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Diagrama Caso de Uso Para tener una descripción del sistema desde el punto de vista del usuario, se realizó el caso de uso para el desarrollo del sistema como se muestra en las siguientes figuras.

Figura 1 Caso de Uso Gerente Sistema (Administrador del sistema) Fuente: Prieto A. (2014)

Nombre

Descripción

Responsabilidad

Es el encargado de:

Gerente Sistema (Administrador del Sistema)

Es la persona encargada de manejar el sistema. Es la persona encargada de administrar los usuarios

-Respaldar la base de datos. -Hacer uso de todo el sistema. -De suministrar la información necesaria para la página web

Tabla 3 Especificación de Actores Fuente: Prieto A. (2014)

Figura 2 Caso de uso del subproceso del registro de las actividades del soporte técnico. Fuente: Prieto A. (2014)

La figura 2 muestra el caso de uso que se da al momento que ingresa al sistema el usuario como soporte técnico para el registro de las actividades.

Descripción del caso de uso IDENTIFICADO R NOMBRE DEL

1 Registro de las actividades del usuario del soporte

CASO DE USO ACTORES

técnico. Gerente_Sistema, tecn_soporte_tec (funcionario) El Sistema deberá comportarse tal como se describe en la figura 2 del caso de uso cuando el usuario DESCRIPCIÓN (tecn_soporte_tec) requiere ingresar al sistema para realizar alguna actividad PRECONDICIÓN Que exista el usuario (tecn_soporte_tec) para entrar al sistema. Paso Acción El sistema le pide al usuario su nombre 1 de usuario y clave. El usuario introduce los datos solicitados SECUENCIA 2 por el sistema NORMAL El sistema verifica si los datos del usuario 3 son válidos. Si los datos son válidos el usuario ingresa 4 al sistema Post-condición El usuario utiliza el sistema Paso Acción El sistema envía un mensaje de error al Excepciones 3 usuario, este caso de uso queda sin efecto. Tabla 2 Descripción del caso de uso del subproceso del registro de las actividades del soporte técnico Fuente: Prieto A. (2014)

Figura 3 Caso de uso del subproceso del registro de las actividades del Anali_proc_bd. Fuente: Prieto A. (2014)

La figura 3 muestra el caso de uso que se da al momento que ingresa al sistema el usuario como Anali_proc_bd para el registro de las actividades.

Descripción del caso de uso IDENTIFICADO R NOMBRE DEL CASO DE USO: ACTORES DESCRIPCIÓN

2 Registro de las actividades del usuario del Anali_proc_bd. Gerente_Sistema, Anali_proc_bd. (funcionario) El Sistema deberá comportarse tal como se describe en la figura 3 del caso de uso cuando el usuario (Anali_proc_bd) requiere ingresar al sistema para realizar alguna actividad

PRECONDICIÓN Que exista el usuario (Anali_proc_bd) para entrar al sistema. Paso Acción El sistema le pide al usuario su nombre 1 de usuario y clave. El usuario introduce los datos solicitados SECUENCIA 2 por el sistema NORMAL El sistema verifica si los datos del usuario 3 son válidos. Si los datos son válidos el usuario ingresa 4 al sistema Post-condición El usuario utiliza el sistema Paso Acción El sistema envía un mensaje de error al Excepciones 1 usuario, este caso de uso queda sin efecto. Tabla 3 Descripción del caso de uso del subproceso del registro de las actividades del Anali_proc_bd. Fuente: Prieto A. (2014)

Figura 4 Caso de uso del subproceso del registro de las actividades del Anali_proc_copi. Fuente: Prieto A. (2014)

La figura 4 muestra el caso de uso que se da al momento que ingresa al sistema el usuario como Anali_proc_copi para el registro de las actividades.

