprecia ble

Importe de la depreciaci ón

Depreciaci on Acumulad a

1

5/15

400,000

133,333.33 133,333.33

2

4/15

400,000

106,666.67 240,000.00

3

3/15

400,000

80,000.00 320,000.00

4

2/15

400,000

53,333.33 373,333.33

5

1/15

400,000

26,666.67

Valor en libros del activo 440,000. 00 306,666. 67 200.000. 00 120,000. 00 66,666.6 7 40,000.0 0

Ejercicio: La empresa El Buen Amigo, en enero del 2006, compra una camioneta para distribuir su producto por un valor de C$41,000,00. Se espera que al final de su vida útil de 5 años, la camioneta tenga un valor residual de C$1,000.00. a) Calcule la depreciación anual utilizando los métodos de línea recta, doble saldo decreciente y el MSDA. Elabore la tabla de depreciación para cada uno de los métodos. b) Calcule la depreciación anual y elabore la tabla de depreciación, suponiendo que la camioneta tendrá una vida útil de 400,000 kilómetros distribuidos de la siguiente forma: 1er. Año 90,000.00 Kilómetros 2do. Año 120,000.00 Kilómetros. 3er. Año 100,000.00 Kilómetros. 4to. Año 60,000.00 Kilómetros. 5to. Año 30,000.00 Kilómetros Solución: a.1. Método de línea recta: Dep. Anual= 41,000.00 – 1,000/5 años= C$ 8,000.00 Anual TD = 1/5= 20% 55

Tabla de Depreciación Años

Costo del Activo 41,000

Dep. Anual

0 1 8,000.00 2 8,000.00 3 8,000.00 4 8,000.00 5 8,000.00 a.2. Método del doble saldo decreciente:

Dep. Acum.

8,000.00 16,000.00 24,000.00 32,000.00 40,000.00

Valor en libros 41,000.00 33,000.00 25,000.00 17,000.00 9,000.00 1,000.00

La tasa de depreciación de la camioneta de reparto es: 1/5= 0.2*100 = 20% * 2 = 40% Es la tasa DSD que se va a utilizar para la tabla. Años Costo del activo 0 41,000 1 2 3 4 5

Tasa DSD

0.40* 0.40* 0.40* 0.40*

Valor en Importe de Depreciación Valor en libros la acumulada libros depreciación 41,000.00 41,000 16,400.00 16,400.00 24,600.00 24,600 9,840.00 26,240.00 14,760.00 14,760 5,904.00 32,144.00 8,856.00 8,856 3,542.40 35,686.40 5,313.60 4,313.60 40,000.00 1,000.00

a.3. Método de la suma de los dígitos de los años: Año s

Costo del activo

0

41,00 0

1 2 3 4 5

Tasa Costo SDA depreciabl e

5/15 * 4/15 * 3/15 * 2/15 * 1/15 *

Importe de Depreciació la n acumulada depreciació n

Valor en libros

40,000.00

13,333.33

13,333.33

40,000.00

10,666.67

24,000.00

40,000.00

8,000.00

32,000.00

41,000.0 0 27,666.6 7 17,000.0 0 9,000.00

40,000.00

5,333.33

37,333.00

3,666.67

40,000.00

2,666.67

40,000.00

1,000.00

b. Método unidades producidas: MUP= 41,000 – 1,000/400,000 km = 0.10 costo por km recorrido. 56

Años Costo del activo 0 41,000 1 2 3 4 5

Depreciación Número Importe de Depreciación Valor por unidad de la acumulada en unidades depreciación libros 41,000 0.10* 90,000 9,000 9,000 32,000 0.10* 120,000 12,000 21,000 20,000 0.10* 100,000 10,000 31,000 10,000 0.10* 60,000 6,000 37,000 4,000 0.10* 30,000 3000 40,000 1,000

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VI UNIDAD: CUENTAS DE ORDEN CONTENIDOS: 6.1. Definición y características de las cuentas de orden. 6.2. Registro en las cuentas de orden de las mercancías en comisión. 6.3. Registro en las cuentas de orden de las mercancías en consignación. 6.4. Formas de presentación en el balance general. Objetivos:   

Explicar la naturaleza, función y uso de las cuentas de orden en la contabilidad. Aprender a registrar las cuentas de orden en los estados financieros. Juzgar la importancia del registro de las cuentas de orden en una empresa.

Desarrollo: Definición de cuentas de orden: Para hacer comprensible el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario conocer la diferencia que existe entre valores reales y valores contingentes. Valores reales: Son los que afectan o modifican a las cuentas del balance (cuentas de activo y pasivo) y resultados (ingresos y egresos) de la empresa. Valores contingentes: Son los que no afectan o modifican el activo, pasivo o capital, en tanto que la contingencia (cosa que puede suceder o no suceder) subsiste, pues una vez que se realiza, se convierten en valores reales. Los valores reales se registran en cuentas de activo, pasivo y resultados, en tanto que los valores contingentes se anotan en cuentas de orden, y en ellas figurarán mientas subsiste la contingencia. CUENTAS DE ORDEN: Cuentas de orden son aquellas que se emplean para el registro de operaciones que no afectan o modifican el activo, pasivo o capital de la empresa, pero que, a pesar de ello, es necesario registrar en libros, para consignar los derechos u obligaciones contingentes que entrañan, con fines de recordatorio, o bien, para controlar algunos aspectos de la administración. A las cuentas de orden también se les denomina con otros nombres y son los principales: 58

1. 2. 3. 4. 5.

Cuentas de movimiento compensado. Cuentas de saldos compensados. Cuentas de saldos correlativos. Cuentas de memorándum. Cuentas de registro.

