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• Edwincito Girio

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ADMINISTRACIÓN BANCARIA

SEPARATA DE: MICROSOFT OFFICE

Año 2012 Ciclo: I

MICROSOFT OFFICE ¿Qué es Microsoft Office? Office es una Suite de Aplicaciones Comerciales orientadas al campo de la Ofimática. Microsoft Office es una colección de múltiples programas, servidores, servicios y soluciones que ofrecen un conjunto de herramientas para el trabajo eficaz en equipo, la administración de procesos, el uso inteligente de la información y el impacto personal. Cada producto desempeña un papel importante en el sistema Microsoft Office. ¿Qué es Ofimática? La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.

WORD

POWER POINT

EXCEL

¿Qué es Word? Microsoft Word es un Procesador de Textos. ¿Qué es un Procesador de Textos? Software de Aplicación diseñado para Crear, Editar e Imprimir cualquier tipo de documento o texto. Los archivos o trabajos creados en Word se denominan Documentos, los cuales están compuestos por páginas. La extensión que asigna Word a sus documentos es .DOCX. ¿Qué es un Entorno? Un entorno es el espacio, ambiente, ventana o interfaz de usuario que nos brinda un programa para desarrollar nuestras tareas o aplicaciones.

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ENTORNO DE MICROSOFT WORD 2007

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Elementos de Capacidad 1.1 1. Identifica las partes que componen el procesador de textos. 2. Elabora documentos, empleando márgenes y tamaños de papel previamente establecidos, manipulara el documento con eficacia. elabora y modifica fuentes, párrafos, sangrías, bordes y numeración y viñetas. CONFIGURACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO Para configurar la hoja de trabajo en Microsoft Word, se deberá ingresar a diseño de página. Como notara aquí se muestran los comandos de márgenes y tamaño de papel entre otros. Ingrese a cada uno de ellos y elija la opción personalizada. Dentro de dicha opción colocara el margen y el tamaño que se indique.

Fuentes Tipo y tamaño de letra a emplear en el documento, se puede acceder a estas características de las siguientes maneras: 1. Presionando Ctrl + M (teclado abreviado) 2. En el grupo fuente (ficha inicio) 3. En el botón cuadro de dialogo del grupo fuente

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Párrafo y alineación El párrafo permite modificar el espacio interlineal, espaciado entre párrafos, la alineación del texto, las sangrías y sangría especial (francesa y primera línea). La alineación permite solo el manejo del texto, pudiendo el usuario elegir en que parte de la página se alineara este. Se puede acceder a estas características de las siguientes maneras: 1. Clic en el cuadro de dialogo del grupo párrafo. 2. Clic derecho sobre el párrafo escrito y elegir párrafo del menú contextual.

Las alineaciones se encuentran en el grupo párrafo. COMANDO TECLADO DESCRIPCIÓN CTRL + Q

ALINEAR A LA IZQUIERDA

CTRL + T

ALINEAR AL CENTRO

CTRL + D

ALINEAR A LA DERECHA

CTRL + J

JUSTIFICAR ALINEACIÓN

El espacio interlineal se encuentra en el grupo párrafo: COMANDO TECLADO Mínimo Exacto Sencillo CTRL + 1 Doble CTRL + 2 1.5 líneas CTRL + 5

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Sangría Es un cambio de margen temporal, empleado para dar una mejor apariencia estética al documento. Las sangrías se encuentran en el grupo párrafo así como en la ventana párrafo.

COMANDO

DESCRIPCIÓN AUMENTAR SANGRIA DISMINUIR SANGRIA

Bordes de Página En Microsoft Office Word 2007, los bordes pueden agregar interés y énfasis a distintas secciones del documento. Se puede agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos gráficos e imágenes. Puede agregar un borde a uno o a todos los lados de cada página de un documento, a la página de una sección, sólo a la primera página o a todas las páginas excepto la primera. Puede agregar bordes de página en muchos estilos de línea y colores, así como diversos bordes gráficos. Para activar los bordes de página, ingrese a diseño de página.

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Colocando bordes a un párrafo 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor en el párrafo. Clic en diseño de pagina Bordes de página De la ventana que se muestra seleccione Bordes. Elija el borde que desea colocar (cuadro, sombra, 3d, etc.).

6. Elija el color de su preferencia Modificando el borde Puede cambiar las líneas del borde, asignando una línea al lado que desee. Solo tiene que seleccionar la ubicación.

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Ejemplos

Colocando bordes a un texto 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccione el Texto. Clic en diseño de pagina Bordes de página De la ventana que se muestra seleccione Bordes. Elija el borde que desea colocar (cuadro, sombra, 3d, etc.).

6. Elija el color de su preferencia

Colocando bordes de página 1. 2. 3. 4.

Ubicar el cursor en cualquier párrafo. Clic en diseño de pagina Bordes de página Bordes de página

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Ejemplos

Numeración y Viñetas Puede agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes, o bien, Word puede crear automáticamente listas mientras escribe. De manera predeterminada, si empieza un párrafo con un asterisco (*) o un número 1., Word reconoce que está intentando iniciar una lista numerada o con viñetas. Si no desea que el texto se convierta en una lista, puede hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección que aparece. Las viñetas así como la numeración de líneas, aparecen en el grupo párrafo. COMANDO DESCRIPCIÓN VIÑETAS NUMERACIÓN DE LINEAS LISTA MULTINIVEL

Escribir una lista con viñetas o una lista numerada 1. Escriba * (asterisco) para empezar una lista con viñetas o 1. para iniciar una lista numerada y, a continuación, presione las teclas BARRA ESPACIADORA o TAB. 2. Escriba el texto que desee. Página - 10 -

3. Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista. 4. Word inserta automáticamente la viñeta o número siguiente. 5. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione la tecla RETROCESO para eliminar la última viñeta o el último número de la lista. Ejemplos

Más opciones de viñetas y numeraciones

Elaborar un documento con las siguientes características: 1. Márgenes: izquierdo y derecho 3 Cm. 2. Márgenes: superior e inferior 2 cm. 3. Tipo de fuente Times New Roman, tamaño 11 4. El documento tendrá la forma que se muestra (Use bordes y sombreado)

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Elementos de capacidad 1.2 1. Diseña documentos correctamente estructurados empleando la letra capital, encabezados y pie de página, utiliza las herramientas avanzadas de Word para mejorar la calidad ortográfica del documento Letra capital Se denomina así a aquella letra que se destaca del texto del párrafo porque emplea 2 o más líneas del mismo. Para establecer una letra capital se deben seguir estos pasos: 1. Escriba el siguiente párrafo. Una tarjeta de crédito es una tarjeta de plástico con una banda magnética, a veces un microchip, y un número en relieve que sirve para hacer compras y pagarlas en fechas posteriores. Por su capacidad de realizar pagos se les llama también dinero plástico o dinero de plástico. Entre las más conocidas del mercado están: Visa, American Express, MasterCard y Diners Club, entre otras. Los usuarios tienen límites con respecto a la cantidad que pueden cargar, pero no se les requiere que paguen la cantidad total cada mes. En lugar de esto, el saldo (o "revolvente") acumula interés, y sólo se debe hacer un pago mínimo. Se cobran intereses sobre el saldo pendiente. 2. Cerciórese de que el inicio del párrafo no existe ningún espacio en blanco. 3. Seleccione la primera letra del párrafo 4. Vaya a Insertar 5. Elija Letra Capital 6. Seleccione una de las opciones que muestra la pantalla. 7. Por ejemplo elija en texto, con 3 líneas de separación. 8. Aceptar. El resultado de estos cambios se deberá ver así:

Ejercicio 2: Elaborar un documento que muestra letras capitales.

