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• Yeison Andrés Peña

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SISTEMA EDUCATIVO inmoley.com DE FORMACIÓN CONTINUA PARA PROFESIONALES INMOBILIARIOS. ©

CURSO/GUÍA PRÁCTICA DEL

CONTRACT MANGEMENT GESTIÓN DE CONTRATOS

>Para aprender, practicar. >Para enseñar, dar soluciones. >Para progresar, luchar. Formación inmobiliaria práctica > Sólo cuentan los resultados

Índice ¿QUÉ APRENDERÁ? _____________________________________________ 18 Introducción __________________________________________________ 19 PARTE PRIMERA. _______________________________________________ 21 ¿Qué es el Contract Management (gestión de contratos)? _____________________ 21

Capítulo 1. Contract Management / Management Contracting (gestión de contratos). ____________________________________________________ 21 1. National Contract Management Association (NCMA) _______________________ 21 a. El Management Contracting constituye una fórmula de gestión de obra ______________ 22 b. Contract Manager (gestor de contratos). ______________________________________ 22 La IACCM (International Association for Contract & Commercial Management) define al Contract Manager como: “un profesional multidisciplinar, con conocimientos jurídicos, financieros, comerciales, de operaciones y sobre todo es alguien que tiene los contratos muy presentes en su profesión. La función del Contract Manager ha de ser horizontal, interactuando con toda la organización interna de su compañía, y ha de ser vertical, participando en todo el ciclo de vida de los contratos desde la detección de la oportunidad, pasando por la negociación, firma, administración y llegando hasta la aceptación y cierre de los mismos”. _________ 22 2. ¿Qué es el Contract Management o Gestión de Contratos? __________________ a. Un contrato no es sólo un papel, es una relación que genera valora al negocio. _______ b. ¿Por qué el Contract Manager mejora la gestión empresarial? _____________________ c. ¿Por qué aparece este nuevo rol del Contract Manager? __________________________ d. Si una de las partes incumple, el contrato es el arma para defenderse y poder reclamar.

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3. Características del Contract Management o Gestión de Contratos. ____________ a. Administración del contrato.________________________________________________ b. Gestión de la relación. ____________________________________________________ c. Gestión de la prestación del servicio. _________________________________________

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4. Desafios del Contract Management o Gestión de Contratos. _________________ a. Canalización de la Comunicación. ___________________________________________ b. Administración y gestión eficiente.___________________________________________ c. Creación de valor para la empresa. __________________________________________ d. Garantizar el cumplimiento legal de los contratos. ______________________________

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4. Funciones del Contract Manager (gestor de contratos). _____________________ 26 a. Negociación de los términos y condiciones en los contratos con clientes, proveedores, socios o empleados y asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, así como documentar y acordar cualquier cambio que pueda surgir durante su implementación o ejecución. ______ 27 b. Función de Contacto y Referencia. ___________________________________________ 28 c. Auditar Riesgos. _________________________________________________________ 28 d. Orientación. ____________________________________________________________ 28 e. Cooperación con otros departamentos. _______________________________________ 28 f. Funciones de Monitorización. _______________________________________________ 28 g. Análisis post-contractual. __________________________________________________ 29

TALLER DE TRABAJO ____________________________________________ 30 ¿Por qué necesita aplicar un programa de contract management / gestión de contratos? ________________________________________________________ 30 1. ¿Qué es un programa de contract management / gestión de contratos? ________ 30 2. ¿Por qué lo necesita su constructora o inmobiliaria? _______________________ 30 3. La gestión de contratos es un sistema de monitoreo de contratos automatizado a tiempo completo ___________________________________________________ 31

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4. La gestión de contratos resuelve problemas en cada etapa del ciclo de vida del contrato _________________________________________________________ 31 5. Desafíos que debe resolver el contract management / gestión de contratos. ____ a. Cuando se negocia un nuevo contrato no hay que partir de cero, está el archivo. ______ b. Plantillas y formularios de la empresa ________________________________________ c. Negociación de contrato ___________________________________________________ d. Aprobación del contrato ___________________________________________________ e. Ejecución de contrato _____________________________________________________ f. Gestión de obligaciones contractuales ________________________________________ g. Renovación de contrato ___________________________________________________ h. Correcciones y enmiendas del contrato _______________________________________ i. Auditoría de contratos e informes ____________________________________________

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6. Ventajas finales del Contract Management / gestión de contratos. ____________ 34 7. ¿Qué debe considerarse antes de implementar una solución de gestión de contratos? ________________________________________________________ 35

TALLER DE TRABAJO ____________________________________________ 37 ¿Por qué razón las administraciones deben aplicar el contract management/gestión de contratos? _____________________________________________________ 37 El caso práctico de la gestión de contratos/contract management en Zambia. ___________ 37

TALLER DE TRABAJO ____________________________________________ 39 Características del Contract Manager (gestor de contratos). ___________________ 39 1. Independencia  ____________________________________________________ 39 2. Multidisciplinariedad  _______________________________________________ 39 3. El Contract Manager (gestor de contratos) no es un administrativo que archiva contrator. ________________________________________________________ 39

TALLER DE TRABAJO ____________________________________________ 41 El Contract Manager/ Gerente de Contratos ________________________________ 41 1. ¿Qué hace el Gerente de Contratos? ____________________________________ 41 2. Responsabilidades del Contract Manager / Gerente de contratos. _____________ a. Elaboración de contratos, evaluación, negociación y ejecución. ____________________ b. Registro documental de los contratos. ________________________________________ c. Procedimientos y seguimiento de contratos. ___________________________________ d. Coordinar requerimientos contractuales en materia de seguros. ___________________ e. Coordinar requerimientos de riesgos financieros. _______________________________ f. Cláusulas legales de productos y consumidores. ________________________________

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TALLER DE TRABAJO ____________________________________________ 45 Competencias y responsabilidades del Contract Manager (gestor de contratos). ___ 45

