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China Telecom Corporation, Suscríbete Ltd.

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China Telecom Corporation, Ltd. Las normas del PMI se utilizaron para desarrollar la red de comunicaciones de la ciudad China Telecom Corporation Limited (China Telecom) es el mayor proveedor mundial de telecomunicaciones de línea fija y servicios de banda ancha. Con una cobertura que abarca tanto las ciudades y pueblos como las zonas rurales de China, China Telecom cuenta con más de 220 millones de abonados a líneas fijas y más de 35 millones de abonados a la banda ancha, y penetra en todos los rincones del mundo. Shenzhen Telecom, una filial de propiedad absoluta de China Telecom en la ciudad de Shenzhen, ha aprovechado con éxito las directrices del PMI para gestionar uno de los proyectos más grandes y exitosos de la empresa, que más tarde se consideraría el "Proyecto Nº 1" de Shenzhen Telecom en 2006.

Antecedentes En mayo de 2006, Shenzhen Telecom ganó la licitación para desarrollar la red de comunicaciones del distrito de Nanshan de la ciudad de Shenzhen (China), un proyecto que conectaría las oficinas gubernamentales, los barrios, las escuelas y los centros de servicios de atención de la salud de la comunidad. Shenzhen Telecom fue encargada de extender fibras ópticas en toda la zona con el objetivo de mejorar la capacidad del gobierno para servir a su pueblo y promover una comunicación fluida y efectiva. El equipo del proyecto de China Telecom Shenzhen comenzó a trabajar en el distrito de Nanshan el 6 de julio de 2006, más de un año después de que ganó la licitación y se propuso completar el proyecto para noviembre de 2006. El monto total del contrato para el proyecto fue de 3 millones de dólares.

Desafíos

El proyecto del distrito de Nanshan presentó varios desafíos para el equipo del proyecto de Shenzhen. El cumplimiento del calendario era una preocupación primordial, ya que la firma del contrato, que pondría oficialmente en marcha el proyecto, se completó tarde en el calendario. Debido a la demora del contrato, el equipo inició el proyecto según la información de la carta de que planteó algunos problemas, ya que la carta de intención y el contrato real diferían ligeramente. Esto causó que el equipo

tienen que hacer cambios y modificaciones a mitad del proyecto, lo que a su vez impactó en el programa general. La Red de Fibra Óptica del Distrito de Nanshan consistía en seis redes de fibra óptica: gobierno, educación, salud, red, red comunitaria y red de política y derecho, todas ellas conectadas a los tres niveles de gobierno del distrito de Nanshan, las oficinas de los subdistritos y las comunidades. El hecho de tener tantas redes planteaba un desafío, ya que el equipo del proyecto de Shenzhen tenía que asegurarse de que las actividades asociadas a cada unidad se coordinaran adecuadamente con el equipo mayor. La complejidad y el alcance del proyecto en sí mismo también supuso un reto para el equipo. Debido al gran tamaño del proyecto, Shenzhen Telecom tuvo que involucrar a 10 departamentos diferentes dentro de la empresa y requirió la participación de numerosas unidades conexas de diseño, construcción y supervisión, lo que exigió una inmensa organización y gestión. Estas unidades tendrían que supervisar el tendido de más de 426 nuevas rutas de fibras ópticas para crear la red del distrito de Nanshan, y la ejecución del proyecto requirió una difícil coordinación y aprobaciones obligatorias que amenazaron la pre ...determinó el tiempo y el horario. Además, con tantas personas involucradas en un proyecto tan complejo, había un alto riesgo de fallos de comunicación.

Soluciones Para garantizar que el proyecto del distrito de Nanshan se completara a tiempo y dentro de los límites establecidos por el distrito, el equipo del proyecto de Shenzhen utilizó las normas definidas por el PMI para asegurar una colaboración y una gestión de proyecto satisfactorias. Debido al inmenso alcance de la Red del Distrito de Nanshan, los dirigentes de Shenzhen Telecom concedieron gran importancia al proyecto, denominándolo el "Proyecto Nº 1", y formaron un Comité de Gestión del Proyecto, que dotaría al equipo de China Telecom de una estructura y unos procesos normalizados. En el marco del comité, había un equipo de coordinación de clientes, el Proyecto

