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• Paola Villegas

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Documentos privados: de origen mercantil Los documentos privados de origen mercantil son aquellos escritos que ilustran acerca de algún hecho o acción de carácter comercial. Estos documentos se clasifican en negociables y no negociables. 

1. Negociables: son aquellos títulos o pruebas escritas que sirven para confirmar un derecho de crédito, esos documentos mercantilistas sustituyen el dinero en efectivo; por lo tanto, son negociables; entre ellos se encuentran los cheques, las letras de cambios, los pagares.

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Letras de cambio: es un documento o titulo de crédito, a la orden y con formalidad legal, que lleva en si la obligación incondicional de una persona, para pagar o hacer pagar una suma de dinero en la fecha y lugar conveniente.

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Cheque: es una orden de pago escrita y redactada en formulario especial, por medio de la cual el dueño de una cuenta corriente bancaria exija al banco la entrega de una suma de dinero a favor de sí mismo o de un tercero, y con cargo a dicha cuenta corriente.

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Tipos de cheques: nominativo, a la orden y al contador.

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Pagare: es otro documento de crédito que contiene la promesa incondicional que una persona llamada "suscriptor", hace a otra denominada "tenedor", de pagar a su orden una suma de dinero acordada, en lugar y fecha determinados.

Diferencia pagare con la letra de cambio y cheque 

a) El pagare es una promesa de pago, mientras que la letra de cambio y el cheque son órdenes de pago.

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b) En el pagare intervienen 2 personas; en la letra de cambio y cheque intervienen ordinariamente 3 personas (librado, librador y beneficiario).

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c) el pagare no puede extenderse al contador, mientras que el cheque sí, pero esta práctica no se recomienda por razones de seguridad.

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2. No negociables: Son aquellos dados para dar fe o constancia de haberse realizado una operación comercial.

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Orden de pago: es un formulario preparado por el agente responsable del almacén, quien solicita ante el departamento de compras la adquisición de determinados artículos.

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Cotización: es la lista de determinados productos o servicios que ofrecen los proveedores a sus clientes o futuros compradores.

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Factura: es un formulario, para relacionar una cuenta detallada, que el vendedor entrega al comprador, con la especificación de las mercancías negociadas o servicios prestados. La factura puede ser sustituida por comprobantes de maquinas registradas emitidas por vendedores o

sujetos no contribuyentes al impuesto si el contribuyente posee maquinas autorizadas por el SENIAT con Memoria Fiscal. 

El vale: es un documento de uso interno en una oficina o empresa, es una constancia escrita que representa un valor convertible en dinero. El vale se emite cuando por ejemplo se entrega a un empleado una cantidad de dinero determinada, ya sea para comprar algún material o artículo que no haya en existencia, o desea que se le proporcione un adelanto sobre su sueldo.

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Recibo: es un documento mediante el cual el acreedor reconoce expresamente haber recibo del deudor dinero u otra cosa, a efecto del pago o cumplimiento de la obligación.

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Documentos bancarios:

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Planilla de depósito en cuenta corriente: es un formulario empleado para describir la composición de un deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta corriente de un banco.

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Planilla de depósito en cuenta de ahorro: es un formulario empleado para describir la composición de un deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta de ahorro, en un banco o entidad de ahorro y préstamo.

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Planilla de retito de cuenta de ahorro: es un formulario empleado por la cuenta ahorrista para solicitar al banco o entidad de ahorro y préstamo el retiro de una determinada cantidad de dinero, la cual será cargada a su cuenta.

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Recibo de pago: es un formulario empleado por el tarjetahabiente para cancelar en el banco la cuota mensual de sus consumos con la tarjeta de crédito.

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Estado de cuenta bancario: es una relación que los bancos envían a cada uno de sus clientes cuentacorrentistas al final de cada mes, en el cual se dan detalles de todos los abonos y cargos efectuados a la respectiva cuenta durante el mes, con indicación de los saldos inicial y final, y después de cada operación.

3. DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES Los documentos mercantiles negociables sustituyen al dinero en efectivo; en consecuencia son negociables. Estos son: Letras de Cambio, Pagarés y Cheque.

3.1.