Descripción del caso de uso IDENTIFICADO

3

R NOMBRE DEL CASO DE USO: ACTORES

Registro de las actividades del usuario del Anali_proc_copi. Gerente_Sistema, Anali_proc_copi (funcionario) El Sistema deberá comportarse tal como se describe

DESCRIPCIÓN

en la figura 4 del caso de uso cuando el usuario (Anali_proc_copi) requiere ingresar al sistema para

realizar alguna actividad PRECONDICIÓN Que exista el usuario (Anali_proc_copi) para entrar al sistema. Paso

Acción El sistema le pide al usuario su nombre 1 de usuario y clave. El usuario introduce los datos solicitados SECUENCIA 2 por el sistema NORMAL El sistema verifica si los datos del usuario 3 son válidos. Si los datos son válidos el usuario ingresa 4 al sistema Post-condición El usuario utiliza el sistema Paso Acción El sistema envía un mensaje de error al Excepciones 1 usuario, este caso de uso queda sin efecto. Tabla 4 Descripción del caso de uso del subproceso del registro de las actividades del Anali_proc_copi. Fuente: Prieto A. (2014)

Diagrama de clases Este diagrama permite representar las clases de objetos del sistema y la relación entre éstas. El cual se usó para la elaboración del modelo lógico del sistema de la información obtenida como se visualiza en la figura 5.

Figura 5 Diagrama de clases Fuente: Prieto A. (2014)

Diagrama entidad relación Consiste en interpretar las entidades para el diseño y modelado para el registro de las actividades diarias en la realización del informe relativo al Plan Operativo Anual (POA), así como sus relaciones a través de un esquema grafico empleado las terminologías de entidades, que son los elementos principales que se identifican en el problema, y se distinguen de otros por sus características particulares denominadas atributos. (Véase figura 6).

Figura 6 Diagrama de Entidad Relación Fuente: Prieto A. (2014)

Descripción del Diagrama Entidad - Relación En este diagrama se representan las siguientes entidades: -

Entidad actividad primaria: conformada por los siguientes atributos, id Actividad Primaria, Nombre de la Actividad y Grupo el cual está asignado dependiendo a cada usuario que labora en la gerencia de sistemas, el cual permite tomar como actividad primaria dependiendo el caso de la actividad a registrar.

-

Entidad actividad Secundaria: conformada por los siguientes atributos, id Actividad secundaria, Nombre de la Actividad y Grupo el cual está asignado dependiendo a cada usuario que labora en la gerencia de sistemas, el cual permite tomar

como actividad

secundaria dependiendo el caso de la actividad a registrar. -

Entidad actividad Terciaria: conformada por los siguientes atributos, id Actividad terciaria, Nombre de la Actividad y Grupo el cual está asignado dependiendo a cada usuario que labora en la gerencia de sistemas, el cual permite tomar como actividad terciaria dependiendo el caso de la actividad a registrar.

-

Entidad Analista procesamiento Base de Datos: conformada por los siguientes Atributos, id analista procesamiento de Base de Datos, cedula, agregar actividad primaria, cantidad actividad primaria, agregar actividad secundaria, cantidad actividad secundaria, agregar actividad terciaria, cantidad actividad terciaria, fecha y observaciones, el cual permite al usuario detallar el ingreso de la actividad a registras escogiendo así la actividad asignada, la cantidad, la fecha que se realizó y la observación de la actividad registrada.

-

Entidad

Analista

procesamiento

base

de

datos

(Código):

conformada por los siguientes Atributos, id analista procesamiento de Base de Datos (codigo), cedula, agregar actividad primaria, cantidad actividad primaria, agregar actividad secundaria, cantidad actividad secundaria, agregar actividad terciaria, cantidad actividad terciaria, fecha y observaciones, el cual permite al usuario detallar el ingreso de la actividad a registras escogiendo así la actividad asignada, la cantidad, la fecha que se realizó y la observación de la actividad registrada. -

Entidad gerente de sistema: conformada por los siguientes Atributos, id analista procesamiento de Base de Datos, cedula, agregar actividad primaria, cantidad actividad primaria, agregar actividad secundaria, cantidad actividad secundaria, agregar actividad terciaria, cantidad actividad terciaria, fecha y observaciones, el cual permite al usuario detallar el ingreso de la actividad

a registras escogiendo así la

actividad asignada, la cantidad, la fecha que se realizó y la observación de la actividad registrada. -

Entidad técnico de soporte: conformada por los siguientes Atributos, id analista procesamiento de Base de Datos, cedula, agregar actividad primaria, cantidad actividad primaria, agregar actividad secundaria, cantidad actividad secundaria,

agregar actividad terciaria, cantidad

actividad terciaria, fecha y observaciones, el cual permite al usuario detallar el ingreso de la actividad

a registras escogiendo así la

actividad asignada, la cantidad, la fecha que se realizó y la observación de la actividad registrada. -

Entidad usuarios: conformada por los siguientes atributos, id nombre, apellido, cedula, usuario, password y nivel de acceso del usuario, el cual permite al administrador registrar a cada usuario para

ingresar al sistema dependiendo del nivel de acceso, como técnico de soporte, gerente de sistema, Analista procesamiento base de datos (Código), Analista procesamiento Base de Datos.

