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• JuanBenitez

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Definición de Alcance Consultas y preguntas a cliente Módulos Finanzas y Control de Gestión

Julio 2016

1. Objetivo El presente documento tiene como objetivo, realizar un levantamiento ejecutivo de las funcionalidades de los módulo Financiero Contable ,Control de Gestión, Gestión de materiales y ventas que son posibles de implementar. Además sentar las bases para definir el alcance para la propuesta y la oferta de implementación. Por lo anterior, a continuación se presenta un cuestionario que debe desarrollar el cliente

2. Consultas y/o preguntas FI/CO 2.1 Organización  ¿La moneda de cada sociedad está definida en CLP?  ¿Cuál es moneda de grupo o cual es la moneda que presentar reportes consolidados?  ¿Existen un plan de cuentas corporativo?, es decir, todas las sociedades del grupo lo utilizan.  En caso de que la preguntar anterior, existen más de plan de cuentas, indicar cuantos y que sociedades se les asocian

2.2 FI-GL Contabilidad General  Realizan su contabilidad en doble moneda  Presentan Estados Financieros en diferentes normas contables  Presentan Estados Financieros a Nivel de líneas de negocios  En la actualidad registran las variaciones de tipo cambio  En la actualidad en que sistema realiza la liquidación de remuneración.  Como realiza Centralización de Remuneraciones (por cuenta y centro de costo)  Como registra en su actual sistema Financiero Contable Centralización de Remuneraciones, en forma manual o vía algún sistema de carga  Como realiza los Ajuste de Inventarios, por medios de asientos de cuentas de mayor y/o a través de ajuste en costos versus unidades.  Indicar cuáles son los informes Legales y/o reportes que debe generar mensualmente organismos externos fiscalizadores. Por ejemplo, Balance General.  Que cuales son tipo de IVA Crédito y Débito que utilizan (Indicar porcentaje)

 Que cuales son tipos retención que utilizan (Indicar porcentaje)  Como realizar el proceso de Cierre de Periodo Mensual.  Como realizar el proceso Cierre de Ejercicio   Presentar algún tipo de informe o reportes especial para algún organismo fiscalizador

2.3 FI-AR Cuentas por Cobrar 

En la actualidad realiza una algún tipo diferenciación entre sus cliente, Si la respuesta es afirmativa, Indicar los criterios de cómo lo realizar.

 En la actualidad como realiza la evaluación crediticia  Fijan la límite de crédito, por tipo de cliente  Manejo algún tipo de bloqueo y Desbloqueo de clientes  En la actualidad como realiza el proceso de cobro de facturas  Indicar que medios de pagos son aceptados y/o utilizan sus clientes. Por ejemplo, Cheque

 Realiza algún tipo de cobro adicional a cliente distinto a los procesos de normales y/o habituales de facturación

2.4 FI-AP Cuentas por Pagar 

En la actualidad realiza una algún tipo diferenciación entre sus proveedores, Si la respuesta es afirmativa, Indicar los criterios como lo realizar.



Como realiza en l actualidad el registro de factura de compras



Tiene algún circuito de compra importadas

 Poseen en la actualidad algún circuito de aprobación de compras  Respecto de la pregunta anterior, cuantos de niveles de aprobación de tiene en general los procesos de compra. Por ejemplo, Jefe área -> Jefe de Abastecimiento -> Jefe de Finanzas  Realiza algún proceso de preparación de nóminas de pago a proveedores: Cual es la periodicidad de estos procesos.  Realiza al circuito o gestión de anticipo a proveedores  Gestionan algún tipo de rendiciones de gastos y/o fondos a rendir de empleados

2.5 FI-TR Tesorería

 Cuentos bancos y cuales utilizar en las actualidad.  Cuál es su banco pagador de nóminas o pagos masivos a proveedores  Indicar que medios de pagos utiliza para el pagos a proveedores y para su gestión diaria  Gestionan el registro y contabilización de cartolas bancarias en su sistema actual. Indicar para que bancos las utilizan.  Administran custodia de cartera de cheques a fecha.  Describa como realiza actualmente el proceso de conciliación bancaria.  Gestionan y realizan mantenimiento de chequeras bancarias en su sistema actual.  Que monedas distintas a CLP utilizan en forma regular.  Como es proceso actual de carga, actualización y mantención de tipo de cambio.  Actualmente, ya en sistema u otro medios para algún tipo de reporte de flujos de entradas y salidas de caja o efectivo, en un período dado.

2.6 FI- AM Gestión de Activos Fijos

 Aproximadamente cuantos activos fijos tienen  Qué tipos (clases) de activos fijos tienen. Indicar una descripción genérica de cada uno de los tipo  Tienen la valorización separada de Activo Fijo, por ejemplo norma financiera y Tributaria  ¿Respecto del punto anterior, Indicar cuantas normas de valoración distintas tienen?  La amortización / depredación de los activos fijos de que gestionan se valorizan en forma estándar, es decir, forma lineal  Gestionan Activos Fijos en Curso u Obra.  Si la respuestas anterior es afirmativa, describa brevemente como el proceso de acumulación gastos de estos activos y como se liquidan para sus traspaso a activos fijos normales.

