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• Victoria Saravia

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E. Neira Ponce

CAPITULO II DIAGRAMA DE FLUJO: REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO

OBJETIVOS 1. Lograr que el alumno pueda proporcionar información de procesos empresariales 2. Lograr que el alumno conozca las técnicas de organización más utilizadas y su aplicación en las mismas. 3. El alumno conocerá las técnicas de flujo gramas y le ayudaran a tomar decisiones empresariales 4. Conocerá procesos y sistemas que tiene la organización. ESQUEMA DE CLASE 1. Se proporcionara al alumno la bibliografía actualizada de las técnicas de flujogramas. 2. El alumno buscara la bibliografía en bibliotecas tanto físicas como virtuales, de temas encargados. 3. El alumno trabajara en grupos para conocer la importancia de las técnicas en las organizaciones. 4. Mediante un trabajo iniciara a conocer nociones generales de los flujogramas 5. El alumno realizara prácticas para la elaboración de flujogramas.

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Técnicas de Organización

INTRODUCCIÓN “Una imagen vale, mas que mil palabras”,Si podemos Los diagramas de flujo representan gráficamente las actividades que conforman un proceso

modificar

este

viejo

proverbio

y

ampliarlo un poco para que cubra sus procesos de la empresa, podríamos decir: “Un diagrama de flujo vale mas que mil procedimientos”. Un diagrama de flujo, conocido también como diagramación

lógica

o

de

flujo,

es

una

herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los procesos de la empresa. Este capitulo tiene como objetivo ayudarle al miembro del equipo de mejoramiento del proceso (EMP) a realizar la doble tarea de: 1. Comprender

algunas

técnicas

disponibles

sobre diagrama de flujo 2. Aplicar estas técnicas para comprender los procesos de la empresa. La diagramación de flujo se define como un método para describir gráficamente un proceso -2-

E. Neira Ponce

existente o uno nuevo propuesto mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples, demostrando las actividades y su secuencia en el proceso 2.1. ¿QUÉ SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO? Los

diagramas

gráficamente

de las

flujo1

representan

actividades

que

conforman un proceso, así como un mapa representa un área determinada. Algunas ventajas de emplear los diagramas de flujo

Una ventaja consiste en que la construcción de los diagramas de flujo nos sirve para disciplinar nuestro modo de pensar.

son análogas a las de utilizar mapas. Por ejemplo, tanto los unos como los otros muestran como se adaptan en forma conjunta los diferentes elementos. Analicemos la figura 1, que nos muestra un diagrama de flujo para el proceso de contratar un nuevo empleado en la empresa ficticia HJH. El proceso comienza con el reconocimiento de la necesidad de contratar a alguien y termina con la incorporación del nuevo empleado a su trabajo. Esta 1

Procesos estructuras y resultados ,Diagramas de Flujo, capitulo V, ESAN 2001, -3-

Técnicas de Organización

breve visión de las principales actividades que forman parte del proceso les permite, a quienes saben como interpretarlo, comparar rápidamente las similitudes y diferencias entre el proceso de contratación que se realiza en HJH con el de otras empresas. Por ejemplo, usted puede ver fácilmente que HJH hace énfasis en la contratación dentro de la organización. Otra

La comparación del diagrama de flujo con las

actividades del proceso real hará resaltar aquellas áreas en las cuales las normas o políticas no son claras o se están violando. Surgirán las diferencias entre la norma como debe conducirse una actividad y la manera como realmente se dirige. Entonces, con la ayuda de unos cuantos pasos cortos, usted y sus colegas podrán determinar como mejorar tal actividad. Los diagramas de flujo son un elemento muy importante en el mejoramiento de los procesos de la empresa (MPE). Los buenos diagramas de flujo muestran, claramente, las áreas en las cuales los procedimientos confusos interrumpen la calidad y la productividad. Dada su capacidad para clarificar procesos complejos, los diagramas de flujo facilitan la comunicación en estas áreas problema.

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E. Neira Ponce

2.2. DENOMINACIONES La

representación

gráfica

de

procedimientos

administrativos recibe diversas denominaciones, entre las principales tenemos: a)Diagramas de flujo b)Cursogramas c) Flujogramas d)Diagramas de circuitos administrativos e)Flow - charts f) Diagramas de procedimientos g)Diagramas de proceso 2.3. FINES DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO Se tienen diversos propósitos de acuerdo a la aplicación o uso que el analista le haya determinado, sin embargo exponemos algunos de ellos: a) La representación grafica de un procedimiento administrativo. b) Relevar y evaluar los sistemas de control interno, contable, financiero, administrativo, entre otros. -5-

Técnicas de Organización

c) Describir

procesos,

procesamientos

de

los

documentos y operaciones de la empresa. d) Indicar la intervención y responsabilidad funcional de los departamentos o áreas vinculadas. e) Determinar la eficiencia de los procedimientos administrativos del sistema.

2.4. VENTAJAS DE LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA a) Permite una visualización y análisis rápido del funcionamiento del procedimiento. b) Permite fraccionar el procedimiento, cuando su análisis lo requiera. c) Muestra objetivamente el funcionamiento real y sistemático de los componentes del proceso administrativo, facilitando su lectura, ubicación de asuntos de investigación.

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d) Ahorra tiempo a -los ejecutivos, en la lectura y revisión de los papeles de trabajo en un proceso operacional. e) Detectar errores o deficiencias de los procesos administrativos. f) Reduce espacio en la descripción del sistema.

2.5. DESVENTAJAS

DE

LA

REPRESENTACIÓN

GRÁFICA a) Siendo un gráfico, es limitado en su diagramación. b) En determinados procedimientos administrativos complejos, se convierte en inoperante al perder su claridad, lo que confunde al usuario. c) Los continuos cambios del proceso administrativo afectan les representaciones. d) Para la lectura y el entendimiento del diagrama se necesita conocimiento y preparación.

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Técnicas de Organización

e) La variedad de símbolos y la falta de claridad del funcionamiento del proceso representado, hace que

su

interpretación

del

Cursograma

sea

complejo. 2.6. VISION GENERAL DEL DIAGRAMA DE FLUJO Elaborar un diagrama de flujo para la totalidad del proceso hasta llegar al nivel de tareas, es la base para analizar y mejorar el proceso. La asignación de partes del proceso a determinados miembros del equipo acelerará lo que de otra manera sería una tarea dispendiosa y que demanda mucho tiempo. Cada situación y/o proceso presentará problemas únicos

de

diagramación.

El

equipo

deberá

enfrentarlos a medida que se vayan presentando. Por ejemplo, la documentación existente rara vez es suficiente para elaborar el diagrama de flujo de cada tarea y actividad sin comunicarse con las personas que ejecutan estas tareas. Tenga la precaución de distinguir entre lo que la documentación dice que debería hacerse y lo que realmente se hace.

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Existen muchos tipos diferentes de diagramas de flujo y cada uno de estos tiene su propósito. Para obtener efectividad en el EMP, usted debe comprender al menos cuatro de las técnicas a saber. 1. Diagramas del bloque, que proporcionan una visión rápida de un proceso 2. Diagramas

de

Estadounidense

flujo de

del

Instituto

Estandarización

Nacional (American

National Standards Institute – ANSI), que analizan las interrelaciones detalladas de un proceso. 3. Diagramas de flujo funcional, que muestran el flujo del proceso entre organizaciones o áreas. 4. Diagramas

geográficos

de

flujo,

los

cuales

muestran el flujo del proceso entre locaciones.

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Técnicas de Organización

2.7. DIAGRAMAS DE BLOQUE El diagrama de bloque, conocido también como diagrama de flujo de bloque, es el tipo mas sencillo y frecuente de los diagramas de flujo. Este proporciona una visión rápida no compleja del proceso.

El propósito de los diagramas de flujo es tener una gráfica que su equipo puede comprender y utilizar con facilidad.

Utilice los diagramas de bloque para

simplificar

los

procesos

prolongados y complejos o para documentar tareas individuales. Coloque una frase corta dentro de cada rectángulo para describir la actividad que se realiza. Estas frases descriptivas (nombres de las actividades) deben ser concisas. Los diagramas de bloque proporcionan una visión rápida del proceso y no un análisis detallado. Normalmente, estos se elaboran en primer lugar para documentar la magnitud del proceso, luego, se utiliza otro tipo de diagrama de flujo para analizar el proceso en forma pormenorizada. - 10 -

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Usualmente, no se detallan muchas actividades e inputs, en forma intencional, en un diagrama de bloque; por tanto, puede tenerse una gráfica muy simple de todo el proceso.. He aquí los inputs que tópicamente se requieren: 1.- Cantidad de dinero que pueda gastarse 2.- Preferencias de los invitados 3.- Lo que nosostros preparamos bien

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Inicio

1. Analice el tiempo extra

2. Revise el procedimiento para el nuevo empleado

3. Solicite los formatos a personal

4. Complete los formatos 5. Prepare una descripción del trabajo

6. Obtenga la aprobación del jefe de segundo nivel

7. Envie el paquete de solicitud del empleado al contralor

Fin

Las actividades típicas incluyen: Acción que los gerentes deben realizar para obtener la aprobación de un nuevo empleado.

