• Author / Uploaded
• guait9

Citation preview

República Bolivariana De Venezuela Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Universidad Bicentenaria De Aragua Cátedra: Auditoría I Contaduría Pública

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

Profesor: Dr. Francisco Reyes

Elaborado Por: Guaita Jesús Ci 27.256.516

San Félix, Octubre Del 2020

INTRODUCCIÓN Se puede afirmar que el efectivo representa el combustible que impulsa a cualquier empresa en un sentido económico y financiero. Tomando en consideración esta frase, el presente informe está orientando a destacar cómo un sistema de control interno, puede salvaguardar a esta partida tan importante de errores, inexactitudes y hasta de fraudes. Por consiguiente conocer las generalidades de este tema, le permitirá a cualquier persona manejar técnicas y procedimientos que efectivamente protejan su dinero y además incrementará la posibilidad de alcanzar el cumplimiento de los objetivos organizacionales en términos de eficiencia y eficacia. La estructura de la investigación se centra en partir desde las generalidades más básicas hasta las más complejas, que presenta este tema, como lo puede ser, el significado, o lo que propiamente implica el término “Control Interno del efectivo”. Posteriormente se estudiarán las principales técnicas y procedimientos que puede emplear un auditor, a la hora de analizar dichas partidas, siendo algunas de ellas, el arqueo de caja y las conciliaciones bancarias. Luego se desarrollará de forma práctica un conjunto de procedimientos aplicables al efectivo en caja y en banco. En un mismo orden de ideas, también se versará un pequeño programa para evaluar la calidad del control interno de las cuentas por cobrar. Por último se presentarán algunas recomendaciones para fortalecer en control interno de las cuentas por cobrar.

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Por “Sistema de Control del Efectivo”, se entiende conjunto de medidas que adopta una empresa para establecer estándares que garanticen la uniformidad y exactitud en el tratamiento de todas aquellas partidas que involucren el efectivo, ya sea en caja o en banco. Asimismo también se puede anexar que este término se refiere a una serie de técnicas de investigación, claramente definidas e implementadas dentro de una organización, con el propósito de regular y supervisar el manejo del efectivo. En un sentido general el Control Interno del Efectivo es aplicado afín de que el registro del mismo sea efectuado con la mayor exactitud posible, reduciendo así la probabilidad ocurrencia de errores y limitando al mismo tiempo cualquier acto fraudulento. En consecuencia este control permite proteger el efectivo y además velar que sus registros sea 100% fidedignos y confiables. Un “EJEMPLO” simple que refleja claramente un control interno para el efectivo es la “Segregación De Funciones”, aplicada por lo general para el caso del efectivo, porque es uno de los activos más líquidos y fáciles de robar. Según este sistema para el caso en particular del efectivo, una persona es quien lo recibe del cliente y otra posteriormente registra dicha entrada de efectivo en el sistema contable.

Figura 01: Facilidad de robar el efectivo.

TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICABLE AL ANÁLISIS DEL EFECTIVO Siendo el efectivo unos de los bienes más valiosos de la empresa, dado que tiene la cualidad de cubrir las obligaciones inmediatas dentro de una organización, este debe ser muy protegido por la empresa, ya que también se caracteriza por ser un activo frágil y susceptible de ser malversado. En este sentido dentro de las técnicas y procedimientos aplicables para su análisis se tienen: -

Confirmación:

Representa

una

de

las

principales

herramientas

empleadas por los auditores a la hora de efectuar pruebas de los balances de efectivo. Así por EJEMPLO, un auditor para poder efectuar una confirmación, solicita al banco de la empresa que verifique el balance de las cuentas bancarias directamente. Posteriormente las respuestas de este proceso serán únicamente enviadas al auditor. De esta forma se comparan los registros que mantiene la empresa con los que presenta el banco. En ciertas circunstancias con esto se busca descubrir cualquier responsabilidad no registrada por la empresa. El funcionamiento de esta herramienta se explica en la siguiente diagrama: FIGURA 02: PROCESO DE CONFIRMACIÓN. 11 El auditor solicita al banco 1

verificar el balance de las cuentas bancarias

El auditor usa esta información para hacer confirmaciones o comparaciones.