Letra de Cambio

Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a un tercero... La Letra de Cambio Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese. Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un crédito a otra (el librado) comprometiéndose esta última a pagar el importe señalado a la fecha de vencimiento acordada. Como documento mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra. Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al descuento, es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de vencimiento y se encarga de cobrársela al librado llegada la fecha del vencimiento. Según el artículo 410 a 485 del Código de Comercio: Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona – el Librador – emite y ordena a otra – el Librado – que acepte pagar y pague, en cierto plazo, a un tercero (Beneficiario) o a su orden una suma de dinero que se determina en la Letra de Cambio. En otros términos, es una orden que se da a una persona para que pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado plazo. Requisitos que debe llenar una letra de cambio según el artículo 410 del Código de Comercio: a. b. La denominación de la "Letra de Cambio" o "Única de Cambio" expresada en el mismo texto del titulo y en el mismo texto del titulo y en el mismo idioma empleado en la redacción del documento. También puede usarse la cláusula "a la orden". Con esto se busca mayor claridad en el documento y evitar confusiones. c. Orden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero. Es decir que no este sometida a condición alguna y que la cantidad sea expresada con precisión en la moneda que se va a pagar. Si la cantidad se expresa en números y letras y existe disparidad, valdrá la cantidad expresada en letras. Si se expresa en números y hay diferencia, valdrá la cantidad menor. d. El nombre del que debe pagar: librado, girado u obligado directo. No necesariamente su firma. La ausencia del nombre del librado

determina la nulidad del titulo. En caso de empresa, debe mencionarse el nombre exacto, porque de otra manera es nula. e. Librada la letra y aceptada por el girado se hace necesario saber cuando deberá éste cancelar su valor y, por lo tanto, cuando deberá presentársele al cobro. Para ello debe indicarse en forma precisa la fecha de vencimiento o fecha de pago. Si el vencimiento no estuviera indicado, se considera pagadera "a la vista". A partir del vencimiento es exigible el pago de la letra y esta devenga intereses moratorios. En cuanto al vencimiento, la letra de cambio puede ser:

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A día fijo. A cierto plazo de la fecha. A la vista. A cierto termino vista. Si tienen otro tipo de vencimiento son nulas. a. b. Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de esto se considerará como lugar de pago el domicilio del librado designado al lado del nombre de esté. c. Nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago beneficiario. d. La fecha y lugar donde la letra fue emitida. Si no se indica el sitio se considerará como suscrita en el lugar designado al lado del nombre del librador. e. La firma del que gira la letra – librador, girador, emitente –. Este requisito es indispensable para la validez de la letra de cambio

El Pagaré Es un documento de crédito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un título valor o instrumento financiero; documento escrito mediante el cual una persona —el emisor— se compromete a pagar a otra persona —el beneficiario— una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero. los pagarés pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el estado. Según el artículo 486 al 488: Es una promesa o compromiso unilateral de pago escrita, en virtud del cual una persona natural o jurídica se obliga a pagar a otra ó a su orden, una cierta suma de dinero en una fecha determinada.

De acuerdo al artículo 486, los pagares deben contener: a. b. c. d. e. f.

La fecha de emisión y firma del documento. La cantidad en número y letras. La época de su pago, es decir, la fecha de vencimiento. La persona a quien ó a cuya orden debe ser pagado. La expresión de si es por valor recibido y en que especie ó por valor en cuenta.

Al pagaré se aplican las siguientes disposiciones similares a las establecidas para las letras de cambio : a. b. Los plazos en que vencen, es decir, los vencimientos: a día fijo , a cierto plazo de la fecha, a la vista y a cierto termino vista. c. Lo relativo al endoso. d. Los términos para la presentación, cobro protesto. e. Lo referente al aval. f. Lo relativo al pago y al por intervención. g. Lo concerniente al protesto. h. Los términos de la prescripción. El portador de un pagaré protestado por falta de pago, tiene derecho a cobrar de los responsables: a. b. c. d. e. f.

El valor de la obligación. Los intereses desde la fecha de protesto. Los gastos del protesto. Los intereses de estos desde la demanda judicial. Los gastos judiciales que hubiese desembolsado.

El Cheque Es uno de los instrumentos con los cuales se moviliza la mayor cantidad de dinero en un país, por medio del cual una persona (librador o cuenta correntista), tiene derecho a disponer de la provisión de fondos que tiene en cuenta corriente bancaria, bien a favor de sí mismo o de un tercero

ORDEN DE COMPRA I.

Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita. Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las

cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido. FACTURA I.

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación. La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación. Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en operaciones de exportación.