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Contabilidad Básica

GUÍA DIDÁCTICA N°3 M2-DV31-GU01 MÓDULO 3: DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA © DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2018 Medellín, Colombia Proceso: Gestión Académica Realización del texto: Jorge Alejandro García, Docente Revisión del texto: Beatriz Gallo, Asesor Gramatical Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico Editado por el Politécnico de Colombia

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Índice

Tabla de Ilustraciones ................................................................... 5 Presentación ................................................................................ 6 Competencia específica ................................................................. 7 Contenidos temáticos .................................................................... 8 Tema 1 ....................................................................................... 9 Clasificación, registro y análisis de las transacciones ......................... 9 Plan de cuentas y clasificación de las cuentas. ........................... 9 Cuentas de balance. .............................................................. 10 Activos................................................................................. 10 Pasivo. ................................................................................. 10 Cuentas del patrimonio. ......................................................... 10 Cuentas de resultado. ............................................................ 11 Cuentas de ingreso. ............................................................... 11 Clasificación de los Ingresos. .................................................. 11 Cuentas de gastos. ................................................................ 12 Cuentas de costos. ................................................................ 12 Naturaleza de una cuenta. ...................................................... 13 Cuentas de naturaleza débito.................................................. 13 Cuentas de naturaleza crédito. .................................................. 14 Ecuación fundamental. ........................................................... 15

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Transacción comercial. ........................................................... 16 Tema 2 ..................................................................................... 18 Preparación estados contables ..................................................... 18 Material complementario ............................................................. 25 Aspectos clave ........................................................................... 26 Referencias bibliográficas ............................................................ 27

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Tabla de Ilustraciones Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica. ............................ 8 Ilustración 2. Cuentas T. Débitos. ................................................. 13 Ilustración 3. Cuentas T. Créditos. ................................................ 14 Ilustración 4. Clasificación de cuentas (PUC). ................................. 15 Ilustración 5. Esquema libro diario. ............................................... 18 Ilustración 6. Libro mayor. .......................................................... 19 Ilustración 7. Estado de resultado. ............................................... 21 Ilustración 8. Esquema situación financiera. .................................. 23

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Presentación

El ciclo contable comienza con la clasificación y organización de las transacciones comerciales que realiza la empresa en cuentas, para el caso de Colombia se puede utilizar el PUC (Plan Único de Cuentas) hasta que la Contaduría General de la Nación reglamente la clasificación de cuentas según las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), las cuales mencionan que, las cuentas se deben clasificar de acuerdo a las necesidades puntuales de las empresas. Cuando se realiza la clasificación de las cuentas y se soporta adecuadamente con los comprobantes de contabilidad se comienza a elaborar los libros contables y los estados financieros, a continuación: Libro diario, estado de resultados y balance general; en la presente guía se ilustrará de la siguiente forma: Cuentas T, libro diario, libro mayor, estado de resultado y balance general, (aclarando que con la implementación de las Normas NIIF desaparece cuentas T y libro mayor).

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Competencia específica

Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N° 3 del Módulo 3: Ciclo contable, el estudiante logre la siguiente competencia específica: Clasificar las cuentas y los

estados financieros de

acuerdo con las obligaciones legales y las normas NIIF. Resultados de aprendizaje: 

Registra las transacciones comerciales de las empresas de acuerdo a los requerimientos legales.



Prepara

los

estados

contables

para

mostrar

la

información financiera.

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Contenidos temáticos

Clasificación, registro y análisis de las transacciones.

Preparación de los estados contables.

Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica. Fuente: Autor

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Tema 1 Clasificación, registro y análisis de las transacciones

Los estados financieros1 son generados, elaborados, verificables en los libros de contabilidad y se deben presentar a las autoridades competentes, para el caso colombiano a la

DIAN, Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales. La información contable y financiera es identificada de acuerdo con al análisis de cifras en términos económicos, recopilada de diferentes fuentes y catalogada de acuerdo al Plan Único de Cuentas (PUC) para lograr la correcta sistematización de cuentas en el software contable. Cuenta. Nombre general donde se agrupan conceptos con características comunes y se utiliza en la contabilidad para registrar las operaciones o transacciones comerciales. Son cuentas por ejemplo: Plan de cuentas y clasificación de las cuentas. Las cuentas del Plan de Cuentas se pueden clasificar así:  Cuentas de Balance  Cuentas de Resultado  Cuentas de Orden

1

Estado de situación financiera, estado de resultado, estado de cambios en el patrimonio, estado de flujo de efectivo. DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA | GUÍA DIDÁCTICA 3- NOMBRE DEL MÓDULO