1.- Lista de itemes sobre los alimentos que van a servirse 2.- Lista de lis inputs que se necesitan para el menú 3.- Conseguir el dinero para pagar los ingredientes.

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En el diagrama de bloques es fácil observar como pueden desagregarse los bloques para tener una gráfica

Los diagramas de bloque proporcionan una visión rápida no compleja del proceso.

detallada de la forma como se realiza la actividad. No se preocupe si todos los detalles

del

proceso

no

se

documentan en el diagrama de bloque.

Las

actividades

detalladas

se

expondrán más adelante en el proceso del diagrama de bloque.

En el diagrama de bloques es fácil observar como pueden desagregarse los bloques para tener una gráfica detallada de la forma como se realiza la actividad.

El propósito de los diagramas de flujo es tener una gráfica que su equipo puede

comprender

y

utilizar

con

facilidad. Usted puede modificar las normas,

por

ejemplo,

iniciando

el

nombre de cada actividad con un verbo o empleando símbolos de notaciones en lugar del nombre del responsable de la actividad dentro del rectángulo, si esto mejora significativamente la comprensión y uso del diagrama de flujo. Sin embargo dado que cualquier - 13 -

Técnicas de Organización

desviación no estándar podría confundir a otras personas de la organización que utilizarán posteriormente el diagrama de flujo. Sería una buena idea hacer que el equipo ejecutivo de mejoramiento (EEM) elaborara una lista completa de los símbolos al comienzo de la actividad de MPE para minimizar las desviaciones. Es una buena práctica iniciar el diagrama de flujo de su proceso de la empresa elaborando un diagrama de bloque del proceso. Este puede utilizarse para ayudar a definir cual de los diagramas de flujo ofrece la mejor comprensión detallada de las tareas que forman parte del proceso. 2.8. INFORMACIÓN También es probable que un proceso tenga su sistema de comunicación, con su propio flujo separado y diferente, superpuesto al flujo de actividades. Este sistema de comunicación también se puede reconocer, elaborar el diagrama de flujo y comprender como parte integral de las operaciones del proceso.

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El organigrama de la empresa es un tipo de diagrama de bloque. En este caso, la estructura de información tiene la forma de gráfica. El organigrama muestra como la autoridad, las responsabilidades y las actividades se delegan en sentido descendente dentro de la organización. 2.9. SÍMBOLOS ESTANDARES PARA EL DIAGRAMA DE FLUJO Antes de examinar los restantes tres tipos de diagramas de flujo, debemos definir algunos símbolos adicionales. Los diagramas de flujo mas efectivos

sólo

utilizan

símbolos

estándares,

ampliamente conocidos. Pensemos en cuan fácil resulta leer un mapa vial cuando

se está

familiarizado con el significado de cada símbolo y qué molesto es tener una figura extraña y desconocida en el área del mapa que se utiliza para tomar una decisión sobre los planes de viaje.

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Técnicas de Organización

2.9.1. SÍMBOLOS DE REPRESENTACIÓN Existe una diversidad de símbolos que se emplean para la representación gráfica de procedimientos Administrativos, al no existir un lenguaje universal sino mas bien convencional. ANSI establece un número limitado de símbolos, tratando de no complejizar el sistema, ni hacer dificultosa símbolos

su

interpretación.

siguen

principios

Así

mismo

sus

nemotécnicos

relacionando su forma con su significado. A fin de lograr una mejor comprensión sobre el tema, clasificaremos a los signos de acuerdo a su naturaleza y función que desempeñan en el gráfico. 2.9.1.1. SÍMBOLOS DE ACTIVIDAD O ACCIÓN Dentro de los principales y de generalidad utilizados, tenemos:  Operación  Control - 16 -

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 Demora  Archivo transitorio  Archivo definitivo  Destrucción OPERACIÓN El símbolo de representación representa toda

acción

de

elaboración

ó

incorporación, de información o dirección generalmente representan acciones de emisión de formularios o de incorporación de datos o autorizaciones sobre el mismo, consultas de forma, cumplimiento, etc. CONTROL Es aquel símbolo que se utiliza en los cursogramas para representar toda acción de

verificación,

constatación,

comprobación,

supervisión,

etc.

en

el

procedimiento administrativo. El control por lo general se realizan

sobre

los

soportes

de

información

sean

formularios u otros, lo mismo que verificar cálculos, veracidad de datos suministrados si existen las debidas - 17 -

Técnicas de Organización

autorizaciones etc. DEMORA Este símbolo expresa, toda detención transitoria del proceso en espera de un evento determinado, es decir representa espera de algún acontecimiento, lo que no implica precisamente

la

retención

de

procedimiento

administrativo.

ARCHIVO TRANSITORIO O PROVISIONAL El

archivo

transitorio

expresa

el

almacenamiento que realiza en forma temporal de instrumentos de información, considerándose a todo elemento que de alguna forma es soportable de información que se emplea o consulta, en un procedimiento administrativo, los

cuales

pueden

ser

documentos

formularios, tarjetas, ventas perforadas etc.

- 18 -

comerciales,

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 Alfabético (A)  Cronológico (C)  Numérico (N)

ARCHIVO DEFINITIVO O PERMANENTE

Estos

símbolos

almacenamiento

representan

el

permanente

de

elementos portadores de información. El archivo definitivo puede, ser resultado en cualquier momento por lo que en su ordenamiento

debe

ser

también

sistemático cual es una característica fundamental de los archivos.

La

guardianía

de

los

documentos

no

necesariamente implica algo indefinido sino que variará de

acuerdo

a

su

naturaleza,

importancia

como,

dispositivos legales, lo que si expresa con lapsos prolongados.

DESTRUCCIÓN - 19 -

Técnicas de Organización

Indica la destrucción o inutilización de documentos o información. Este símbolo no necesariamente significa que se destruya el elemento portador propiamente dicho sino determina que sé descarte la información que se suministra, a su vez que es uno de los símbolos terminales del proceso administrativo.

OPERACIÓN Y CONTROL Este símbolo indica le. Realización de dos actividades, la de Operación y Control. 2.9.1.2. SÍMBOLOS DE CURSO DE ACCIÓN Representa cursos de acción, como alternativas entre ellos considerándose también al traslado físico en las procedimientos administrativos. Así tenemos: 

Alternativas - 20 -

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

Toma de información



Traslado

ALTERNATIVAS Cuando el procedimiento administrativo pueda originar distintos cursos de acción sean estos por determinar un modo

de

operar,

decisiones

programadas

y

por

instructivas que proveen ciertos situaciones. TOMA DE INFORMACIÓN Símbolo que representa desplazamiento de información, no vinculado aún desplazamiento, físico de los elementos que intervienen en el procedimiento administrativo. La información puede ser verbal o escrita de una fuente u otra, que por su generalidad se extraen de ficheros, archivos, listados, etc.

- 21 -

Técnicas de Organización

TRASLADO Indican la dirección del movimiento físico que sigue el elemento portador de la información o de un objeto.

2.9.1.3. SÍMBOLOS DE UNIÓN Son símbolos que indican las vinculaciones entre procedimiento o rutinas administrativas, pudiendo ser vinculaciones entre distintas partes del mismo como aquellos procedimientos que se ignoren, no se necesiten o no se requieren representar y que puedan preceder continuar o signifiquen una derivación paralela o colateral. Los símbolos de unión pueden ser:  Conectar  Proceso no representado - 22 -

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CONECTOR ºSe utiliza para relacionar o conectar dos 6 más cursogramas o páginas sucesivas de, un mismo procedimiento administrativo así mismo se utilizan para determinar partes distintas o difíciles de conectar por medio de líneas en el cursograma, simplificando de ésta forma los diagramas.

PROCESO NO REPRESENTADO Representan el conjunto de acciones que se desconocen, no interesa o no es necesario representar. Símbolo utilizado especialmente cuando se trata de procedimientos que se realizan fuera del conecto de la organización o cuando se requiere simplificar el gráfico eliminando detalles sin mayor importancia para la finalidad del gráfico. 2.9.1.4. SÍMBOLOS DIVERSOS - 23 -

Técnicas de Organización

Existen una gran variedad de símbolos para representar

diversos

relaciones

especificas,

soportes de una información u objetos. ANSI

con

sus

fines

de

simplificación

y

racionalidad sólo considera una clase más de símbolos a los que denomina símbolos de Formulario

u.

otro

soporte

de

información.

Entendiéndose al formulario como documento portador de información escrita, verbal, impreso o no,

que

se

utiliza

en

los

procedimientos

administrativos. Pero al ser el diagrama de flujo un instrumento técnico administrativo donde no existe una normalización legal sino mas bien convencional no podemos negar la existencia y uso de estos símbolos en el procedimiento administrativo. Mas adelante expresamos una variedad de símbolos utilizados en el trazado de Diagramas de flujo destacándose a los reconocidos por la ANSI u otros que por su aplicación merecen - 24 -

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destacar dejando al técnico la libertad para su uso o no sin perder su análisis, claridad y objetividad en la representación de los procedimientos o rutinas administrativas. 2.9.2.

