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• Cesar Augusto Cepeda Morales

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Proyecto Capítulo 1

El Proyecto 1.1 FASES DE UN PROYECTO En el transcurso de la vida de la idea se puede identificar claramente un período delimitado como proyecto, definido como actividades únicas y temporales, que consumen recursos y que se ejecutan para obtener una unidad productiva. De una forma general, todo proyecto puede pasar por una serie de fases en su ciclo de vida particular, comenzando por el inicio, luego una serie de actividades que se pueden agrupar en la parte intermedia y finalmente el cierre. Detallando un poco el ciclo se puede hacer la siguiente caracterización:

Fases Iniciación

Fases Intermedias

•

Etapa conceptual • Etapa

•

Estudio factibilidad

•

de

•

organizativa

ejecución

• Ingeniería básica

•

Plan de negocios • Anteproyecto • Proyecto

Etapa

Ingeniería

Fases Terminación de • • de •

detalle •

Construcción

Etapa final Puesta en marcha Introducción

al

mercado •

Ingeniería

de

mantenimiento Tiempo

Figura 1.1. Grupos de Procesos dentro de las Fases de un Proyecto

a. Fase Conceptual: Es la etapa donde nace la idea, se formula el proyecto al analizar los puntos claves, se toma la decisión favorable de iniciar las actividades del proyecto, se establecen las metas, se hacen los principales nombramientos y asignaciones de recursos. Es una fase donde el consumo de recurso humano es bajo, pero en el cuál suelen participar los individuos de mejor trayectoria o mayor nivel en la organización. El producto final de esta fase es un documento donde se explica qué se va hacer y tiene la aprobación

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de la alta dirección de la empresa.

b. Fase Organizacional: Contempla el período de planificar e idear la mejor forma de hacer realidad lo planteado en la fase conceptual. Se diseña la organización y se constituye el equipo del proyecto, se buscan los recursos y se hace el plan maestro y detallado de actividades. El producto final de esta fase es un documento conocido como el plan integral del proyecto.

c. Fase Operacional: Es la etapa donde se ejecutan los trabajos principales del proyecto como por ejemplo el diseño de planos, el desarrollo de los programas, la construcción de la instalaciones, las pruebas y las entregas. Es la fase donde se consumen la mayor cantidad de los recursos asignados al proyecto, participan más personas y se tarda más tiempo. El producto final de esta fase es la unidad productiva sustancialmente hecha.

d. Fase de Completación: Es el período donde se cierran las actividades, y los contratos, se transfieren los recursos y compromisos a otras organizaciones, se hace la puesta en marcha, etc. Es una fase controversial ya a que se deben ejecutar todas las actividades que nadie quiere o se atreve hacer, suelen quedar muchos detalles pequeños por resolver, que muchas veces no son rentables de ejecutar para los contratistas. El producto final es la unidad operativa.

1.2 CICLO DE VIDA DE LA IDEA Toda idea tiene un ciclo de vida comenzando cuando se concibe, formula, evalúa, aprueba, ejecuta, se hace realidad, cuando a funciona comercialmente en forma de productos o servicios en un mercado, crece, llega a su madurez y finalmente muere. Un proyecto puede surgir en uno o varios de los pasos en la vida de la idea, como una forma de producir un cambio deseado en las situaciones que se vive en el momento. Aunque cada idea sigue un camino único, se pude vislumbrar ciertas etapas, las cuales no necesariamente se producen siempre en la misma secuencia:

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Muerte

Deterioro y

Madurez

Crecimiento

Mercado

Introducción al

Proyecto

Evaluación

Formulación

Período de

Proyecto

Idea del

Investigación

Período de

Tiempo

Figura 1.2.- Ciclo de Vida de un Proyecto Genérico

a. Período de Investigación: Es el período donde se detectan y delimitan situaciones problemáticas, preparando el terreno para la aparición de ideas.

b. Idea del Proyecto: Suele suceder al origen del ciclo de vida o cuando los productos o servicios requieren una mejora importante en su vida productiva.

c. Período de Formulación: Implica la estructuración de la idea como una alternativa válida para la solución de los problemas detectados en la investigación.

d. Evaluación: Son las actividades destinadas a generar las aprobaciones necesarias para iniciar el proyecto.

e. Proyecto: Es el momento de hacer realidad las ideas planteadas, pasando por una etapa de iniciación, fases intermedias donde se organiza, planifica, ejecuta y controlan las actividades y finalmente una fase de terminación, hasta que las operaciones puedan hacerse cargo de la marcha.

f. Introducción al Mercado: Es el período de transición del pre y post natal de los resultados del proyecto, donde el mercado de usuarios comenzará a interrelacionarse con los cambios conducidos por los nuevos productos y servicios.

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g. Crecimiento: Corresponde al proceso de penetración al mercado, donde se transmiten los beneficios de la unidad productiva y se vuelve rutinario el uso y consumo por los usuarios y beneficiarios de la idea.

h. Madurez: Es el período de la estabilidad, donde la unidad productiva alcanzó su madurez y se hizo rutina en sus fieles usuarios.

i. Deterioro y Muerte: Constituye el período de decaimiento, desinversión y posible muerte de la idea para darle paso a que las nuevas generaciones de ideas muestren sus beneficios y sean aceptadas por los usuarios, este proceso puede ser lento y paulatino cuando se produce por obsolescencia o simplemente radical cuando se trata de un cambio del paradigma existente.