TALLER DE TRABAJO ____________________________________________ 47 Ofertas de trabajo para Contract Managers/Gestores de contratos. _____________ 47

TALLER DE TRABAJO ____________________________________________ 53 Relación entre el Contract Management y el Departamento de compras.__________ 53 1. Para que funcionen bien las compras tiene que haber buenos contratos. _______ 53 2. El Contract Management eficiente se basa en la creación de términos de contratos claros y transparentes. ______________________________________ 54 3. Control de los proveedores ___________________________________________ 54

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4. Monitorización y administración de contratos con proveedores. ______________ 54 5. Asegurar la comprensión de prioridades por parte de los proveedores. _________ 55

TALLER DE TRABAJO ____________________________________________ 81 ¿Qué es la gestión de contratos “contract management”? _____________________ 81 1. ¿Qué es la gestión de contratos “contract management”? ___________________ 81 2. ¿Por qué hay que gestionar los contratos “contract management”? ___________ a. Estandarización de procesos y procedimientos. _________________________________ b. Visibilidad del gasto.______________________________________________________ c. Mejora de la conformidad __________________________________________________ d. Reducción de los gastos innecesarios y no acordados. ___________________________

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3. ¿Cuál es el alcance de la gestión de contratos (“contract management”)? ______ 83 4. Factores de gestión de contratos (“contract management”). ________________ a. Evaluación adecuada. _____________________________________________________ b. Contenido: asignación de riesgos, calidad del servicio requerido, mecanismos de procedimientos de comunicación, de gestión de cambios y de resolución de conflictos. ____ c. Objetivos de negocio. _____________________________________________________ d. Gestión de la entrega del servicio y gestión administrativa del contrato. _____________ e. Confianza recíproca. ______________________________________________________ f. Mejora continua. _________________________________________________________ g. Responsabilidades y roles. _________________________________________________ h. Gestión de cambios. Flexibilidad. ____________________________________________

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5. Clases de contratos. ________________________________________________ a. Contrato de precio fijo o de suma global ______________________________________ b. Contrato de costes reembolsables ___________________________________________ 1. Coste más honorarios (CPF) o Coste más porcentaje del coste (CPPC) ____________ 2. Coste más honorarios fijos (CPFF) _________________________________________ 3. Costes más honorarios con incentivos (CPIF) ________________________________ c. Contrato por tiempo y materiales ____________________________________________

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6. Planes de gestión __________________________________________________ a. Plan de gestión del alcance ________________________________________________ b. Plan de gestión de costes __________________________________________________ c. Plan de gestión de riesgos _________________________________________________ d. Plan de gestión de cambios ________________________________________________

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7. Supervisión y control de los procesos de gestión de contratos (“contract management”). ____________________________________________________ 91 a. Proceso de supervisión y control ____________________________________________ 92 b. Supervisión de pagos _____________________________________________________ 92 c. Supervisión de costes _____________________________________________________ 93 d. Supervisión de riesgos ____________________________________________________ 94 e. Supervisión de cambios ___________________________________________________ 94 f. Supervisión de conflictos ___________________________________________________ 95 g. Supervisión y control del trabajo del proyecto: información de rendimiento. __________ 96 h. Gestión del rendimiento ___________________________________________________ 96 Información sobre el rendimiento del trabajo __________________________________ 96 Análisis de medición del rendimiento _________________________________________ 97 Recogida y compilación de la información sobre el rendimiento ____________________ 97 Análisis de variación. _____________________________________________________ 99 Análisis de tendencias. ____________________________________________________ 99 Técnica del valor ganado (EVT)._____________________________________________ 99 Rendimiento del equipo __________________________________________________ 101 Rendimiento del coste ___________________________________________________ 101 Rendimiento de calidad __________________________________________________ 102 Rendimiento del proveedor _______________________________________________ 102 Rendimiento en el tiempo: cronograma ______________________________________ 103

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i. Herramientas de seguimiento ______________________________________________ Informe del avance y el estado actual del cronograma. _________________________ Software de gestión de proyectos. __________________________________________ Análisis de variación. ____________________________________________________ Diagramas de barras comparativas del cronograma.____________________________ Acciones correctivas recomendadas _________________________________________

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8. Gestión de cambios del contrato _____________________________________ a. Efecto de los cambios ____________________________________________________ b. Sistema de control de cambios. ____________________________________________ c. Herramientas para el control de cambios _____________________________________ d. Gestión de conflictos ____________________________________________________ Proceso y métodos de resolución de conflictos ________________________________

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TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 209 Esquemas. ¿Contract Management? ¿Para qué sirve? _______________________ 209 ¿Cuánto pierden las empresas (o dejan de ganar) por no seguir un buen plan de gestión contractual? _______________________________________________ 209  “Value leakage”: entre el 30 y el 35% de los contratos de una empresa fracasan o no cumplen sus objetivos _____________________________________________________________ 209 ¿Cuántos de nuestros contratos son exitosos? _____________________________ 209 ¿Cuáles son las características de aquellos que producen resultados positivos? ___ 209 ¿Es posible repetir el éxito y prevenir el fracaso contractual a través de la incorporación de cambios en los contratos y negociaciones? ________________ 209 ¿Cuáles son las causas generadoras de dichos fracasos? _____________________ 209 ¿Qué es el Contract Management? ______________________________________ 210 El rol del Contract Manager ___________________________________________ 210 ¿Qué profesión o disciplina tiene mayor vinculación con el mundo de la Gestión de Contratos? ______________________________________________________ 210

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 231 Contenido de la gestión de contratos (contract management). Esquemas (inglés/español). _________________________________________________ 231 1. Estructuración de los contratos. ______________________________________ Precios y costes __________________________________________________________ En tiempo y materiales _____________________________________________________ Orden de entrega _________________________________________________________ Los contratos de incentivos _________________________________________________ Los incentivos de costes ____________________________________________________ Los incentivos de desempeño ________________________________________________ Incentivos de entrega ______________________________________________________ Múltiples-Incentivos Contrato ________________________________________________ Precio fijo de Incentivos Contrato ____________________________________________ Precio fijo de Incentivos (Target Firm) _________________________________________ Los contratos formales e informales ___________________________________________ Los contratos unilaterales y bilaterales ________________________________________