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Tabulaciones Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles las tabulaciones. Word2003 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero

se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además podemos definir la alineación para cada tabulación. Note que en la regla al extremo izquierdo esta el botón de tabuladores, este botón nos ayudara a ubicar cada una de las tabulaciones dentro del documento. Los signos de tabulación se acomodan en la regla, y se pueden modificar siempre dentro de ella, los signos de tabulación son:

También se puede trabajar con la ventana de tabulación, solo bastara darle doble clic a uno de los signos de tabulación de la regla y esta se mostrara.

Para eliminar un signo de tabulación solo arrástrelo al documento y este desaparecerá. Ejercicio dirigido. Elabore la siguiente lista de precios, las tabulaciones estarán a: Izquierda: 1.5 cm Página - 13 -

Centrado: 7.5 cm Punto decimal: 12.5 cm

El resultado sería:

Llenar unos 15 productos. Ejercicio 1. Elaborar el documento tal como se muestra.

Encabezados y pies de página Pares e impares Se emplean para crear dos encabezados y pies de paginas diferentes uno del otro, para realizar esta tarea deberá primero confeccionar el documento, antes de ingresar a encabezados y pies de pagina. Pasos 1. Presione Ctrl + Enter tres veces. 2. Vaya a Insertar. 3. Clic en Encabezado

4. Elija un encabezado en blanco

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5. Elija Pares e Impares

6. Escriba el encabezado en la página Impar

7. Ahora escriba el encabezado en la pagina Par

8. Ahora escriba el Pie de página tanto Par como Impar

9. En el Pie de página coloque la numeración automática.

Encabezados en secciones Las secciones son diferentes a las paginas Pares e Impares, ya que permiten crear encabezados y pies completamente diferentes unos de otros y en muchos casos se pueden omitir en una página o en muchas si es preciso. Pasos 1. Crear cuatro hojas mediante saltos de sección. 1.1. Haga clic en Diseño de Página 1.2. Elija saltos 1.3. Clic en Pagina par

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1.4. Elija saltos nuevamente y elija página Impar 1.5. Continúe así hasta que tenga las 4 paginas 2. Ahora escriba el encabezado en la sección 1.

3. Avanzar a la sección 2, notara que se repite el mismo encabezado, para evitar esto haga clic en el botón de Vincular al anterior, para que se desactive.

Borre el encabezado repetido y escriba el nuevo.

4. Ahora escriba los encabezados de las paginas siguientes siguiendo el mismo método (No olvide el desactivar el botón Vincular al Anterior).

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5. Para el pie de página solo inserte el número de página al centro del documento.

EJERCICIO 1. Elaborar un documento con encabezados y pies por secciones con las siguientes características. LOS MÁS ANTIGUOS

SUS INICIOS

CARAL TIERRA ANCESTRAL

2

SU SABIDURIA

4

SUS COSTUMBRES

5

3

VESTIMENTAS

6

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Numeración de páginas Se puede agregar números de página, que están asociados con los encabezados y pies de página, a la parte superior, a la parte inferior o a los márgenes de los documentos. La información almacenada en los encabezados y pies de página, o en los márgenes, aparece atenuada y no se puede cambiar al mismo tiempo que la información del cuerpo del documento La numeración se encuentra en los encabezados, pies de página y en la ficha insertar.

Reemplazar y buscar Mediante estas opciones se puede realizar búsquedas de caracteres o palabras dentro de un documento, si es preciso se puede remplazar de manera automática caracteres o palabras completas. Estos comandos se encuentran en la ficha inicio en el grupo edición. Solo elija buscar y escriba la palabra a buscar, también puede utilizar CTRL + B

Solo elija reemplazar y escriba la palabra a cambiar, también puede utilizar CTRL + L

Ortografía y gramática Permite realizar revisiones de la ortografía empleada así como de la gramática. De manera predeterminada, Microsoft Word revisa automáticamente la ortografía y la gramática mientras escribe, utilizando un subrayado ondulado de color rojo para indicar los posibles errores ortográficos y un subrayado ondulado de color verde para indicar los posibles errores gramaticales

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Para activar la ortografía y la gramática, puede ir a la ficha revisar o presionar la tecla F7.

Elementos de capacidad 1.3 Utiliza las herramientas avanzadas de Word, para mejorar la presentación del documento, diseñando documentos y mejorando la presentación de los mismos mediante el uso de columnas y tablas TABLAS ¿Qué es una TABLA en Word? Son cuadriculas distribuidas a modo de una matriz, es decir en COLUMNAS y FILAS. La intersección de estas se denomina CELDA. En una celda se puede colocar: 1. Texto 2. Números 3. Fórmulas 4. Gráficos.

Para activar tablas:

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Ventana Para Insertar Tabla

. Dibujándola Ir a dibujar tabla o hacer clic en el icono del lápiz de la barra de Tablas y bordes, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz. En la barra de Tablas y bordes tenemos comandos para trabajar con las tablas.

Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.

Formulas Aparte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla, con el comando Fórmula del menú Tabla. Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y también se puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados, en el caso que vemos en esta figura, si el valor es cero, aparecerá 0,00 y se pondrán los puntos Página - 20 -

para separar los miles y la coma para separar los decimales Ejemplo Elaborar la tabla como se muestra. CANTIDAD PRECIO 12 23.50 14 33.50 18 66.00

SUBTOTAL

IGV

TOTAL

Iniciando cálculos. 1. Ubicar el cursor en la celda C2 (debajo de subtotal) 2. Ingresar a presentación 3. Clic en fórmula 4. Antes de escribir la fórmula borre el contenido, la fórmula a emplear será: =A2*B2

5. En formato de número elija #,##0.00 (estilo millares). 6. Fórmula para el igv y total.

Para las otras celdas solo cambie el número de fila, así por ejemplo =A3*B3.

Resultado CANTIDAD 12 14 18

PRECIO SUBTOTAL 23.50 282.00 33.50 469.00 66.00 1,188.00

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IGV 50.76 84.42 213.84

TOTAL 332.76 553.42 1,401.84

Ejercicios con tablas 1. Calcular el subtotal, igv y el total VENTAS DE PRODUCTOS AL POR MAYOR PRODUCTO CANTIDAD PRECIO SUBTOTA L USB 4 GB 123 120.00 MP3 8 GB 124 180.00 HDD 200 GB 234 800.00 DVD CDRW 200 350.00

IGV

1. Diseñar la siguiente tabla. 2. Diseñar la siguiente tabla y calcular el descuento solicitado.

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TOTAL

VENTA DE TELEVISORES PRECIO DSCTO TOTAL A 9% PAGAR LCD 21” SONY 780.00 LCD 29” LG 1250.00 LCD 21” HITECH 540.00 LCD 59” LG 2500.00 LCD 52” HITECH 1900.00 LCD 60” SONY 3500.00 3. Diseñar la siguiente tabla y calcular el descuento y el total a pagar MODELO

Columnas Word permite escribir un documento empleando el formato de estilo periodístico, es decir un documento en columnas. Las columnas hacen que el texto fluya en el documento de forma proporcional en cada columna. Como crear columnas 1. Diseño de pagina 2. Columnas Deberá ver una ventana como se muestra.

Mediante estas opciones pueden crear columnas, notara que en los botones solo se llega a un máximo de 3 columnas, si desea crear un número mayor solo incremente el valor especificado en número de columnas.

Modificar ancho de columnas Word permite modificar el ancho de las columnas definidas, ya sea empleando medidas o arrastrando con el mouse.

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Usando medidas

Usando el mouse. Ubíquese en el borde de la columna (regla) y arrastre con el mouse.