Generalmente se considera como un proyecto a los cambios emprendidos en las etapas de inversión, reinversión y liquidación de la idea, ya que los procesos de optimización tienden a ser repetitivos y por lo tanto pueden perder su condición de único.

1.3 INTENSIDAD DE LOS PROCESOS EN LA VIDA DE UN PROYECTO La conducción de los proyectos se realiza mediante una serie de procesos definidos, según el enfoque sistemático como la aplicación de herramientas y técnicas a un elemento de entrada, con el objeto de obtener una salida de mayor valor agregado.

a. Entradas: Son documentos o elementos documentables sobre los cuáles se trabajará. b. Herramientas y Técnicas: Son mecanismos y procedimientos que se aplican sobre las entradas para producir salidas. c. Salidas: Son documentos o elementos documentables, resultado de aplicar las herramientas a las entradas.

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En la dirección de proyectos se aplican los procesos básicos de la dirección operacional como son la planificación, ejecución y control. Sin embargo, por su carácter temporal, aparecen dos procesos adicionales: iniciación y terminación. •

Iniciación: Es un proceso de reconocimiento, aprobación y compromiso hacia una actividad. Es verificar que existe y generar la energía para su consecución.

•

Planificación: Es un proceso de sistematización, ordenamiento y diseño de un esquema factible para lograr los objetivos de una actividad. En este proceso se definen los qué, cómo, cuándo y dónde, para la posterior ejecución de la acción iniciada.

•

Ejecución: Es el proceso de coordinación y realización de una actividad, que es consecuente con el proceso de planificación.

•

Control: Es un proceso de búsqueda de información, medición y comparación de los hechos con respecto a lo planeado. El proceso plantea toma de decisiones con respecto a la situación evaluada.

•

Terminación: Es un proceso de formalización y entrega de la labor realizada hacia siguientes etapas en el ciclo de vida de la actividad, proyecto o idea.

El procedimiento es en una sola dirección, excepto cuando se llega al proceso de control, en el cuál se plantea la necesidad de tomar alguno de los tres posibles caminos:

-

Finalización de la actividad: que sucede cuando la medición indica que lo ejecutado cumplió con todo lo que estaba planificado y se pasa al proceso de cerrar.

-

Continuación de la actividad: decisión que se toma cuando la medición está en sintonía con lo planificado, pero todavía queda trabajo por hacer por lo que se sigue ejecutando.

-

Replanificación: se plantea cuando hay una diferencia significativa entre lo planeado y lo ejecutado, en cuyo caso es rentable volver a planificar.

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Planificar

Controlar

Proyecto

Iniciar

Cerrar

Ejecutar

Planificar

Subproyecto

Iniciar

Controlar

Cerrar

Ejecutar

Planificar

Actividad

Iniciar

Controlar

Cerrar

Ejecutar

Figura 1.3.- Elementos de Unión de un Proyecto

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Estos procesos interactúan formando un ciclo iterativo de planificación, ejecución y control, el cuál se repite para cada subproyecto y así sucesivamente hasta llegar a las actividades finales, donde ya planificación y control son prácticamente inexistentes.

El elemento de unión en el ciclo es la ejecución, ya que ejecutar el proyecto implica iniciar el ciclo de los subproyectos y ejecutarlos abre el ciclo de los paquetes de actividades y posteriores actividades terminales del proceso. 1.4 HERRAMIENTAS BÁSICAS Las herramientas básicas a ser utilizadas por la dirección de proyectos son la aplicación sistemática de una serie de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar o exceder los requerimientos exigidos.

El arte de dirigir a través de su ciclo de vida, involucra balancear una serie de demandas competitivas entre sí: •

Identificar los requerimientos y las expectativas en torno al proyecto.

•

Satisfacer las necesidades de la organización, de los clientes o consumidores,

de los resultados obtenidos y del recurso humano

utilizado para laborar en el proyecto. •

Determinar el alcance adecuado para el proyecto, sobre la base de situación y los objetivos.

•

Completar el proyecto en el tiempo establecido y que termine con un desempeño aceptable, usando para ello los recursos dados.

El desempeño debe entenderse en el contexto de la palabra performance, que implica que el proyecto es capaz de operar en base a las expectativas creadas por los distintos “stakeholders”.

Para lograr esto, la dirección de proyectos hace el uso más eficiente de los recursos disponibles, controlando las principales variables de éxito mediante las herramientas básicas.

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Cuando se trabaja en proyectos, normalmente se dispone de una serie de herramientas, que empleadas correctamente serán de mucha utilidad para conducir las riendas del proyecto.

En resumen, es hacer el uso más eficiente de los recursos disponibles, controlando las principales variables del éxito mediante dichas herramientas básicas.

a. Estructura Descomposición del Trabajo: Es la herramienta base para crear y manejar todas las demás. Consiste en la preparación ordenada de una lista detallada de todas las actividades que deben realizarse para completar el proyecto. Es el instrumento que permite manejar el alcance del trabajo. b. Cronograma: Es el elemento fundamental para el control de la variable tiempo, garantizando que el proyecto se ejecute en el tiempo ideal, lo que implica que las unidades productivas entran en funcionamiento cuando el mercado de usuarios y consumidores los necesita. c. Presupuesto: Indica el control del recurso financiero en el proyecto, garantizando que éste se ejecute al coste adecuado, lo que implica que se utilizaron racionalmente los materiales, equipos y personas en la ejecución de las actividades. Este control es fundamental, tanto de las entradas como de las salidas, ya que se observa que desviaciones importantes en el presupuesto pueden generar variaciones, tanto en el tiempo de ejecución, como en el desempeño final. d. Especificaciones: Para el manejo de la calidad durante el proyecto, se deben delimitar con indicadores medibles las características técnicas que debe cumplir el trabajo realizado, de forma de satisfacer los intereses de todos los involucrados en el proyecto. e. Matriz de Responsabilidades: Es el instrumento base para la distribución del trabajo

que

debe

ejecutarse

en

el

proyecto,

determinando

responsabilidades específicas de todo el personal que participa.

las Esta

herramienta permitirá un buen manejo de la gente y demás recursos involucrados.