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2. Métodos de contratación ___________________________________________ Licitación Pública / Negociación ______________________________________________ La oferta sellada __________________________________________________________ Two-Step licitación sellada __________________________________________________ Las negociaciones _________________________________________________________ Las adquisiciones simplificadas ______________________________________________ Comercio electrónico ______________________________________________________ Los contratos modulares ___________________________________________________

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Subastas ________________________________________________________________ 232 Solicitud de Información ____________________________________________________ 232 Propuesta no solicitada _____________________________________________________ 232 3. Adquisición de planificación / estrategia _______________________________ Planificación de la adquisición _______________________________________________ Investigación de mercado___________________________________________________ Definición de Requisitos ____________________________________________________ La documentación de Requisitos _____________________________________________ Proceso Preaward: Vendedor ________________________________________________ Proceso Preaward: Comprador _______________________________________________

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4. Metodología de adquisición _________________________________________ Licitación ________________________________________________________________ Solicitud de Propuesta Técnica _______________________________________________ Solicitud de Propuestas ____________________________________________________ Precalificación ____________________________________________________________ Preparación de propuestas __________________________________________________ Propuesta no solicitada _____________________________________________________ Trabajar en equipo ________________________________________________________ Actuaciones pasadas_______________________________________________________ Los factores de evaluación __________________________________________________ Estrategia para el mercado__________________________________________________ Análisis de riesgo _________________________________________________________ Objetivos de negociación ___________________________________________________ Estrategia y táctica ________________________________________________________ Adecuación de la oferta / cumplimiento de los requisitos __________________________ Relación comprador-vendedor _______________________________________________

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5. Selección de proveedor ____________________________________________ Proceso de evaluación _____________________________________________________ Análisis de Coste / Precio ___________________________________________________ Planificación de la adquisición _______________________________________________ Investigación de mercado___________________________________________________ Estrategia de adquisición ___________________________________________________ Plan de adquisición ________________________________________________________ Plan de Selección de proveedores ____________________________________________ Presupuesto _____________________________________________________________ Responsabilidades ________________________________________________________ Proyecto Integrado / Equipo de Productos (IPT) _________________________________

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6. Resolución alternativa de disputas ____________________________________ 234 Procedimientos ___________________________________________________________ 234 7. Administración de contratos_________________________________________ Gestión de datos __________________________________________________________ Proceso y Gestión de los resultados ___________________________________________ Informes ________________________________________________________________ Sistemas de cumplimiento __________________________________________________ Inspección_______________________________________________________________ Aceptación ______________________________________________________________ Garantía ________________________________________________________________ Indemnización ___________________________________________________________ Normas ISO _____________________________________________________________ Servicio al cliente _________________________________________________________ Gestión subcontrato _______________________________________________________ Función de la cadena de suministro ___________________________________________ Productos de proveedor, Servicios ____________________________________________ Almacén de materias primas, Justo a Tiempo ___________________________________ Planificación y Control de Producción __________________________________________ Los productos especializados ________________________________________________

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8. Cambios en el contrato / modificaciones _______________________________ Cambiar órdenes _________________________________________________________ Acuerdos complementarios__________________________________________________ Los cambios constructivos __________________________________________________ Los retrasos _____________________________________________________________ Suspensión de Trabajo _____________________________________________________ Arbitraje ________________________________________________________________

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9. Proceso y Gestión de los resultados ___________________________________ Inspección_______________________________________________________________ Aceptación ______________________________________________________________ Garantía ________________________________________________________________ Indemnización Normas ISO _________________________________________________

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10. Finalización de contrato ___________________________________________ Bilateral / Aviso __________________________________________________________ Terminación de conveniencia ________________________________________________ Terminación por defecto ____________________________________________________

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11. Financiación ____________________________________________________ Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados ______________________________ Auditoría ________________________________________________________________ Gestión de riesgos ________________________________________________________

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12. Propiedad intelectual _____________________________________________ Patentes ________________________________________________________________ Derechos de autor ________________________________________________________ Marca __________________________________________________________________ Secretos comerciales ______________________________________________________ Acuerdo de no divulgación __________________________________________________

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TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 252 Caso real. Modelo 1 de guía para la administración y gestión de contratos _______ 252 1.

Roles y responsabilidades asociados a la Administración, la Gestión Administrativa y la Gestión Técnica de los contratos. ______________________ 252

2. Glosario ________________________________________________________ Administrador de contrato __________________________________________________ Anticipación de demanda ___________________________________________________ Contrato de anticipación de la demanda _______________________________________ Gestión de riesgos ________________________________________________________ Kick Off Meeting __________________________________________________________ Orden de Despacho _______________________________________________________

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3. Condiciones generales _____________________________________________ 253 a. Administración de contratos _______________________________________________ 253 Funciones del administrador de contratos (Contract Manager) ____________________ 253 Responsabilidades del administrador de contratos (Contract Manager) _____________ 254 b. Gestión administrativa de contratos_________________________________________ 254 c. Gestión técnica de contratos ______________________________________________ 254 d. Ejecución y cierre de contratos ____________________________________________ 254 e. Designación del administrador y los profesionales de gestión del contrato. __________ 255 El Gestor Técnico debe tener conocimientos sobre el objeto del contrato para el cual será encomendada dicha labor. ________________________________________________ 255 La Gestión Administrativa corresponde a Servicios Compartidos, quién es responsable de definir la estrategia para la prestación del servicio._____________________________ 255 El Gestor Técnico será responsable de la verificación en sitio del cumplimiento de las especificaciones técnicas de las órdenes de compra, durante el recibo y el montaje. __ 256 f. Funciones del administrador del contrato _____________________________________ 257 g. Funciones del gestor administrativo _________________________________________ 260 h. Funciones del Gestor financiero y de seguimiento ______________________________ 261

