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Curso de Proyecto de Ingeniería de Sistemas II Parte 07 FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS Carrera Profesional de Ingeniería de Sistemas

Profesor: Ing. Sócrates Angeles

[email protected] [email protected]

01 Gestión de Proyectos 

DESARROLLO (Proyecto)

DE

LA

—

Planificación del Proyecto

—

Ejecución del Proyecto

—

Seguimiento del Proyecto

—

Cierre del Proyecto

Universidad Tecnológica del Perú Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas

2

APLICACIÓN/SISTEMAS

01 Gestión de Proyectos

Ciclo de Vida del Proyecto

$ Costo de los cambios

Influencia de los Interesados

Cierre

Planeamiento Inicio

Universidad Tecnológica del Perú Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas

Ejecución Seguimiento y Control

3

Tiempo

01 Gestión de Proyectos

Ciclo de Vida del Proyecto

 Inicio Se crea la idea. Se identifica a los interesados del proyecto (stakeholders) internos o externos. Se desarrolla y aprueba el acta de constitución del proyecto (Project Charter). Es preferible identificar al director del proyecto. Se comprometen los recursos financieros iniciales.

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4

01 Gestión de Proyectos

Ciclo de Vida del Proyecto

 Ejecución. Dirigir y Ejecutar de manera coordinada lo planificada. Aseguramiento de calidad. Adquirir el equipo del proyecto. Desarrollar y dirigir al equipo del proyecto. Distribuir la información. Gestionar las expectativas de los Stakeholders. Ejecutar las adquisiciones.

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5

01 Gestión de Proyectos

Ciclo de Vida del Proyecto

 Seguimiento y Control. Supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, así como gestionar los cambios. Controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posible problemas. Dar seguimiento a las actividades del proyecto, comparándolas con el plan (línea de base) – Informes de desempeños – Valor Ganado. Influir en los factores que puedan eludir el control de cambios formal.

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6

01 Gestión de Proyectos

Ciclo de Vida del Proyecto

 Cierre o Completar formalmente el proyecto de acuerdo a lo acordado (obligaciones contractuales). Obtener la aprobación del cliente o del patrocinador. Realizar una evaluación tras el cierre del proyecto. Documentar las lecciones aprendidas. Registro del archivo del proyecto – data histórica. Cierre con proveedores. Cierre administrativo del proyecto.

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7

01 Gestión de Proyectos

Procesos – Fases vs. Areas de Conocimiento Patrocinador Seguimiento y Control

Entradas del Inicio Proyecto

Planeamiento

Usuarios finales

Entregables del Proyecto

Cierre Ejecución

Registros del Proyecto

Activos de procesos

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8

01 Gestión de Proyectos

Procesos – Fases vs. Areas de Conocimiento

Universidad Tecnológica del Perú Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas

9

01 Gestión de Proyectos

Procesos – Fases vs. Areas de Conocimiento Integración

Inicio

Planeamiento

Ejecución

Control

Cierre

 Desarrollo del Acta

 Desarrollo del Plan

 Dirección de la ejecución

 Control y Seguimiento.  Integración del Control de Cambio  Verificación del Alcance  Control del Alcance  Control del Cronograma

 Cierre del Proyecto o de una fase.

Calidad

 Levantar requerimientos  Definir Alcance  Crear el EDT  Definir Actividades  Secuencia de Actividades  Estimar recursos  Estimar Duración  Desarrollo del cronograma  Estimar Costos  Presupuesto  Plan Calidad

Recursos Humanos

 Plan de Desarrollo del RRHH

Alcance

Tiempos

Costos

Comunicaciones

 Identificar a interesados

Riesgos

Adquisición Universidad Tecnológica del Perú Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas

los

 Plan Comunicaciones

 Aseguramie nto Calidad  Adquisición del Equipo  Desarrollo del Equipo  Gestión del Equipo  Distribución de la Información  Gestión de las expectativas de los interesados

   

Plan Riesgos Identificar Riesgos Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo  Plan de respuesta  Plan de compras