Como realizar saltos de columnas Para realizar saltos de columnas en Word, se debe presionar CTRL + SHIFT + ENTER, esto permite crear documento con columnas variables, asemejándose más a una revista. Escriba el documento que se muestra y al culminar la primera columna, realice el salto de columna. Como escribir un documento con múltiples columnas En ocasiones es necesario escribir un documento con varias columnas dispuestas dentro de él, esto da al documento una mejor vista y orden

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Elemento de capacidad 4 Usa las opciones gráficas del software para insertar imágenes y aplicar modificaciones permitidas a las mismas. Imágenes Word permite colocar imágenes dentro de un documento, las imágenes a insertar pueden ser Prediseñadas o Desde Archivo. Las imágenes prediseñadas son conocidas como metarchivos y vienen incluidas dentro del office. 1. Insertar 2. Imágenes prediseñadas 3. Escriba el nombre de la imagen a buscar

4. Ahora arrastre la imagen hacia su documento. Trabajando con imágenes Note que las imágenes tienen unos puntos alrededor de la imagen, estos se denominan puntos de control, el botón verde es para girar la imagen.

Al colocar una imagen sobre el documento aparecerá una ficha de trabajo nueva denominada Herramienta de Imagen, esta contiene la opción Formato.

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Si desea añadir efectos a la imagen solo haga clic sobre la figura de los marcos que se muestra. Ejemplo. El mismo sistema de trabajo se aplica a las imágenes que el usuario puede colocar (fotos), aunque se les puede realizar algunas modificaciones.

Como colocar una imagen dentro de una forma

1. Inserte una forma. a. Insertar b. Formas c. Inserte una estrella de 32 puntas 2. Añada a la estrella sombra y color de línea 3. La imagen terminada debe quedar de la siguiente manera

4. Estando la imagen seleccionada proceda de la siguiente manera. a. Haga clic en la opción de relleno de forma

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b. Elija imagen c. Elija una imagen de su preferencia

d. El diseño terminado se vería así.

Word Art Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos vistosos para nuestros documentos. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo. Para iniciar WordArt hacer clic en el icono del menú Insertar. Al hacer clic sobre el icono aparecerá un cuadro de diálogo con la galería de WordArt como la que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.

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A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo para que introduzcamos el texto.

Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo en este cuadro de diálogo. También podemos elegir la fuente el tamaño y el estilo del texto. Al pulsar el botón Aceptar, después de escribir "MICROSOFT WROD", un gráfico WordArt como el que se muestra se insertará en nuestro texto.

Por medio de los comandos de la barra de herramientas de WordArt podemos modificar los rótulos WordArt.

Para dar forma al rótulo ajustándose a una de las formas que se presentan en una ventana. Al hacer clic sobre este botón podemos ver las distintas formas que nos ofrece WordArt para dar al texto.

Permite ajustar el gráfico WordArt respecto del texto que hay alrededor. Al hacer clic sobre este botón vemos los diferentes ajustes disponibles.

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Para variar el espacio entre caracteres. Estas son las opciones de espaciado entre caracteres. Texto modificado en Word art Se puede modificar un texto en Word art de manera que se vea circular, inclinado o como un botón. Veamos unos ejemplos. 1. Circular.  Inserte un texto Word Art, escriba Instituto de Formación Bancaria I.F.B.  Modifique el texto para que se vea circular, haga clic en y elija



El resultado deberá ser:

2. Inclinado  Extraiga una copia del Word Art anterior y modifíquelo para que se vea así.

3. Tipo botón  Extraiga una copia del Word Art anterior y modifíquelo de la siguiente

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

manera. Modifique el texto para que se vea circular, haga clic en



El resultado deberá verse así

y elija

Ejercicios con gráficos

Adaptando gráficos contextos 1. Elaborar un documento con el texto mostrado y las imágenes en las posiciones

señaladas.

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2. Elaborar un documento con el texto mostrado y las imágenes en las posiciones señaladas.

SmartArt Un gráfico SmartArt es una representación visual de la información e ideas. Puede crear gráficos SmartArt eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes de forma rápida, fácil y eficaz. Con los gráficos SmartArt y otras características nuevas como, por ejemplo, los temas, (tema: combinación de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una selección única.), puede crear ilustraciones de calidad con sólo unos cuantos clics de mouse (ratón). 1. Clic en Insertar 2. Clic en SmartArt 3. Aparecerá la siguiente ventana

4. Clic en Jerarquía 5. Elija organigrama

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6. Para agregar más formas primero seleccionar la entidad a la cual le agregara una forma

7. Ahora utilizar el botón Agregar forma 8. Las opciones son:

9. Para realizar cambios puede emplear la barra de Diseño

10. Para otros cambios utilizar la barra de formato

Ejemplo. 1. 2. 3. 4.

Ingrese a Insertar Clic en Smart Art De la ventana que se aprecia elija jerarquía De la ventana del lado derecho elija organigrama.

5. Aceptar

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6. Aparecerá el siguiente organigrama

7. Clic derecho sobre el recuadro superior 8. Elija agregar forma 9. Agregar forma debajo 10. Con los cuatro rectángulos ya elaborados escriba los siguientes textos

11. Ahora, clic derecho sobre la gerencia comercial y agregue las siguientes

formas 12. Termine la elaboración del organigrama como se muestra

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13. Empleando la ficha diseño, puede realizar cambios a su trabajo

14. Diseño propuesto.

POWERPOINT ¿Qué es PowerPoint? Es un SLIDEWARE ¿Qué es un SLIDEWARE? Un Slideware es una aplicación que permite crear presentaciones multimedia. Siendo esta aplicación de gran uso en el mundo empresarial y educativo. Microsoft PowerPoint es parte de la Suite Microsoft Office. ¿Qué es una presentación? Una presentación Power Point, es un archivo PPTX o PPSX que muestra una serie de diapositivas digitales multimedia y que permiten exponer un determinado tema. Por lo general una presentación PowerPoint no es exhaustiva sobre un tema, es decir, sólo muestra información importante, algunos gráficos, sonidos y videos; esto permite, generalmente junto con un expositor, desarrollar un tema específico. ¿Qué es una diapositiva? Las diapositivas son cada uno de los elementos que constituyen la presentación y cada una de ellas podría identificarse con una lámina o página. Se pueden crear y modificar de manera individual. El número de diapositivas varía en función del contenido de la presentación, pero en general, podemos decir que es aconsejable que cada diapositiva contenga una única idea o elemento de información. Presentación EDITABLE, al abrir una presentación de este tipo, abre el PowerPoint y permite modificar el contenido de la presentación, de manera predeterminada PowerPoint guarda las presentaciones con esta extensión (PPT, PPTX). Presentación EJECUTABLE, al abrir una presentación de este tipo, se abre en la vista Presentación con diapositivas, es decir, al abrirse se proyecta y no se puede editar (PPS, PPSX). Página - 34 -

ENTORNO DE MICROSOFT POWERPOINT 2007

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Elemento de Capacidad 2.1 Elabora diapositivas con buena calidad gráfica: insertar imágenes, agregar efectos de transición, sonido y video. Diseña presentaciones con efectos personalizados, agregando hipervínculos y botones de acción Crear una presentación PowerPoint nos permite crear una presentación de formas distintas, bien a través del asistente que es muy útil cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos porque nos guiará en todo el proceso de creación de la presentación, también podemos crearlas a través de algunas de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint o plantillas nuestras. También se puede crear la presentación desde cero, es decir, crearla a partir de una presentación en blanco. Para crear una presentación con un asistente sigue estos pasos: 1. Clic en el botón office 2. Nuevo, en el Panel de Control 3. Selecciona la opción Plantillas Instaladas. 4. Una vez elegida la opción Plantillas Instaladas aparecerá una ventana como la que mostramos a continuación.