2.7 FI- CO Control de Gestión  Gestionan centros de costos y/o beneficios  En la actualidad tiene y tiene una Estructura y Jerarquía de Centro de Costo y Beneficios  Gestionan al tipo de Control del Presupuesto por Centros de Costo  Gestionan al proceso de cierre mensual de control de gestión  Al final de periodo gestionan tipo algún de reclasifican de asignación de Asignación, Subreparto y/o Distribución de Centro de Costos costo

 Genera algún tipo de reporte y/o un informe consolidado de los gastos y costos totales de las Unidades de Negocio o centros de costos.

3. Consultas y/o preguntas MM  Cuantos centros logísticos y almacenes poseen?  En cuantos almacenes se requiere implementar el modelo WMS?  Poseen la cubicación de los almacenes que requieren WMS?  Poseen un área de compras centralizadas?  Que volumen de compras mensual tienen?  Requieren circuitos de compra específicos para activos fijos e importaciones?  Requieren autorizaciones electrónicas para las ordenes de compra?  Los posibles traslados entre centros de la misma sociedad se encuentran cerca físicamente?, o debe existir un cobro de flete de por medio.

 Al existir sociedades diferentes y necesitan realizar traslados entre centros se debe tener en cuenta la configuración del modelo Intercompany.  Manejan fechas de caducidad en los lotes?  Manejan consignación?  Usan MRP (planificación de necesidades)? si es así, de que tipo (por punto de stock, consumo estacional, etc…)  Fabrican sus propios productos o solo comercializan los productos de terceros?  Van a requerir sistema de radiofrecuencia, pistolas lectoras de códigos de barras o algún otro dispositivo externo?  Van a emitir códigos de barras desde el sistema?  Requieren interfase con algún sistema?

4. Consultas y/o preguntas SD 4.1 Estructura Organizativa de Ventas y Distribución:  Identifique la estructura comercial principal (unidades responsables de la comercialización y distribución de los productos) (sales organizations).  Para cada una de las unidades identificadas en el punto anterior indique cuáles son los mercados que abastece (canales de distribución) (ejemplos, wholesale, retail)

 Cuántas y cuáles líneas de producto comercializan? Tienen varias locaciones geográficas donde son procesadas las órdenes de venta? (Oficinas de Venta) ¿Cuántas? ¿Dónde?  En cuántos depósitos almacenan y/o despachan sus productos para la venta? ¿Cuál es su ubicación geográfica? 

Dentro de cada depósito o almacén ¿Cuántos shipping points (puestos de expedición embarque, hay?)

 Existen reportes obligatorios, o informes a casa matriz que deban ser emitidos? ¿De qué sistemas provienen los datos de los mismos y bajo cuál o cuáles de los criterios anteriores son emitidos?  Indique cualquier consideración organizativa adicional que considere de interés para la implantación.

4.2

Datos Maestros / Clientes

 Cuántos clientes principales posee?  De qué manera clasifica los clientes? Por volumen de operaciones, situación geográfica, etc  Es el maestro de clientes actualizado local o centralmente?  En función de los canales de distribución a los que pertenece el cliente y/o de las líneas de productos, ¿es posible que siendo el mismo cliente se manejen datos comerciales, datos de expedición o datos de facturación diferentes?  Algunos de sus clientes poseen estructura jerárquica?, por ejemplo, un solo cliente le realiza compras para un grupo.  Permiten sus clientes que consolide varios pedidos en una sola entrega?  Existen clientes con diversas puntos o direcciones de entrega de mercancías (destinatarios de mercancías)?

4.3 Gestión de Créditos:  Existen distintas clasificaciones de riesgo para los clientes en la gestión de crédito (por ejemplo clientes recientes tienen más alto riesgo que los clientes con una larga relación comercial con la empresa).  Se verifica la disponibilidad de crédito del cliente al registrar la orden de ventas?. Que sucede si elcliente no tiene crédito?, por ejemplo, se bloquea el despacho?.  Se verifica el crédito del cliente al iniciar el despacho o al hacer la salida de los productos?  ¿Qué sucede si se excede el límite o no se cumplen con los criterios del control de crédito?.  Quién, cómo y cuándo efectúan la liberación (aprobación) de los documentos que no aprobaron el control de crédito?

4.4 Determinación de mensajes.  Indique los documentos que requiere generar a partir de las operaciones diarias. Ejemplo: confirmación de pedido de ventas, oferta o cotización, factura, nota de crédito, nota de débito.

 Por cual medio llegan estos documentos al clente(impreso, por fax, etc).

4.5 Determinación de precios



Cuáles son los elementos principales que intervienen en su cálculo de precios de ventas? (por ejemplo: precio base, descuentos, recargos, impuestos, etc).