Diagrama de Actividad El administrador gerente de sistema ingresa al sitio web, muestra el formulario de acceso, procede a ingresar datos, si ingresa

los datos

correctos entra al sistema de lo contrario se queda en el mismo formulario, el administrador volverá a ingresar datos, ya que ocurrió un error al ingresar los datos. En caso contrario los datos serán ingresados satisfactoriamente.

Administrador gerente de sistema

sistema

Ingresa al el sitio Muestra formulario web de acceso Ingresa los datos Ingres a

SI

NO Inicio del sistema Ingresa al sistema

Figura 7. Diagrama de Actividades para el proceso de ingreso al sitio web Fuente: Prieto A (2014)

El administrador gerente de sistema ingresa al formulario principal del sistema, ingresa al formulario gerente de sistema.

Administrador gerente de sistema

sistema

Muestra el formulario principal del gerente de Ingresa formulario Principal sistema Ingresa al formulario SI

NO Erro al acceso

Formulario (Menú)

Figura 8. Diagrama de acceso al formulario principal del administrador gerente de sistema Fuente: Prieto A (2014) El administrador gerente de sistema ingresa al formulario (menú), muestra el formulario de para el registro de las actividad, ingresara al formulario de registro, si no llena todos los campos de registro mostrara un mensaje error de campo, en caso contrario el sistema registrara exitosamente.

Administrador gerente de sistema

sistema

Muestra el registro de las actividades Formulario (Menú)

Ingresa los datos

SI

NO Erro de campo

Registro de la actividad exitoso

Figura 9. Diagrama de Actividades para el registro de las actividades Fuente: Prieto A (2014)

El administrador gerente de sistema ingresa para consultar las actividades, el cual permite modificar y eliminar, El administrador valida si modifica, elimina o regresa al formulario de consultas.

Administrador gerente de sistema

sistema

Muestra al formulario de consultas de las Formulario (consultas) actividades

Eliminar

Valido la consulta paraModificar eliminar

Valido la consulta para Modifica r

SI

SI NO

NO

Salir

Salir Eliminaci ón exitosa

Modificació n exitosa

Figura 10. Diagrama de Actividades para consultar, modificar y eliminar las actividades Fuente: Prieto A (2014)

3° Fase: Codificación.

Todo

sistema

se

crea

mediante

bases que

según

se

van

construyendo, se convierten en los denominados prototipos fundamentales, que según lo planificado se elaboran. Aplicando la metodología XP es necesario definir un numero de iteraciones que van en función a los requerimientos que exige cada prototipo, tomando en cuenta el tiempo que se emplea para cada uno de ellos. Prototipo Nº1 Este proceso dará un 50% de funcionalidad al sistema. Aceptado Definiciones según el cliente

Nuevos requerimientos

1. Desarrollo de la interfaz

de acceso al

administrador y usuarios 2. Desarrollo de la interfaz

principal del

administrador y usuarios Tabla 5 Observaciones suministradas por el cliente Fuente: Prieto A. (2014)

De acuerdo a lo estipulado para el desarrollo de la aplicación, se hace necesaria la creación de la interfaz que permita el ingreso al administrador y el usuario.

En la siguiente figura 12 se muestra la interfaz del acceso y un prototipo con nivel de seguridad para ingresar al sistema y en la figura 13 se muestra la interfaz principal del sistema.

En la siguiente figura 12 se muestra la interfaz del acceso y un prototipo con nivel de seguridad para ingresar al sistema y en la figura 13 se muestra la interfaz principal del sistema.

Figura 12 Interfaz de inicio para ingresar al sistema el administrador y el usuario. Fuente: Prieto A. (2014)

Figura 13 Interfaz principal del sistema para el administrador y el usuario. Fuente: Prieto A (2014)

Resumen de iteraciones

Numero de iteraciones

Requisitos Creación de la interfaz de acceso al administrador y usuario Creación de la interfaz principal del administrador y usuario.