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Cuentas de balance. Son aquellas cuentas que son de la Clase del Activo, Pasivo o Patrimonio. Activos. Recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que se espera obtener beneficio económicos futuros. Para que exista un activo no es necesario: Que sea tangible, pues existen algunos intangibles. Tener derecho a propiedad, arrendamiento También podemos decir que Activos son los bienes y derechos que le pertenecen a la organización Pasivo. Obligación (Deudas) presente, originada por sucesos pasados, y para cancelarla, la entidad espera deprenderse de recursos. La obligación puede ser legal o implícita. Pagar en efectivo Transferir activos Prestar servicios Sustituir ese pasivo con otro Capitalizar el pasivo Cuentas del patrimonio. Es la parte residual de los activos de la empresa una vez deducidos sus pasivos. Al evaluar si una entidad cumple la definición de activo, pasivo o patrimonio, debe prestarse atención a las condiciones esenciales y a la

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realidad económica que subyacen en la misma, y no meramente a su forma legal. Es la diferencia entre los activos, deducidos todos sus pasivos. Cuentas de resultado. Son las cuentas que en contabilidad sirve para saber si la empresa obtuvo ganancia o por el contrario obtuvo una pérdida. Ocurre que si su ingreso es mayor a sus gastos mensuales, va a tener como resultado una utilidad, porque le va a quedar dinero libre. Algo diferente sería si se presenta el caso contrario (Analizarlo). Las cuentas de resultado se clasifican en: Cuentas de ingreso. Rendimiento: es el desempeño de la gerencia del uso de los recursos entregados por los dueños, se mide a través de la rentabilidad generada. El rendimiento financiero (resultado integral) se mide: Como resultado neto entre todos los ingresos y gastos del periodo. Ingresos: son los aumentos en los beneficios económicos a lo largo del periodo. Clasificación de los Ingresos. De actividades Ordinarias: se originan por la ejecución del objeto social de la empresa. Ventas, comisiones, dividendos, regalías, intereses y alquileres.

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Ganancias: son otras partidas que cumplen con la definición de ingresos pero no son originados por las actividades ordinarias. Cuentas de gastos. Son disminuciones en los beneficios económicos de un periodo Clasificación de los gastos: De las actividades ordinarias: Se originan generalmente por los pagos realizados por la ejecución del objeto social de la empresa. Salarios, depreciación, alquiler etc. Pérdidas: otros gastos que se originan en el curso de las actividades ordinarias, pero no por el desarrollo del objeto social. Cuentas de costos. Los costos son valores que se pagan por una mercancía para luego ser vendida (costo de Venta). Además, son costos los valores en que se incurre para elaborar un producto (costo de producción).

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Cuentas “T”. Cuando se realizan las transacciones y la codificación en la empresa, el primer paso para su sistematización es representar en un esquema de una “T” que dos partes: Debe (débitos) y haber (créditos), donde en las cuentas de activo son positivas en los débitos y negativas en los créditos, en cambio las cuentas de pasivo son negativas en los débitos y positivas en los créditos. Naturaleza de una cuenta. Es el lado donde aumenta o disminuye, se clasifican así: Cuentas de naturaleza débito. Son las que aumentan en el lado izquierdo de la cuenta T, y disminuyen por ende en el lado derecho (lado crédito). Debitar es: aumentar una cuenta del activo o disminuir una cuenta del pasivo o patrimonio. Son cuentas de naturaleza débito: DÉBITO

CRÉDITO

Los activos, los gastos costos. Ilustración 2. Cuentas T. Débitos. Elaboración: Autor.

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Cuentas de naturaleza crédito. Son las que aumentan en el lado derecho de la cuenta T, y disminuyen por ende en el lado izquierdo (lado débito). Acreditar es: aumentar una cuenta del pasivo o patrimonio disminuir una cuenta del activo. Son cuentas de naturaleza crédito:

DÉBITO

CRÉDITO

Los Pasivos, el patrimonio, los ingresos. Ilustración 3. Cuentas T. Créditos. Elaboración: Autor.

Plan Único de Cuentas (PUC). El PUC busca la organización en el registro de las transacciones realizadas por las empresas para lograr el adecuado manejo de la información y la realización de los estados contables; la sistematización de las cuentas está estructurada sobre los varios niveles, donde se debe tener en cuenta que, las clases uno (1), dos (2) y tres (3) comprenden las cuentas que conforman el balance general, las clases cuatro (4), cinco (5), seis (6) y

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siete (7) corresponden a las cuentas del estado de resultados y las clases ocho (8) y nueve (9) detallan las cuentas de orden. (htpp//puc.com.co). A continuación clasificación de las cuentas de acuerdo al PUC: Clase

El primer dígito.

