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Como Crear Tu Sistema de Facturacion de Ventas en Excel Si definitivamente quieres aprender a crear un Sistema de Facturación, este es el contenido más importante que hayas visto, porque hoy tengo los pasos específicos para ti. Hola que tal, Soy Roger Perez y hoy voy a compartir contigo, Como Crear Tu Sistema de Facturacion de Ventas paso a paso. En la actualidad hay negocios que llevan el control de sus facturas de venta manualmente y esto nos limita ver al instante cuanto vendimos mensualmente, el día de ayer, o incluso el día de hoy, también esto nos limita no tener una Base de Datos de Clientes al instante, que nos permita ver que cliente es más frecuente en comprarnos y mucho más. Por eso hoy voy a presentarte como crear un Sistema de Facturas de ventas en Excel que te permita Facturar e imprimir fácilmente a tus clientes. Comencemos entonces:

Nombrando las Hojas de tu Sistema de Facturacion Considero que ya tienes tu Libro Excel abierto y el primero paso es insertar Hojas, si usas Excel 2013 inserta 3 Hojas más y si usas Excel 2010 o 2007 inserta una hoja más, ya que estas versión ya traen tres hojas de forma predeterminada. Ahora vamos a Nombrar las Hojas en el Siguiente orden: A la Hoja 1 lo nombraremos “Factura” A la Hoja 2 lo nombraremos “Base “ A la Hoja 3 lo nombraremos “Productos” A la Hoja 4 lo Nombraremos “Clientes” Observa la Imagen para que puedas ver como quedo renombradas las Hojas Excel:

Diseñando la Hoja Excel Factura de Ventas de Tu Sistema de Facturacion Para comenzar nos ubicamos en la Hoja Factura y comenzamos a crear un Formulario de fácil entrada y uso. Por lo General una Factura de Venta debe Contener: 1. Nombre del Negocio 2. Número de Identificación Fiscal 3. Dirección del Negocio 4. Fecha de la facturación 5. Numero de Factura 6. Nombre del Cliente 7. Dirección del Cliente 8. Cantidad del Producto vendido 9. Código del Producto 10. Nombre o Descripción del Producto 11. Descripción o Detalles 12. Precio Unitario 13. Precio Total 14. IVA 15. Suma Total 16. Firma del Vendedor

Comenzamos a Diseñar: 1. Seleccionamos de la Celda A1: F1 y le aplicamos el comando combinar y Centrar. 2. Seguidamente escribimos NOMBRE DEL NEGOCIO, en tu caso el nombre de tu negocio. 3. Seleccionamos de la Celda C2:E2 y le aplicamos el comando combinar y centrar, en seguida escribimos Dirección y numero de Identificación Fiscal, en tu caso debes de escribir la dirección donde está ubicado tu negocio y la identificación fiscal de tu negocio. 4. En la Celda E4 escribimos FACT. Nº: y le aplicamos negrilla. 5. En la Celda A4 escribimos FECHA, y en la Celda B4 la Formula =HOY (), seleccionamos la Celda B4:C4 y lo combinamos. 6. En la Celda A6 escribimos CLIENTES:, seleccionamos de la A6: B6 y lo Combinamos. 7. En la Celda A7 escribimos DIRECCION:, seleccionamos de la A7:B7 y lo Combinamos. 8. Seleccionamos del a Celda C6:F6 y le aplicamos combinar y centrar mas todos los Bordes. 9. Seleccionamos de la Celda C7:F7 y le aplicamos combinar y centrar mas todos los Bordes. 10. En la Celda A9 escribimos CANT. y le aplicamos un ancho de columna de 52 Pixeles más negrilla. 11. En la Celda B9 escribimos COD.PROD y le aplicamos un ancho de columna de 71 Pixeles más negrilla. 12. En la Celda C9 escribimos PRODUCTO y le aplicamos un ancho de Columna de 107 Pixeles más negrilla. 13. En la Celda D9 escribimos DESCRIPCION y le aplicamos un ancho de Columna de 145 Pixeles más Negrilla. 14. En la Celda E9 escribimos P/U y le aplicamos un ancho de Columna de 83 Pixeles más Negrilla. 15. En la Celda F9 escribimos TOTAL y le aplicamos un ancho de Columna de 80 Pixeles más Negrilla. 16. Seleccionamos de la A9: F17 y le aplicamos todos los Bordes.

