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• Diego Palomo Cortez

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CONTENIDO DEL MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES:   Hoja en blanco Carátula Índice Introducción Justificación del manual Objetivos del manual o Generales o Específicos Ventajas o beneficios del manual Ámbito de aplicación Organigrama general y de integración de puestos del área Descripciones de puestos del área Consideraciones finales Hoja de responsabilidad Terminología técnica (mínimo 15 palabras) EJEMPLO DE organigrama general y de integración de puestos DE PUESTOS:

MODELO DE DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL PUESTO: I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO 1.1 Título del puesto: Secretaria III 1.2 Código del puesto: 5.3.15 1.3 Ubicación Administrativa: Secretaría 1.4 Inmediato Superior: Jefe de la sección 1.5 Subalternos: Secretaria II y I II.DESCRIPCION DEL PUESTO 2.1 Naturaleza del Puesto (Descripción Genérica del Puesto) Es un puesto de carácter administrativo que tiene a su cargo la ejecución de las labores secretariales de la Sección. 2.2 Atribuciones (Descripción Específica del Puesto) Elabora y transcribe versiones taquigráficas; Mecanografía dictámenes. Informes, memoranda, cuadros estadísticos y notas de rutina; Recibe y distribuye correspondencia que ingresa diariamente a la Sección; Levanta y certifica actas y/o contratos de trabajo por movimiento de personal de la Sección; Lleva el control del archivo de la Sección; Asigna actividades al personal de secretaría que tiene a su cargo; Atiende llamadas telefónicas y al público que requiere información; y, Realiza otras atribuciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. 2.3 Relaciones de Trabajo Por la naturaleza de sus funciones, deberá mantener relación estrecha con el Jefe de la Sección y con las Secretarias II y I. Asimismo, mantendrá comunicación con las demás áreas de trabajo que integran la empresa. 2.4 Autoridad Tiene autoridad para delegar funciones, actividades o tareas específicas a las personas que ocupan los puestos de Secretaria II y I, de cuyos resultados responderá ante su jefe inmediato. Asigna tareas según la naturaleza del desarrollo y volumen de trabajo. 2.5 Responsabilidades Es responsable de las labores propias y de las que desarrolla el personal de secretaría que tiene a su cargo. Además debe velar por el buen uso y cuidado del equipo (máquina de escribir, computadora, impresora, ups, archivo, selladora, almohadilla, fotocopiadora, escritorio, silla) y otros útiles de oficina necesarios para el desarrollo de sus funciones.

III.ESPECIFICACIONES DEL PUESTO (Requisitos mínimos exigidos) 3.1 Educacionales Poseer título de Secretaria Ejecutiva, Comercial o Bilingüe. Comprobar la recepción de cursos de relaciones humanas. 3.2 Experiencia Acreditar 2 años de experiencia como Secretaria II que incluya conocimientos sobre el manejo de equipo de computación y/o reproducción de documentos 3.3 Habilidades y destrezas Habilidades para: • Tomar versiones taquigráficas Responder correspondencia • Clasificar, distribuir y archivar correspondencia • Desarrollar relaciones humanos Destrezas para: • Operar equipos de oficina • Transcribir con rapidez y exactitud 3.4 Otros requisitos: • Poseer conocimientos del idioma inglés • Haber aprobado el cuarto semestre de una carrera universitaria afín al puesto • Tener conocimientos básicos de organización y supervisión de personal