5. Seleccionar una presentación 6. Clic en el botón Crear 7. La presentación se mostrara en pantalla

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Presentación en blanco A continuación veremos cómo crear una Presentación en blanco, esta opción se suele utilizar cuando la persona que genera la presentación sabe manejar bien el programa y también cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades. 1. Clic en Inicio 2. Clic en Nueva diapositiva 3. Elija el modelo de diapositiva que desea trabajar.

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Para añadir más diapositivas puede presionar CTRL + M (forma rápida) Vistas Las vistas en esta versión son las siguientes

VISTA NORMAL

IMAGEN

CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS

PAGINA DE NOTAS

PATRON DE DIAPOSITIVAS

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PATRON DE DOCUMENTOS

PATRON DE NOTAS

Cambios a una diapositiva Se pueden emplear temas para realizar cambios rápidos a una diapositiva, se pueden personalizar los colores de los temas o simplemente darle un color al fondo. Los temas son diseños prediseñados de Power Point 2007.

Los colores asignados a los temas pueden ser modificados por el usuario, simplemente haga clic en colores

.

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Para personalizar el fondo, solo haga clic en Estilos de Fondo

Creando las primeras diapositivas 1. Clic en nueva diapositiva 2. Clic en Diapositiva de Titulo 3. Escriba el tema como se muestra Página - 40 -

4. Elija nuevamente nueva diapositiva 5. Clic en Títulos y Objetos 6. Escriba el tema como se muestra

7. Inserte ahora una dispositiva de tipo Comparación 8. Escriba el texto como se muestra e inserte las imágenes

9. Ingrese a los temas y elija uno de su agrado Asignando efectos de transición y tiempo de reproducción Página - 41 -

Las transiciones de diapositivas son efectos de tipo animación que se producen en la vista Presentación con diapositivas, cuando pasa de una diapositiva a la siguiente. Puede controlar la velocidad de cada efecto de transición de diapositivas y también agregarle sonido. Microsoft Office PowerPoint 2007 incluye muchos tipos diferentes de transiciones de diapositivas, entre los que se incluyen (pero sin limitarse ha) los siguientes:

Pasos 1. Clic en animaciones 2. Elija uno de los efectos de transición que se muestran 3. Si desea se le puede añadir sonido, cambiar la velocidad del efecto y asignar el mismo efecto a todas las diapositivas.

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Para asignar tiempo a la diapositiva Para asignar tiempo a la diapositiva puede emplear dos métodos: 1. Ensayar intervalos. Permite que el usuario vea la diapositiva y estime el tiempo que tardaría en verla en su totalidad incluida la lectura de textos y visualización de imágenes, en esta parte vera un cronometro. a. Clic en Presentación con Diapositivas b. Clic en Ensayar Intervalos c. Vea cada dispositiva estime su tiempo y avance

2. Manualmente. Puede estimar el tiempo y asignarlo de manera manual a. Clic en Animaciones b. El tiempo asignado será en segundos.

Para reproducir la dispositiva presione F5 Ejercicios 1. Elaborar

las

siguientes

diapositivas,

asignar

colores

en

degrade

personalizados, efectos de transición y un tiempo de 4 segundos a cada una.

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Asignando efectos personalizados Permiten asignar efectos a cada objeto dentro de la diapositiva, estos efectos pueden funcionar con las transiciones o de manera independiente.

1. Elaborar la siguiente diapositiva

2. Seleccionar el titulo principal 3. Clic en animaciones 4. Clic en Personalizar animación 5. Al lado derecho de su pantalla deberá aparecer la ventana de animaciones personalizadas

6. Clic en Agregar efecto 7. Elija efectos de entrada

8. Elija Mas efectos 9. Elija el efectos Susurro 10. Clic en aceptar

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11. Note que en la pantalla derecha se muestra el efecto asignado

12. Ahora realice los cambios como se muestran en la imagen

13. Seleccione ahora el subtitulo 14. Agregar el siguiente efecto de entrada: Desplazar hacia arriba 15. Realizar los primeros cambios como se muestran en la imagen

16. Ahora personalizaremos aun más el efecto, haga clic en el efecto del subtitulo

17. Seleccione Opciones de efectos 18. Clic en Animar texto y elija Por letra

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19. Clic en aceptar 20. Seleccione el grafico que representa el Dólar 21. Agregar el efecto de entrada Bumerán 22. Realizar los cambios como se muestran en la imagen

23. Seleccione el grafico que representa el Euro 24. Agregar el efecto de entrada Bumerán 25. Realizar los cambios como se muestran en la imagen

26. Ahora elija un efecto de transición con 5 segundos de espera y aplique a todas las diapositivas.

27. Ahora solo presione F5, para iniciar la reproducción.

Asignando sonidos mp3 a la diapositiva Power Point, permite añadir sonido desde un CD, o sonido MP3, este se puede colocar para ser reproducido en toda la diapositiva o para ser reproducido en solo algunas de ellas, también se puede colocar sonidos diferentes para cada grupo o tema de la diapositiva. 1. Clic en Insertar 2. Clic en Sonido 3. Elija sonido desde archivo

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4. Elija una canción de su agrado 5. Haga clic en automáticamente, para que la reproducción se realice al iniciar la diapositiva.

6. Para añadir más opciones se puede optar por lo siguiente 1. Repetir la música durante toda la reproducción i. Haga clic derecho sobre el icono de sonido ii. En la ficha de opciones, elija Ocultar durante la presentación iii. Haga clic en Repetir la reproducción hasta su interrupción y ocultar icono de sonido

Nota.  Si desea darle sonido a tan solo un grupo de diapositivas entonces los pasos son los siguientes: 1. En el panel de tareas, elija la música que inserto

2. Elija ahora opciones de efectos

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3. Se mostrara una pantalla de reproducir sonido, aquí configurara su reproducción.

4. Señale el inicio y el final de la reproducción. 5. Clic en aceptar

Asignando video mpg a la diapositiva Power Point, permite añadir Video de formato MPG, este se puede colocar para ser reproducido en la diapositiva. 1. Vayamos a Insertar 2. Elija Película 3. Clic en Película de archivo

4. Elija una película 5. Haga clic en automáticamente, para que la reproducción se realice al iniciar la diapositiva.

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6. Para más opciones de efectos emplear el panel de tareas y la opción de efectos

7.

8. Clic en Aceptar 9. F5 para reproducir

Hipervínculos en PowerPoint Un hipervínculo es una comunicación con una página web (generalmente) y con un documento de otra aplicación. Power Point puede establecer vínculos con páginas web públicas o locales así como con otros programas o con diapositivas.

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Pasos para crear un hipervínculo 1. Seleccionar el Texto, Word Art o Imagen a vincular. 2. Presione Ctrl + Alt +K 3. Al mostrarse la siguiente ventana, Elija LISTA DE ESTE DOCUMENTO.

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4. Elija la diapositiva con el titulo de Word 5. Clic en Aceptar 6. Aceptar nuevamente y listo el hipervínculo. Notara que el texto que dice Word esta subrayado. También puede optar por emplear la herramienta de hipervínculo que está en el menú INSERTAR.