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f. Plan de Respuestas: Es la forma de responder anticipadamente a los potenciales peligros que atentan contra el éxito del proyecto.

Es la

herramienta fundamental del manejo de riesgos.

1.5 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO La planificación de un proyecto es el proceso de concebir y ampliar los objetivos, las metas y las estrategias necesarias para que el proyecto cumpla su ciclo de vida. Entre los elementos esenciales de la planificación de un proyecto están: •

Establecer el ajuste estratégico del proyecto.

•

Identificar los problemas estratégicos que pudieran afectar el proyecto.

•

Desarrollar el objetivo del rendimiento técnico del proyecto.

•

Describir el proyecto mediante el desarrollo de su Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT).

•

Identificar y preparar la asignación de los paquetes funcionales de trabajo.

•

Identificar los paquetes de trabajo del proyecto que se subcontratarán.

•

Elaborar los programas de redes lógicas y las relaciones de los paquetes de trabajo del proyecto.

•

Identificar los problemas estratégicos potenciales que enfrentará el proyecto.

•

Calcular los costes del proyecto.

•

Efectuar un análisis de riesgos.

•

Elaborar los presupuestos, los planes de financiamiento y otros planes de recursos para el proyecto.

•

Asegurar el desarrollo de interfases del sistema de contabilidad de costes de la organización.

•

Seleccionar el diseño organizacional.

•

Mantener el sistema de información para la administración de proyectos.

•

Valorar el ambiente cultural de la organización.

•

Desarrollar los conceptos, los procesos y las técnicas para el control del proyecto.

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•

Desarrollar el equipo del proyecto.

•

Integrar filosofías, conceptos y técnicas sobre la administración de proyectos modernos.

1.6 INTEGRACIÓN Aparecen cuatro combinaciones de las variables que describen muy bien las características del proyecto. Ellas son:

a. Viabilidad: Es la relación entre el alcance y el coste, determinando la posibilidad de completar la cantidad de trabajo requerido con la cantidad de recursos disponibles, de forma que se pueda cumplir con cada funcionalidad dentro del presupuesto. b. Competitividad: Es la relación entre el tiempo y la calidad, estableciendo la capacidad de la organización para completar unas especificaciones en un corto tiempo. c. Efectividad: Indica la relación entre el coste y el tiempo, determinando la capacidad de completar el proyecto en un tiempo corto, sin que ello signifique sacrificar los costes. d. Desempeño: Es la relación entre el alcance y la calidad y permite medir el grado en que se logra completar todo lo que se requiere hacer, manteniendo conformidad con especificaciones de calidad para los usuarios.

1.7 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS El Project Management Institute, o PMI®, fue fundado en 1969 con un enorme interés en promover la administración de proyectos. Tiene capítulos en todo el mundo. La Guía PMBOK® del PMI®; contiene nueve áreas de conocimientos, que representan los elementos de la administración de proyectos, según la definición del PMI®, y son las siguientes:

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Dirección de Proyectos

Dirección de Integración del Proyecto • • •

Desarrollo del Plan del Proyecto Ejecución del Plan del Proyecto Control General de Cambios

Dirección de Costes del Proyecto • • • •

Planificación de Recursos Estimación de Costes Presupuesto de Costes Control de Costes

Dirección de Comunicaciones del Proyecto • • • •

Planificación de Comunicaciones Distribución de Información Informe de Realización Cierre Administrativo

Dirección del Alcance del Proyecto: • • • • •

Iniciación Planificación del Alcance Definición del Alcance Verificación del Alcance Control de Cambios del Alcance

Dirección de la Calidad del Proyecto • • •

Planificación de la Calidad Aseguramiento de la Calidad Control de la Calidad

Dirección de Riesgos del Proyecto • • • •

Identificación de Riesgos Cuantificación de Riesgos Desarrollo de Respuestas a Riesgos Control de Respuestas a Riesgos

Dirección de Plazos del Proyecto • • • • •

Definición de Actividades Ordenación de Actividades Estimación de la Duración de las Actividades Desarrollo del Programa Control del Programa

Dirección de Recursos Humanos del Proyecto • • •

Planificación de la Organización Adquisición de Personal Desarrollo del Equipo

Dirección de Procuras del Proyecto • • • • •

Planificación del Aprovicionamiento Planificación de la Petición de Ofertas Petición de Ofertas Selección de Suministradores Administración del Contrato

Figura 1.4.- Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos

a. Dirección de Integración del Proyecto: Son los procesos requeridos para asegurarse que todos los elementos del proyecto están alineados y correctamente coordinados. •

Desarrollo del Plan del Proyecto: El desarrollo del plan del proyecto utiliza los resultados de los otros procesos de planificación para elaborar un documento consistente y coherente que se pueda utilizar como guía para la ejecución y control del proyecto. Este proceso se repite casi siempre varias veces.