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i. Funciones del gestor jurídico - contractual ____________________________________ 262 j. Funciones del gestor laboral _______________________________________________ 264 k. Funciones del gestor integral de la información ________________________________ 268 l. Funciones del gestor administrativo adicional (técnicos). _________________________ 270 m. Funciones del gestor técnico adicional. ______________________________________ 271 n. Funciones del gestor técnico del contrato ____________________________________ 274 ñ. Administración y gestión de contratos de anticipación de la demanda ______________ 276 1. Contratos de anticipación de la demanda de bienes __________________________ 277 Funciones del Administrador ______________________________________________ 277 Funciones del Gestor Administrativo de Seguimiento ___________________________ 277 Funciones del Gestor Técnico ______________________________________________ 278 2. Contratos de anticipación de la demanda de servicios ________________________ 278 Funciones del Ordenador del Pago __________________________________________ 278 Funciones del Administrador ______________________________________________ 279 Funciones del Gestor Administrativo ________________________________________ 279 Funciones del Gestor Técnico ______________________________________________ 279 o. Gestión de contratos de menor cuantía ______________________________________ 280 p. Administración y gestión de contratos actuando como contratista _________________ 280 q. Procedimiento estandarizado para no conformidades e incumplimientos contractuales _ 281 r. Comunicación e información entre administrador, gestión administrativa y gestión técnica282

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 309 Caso real. Modelo 2 de guía para la administración y gestión de contratos _______ 309 1. Alcance _________________________________________________________ 309 2. Definiciones _____________________________________________________ Administrador de Contrato __________________________________________________ Sistema Documental _______________________________________________________ Contratista ______________________________________________________________ Equipo de Apoyo __________________________________________________________ Informe de Avance y Pago __________________________________________________ Memorando de Informe de Cierre ____________________________________________

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3. Referencias______________________________________________________ 311 4. Responsabilidades ________________________________________________ 311 Administrador de Contrato __________________________________________________ 311 5. Procedimiento para la administración de contratos. ______________________ a. Designación de Equipo de Apoyo ___________________________________________ Administrador de Contrato ________________________________________________ b. Programa de aplicación de la gestión de contractos (contract management). ________ c. Control de garantías _____________________________________________________ Verificación de garantías _________________________________________________ Subgerencia Jurídica ____________________________________________________ Renovación de garantías _________________________________________________ d. Inicio y ejecución del contrato _____________________________________________ Cómputo del plazo contractual _____________________________________________ Plazo _________________________________________________________________ Inicio de Actividades ____________________________________________________ e. Ejecución de Contrato ___________________________________________________ f. Gestión de pago ________________________________________________________ Determinación de documentos habilitantes de pago ____________________________ g. Requerimiento de recursos ________________________________________________ h. Solicitud y realización del pago ____________________________________________ i. Revisión del Buen Uso del Anticipo __________________________________________ j. Terminación del contrato__________________________________________________ Terminación de mutuo acuerdo ____________________________________________ Terminación unilateral del contrato y declaración de contratista incumplido _________ k. Modificación y prórroga de plazos __________________________________________ l. Modificación de cronogramas e hitos intermedios _______________________________

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m. Prórroga o ampliación de plazo ____________________________________________ n. Contratos modificatorios y complementarios __________________________________ ñ. Multas y Sanciones por Incumplimientos contractuales __________________________ o. Reclamaciones y controversias_____________________________________________ p. Reemplazo del Administrador del Contrato ___________________________________ Por ausencia temporal ___________________________________________________ Por ausencia definitiva ___________________________________________________ q. Cierre de Administración de Contrato _______________________________________ Recepción del objeto de contrato ___________________________________________ r. Liquidación de la administración del contrato __________________________________

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PARTE SEGUNDA ______________________________________________ 359 Automatización informática de la gestión de contratos.______________________ 359

Capítulo 2. Automatización informática de la gestión de contratos. _______ 359 1. Sistema de Gestión Documental (DMS) especializado en la gestión de contratos. 359 2. Planificación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning). __ 359 3. Automatización informática de la Gestión de Riesgos Contractuales (Contract Risk Management). ________________________________________________ 360

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 361 Software documental en la gestión de contratos de la construcción. ____________ 361 1. Software de gestión de contratos _____________________________________ 361 2. Procesos de contratación (desde su creación, fase de ejecución y análisis). ____ 362 3. Motor de búsqueda en el contenido de los contratos. _____________________ 362 4. El sistema de gestión documental debe permitir corroborar desviaciones a lo largo del ciclo de vida del contrato. ___________________________________ 363 5. Prevención de riesgos de plazos en contratos de obra. ____________________ 363 Especial relevancia los contratos relacionados con el sector de la construcción, suscritos con administraciones públicas; en los que el incumplimiento de fechas importantes puede llevar a la aplicación de cláusulas onerosas para la empresa. ___________________________ 363 6. Credenciales de acceso y sistemas de seguridad de los contratos. ___________ 364 Auditoría completa de todas las acciones realizadas por los usuarios _______________ 364 7. Comunicación entre las partes del contrato (proveedores) y vinculaciones automáticas entre contratos. ________________________________________ 364 8. Chat online integrado y convocatoria de partes del contrato. _______________ 364 9. Gestor de tareas relacionadas con contratos (calendario, alertas, convocatorias, plazos, etc.). _____________________________________________________ 365

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 366 Aplicación práctica del software de la gestión de contratos (Contract Management). Modelo 1. _______________________________________________________ 366 1.