Realizar los mismos pasos para los otros cursos. Botones de acción Permiten realizar acciones de vínculo hacia una diapositiva u otro documento de alguna otra aplicación. Los botones se encuentran dentro de la herramienta Forma, cada uno de ellos presenta una imagen que señala la acción que puede desarrollar. BOTON

ACCION Se desplaza a la diapositiva ANTERIOR Se desplaza a la diapositiva SIGUIENTE Se desplaza a la PRIMERA DIAPOSITIVA Se desplaza a la ULTIMA DIAPOSITIVA Se desplaza a la diapositiva de INICIO Disponible para que el usuario señale el tipo de acción realizara

Realizar el mismo trabajo anterior pero empleando botones de acción. Pasos para crear un hipervínculo 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ingrese a la opción FORMAS Elija el botón de PERSONALIZACIÓN Haga clic en la dispositiva inicial Haga clic en aceptar (momentáneamente). Clic derecho sobre el BOTON Elija modificar texto

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7. Escriba WORD (si desea modifique el botón a su gusto) 8. El resultado será como se muestra en la siguiente figura.

9. Proceda de la misma manera hasta completar todos los botones.

10. Ahora a asignarles la tarea específica de acuerdo al título que llevan. 11. Haga clic derecho sobre el botón que dice WORD 12. Elija Hipervínculo 13. Haga clic en la opción Hipervínculo a 14. Seleccione Diapositiva

15. Deberá aparecer una ventana como se muestra.

16. Haga clic en WORD, para establecer el hipervínculo. 17. Realice la misma operación para los otros botones.

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EXCEL ¿Qué es Excel? Es una hoja de cálculo ¿Qué es una hoja d cálculo? Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Otras hojas de cálculo HOJA DE CALCULO Calc Calc Microsoft Excel Gnumeric Numbers Lotus 1-2-3 StarOffice Calc Corel Quattro Pro KSpread Hoja de cálculo

SUITE OpenOffice.org LibreOffice Microsoft Office Gnome Office iWork de Apple Lotus SmartSuite StarOffice WordPerfect KOffice, paquete gratuito de Linux Google Apps

Dimensiones de la hoja de cálculo Microsoft Excel 2007 Columnas Identificación alfabética que se le da a las celdas vistas de manera vertical, estas se identifican desde la letra “A” hasta las letras “XFD”, en total la versión 2007 tiene 16,384 columnas. Filas Identificación numérica que se le da a las celdas vistas de manera horizontal, estas se identifican por números colocados de manera correlativa, iniciando en “1” y terminando en “1’048,576”. Celda Esta esta compuesta por la intersección de una columna y una fila, una celda puede contener tanto letras, números, símbolos, espacios en blanco y funciones. Una celda puede contener hasta 215-1 caracteres es decir 32,767. Pero solo se pueden ver los primeros 255 caracteres.

Elemento de capacidad 3.1 Realiza modificaciones a los contenidos de la hoja de cálculo, asignando formatos de celdas, copiándolos y eliminándolos. Aplica de manera correcta las funciones que provee Excel

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ENTORNO DE MICROSOFT EXCEL 2007

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¿Cómo ingresar a Excel? 1. Inicio 2. Programas 3. Microsoft Office 4. Microsoft Excel Al iniciar el trabajo con la hoja de cálculo se mostrara solamente tres (03) hojas, pero se pueden aumentar según la necesidad del usuario. Para facilitar el trabajo al usuario Excel cuenta con una herramienta que esta incluida en la misma celda y se llama control de arrastre, que permite copiar el contenido de una celda fácilmente o rellenarla. Control de arrastre

La hoja de cálculo también muestra una barra muy especial llamada barra de fórmulas, la cual muestra el contenido de una celda, facilitando su modificación.

Cuadro de Nombres

Ayuda de Funciones

Barra de Fórmulas

Si el usuario desea puede cambiar el nombre de las hojas que provee Excel, así estas serian mas descriptivas de acuerdo al trabajo que realizan. Nombre asignado por Excel

Nombre asignado por el Usuario La barra de formato tiene algunas variantes con respecto a otras como la de Word por ejemplo, esta incluye botones para el manejo de formato numérico de forma rápida.

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¿Qué es un Rango de Celdas? Se denomina así al grupo de celdas seleccionadas y que están listas para ser trabajadas, ya sea pintando su fondo, cambiando el tipo de letra o colocando formatos numéricos o bordes. El usuario esta en plena libertad de seleccionar los rangos de celda que estime conveniente. Horizontalmente

Verticalmente

Alternadamente

En Microsoft Excel se emplean tres tipos de punteros para el Mouse, cada uno cumple una función diferente, así por ejemplo:

Es el puntero predeterminado de Excel, es que se emplea para seleccionar las celdas.

Es el puntero que se emplea para auto llenar el contenido de una celda.

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Es el puntero que se emplea para mover las celdas en la hoja. Presione Shift+ cualquiera de estas teclas para seleccionar texto: FLECHA IZQUIERDA

A la izquierda carácter a carácter

FLECHA DERECHA

A la derecha carácter a carácter

FLECHA ABAJO

Hacia abajo línea a línea

FLECHA ARRIBA

Hacia arriba línea a línea

CTRL+ FLECHA IZQUIERDA

A la izquierda palabra a palabra

CTRL+ FLECHA DERECHA

A la derecha palabra a palabra

INICIO

Al principio de la línea de texto actual

FIN

Al final de la línea de texto actual

CTRL+INICIO

Al principio del documento

CTRL+FIN

Al final del documento

RE PÁG

Hacia arriba una pantalla

AV PÁG

Hacia abajo una pantalla

CTRL+RE PÁG

Al principio de la página anterior

CTRL+AV PÁG

Al final de la página anterior

FIN + →

Va al final de la columna

FIN + ←

Va al inicio de la columna

FIN + ↑

Va al inicio de la fila

FIN + ↓

Va al final de la fila

CTRL + INICIO

Va al inicio de la hoja

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Métodos abreviados frecuentes CTRL+A

Abrir

CTRL+Z

Deshacer

CTRL+Y

Rehacer. En algunos programas, si no hay nada que rehacer, se repite la última acción.

CTRL+G

Guardar

CTRL+P

Imprimir

ALT+F4

Cerrar la ventana activa

CTRL+N

Negrita

CTRL+K

Cursiva

CTRL+S

Subrayar

CTRL+D

Alinear a la derecha

CTRL+T

Alinear al centro

CTRL+Q

Alinear a la izquierda

CTRL+C

Copiar

CTRL+X

Cortar

CTRL+V

Pegar

CTRL+C+CTRL+C

Abrir el Portapapeles

CTRL+B

Buscar

CTRL+L

Reemplazar

CTRL+E

Seleccionar todo el documento

F7

Comprobar la ortografía

MAYÚS+F7

Sinónimos

CTRL+MAYÚS+W

Cuadro Estilo

CTRL+MAYÚS+F

Fuente

CTRL+MAYÚS+A

Cambiar la fuente a la del estilo Normal

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Para desplazarse rápidamente por la hoja se puede emplear las combinaciones antes descritas, pero estas en ocasiones tienen su limite en el contenido de la hoja, así por ejemplo, la combinación FIN + → que normalmente nos llevaría al final de la columna, se vería afectada en su desplazamiento si las celdas contiguas estuviesen llenas.

Posición Inicial

Posición Final

El texto “hola” introducido en la posición que se muestra, impedirá el desplazamiento del puntero hasta el final de la columna. ¿Cómo Insertar Nuevas Filas o Columnas? Excel permite si es necesario insertar nuevas filas o columnas en la posición que el usuario estime conveniente. Los pasos en ambos casos son los mismos. 1. Clic en el Menú Insertar 2. Clic en Fila (si desea insertar una fila) 3. Clic en Columna (si desea insertar una columna) Para insertar más de una fila o una columna, solo seleccione un rango de ellas y proceda con los pasos anteriores. Como se ve las cantidades están iniciando en la fila uno

En esta parte se ha insertado una fila

Formato de celdas El formato de celda permite modificar la presentación de los datos ingresados en un celda, así pues se puede modificar un número para que se muestre con símbolo monetario, con separación de miles, o puede colocar una fecha y que esta se muestre con formato de di, mes, año o mostrarse con la fecha completa.