Tabla 1.- Desarrollo del Plan del Proyecto

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Entradas •

Herramientas y Técnicas Metodología de

•

Plan del proyecto

procesos de planificación

planificación del

•

Actividades de apoyo

•

Información histórica

proyecto

•

Políticas organizativas

•

Restricciones

conocimientos de cada

•

Supuestos

entidad involucrada en el

Resultados de otros

•

Salidas

•

Aptitudes y

proyecto •

Sistemas de información de la dirección del proyecto

•

Ejecución del Plan del Proyecto: La ejecución del plan del proyecto es el proceso fundamental para llevar a cabo el plan del proyecto – la gran mayoría del presupueso del proyecto será empleado en realizar este proceso.

En este proceso, el director del proyecto y el equipo de

dirección del proyecto deben coordinar y dirigir las distintas conexiones técnicas y organizativas que existan en el proyecto. Es el proceso del proyecto que está más directamente afectado por el área de aplicación del proyecto y en el que el producto del proyecto realmente se crea.

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Tabla 2.- Ejecución del Plan del Proyecto

Entradas •

Plan del proyecto

•

Actividades de apoyo

•

Políticas organizativas

•

Acciones correctivas

Herramientas y Técnicas •

Aptitudes de dirección •

Resultados del trabajo

•

Solicitudes de cambio

general •

Salidas

Aptitudes y conocimiento para el producto

•

Sistemas de autorización de trabajos

•

Reuniones de revisión de situación

•

Sistemas de información de

la

dirección

del

proyecto •

Procedimientos organizativos

•

Control General de Cambios: El control general de cambios está relacionado con: (a) influir sobre los factores que generan los cambios para asegurar que éstos sean útiles, (b) establecer que ha ocurrido un cambio y (c) gestionar los cambios cuando y como se producen.

Tabla 3.- Control General de Cambio

Entradas •

Plan del proyecto

•

Informes de realización del proyecto

Herramientas y Técnicas •

Sistemas de control de

•

•

Dirección de

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Actualizaciones del plan del proyecto

cambios

nconfiguración

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Salidas

•

Acciones correctivas

Tabla 3.- Cont.

Entradas •

Solicitudes de cambio

Herramientas y Técnicas •

Salidas

Medidas de la realización •

Lecciones aprendidas

del proyecto •

Planificación adicional

•

Sistemas de información de

la

dirección

del

proyecto

b. Dirección del Alcance del Proyecto: Son los procesos requeridos para asegurarse que el proyecto incluye todo lo necesario para su exitosa realización e inclusive establecer todo lo que no debe formar parte del proyecto. Es el descubrimiento de lo que va quedar y lo que hay que hacer para lograrlo. •

Iniciación: La autorización es el proceso de reconocimiento formal de que se va a desarrollar un nuevo proyecto o de que un proyecto ya existente se va a continuar en su siguiente fase.

Tabla 4.- Iniciación

Entradas

Herramientas y Técnicas

Salidas

•

Descripción del producto •

Métodos de selección del •

Justificación del proyecto

•

Plan estratégico

proyecto

•

Elección y asignación del

•

Criterios de selección del •

Juicio experto

•

director del proyecto

proyecto

•

Restricciones

Información histórica

•

Supuestos

•

Planificación del Alcance: La planificación del alcance del proyecto es el proceso de desarrollo de un informe escrito del alcance del proyecto, que sea la base para las futuras decisiones sobre el proyecto que debe incluir, en particular, los criterios utilizados para determinar si el proyecto

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o sus fases han sido completados satisfactoriamente. Es necesario un informe escrito tanto para los proyectos como para los subproyectos.

Tabla 5.- Planificación del Alcance

Entradas

Herramientas y Técnicas

Salidas

•

Descripción del producto •

Análisis del producto

•

Informe del alcance

•

Justificación del proyecto •

Análisis coste/beneficio

•

Actividades de apoyo

•

Restricciones

Identificación de

•

Plan de dirección del

•

Supuestos

•

alternativas •

•

alcance

Juicio experto

Definición del Alcance: La definición del alcance comprende la subdivisión de las principales entregas del proyecto (identificadas en el informe del alcance) en componentes más pequeños y manejables.

Tabla 6.- Definición del Alcance

Entradas •

Informe del alcance

•

Herramientas y Técnicas •

Salidas

Modelos de estructura de •

Estructura de

Restricciones

descomposición del

descomposición del

•

Supuestos

proyecto

proyecto

•

Resultados de otros

•

Descomposición

procesos de planificación •

Información histórica •

Verificación del Alcance: La verificación del alcance del proyecto, es el proceso de formalizar la aceptación del alcance del proyecto por parte de las entidades involucradas en el proyecto (patrocinador, cliente, etc.). Requiere la revisión de los productos y resultados del trabajo del proyecto para asegurar que todo se ha terminado correcta y satisfactoriamente.

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Tabla 7.- Verificación del Alcance

Entradas •

Resultados del trabajo

•

Documentación del

Herramientas y Técnicas •

Inspección

Salidas •

Aceptación formal

producto •

Control de Cambios del Alcance: El control de cambios del alcance está relacionado con (a) influir en los factores que ocasionan los cambios del alcance para asegurar que los cambios sean beneficiosos; (b) determinar cuándo se produce un cambio del alcance; y (c) dirigir los cambios reales cuándo ocurren.