17. En la Celda E18 escribimos SUBTOTALES y le aplicamos negrilla. 18. En la Celda E19 escribimos IVA 12% y le aplicamos negrilla. 19. En la Celda E20 escribimos TOTAL A PAG. y le aplicamos negrilla. 20. Seleccionamos de la E18: F20 y le aplicamos todos los Bordes. 21. En la Celda A21 escribimos FIRMA DEL VENDEDOR, seleccionamos de la A21:C21 y le aplicamos combinar y Centrar más negrilla. 22. Nos ubicamos en la A20 pulsamos 7 espacios y aplicamos guion Bajo 32 veces pulsando la tecla chift y la tecla guion. A continuación te muestro una imagen, para que puedas ver como quedo el formulario:

Diseñando la Hoja Excel Base de tu Sistema de Facturacion

Muy bien, ahora vamos a Diseñar la Hoja Excel Base y para eso nos ubicamos en la Hoja Base. Dentro de esta Hoja Vamos crear 10 encabezados en la primera fila de cada columna, comencemos: 1. En la Celda A1 escribimos “FECHA” y le aplicamos negrilla. 2. En la Celda B1 escribimos “Nº FACT.” y le aplicamos negrilla. 3. En la Celda C1 escribimos “CLIENTE” y le aplicamos un ancho de columna de 156 pixeles más negrilla. 4. En la Celda D1 escribimos “CANT.” y le aplicamos negrilla. 5. En la Celda E1 escribimos “COD.PROD.” y le aplicamos negrilla. 6. En la Celda F1 escribimos “PRODUCTO” y le aplicamos un ancho de columna de 187 pixeles más negrilla. 7. En la Celda G1 escribimos “DESCRIPCION” y le aplicamos un ancho de columna de 246 Pixeles más Negrilla. 8. En la Celda H1 escribimos “PRECIO UNIT.” y le aplicamos negrilla. 9. En la Celda I1 escribimos “PRECIO TOTAL” y le aplicamos un ancho de columna de 102 pixeles más negrilla. 10. En la Celda J1 escribimos “IVA” y le aplicamos negrilla. A continuación te dejo una imagen, para que puedas verificar como quedo los encabezados:

Diseñando la Hoja Excel Productos de tu Sistema de Facturacion Nos ubicamos en la Hoja Producto y creamos cinco encabezados: 1. En la Celda A1 escribimos “COD.PROD” y le aplicamos un ancho de columna de 101 pixeles más negrilla.

2. En la Celda B1 escribimos “PRODUCTO” y le aplicamos un ancho de columna de 125 pixeles más negrilla. 3. En la Celda C1 escribimos “DESCRIPCION” y le aplicamos un ancho de columna de 116 pixeles más negrilla. 4. En la Celda D1 escribimos “PRECIO UNIT” y le aplicamos un ancho de columna de 97 pixeles más negrilla. 5. En la Celda E1 escribimos “PROVEEDOR” y le aplicamos un ancho de columna de 83 Pixeles más negrilla. A continuación te dejo una imagen, para que puedas verificar como quedo los encabezados:

Diseñando la Hoja Excel Clientes de tu Sistema de Facturacion Nos ubicamos en la Hoja Excel Clientes y creamos tres encabezados: 1. En la Celda A1 escribimos “CLIENTE” y le aplicamos un ancho de columna de 192 Pixeles más negrilla. 2. En la Celda B1 escribimos “DIRECCION” y le aplicamos un ancho de columna de 321 Pixeles más negrilla. 3. En la C1 escribimos “CIUDAD” y le aplicamos negrilla.