CONSIDERACIONES QUE SE DEBEN TENER

PRESENTES Es importante tener presente algunas diferencias que se. deben considerar para la elaboración de cursogramas con la finalidad de que no existan confusiones o malas interpretaciones con su aplicación entre los más relevantes tenemos: 2.9.2.1. EN RELACIÓN A LAS LÍNEAS En

los

símbolos

de

cursos

de

acción

específicamente en los que representan traslado y toma de conformación se utilizan líneas de trazo continuo para las primeras y segmentadas o quebrantadas para las segundas. De acuerdo a las necesidades del diagrama - 25 -

Técnicas de Organización

pueden trazarse en sentido horizontal o vertical, la generalidad permite apreciar que su uso vertical es empleado para conectar los otros símbolos entre si y de una misma columna horizontal para representar un traslado físico o no entre diferentes áreas de responsabilidad que ocupan distintas columnas. 2.9.2.2. EN

RELACIÓN

CURSOGRAMA

A

LOS

COMO

FORMATOS

A

LAS

FILAS

DE Y

COLUMNAS Para el trazado de cursogramas se emplean formatos,

los

cuales

se

diseñan

como

la

necesidad y criterio del técnico elaborador, los propios que dispone ANSI pero por razones ye expuestas y por considerar este punto, un segundo plano de importancia buscando la simplicidad en su entendimiento de uso y aplicación de trazado en los procedimientos administrativos

se

expresan

consideraciones al respecto.

- 26 -

las

siguientes,

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a) El tamaño de los formatos utilizados no deben de perder su estética ni irracionalidad en su uso

es

decir

deben

tener

dimensiones

prácticas hacia el uso que se le quiera dar a cursograma. b) Los

formatos

deben

tener

en

su

encabezamiento información fundamental e identificarse del procedimiento administrativo y los que pueden contener los siguientes datos:  Denominación

del

procedimiento

administrativo  Características del cursograma (relevado, propuesto o aprobado).  Ámbito de aplicación  Fecha. c) En los formatos se recomienda que exista una leyenda donde se indique, el significado que exprese las abreviaturas utilizadas como otra indicación que sea relevante, para su mejor entendimiento del cursograma por el usuario.

- 27 -

Técnicas de Organización

d) En cuanto a la disposición del cursograma en los

formatos

existen

dos

ubicaciones

o

disposiciones:  Filas  Columnas  Las filas que se desplazan de izquierda a derecho se utiliza para ubicar las áreas funcionales vinculadas en el procedimiento administrativo.

FLUJOGRAMA DE MOVILIZACIÓN DE MATERIALES

Proveedor

Almacén Compras

Contabilidad

Obreras

 Las columnas se desplazan de arriba hacia abajo, delimitado por el área funcional o de vinculación; en donde se ubicará a los símbolos de acuerdos a su relación recorrido y rol que desempeñe.

- 28 -

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a) Proveedor

Almacén

Compras

Contabilidad

Obreros

DESARROLLO DEL CURSOGRAMA

 Hay que tener presente en el trazado del formato la simetría que debe existir entre el tamaño de los símbolos

y

la,

atención

del

procedimiento

administrativa buscando proporcionalidad. 2.9.2.3. EN RELACIÓN AL SÍMBOLO DE ALTERNATIVA La alternativa se encuentra dentro de los símbolos de cursos de acción y se representa por la figura geométrica de un rombo simétrico.

- 29 -

Técnicas de Organización

Indica el tipo de opción que corresponda a su vértice superior o a la izquierda del símbolo o línea que antecede a este mostrando posibles respuestas las cuales salen de cualquiera de los tres vértices restantes. Este símbolo sólo acepta hasta tres opciones puesto que uno de los vértices es .de entrada, pero pueda darse que existan tres opciones para lo cual existen dos formas de representar. a) Se deben usar tantos símbolos de alternativo como sean necesarios, ubicando junto a cada una de las líneas de salida la alternativa que trate.

- 30 -

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Monto

Monto

Monto

Cada vez que se repita el símbolo de alternativo debe

indicarse

el

tipo

de

opción

(pregunta

condicionante) que corresponda junto al vértice superior y a la izquierda de la línea. b) Cuando exista sólo una pregunta condicionante (como en el ejemplo anterior, MONTO) para todas las opciones de cursos de acción se puede dibujar una sola vea el símbolo de alternativo. Cualquiera sea el número posible de cursos de acción (por encima de tres) se traza una sola línea de cualquier de los tres vértices

haciéndola

ramificar

necesario.

- 31 -

tantas

veces

sea

Técnicas de Organización

a b c d e

abcdefgh i j

2.9.2.4. EN RELACIÓN A LA DIFERENCIA ENTRE LOS SÍMBOLOS DE DEMORA Y DE ARCHIVO El símbolo de demora y los símbolos de archivo representa conceptos y acciones diferentes, pero vale resaltar sus diferencias a. fin de evitar confusiones o inapropiados Usos cuando surjan dudas

de

cual

utilizar

cursograma.

- 32 -

en

el

trazado

del

E. Neira Ponce

TABLA

COMPARATIVA

DE

LOS

SÍMBOLOS

DE

DEMORA Y DE ARCHIVO CARATERÍSTICAS Espera de Consulta algún SIMBOLO

DEMORA

Ordenamient

Modificaci

Permane Eventualida

Sistemátic o Sistemático ón de la nte

d

de legal

o

Acontecim a

informació

iento.

n

de

contenida.

legales.

Si en su No

Puede

característ necesaria

para facilitar

ica

la búsqueda

mente

fundamen

ser No

consulta.

Exigencia

No

Puede

cumplimiento plazos

No

ocurrir

entre varios

tal ARCHIVO

En

Sí: es su Sí, para su Sí,

TRANSITORI

general

característ consulta.

O.

No.

ica

en No

Sí

general.

Eventualment e.

fundamen tal ARCHIVO

No en lo No

DEFINITIVO

absoluto, salvo plazo

general

en Sí, para su No, eventual

general.

consulta.

en Si, y es Puede su caracterí

de

stica

derecho

fundame ntal.

- 33 -

ocurrir

Casi siempre

Técnicas de Organización

2.9.3.

REPRESENTACIÓN

GRÁFICA

DE

LOS

SÍMBOLOS Se deja presente, los símbolos utilizados en los curso gramas no están sujetas a una normatividad vigente se han hechos esfuerzos de realizarlo como técnicas de simplificación; pero lo cierto es que son convencionales, es decir su empleo esta basado en acuerdos en al aceptación o conformidad de quienes los aplican. En el trazado de diagramas de flujo se aprecia que los símbolos básicos no se adaptan a todas las circunstancias que puedan surgir lo que determina que se crean símbolos adicionales buscando un mejor entendimiento de los sistemas administrativos. Se deja libertad a la creatividad, técnica racional como a la experiencia profesional, que acompaña al analista en la elaboración de Diagramas de flujo; pero se recomienda no perder su capacidad informativa, claridad y consistencia racional que debe acompañar a estos diagramas.

- 34 -

E. Neira Ponce

A continuación se indican los símbolos de mayor utilización en la preparación de Diagramas de flujo haciendo mención a los símbolos establecidos por ANSI, por su aspecto mnemotécnico, como los que plantea otros especialistas así tenemos: 2.9.4.

SÍMBOLO

ANSI

PARA

EL

CURSOGRAMAS a) Símbolos que representan actividad

- OPERACIÓN

- CONTROL

- DEMORA - 35 -

DISEÑO

DE

Técnicas de Organización

- ARCHIVO TRANSITORIO

- ARCHIVO DEFINITIVO

- OPERACIÓN Y CONTROL SIMULTÁNEOS

- DESTRUCCIÓN b) Símbolos que representan Cursos de Acción - ALTERNATIVA

- 36 -

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- TRASLADO

- TOMA DE INFORMACIÓN

c) Símbolos que representan Unión o Vinculación - PROCESO NO REGISTRADO

- CONECTOR

- 37 -

Técnicas de Organización

d) Símbolos que representan Soporte de Información

- FORMULARIO

U

TRO

SOPORTE

DE

UTILIZACIÓN

EN

INFORMACIÓN

2.8.5.SÍMBOLOS

DE

MAYOR

CURSOGRAMAS a) Símbolo de Inicio o Término Se "utiliza generalmente para: ubicar el lugar donde comienza el proceso administrativo o, al final del cursograma para indicar que, este continúa. Se colocan al principio o al final de un proceso administrativo.

Cuando

van

al

final,

indican

finalización o interrupción del proceso. En su interior se coloca el nombre de la sección, departamento, etc. al que se refiere, o simplemente los términos Inicio Fin.

- 38 -

E. Neira Ponce

Estos símbolos a veces se utilizan para indicar el término del cursograma. INICIO O FIN INICIO O FIN

b) Símbolos de operación o proceso

Indica cualquier operación o acción en general relacionada con la confección de un artículo, con la ejecución de una o más operaciones, con los cambios de forma, valor o ubicación de alguna información etc. Ejemplo: el empleado distribuye la documentación, el planillero ensobra el jornal de los obreros; la mecanógrafa tipea el informe; el almacenero recepciona la mercadería.

- 39 -

Técnicas de Organización

c) Símbolos de Control Indica

toda

acción

respecto

a

inspección,

verificación, comprobación, chequeo, etc. El tipo de control se coloca dentro o al costado del símbolo.

d) Símbolos de Operación y Control Indica ejecución simultanea de una operación y su control correspondiente.

e) Símbolo de Demora Representa cualquier detención operacional en términos de tiempo (horas, días, semanas, etc.)