Ventajas de la herramienta de gestión de CONTRATACIÓN (contract management). ___________________________________________________ 366

2. Visibilidad Global de la Contratación __________________________________ Gestión de Riesgos ________________________________________________________ Garantía del Cumplimiento __________________________________________________ Aumento de la Productividad ________________________________________________

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3. Prestaciones y características. _______________________________________ 368 Gestor de Contratos de Compras _____________________________________________ 368 Gestión de Obligaciones ____________________________________________________ 368

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Catálogo de Contratos _____________________________________________________ Enmiendas Contractuales ___________________________________________________ Documentos de Certificación ________________________________________________ Documentación Contractual _________________________________________________ Asociación entre diferentes Contratos _________________________________________ Firmas Digitales __________________________________________________________ Aprobación del Flujo de Trabajo ______________________________________________ Notificaciones y Recepciones ________________________________________________ Plan de Ejecución Contractual _______________________________________________ Saldo Dinámico del Contrato ________________________________________________ Edición Colaborativa del Contrato_____________________________________________ Ajustes Financieros ________________________________________________________ Facturación ______________________________________________________________ Adelantos _______________________________________________________________ Garantías _______________________________________________________________ Cuenta Bancaria del Proveedor ______________________________________________

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TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 377 Aplicación práctica del software de la gestión de contratos (Contract Management). Modelo 2. _______________________________________________________ 377

PARTE TERCERA _______________________________________________ 404 El Contract Management (gestión de contratos) en la construcción. ____________ 404

Capítulo 3. El Contract Management (gestión de contratos) en la construcción. _________________________________________________ 404 1. Las 4 claves de una obra. ___________________________________________ El coste. ______________________________________________________________ El plazo. ______________________________________________________________ La calidad. ____________________________________________________________ La satisfacción. _________________________________________________________

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2. Gestión transparente y eficacia en la ejecución __________________________ 405 3. Ventaja adicional del Management Contracting respecto al precio máximo garantizado (PMG). ________________________________________________ 406

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 408 El Contract Management (Management Contractating en el PMBOOK) como base del Project Management. ______________________________________________ 408 1. La Gestión de Contratos (Contract Management) es una herramienta estratégica para el Project Management. ________________________________________ 408 2. Implementación de los contratos como contratante o contratado. ___________ 409 3. El Contract Management y la gestión de adquisiciones en el PMBOK. _________ Pre-adjudicación __________________________________________________________ Estrategia y Planificación de la Adquisición _____________________________________ Gestión de contratos adjudicados_____________________________________________

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TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 411 Cuestiones esenciales del Contract Management como parte del Project Management. ____________________________________________________ 411 1. Funciones del Project Manager en los procesos de adquisiciones y contratación de las obras. _____________________________________________________ 411 2. Consultar siempre al asesor legal. ____________________________________ 412 3. Clases de contratos en los que se relacional el Contract Management con el Project Management. ______________________________________________ 412

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a. Contratos de precio fijo (Fixed-Price or Lump-Sum) ____________________________ 412 b. Contratos de costes reembolsables (Cost-Reimbursable Contract) _________________ 413 c. Contratos por Tiempo y Materiales (Time and Material) _________________________ 413

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 415 ¿Por qué hay que gestionar los contratos en lugar de dejarlos olvidados en un cajón? __________________________________________________________ 415 1. ¿Por qué considerar a la gestión de contratos (Contract Management) como una herramienta estratégica? ___________________________________________ 415 2. Las funciones del Contract Manager. __________________________________ 416 3. Reclamar a tiempo al proveedor por incumplimiento contractual evita muchos problemas. ______________________________________________________ 416 4. Caso práctico de reclamación en el proceso de una obra. __________________ a. Obligaciones del contrato de obra. __________________________________________ b. Funciones de alerta del Contract Manager. ___________________________________ c. Beneficios de la actuación de reclamación del Contract Manager. __________________

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5. Caso práctico de reclamación en el proceso de una obra (Factor riesgo del contrato: Plazo ajustado). __________________________________________ 418 6. Caso práctico de reclamación en el proceso de una obra (2º supuesto de Factor riesgo del contrato: Plazo ajustado). __________________________________ 419 7. Caso práctico de reclamación en el proceso de una obra (Factor riesgo del contrato: falta de disposición de medios de la constructora). _______________ 421

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 422 Las constructoras pierden un 9,15% de sus ganancias anuales por errores en su Plan de Gestión de Contratos. ________________________________________ 422

CHECK-LIST __________________________________________________ 424 La gestión contractual, ¿qué es y para qué sirve? __________________________ 424 Objetivos de la gestión contractual. _____________________________________ 424 El rol del Gestor del Contrato en los proyectos de ingeniería y construcción. _____ 424 Documentos contractuales: alcance, cronograma, recursos y planes de gestión. __ 424 Obligaciones vs riesgos previstos, imprevistos e imprevisibles. _______________ 424 Reparto de obligaciones y riesgos. Tipos de contratos: de obra, de diseño y obra, sin suministro de materiales, con financiación, etc. __________________________ 424 Identificación de obligaciones y riesgos de cada parte. ______________________ 424 Definición de las líneas base del contrato. ________________________________ 424 Identificación de los plazos de gestión. __________________________________ 424 Análisis de impactos sobre el Alcance contractual debido a variaciones solicitadas y/o ejecución real. ________________________________________________ 424 Gestión contractual del plazo. _________________________________________ 424 Identificación de hitos contractuales. ___________________________________ 424 Buenas prácticas de elaboración de un cronograma contractual. _______________ 424 Penalizaciones. _____________________________________________________ 424 Análisis de impactos de la ejecución real sobre lo planificado. ________________ 424 Gestión contractual del coste. _________________________________________ 424

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Análisis de impactos de la ejecución real sobre el coste previsto. Identificación de conceptos con sobrecostes. _________________________________________ 425 Gestión contractual de los riesgos (identificación de riesgos, cálculo de contingencias). ___________________________________________________ 425 Análisis de impactos de riesgos materializados sobre las condiciones iniciales. ___ 425 Gestión contractual de las comunicaciones. _______________________________ 425 Gestión de reclamaciones. ____________________________________________ 425 Preparación documental para reclamaciones y arbitrajes. ____________________ 425

Capítulo 4. Análisis de riesgos en la fase de ejecución de obra. ___________ 426 1. Plan de obra. ____________________________________________________ 426 2. Las ofertas se miran con “lupa”. _____________________________________ 429