A continuación te dejo una imagen, para que puedas verificar como quedo los encabezados:

Creando el Catálogo de Productos en la Hoja PRODUCTOS En esta Hoja vamos a Digitar todos los Productos, con sus respectivos códigos, Descripción, Precio y Proveedor. A continuación te presento la información que digite en la Hoja Productos:

Sistema de Facturacion Nombrando Celdas en la Hoja Excel Productos Ahora vamos a nombrar celdas en la Hoja Excel Productos, para eso seleccionamos de la A2:E6 y nos ubicamos en la Pestaña Formulas, Grupo Nombres Definidos y Seleccionamos el Comando “Asignar Nombre”, se presenta una ventana, en este vamos asignarle el nombre “CATALOGO”, y pulsamos aceptar. Te dejo una imagen, para que veas como debe quedar:

Digitando Primeros Clientes en la Hoja Clientes de tu Sistema de facturacion En la Hoja Excel CLIENTES vamos a escribir dos Nombres de clientes con sus respectivas Direcciones y Ciudades (En tu caso si tienes una lista de clientes, digítalas todas), A continuación puedes ver los clientes que digite:

Sistema de Facturacion - Nombrando Celdas de la Hoja Excel Clientes

En la Hoja Clientes, seleccionamos desde la A2: C10 y le asignamos Nombre a la Celda Seleccionado “CLIENTES”. Te dejo una Imagen, para que veas como debe quedar:

Formulando la Hoja Excel Factura de Tu Sistema de Facturacion Ahora que ya hemos definido Nombres en la Hoja Excel Productos y Clientes, vamos a aplicar Formulas Excel a la Hoja Factura. Comencemos: 1. En la Celda C10 escribimos la Formula =SI ($B10””; BUSCARV ($B10; CATALOGO; 2; 0) ;””), seleccionamos de la C10:C17 y rellenamos la Formula hacia abajo, listo ahora las celdas C10:C17 están Formuladas. 2. En la Celda D10 escribimos la Formula =SI ($B10””; BUSCARV ($B10; CATALOGO; 3; 0) ;””), seleccionamos de la D10:D17 y rellenamos la Formula hacia abajo, listo ahora las Celdas D10:D17 están Formuladas. 3. En la Celda E10 escribimos la Formula = SI ($B10””; BUSCARV ($B10; CATALOGO; 4; 0); “”), seleccionamos de la E10:E17 y rellenamos la Formula hacia Abajo, listo ahora las Celdas E10:E17 están Formuladas. 4. En la Celda F10 escribimos la Formula =SI (A10>0; A10*E10;""), seleccionamos de la F10:F17 y rellenamos la Formula hacia Abajo.

5. En la Celda F18 escribimos la Formula =SUMA (F10:F17). 6. En la Celda F19 escribimos la Formula =F18*12%. 7. En la Celda F20 escribimos la Formula =F18+F19. Muy bien, ahora si probamos digitando el código de un producto y la cantidad de venta, podrás comprobar el funcionamiento total de las Formulas, vamos te invito a que lo pruebes. Ejemplo: Si digitas en la celda A10 la Cantidad 2 y en la Celda B10 el código 1001 en las demás celda aparecerá automáticamente los demás detalles, en este caso te aparecerá Arroz en la celda C10, 80/20 en la celda D10, $45 en la celda E10 y en la F10 el Total de la Fila. Te dejo una imagen:

Como Crear Tu Sistema de Facturación en Excel - 2

Validando Datos en la Hoja Excel Factura Dentro de esta Hoja Excel, es necesario llevar a cabo dos validaciones, para facilitar el acceso a los Códigos de Productos y a la lista de Clientes. Comenzamos Validando las Celdas Correspondiente al encabezado “COD.PROD”:

1. Seleccionamos de la B10:B17 y nos ubicamos en la Pestaña Datos, Grupo Herramientas de Datos y seleccionamos el comando Validación de Datos. 2. Se presenta una ventana, en el Cuadro de Lista, lo Desplegamos seleccionamos Lista.

