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1.1.

Concepto e importancia.

Concepto de administración. Se puede conceptuar a la administración como el esfuerzo humano coordinado para obtener la optimización de los todos los recursos a través del proceso administrativo, a fin de lograr los objetivos constitucionales. Isaac Guzmán Valdivia Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados. José A. Fernández Arena Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. Harold Koontz y Cyril O’Donnell Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. Henry Sisk y Mario Sverdlik Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de plantación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos. Robert F. Buchele El Proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organización formal. American Management Association La administración es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros. Joseph L. Massie Método por el cual un grupo de cooperación dirige sus acciones hacia metas comunes. Este método implica técnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras. Importancia. La importancia de la administración radica en que es trascendente en la vida del hombre, porque es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad. Incluso en la vida diaria es necesaria la administración.

1.2.

Principios administrativos.

LOS 14 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DE FAYOL 1. División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna línea de montaje. 2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo). 3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia. 4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan. 5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona. 6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el interés de los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la organización como un todo. 7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patronos. 8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero también necesitan dar a sus subalternos la autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el

mejor grado de Centralización en cada caso. 9. Jerarquía: La línea e autoridad en una organización representada hoy generalmente por cuadros y líneas y líneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa. 10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición más adecuados para él. 11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos. 12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización. 13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos la libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores. 14. Espíritu de Grupo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de unidad. Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicación verbal en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible

1.3. Proceso administrativo alineado a proyectos informativos. 1. Organización del equipo de trabajo Incluso antes de poder considerar la realización de un proyecto con base en una idea genial, como construir un sitio web para exhibir productos y servicios o una base de datos de proveedores para almacenar un listado de proveedores locales y extranjeros, debe cerciorarse que tiene el personal disponible para trabajar en el proyecto. Cuando empiece a organizar el equipo de trabajo del proyecto, deberá considerar dar repuesta a preguntas como: 2. Desarrollo del plan del proyecto Después de que el equipo de trabajo haya sido organizado, puede decidir cuándo hacer la reunión de lanzamiento del proyecto. Esta primera reunión del equipo busca generar una lluvia de ideas, un ambiente para compartir conocimientos en donde los miembros del equipo puedan concentrarse para producir un plan de proyecto más eficiente. A continuación hay algunos puntos que deben tenerse en cuenta en la reunión de lanzamiento: 3. Ejecución del proyecto Es responsabilidad de todo el equipo del proyecto, y no solo del jefe del proyecto, garantizar que puede cumplir cuando llegue la hora de ejecución. La responsabilidad principal del jefe del proyecto es guiar al equipo según el plan del proyecto y asegurarse que se mantiene dentro del cronograma previsto y cumple los requerimientos establecidos en el alcance y la razón del proyecto. Cuando empiece la ejecución, debe haber informes de avance programados regularmente para determinar cuanto se ha hecho y/o que necesita realizarse todavía. Se debe hacer una revisión regular de los resultados del trabajo realizado y un análisis comparativo de resultados reales contra los proyectados (incluyendo si se están logrando los objetivos del proyecto). 4. Finalización del proyecto Cuando se hace la entrega aceptable de los resultados/compromisos acordados (productos, servicios, etc.), se debe cerrar formalmente el proyecto para evitar que se transforme involuntariamente en un nuevo proyecto. Esto también representa el cierre para los miembros del equipo, cuyas contribuciones deben ser reconocidas, y les permite a los miembros continuar con sus otras asignaciones laborales.