Tabla 8.- Control de Cambios del Alcance

Entradas •

Estructura de

Herramientas y Técnicas •

descomposición del •

Salidas

Sistema de control de •

Cambios del alcance

cambios del alcance

•

Acciones correctivas

•

Lecciones aprendidas

proyecto

•

Medida de la realización

Informes sobre la

•

Planificación adicional

realización del proyecto •

Solicitudes de cambio

•

Plan de dirección del alcance

c. Dirección de Plazos del Proyecto: Son los procesos requeridos para asegurar que es completado en un tiempo ideal. •

Definición de Actividades: La definición de actividades comprende la identificación y documentación de las actividades específicas que deben desarrollarse con el fin de cumplir las entregas y subentregas identificadas en la estructura de descomposición del proyecto (EDP). En

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este proceso está implícita la necesidad de definir las actividades de forma que se logren los objetivos del proyecto

Tabla 9.- Definición de Actividades

Entradas •

Herramientas y Técnicas

Salidas

Estructura de

•

Descomposición

•

Lista de actividades

descomposición del

•

Modelos

•

Actividades de apoyo

•

Actualizaciones de la

proyecto •

Informe del alcance

Estructura de

•

Información histórica

descomposición del

•

Restricciones

proyecto

•

Supuestos •

Ordenación de Actividades: La ordenación de actividades implica identificar y documentar las dependencias entre ellas. Las actividades deben ser ordenadas con exactitud, con el fin de que esta ordenación sea válida para el desarrollo posterior de un programa realista y alcanzable.

Tabla 10.- Ordenación de Actividades

Entradas •

Lista de actividades

•

Descripción del producto

•

Dependencias

Herramientas y Técnicas • •

obligatorias •

Método del diagrama de •

Diagrama en red del

precedencias

proyecto

Método del diagrama de •

Actulizaciones de la lista

flechas

de actividades

•

Dependencia dicretas

•

Dependencias externas

•

Restricciones

•

Supuestos

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Métodos de diagramas condicionales

•

Salidas

Redes patrón

•

Estimación de la Duración de las Actividades: La estimación de la duración de las actividades implica la estimación del número de jornadas de trabajo que, probablemente, serán necesarias para realizar cada actividad identificada.

Tabla 11.- Estimación de la Duración de las Actividades Entradas

Herramientas y Técnicas

Salidas

•

Lista de actividades

•

Juicio experto

•

Restricciones

•

Estimación análoga

duración de las

•

Supuestos

•

Simulación

actividades

•

Necesidades de recursos

•

Bases de estimación

•

Capacidades de los

•

Actualizaciones de la

recursos •

•

Estimación de la

lista de actividades

Información histórica •

Desarrollo del Programa: El desarrollo del programa supone la determinación de las fechas de comienzo y terminación de las actividades del proyecto. Si las fechas de comienzo y terminación no son realistas, no es probable que el proyecto se termine según lo programado.

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Tabla 12.- Desarrollo del Programa Entradas • •

Herramientas y Técnicas

Salidas

Diagrama en red del

•

Análisis matemático

•

Programa del proyecto

proyecto

•

Reducción de plazos

•

Información

Estimación de la

•

Simulación

duración de las

•

Método heurístico de

actividades •

Necesidades de recursos

•

Calendario

•

Restricciones

•

Supuestos

•

Adelantos y retrasos •

complementaria •

programa

nivelación de recursos •

Software para la

Plan de dirección del

•

Actualización de las necesidades de recursos

dirección del proyectos

Control del Programa: El control del programa del proyecto está relacionado con (a) influir sobre los factores que originan cambios del programa para asegurar que dichos cambios son útiles, (b) establecer que ha ocurrido un cambio del programa y (c) gestionar los cambios que se producen, cuándo y cómo se producen.

Tabla 13.- Control del Programa Entradas •

Programa del proyecto

•

Informes de realización

•

Solicitudes de cambio

•

Plan de dirección del programa

Herramientas y Técnicas •

Sistema de control de

Salidas •

cambios en el programa •

Actualizaciones del programa

Evaluación de la

•

Acciones correctivas

realización del proyecto

•

Lecciones aprendidas

•

Planificación adicional

•

Software para la dirección de proyectos

d. Dirección de Costes del Proyecto: Son los procesos requeridos para asegurarse que el proyecto dispone y es completado con los recursos financieros adecuados. 20

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•

Planificación de Recursos: La planificación de recursos comprende la determinación

de

qué

recursos

físicos

(personal,

equipamiento,

materiales) y qué cantidades de cada uno se deben utilizar para desarrollar las actividades del proyecto.

Tabla 14.- Planificación de Recursos Entradas •

Herramientas y Técnicas

Estructura de

•

Juicio experto

descomposición del

•

Identificación de

proyecto •

Información histórica

•

Informe del alcance

•

Descripción del conjunto

Salidas •

Necesidades de recursos

alternativas

de recursos •

Políticas organizativas •

Estimación de Costes: La estimación de costes comprende el desarrollo de una aproximación (estimación) de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

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Tabla 15.- Estimación de Costes

Entradas •

Herramientas y Técnicas

Salidas

Estructura de

•

Estimación por analogías •

Estimación de costos

descomposición del

•

Modelización

•

Actividades de apoyo

paramétrica

•

Plan de dirección de

proyecto •

Necesidades de recursos

•

Tarifas de los recursos

•

Estimación de la

•

Estimación de abajo a

costes

arriba •

duración de las

Herramientas computarizadas

actividades •

Información histórica

•

Codificación •

Presupuesto de Costes: Comprende la asignación de todas las estimaciones de costes a cada tarea individual, con el fin de establecer una base de costes para medir el desarrollo del proyecto.