2 3

Días 8 8 Total: 16

Tabla 6 Resumen de iteraciones Fuente: Prieto A (2014) Aceptado Los campos mostrados

Definiciones según el cliente o Los datos pueden ser ingresar en

Nuevos requisitos Los campos deben estar

cumplen con los

minúscula o mayúscula o Se puede mostrar en cualquier

establecidos por el

navegador requerimientos sistema Tabla 7 Observaciones suministradas por el cliente para el primer prototipo Fuente: Prieto A. (2014)

Prototipo Nº2 Cubrirá el 100% de la totalidad del sistema.

Aceptado

Definiciones según el usuario

Nuevos requisitos Desarrollo de la interfaz que permita la manipulación de la información del

sistema. Tabla 8 Observaciones Suministradas por el usuario para el Segundo Prototipo Fuente: Prieto A. (2014)

De acuerdo a lo estipulado para el desarrollo de la aplicación, se hace necesario el desarrollo de la interfaz de cada usuario que permita la manipulación de la información del sistema.

Figura 14 Interfaz usuario Gerente de Sistemas Fuente: Prieto A. (2014)

Figura 15 Actividades, registro de las actividades según su clasificación Fuente: Prieto A. (2014)

Figura 16 Consultas de las actividades registradas Fuente: Prieto A. (2014)

Figura 17 Registro de usuario nuevo Fuente: Prieto A. (2014)

Figura 18 Usuarios activos Fuente: Prieto A. (2014)

Figura 19 Gráfica, estadística de reportes por fechas

de cada actividad

registrada por el analista procesamiento base de datos (código) Fuente: Prieto A. (2014)

Figura 20 Reportes en PDF Fuente: Prieto A. (2014)

En las figuras antes mostradas, podemos observar los resultados obtenidos del segundo prototipo teniendo como resultado una interfaz de fácil uso para los usuarios. A continuación se muestra el número de iteraciones realizadas para el diseño del segundo prototipo.

Numero de Interacciones 1 4 3 4 5 6 7

Requisitos Diseño de la interfaz para el acceso a la información del sistema Diseño de la interfaz para el registro de las actividades. Diseño de la interfaz para las consultas de las actividades registradas. Diseño de la interfaz para el registro de usuarios nuevos Diseño de la interfaz para la consulta de los usuarios activos Diseño para los reportes gráficos Diseño para los reportes en PDF

Días 6 6 5 4 5 7 7

Tabla 9 Resumen de iteraciones Fuente: Prieto A. (2014)

Resumen final de iteraciones del sistema Para el diseño del sistema fue necesario el empleo de 40 días, con aproximadamente más de 6 horas diarias, sin incluir el tiempo que se tardó en determinar la elección de metodología y aplicaciones para el desarrollo del mismo.

4° Fase: Pruebas. Para el desarrollo de esta última fase se realizó serie de pruebas a la aplicación, verificando cada una de las funciones para las cuales fue diseñado, estas pruebas incluyeron la validación de campos, la integración de procesos, la entrada y salida de datos. En la siguiente tabla se explicaran los resultados obtenidos por cada interfaz del sistema:

Interfaz

Resultado

Ingreso al sistema

El ingreso al sistema se realizó correctamente

Interfaz principal del sistema

La interfaz principal del sistema se muestra las operaciones correctamente para cada usuario.

Interfaz del usuario

La interfaz del usuario se muestra correctamente para cualquier operación necesaria.

Interfaz de registro de las actividades interfaz para las consultas de las actividades registradas Interfaz para el registro de usuarios nuevos Interfaz para la consulta de los usuarios activos

Diseño para los reportes gráficos

Diseño para los reportes en PDF

Esta interfaz realiza el registro de las actividades y todas las operaciones necesarias correctamente Esta interfaz se muestra todas las operaciones correctamente para cada usuario Esta interfaz se muestra todas las operaciones correctamente para el administrador Esta interfaz se muestra correctamente para las consultas de los usuarios activos del sistema Este diseño se muestra correctamente según las actividades registradas por fechas. Este diseño se muestra correctamente según las actividades registradas por fechas

Tabla 10 Resultado de pruebas Fuente: Prieto A. (2014)

4.1.

Desarrollo de un Sistema de información Automatizado para el registro de las actividades diarias en la realización del informe relativo al Plan Operativo Anual (POA). Para el desarrollo de un Sistema Automatizado se debe tener

conocimiento sobre los procedimientos de operación y administración que requiere dicho sistema, así como los procedimientos de seguridad y control de acceso que son necesarios para la ejecución del mismo.