-

44

33

22 El banco lo realiza. 1 El Resultado directamente enviado auditor.

es al

Arqueo de Caja: Comprende una herramienta de control interno que permite analizar las transacciones del dinero en efectivo, durante un intervalo de tiempo determinado. Se aplica principalmente para saber si la caja esta cuadrada, es decir, si el dinero recibido, ha sido

correctamente contabilizado (el cuál es recontado), y si este valor corresponde con el saldo que muestra la caja. A continuación muestra mediante la siguiente figura, los posibles resultados que puede arrojar un arqueo de caja: FIGURA 03: PROCESO DE ARQUEO DE CAJA.

-

Conciliaciones Bancarias: Comprende un proceso que permite comparar los registros contables que mantiene una empresa en su cuenta bancaria y los registros que lleva banco. No obstante es importante resaltar que el saldo final del banco casi nunca coincide con el saldo que muestran los libros contables de la empresa y en este sentido ello es ocasionado por la diferencia de tiempo en el que se registran las partidas. Es así por EJEMPLO, existen ciertas transacciones económicas que la empresa ya ha registrado en sus libros contables pero que el banco aún no ha registrado porque los contabiliza a la semana

siguiente.

Lúdicamente el propósito de

las

conciliaciones

bancarias se refleja en la figura 04: Figura 04: Conciliaciones Bancarias.

PROCEDIMIENTOS PARA AUDITAR EFECTIVO EN CAJA 1.

Efectivo en Caja. 1.1 Analice el control interno vigente y cerciórese de su validez, suficiencia y estructura. 1.2 Cerciórese si la Caja General se controla mediante arqueos, si estos los realiza personal diferente al de la caja. Asimismo, verifique la periodicidad de los mismos y el factor sorpresa. 1.3 Verifique, si las entradas de efectivo están representadas principalmente por pagos directos al (a los) cajero (s); que se tenga en uso (si el movimiento lo amerita) registradoras, controles sobre las notas de ventas, recibos formarles de ingreso o algunos otros medios que comprueben las entradas diarias de efectivo. Si se expiden recibos formales deben verificarse que estén numerados consecutivamente, que se confeccionen con copias y que una vez debidamente firmadas y selladas el original se entregue a la persona que hace el pago. 1.4 Verifique, mediante una prueba selectiva si los comprobantes de ingreso son revisados por un empleado distinto de la persona que recibe el efectivo, con el objeto de comprobar si se encuentran de acuerdo con las cantidades registradas y depositadas y, con los precios de venta o tarifas establecidas. 1.5 Referente a los ingresos del mes o meses seleccionados: 1.5.1 Realice, en el registro Caja, Sección de Ingresos, o en su defecto en el registro de Ingresos, pruebas de las sumas de las columnas de distribución, comprobaciones de los totales horizontales de fin

de mes y verificaciones de los traslados de saldos de un folio a otro y de un mes a otro. 1.5.2 Rastreé los pases del libro de Caja y/o Bancos al Diario General, para determinar la corrección de los Asientos de Diario. 1.5.3 Verifique la corrección de los pases a las cuentas del Mayor General. 1.5.4 Verifique la corrección de los pases a las cuentas de los Mayores Auxiliares. 1.5.5 Compare los depósitos diarios con el Libro de Caja y Bancos o, con el registro de Ingresos. 1.5.6 Verifique que los créditos a las cuentas de Ingresos se identifiquen con la naturaleza de los mismos. 2.

Efectivo en Banco. 2.1 Analice la suficiencia, validez y pertinencia del control interno relativo al funcionamiento de las Cuentas Bancarias. 2.2 Seleccione, en relación con el período objeto de examen, el mes o meses que se someterá a prueba y prepare una cédula que contenga la relación detallada de todas las cuentas bancarias, inclusive de aquellas que hayan sido cerradas durante el período examinado. 2.3 Obtenga, para realizar las verificaciones, lo siguiente: 2.3.1 Lista de los funcionarios con sus rubricas, autorizados para firmar cheques. 2.3.2

Conciliaciones bancarias al inicio y al final del período bajo examen.

2.3.3 Los estados bancarios del mes o meses bajo prueba.

2.3.4

El Libro de Caja y Bancos o los registros auxiliares con que se cuente.