Grupo

Los dos primeros dígitos.

Cuenta

Los

cuatro

primeros

dígitos. Subcuenta

Los

seis

primeros

dígitos. Ilustración 4. Clasificación de cuentas (PUC). Elaboración: Autor.

Usted al terminar de leer y analizar este documento, comprenderá la codificación de subcuentas y auxiliares, Cada clase está compuesta de un conjunto de grupos. Cada grupo está compuesto de un conjunto de cuentas. Cada cuenta está compuesta por un conjunto de subcuentas. Cada subcuenta está compuesta por un conjunto de auxiliares. El primer nivel del grupo (dos dígitos). El segundo nivel es la cuenta (cuatro dígitos). El tercer nivel es la subcuenta (seis dígitos). El cuarto nivel es el auxiliar (más de siete dígitos). Ecuación fundamental. Es la diferencia que resulta al restar los pasivos de los activos; esta expresión es lo que se denomina ecuación fundamental de la contabilidad. DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA | GUÍA DIDÁCTICA 3- NOMBRE DEL MÓDULO

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ACTIVOS – PASIVOS = PATRIMONIO Cuando el negocio comienza sus operaciones, el patrimonio es igual al capital inicial aportado; si el negocio se encuentra en marcha, el patrimonio es igual al capital inicial más las utilidades, o también puede ser capital inicial menos las pérdidas obtenidas. Hay que tener en cuenta que en todo momento debe existir esa igualdad: ACTIVO – PASIVO

= PATRIMONIO

PASIVO + PATRIMONIO

= ACTIVO

ACTIVO – PATRIMONIO

= PASIVO

Transacción comercial. Son el conjunto de operaciones que realiza una empresa. Ejemplo: compra de mercancía, venta de un vehículo, prestar un servicio a crédito, recibir un servicio, pagar la nómina, etc. (dar 10 ejemplos más). LA PARTIDA DOBLE es el registro de una transacción comercial mínimo en dos cuentas, una al débito y otra al crédito. Además se tiene que cumplir que la suma de Débitos es igual a la suma de los Créditos.

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Recursos disponibles para el aprendizaje Para desarrollar las habilidades

y

destrezas

necesarias en esta competencia, es importante que tengas acceso a los recursos didácticos adecuados. Entonces, si quieres ampliar la información que hemos presentado aquí, te sugerimos revisar el Vídeo denominado:

Manejo

y

Utilización

del

PUC

para

COLOMBIA.

Te recomendamos Si quieres conocer más sobre el Plan Unico de Cuentas, te sugerimos la lectura del documento de apoyo #1 que se encuentra en la URL: https://puc.com.co/ Disponible en el Campus Virtual.

Ejercicio Ahora que has revisado algunos conceptos del Plan Unico de Cuentas y que cdonoces cuál es el alcance de éste,

te

invitamos

a

responder

la

prueba

de

conocimiento, a partir de los conceptos facilitados en esta guía

y que

disponibles

para

son fortalecidos el

aprendizaje.

El

con los recursos uso

de

mapas

conceptuales te pueden ayudar a conocer la relación entre los elementos que conforman unconcepto. ¡Inténtalo! 

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Tema 2 Preparación estados contables Libro diario. En este libro se registran en orden cronológico las transacciones elaboradas por la empresa, durante un período determinado; donde a cada cuenta se le colocan dos columnas que reciben los nombres de débito y crédito, y a su vez

otras dos columnas donde aparezca codificación de la

cuenta de acuerdo al PUC, adicionalmente se debe contener: La fecha (día, mes, año del comprobante que se está registrando) y el detalle o descripción (se anota el nombre y número del comprobante) (POAI, 2004, p.3). A continuación esquema del libro diario: Fecha

Detalle

Código

Débito

Crédito

PUC

Ilustración 5. Esquema libro diario. Elaboración: Autor.

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Libro Mayor. Este libro de acuerdo a las Normas NIIF tiende a desaparecer pero en la práctica contable todavía se aplica en la gran mayoría de las PYMES colombianas, su función fundamental es ofrecer un resumen de los totales y saldos de cada cuenta; y consta de varias columnas para anotar saldos y movimientos. La información que debe contener es: Fecha de elaboración, nombre de la cuenta, detalle y respaldo (soporte), débitos, créditos y saldos (POAI, 2004, PP. 9). A continuación esquema del libro mayor: Fecha

Cuenta

Saldo anterior

Movimientos del XX al XX de XX

Saldo

Ilustración 6. Libro mayor. Fuente: (POAI, 2004, PP. 9)