El Análisis y diseño del sistema automatizado y su posterior desarrollo e implementación implicaría un factor importante y beneficioso para cada departamento de Gerencias, ya que las operaciones se realizan de forma manual lo que resulta poco eficiente en cuanto a la optimización de recursos y tiempo. La necesidad de que sea diseñado dicho Sistema para el registro de las actividades diarias en la realización del informe relativo al Plan Operativo Anual (POA). Tiene por objetivo ser incorporado al departamento de gerencia de sistemas, como también se debe completar la posibilidad de escalar el sistema a diferentes departamentos. El principal objetivo es agilizar el registro de las actividades diarias ya que permite registrar por usuario la cantidad de cada actividad por fecha, para obtener reportes ya sea en pdf como también graficas de estadísticas. (Véase Figura 21 y 22).

Figura 21 PDF de las actividades Fuente: Prieto A. (2014)

Figura 22 Reporte grafico de las actividades primarias Fuente: Prieto A. (2014) Factibilidad (Técnica y operativa) Factibilidad técnica: se describe sobre los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados. Este determina sobre un proyecto en las primeras etapas del análisis, diseño y modelo de un sistema informático.

El estudio incluye los objetivos, alcances y restricciones sobre el sistema. A partir de esto en el departamento de gerencia de sistema será

factible la implementación de un sistema de información para el registro de las actividades diarias en la realización del informe relativo al Plan Operativo Anual (POA), ya que dicho departamento cuenta con los recursos tecnológicos como lo es el software de desarrollo y los lenguajes de programación entre otros.

Factibilidad Operativa: proporciona seguridad en el registro de cada actividad tomando en cuenta el interés y la expectativa mostrada por los usuarios del departamento de la gerencia de sistema, se declara la factibilidad de operatividad de la aplicación al momento de su implantación, porque el mismo mejorara la productibilidad del trabajo diario que realizan.

CONCLUSIONES En el lapso de pasantía se fueron cumpliendo a cabalidad las metas establecidas previamente en el plan de trabajo presentado en este informe. Al culminar el lapso de pasantía se pudo determinar ciertos aspectos que

engloban el trabajo realizado para el departamento y/o gerencia de

sistema los cuales permitieron obtener las ciertas conclusiones.

El sistema diseñado permitirá tener un control automatizado del proceso de la realización del informe de las actividades diarias del Plan Operativo Anual (P.A.O), de tal manera generando reportes tanto en PDF como de manera gráficas en las actividades realizadas por fechas. Con respecto al personal que labora en el Departamento y/o gerencia de sistema, la propuesta del sistema proporciona un diseño para la toma de dediciones ya que permitirá evaluar la cantidad de actividades realizadas mediante las consulta

y reportes de la mismas generando

gráficas en

cuanto a las actividades más relevantes en el registro.

Por otra parte, las pasantías ayudan al desarrollo, intelectual y psicológico del estudiante ya que, se obtiene mayor conocimiento respecto a la carrera, además de que esto impulsa un mejor desarrollo social al ser expuestos ante un sitio laboral.

RECOMENDACIONES

El objetivo de agilizar el proceso en la realización del informe de las actividades diarias del Plan Operativo Anual (P.A.O), se dan las siguientes recomendaciones ya que por tal motivo el sistema está diseñado solo para el departamento y/o gerencia de sistemas:

-

Hacer uso del sistema para agilizar el proceso de la realización del informe de las actividades diarias del Plan Operativo Anual (P.A.O).

-

Se propone extender el sistema de forma dinámica a las demás gerencias y/o departamentos mediante la creación de módulos adicionales, con la finalidad de mejorar los procesos de la realización del informe de las actividades diarias del Plan Operativo Anual (P.A.O).

-

Se sugiere que una vez desarrollado el sistema a las demás gerencias se realicen talleres de enseñanza para los usuarios, con la finalidad de obtener un máximo rendimiento de todas las opciones ofrecidas por el sistema y lograr que el manejo del mismo se realice de manera ágil.

-

A futuro el sistema propuesto debe seguir en desarrollo, estudiando nuevos requerimientos que puedan hallarse, corrigiendo las posibles fallas técnicas, efectuando cambios según las políticas de la empresa, y cualquier reingeniería para hacer dichos procesos más óptimos y confiables.

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