TALLER DE TRABAJO. ___________________________________________ 435 El presupuesto de obra. ______________________________________________ 435 1. ¿Qué es el presupuesto de obra? _____________________________________ 435 2. Clases de presupuestos ____________________________________________ a. Presupuesto estimativo __________________________________________________ b. Presupuesto valorativo ___________________________________________________ c. Presupuesto valorativo detallado ___________________________________________ d. Presupuesto cerrado _____________________________________________________

435 435 436 436 438

3. Estructura de costes de un presupuesto________________________________ 438 a. Costes directos _________________________________________________________ 438 b. Costes indirectos. _______________________________________________________ 439

TALLER DE TRABAJO. ___________________________________________ 442 Fases de una edificación. Trámites a seguir. ______________________________ 442 1. Examen topográfico _______________________________________________ 442 2. Estudio geotécnico ________________________________________________ 442 3. Acta de Protocolización de fotografías _________________________________ 443 4. Encargo del proyecto y dirección de obra _______________________________ 443 5. Contratación de OCT _______________________________________________ 444 6. Plan de control de materiales ________________________________________ 445 7. Seguro de responsabilidad decenal ___________________________________ 446

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 447 Al seguro de daños o de caución se añade la “garantía financiera”. Reforma del artículo 19 de la LOE por la Ley 20/2015, de 14 de julio, de ordenación, supervisión y solvencia de las entidades aseguradoras y reaseguradoras. _____ 447 8. La licencia de obras _______________________________________________ 448 9. La escritura de obra nueva y división horizontal _________________________ 448

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 450 La declaración de obra nueva en la ley 13/2015, de 24 de junio. ______________ 450 10. El préstamo hipotecario ___________________________________________ 453 11. El seguro en garantía de cantidades a cuenta del precio de venta ___________ 454 12. Comercialización de la promoción. ___________________________________ 454

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13. Contrato de obra alzado o llave en mano. _____________________________ 455 14. El acta de replanteo ______________________________________________ 456

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 457 Estudio de gestión de residuos. Obligación del promotor en los proyectos de obras. 457

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 459 Fases de control de un Dpto. técnico. ____________________________________ 459 1. Desde las certificaciones de obra a la post-venta. ________________________ 459 Supervisión y control de certificaciones de obra. _________________________________ 459 La coordinación de seguridad en fase de ejecución. ______________________________ 460 Anotar cualquier incidencia en el libro de órdenes, y en particular la conformidad a los materiales que le sean presentados por el contratista. _____________________________________ 460 Autorizar, con el director de la obra cuando sea necesario, las modificaciones que se produzcan, anotando las que puedan suponer una modificación en la escritura de ONDH, para hacerlas constar al finalizar la obra y otorgar la escritura de ON terminada. __________________ 460 Controlar el plazo de ejecución y adoptar las medidas necesarias para su cumplimiento. _ 460 Recabar del contratista y preparar toda la documentación necesaria para solicitar la licencia de primera ocupación y el libro del edificio. _______________________________________ 460 Realizar visita exhaustiva antes de recepcionar la obra. ___________________________ 460 Informar al Gerente de cualquier incidencia. ____________________________________ 460 La escritura de obra nueva terminada _________________________________________ 460 La licencia de primera ocupación _____________________________________________ 461 La entrega de la edificación _________________________________________________ 461 La gestión de las escrituras _________________________________________________ 462 La constitución de la comunidad _____________________________________________ 463 Post-venta. Reclamaciones posteriores ________________________________________ 463 2. Esquemas del desarrollo de los planes operativos. _______________________ 464 Plan operativo técnico, departamento técnico ___________________________________ 464 Plan operativo técnico de ejecución material de la promoción. Departamento técnico de ejecución material ________________________________________________________________ 466 Plan operativo comercial____________________________________________________ 467 Departamento comercial ___________________________________________________ 467 Plan operativo de recursos humanos __________________________________________ 468 Departamento de recursos humanos __________________________________________ 468 Plan operativo financiero y de tesorería ________________________________________ 469 Departamento económico-financiero __________________________________________ 469 Previsiones económico-financieras ____________________________________________ 469 Cuantías y calendario de tiempos previstos _____________________________________ 469

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 471 Los seguros de la construcción como solución a la gestión de riesgos de las obras. 471 1. Seguro Decenal __________________________________________________ 471 2. Seguro Todo Riesgo Construcción ____________________________________ 471 3. Seguro de Responsabilidad Civil (RC) para constructores y promotores. _______ 472 4. Seguro de Responsabilidad Civil (RC) para arquitectos, arquitectos técnicos e ingenieros. ______________________________________________________ 472 5. Seguro de Responsabilidad Civil (RC) para autónomos. ____________________ 473 6. Seguro de Accidente Convenio. ______________________________________ 473

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 474 La OCT y el control de la obra. El control técnico. Las OCT. ___________________ 474 1. El control técnico. Las OCT. _________________________________________ 474

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Siniestros _______________________________________________________________ 476 Inaplicabilidad del Consorcio de Compensación de Seguros ________________________ 476 2. Contratar la OCT y firmar un contrato con el controlador ___________________ 476 3. Verificación y seguimiento de la obra __________________________________ 477 4. El Control Técnico en las pólizas decenales previas a la LOE ________________ 478

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 480 Catálogo de una OCT - Organismo de Control Técnico (OCT). _________________ 480

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 487 Listado de OCTs que colaboran con una aseguradora por su capacidad de nombrarlos. _____________________________________________________ 487 Organismo de Control Técnico (OCT) que nombre el Tomador del seguro. _____________ 487

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 489 Sistema de control en el que empresas externas (O.C.T's) ___________________ 489

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 495 El Control Técnico en la LOE. ¿Qué son los Organismos de Control Técnico (OCT)? _ 495 1. Objeto y alcance del Control de Calidad ________________________________ 495 2. Características principales de la intervención del OCT. ____________________ 497 3. Reconocimiento de los OCT. _________________________________________ Independencia ___________________________________________________________ Capacidad técnica y profesional ______________________________________________ Experiencia ______________________________________________________________