1.4. Planeación: inicio del éxito y fracaso. Se debe elaborar un Plan de Desarrollo Informático en el que se establezcan los objetivos, políticas y estrategias que harán posible el ejercicio de la función informática dentro de la empresa. Con dicho plan se pretende: • Definir las necesidades de bienes y servicios informáticos que tendrá la empresa a corto, mediano y largo plazo. • Establecer un esquema de desarrollo gradual, coordinado y racional de la informática. • Normar el desarrollo de la función informática, considerando para ello las disposiciones oficiales y legales que apliquen, así como la normatividad interna. • Definir los parámetros de retroalimentación que contribuyan al éxito del desarrollo del propio plan. Algunas de las características más importantes de este plan deben ser la ejecución, debe haber informes de avance

programados regularmente para determinar cuanto se ha hecho y/o que necesita realizarse todavía. Se debe hacer una revisión regular de los resultados del trabajo realizado y un análisis comparativo de resultados reales contra los proyectados (incluyendo si se están logrando los objetivos del proyecto). 4. Finalización del proyecto Cuando se hace la entrega aceptable de los resultados/compromisos acordados (productos, servicios, etc.), se debe cerrar formalmente el proyecto para evitar que se transforme involuntariamente en un nuevo proyecto. Esto también representa el cierre para los miembros del equipo, cuyas contribuciones deben ser reconocidas, y les permite a los miembros continuar con sus otras asignaciones laborales. 1.4. Planeación: inicio del éxito y fracaso. Se debe elaborar un Plan de Desarrollo Informático en el que se establezcan los objetivos, políticas y estrategias que harán posible el ejercicio de la función informática dentro de la empresa. Con dicho plan se pretende: • Definir las necesidades de bienes y servicios informáticos que tendrá la empresa a corto, mediano y largo plazo. • Establecer un esquema de desarrollo gradual, coordinado y racional de la informática. • Normar el desarrollo de la función informática, considerando para ello las disposiciones oficiales y legales que apliquen, así como la normatividad interna. • Definir los parámetros de retroalimentación que contribuyan al éxito del desarrollo del propio plan. Algunas de las características más importantes de este plan deben ser su integridad, flexibilidad, factibilidad, normatividad y jerarquía. Una estructura recomendable del plan es la siguiente: 1. Identificar objetivos y funciones de la empresa, considerando si es necesario, las bases legales de su creación. 2. Describir las necesidades de bienes y servicios informáticos de la empresa a corto, mediano y largo plazo. 3. Establecer las políticas y estrategias que servirán de base para la ejecución del plan, tratando de jerarquizar las acciones que sean necesarias. 4. Definir el Esquema de Desarrollo Informático al que pretende llegar la empresa, considerando aquí recursos físicos, lógicos, estructurales y humanos. Es importante definir aquí las metas en que se dividirá la ejecución del plan. 5. Definir explícitamente el programa de actividades que hará posible la ejecución del plan, considerando en él las adquisiciones de bienes y contratación de servicios necesarios para lograr el Esquema de Desarrollo Informático deseado. 6. Dado que la informática normalmente representa un alto costo de operación para la empresa es importante contemplar dentro del Plan de Desarrollo Informático, las medidas de seguridad que se implantarán en la organización a fin de proteger los bienes, asegurar su disponibilidad, integridad y confidencialidad. Dentro de este plan de contingencias se deberán definir los procedimientos de acción, el personal que interviene en su ejecución, así como los recursos que demanda.

1.4.1 Tipología de la planeación. El resultado del proceso de la administración puede definirse como modelos de lo que llegara a hacerse en el futuro y especificaciones necesarias para realizarse Los planes puede ser: inmediatos de 6 meses Mediatos (más o menos de 1 año) Encuentro al periodo establecido: corto plazo que es de 1 año Mediano plazo que es de 1 a 3 años Largo plazo de 3 años o más En cuanto a los planes de organización son estos: Estratégicos: establece lineamientos generales de la planeación. Sirve de base a los demás planes (tácticos, operativos) diseño (alta dirección). Tácticos: planes mas específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa. Se subordinan a los planes estratégicos- establece los directivos. Nivel medio- son a mediano y corto plazo. Operativa: se rige de acuerdo a los lineamientos de la planeación táctica. Consiste en formulación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos corto plazo´