- 40 -

E. Neira Ponce

Indican una demora en cierto período de tiempo y su archivo temporal alfabético.

A

e) Símbolo de transporte/ movimiento Flecha anche, utilice una flecha ancha para indicar el movimiento de output entre locaciones (por ejemplo, envío de partes al inventario, envío de una carta por correo)

- 41 -

Técnicas de Organización

f) Símbolo de Documento Identifica cualquier clase de documento: el nombre, código y las características de loe mismos, pueden colocarse tanto dentro corno en la parte inferior o, a los costados del documento generalmente se anotan características de control interno de la documentación. Pueden representarse los siguientes documentos: Facturas, recibos, guías de remisión, notas de cargo y abono, memorándumes, solicitud de empleo, certificados, estados de cuenta, comprobantes de diario, orden de compra, cheques, etc. Cuando un documento se emite con varias copias, éstas

pueden

presentarse

superpuestas,

numeradas- y en orden ascendente o descendente; el original se identificará con el 0 y las copias restantes con los números correlativos.

3 0

1

- 42 -

2

E. Neira Ponce

Preparación de un Documento La marca oscura en el ángulo inferior derecho en un documento original o provisional, indica que, éstos tienen alguna característica o anotación especial para loe clientes, proveedores, empleados, etc.

Firma o VºBº Uno o más cuadritos dentro o fuera del símbolo de Documento (como se aprecia en la figura), representan a la persona o departamento que ha visado, ha aprobado algo, ha sellado o ha firmado un documento.

RF

RF

- 43 -

Técnicas de Organización

Documento Provisional Representa la emisión provisional de un documento, debido a que está sujeto a determinada condición.

Libros o Registros en General La raya vertical trazada en la parte interior izquierda del símbolo de documento o bien que el sector formado por esa raya y el borde izquierdo de ese documento esté pintado, representa cualquier libro o registro principal o auxiliar, en los que se registra alguna operación (Incluye a los listados mecanizados). Es otra forma de representar los libros o registros en general.

- 44 -

E. Neira Ponce

Desglose de un Documento Representa a un documento que se desgloso, en una o más partes; así algunas facturas tienen dos tickets de aviso de cobranza al cliente; y las planillas de sueldos tienen una columna desglosable para entregarla al

Talon

Talon

empleado.

g) Símbolo de Toma de Decisión Representa, la toma de decisión respecto a una ó mas situaciones, alternativas o formas de solución. En la figura debe indicarse el resultado de la decisión ya sea en sentido positivo o negativo. Ejemplo: 1) Los muebles adquiridos se pagarán con letras o en - 45 -

Técnicas de Organización

efectivo según la decisión de la gerencia. 2) El jefe decide haber la transferencia están completos en caso contrario, no se hará la transferencia.

NO

SI

h) Símbolo de Trabajo Manual Representa cualquier trabajo efectuado, por el personal sin ayuda de elementos mecánicos, es decir, con las manos, Ejemplo: Ejecución de conciliaciones de cuentas, diferencias errores etc. recolección, conteo y distribución de documentos; manejo de algún instrumento y otros,

- 46 -

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i) Símbolo de Dirección de la Información Verbal o Escrita Las líneas quebradas indican la circulación o traslado de una información verbal o escrita de una fuente a, otra. Ejemplo: El sub-contador registra los asientos en el file de los empleados las faltas y tardanzas.

Comunicación Electrónica Representa la información trasmitida automáticamente de un lugar a otro (telecomunicaciones).

j) Símbolo de conector - 47 -

Técnicas de Organización

Se utiliza para relacionar o conectar dos o más Flujogramas generalmente cuando uno o más de ellos continúan en otra página. En los círculos que tienen un diámetro inclinado, se aprecia que la referencia (letras o números) donde termina el Flujograma, se coloca en la primera parte del circulo y la referencia, a donde continua se coloca en la segunda parte.

En estos círculos se coloca la misma referencia. tanto al final del primer cursograma como al empezar el segundo curso grama. A Viene de A

V oB

C Viene de B

A

A

Dirección del Documento u Operación - 48 -

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Indican la dirección o movimiento físico que sigue un documento también indican el" traslado del objeto. Estas líneas pueden ser horizontales y verticales.

Intercepción o Cruces de Líneas de Dirección Se utilizan para determinar el sentido de la dirección que deben seguir las líneas, cuando dentro del proceso de la flujogramación se cruzan, para el efecto se utilizan puentes de media circunferencia.

Unión de Líneas de Dirección - 49 -

Técnicas de Organización

La unión de las líneas de dirección puede hacerse con un trazado curvo en el extremo, de la línea que va a unirse a otra;

la

parte

curva

equivale

a

un

cuarto

de

circunferencia.

k) Símbolos de Reunión de Documentos Ambos símbolos independiente y con la diagonal en las dos formas como se aprecia, en la figura representan la unión de dos o más documentos u operaciones para generar otra operación..

l) Símbolo de Comparación - 50 -

E. Neira Ponce

Se utiliza para comparar o cotejar dos o más operaciones, documentos, etc.

m) Símbolo da Materiales o Mercaderías Representa productos o mercaderías. Cuando se representa varios productos» pueden diferenciarse, pintando de colores, los lados.

n) Símbolo Área Deficiente - 51 -

Técnicas de Organización

Con este símbolo se indican las áreas, actividades procedimientos u operaciones deficientes.

ñ) Símbolo llamada o Nota Aclaratoria

* Debe colocarse en un lugar apropiado y visible. En circuitos pequeños como el de la figura se colocan los números correspondientes a

- 52 -

E. Neira Ponce

Cada una de las llamadas. Estos círculos pueden colocarse en el interior del documento o muy cerca del mismo.

o) Símbolo Archivo Provisional El archivo provisional puede ser: Alfabético (A) Cronológico (C) Numérico (N)

Los

tres

primeros

símbolos

representarse en forma invertida. A

C

A

C

N

N

- 53 -

también

pueden

Técnicas de Organización

p) Símbolo de Archivo Permanente Estos símbolo también pueden adoptar la forma invertid, es decir, con el vértice hacia arriba; asimismo pueden indicar el tipo de archivo, ya sea alfabético, cronológico, numérico, etc.

A X

C X

N X

q) Símbolo de Destrucción de Documentos Indican la destrucción o inutilización de documentos. Sobre el particular es necesario señalar que el flujo documentarlo o el proceso administrativo en general, termina como sigue: a) En el símbolo del conector b) En un símbolo final c) En el símbolo del archivo permanente. d) En el símbolo de destrucción.

- 54 -

E. Neira Ponce

Si en el proceso de la diagramación no apareciera alguno de los símbolos que se indican su terminación quiere decir que el Flujograma continúa.

k) Otros símbolos utilizados en las computadoras Computadora

Inicio Fin

- 55 -

Técnicas de Organización

Entrada Manual

Tarjeta Perforada

Archivo de tarjetas

Cintas de maquinas Sumadoras p Calculadoras

- 56 -

E. Neira Ponce

Cinta Perforada (de papel)

Cinta Magnética (rollos o casetes).

Disco Magnético (archivo o almacenaje).

Almacenamiento

Repetición de Proceso 3

- 57 -

Técnicas de Organización

Lapso

Preparación de documentos

2.9.5.

UBICACIÓN DE LOS SÍMBOLOS

Los símbolos pueden representarse en el desarrollo del procedimiento administrativo en las ubicaciones:

-

Ubicación Inicial

-

Ubicación Medio

-

Ubicación Final

- 58 -

E. Neira Ponce

Debe dejarse presente que de acuerdo a la naturaleza y rol que desempeña los símbolos pueden optar cualquier de estas ubicaciones a todas así tenemos: 2.9.5.1. Es

el

Ubicación Inicial símbolo

que

determina

el

inicio

del

procedimiento representado el que une distintos procedimientos administrativos. También se puede afirmar que es el símbolo donde se origina una línea de traslado sin que ninguna retorne a él. Los símbolos que pueden optar la ubicación Inicial son: - Operación - Conectar - Proceso no representado - Archivo Transitorio - Archivo Definitivo

- 59 -

Técnicas de Organización

2.9.5.2. UBICACIÓN MEDIA Son los símbolos que recepcionan una línea de traslado sale una o más líneas de traslación Media son; todos los símbolos descontando el de Instrucción y el Conectar. 2.9.5.3. UBICACIÓN FINAL Son los símbolos que recepciona una línea de traslado pero no emite o permite salida. Son símbolos que dan fin á curso de acción total o parcial, en relación al segundo puede que se encuentre en una situación que una a éste con otros que se encuentre en una situación que una a éste con otros procedimientos administrativos u otra parte del mismo procedimiento. Pueden optar esta ubicación final los símbolos siguientes: - Operación - Proceso no representado Conector - Archivo Transitorio - Archivo Definitivo - Destrucción

- 60 -

E. Neira Ponce

Se representa acontecimientos un cuadro de posibles ubicaciones de los símbolos Principales.