497 497 497 498

4. Obligaciones que el tomador o el asegurado exigirán contractualmente a la Entidad de Control de Calidad. _______________________________________ 498

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 500 Informes de la OCT __________________________________________________ 500

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 503 Reservas de la OCT y sus consecuencias. _________________________________ 503

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 505 La relación con la OCT. _______________________________________________ 505 Obligaciones del tomador o del asegurado respecto a la Entidad de Control de Calidad. _________________________________________________________ 505

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 507 Informe final de la OCT. ______________________________________________ 507

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 509 Plan de seguridad y salud laboral en la construcción. _______________________ 509 1. Plan de seguridad y salud laboral _____________________________________ 509 2. Estudio de seguridad y salud ________________________________________ 509 3. Número de planes de seguridad y salud en el caso de varias obras. __________ 510 4. Obligación del contratista de elaborar el plan de seguridad y salud __________ 510 5. Técnico competente en la redacción del Plan de Seguridad y Salud. __________ 511 6. Aprobación del plan de seguridad y salud ______________________________ 511

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7. Contenido del plan de seguridad y salud en el trabajo _____________________ 512

PARTE CUARTA ________________________________________________ 514 Modalidades de contratos en la construcción. _____________________________ 514

Capítulo 5. Modalidades de contratos en la construcción. _______________ 514 1. Modalidades de contratos en la construcción. ___________________________ a. Contrato de suma alzada. ________________________________________________ b. Contrato con precios unitarios. ____________________________________________ c. Contrato de mandato con administración Delegada (gastos reembolsables). _________ d. Diseño-Licitación-Construcción ____________________________________________ e. Diseño y Construcción ___________________________________________________ f. Construction Management At Riesk _________________________________________ g. EPC (Engineering, Procurement and Construction) _____________________________ h. EPCM (Engineering, Procurement and Construction Management) _________________ i. BuildOperate-Transfer (BOT, también BTO) ___________________________________

514 514 514 514 515 515 515 515 515 515

2. Modalidades de adjudicación ________________________________________ a. Licitación______________________________________________________________ Licitación Pública _______________________________________________________ Licitación Privada _______________________________________________________ b. Asignación Directa ______________________________________________________ c. Asignación a proveedor único ______________________________________________ d. Ordenes de bajo coste.___________________________________________________ e. Proyectos de Desarrollo, Expansión o de Inversión de Envergadura ________________

516 516 516 516 516 517 517 517

PARTE QUINTA. _______________________________________________ 518 Contract Manager: Administración y Gestión de Contratos de Proyectos de Ingeniería y Construcción _______________________________________ 518 Capítulo 6. El Contract Management (Gestión del Contrato) de los contratos de ingeniería en caso de arbitraje por reclamaciones de obra. ___________ 518 1. La complejidad técnica y jurídica de los contratos de ingeniería internacional. __ 518 2. Intervención de un Experto Independiente que evalúe la responsabilidad técnica.518 3. Cuando la reclamación está justificada pero no se ha gestionado el contrato (contract management) con lo que no hay soporte objetivo. ________________ 519 4. Requisitos del contract management para contratos de ingeniería que serán fundamentales en caso de arbitraje. ___________________________________ 519 a. Control de comunicaciones entre las partes durante el desarrollo del proyecto de obra. “Las palabras se las lleva el viento, todo por escrito”. _________________________________ 520 b. Generación de informes de estado de obra y avance de los trabajos. _______________ 520 c. Reservas de derecho de reclamación en tiempo y forma. ________________________ 520 Plazo de reclamación ____________________________________________________ 520 Procedimientos de reclamación y gestión del cambio previstos en el contrato de ingeniería. Reservas de derecho de reclamación. _______________________________________ 520 d. Coordinación entre equipo de proyecto y asesoría jurídica durante el desarrollo del proyecto. 520 e. Gestión y negociación en plazo de reclamaciones de obra. _______________________ 521 f. Documentación, organización y archivo de datos del desarrollo del proyecto._________ 521 5. Aplicaciones informáticas al Contract Management (Gestión del Contrato) de los contratos de ingeniería. ____________________________________________ 522 a. La solución informática del NEC3 Contract Management Cloud adaptado al BIM. ______ 522 b. Gestión de Contratos NEC3 en la Nube ______________________________________ 522  Advertencias tempranas _______________________________________________ 523  Eventos de compensación ______________________________________________ 523  Registro de riesgos. ___________________________________________________ 523

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 

Instrucciones de la tarde _______________________________________________ 523 Evaluaciones ________________________________________________________ 523

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 525 La solución informática del NEC3 Contract Management Cloud adaptado al BIM. __ Gestión de Contratos NEC3 en la Nube ______________________________________  Advertencias tempranas _______________________________________________  Eventos de compensación ______________________________________________  Registro de riesgos. ___________________________________________________  Instrucciones de la tarde _______________________________________________  Evaluaciones ________________________________________________________

525 525 526 526 526 526 526

PARTE SEXTA _________________________________________________ 528 Subcontratación y gestión de contratos (contract management). ______________ 528

Capítulo 7. Contract Management (gestión de contratos) del proceso de subcontratación en la construcción. ________________________________ 528 1. Subcontratación de procesos industriales de la construcción. _______________ 528 2. Marco legal de la subcontratación. ____________________________________ 530 3. Proceso contractual de subcontratación. _______________________________ a. Fase inicial. ____________________________________________________________ El contrato de subcontratación _____________________________________________ b. Establecimiento de los procedimientos de control. _____________________________ c. Ejecución______________________________________________________________ Responsabilidad salarial __________________________________________________ Responsabilidad de información ____________________________________________ Responsabilidad con la Seguridad Social _____________________________________ Responsabilidad disciplinaria ______________________________________________

530 530 531 531 531 532 532 532 532

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 533 Gestión documental de subcontratistas online. Ejemplo Obralia / Nalanda. ______ 533