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Para dar formato a una celda o rango de celdas, se debe seguir estos pasos: 1. Seleccione la celda o celdas a formatear 2. Presione Ctrl + 1 3. Si Elije la ficha Número

Como puede ver la ficha número le muestra una variedad de opciones las cuales sirven para modificar el contenido de una celda. Las opciones de la ficha número son:

Formato

Descripción

Éste es el formato de número predeterminado que aplica Excel cuando se escribe un número. En la mayoría de los casos, los números que tienen el formato General se muestran tal y como se escriben. Sin embargo, si la General celda no es lo bastante ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con decimales. El formato de número General también utiliza la notación científica (exponencial) para números grandes (de 12 o más dígitos). Este formato se utiliza para la presentación general de números. Puede Número especificar el número de posiciones decimales que desea usar, si desea utilizar separadores de miles y cómo desea mostrar los números negativos.

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Moneda

Este formato se utiliza para los valores monetarios generales y muestra el símbolo de moneda predeterminado junto a los números. Puede especificar el número de posiciones decimales que desea usar, si desea utilizar separadores de miles y cómo desea mostrar los números negativos.

Este formato también se emplea para valores monetarios, pero alinea Contabilidad los símbolos de moneda y los separadores decimales de los números de una columna.

Fecha

Este formato muestra los números de serie de fecha y hora como valores de fecha, en función del tipo y configuración regional (ubicación) que especifique. Excepto en el caso de los elementos que tienen un asterisco (*) en la lista Tipo (ficha Número, cuadro de diálogo Formato de celdas), los formatos de fecha que aplique no cambian el orden de las fechas con el sistema operativo.

Hora

Este formato muestra los números de serie de fecha y hora como valores de hora, en función del tipo y configuración regional (ubicación) que especifique. Excepto en el caso de los elementos que tienen un asterisco (*) en la lista Tipo (ficha Número, cuadro de diálogo Formato de celdas), los formatos de hora que aplique no cambian el orden de las horas con el sistema operativo.

Porcentaje

Este formato multiplica por 100 el valor de la celda y muestra el resultado con un símbolo de porcentaje. Puede especificar el número de cifras decimales que desea utilizar.

Fracción

Este formato presenta los números en forma de fracción, dependiendo del tipo de fracción especificado.

Científico

Este formato muestra los números siguiendo la notación exponencial, reemplazando parte del número con E+n, donde E (que significa Exponente) multiplica el número precedente por 10 elevado a la enésima potencia. Por ejemplo, un formato Científico con dos decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10, que es 1,23 por 10 elevado a la décima potencia. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se desea usar.

Texto

Este formato trata el contenido de las celdas como texto y muestra el contenido exactamente tal y como se escribe, incluso cuando se escriban números.

Especial

Este formato muestra los números como un código postal, número de teléfono o número de la seguridad social.

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Este formato permite modificar una copia de un código de formato de número existente. Crea un formato de número personalizado que se Personalizado agrega a la lista de códigos de formato de número. Se pueden agregar entre 200 y 250 números de formato personalizados, dependiendo de la versión de idioma de Excel que se haya instalado.

Trabajando con la ficha Alineación:

Alineación de texto. Permite alinear un texto dentro de la celda, de manera vertical y horizontal, las alineaciones pueden ser:

Horizontal General Izquierda(Sangría) Centrar Derecha(Sangría) Rellenar Justificar Centrar en la Selección

Vertical Superior Centrar Inferior Justificar Distribuido

Control del Texto. Permite que un texto sea ajustado dentro de la celda, esto quiere decir que se puede modificar un texto para que se muestre en dos o más líneas dentro de una celda, ajustarlo al tamaño de la celda o agrupar dos o más celdas en una sola.

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Orientación. Esta opción permite que un texto se pueda visualizar en diferentes posiciones dentro de la celda, así pues se puede inclinar un texto en un ángulo de 45º u otro si se desea. Trabajando con la ficha Fuente. Esta ficha se activara si el cursor esta dentro de la celda o si este está sobre ella, es decir se activa igual si estamos en modo de edición o no.

Trabajando con la Ficha Bordes. Esta ficha permite colocar bordes a una celda o rango de celdas, con diferentes diseños de línea y colores. Las opciones prestablecidas asignan bordes de manera rápida y de forma sencilla, los bordes en sí permiten asignar libremente el borde de una celda.

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Trabajando con la Ficha Tramas. Las tramas permiten colocar un fondo a la celda o rango de celdas, así pues el usuario puede elegir colores y diseños de tramas para su hoja.

Trabajando con la ficha Proteger. Permite al usuario proteger o desproteger una celda o rango de celdas, esta protección no tendrá efecto si no se emplea la protección de la hoja. Ejemplo: 1. Seleccione toda la hoja 2. Presione Ctrl + 1 3. Seleccione la ficha Proteger 4. Deseleccione proteger y ocultar. 5. Aceptar 6. Sombrear las celdas de la columna como se muestra en el grafico. 7. Presione Ctrl + 1 8. Elija la ficha Proteger 9. Active la opción Proteger 10. Ingrese a Herramientas 11. Elija Proteger Hoja Notara que solo el rango seleccionado esta protegido, las otras celdas están disponibles para el usuario. Para el ejemplo los rangos protegidos están de color.

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Ejemplos de formatos numéricos.

Formato Personalizado Este tipo de formato merece una explicación más detallada, pues permite realizar una modificación al contenido de la celda o rangos de celda con total libertad al usuario.

Para asignar un formato personalizado se debe tener en cuenta el siguiente formato:

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También se tendrá en cuenta: 1. Mostrar texto y números. Para ver el texto y los números de una celda, encierre los caracteres de texto entre comillas (" ") o ponga delante de un solo carácter una barra invertid a (\). Incluya los caracteres en la sección correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo, escriba el formato 0,00" Exceso";$-0,00" Defecto" para mostrar una cuantía positiva como "$125,74 Exceso" y una cuantía negativa como "$-125,74 Defecto." Los siguientes caracteres se muestran sin utilizar comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < > y el espacio. 2. Incluir una sección para escribir texto. Si se incluye, la sección de texto es siempre la última en el formato de número. Incluya el carácter ( @ ) en la sección en que desee mostrar el texto escrito en la celda. Si se omite el carácter @ en la sección de texto, no se verá el texto que se haya escrito. Si desea ver siempre caracteres de texto específicos con el texto escrito, encierre el texto adicional entre comillas dobles (" ") , por ejemplo, "facturación bruta de "@ Si el formato no incluye una sección de texto, el texto que escriba no se verá afectado por el formato. 3. Agregar espacio. Para crear un espacio con el ancho de un carácter en un formato de número, incluya un subrayado (_) seguido del carácter. Por ejemplo, si detrás de un subrayado se cierra un paréntesis (_)), los números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que estén entre paréntesis. 4. Repetir caracteres. Para repetir el carácter siguiente en el formato y llenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de número. Por ejemplo, introduzca 0*- para incluir suficientes guiones detrás de un número para llenar una celda. Otras consideraciones 1. Posiciones decimales y dígitos significativos Para dar formato a las fracciones o los números con decimales, incluya los siguientes dígitos marcadores en una sección. Si un número tiene más dígitos a la derecha del separador decimal que marcadores en el formato, se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores. Si hay más dígitos a la izquierda del separador decimal que marcadores, se mostrarán los dígitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del separador decimal, los números menores que la unidad comenzarán por el separador. o # muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor. o 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato. o ? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo, como Courier New. También se puede utilizar ? para las fracciones que tengan un número de dígitos variable.