Características de las cuentas de orden: 1. Se establecen para ciertos casos concretos que involucran al negocio. 2. Se clasifican en tres tipos de cuentas: valores ajenos, valores contingentes y valores de registro. 3. Tienen una nomenclatura que distingue la cuenta deudora de la acreedora. 4. Tienen dos tipos de movimientos: paralelo y cruzado. Casos en que deben establecerse cuentas de orden: a) Para registrar valores y bienes ajenos que se reciban; por ejemplo, las mercancías que nos encomiendan para su venta, percibiendo en cambio una cuota o comisión. b) Para registrar derechos y obligaciones contingentes, tales como primas sobre contratos de seguro, que la empresa ha pagado y por las cuales adquiere el derecho de proteger sus bienes por cierta cantidad, durante determinado tiempo; documentos que la empresa endosa, por los cuales adquiere una responsabilidad contingente, que se convertirá en real si el girado o principal responsable no liquida el valor de dichos documentos. c) Para registrar la emisión de valores cuyo pago se tenga que hacer en efectivo o por compensación de servicios, como en los casos de emisión de billetes de banco, emisión de billetes de lotería, emisión de bonos, planillas o boletos en las compañías de transporte. d) Para registrar operaciones por duplicado, con objetivo de control desde otro punto de vista, por ejemplo, cuando la depreciación de los bienes del activo fijo se registra a tasa diferente de la que marca la ley de impuesto sobre la renta; para controlar, tanto el precio de costo real, como el precio alzado de las mercancías en consignación. Clasificación de las cuentas de orden: 1. Valores ajenos: A este grupo pertenece el importe total de los valores y bienes ajenos que se reciben, ejemplo: Mercancías en comisión. 2. Valores contingentes: Este grupo lo forma el importe total de los derechos y obligaciones contingentes, así como, la emisión de obligaciones: Documentos endosados y seguros en vigor. 3. Cuentas de registro: A este grupo los forma el importe total de las operaciones, las cuentas, ya asentadas, su registro se duplica con fines de control desde un punto de vista distinto: Depreciación de activos, precios alzados y precios de costos. 59

Para facilitar su movimiento e interpretación, las cuentas de orden se clasifican teniendo por base las mismas reglas que rigen a las cuentas de activo, pasivo y capital; de lo anterior, resultan los siguientes grupos:    

Cuentas de orden de activo. Cuentas de orden de pasivo. Cuentas de orden de resultados deudores (egresos). Cuentas de orden de resultados acreedores (ingresos).

Nomenclatura de las cuentas de orden: Los nombres o títulos de las cuentas de orden deben dar una idea clara y precisa de las operaciones que en ellas se registran, con el fin de interpretar fácilmente su objeto y movimiento. Teniendo en consideración que las cuentas de orden se llevan con arreglo en el sistema de contabilidad por partida doble, invariablemente se deben establecer en grupos de dos, de las cuales la primera es deudora, y la segunda es acreedora. El nombre que se le asigne a la cuenta de orden deudora debe ser distinto del de la acreedora, pero semejantes entre sí, ejemplos: Mercancías en comisión y consignaciones recibidas, documentos endosados y endoso de documentos, documentos descontados y descuento de documentos. También se acostumbra asignar a la cuenta de orden acreedora el mismo nombre que el de la deudora, pero posponiéndole la palabra “contra”, ejemplos: Mercancías en comisión y Mercancías en comisión, “contra”, Documentos endosados y Documentos endosados, “contra”; Documentos descontados y documentos descontados, “contra”. Otra forma consiste en agregar el nombre de la cuenta de orden deudora la palabra “debe”, y a la acreedora, “haber”; ejemplos: Mercancías en comisión, “debe”, y Mercancías en comisión, “haber”; documentos endosados, “debe” y Documentos endosados, “haber”, etc. Movimiento de las cuentas de orden: Debido a que se establecen en grupos de dos, de las cuales la primera es deudora, y la segunda acreedora, su movimiento es compensado y sus saldos iguales, aunque de naturaleza contraria, o sea, uno deudor y el de la correlativa o contracuenta acreedor. Existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de orden: 1. Movimiento directo o paralelo: El movimiento de las cuentas de orden es directo o paralelo cuando en un asiento, tanto la cuenta 60

deudora como la acreedora, son de orden, sin intervenir cuentas de balance. 2. Movimiento cruzado: El movimiento de las cuentas de orden es cruzado cuando en un asiento intervienen, como deudora, una cuenta de orden, y como acreedora, una de balance o de resultados; y cuando en otro asiento aparezca como acreedora una cuenta de orden, y como deudora una de balance o de resultados. Después del segundo asiento, las cuentas de orden deberán arrojar saldos iguales. Presentación de las cuentas en el balance. Generalmente, se presentan las cuentas de orden al calce del balance general, o sea, debajo de la suma del activo y la del pasivo más el capital; indicando las del saldo deudor, no así, las acreedoras, debido a que su movimiento es compensado y sus saldos numéricamente iguales. Ejemplo: Diferido

Proveedores

XXX

Gastos de instalación

XXX

Suma del pasivo

XXX

Primas de seguro

XXX

Capital contable

XXX

Papelería y útiles

XXX

Suma del activo

XXX

Suma pasivo y capital

XXX

Cuentas de orden Valores ajenos Mercancías en comisión

C$ 135,000.00

Valores contingentes Documentos endosados Seguros en vigor

C$ 125,000.00 450,000.00

575,000.00

Cuentas de registro Activo depreciable

190,000.00 Suma………………………………. C$ 900,000.00

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