10

 Control Costos  Control Calidad

 Reporte Avance

de

 Control y gestión de los riesgos

 Dirigir las compras

 Administrar las compras

 Cierre de las compras

01 Gestión de Proyectos SEGUIMIENTO Y CONTROL

Misión Objetivos Metas

Definir el problema

Criterios Técnicos

Organigrama

PORQUÉ

Procesos Iniciación GERENCIA GENERAL

Plan Estratégico

INGENIERÍA

MARKETING

PRODUCCION

PROYECTOS

PLAN DEL PROYECTO

Procesos Planificación

CÓMO NOS VA

Proyecto 1

Objetivo y Alcance

Incorporar 75% Equipo Proyecto

EDT

QUÉ

PROYECTO Ampliación

1.- PLANEAMIENTO AMPLIACION

1.1. Control de Ingeniería

1.2.- Desarrollo de Ingeniería

2.- EJECUCION AMPLIACION

2.1.- Modificación zona de carga

Proyecto 2

CÓMO CUÁNTO

Proyecto 3

QUIÉN PRESUPUESTO Personal Materiales Equipamiento

Procesos Subtareas Asignar Responsabilidades Control

COSTOS TIEMPO DESEMPEÑO RIESGOS

Procesos Ejecución

CUMPLIMOS

Programación CUÁNDO

2.2.- Control de Efectividad

PLANIFICACIÓN

Procesos Cierre CIERRE

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01 Gestión de Proyectos Interesados del Proyecto PROYECTO: ______________________________ INTERESADOS: Nombres y Apellidos

Rol/cargo

Tipo de decisión/función

1. ____________________________________ 2. ____________________________________

3. ____________________________________ 4. ____________________________________ 5. ____________________________________ 6. ____________________________________ 7. ____________________________________ Universidad Tecnológica del Perú Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas

12

01 Gestión Proyectos Numeración de lade EDT

Nivel 1 Proyecto

Nivel 2 Entregas

PROYECTO IMAGEN 1.0 ESPECIFICACIONES ―

Nivel 3 Tareas

1.1 Crear descripción del sistema

1.2 Desarrollar especificaciones ― funcionales de alto nivel 1.3 Desarrollar las ― especificaciones de los componentes 1.4 Realizar revisiones ― de las especificaciones

2.0 PANTALLA LCD 2.1 Verificar los

― requerimientos de la LCD 2.2 Diseñar la pantalla ― LCD

―

2.3 Generar esquema de pantalla 2.4 Crear los planos

― del prototipo de LCD inicial 2.5 Pedir los

― componentes del prototipo de LCD 2.6 Recibir los

― componentes del prototipo de LCD 2.7 Montar los ― componentes del prototipo de LCD 2.8 Desarrollar los ― casos de ensayo de la LCD

Nivel 4 Subtareas

1.2.1 Desarrollar la lista de características

Nivel 5 1.2.2.1 Redactar las Paquetes Universidad Perú descripciones de las de trabajoTecnológica del Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas caracteristicas.

3.0 SISTEMA ÓPTICO ―

3.1 Verificar los requisitos ópticos

―

3.2 Diseñar el embalaje de la óptica

3.3 Revisar el documento de control de ― las especificaciones ópticas 3.4 Redactar el documento de ― especificaciones externas para el conjunto de la lente

3.5 Redactar el documento de ― especificaciones externas para el conjunto del visor

4.0 CASETE DE PELÍCULA 4.1 Verificar los

― requisitos del casete de

1.2.2.2 Revisar las descripciones de las características

13 13

―

película

5.1 Diseñar el sistema de flash 5.2 Seleccionar el

4.2 Revelar el casete ― de película

― contratista del sistema

4.3 Desarrollar el

5.3 Revisar las especificaciones ― internas de producto de la electrónica del sistema de flash

de flash

― indicador de estado del casete

―

4.4 Formular la emulsión de la película

4.5 Probar el almacenamiento e ― intercambio de la información

3.6 Revisar las especificaciones internas ― del automatismo de la óptica

1.2.2 Desarrollar las descripciones funcionales para cada característica

5.0 SISTEMA DEL FLASH

1.2.3 Desarrollar las características de las necesidades y criterios de las interfaces. 1.2.2.3 Finalizar las descripciones de las características

5.4 Revisar las especificaciones ― externas del sistema de flash

―

5.5 Abastecer el sistema de flash 5.6 Desarrollar el

― prototipo del sistema de flash 5.7 Realizar el ensayo

― de duración del sistema de flash 1.2.4 Finalizar el documento de especificaciones funcionales de alto nivel