2.3.5 Los comprobantes de ingresos, egresos y asientos de diario del mes o meses seleccionados. 2.3.6 Los libros principales, Diario y Mayor General. 2.4 Verifique sí: 2.4.1 Se usan registros auxiliares de bancos, individuales para cada cuenta. 2.4.2 La responsabilidad de las firmas de los funcionarios titulares y suplentes es mancomunada y si estas fueron designadas por la máxima autoridad administrativa. 2.5 Solicite directamente a los bancos confirmación del saldo de cada una de las cuentas, a la fecha de cierre del ejercicio objeto de examen, lo que debe incluir, además, los montos de valores en custodia, depósitos a plazo y otros derechos, si los hubiere. 2.6 Verifique, de acuerdo con las fechas, que las conciliaciones de las cuentas bancarias se hagan por lo menos cada mes. 2.7 Verifique, en cuanto a las conciliaciones: 2.7.1.1

Que se haya comparado el saldo, según el estado del banco con el saldo del Libro Auxiliar y la de este o de ambos, con el saldo del Mayor General.

2.7.1.2

Que se cotejan los estados bancarios con los registros de banco.

2.7.1.3

Que se investigue cualquier diferencia que haya surgido durante la conciliación.

2.8 Efectúe pruebas de la exactitud aritmética de las cifras.

PROGRAMA PARA EVALUAR EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR AUDITORES Y ASOCIADOS S.A LA BENDICIÓN S.A PROGRAMA DE AUDITORIA CUENTAS POR COBRAR ORIGEN: El origen del presente estudio obedece a cumplir con parte del Plan Anual de Trabajo aprobado por La Junta Directiva de “La Bendición S.A” para el Departamento de Auditoria Interna para el año 2020. OBJETIVO GENERAL  Verificar las acciones seguidas por la administración para disminuir el pendiente de cobro, así como determinar la razonabilidad del pendiente de cobro. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Evaluar el sistema de control interno de las cuentas por cobrar. 2. Comprobar si las cuentas por cobrar están registradas y valuadas correctamente. 3. Determinar las acciones que se llevan a cabo por la administración para disminuir el pendiente. ALCANCE: Comprenderá el análisis y revisión de los documentos que sustentan las cuentas por cobrar, así como los movimientos que ha tenido dicha cuenta durante el período comprendido entre el 18 de Enero del 2020 y el 18 de Diciembre del 2020. No HECHO PROCEDIMIENTOS REF FECHA . POR: Verificar la existencia y aplicación de una política para el 1. manejo de las cuentas por cobrar. 2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se 3. encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se 4. registran adecuadamente. Seleccione al azar dos días por mes, solicite la información 5. digitada durante ese día y cerciórese de su razonabilidad respecto a la autorización y a la producida. Revisar que exista un completo sistema de control de las 6. cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar 7. sean correctamente autorizadas por quien corresponda. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las 8. medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques). Solicite toda la información que soporta los documentos por cobrar a corto plazo, prepare una cédula y consigne: Nombre del Deudor,   Número de operación, Fecha, Monto, Tipo de 9. garantía, Verificación de firmas autorizadas, Tasa de interés, Forma de pago y vencimiento.

1.

10.

Actualizar la cédula de observaciones y sugerencias al control interno.

RECOMENDACIONES PARA FORTALECER EL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Dentro de algunas recomendaciones para fortalecer el control interno de las cuentas por cobrar se tienen: -

Siempre tener en cuenta la segregación de funciones en el manejo de las cuentas por cobrar. Es decir, las responsabilidades que giren en torno a las cuentas por cobrar, deben ser divididas con el propósito de minimizar el riesgo conducente a un aumento en la probabilidad de fraude. Por EJEMPLO, todas responsabilidades atribuibles al: crédito, control de mercancías o servicios, facturación de los mismos, contabilización de las deudas, custodia de la evidencia documental y cobros realizados, deben ser ejecutadas por varias personas, a modo de que éstas actividades no se centralicen en un solo individuo. Figura 03: Segregación De Funciones.