UBICACIONES

POSIBLES

DE

SÍMBOLOS

PRINCIPALES

Posibles Ubicaciones Símbolo

Inicial

Media

Final

Si

Si

Si

Si Si Si

Si

Si

Si

Si

Si Si

Si - 61 -

Técnicas de Organización

Si Si

Si

Si

Si Si Si

Si

Los símbolos enumerados no son una lista completa de los símbolos para el diagrama de flujo, son los mismos que usted necesitará para diagramar adecuadamente su proceso de la empresa. A medida que adquiera nuevos conocimientos sobre diagramación de flujo , puede ampliar el número de símbolos que utiliza para cubrir su campo y sus necesidades especificas. 2.10.DIAGRAMA DE FLUJO ESTANDAR DE LA ANSI El diagrama de flujo estándar de la ANSI proporciona una comprensión detallada de un proceso que excede, en - 62 -

E. Neira Ponce

gran parte, el del diagrama de bloque. En efecto, el diagrama de bloque constituye frecuentemente el punto de partida; el diagrama de flujo estándar se utiliza para ampliar las actividades dentro de cada bloque al nivel de detalle deseado. Cada tarea del proceso en estudio puede detallarse hasta el punto en el cual el diagrama de flujo estándar puede emplearse como parte del manual de entrenamiento para un nuevo colaborador. Para la mayor parte de las actividades de MPE, este tipo de detalle se lleva a cabo únicamente con carácter de excepción durante la etapa de mejoramiento. La diagramación de flujo detallada solo se hace cuando el proceso se acerca a la calidad de categoría mundial, para tener la seguridad de que los mejoramientos no se pierdan con el tiempo. Cualquier persona realiza muchos procesos diferentes en su vida diaria. Por ejemplo, se adhiere a una determinada rutina para tareas tan sencillas como desayunar, tomar una ducha o disfrutar de un descanso en la mañana del sábado. A la mayor parte de estos procesos no se les dedica tipo alguno de reflexión. Algunos involucran a otras personas hasta un grado tal, que no pensamos en nuestro involucramiento. Uno de estos procesos podría - 63 -

Técnicas de Organización

ser hacerse cortar el cabello por el peluquero amable de la esquina y/o salir a pescar. En las figuras 6 se muestra el diagrama de flujo de estos procesos. El diagrama de flujo estándar de la figura 6 contiene diamantes como símbolos de decisión que representan puntos en los cuales es posible seguir diferentes caminos nótese que se utilizan las palabras si y no para aclarar alternativas. Los círculos pequeños son símbolos de conexión que lo remiten a la segunda página del diagrama 2.11.DIAGRAMA

DE

FLUJO

SIMPLE

PARA

EL

PROCESO DE LA EMPRESA Aunque el diagramas de flujo es muy sencillos, la diagramación del proceso de la empresa requiere mucha atención. Tomemos al gerente de una gran tienda minorista en una ciudad grande. Los procedimientos que debe seguir pueden ser bastante complejos. Debe tener un personal numeroso, delegar autoridad, supervisar varios departamentos, etc. Cada supervisor tiene que completar y revisar informes de ventas versus cambios en el inventario. El gerente debe dar a cada supervisor - 64 -

E. Neira Ponce

instrucciones para ayudar a aliviar la carga de trabajo y promover

la

uniformidad

entre

los

diferentes

departamentos, lo que, a su vez, sirve de ayuda para el departamento de contabilidad. 1.- Señalar el total semanal de ventas para un empleado, leer el valor de los precios en la columna X y el valor de cada item de ventas de la columna Y. 2.- Calcular la comisión X multiplicando el valor de la comuna X por 10% 3.- Calcular la comisión Y multiplicando el valor DE LA COLUMNA y POR 5% 4.- Calcular El total por pagar US$ 50.00 + comisión X + comision Y 5.- Ingresar el pago total frente al nombre del empleado en el libro mayor de nómina 6.- Volver a la actividad 1 y repetir la anterior operación para los demás empleados.

- 65 -

Técnicas de Organización

La figura muestra un diagrama de flujo de procedimiento para

calcular

empleados.

las

Las

comisiones

actividades

semanales

del

de

procedimiento

los se

enumeran al lado de cada símbolo del diagrama de flujo para que las personas comprendan los detalles del diagrama. Por desgracia, esto generalmente no resulta práctico en el caso de diagramas de flujo complejos. Las primeras cinco actividades de la figura corresponden a las actividades 1-5 del procedimiento que acabamos de describir. Nótese, sin embargo, que el diagrama de flujo da

cabida

a

una

actividad

no

señalada

en

el

procedimiento descrito (es decir, a largo plazo los totales semanales de ventas para todos los empleados se habrán

procesado

y

no

se

necesitará

repetir

el

procedimiento). En este caso, el diagrama de flujo para el proceso nos ayuda a descubrir que la actividad 6 debe volverse a describir de la manera siguiente. 6.- Si debe calcular el total semanal de ventas para más subalternos, pase a la actividad 1. En caso contrario, deténgase.

- 66 -

E. Neira Ponce

Este sencillo diagrama de flujo muestra en forma clara y precisa las actividades involucradas en el procedimiento y la secuencia en la cual deben llevarse a cabo. INICIO

¿Necesita cortarse el cabello?

NO B

NO

¿Esta listo su móvil?

Camine hasta el peluquer o

Conduzca hasta la peluquería

Esta listo peluquero

NO

Hay mas de tres personas esperando

SI NO

Espere

Hágase cortar el cabello

C

A

- 67 -

SI B

Técnicas de Organización

Diagrama de flujo estándar correspondiente a la primera parte del proceso de cortarse el cabello o salir a pescar. 2.12.DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL El diagrama de flujo funcional es otro tipo de diagrama de flujo, que muestra el movimiento entre diferentes unidades de trabajo, una dimensión adicional que resulta ser especialmente valiosa cuando el tiempo total del ciclo constituye un problema. El diagrama de flujo funcional puede utilizar símbolos de los diagramas de flujo estándares o de bloque. Un diagrama de flujo funcional identifica como los departamentos funcionales, verticalmente orientados, afectan un proceso que fluye horizontalmente a través de una organización. Si un proceso siempre se mantuviera dentro de un solo departamento y no se cruzara con otros territorios, la vida del gerente sería mucho más fácil. Sin embargo, en la mayor parte de las empresas, la organización funcional o vertical es una forma de vida, por cuanto proporciona un centro de competencia

- 68 -

E. Neira Ponce

altamente entrenado, que no puede compararse cuando se emplea una organización de proceso o de producto.

INICIO

Lea la columna X y la columna Y

Señale al total de ventas semanales por empleado Lea el valor de cada item de precios de la columna X y la columna Y

Asigne el 10 % de comisión a las ventas de la columna X

Calcule la comisión sobre los itemes de X multiplicando el valor de la columna X por el 10 %

Asigne el 5 % de comisión a las ventas de la columna Y

Calcule la comisión sobre los ítems de Y multiplicando el valor de la columna Y por 10 %

Calcule el ingreso total sumando X + Y + US$50

Calcule la cantidad total a pagar sumando US$50 a las comisiones calculadas para los ítems X y Y

Ingrese la cantidad del pago a la nómina

Ingrese el pago total frente al nombre del empleado en el libro mayor de nómina

si

Regrese a la actividad y repita esto para los demás empleados

Otros empleados

No FIN

Diagrama de flujo y procedimientos para el pago de - 69 -

Técnicas de Organización

- 70 -

de ciclo

personal

Contralor

Tiempo

Candidato

procesamiento

Dpto de

Tiempo de

Gerente

Actividad

comisiones.

E. Neira Ponce

INICIO

1

2

3

4

5 6

7

A 9

10

FIN

15

8

12

11

13

1

3.0

3.0

2

0.3

72.0

3

2.2

200.0

4

1.0

72.0

5

2.0

48.0

6

1.0

120.0

7

0.1

24.0

8

1.0

66.0

9

1.2

30.0

10

2.0

72.0

11

0.2

72.0

12

1.0

72.0

13

1.1

16.0

14

0.1

8.0

15

0.3

48.0

To

16.5

923.0

%

18%

100

14

Diagrama de flujo funcional del proceso interno de búsqueda de empleo. - 71 -

Técnicas de Organización

2.13.DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL DE LA LINEA DE TIEMPO Un diagrama de flujo funcional de la línea de tiempo adiciona el tiempo de procesamiento y del ciclo al diagrama de flujo funcional estándar. Este diagrama de flujo le ofrece algunas percepciones valiosas cuando usted realiza un análisis del costo de la mala calidad, con el fin de determinar que cantidad de dinero está perdiendo la organización debido a un proceso ineficiente e inefectivo. Agregar un valor de tiempo a las funciones ya definidas que interactúan dentro del proceso, hace fácil identificar las áreas de desperdicio y demora. El tiempo se monitorea de dos maneras. En primer lugar, el tiempo que se requiere para realizar la actividad se registra en la columna titulada “Tiempo de procedimiento (horas)”. La columna del lado corresponde al tiempo del ciclo (es decir, el momento en el cual se finalizó la última actividad y el momento en el que esta actividad se termina). Usualmente, existe una diferencia importante entre la suma de las horas individuales de procedimiento y el tiempo del ciclo para la totalidad del proceso. Esta diferencia obedece al tiempo de espera y transporte. - 72 -