Gestión de Proyectos 01 Elementos de un Sistema de Calendarizacón Los Cronogramas efectivos DEBEN: • Poder traducirse en acción • Tener una lógica seguible • Ser visibles • Ser manejables

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14

Cronograma Típico

01 Gestión de Proyectos

Universidad Tecnológica del Perú Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas

Imagen

15

01 Gestión de Proyectos

Cronograma Típico

Relaciones de dependencia entre tareas

Fin-a-Inicio Una tarea puede solamente iniciar después de que una tarea previa ha finalizado. Ejemplo: Un contrato debe ser firmado antes de que el embarque del proveedor pueda iniciar. Inicio-a-Inicio Las tareas empiezan al mismo tiempo. Ejemplo: Las pruebas y la corrección de errores inician el mismo día.

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16 16

Fin-a-Fin Las tareas finalizan al mismo tiempo. Ejemplo: Las especificaciones para el ensamblaje de lentes se completan al mismo tiempo que las especificaciones del ensamblaje del visor.

01 Gestión de Proyectos Hitos Definición

Un punto o evento significativo que no tiene duración. Elementos en el cronograma con los cuales se medirá el progreso del proyecto.

Utilizado para

1. Mostrar la finalización de una entrega. 2. Producir un cronograma de nivel resumido para los ejecutivos. 3. Mostrar que las revisiones fueron realizadas 4. Resaltar el cierre de negociaciones 5. Indicar la finalización de una fase 6. Controlar las compras externas

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17

Hitos

01 Gestión de Proyectos

Ejemplos

1. Documento del diseño final aprobado. 2. Lista de Equipo y Órdenes de Compra enviados al proveedor. 3. Contratos con proveedores aprobados por el Departamento Legal.

4. Documentos y pruebas aprobados por el Director de Calidad. 5. Conexión Sitio A con Sitio B operativa Tip: todos los entregables deberían tener al menos un hito Universidad Tecnológica del Perú Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas

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01 Gestión de Proyectos Costo del Proyecto

Empleado de Cargo Directo

Trabajo #0002

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+ Trabajo #0015

19

+

Cuenta de Administración

=

42 horas mínimo

Gestión de Proyectos 01 Control del Presupuesto Estructura Financiera

Proyecto XXXX-000

(Entregable A) XXXX-001

(Entregable B) XXXX-002

(Entregable C) XXXX-003

(Entregable D) XXXX-004

― Costo laborales ― MOD,Viajes ― Equipos ― Licencias ― Arriendos ― Otros

― Costo laborales ― MOD,Viajes ― Equipos ― Licencias ― Arriendos ― Otros

― Costo laborales ― MOD,Viajes ― Equipos ― Licencias ― Arriendos ― Otros

― Costo laborales ― MOD,Viajes ― Equipos ― Licencias ― Arriendos ― Otros

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20 20

01 Gestión de Proyectos Mano de Obra Interna (Horas)

Entregable

1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 11.0 12.0 13.0 14.0 15.0 16.0 17.0 18.0 19.0 20.0 21.0 22.0 23.0 24.0 25.0

Especificación Pantalla LCD Sistema Óptico (lente, disparador, cuerpo) Rollo de Película Sistema de Flash Almacenamiento de Datos PCB Zoom 5x Autofoco

Avance y Retroceso Automático de la Película Cuerpo de la Cámara Embalaje para Minorista Stand en Ferias Comerciales Página Web Lista de Materiales Procedimientos de Montaje Diagramas de Flujo Exposición en Puntos de Venta Anuncios en TV

Publicidad en Revistas Folleto del Producto Distribuidores Cursos de Capacitación Canales de Ventas Manual del Usuario

Total del Proyecto: Universidad Tecnológica del Perú Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas

Hoja de Costo Mano de Obra Interna (Dólares)

573 400 1.458 2.414 1.440 1.242 820 2.590 1,396 1.879 426 705 647 1.068 308 282 320 120 600 978 560 676 1.256 878 910