Tabla 16.- Presupuesto de Costes

Entradas

Herramientas y Técnicas

•

Estimación de costes

•

Herramientas y técnicas •

•

Estructura de

para la estimación de

descomposición del

costes

Salidas Bases de costes

proyecto •

Programa del proyecto •

Control de Costes: El control de costes está relacionado con (a) influir en los factores que ocasionan cambios en la base de costes para asegurar que los cambios son beneficiosos; (b) determinar cuándo se produce un cambio en la base de costes y (c) gestionar los cambios reales cuando y como ocurran.

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Tabla 17.- Control de Costes

Entradas

Herramientas y Técnicas

•

Bases de costes

•

•

Informes de realización

Salidas

Sistemas de control de •

Estimaciones de costes

cambios de costes

revisadas

del proyecto

•

Medida de la realización

•

•

Solicitudes de cambio

•

Planificación adicional

•

Plan de dirección de •

Herramientas

•

Acciones correctivas

costes

computarizadas

•

Estimación a la

Actualizaciones del presupuesto

terminación •

Lecciones aprendidas

e. Dirección de la Calidad del Proyecto: Son los procesos requeridos para asegurarse que el proyecto satisface las necesidades para las cuales fue creado. •

Planificación de la Calidad: La planificación de la calidad consiste en identificar qué normas de la calidad son importantes para el proyecto y en determinar cómo satisfacerlas.

Es uno de los procesos claves de

desarrollo clave durante la planificación del proyecto y debería desarrollarse regularmente y en paralelo con los otros procesos de planificación del proyecto. • Tabla 18.- Planificación de la Calidad Entradas

Herramientas y Técnicas

•

Política de la calidad

•

Análisis coste/beneficio

•

Informe del alcance

•

Benchmarking

•

Descripción del producto •

•

Normas y reglamentos

•

Otros

resultados

•

Salidas •

Plan de dirección de la calidad

Diagramas de flujos

•

Definiciones operativas

Diseño de experimentos

•

Listas de chequeo

•

Datos para otros procesos

del

proceso

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•

Aseguramiento de la Calidad: Es el conjunto de actividades sistematizadas, planificadas y desarrolladas dentro del sistema de la calidad, para garantizar que el proyecto colmará las principales normas de la calidad1. Debería de realizarse a lo largo de todo el proyecto.

Tabla 19.- Aseguramiento de la Calidad Entradas • •

Plan de dirección de la

Herramientas y Técnicas •

Herramientas y técnicas •

calidad

para la planificación de la

Resultados de las

calidad

medidas del control de la •

Auditorías de la calidad

Salidas Mejoras de la calidad

calidad •

Definiciones operativas •

Control de la Calidad: El control de la calidad comprende el seguimiento de los resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con las principales normas de la calidad e identificar las maneras de eliminar las causas que producen resultados insatisfactorios. Ésto debería realizarse a lo largo de todo el proyecto.

Los resultados del

proyecto incluyen tanto los resultados del producto como por ejemplo las entregas, y como los resultados de la dirección como por ejemplo el desarrollo de los costes y programas.

1

International Organization for Standardization. 1993. Quality – Vocabulary (Draft International Standard 8402). Ginebra, Suiza: ISO Press.

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Tabla 20.- Control de la Calidad

Entradas

Herramientas y Técnicas

•

Resultados del trabajo

•

•

Plan de dirección de la •

Salidas

Inspección

•

Mejora de la calidad

Diagramas de control

•

Decisiones de aceptación

calidad

•

Digramas de pareto

•

Repetición del trabajo

•

Definiciones operativas

•

Muestreo estadístico

•

Lista de chequeo

•

Listas de chequeo

•

Diagramas de flujo

•

Análisis de tendencias

complementada •

Ajustes del proceso

f. Dirección de Recursos Humanos del Proyecto: Son los procesos requeridos para usar de la manera más efectiva el personal necesario para el desarrollar el proyecto. •

Planificación de la Organización: La planificación de la organización comprende la identificación, documentación y asignación de funciones, responsabilidades y relaciones jerárquicas del proyecto.

Tabla 21.- Planificación de la Organización

Entradas

Herramientas y Técnicas

•

Conexiones del proyecto •

•

Requisitos del personal

•

Restricciones

•

Modelos

Salidas •

y responsabilidades

Prácticas de recursos humanos

Asignación de funciones

•

Plan de dirección de

•

Teoría de la organización

asignación

•

Análisis de las entidades •

Organigrama

involucradas en el

•

Actividades de apoyo

proyecto •

Adquisición de Personal: La adquisición de personal implica conseguir los recursos humanos (personas individuales o grupos) necesarios para ser asignados al proyecto y trabajar en él.

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Tabla 22.- Adquisición de Personal

Entradas • •

Herramientas y Técnicas

Plan de dirección de

•

Negociaciones

personal

•

Preasignación

Descripción del grupo de •

Aprovisionamientos

Salidas •

proyecto •

personal •

Personal asignado al

Directorio del equipo del proyecto

Métodos de selección de personal •

Desarrollo del Equipo: El desarrollo del equipo comprende tanto la mejora de la capacidad de las entidades involucradas en el proyecto para trabajar individualmente, como la mejora de la capacidad del equipo para funcionar como tal.