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Estado de resultado. Este informe contable anteriormente llamado: Informe de Ganancias y Pérdidas (P y G), esta muestra al final del periodo contable de los resultados obtenidos por la empresa, a través de la comparación de los ingresos y gastos, donde cuando los ingresos son mayores se presenta ganancias pero cuando son mayores los gastos, se presentan pérdidas. El estado de resultado tiene diversidad de esquemas, depende del sector económico que lo utilice (Agropecuario, industrial, comercial y servicios); (POAI, 2004, p.4). A

continuación esquema del estado de resultados de una empresa

comercial:

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EMPRESA XYZ E.U. ESTADO DE RESULTADO DICIEMBRE 30 DEL 2017 Ventas brutas XXXX - Devoluciones en ventas - Descuentos en ventas Ventas netas XXXX - Costo de la mercancía vendida Utilidad bruta en ventas - Gastos operacionales de admón. - Salarios administrativos - Arrendamientos - Depreciación

-

XXXX Gastos operacionales de mercadeo: Comisiones por ventas Publicidad Otras comisiones Arrendamientos Depreciación Ingresos operacionales + Ingresos No operacionales: + Utilidades en venta de activos + Arrendamientos + Rentas financieras

XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

XXXX

Gastos no operacionales. - Pérdida en venta de activos

XXXX

- Intereses financieros

XXXX

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS

XXXX

Ilustración 7. Estado de resultado. Elaboración: Autor.

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Estado de situación financiera. Es un informe contable que en una fecha determinada describe en forma detallada la situación real de la empresa. Esta información tiene los bienes y valores que se pueden convertir en dinero, deudas y propiedades, es decir: Activos, pasivos y patrimonio. En el balance general se debe cumplir la ecuación contable, que dice: Activos igual a pasivos más patrimonio (Activo = Pasivo + Patrimonio). (POAI, 2004, p.5). A continuación el esquema del estado de situación financiera:

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EMPRESA XYZ ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA DICIEMBRE 30 DE 2017 ACTIVOS Caja XXXXX Bancos XXXXX Cuentas por cobrar Inventarios XXXXX Edificios XXXXX Depreciación Terreno XXXXX Muebles y enseres Depreciación Total Activos XXXXX

XXXXX

XXXXX XXXXX XXXXX

PASIVOS Proveedores Obligaciones financieras Impuestos XXXXX Total Pasivos XXXXX

XXXXX XXXXX

PATRIMONIO Capital o aporte social XXXXX Utilidad del período Total Patrimonio

XXXXX XXXXX

Ilustración 8. Esquema situación financiera. Elaboración: Autor.

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Recursos disponibles para el aprendizaje Para

desarrollar

las

habilidades

y

destrezas

necesarias en cada competencia, es muy importante que tengas acceso a los recursos didácticos adecuados. Entonces, si quieres ampliar la información que hemos presentado aquí, te sugerimos revisar el Vídeo: denominado: Estados Financieros Básicos.

Te recomendamos Si quieres saber más sobre los Estados Financieros Básicos, te sugerimos la lectura del documento de apoyo #2 denominado: Estados Financieros Básicos. Disponible en el Campus Virtual. Ejercicio Ahora que has revisado algunos conceptos de Preparación de los estados contables y financieros, te invitamos a responder la prueba de conocimiento, a partir de los conceptos facilitados en esta guía y que son fortalecidos

con

los

recursos

disponibles

para

el

aprendizaje. El uso de mapas conceptuales te pueden ayudar a conocer la relación entre los elementos que conforman unconcepto. ¡Inténtalo!



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Material complementario

Wordpress.com. 17/08/2018,

de

(2011).

ESTADOS

FINANCIEROS

Wordpress.com

Sitio

BÁSICOS. web:

https://contabilidadesca.wordpress.com/

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Aspectos clave

Los Estados contables y financieros ayuda a las empresas para conocer la situación financiera de la misma, para que los directivos, accionistas

y

los

entes

regulatorios

tomen

decisiones

respecto

al

funcionamiento; estos son: Balance general o Balance de situación financiera. Estado de resultados.

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Referencias bibliográficas

Equipo de Instructores Proyectos POAI. (2004). Principios Administrativos y Contables. Medellín - Colombia: Instituto Tecnológico Metropolitano ITM. Fermín Pérez Aguilera. (2017). Manual. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños negocios o microempresas. Madrid (España): Editorial CEP S.L. Puc.com.co. (2018). Plan Único de Cuentas para comerciantes. 18/07/2018, de PUC.com.co Sitio web: https://puc.com.co/plan-unico-de-cuentaspara-comerciantes

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Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en Contabilidad Básica del Politécnico de Colombia, y solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información que aquí se presenta. Derechos reservados - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2018 Medellín, Colombia

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