77.355 54.000 196.830 325.890 194.400 167.670 110.700 349.650 188,460 253.665 57.510 95.175 87.345 144.180 41.580 38.070 43.200 16.200 81.000 132.030 75.600 91,260 169.560 118.530 122.850

23.946

3.232.710

21

Honorarios del Contratista ($)

Otros No Imputables a Mano de Obra ($)

5.000 15.000

600 6.600 5.600 2.600

85.000

20.600

2.000

150.000 15.000 27.000

600 1.200 6.600 1.800

7.615 3.500

10,000 78.000 25.000 324.000

145.315

TOTAL

77.355 59.600 218.430 331.490 197.000 167.670 216.300 349.650 189,060 254.865 66.110 96.975 87.345 144.180 41.580 38.070 43.200 23.815 234.500 147.030 102.600 101,260 247.560 118.530 147.850 3.702.025

01 Gestión de Proyectos

Matriz de Comunicaciones

 Utilizar para proyectos medianos y grandes  Es responsabilidad del Director del Proyecto establecerla  Su propósito es identificar fácil y claramente: — ¿Qué es la comunicación? — ¿Quién la recibe? — ¿Cuándo es entregada?

 Revisar con QUIÉN confirmar sus expectativas  Colocar en la sección de Administración del Plan del Proyecto Universidad Tecnológica del Perú Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas

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01 Gestión de Proyectos Matriz de Comunicaciones - Ejemplo

Informes de Estado

M

M

M

Presupuesto Distribuido en el Tiempo

M

T

M

I

M

M

M

S

S

S

S

M

Utilización de Recursos

M M

M

S

S

Riesgos/Supuestos

M

S

S

Memos del Proyecto/Notas

I

Diccionario de Acrónimos

I I

I

I

Bitácora/Diario del Proyecto

I

Documentos Misceláneos

I

23

Leyenda

I

Mensajes Correo Electrónico

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Cuándo

M

Bitácora Asuntos/Problemas

Contratos

Quién

I

Minutas Reuniones Estado Pronosticado vs. Actual

I

Cuaderno del Proyecto

I

I

Cliente

I

I

Contratista

Resumen Ejecutivo

I

Miembros de Equipo

I

Gerentes

I

VP Ing.

Plan de Proyecto

CFO

CEO

Patrocinador

Qué

I M S T

– Inmediato/Actualizado – Mensual – Semanal – Trimestral

Gestión de Proyectos 01 Gestión del Riesgo Paso 1: Identificación del Riesgo Riesgos conocidos Nuevos Riesgos

Nuevos Riesgos

Nuevos Riesgos

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Paso 2: Evaluación del Riesgo Evaluación del riesgo

Paso 3: Desarrollo de respuesta al Riesgo Plan de administración del riesgo

Paso 4: Control de respuesta al Riesgo

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Gestión de Proyectos 01 Evaluación del Riesgo 0%

Probabilidad de Ocurrencia

100 %

Segura

Nula Impacto

Plazo

Costo

Alcance

Calidad

Valor Esperado (VE) = Probabilidad x Impacto

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01 Gestión de Proyectos Forma de Evaluación del Riesgo

Ejemplo: actualización de Windows Office a Windows Vista Evento de Riesgo

Probabilidad

Impacto

Valor Esperado

Problemas con la interfaz

4

4

16

Congelamiento del Sistema

2

5

10

Respuesta negativa del usuario

4

3

12

Mal funcionamiento del hardware

1

5

5

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26

Gestión de Proyectos 01 Matriz de Gravedad del Riesgo

Ejemplo: actualización de Windows Office a Windows Vista

Probabilidad

5 Respuesta negativa del usuario

4

Problemas con la interfaz

3 2

Congelamiento del sistema

1

Mal funcionamiento del hardware

1

2

3 Impacto

Riesgo Mayor Riesgo Moderado Riesgo Menor Universidad Tecnológica del Perú Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas

27

4

5

Paso 3: Desarrollo de la Respuesta al Riesgo 1. Desarrollar una estrategia para reducir los daños posibles.