Tabla 23.- Desarrollo del Equipo

Entradas •

Personal del proyecto

•

Plan del proyecto

•

Plan de dirección de

Herramientas y Técnicas • •

Informes de realización

•

Progresos en el

el equipo

desarrollo

Aptitudes de la dirección •

Datos para la valoración

Sistemas de primas y reconocimientos

del proyecto •

Actividades para mejorar •

general

personal •

Salidas

Comparación con datos

•

Localización

externos

•

Formación

g. Dirección de Comunicaciones del Proyecto: Son los procesos requeridos para asegurarse que la información fluye de una forma adecuada y es almacenada para su correcto uso. •

Planificación de Comunicaciones: La planificación de comunicaciones comprende la determinación de la información y comunicaciones que

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necesitan las entidades involucradas en el proyecto: quién necesita alguna información, cuándo la van a necesitar y cómo se les va a proporcionar.

Tabla 24.- Planificación de Comunicaciones

Entradas • •

Herramientas y Técnicas Análisis de las entidades •

Plan de dirección de

comunicaciones

involucradas en el

comunicaciones

Tecnología de

proyecto

Requerimientos de

•

Salidas

comunicaciones •

Restricciones

•

Supuestos •

Distribución de Información: La distribución de información comprende la puesta a disposición de las entidades involucradas en el proyecto de la información necesaria disponible en el momento adecuado. Incluye el desarrollo del plan de dirección de comunicaciones, así como la respuesta a las necesidades de información inesperada.

Tabla 25.- Distribución de Información

Entradas •

Resultados del trabajo

•

Plan de dirección de comunicaciones

•

Herramientas y Técnicas •

Aptitudes de

Salidas •

Registros del proyecto

comunicación •

Sistemas de mantenimiento de

Plan del proyecto

información •

Sistemas de distribución de información

•

Informe de Realización: El informe de realización consiste en reunir y distribuir la información sobre el desarrollo del proyecto para proporcionar

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información a las entidades involucradas en el proyecto, sobre como se están utilizando los recursos para conseguir los objetivos del proyecto. Este proceso incluye: (a) Informe de la situación, (b) Informe del progreso y (c) Previsión.

Tabla 26.- Informe de Realización

Entradas

Herramientas y Técnicas

Salidas

•

Plan del proyecto

•

Revisiones del desarrollo •

•

Resultados del trabajo

•

Análisis de desviaciones

•

Otros registros del

•

Análisis de tendencia

proyecto

•

Análisis del valor ganado

•

Herramientas y técnicas

•

Informes de realización Solicitudes de cambio

para la distribución de información •

Cierre Administrativo: El proyecto o fase, después de lograr sus objetivos o estar terminado por otras razones, requiere su cierre.

El

cierre administrativo consiste en la verificación y documentación de los resultados del proyecto para formalizar la aceptación del producto del proyecto por parte de los patrocinadores o clientes.

Incluye la

recopilación de todos los registros del proyecto, asegurando que reflejan las especificaciones finales, así como el análisis del éxito y la efectividad del proyecto y el archivo de esta información para su uso futuro.

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Tabla 27.- Cierre Administrativo

Entradas •

•

Documentación de la

Herramientas y Técnicas •

Salidas

Herramientas y técnicas •

evaluación de la

para

el

realización

realización

informe

de • •

Achivos del proyecto Aceptación formal Lecciones aprendidas

Documentación del producto del proyecto

•

Otros registros del proyecto

h. Dirección de Riesgos del Proyecto: Son los procesos requeridos para minimizar la posibilidad y el impacto de hechos fortuitos en el proyecto. •

Identificación de Riesgos: La identificación de riesgos consiste en determinar el tipo de riesgos más probables que afecten el proyecto y documentar las características de cada uno. La identificación de riesgos no es un suceso que se produzca en un instante determinado; debe desarrollarse de una manera regular a lo largo de todo el proyecto.

Tabla 28.- Identificación de Riesgos Entradas

Herramientas y Técnicas

•

Descripción del producto •

•

Otros resultados de planificación

•

Salidas

Listas de comprobación

•

Fuentes de riesgos

•

Diagramas de flujo

•

Sucesos potenciales de

•

Entrevistas

riesgo

Información histórica

•

Síntomas de riesgo

•

Datos para otros procesos

•

Cuantificación de Riesgos: La cuantificación de riesgos implica evaluar los riesgos y sus interacciones entre si para determinar el rango de los posibles resultados del proyecto.

Esta cuantificación de riesgos está

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dirigida principalmente a los sucesos con riesgo que hacen necesaria una respuesta. Tabla 29.- Cuantificación de Riesgos

Entradas •

Tolerancias al riesgo de

Herramientas y Técnicas •

las diferentes entidades

Valor monetario

Salidas •

Oportunidades a

esperado

aprovechar, amenazas a responder

involucradas en el

•

Sumas estadísticas

proyecto

•

Simulación

•

Fuentes de riesgo

•

Árboles de decisión

•

Sucesos potenciales de

•

Juicio experto

•

Oportunidades a ignorar, amenazas a aceptar

riesgo •

Estimaciones de costes

•

Estimación de la duración de las actividades •

Desarrollo de Respuestas a Riesgos: El desarrollo de respuestas a riesgos implica la definición de pasos para aprovechar las oportunidades y responder a las amenazas.