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Para mostrar Use este código 1234,59 como 1234,6 ####.# 8,9 como 8,900 #.000 ,631 como 0,6 0.# 12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #.0# 44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados ???.??? 5,25 como 5 ¼ y 5,3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados # ???/??? 2. Separador de miles Para mostrar un punto como separador de miles o para escalar un número por un múltiplo de mil, incluya un punto en el formato de número. Para mostrar Use este código 12000 como 12,000 #,### 12000 como 12 #, 12200000 como 12,2 0.0,, 3. Color Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección. [Negro] [Aguamarina] [Magenta] [Blanco]

[Azul] [Verde] [Rojo] [Amarillo]

4. Condiciones Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, ponga la condición entre corchetes. La condición consta de un operador de comparación (Operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, MAYOR QUE = MAYOR O IGUAL QUE

DIFERENTE A Resultados. Los resultados de una evaluación solo pueden ser dos (02), y están determinados por la misma evaluación, así solo tendremos una respuesta verdadera o una falsa.

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Ejemplo. 1. determinar si un alumno está aprobado o desaprobado, según su promedio obtenido.

Interpretando las Formulas 1. La fórmula del promedio nos indica que este será redondeado con cero (0) decimales, lo cual nos dará una nota entera, con el decimal 0.5 redondeado a la unidad. 2. La función condicional SI, determina si el promedio de un alumno es aprobatorio o desaprobatorio, para ello realizamos la evaluación correspondiente, preguntando si el promedio de la celda D4 es menor o igual a 10, si este es el caso el mensaje será “DESAPROBADO”, caso contrario si la nota es mayor o igual a 11, el mensaje será “APROBADO”. Practica 1. Determinar el descuento de una compra si se cumple la siguiente condición:  Si la venta supera los 500, inclusive, descuento será igual al 15% del subtotal.  Si la venta no supera los 499, el descuento será del 9% del subtotal. Respuesta

Practica 1. Determinar la mayoría de edad de una persona con la siguiente condición:  Si el cálculo de su edad es mayor o igual a 18 “ Mayor de Edad”  Si el cálculo de su edad es menor o igual a 17 “Menor de Edad”

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Respuesta

Consideraciones Note que la celda Año de Nacimiento ser muestra en dos líneas en una celda, esto se realizó de la siguiente manera. 1. Hacer clic derecho sobre la celda A1 2. Elegir Formato de celdas 3. Haga clic en Alineación 4. Elija alineación Horizontal y vertical al Centro 5. Elija Ajustar Celda Anidación de la Función SI El termino anidación se refiere al uso de una función dentro de otra función, que puede ser diferente o igual a ella misma. Este método se emplea cuando se desea hacer más específica una función, abarcando más posibilidades de respuesta. En el presente ejemplo se notara que la petición de cálculo de interés es más específica, pues se estima diferentes intereses según en número de meses para cancelar el préstamo. Por lo tanto el uso de la función SI se estableció de manera anidada, es decir que usaremos una función SI dentro de otra función SI, para establecer cada caso. Ejemplo: 1. Determinar el Interés de un Préstamo basándose en el número de cuotas a pagar 2. las Consideraciones son las siguientes:  El periodo de cancelación será: 6, 12, 24, 36 meses.  El Interés se calculara según la siguiente tabla: a. 5% si la cuota es a 6 meses. b. 7% si la cuota es a 12 meses. c. 12% si la cuota es a 24 meses. d. 15% si la cuota es a 36 meses.  E Monto final será igual a: Préstamo / Periodo de cancelación + Interés

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Note que la función SI se encuentra dentro de otra función SI.

Respuesta

La función SI está contenida dentro de otra función SI

El Número 0, solo aparecerá si las cuotas no están dentro de lo señalado.

Interpretando las Formulas 1. La fórmula se basa en las condicionales, que se muestran de manera sucesiva, es decir estamos considerando varias alternativas. 2. La función condicional SI, determina cada caso, uno a uno, pero al final se coloca un Cero (0), por si el periodo de cancelación no es el estimado, note que al final de la formula se colocan tantos paréntesis como funciones SI se haya utilizado. Practica 1. Determinar el sueldo de un empleado según la siguiente tabla: CATEGORIA SUELDO A 4000 B 3500 C 2000 D 1000 OTRAS 600

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Elemento de capacidad 3.4 Aplica la sintaxis de los operadores lógicos de conjunción, disyunción y negación así como su uso dentro de una función SI. Operadores Lógicos Ayudan a la función SI, a establecer condiciones o comparaciones más específicas, siendo más precisas las preguntas. Se empleara cuando la comparación es por dos o más elementos en forma simultánea. Los operadores lógicos son: OPERADOR Y O NO

DESCRIPCION Conjunción, cuando las dos comparaciones sean verdaderas Disyunción, cuando una de las dos comparaciones es verdadera Negación, niega lo anterior.

CONDICONALES Y (comparación1, comparación2…) Y (3+2=5,6+7=13), respuesta verdadera O (comparación1, comparación2…) O (3+2=4,6+7=13), respuesta verdadera NO (opción lógica) NO (Falso), cambia a Verdadero Ejemplo: 1. Determinar la clasificación de un alumno, según su nota promedio:  Si promedio es menor o igual a 10 Clasificación “MALO”  Si promedio es mayor o igual a 11 y Menor o igual a 14 Clasificación “REGULAR”  Si promedio es mayor o igual a 15 y Menor o igual a 17 Clasificación “BUENO”  Si promedio es mayor o igual a 18 y Menor o igual a 20 Clasificación “MUY BUENO” Respuesta:

Formulas

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Practica 1. Determinar el gratificación que se asignara a un trabajador, bajo las siguientes condiciones: 1. La gratificación solo se otorga en los meses de Julio o Diciembre. 2. Será equivalente a un Sueldo Básico. Respuesta:

Practica 1. Determinar el sueldo de un trabajador, bajo las siguientes condiciones: CATEGORIA ESTADO SUELDO A ESTABLE 5000 B CONTRATADO 4000 C ESTABLE 2000 OTROS ESTABLE / CONTRATADO 600

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Nombrar celdas Excel permite asignar nombres a una celda, de tal manera que ya no será necesario emplear las referencias como A1, Z34, etc. Pasos. 1. Seleccione las celdas a nombrar: desde B2 hasta B5

2. En el cuadro de nombres escriba “CANTIDAD”

3. Proceda de la misma manera con el campo PRECIO 4. Para hallar el SUBTOTAL, se deberá escribir la siguiente formula

Note que las palabras asignadas como nombres cambian de colores, según su rango de celdas asignado.

Elemento de capacidad 3.5 Utiliza de manera apropiada las funciones de búsqueda. FUNCIONES DE BÚSQUEDA VERTICAL =BUSCARV Realiza una búsqueda de un dato dentro de una matriz de información, si el dato es encontrado permite extraer la información asociada a ese dato. Si el dato a buscar no se encuentra dentro de la matriz de información aparecerá un mensaje en la celda diciendo no habido “NA”. Sintaxis: =BUSCARV(valor-buscado, columnas,[Ordenado])

matriz-buscar-en,

indicador-

Valor buscado. Es el dato que se buscara dentro de la matriz (base de datos), este puede ser un número, texto o ambos a la vez.