Capítulo 8. Ejecución contractual de la subcontrata. ___________________ 559 1. Departamentos de compras de las constructoras. ________________________ 559 2. Proceso de licitación y contratación. __________________________________ a. Análisis de la necesidad de subcontratar. ____________________________________ b. Proceso de Contratación __________________________________________________ c. Adjudicación ___________________________________________________________

560 560 560 561

3. Proceso de Contratación de las subcontratas. ___________________________ a. Elaboración Estrategia de Contratación ______________________________________ b. Consideraciones preliminares. Preselección y precontratación. ____________________ c. ¿Cómo buscar a los subcontratistas? ________________________________________

561 561 561 562

4. Adjudicación _____________________________________________________ a. Comunicación y Formalización del Contrato ___________________________________ b. Alternativas a las Licitaciones _____________________________________________ Contratación por Asignación Directa ________________________________________ Asignación a Proveedor Único _____________________________________________ Obras menores _________________________________________________________

562 562 563 563 563 563

5. Proceso de administración del contrato de subcontratación. ________________ a. Instalación en obra. _____________________________________________________ b. Ejecución _____________________________________________________________ c. Finalización. ___________________________________________________________

563 563 564 565

Capítulo 9. Contract Management (gestión de contratos) del contrato de servicios (outsourcing). _________________________________________ 567

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1. Acuerdo de intenciones. ____________________________________________ 567 2. Contrato de servicios (outsourcing). __________________________________ a. Preámbulo ____________________________________________________________ b. Condiciones Generales ___________________________________________________ Descripción de los trabajos _______________________________________________ Referencias de la descripción de los trabajos__________________________________ Plazos de ejecución e hitos________________________________________________ Programa de Obras _____________________________________________________ Multas ________________________________________________________________ Precios _______________________________________________________________ Rectificación del precio ___________________________________________________ Forma de Pago _________________________________________________________ Prohibiciones de cesión de Derechos y Obligaciones ____________________________ Garantías y Retenciones __________________________________________________ Seguros ______________________________________________________________ Responsabilidades Laborales del Contratista __________________________________ Evaluación de Desempeño del Contratista ____________________________________ Mecanismo de Incentivo __________________________________________________ Arbitraje ______________________________________________________________ Domicilio ______________________________________________________________

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ANEXO 1 _____________________________________________________ 571 Certificación de la International Association for Contract & Commercial Managemen IACCM. Versión original en inglés/traducción automática en español. _________ 571

ANEXO 2 _____________________________________________________ 578 Guía formativa didáctica de la National Contract Management Association (NCMA). Versión original en inglés/traducción automática en español. _______________ 579

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¿QUÉ APRENDERÁ?

 Características del Contract Management o Gestión de Contratos.  Funciones del Contract Manager (gestor de contratos).  Relación entre el Contract Management y el Departamento de compras.  Supervisión y control de los procesos de gestión de contratos (“contract management”).  Automatización informática de la gestión de contratos.  El Contract Management (Management Contractating en el PMBOOK) como base del Project Management.  Subcontratación y gestión de contratos (contract management).

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Introducción

Los contratos son activos comerciales valiosos y esenciales, y eso hace que una estrategia de gestión de contratos coherente sea esencial para el éxito de su negocio. Los sistemas de contract management/gestión de contrato están siendo aplicados desde hace años por las grandes constructoras que tienen a profesionales dedicados en exclusiva durante años a revisar pliegos de licitaciones internacionales públicas y privadas, negociando contratos internacionales y haciendo seguimiento de reclamaciones. Estas constructoras tienen una gran experiencia internacional en grandes ofertas y proyectos llave en mano de ingeniería, aprovisionamiento y construcción industrial en Gestión de Contratos, Control de Proyectos y Estimaciones. Cuentan con su propio departamento de Estimaciones de Gestión de Contratos. En todos estos casos tienen un gran reto: encontrar el balance entre los contratos y una realidad de contorno cada vez más cambiante. Por fin ha llegado la tecnología y tienen una ayuda importantísima. Pronto llegará la inteligencia artificial y todavía será más fácil. Hoy en día muchos equipos legales eligen implementar y utilizar el software de gestión de contratos para ejecutar con éxito esa estrategia y acelerar su capacidad para obtener la información que necesitan de sus carteras de contratos. En teoría, esto parece simple. Se elige un proveedor que parece ofrecer una solución a los problemas de negocios que está tratando de resolver, luego se usa ese sistema para resolver esos problemas. Pero, desafortunadamente, rara vez es así de sencillo. Muchos equipos legales pasan por un arduo proceso de examen y selección de software para acabar fallando durante su implementación. La mejor manera de >Para aprender, practicar. >Para enseñar, dar soluciones. >Para progresar, luchar. Formación inmobiliaria práctica > Sólo cuentan los resultados

asegurar que su implementación y adopción del software de gestión de contratos se ejecute sin problemas es entender los obstáculos comunes a los que se enfrentará y desarrollar una estrategia para superar esos desafíos. En inmoley.com hemos consultado a varios profesionales de la construcción que han pasado por la implementación de software de gestión de contratos, así como con varios proveedores y estos son los consejos que nos han dado. Una comprensión de la importancia de la implementación exitosa del software de gestión de contratos/contract management requiere:  Conocimientos sobre la creación de una estrategia de implementación.  Conciencia de cómo superar obstáculos comunes.  Herramientas para rehabilitar una implementación fallida.  Una lista de verificación para ayudar con la incorporación de su equipo.  Después de aprender a identificar y mitigar algunos de los obstáculos comunes que experimentan las organizaciones al implementar el software de gestión de contratos, puede ejecutar con éxito el proceso de implementación y finalmente obtener todos los beneficios de usar el software de gestión de contratos.

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PARTE PRIMERA. ¿Qué es el Contract Management (gestión de contratos)?

Capítulo 1. Contract Management / Management Contracting (gestión de contratos).

1. National Contract Management Association (NCMA)

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