E. Neira Ponce

En la figura el tiempo total de procesamiento solo es 16.5 horas, mientras que el tiempo total del ciclo es 923.0 horas. Efectuar todas las actividades sólo requirió el 1.8% del tiempo total que se necesitó para proveer un cargo. El análisis referente al tiempo del ciclo muestra por qué se emplea tanto tiempo para ejecutar, aun, la tarea más simple. Constituye un error común el dedicarse a reducir el tiempo de procesamiento e ignorar el tiempo del ciclo. El resultado sería centrar nuestras actividades en reducir costos, sin tener en cuenta la empresa desde el punto de vista de nuestros clientes. Estos no ven el tiempo de procesamiento, ellos sólo ven el tiempo del ciclo (tiempo de respuesta). Para satisfacer nuestras necesidades, nos preocupamos

sólo

por

reducir

el

tiempo

de

procesamiento. Para tener clientes felices, debemos reducir el tiempo del ciclo. En un proceso de ventas, IBM logró acortar el tiempo de procesamiento en un 30%, reduciendo de esta forma los costos en un 25%. Al mismo tiempo la empresa redujo el tiempo del ciclo en un 75%. - 73 -

Técnicas de Organización

Un efecto colateral no planeado dio como resultado un incremento superior a 300% en las ventas (el cierre de 65% de las ventas). No hay duda de que existe una correlación directa entre tiempo del ciclo, satisfacción del cliente e incremento de las ganancias. El concepto del flujo de la líneas de tiempo puede aplicarse a todo tipo de diagramas de flujo. Con frecuencia, el tiempo transcurrido se registra tomando como base el tiempo que ha pasado desde el momento en el cual se inicio la primera actividad dentro del proceso.

Diagrama de flujo funcional Vertical

- 74 -

Operación

Pres

Prop

Dif

Operación

6

4

2

Movimiento

6

4

2

Almacenaje

3

2

1

Inspección

3

2

1

E. Neira Ponce

Operación:

Tramitación para solicitar un puesto Departamento: Personal Observado por: ………………. Carpeta Nro. …………………. Folip Nro. …………………… Fecha ……../………/ ………

DIST

TIEMPO

Horas hombre

0.45

0.32

0.12

Distancia

58

50

8

ACTIVIDAD PROCESO PROPUESTO

(M) 5`

División X hace solicitud. 2 copias y original

18

7

4

7

18

3

18

3`

Archiva la 2da copia temporalmente

4

Envía a la Oficina de Personal

3

La Oficina de Personal controla

2

El jefe of. Personal firma la solicitud

2

Envía al secretario general

3

El secretario general controla

2

El secretario general firma

1

Envia al Ministro

3

El Ministro controla

2

El Ministro firma

1

Envía al secretario general

2

Envía a la sección de personal

3

La oficina personal archiva el original

4

Envía a la División X

3

La Div. X confronta la 1ra y 2da copia

1

La Div. X destruye la 2da copia

3

La Div. X archiva la 1ra copia

5

Div. X hace solicitud en original y copia

4

Envía a la oficina de personal

2.14.DIAGRAMA DE FLUJO GEOGRAFICO - 75 -

Técnicas de Organización

Un diagrama de flujo del plano geográfico o físico analiza el flujo físico de las actividades. Este ayuda a minimizar el

desperdicio

de

tiempo

mientras

la

producción

resultante del trabajo y/o recursos se desplazan entre las actividades. La figura 9 presenta un diagrama de flujo geográfico referente a la forma como un nuevo colaborador ocupa su primer día en la empresa HJH. Este comienza con un plan geográfico de los edificios en las oficinas principales de HJH. El movimiento del nuevo subalterno, en su primer día de trabajo, aparece trazado sobre el plan geográfico utilizando líneas punteadas. Para ayudarle a entender la forma de usar este programa, seguiremos el recorrido del nuevo empleado durante su primer día: 1.- El nuevo colaborador firma su entrada en la recepción y le pide a la recepcionista que llame al departamento de personal. 2.- El encargado de personal lo saluda conduciéndolo a su oficina para revisar los procedimientos pertinentes.

- 76 -

E. Neira Ponce

3.-

El

encargado

lleva

al

nuevo

empleado

al

departamento médico con el fin de diligenciar los formularios médicos y acuerda una cita con la enfermera para los exámenes requeridos. 4.- El subalterno regresa al departamento de personal para completar los formularios de la nómina. 5.- El nuevo empleado y el encargado van al área de seguridad para la toma de fotografías y el distintivo provisional de identificación.

- 77 -

Técnicas de Organización

Médico 16. 3. 7..

Parqueadero FIN

D. personal 17 2 11 4 8

INICIO

D. prestaciones 12 . Lobby 1 18 15 13 6

Cafeteria 9

Seguridad 5

D. Ing. De Proceso

10

.

Sala conferen 14

Diagrama de flujo geográfico del primer día de un nuevo colaborador en la Empresa HJH. 6.- El funcionario regresa a la recepción para esperar la cita con la enfermera. Ahora puede moverse sin acompañante, por cuanto ya tiene el distintivo provisional de identificación.

- 78 -

E. Neira Ponce

7.-El nuevo empleado se dirige al departamento médico para las pruebas de sangre y pide una cita con el médico para el examen físico. 8.- El nuevo colaborador regresa al departamento de personal para recibir instrucciones. 9.- El encargado lo invita a almorzar. 10.- La persona encargada presenta al nuevo empleado a su nuevo jefe y recorren el departamento. 11.- El nuevo funcionario va al departamento de personal para enterarse de sus prestaciones sociales. 12.- El colaborador revisa el conjunto de prestaciones y elige el plan correspondiente. 13.- El nuevo empleado va a la recepción para esperar la reunión de orientación a los nuevos laboratorios. 14.- El funcionario asiste a la reunión de orientación. 15.- El nuevo empleado regresa a la recepción para - 79 -

Técnicas de Organización

esperar la cita con el médico. 16.- el nuevo subalterno va al departamento médico para su cita y regresa al departamento de personal. 17.- El departamento de personal revisa la lista de nuevos empleados y llama al departamento médico para averiguar si los resultados de los exámenes fueron favorables. 18.- El nuevo empleado regresa a la recepción, devuelve el distintivo provisional y firma la salida. Las primeras impresiones tienen gran importancia. ¿Qué creen ustedes que piensan los nuevos empleados acerca de esta empresa después de un día de “apúrese y espere”? Probablemente se preguntarán si hicieron bien en ingresar a la empresa. El análisis rápido de este diagrama

de

flujo

revela

el

desperdicio

de

desplazamiento y tiempo. Por ejemplo, si los nuevos empleados se dirigen a una sala especial de espera en el departamento de personal, se deduciría en gran parte la cantidad de tiempo que los empleados gastarían durante el día. Si el departamento de personal distribuye las - 80 -

E. Neira Ponce

identificaciones provisionales, la persona encargada no tendría que acompañar a los empleados a otros departamentos. Pensemos ahora en lo que se puede hacer para mejorar el flujo y aprovechar mejor el tiempo, tanto el de los nuevos

empleados

como

el

del

encargado

del

departamento de personal. 1.- ¿Debe Realizarse el examen físico antes que el empleado se presente al trabajo?. ¿no es ésta una parte del proceso de investigación, no un proceso de adoctrinamiento?. Si el nuevo colaborador hubiese dejado otro empleo para ingresar a su empresa y, luego, hubiera fracasado en el examen físico. ¿cuál sería la obligación de su empresa para con esa persona?, ¿cuándo tiempo se retrasaría el proceso para incorporar a un nuevo funcionario?. Lógicamente, el examen físico ha debido hacerse con anterioridad al primer día del nuevo empleado. 2.- Haga que el empleado se presente primero a una pequeña sala de espera en personal. En ese momento el - 81 -

Técnicas de Organización

responsable

puede

proporcionarle

una

identidad

provisional. 3.- Desde el departamento de personal el nuevo funcionario debe ir directamente al área de la reunión con el departamento de prestaciones sociales. 4.- La reunión sobre adiestramiento del empleado debe realizarse inmediatamente después de la reunión con el departamento de prestaciones sociales. 5.- El jefe del nuevo empleado debe reunirse con él al finalizar la reunión de adoctrinamiento y dirigirse luego a seguridad. Debe tomarse una fotografía del nuevo colaborador para el distintivo permanente de seguridad. 6.- En seguida, el jefe debe llevar al nuevo empleado a almorzar. 7.- El jefe debe acompañar al subalterno al área de trabajo y proceder con el entrenamiento para el cargo. 8.- El nuevo empleado debe conservar el distintivo provisional hasta cuando se le entregue uno permanente. - 82 -

E. Neira Ponce

Esto le permite salir sin problema de las instalaciones de la empresa. Cuando se tenga el distintivo permanente para el empleado, el jefe debe devolver a personal el distintivo provisional. En la figura

se muestra el nuevo diagrama de flujo

geográfico. Además de simplificar el flujo de trabajo, el nuevo colaborador se encuentra ahora en su área de trabajo en la mitad del segundo día. El resultado es un proceso más eficiente que deja al nuevo empleado con una mejor impresión de la empresa. El diagrama de flujo geográfico es una herramienta útil para evaluar el plan del departamento y su flujo de documentos, así como para analizar el flujo de productos, identificando el exceso de desplazamiento y las demoras de almacenamiento. En los procesos de la empresa, el diagrama de flujo geográfico sirve para analizar los patrones de tráfico en áreas muy congestionadas como archivos, computadores y fotocopiadoras.