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Matriz buscar en. Es la ubicación de todos los datos que estarán dentro del alcance de la búsqueda vertical. También se le conoce como base de datos. Indicador de columnas. Es la posición del campo a extraer, este se cuenta desde el campo clave en forma secuencial. Ordenado. Aquí se señala si la información esta ordenada (1) o desordenada (0), también se puede optar por Verdadero (búsqueda aproximada) o Falso (búsqueda exacta), sino se especifica nada se asume que esta ordenada. Ejemplo

Las columnas de información se numeran con el fin de saber la posición que estas ocupan dentro de la matriz (base de datos), para así poder extraerlas. Practica 1. Crear una búsqueda vertical que permita visualizar las notas de los alumnos. 2. Considerar los siguientes campos:  Código del Alumno  Nombres y Apellidos  Examen Oral, Examen Escrito, Examen Final  Promedio  Observación Nota: Escriba esta información en la hoja2 3. Nombre el rango desde A2 hasta G11, como “BASE1”.

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La Boleta de Notas estará en la Hoja1

Las formulas son:  Para obtener el Nombre y Apellidos  Para obtener el Examen Oral  Para obtener el Examen Escrito  Para obtener el Examen Final  Para obtener el Promedio  Para obtener la Observación Practica

=BUSCARV(B7,BASE1,2,0) =BUSCARV(B7,BASE1,3,0) =BUSCARV(B7,BASE1,4,0) =BUSCARV(B7,BASE1,5,0) =BUSCARV(B7,BASE1,6,0) =BUSCARV(B7,BASE1,7,0)

1. Crear una boleta de venta, considerando las siguientes alternativas.  La fecha de facturación solo será considerada entre el 01/11/2006 y el 31/12/2006.  Los nombres de los clientes deberá tener una longitud de 40 caracteres, no menos de esta longitud ni mayor a ella.  Los productos serán buscados mediante una LISTA. Página - 96 -



La boleta será diseñada en la HOJA1, los datos de los productos en la HOJA2.  El usuario solo deberá digitar la cantidad a comprar.  Los demás campos se calcularan de manera automática.  El descuento será de 5%, si compro 3 o más productos, caso contrario 3%. 2. El diseño de ambas hojas es como se muestra.

HOJA1

HOJA2

=BUSCARH Realiza una búsqueda horizontal de un dato dentro de una matriz de información, si el dato es encontrado permite extraer la información asociada a ese dato. Si el dato a buscar no se encuentra dentro de la matriz de información aparecerá un mensaje en la celda diciendo no habido “NA”. Sintaxis: =BUSCARH(valor-buscado, columnas,[Ordenado])

matriz-buscar-en,

indicador-

Valor buscado. Es el dato que se buscara dentro de la matriz (base de datos), este puede ser un número, texto o ambos a la vez.

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Matriz buscar en. Es la ubicación de todos los datos que estarán dentro del alcance de la búsqueda vertical. También se le conoce como base de datos. Indicador de columnas. Es la posición del campo a extraer, este se cuenta desde el campo clave en forma secuencial. Ordenado. Aquí se señala si la información esta ordenada (1) o desordenada (0), también se puede optar por Verdadero (búsqueda aproximada) o Falso (búsqueda exacta), sino se especifica nada se asume que esta ordenada. Ejemplo

Formulas     

Para producto: =BUSCARH(B2,PRODUCTOS,2,0) Para precio: =BUSCARH(B2,PRODUCTOS,3,0) Para monto; =E2*F2 Para dscto: =BUSCARH(B2,PRODUCTOS,4,0) Para total a pagar: =G2-H2

BUSCAR Realiza una búsqueda de un dato dentro de una matriz de información, si el dato es encontrado permite extraer la información asociada a ese dato. Sintaxis: BUSCAR(valor_buscado, vector_de_comparación, [vector_resultado]) Valor_buscado Obligatorio. Valor que busca la función BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de referencia que se refiere a un valor. Página - 98 -

Vector_de_comparación Obligatorio. Rango que sólo contiene una fila o una columna. Los valores del Vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos. IMPORTANTE Los valores del vector_de_comparación se deben colocar en orden ascendente: -2, -1, 0, 1, 2, A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Vector_resultado Opcional. Rango que solo incluye una fila o una columna. El argumento

Vector_resultado

debe

tener

el

mismo

tamaño

que

vector_de_comparación. Ejemplo

Pasos 1. Nombrar cada columna 2. La función será como sigue 2.1. Para producto: BUSCAR(C1,CODIGO,PRODUCTO) 2.2. Para precio: BUSCAR(C1,CODIGO,PRECIO) 2.3. Para dscto: BUSCAR(C1,CODIGO,DSCTO)

SUBTOTALES Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de una lista de datos debidamente ordenada, a esto se le denomina subtotales. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

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Ejemplo. 1. Crear una lista como la presente, ordenada por vendedor y por área, para facilitar el cálculo.

3. 4. 5. 6.

Colocar el cursor en la celda A1, correspondiente al vendedor. Haga clic en la opción de menú Datos. Elija Subtotal Note que la ventana de subtotales, ya muestra información, indicando una suma por vendedor, tomando en cuenta el subtotal de su venta. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Los resultados son como se muestran en la siguiente página. Resultado

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Las muestras a obtener de este subtotal pueden ser: La presente muestra es por el nivel 1

La presente muestra es por el nivel 2 Nota. 

La primera muestra, es por el nivel 3, como se puede apreciar está mostrando todos los datos. Los signos + y – son para desplegar los datos o replegarlos.



Para anular los Subtotales 1. 2. 3. 4.

Colocar el cursor en la celda A1. Ir a la opción de menú Datos Elija Subtotales Clic en Quitar Todos

Al hacer clic aquí, los datos que compone el Subtotal, retornaran a su formato inicial.

Elemento de capacidad 3.6 Ubica información de manera rápida, utilizando los filtros que proporciona Excel. Distingue entre un filtro automático y uno avanzado.

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FILTROS Aplicar filtros es una forma rápida de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas. Filtro. Para criterios simples. Filtro avanzado. Para criterios más complejos. A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar. Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo. Aplicando Autofiltro a una Hoja Ejemplo. 1. Crear una hoja de datos como se muestra.

2. 3. 4. 5.

Ubicar el cursor en la celda A4. Haga clic en Datos. Elija Filtro Note como se muestra la misma hoja, pero con botones desplegables en cada campo.

6. Seleccione uno, por ejemplo Producto, y elija un producto. 7. Note que los demás datos se ocultan, mostrándose solo el seleccionado.

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Si desea que se muestren todos los campos solo tiene que abrir el desplegable del campo seleccionado anteriormente y elegir Todas. Aplicando autofiltro personalizado a una hoja Ejemplo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Utilizando la hoja de datos anterior. Ubicar el cursor en la celda A4. Haga clic en Datos. Elija Filtro Elija filtros de número En la ventana que se muestra elija mayor o igual que y escriba 12 Elija ahora la opción Y, a continuación elija menor o igual que y escriba 30.

8. Acepte, notara que se muestran los productos cuya cantidad esta entre 12 y 30.

Aplicando filtro avanzado a una hoja Ejemplo. 1. Utilizando la hoja de datos anterior. 2. Copie los títulos en las siguientes celdas.  Para los criterios en la celda A12  Para la copia de datos en la celda A16

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3. 4. 5. 6.

Ubicar el cursor en la celda A4. Haga clic en Datos. Elija Avanzadas Note que los datos de la hoja están seleccionados

7. Note también que aparece una ventana nueva, mostrando los rangos de la tabla de datos.

8. Para poder filtrar la tabla con múltiples opciones deberemos seleccionar la opción Copiar a otro lugar. 9. Rellene el Rango de Criterios y Copiar a con las celdas antes trabajadas.

10. Si no se especifica nada en los criterios al aceptar se mostraran todos los datos. 11. Escriba