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Equipo de Construcción y Equipo de Despliegue y Entrega, que formaron una estructura organizativa de gestión de proyectos que construyó una sólida plataforma de gestión. Para asegurar una comunicación oportuna y eficaz, el equipo lanzó el "Buzón del Proyecto Nº 1", que proporcionó una plataforma para que el equipo compartiera actualizaciones en torno a la información logística, las actividades en curso y la programación, y dio todos los individuos involucrados en la visibilidad completa del proyecto. Además, el equipo del proyecto aseguró una comunicación eficaz aprovechando plenamente los medios de comunicación tradicionales de la gestión de proyectos, como la coordinación de las reuniones de rutina para examinar las iniciativas del proyecto y la elaboración de informes semanales para seguir los progresos del proyecto. La comunicación también se fortaleció con el desarrollo de una "interfaz unificada de comunicación con el cliente", que fue un sistema en el que varios centros de Shenzhen Telecom tenían un canal de contacto designado del Distrito de Nanshan como interfaz para la comunicación con el cliente. Esto ayudó a mejorar la satisfacción del cliente porque a cada Red del Distrito de Nanshan se le dio atención exclusiva para que las comunicaciones relativas a los cambios y otras cuestiones se abordaran de manera eficiente y con éxito. Los procesos de documentación del proyecto establecidos también ayudaron a garantizar que las cosas funcionaran sin problemas, ya que permitieron al equipo examinar los progresos de cada actividad e identificar los problemas de programación y presupuesto antes de que se volvieran inmanejables. Como parte del proceso de documentación, se designaron miembros específicos del equipo para que se encargaran de la gestión de los documentos y se elaboraron y actualizaron periódicamente los registros del proyecto. Esto, a su vez, mantuvo al equipo en actividad y controló eficazmente las numerosas partes móviles del proyecto. Para garantizar aún más que el proyecto se mantuviera dentro del calendario y funcionara sin problemas, el equipo del proyecto de Shenzhen tomó medidas para anticipar las dificultades en el cumplimiento del calendario del proyecto y luego creó planes y programas para superar esos posibles problemas. Por ejemplo, utilizando normas probadas de PMI y principios, el equipo abordó las dificultades de calendario previstas instituyendo un programa en el que el progreso del rendimiento de cada unidad asociada con el proyecto se hizo visible en todas las unidades y se reconoció públicamente a los mejores ejecutores. Esto inspiró al equipo a mantenerse en la tarea y trabajar duro

para lograr el éxito tanto personal como del equipo. Además, durante la última fase del proyecto, el equipo lanzó la "Sala de Guerra del Proyecto Nº 1", que publicó un informe diario de cuenta atrás para crear una sensación de urgencia y satisfacción entre los miembros del equipo, ayudándoles a cumplir el calendario del proyecto.

Resultados El proyecto de la Red del Distrito de Nanshan concluyó con éxito el 28 de noviembre de 2006, antes de la fecha prevista de finalización del equipo. Gracias a la utilización de ideologías probadas de gestión de proyectos, el equipo de China Telecom no sólo pudo mantener el proyecto en el plazo previsto, sino que también pudo ejecutar las actividades con eficacia y eficiencia. Dado que estaban tan satisfechos con la ejecución y el resultado del proyecto, el gobierno del distrito de Nanshan concedió a Shenzhen Telecom un banderín por su actuación. Además de los grandes resultados y beneficios que obtuvo el distrito de Nanshan, el proyecto también produjo importantes beneficios económicos y sociales para Shenzhen Telecom. De hecho, el éxito del proyecto ha aumentado la credibilidad de Shenzhen Telecom como principal proveedor de comunicaciones, lo que ha hecho que el proyecto de la Red del Distrito de Nanshan

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sea el indiscutible "Proyecto Nº 1" de Shenzhen Telecom en 2006-2007.

Logros clave ■ El equipo del proyecto de China Telecom Shenzhen pudo completar el proyecto con éxito y dentro del plazo preestablecido. ■ El gobierno del distrito de Nanshan estaba tan satisfecho con la entrega y ejecución del proyecto que otorgó un banderín a Shenzhen Telecom. ■ El desarrollo de la "interfaz unificada de comunicación con el cliente" fue el primero de este tipo para un gran cliente de Shenzhen Telecom y marcó un programa de "mejores prácticas" que se aplicará a los grandes clientes de Shenzhen Telecom en el futuro. ■ Shenzhen Telecom hizo cumplir estrictamente las normas y procesos de gestión de proyectos, lo que permitió controlar eficazmente el impacto de los cambios a mitad de proyecto, manteniendo la proporción de control final en el 22,8%.

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ORG-6030-2011(01/12)