- 83 -

Técnicas de Organización

2.15.ADOPTAR

UNA

VISION

SOBRE

EL

PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN Además de los cuatro diagramas de flujo básicos que ya hemos analizado (diagramas de bloque, diagramas de flujo estandar de la ANSI, diagramas funcionales y diagramas

geográficos

),

existen

diagramas

de

información, que con frecuencia poseen su propia serie de símbolos. Como norma, éstos tienen mayor interés para los programadores de computadoras y para los analistas de sistemas automatizados, que para los jefes y empleados que diagraman las actividades de la empresa. Los dos libros que se indican al final de este capitulo analizan algunas de estas herramientas. Usted puede considerar estos tipos de diagramas de flujo como

diagramas

que

siguen

el

recorrido

de

la

información a lo largo de un proceso. A medida que prepara los diagramas de flujo, piense en sus actividades organizacionales

desde

el

punto

de

vista

del

procesamiento de la información. Empiece con los archivos de sus organización. Estos son valiosos porque contienen información que se modifica o que se utiliza en sus procesos de la empresa. - 84 -

E. Neira Ponce

En seguida tenga en cuenta a sus colaboradores. Usted y sus compañeros de trabajo poseen habilidades de diferentes

niveles

y

tipos.

Lógicamente,

aun

el

conocimiento de un solo trabajador es sustancialmente más complejo que la información en un archivo. Pero, el principio sigue vigente: el valor de un empleado para una organización depende de sus aportes de información. Trátese de cómo cargas una plataforma, lanzar un nuevo producto o resolver un conflicto, la información constituye un recurso. Esto es particularmente cierto en la industria de servicios, que en 1989 empleó a más de 70% de los trabajadores de los Estados Unidos. Todos ellos pueden considerarse como procesadores y proveedores de información. Al adoptar una visión del procesamiento de información en el momento de preparar sus diagramas de flujo, se creará un énfasis común en la albor de utilizar un input de calidad para generar un output de calidad. Al mismo tiempo, esta visión referente al procesamiento de información ayuda a las personas a tomar decisiones sobre la forma de trazar diagramas de flujo y los elementos que deben incluirse. En forma más especifica, usted debería: - 85 -

Técnicas de Organización

1.- Determinar aquellas partes del proceso para las cuales la validez y confiabilidad de la información tienen la mayor importancia. 2.- Considerar las tres dimensiones diferentes del procesamiento de información de los procesos de la empresa; que información se procesa, qué actividades se involucran en el procesamiento de la información y que elementos controlan a otros elementos. Si su diagrama de flujo no produce el impacto que desea, trate de trazarlo de manera que éste caracterice una de las otras dimensiones. 3.- Recuerde que las organizaciones están integradas por personas, y cuando hay seres humanos involucrados, la transmisión y el procesamiento de la información se dificulta bastante. En consecuencia, es mejor trazar varios diagramas de flujo fácilmente comprensibles que un solo diagrama maestro completo pero incomprensible

- 86 -

E. Neira Ponce

Parqueadero

Médico

D. personal 2 INICIO D. prestaciones 3 ..

FIN

Lobby Cafeteria 6

Seguridad 5

D. Ing. De Proceso

7. Sala conferen 4

Diagrama de flujo geográfico revisado del primer dia de un empleado en al empresa HJH. 2.16.DICCIONARIO DE DATOS Muchos de ustedes jamás tendrán la necesidad de emplear un diccionario de datos, por cuanto sus diagramas de flujo serán razonablemente sencillos y directos. No obstante, algunos de ustedes necesitarán - 87 -

Técnicas de Organización

entrar en un gran número de detalles que cubran a una amplia gama de actividades. En este caso se hace necesario el uso de un diccionario de datos para tener la seguridad de que todos los títulos y definiciones sean claros y comprensibles. Los diagramas de flujo más efectivos emplean palabras y frases que las personas pueden comprender fácilmente y sólo

incluyen

símbolos

estándares,

ampliamente

conocidos. Con frecuencia, puede ser muy útil un glosario adjunto de términos, conocido como diccionario de datos, elaborado por profesionales en el procesamiento de información. Cada vocablo del diccionario se refiere a un título usado en los diagramas de flujo. Un diccionario de datos cumple una serie de propósitos de referenciación. Por ejemplo, éste le sirve para permanecer alerta a los homónimos de la base de datos. Una base de datos es una complicación de información de los archivos de la organización (Con frecuencia, estos archivos se computarizan). Existen homónimos cuando el mismo título se refiere a items diferentes. Veamos, por ejemplo, el titulo Ingresar la identificación del empleado”. En un diagrama de flujo esto puede significar, “Registre - 88 -

E. Neira Ponce

en

un

formato

el

número

del

seguro

social

correspondientes al empleado”. En otro diagrama de flujo, esto podría significar. “Digite el nombre del empleado en un sistema computacional y espere que el sistema verifique esta entrada”. Por razón de sus múltiples significados, los homónimos de la base de datos pueden crear confusión en una serie de diagramas de flujo. Se presentan homónimos por cuanto los títulos del diagrama de flujo deben ser breves. Dentro del diagrama mismo usted no cuenta con espacio para una explicación detallada, pero puede incluir la correspondiente definición en el diccionario de datos. La revisión de diccionario de datos antes de seleccionar un título le indicará si su titulo ya se ha utilizado. Si este es el caso, deberá escoger otro titulo o tomar medidas especiales para quienes empleen su diagrama de flujo sepan realmente que quiere decir usted. También puede utilizar el diccionario de datos como ayuda al encontrar sinónimos en la base de datos, cuando títulos diferentes tienen definiciones idénticas. Por ejemplo, cobros puede indicar lo mismo que ventas por cobrar. - 89 -

Técnicas de Organización

Al igual que los homónimos, los sinónimos de la base de datos pueden ser necesarios. Las personas prefieren utilizar términos familiares al construir sus diagramas de flujo, y los empleados que trabajan en diferentes partes de la organización pueden tener palabras diferentes para un mismo ítem. Reconociendo el valor de los términos comunes,

los

profesionales

del

procesamiento

de

información emplean sinónimos de la base de datos que se convierten en alias aceptables. Pero los sinónimos deben identificarse. De lo contrario, el equipo que elabore un diagrama de flujo general con las actividades de los departamentos de contabilidad y ventas podría incurrir en duplicaciones innecesarias. Aquí es donde un diccionario de datos resulta de gran utilidad. Cuando al departamento de contabilidad se le pide que defina el archivo de cobros, y al de ventas se le solicita que defina las ventas por cobrar, el equipo que elabora el diagrama de flujo descubrirá que los dos archivos son iguales. Además

,

el

diccionario

de

datos

puede

incluir

información detallada, más allá de la definición, sobre la actividad representada en el diagrama de flujo. En la - 90 -

E. Neira Ponce

búsqueda de formas para mejorar las actividades de la empresa, el equipo podría estar interesado en el número de registros que contiene un determinado archivo o en el número de ítems que cada semana se procesa mediante cierta

actividad.

El

equipo

también

puede

estar

interesado en saber en cuales diagramas de flujo un título especifico parece evaluar con precisión las aplicaciones de un cambio. Todos estos detalles pueden almacenarse en el diccionario de datos. Los

diccionarios

de

datos

pueden

mantenerse

manualmente o en un sistema computacional. Cuando se dispone de este sistema, es más fácil revisar, organizar y encontrar la información. Si elabora sus diagramas de flujo en el computador, la automatización del diccionario de datos le ofrecerá ventajas aún mayores, por cuanto usted puede elaborar un sistema automatizado de referencias cruzadas entre los diagramas y el diccionario.

- 91 -

Técnicas de Organización

2.17.CASOS PRACTICOS Objetivos

1.

Desarrollar en el estudiantes objetivos de formación profesional en: Conocimientos de organización y sistemas de

procedimientos Relación directa con el entorno empresarial Razonamiento analítico inductivo y deductivo

2.

Logar

que

el

alumno

pueda

interpretar

procedimientos analizando los flujogramas

3.

Relacionar la teoría con la práctica a fin de que el alumno maneje conceptos y técnicas empresariales en el momento de puesta en marcha de la organización.