2. Desarrollar planes de contingencia.

3. Las respuestas son: • Mitigar el riesgo • Evitar el riesgo • Transferir el riesgo • Asumir el riesgo

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Mitigar el Riesgo 1. Hay dos estrategias para mitigar el riesgo: • Reducir la probabilidad de que el evento se presente y/o • Disminuir el efecto que el evento adverso podría tener en el proyecto. Ejemplo: (Sistema de Información) El equipo del proyecto era el responsable de instalar un nuevo sistema operativo en su empresa matriz. Antes de poner el proyecto en práctica, el equipo probó el nuevo sistema en una red aislada más pequeña. Al hacerlo descubrieron una diversidad de problemas y pudieron obtener soluciones antes de la ejecución. El equipo todavía se topó con algunos problemas de instalación, pero su cantidad y gravedad se redujeron mucho.

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Evitar el Riesgo 1. Evitar el riesgo es modificar el plan del proyecto para eliminar la contingencia o situación. 2. Aunque resulta imposible eliminar todos los eventos de riesgo, es posible evitar algunos peligros específicos antes de iniciar el proyecto. Ejemplo: La adopción de tecnología probada y no la experimental puede excluir las fallas técnicas. Elegir un proveedor conocido (Brasil) y no uno de Indonesia, descartaría casi por completo las posibilidades de una crisis política interrumpida por el suministro de materiales básicos.

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Transferencia del Riesgo 1. Es común transferir el riesgo a otra parte; este traslado no cambia el riesgo.

2. Hacerlo casi siempre resulta en que se paga una prima por esta exención. Ejemplo: Contratación de uno o más componentes (entregables y/o tareas) a un contratista a un precio conocido.

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Asumir el Riesgo 1. En algunos casos se toma una decisión de aceptar el riesgo de que ocurra un evento. 2. Mientras mayor esfuerzo se haga para responder al riesgo antes de que el proyecto se inicie, mayores serán las posibilidades de minimizar sorpresas en el proyecto. Tip: solamente en caso de considerar esta respuesta a un riesgo, la acción a tomar será confeccionar un Plan de Contingencia (ver ejemplo a continuación)

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Plan para Contingencias 1. Un plan de contingencias es una alternativa que se utilizará si un evento de riesgo previsto y posible se convierte en realidad. 2. Acciones que reducirán o mitigarán el efecto negativo del evento de riesgo. 3. Responde a los cuestionamientos de qué, dónde, cuándo y cuánta acción se llevará a cabo. 4. Escritos para tomar en cuenta las partes de alto riesgo del cronograma. 5. Se diseñan para ofrecer desempeño a tiempo. 6. No se muestran en el cronograma del proyecto. 7. El cronograma muestra el Evento de Activación del Plan de Contingencia (EAPC) en la columna Supuestos. Universidad Tecnológica del Perú Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas

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Plan para Contingencias Ejemplo Planes de Contingencia Puesta en Marcha Automática del Almacén Propósito:

Cumplir los cronogramas diarios de embarques durante la puesta en marcha automática del almacén a pesar de averías del hardware y el software que impidan su funcionamiento.

Autoridad:

Bill Clancy, el Director de Distribución, tomará la decisión para poner el plan en marcha.

Disparador:

Seis horas de inactividad continua.

Notificación de la Lista de Gerentes de Distribución Tom Kalama

Directorio de llamadas para tendido manual

427-6513

Alex Chang

Camiones para la renta de escaleras de mano de Smith’s Rentals

427-6520

Mary Garcia

Revisiones diarias de los reflectores y encendido

427-6515

Ernie Jones

Carretillas elevadoras propias/externas

427-6570

Adele Rosen

Recolección y suministro de registros manuales

427-6580

Rich Norbun

Comprobación del estado cada hora

427-6585

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en

las

instalaciones

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Matriz de respuesta al riesgo

Ejemplo: actualización de Windows Office a Windows Vista

Respuesta

Plan de Contingencia

Disparador

Quién es el responsable

Reducir

Darle la vuelta hasta que llegue ayuda

No se resuelve en 24 horas

Juan

Reducir

Reinstalar el SO

Sigue congelado después de una hora

Alberto

Respuesta negativa del usuario

Reducir

Aumentar el soporte del personal

Se recibe una llamada de la alta dirección

María Isabel

Mal funcionamiento del equipo

Transferir

Ordenar una marca distinta

El reemplazo no funciona

Juan Carlos

Evento del Riesgo Problemas con la interfaz

Congelamiento del sistema

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