y

3. El cuadro de texto, donde dice origen vamos a escribir la siguiente formula =PRODUCTOS!$A$2:$A$12 y pulsamos aceptar. Te dejo una imagen para que veas como debe quedar:

Muy bien, ahora puedes observar un icono al lado de cada celda validada, al pulsar clic sobre este icono se despliega la Lista de Código de cada Producto. Ahora continuamos validando, vamos a validar la Celda C6, comencemos: 1. Seleccionamos la Celda C6 y nos ubicamos en la Pestaña Datos, Grupo Herramientas de Datos y seleccionamos el comando validación de Datos. 2. Se presenta una ventana, dentro de este en el Primer cuadro de lista, lo desplegamos y escogemos lista. 3. En el Cuadro de texto donde dice origen escribimos la formula =CLIENTES! $A$2:$A$20 y pulsamos aceptar.

Ahora puedes comprobar que se muestra la lista de clientes en la Celda.

Formulas Excel para Aumentar el Número de Factura Necesitamos que cada vez que terminemos de Facturar a un cliente, automáticamente el número de factura cambie para generar una nueva factura. Para eso nos ubicamos en la Celda G4 y escribimos la siguiente Formula Excel: =MAX (BASE! B2:B150)+1 Listo con esto el Numero de Factura aumentara automáticamente cada vez que digitemos una factura nueva y lo Guardemos.

Formulas Excel para la Celda C7 (Dirección) Cada vez que seleccionamos un cliente, es tedioso buscar y escribir todas las veces la Dirección de los clientes, es por eso que vamos a escribir una Formula en la C7 para que al seleccionar el Cliente, automáticamente nos devuelva la Dirección del Cliente. Escribe la siguiente formula en la Celda C7: =SI (C6""; BUSCARV (C6; Clientes; 2; 0) ;"") Listo con esta fórmula, ahora tan solo al seleccionar el cliente, te devolverá la Dirección del Cliente, haz la prueba ahora.

Creando el Botón imprimir y Guardar Datos desde la Hoja Excel Factura Para Crear el Botón Imprimir y Guardar, vamos a ubicarnos en la Pestaña Programador si tienes Excel 2010 o bien Desarrollador si tienes el Excel 2013, en mi caso tengo el Excel 2013 y me ubico en la Pestaña Desarrollador, Grupo Controles y despliego el Comando Insertar, para seleccionar el Control ActiveX Botón de Comando. Una vez seleccionado lo dibujamos desde la Celda G8:H9, tal como se muestra en la imagen:

Muy bien, ahora vamos a nombrar el Botón, cambiaremos el nombre CommandButton1 por Imprimir y Guardar. Para eso sigamos los siguientes pasos: 1. Pulsamos clic derecho sobre le botón y seleccionamos Propiedades. 2. Se presenta una ventana, dentro de este, nos ubicamos en Caption y sustituimos CommandButton1 por Imprimir y Guardar, Cerramos la ventana y listo ya hemos cambiado el nombre del botón. Te invento a ver la imagen:

Copiando Macros en VBA para la automatización de la Plantilla A continuación te voy a dar los códigos para llamar a imprimir el formulario y el código para borrar el Formulario una vez guardado: Sub limpieza() ActiveSheet.Range("C6,F4").Value = "" ActiveSheet.Range("A10:B17").Value = "" End Sub

Sub Imprimir() ' imprimir Macro On Error Resume Next Sheets("FACTURA").Activate ActiveSheet.PrintPreview End Sub Este código lo vamos a copiar dentro de un Módulo en Visual Basic para Aplicaciones. Para insertar un Modulo sigue los siguientes pasos: 1. Ve a la Pestaña Insertar y haz clic sobre el comando Modulo, y veras que en la Venta Proyecto se ha insertado una Carpeta denominado Módulos, lo despliegas y veras El Modulo1, haz doble clic sobre el modulo 1 y en la parte derecha se abre el espacio donde copiaremos los códigos, lo copiamos y listo.

