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• Freddy Subero

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CONTABILIDAD AVANZADA I

Profa. Edith Velásquez

Diarios auxiliares de Caja Debido a la frecuencia de entradas y salidas de efectivo, muchas veces el número de transacciones que se registran en el libro diario, es elevada. Por consiguiente, se hace necesario llevar un control especial de esas operaciones. A tal efecto, tanto las entradas como las salidas de efectivo se registran en libros auxiliares con rayados especiales. El propósito y el diseño de los libros auxiliares utilizados por una empresa varían según sus necesidades particulares, entre ellos se encuentran: 

Diario auxiliar de entradas de Caja: en el cual se registran todas aquellas operaciones que generan entradas de efectivo a la caja. Este diario debe tener varias columnas, ya que la entrada de dinero a caja puede darse por diferentes razones, siendo las más comunes: la venta al contado y el cobro de cuentas por cobrar. Fecha

Ventas

Modelo de formato de diario auxiliar de entradas de caja Descuento Rebaja Cuentas Otras entradas en ventas en por Cuenta Bs.F ventas cobrar

Total

TOTAL

Como todo libro de registros contables, el auxiliar de entradas de efectivo presenta al lado izquierdo una columna para anotar la fecha de la operación. Contiene además, cuatro columnas para asentar el monto de las transacciones mas frecuentes. Para aquellas transacciones menos frecuentes o esporádicas, se reserva una sección con dos columnas: una para anotar el nombre de la cuenta que se acredita, y otra para asentar el monto de la operación respectiva. Finalmente, y al lado derecho, se agrega una columna para registrar el total del efectivo acumulado en cada transacción realizada. 

Diario auxiliar de salidas de Caja: aquí se registran todas aquellas transacciones que requieren una salida de dinero de caja. Al igual que el diario auxiliar de entradas de caja, deberá tener varias columnas, ya que los motivos que ocasionan retiros de dinero de caja pueden ser diferentes, los más comunes son: la compra al contado y los pagos a proveedores. Fecha

compras

Modelo de formato de diario auxiliar de salidas de caja Descuento Rebaja Cuentas Otras Salidas en compras en compras por Cuenta Bs.F pagar

Total

TOTAL También este diario auxiliar presenta al lado izquierdo una columna para anotar la fecha de las operaciones. Contiene además, cuatro columnas para asentar el monto de las transacciones más frecuentes de salida de efectivo. Para aquellas menos frecuentes, se reserva una sección con dos columnas: una para anotar el nombre de la cuenta que debita, y otra para asentar el monto de la operación respectiva. Finalmente, y al lado derecho, se agrega una columna para registrar el total del efectivo que se erogó en cada transacción realizada. Una vez registradas las operaciones de un determinado período, se totalizan las columnas del diario de entradas y salidas de efectivo y se procede a realizar el asiento resumen en el libro diario general, para luego formular los pases al mayor general.

Cumaná, junio de 2009

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CONTABILIDAD AVANZADA I

Profa. Edith Velásquez

Con el siguiente ejemplo, se ilustrar la forma de registro de las operaciones en el Diario Auxiliar de Efectivo. La empresa Amistad S.A. efectúa en el período contable comprendido entre el 01 y el 31 de julio de 2008, las siguientes operaciones en Efectivo: Entradas: Fecha 01-07-08 05-07-08 12-07-08

Operaciones Vendió mercancías al contado por Bs.F 280,00. Carlos Pérez cancelo su cuenta de Bs.F 350,00. Mario Suárez cancelo su cuenta de Bs.F 400,00 y se le concedió un descuento del 3,5% por pronto pago. Vendió mercancías al contado por Bs.F 780,00 con rebaja del 5%.

25-07-08 Salidas: Fecha 02-07-08 10-07-08 18-07-08 29-07-08

Operaciones Compró mercancías al contado por Bs.F 850,00. Canceló a Los Hermanos S.A. Bs.F 390,00. Canceló a Antonio Díaz Bs.F 270,00 y obtuvo un descuento del 2,5%. Compró artículos de limpieza por Bs.F 6,75.

Para registrar las transacciones anteriores es necesario utilizar el Libro Auxiliar de entradas de efectivo y el de salidas de efectivo, como se muestra a continuación: Diario Auxiliar Entradas de Efectivo Fecha 01-07-08 05-07-08 12-07-08 25-07-08 TOTAL

Ventas

Descuento en ventas

Rebaja en ventas

Cuentas por Cobrar

Otras entradas Cuenta Bs.F

280,00 350,00 400,00

14,00 780,00 1.060,00

14,00

39,00 39,00

750,00

Total 280,00 350,00 386,00 741,00 1.757,00

Diario Auxiliar Salidas de Efectivo Fecha

compras

02-07-08 10-07-08 18-07-08 29-07-08

850,00

TOTAL

850,00

Descuento en compras

6,75

Rebaja en compras

Cuentas por Pagar

Otras Salidas Cuenta Bs.F

390,00 270,00 Artículos limpieza

6,75

660,00

6,75 6,75

Total 850,00 390,00 263,25 6,75 1.510,00

Cuando se finaliza el registro de todas las transacciones en los Libros Auxiliares de Entrada y Salida de Efectivo, se procede a hacer un corte de cuenta en dichos libros, para luego elaborar los asientos resumen en el Libro Diario General. Luego de totalizar las columnas en el Auxiliar de Entradas de Efectivo, se procede a efectuar el asiento de manera siguiente: 2008 Julio

DESCRIPCION ___________X____________

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Caja Descuento en ventas Cumaná, junio de 2009

DEBE

HABER

1.757,00 14,00 2

CONTABILIDAD AVANZADA I

Profa. Edith Velásquez

Rebajas en ventas Cuentas por cobrar Ventas Asiento resumen para registrar las entradas de efectivo durante el mes de julio, según Diario auxiliar.

39,00 750,00 1.060,00

Del mismo modo, se procede con el Libro Auxiliar de salidas del efectivo, al totalizar sus columnas, con esos datos se elabora el asiento de la manera siguiente: 2008 Julio

DESCRIPCION ___________X____________

31

Compras Cuentas por Pagar Artículos de Limpieza Descuentos en compras Caja Asiento resumen para registrar las entradas de efectivo durante el mes de julio, según Diario auxiliar.

DEBE

HABER

850,00 660,00 6,75 6,75 1.510,00

De no haber empleado estos libros especiales para registrar cada una de las transacciones descritas, se habrían necesitado ocho asientos en el Libro Diario General. Con la alternativa de estos auxiliares, el volumen de registros se redujo a sólo dos asientos en dicho Libro. Tratamiento contable de Caja general Tomando como ejemplo la situación que sigue, es posible registrar transacciones donde se utilice la cuenta Caja general. El 25 de enero la empresa Éxito S.A. realiza una venta de contado al cliente José Páez por Bs.F 224,00 (IVA 12% incluido). Se le hace una factura identificada con el Nro. 1435. El asiento en el Libro Diario será como sigue: FECHA Enero

DESCRIPCION ___________X____________

25

DEBE

HABER

Caja 224,00 Débito fiscal 24,00 Ventas 200,00 Para registrar venta, según factura Nro. 1435 El mismo día se deposita todo lo que ingresó en Caja Bs.F 400,00 a una cuenta corriente que la empresa mantiene en el Banco de Venezuela. El asiento de diario será: FECHA Enero

DESCRIPCIÓN ___________X____________

25

Banco Caja Para registrar deposito realizado en el Banco Venezuela, según planilla Nro. X.

Cumaná, junio de 2009

DEBE

HABER

400,00 400,00

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