- Establecer

un

sistema

de

autorizaciones y procedimientos de registro adecuadamente

que

provea un

control

razonable sobre la partida cuentas por cobrar. Esto por EJEMPLO puede materializarse con la implementación de una identificación de usuario y contraseñas para todos los empleados que estén involucrados en las cuentas por cobrar. Con esto lo que se busca es que cada operación que efectué cada empleado quede registrada y al mismo con la aplicación de contraseñas se impide que otros individuos usurpen funciones. - Llevar en cuentas de orden, el control de las partidas

incobrables ya

canceladas. Como EJEMPLO se tiene que dentro de la contabilidad existen ciertas cuentas que por sus características pueden ser calificadas como incobrables, sin embargo si estas son pagadas en su totalidad, esto debe registrarse, afín que de no existan discrepancias.

-

Establecer políticas para el otorgamiento de crédito. Así por EJEMPLO se estudian factores asociados a los clientes tales como: solvencia y tiempo de pago. Posteriormente en base a esta información se determinarían cuáles seria los montos ideales a financiar (por medio de cuentas cobrar) con respecto a las características crediticias del cliente.

CONCLUSIONES

Atendiendo a todas las consideraciones estudiadas, se hace evidente que los Sistemas de Control Interno son elementales dentro de cualquier empresa, puesto que coadyuvan en el proceso de protección del efectivo, partida más líquida y esencial para garantizar la operatividad de una organización. No obstante, no se debe dejar de lado que para poder salvaguardar estas partidas se hace necesario aplicar auditorías frecuentes, combinadas con técnicas y procedimientos que permitan registrar y analizar a plenitud todos los movimientos del efectivo, con el propósito

de generar información de calidad y comparar si efectivamente los

resultados obtenidos, corresponden a los registrados de las operaciones que mantiene la empresa.

Asimismo se destaca la importancia de los programas de auditorías, como esa herramienta clave para evaluar la calidad de los sistemas de control interno del efectivo, dentro de una organización. En cierto modo los programas de auditoria se sustentan en diversas técnicas y procedimientos para así analizar el efectivo, con la finalidad de que esta partida cuadre en su totalidad y refleje una imagen fiel de la realidad de la empresa.

Por otra parte en un sentido general, es altamente recomendable fortalecer el sistema de control interno de las cuentas por cobrar, mediante la segregación de funciones, puesto que de esta manera se dificulta el fraude y se permite la división y asignación de responsabilidades, efectuadas por una un conjunto de personas de manera individual.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Burguillo, R. (s.f.) Conciliación Bancaria. Economipedia. Recuperado de https://economipedia.com/definiciones/conciliacion-bancaria.html Duran, P. (2018). Auditoria del Efectivo. SLIDESHARE. Recuperado de https://es2.slideshare.net/PaolaDuran21/auditoria-del-efectivo Friedman, John. (s.f.). Procedimientos de Auditoría para el Efectivo. La Voz de Houston.

Recuperado

de

https://pyme.lavoztx.com/procedimientos-de-

auditora-para-el-efectivo-8193.html#:~:text=El%20principal%20proceso %20de%20auditor%C3%ADa,enviadas%20%C3%BAnicamente%20a %20los%20auditores. García, E. (2017). Sugerencias para el Control Interno de las Cuentas Por Cobrar. Soy Contable. Recuperado de https://www.soyconta.com/sugerencias-de-control-interno-para-las-cuentaspor-cobrar/ Herrera, E. (s.f.). Programa De Auditoria Caja y Bancos. AUDIWEB Auditorías de Cuentas Por Cobrar. Recuperado de http://audiweb.yolasite.com/programa-de-auditoria-caja-y-bancos.php Herrera, E. (s.f.). Programa De Auditoria Cuentas Por Cobrar. AUDIWEB Auditorías de Cuentas Por Cobrar. Recuperado de http://audiweb.yolasite.com/programa-de-auditoria-cuentas-por-cobrar.php Hidalgo, A. (s.f.). Control Interno. Monografías. Recuperado https://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos.shtml#controlefect

de

Rodríguez, A. (2010). El Efectivo – Auditoría [Mensaje en un blog]. Recuperado de http://ayleem-tareasestudiantiles.blogspot.com/2010/11/el-efectivoauditoria.html Vegas, J. (2017). ¿Qué es una conciliación bancaria y cómo se hace? Emprende PYME. Recuperado de https://www.emprendepyme.net/que-esuna-conciliacion-bancaria-y-como-se-hace.html