Programando el Botón Imprimir y Guardar de la Hoja Excel Factura Para programar el botón Imprimir y Guardar nos ubicamos en la Hoja Excel factura y pulsamos clic derecho sobre el botón y seleccionamos la opción Ver Código. Se abre Visual Basic para Aplicaciones y nos ubicamos en medio de los Códigos de Programación: Private Sub CommandButton1_Click() End Sub Y copiamos los Siguientes Codigos: Call Imprimir 'rutina que graba la factura en hoja base 'se busca la primer fila libre en hoja Fact filalibre = Sheets("Base").Range("A1048576").End(xlUp).Row + 1

'se pasarán los datos desde la 1er fila de items ActiveSheet.Range("A10").Select fila = 10 While ActiveCell.Value "" 'copiamos datos fijos ajustando nro col Sheets("Base").Cells(filalibre, 2) = ActiveSheet.Range("F4") 'NRO FACT Sheets("Base").Cells(filalibre, 1) = ActiveSheet.Range("B4") 'FECHA Sheets("Base").Cells(filalibre, 3) = ActiveSheet.Range("C6") 'CLIENTE 'otros datos del encabezado

'copiamos lista de items Sheets("Base").Cells(filalibre, 4) = ActiveCell.Offset(0, 0) 'CANT Sheets("Base").Cells(filalibre, 5) = ActiveCell.Offset(0, 1) 'COD PROD Sheets("Base").Cells(filalibre, 6) = ActiveCell.Offset(0, 2) 'PROD Sheets("Base").Cells(filalibre, 7) = ActiveCell.Offset(0, 3) 'DESCRIPC Sheets("Base").Cells(filalibre, 8) = ActiveCell.Offset(0, 4) 'PRECIO UNIT Sheets("Base").Cells(filalibre, 9) = ActiveCell.Offset(0, 5) 'PRECIO TOT

'incremento la variable fila para repetir el bucle filalibre = filalibre + 1

'repito el bucle para los items siguientes ActiveCell.Offset(1, 0).Select Wend

'una vez concluída la copia debiera limpiarse el form de datos 'para el ingreso de nueva factura

Call limpieza

A continuación te dejo una imagen, para que veas como debe quedar programado el Botón Imprimir y Guardar:

Muy bien, ya tenemos lista la plantilla, cerramos VBA y ahora a Probar su funcionamiento:

Probando Tu Sistema de facturación Excel Para probar la Plantilla vamos a digitar dos Facturas y a continuación te dejo los detalles: 1. Venta de 2 quintales de Arroz y 3 quintales de Azúcar a Nombre de Paula Hodgson. 2. Venta de 4 quintales de Harina, 3 de Arroz y 5 de Frijoles a Nombre de Roger Perez.

Vamos a Digitar las Facturas: Digitando o Creando la Factura 1 1. Digitamos el Numero de factura en la Celda F4, en este caso el número 1. 2. Digitamos el Nombre del cliente, en este caso lo escogemos de la Lista Desplegable “ Paula Hodgson Perez” 3. La Dirección automáticamente ya aparece, entonces continuamos: 4. Ahora digitamos los detalles, te dejo una imagen para que veas como debe quedar:

5. Ahora que ya está lista la Factura, solo pulsamos clic sobre el Botón Imprimir y Guardar, se presenta la Vista preliminar lo imprimes y listo ya se guardó la Factura y tenemos una nueva Factura para facturar a un Nuevo cliente. Puedes observar la Hoja Base, ya contiene los Datos que teníamos en la Factura 1. Ahora continuamos con la Factura 2. Digitando o Creando la Factura 2 Vamos a repetir los mismos pasos realizado para generar la Factura 1, una vez completado solo pulsamos clic en Imprimir y Guardar y listo. Puedes ver que todo lo facturado está en la Hoja Base de Datos con sus respectivos Números de Factura y Fecha.