1.5. Teoría moderna de la organización.

La teoría de la organización y la práctica administrativa evolucionan continuamente. El enfoque de sistemas ofrece una base para la integración al permitir visualizar la organización total en interacción con su ambiente y la conceptualización de las relaciones entre los componentes internos o subsistemas. Un sistema es un todo unitario, compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineados por límites identificables de su supra sistema ambiente. La teoría de la organización tradicional utilizaba un enfoque de sistema cerrado altamente estructurado. La teoría moderna ha avanzado hacia el enfoque de sistema abierto. "Las cualidades distintivas e la moderna teoría de organización son su base conceptual-analítica, su dependencia de datos de investigación empíricos y, sobre todo, su naturaleza sintetizadora e integradora. Estas cualidades están agrupadas en una filosofía que acepta la premisa de que la única manera significativa de estudiar la organización es como un sistema social." Mary Parker Follet expresó muchos puntos de vista indicativos de un enfoque de sistemas. Consideró los aspectos psicológicos de la administración, describió la administración como un proceso social, y consideró la organización como un sistema social. Chester Barnard fue uno de los primeros escritores sobre administración en utilizar el enfoque de sistemas. Herbert Simon y sus colaboradores consideraban la organización como un sistema complejo de procesos de toma de decisiones y no solamente hace hincapié en este enfoque para el punto de vista de comportamiento de las organizaciones sino que también subraya su importancia en la ciencia de la administración. La organización puede ser considerada en términos de un modelo de sistema abierto general. El sistema abierto está en constante interacción con su medio ambiente y logra un "estado estable" o equilibrio dinámico, al tiempo que retiene la capacidad para trabajar o la transformación de energía. Más que simplemente un sistema técnico o social, es la integración y estructuración de actividades humanas en torno de varias tecnologías lo que ayuda a entender las interrelaciones entre los principales componentes de una organización: sus objetivos, tecnología, estructura y relaciones psicosociales.

1.6. Áreas administrativas funcionales. Áreas Funcionales de la Empresa Generalmente una empresa consta de al menos 5 áreas funcionales básicas de trabajo. * Área de Dirección General de la empresa * Área de Administración * Área de Mercadeo y Ventas * Área de Producción * Área Contable y Financiera. Área de Dirección General de la Empresa: Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeñas empresas es el propietario. Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones críticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Además debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma. Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relación entre el equipo de trabajo y una comunicación constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitirá ese orgullo hacia los clientes. Más información Sistema Administración de Recursos Humanos Área de Administración y Operaciones: Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de esta área. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargará de esta área en su fase inicial. Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del negocio sin que usted, como propietario esté presente todo el tiempo. Área Contable y Financiera

Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Además, se debe declarar y cancelar periódicamente, ante la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT - los impuestos según los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta área. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante individual, Por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora. Algunas firmas de asesoría contable ofrecen estos servicios, aunque en www.infomipyme.com se detalla la forma de llevar los libros contables necesarios para una pequeña empresa. Más información de Finanzas * Conceptos Básicos De Contabilidad * Costos Área de Mercadeo y Ventas: En esta área se detallarán las funciones, capacidades y cualidades de quien será el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseño del empaque y la marca del producto o servicio, la distribución del mismo y el punto de venta, la promoción y la labor de ventas. Aquí se podrá incluir a la persona que atenderá en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida en el negocio. Más información de mercadeo * Plan de mercadeo * Estudio de mercado * Mercado Meta * Segmentación de mercado * Análisis del ciclo de vida del producto * Técnicas de ventas * Diseño de Productos Área de Producción. En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinará y las personas que atenderán las mesas están dentro de esta área aunque pueden ser puestas en el área de operación, es mas apropiado el área de producción pues en este caso se está produciendo un servicio al cliente: su alimentación. En una venta de artículos de consumo, por no ser producción, los encargados del despacho pueden ir bajo el área de Administración y operaciones. Esquema organizativo de las áreas funcionales básicas de una empresa.