Tabla 30.- Desarrollo de Respuestas a Riesgos

Entradas •

•

Oportunidades a

•

Aprovisionamientos

aprovechar, amenazas a

•

Planificación de

responder

imprevistos

Oportunidades a ignorar, •

Estrategias alternativas

amenazas a aceptar

30

Herramientas y Técnicas

•

Seguros

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Salidas •

Plan de dirección de riesgos

•

Datos para otros procesos

•

Planes de imprevistos

•

Reservas

•

Acuerdos contractuales

•

Control de Respuestas a Riesgos: El control de respuestas a riesgos comprende la ejecución del plan de dirección de riesgos, con el fin de responder a los sucesos con riesgo a que se produzcan en el curso del proyecto.

Cuando ocurren cambios, el ciclo básico de identificación,

cuantificación y respuesta se repite. Es importante comprender que incluso el análisis más profundo y completo no puede identificar todos los riesgos y probabilidades correctamente; se requiere un control.

Tabla 31.- Control de Respuestas a Riesgos

Entradas •

Herramientas y Técnicas

Salidas

Plan de dirección de

•

Respuestas no previstas

riesgos

•

Desarrollo de respuestas •

Actualizaciones del plan

adicionales al riesgo

de dirección de riesgos

•

Sucesos con riesgo real

•

Identificación de riesgos

•

Acciones correctivas

adicionales

i. Dirección de Aprovisionamientos del Proyecto: Son los procesos requeridos para aprovisionamientor o adquirir los bienes y servicios necesarios para el proyecto. •

Planificación

del

Aprovisionamiento:

La

planificación

del

aprovisionamiento es el proceso de identificación de las necesidades del proyecto que pueden ser mejor satisfechas suministrando productos o servicios desde fuera de la organización que realiza el proyecto. Ésto implica el considerar si hay que aprovisionar, la manera de hacerlo, qué aprovisionar, cuánto aprovisionar así como que aprovisionar y cuándo hacerlo.

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Tabla 32.- Planificación del Aprovisionamiento

Entradas

Herramientas y Técnicas

•

Descripción del alcance

•

Descripción del producto

•

Gestión de

•

Juicio experto

aprovisionamiento

•

Selección del tipo de

•

Condiciones de mercado

•

Otros resultados de la

•

Análisis fabricar-o-

Salidas •

comprar

Plan de dirección de aprovisionamientos

•

Descripciones del trabajo

contrato

planificación •

Restricciones

•

Supuestos

•

Planificación de la Petición de Ofertas: La planificación de la petición de ofertas comprende la preparación de los documentos necesarios para realizar la petición de ofertas.

Tabla 33.- Planificación de la Petición de Ofertas

Entradas •

Plan de dirección de

Herramientas y Técnicas •

Documentos

aprovisionamientos

normalizados

•

Descripciones del trabajo •

Juicio experto

•

Otros resultados de la

Salidas •

Documentos de aprovisionamiento

•

Criterios de evaluación

•

Descripción de las

planificación

actualizaciones del trabajo

•

Petición de Ofertas: La petición de ofertas comprende la obtención de información (ofertas y propuestas) de los posibles proveedores sobre cómo satisfacer las necesidades del proyecto. La mayor parte de los esfuerzos reales en este proceso los realizan los posibles proveedores, normalmente sin coste adicional para el proyecto.

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Tabla 34.- Petición de Ofertas

Entradas • •

Documentos

Herramientas y Técnicas de •

Reuniones previas con •

aprovisionamientos

ofertantes

Listados de proveedores •

Publicidad

Salidas Propuestas

cualificados •

Selección de Proveedores: Comprende la recepción de ofertas o propuestas y la aplicación de los criterios de evaluación para seleccionar un proveedor.

Tabla 35.- Selección de Suministradores Entradas

Herramientas y Técnicas

•

Propuestas

•

Negociación del contrato •

•

Criterios de evaluación

•

Sistema de ponderación

•

Políticas organizativas

•

Sistema de selección

Salidas Contrato

previa •

Estimaciones independientes

•

Administración del Contrato: La administración del contrato es el proceso de verificación de que el suministro del proveedor satisface los requerimientos contractuales.

En los proyectos más grandes, con

múltiples proveedores de productos y servicios, un aspecto clave de la administración del contrato es la gestión de las interrelaciones entre los distintos proveedores.

La naturaleza legal de las relaciones

contractuales hace imperativo que el equipo del proyecto sea especialmente cauto con las implicaciones legales de las acciones tomadas durante la administración del contrato.

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Tabla 36.- Administración del Contrato

Entradas •

Contrato

•

Resultados de trabajo

•

Solicitudes de cambio

•

Facturas del proveedor

•

Herramientas y Técnicas •

Salidas

Sistemas de control de •

Correspondencia

cambios en el contrato

•

Cambios en el contrato

•

Informe de realización

•

Solicitudes de pago

•

Sistema de pago

Cierre del Contrato: Es similar al cierre administrativo. Comprende la verificación del producto (¿estaba todo el trabajo completo, correcto y satisfactorio?) y el cierre administrativo (actualización de registros para reflejar los resultados finales y el archivo de dicha información para su disponibilidad futura).

Tabla 37.- Cierre del Contrato

Entradas •

Documentación del contrato

Herramientas y Técnicas •

Salidas

Auditorías de

•

Informe del contrato

aprovisionamientos

•

Aceptación oficial y cierre

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