Acciones del Estudiante 1. El alumno presentará la practica

periódicamente

según el avance del contenido silábico - 92 -

E. Neira Ponce

2. Las prácticas serán resueltas en clase, el alumno tiene que comparar su respuesta con las realizadas en el aula 3. Las prácticas serán presentadas en hojas con la debida rotulación, en las que consignaran nombres sección y año de estudios EMPRESA DISTRIBUIDORA MOVIMIENTO DE FACTURAS Las Facturas se elaboran en original y tres copias, la Original es el Adquiriente, la copia (1) Emisor; copia (2) Sunat y la copia (3) Control Administrativo, las ventas se elaboran

mediante notas de pedido, las facturas son

elaboradas en la empresa, quedándose la primer copia en el departamento de contabilidad. Caso Contra entrega Vendedor Realiza la venta de productos a contra entrega y recepciona del asistente contable

factura Original,

sunat y Control Administrativo, la copia 2 y original son entregadas al cliente junto con la mercadería, quedando en espera la factura numero 3 - 93 -

Técnicas de Organización

Cliente Verifica mercadería con las factura, si encuentra algún problema procede a devolver mercadería y si no entrega dinero al vendedor realizando el pago establecido. Vendedor Recepciona el dinero y entrega a caja de la empresa el dinero con la copia de factura numero 3. Cajera

Verifica y controla el dinero con la factura y lo registra en su diario caja y procede a entregar la factura copia numero 3 a Contabilidad

Contabilidad

Mediante el asistente contable verifica y

controla factura copia 3 y emisor procediendo a

ingresar

el

documento

al

sistema

informatico. Caso Contado 7 y 21 días Vendedor Realiza la venta de los productos a 7 y 21 días, procede a entregar factura numero 2 al cliente junto con la Mercadería

- 94 -

E. Neira Ponce

Cliente Verifica mercadería con copia de factura y si encuentra

algún error procede a devolver la

mercadería y si no recepciona mercadería y lo almacena Vendedor Con copia de factura numero 3 y la original , lo lleva a la empresa y lo entrega al asistente de créditos y cobranzas Asis.Cre. Recepciona Factura copia 3 y original, los registra en un libro de control y espera el tiempo establecido, teniendo los documentos en archivo temporal, pasado los 7 o 21 días, establecidos en un cronograma especifico, entrega al vendedor las facturas copia 3 y original para que proceda a la cobranza. Vendedor Recepciona documentos y realiza cobranza, entregando al cliente la factura original. Cliente Recepciona la factura en original y procede a realizar el pago, archivando la factura original Vendedor Recepciona dinero y con la factura copia 3 son - 95 -

Técnicas de Organización

entregados posteriormente a caja de la empresa. Cajera Recepciona dinero y factura 3 registrándolo en el libro caja haciendo el arqueo respectivo y procede a entregar la factura copia numero 3 a Contabilidad Caso Facturas al Crédito Aux. Conta

.Recoge de Almacén Facturas a crédito, lo

registra en su cuaderno colocándole un sello de canje y elabora letra, retornando las facturas al almacén junto con la letra Vendedor Recoge mercadería y lleva al cliente junto con las facturas original y copia 2 y 3. Cliente Recepciona y firma letra a 30, 60

o 90 días,

quedándose con la copia de factura Nro 2 y entregando al vendedor la letra firmada con la factura copia numero 3. Vendedor Recepciona y entrega al asistente de créditos facturas original y control administrativo junto con letra firmada.

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E. Neira Ponce

Asis. Cred.Recibe facturas y letras procediendo a elaborar planilla de cobranza en original y una copia, si la venta es con instituciones y montos elevados la planilla copia y letras son negociadas en el banco para que esta institución financiera realice la cobranza, pero si los montos no son muy elevados se le entrega al vendedor copia de planilla, letras y facturas para que realice la cobranza. Vendedor Recepciona planilla de cobranza esperando un tiempo apropiado para

y si el cliente le paga

entrega a caja de la empresa dinero con la copia de factura numero 3 y si el cliente no le paga procede a volver a negociar el pago. PLANILLA BANCOS Vendedor Recepciona del cliente la letra firmada y procede a entregar al asistente de créditos Factura Original y Control Administrativo mas la letra firmada Asis Cred. Recepciona factura original copia 3 y elabora - 97 -

Técnicas de Organización

planilla

bancos

en

original

y

una

copia,

entregando al asistente bancos planillas y letras Asis

Banc

Recepciona

documentos

y

realiza

negociaciones con el banco Banco Recepciona copia de planilla y letras, registra en su base de datos, esperando un tiempo prudente (dos días) y envía copia de base a la empresa Asis Banc

Compara Planilla Bancos Original con

copia de planilla elaborando por el banco verificando y controlando para ser archivado temporalmente. INGRESO DE MERCADERIA A ALMACEN Transport Lleva mercadería al almacén de la empresa con guía de remisión transportista Recepción.

Recepciona mercadería con guías de

remisión y procede a verificar guía de remisión proveedor, y guía de remisión transportista colocando un aspa en cada articulo - 98 -

E. Neira Ponce

Chequead

Simultáneamente

con

recepción

desembala la mercadería la misma que trae una copia de guía de remisión del proveedor y se procede a chequear mercadería y colocarle un visto

bueno

al

documento.

Luego

de

la

verificación y control se entrega mercadería al almacenero Almacene

Previa limpieza de anaqueles selecciona

la mercadería por comparación de artículos así como del proveedor e inicia el almacenamiento propiamente dicho levantando posteriormente Kardek físicos. PROCESO COMPRAS Las compras en la empresa son elaboradas en base a stock mínimos, solicitud del Jefe ventas , pedido especial de instituciones o para stockearse por suba de precio. Asis Logis

Elabora Orden de Compra en original y

una copia, la copia la archiva hasta que llegue el - 99 -

Técnicas de Organización

pedido y la original la envía a la secretaria. Secretaria

recepciona Orden de compra y envía Fax

a Lima al Proveedor, archivando orden de compra en espera de llegada de mercadería. Proveedor

Recepciona Fax y procede a elaborar guía

de remisión y Factura, embalando mercadería, y mediante

el

transportista

es

enviada

la

mercadería con guías de remisión y la factura dentro del embalaje, lo que es entregado a Almacén de la Empresa. Almacén previa verificación y control de mercadería con Guía remisión transportista y Proveedor y firma en los documentos, son enviados al asistente de Logística Asis.Logis

Recepciona Guía de Remisión Proveedor

y la compara con la orden de compra copia y realiza la verificación de los documentos si no hay error procede a ingresar al sistema para colocar precio, bonificación o producto nuevo elaborando un cuadro estadístico y enviado a - 100 -

E. Neira Ponce

finanzas; si hay error procede a consultar a la Gerencias de Comercialización para verificar si los productos en exceso pueden ser utilizados o no, si

los productos

pueden utilizarse se

procede al ingreso del sistema y si no se procede al reclamo o devolución de mercadería. EMPRESA DE SERVICIOS DE EMPLEO PROCESO DE RECLUTAMIENTO Se inicia con la negociación de alguna empresa que requiera trabajadores para cubrir algunos de los puestos dentro del desarrollo de las mismas. Mercado de Trabajo (M.T.) Jefe M.T. Realiza un análisis del puesto a ocupar el cual se realiza mediante información (internet, textos, observación

de

otros

puestos),

procede

a

elaborar los requerimientos para ocupar el puesto, levando un Requerimiento de Personal con todas las características establecidas y proceder a difundirlas la cual son enviadas a tres instancias (diarios, Instituciones, portales ) - 101 -

Técnicas de Organización

Diarios Recepciona documentación y

elabora orden de

publicación para la fecha establecida, realizando a la vez modelo de publicación y orden de ubicación en el diario Institución

Recepciona documentación y

elabora

orden de publicación para la fecha establecida, analiza los lugares donde pueden ser publicados, estableciendo uno en el periódico mural y otros en las oficinas de la institución. Jefe M.T. En espera de la entrega de solicitudes de los candidatos elabora entrevistas

y

encuestas basadas en

cuestionarios

las

que

son

entregadas en primera instancia al Psicólogo junto con los requerimientos para el puesto. Psicólogo Realiza un análisis del cuestionario con los requerimientos del puesto y procede a realizar un test que será presentado al candidato para su calificación, luego de elaborado procede a enviar todos los documentos a aprobación .

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Gerencia. Para su

E. Neira Ponce

Gerencia. Previo análisis de los documentos pone visto bueno en caso de ser aprobado caso contrario son devueltos al psicólogo para su modificación. PROCESO DE SELECCIÓN Secretaria

Recepciona

curriculum

vitae

de

los

candidatos y les entrega solicitud de trabajo a los candidatos. Candidato

Llena

solicitud,

firma

y

entrega

a

secretaria el documento. Secretaria

Archiva Curriculum con solicitud y lo envía

al asistente del Jefe de Mercado de Trabajo. Asis.M.T. Recepciona

documentos y procede

a

comparar los datos del curriculum con la solicitud verificando si hay coincidencia presentados si hay coincidencia secretaria

en los datos los envía a

y si no hay coincidencia

envía

también a secretaria indicando la devolución de expedientes. Secretaria

Verifica los expedientes

si son para

devolución los archiva hasta que el candidato pueda reclamarlo y si - 103 -

son

expedientes

Técnicas de Organización

candidatos posibles procede a realizar llamadas telefónicas para

citar a la entrevista a los

candidatos al puesto. Candidato

Recepciona llamada y se presenta a la

entrevista Entrevist a En orden alfabético va llamando a cada uno de los candidatos para elaborarles preguntas si las respuestas son acertadas correctamente se procede aplicar un programa de operaciones si no son acertadas

hay rechazos

y

serán

llamados posteriormente. Candidato

Se presenta a los programas aplicativos si

aprueban cargo

se procede a la indicación para el

mas

adecuado

basado

en

cuatro

categorías a, b,c, y d si hay adaptación en estas categorías se presenta a la entrevista con el jefe solicitante

y si no aprueban los programas

aplicativos hay rechazo Jefe Solic.

Si el candidato aprueba la entrevista es

admitido y si no aprueba

se mantiene como

indicador para el cargo mas adecuado. - 104 -