CE7-PGC-000 PROCEDIMIENTO DE SELECCION Y EVALUACION DE PROVEEDORES
CE7 CONSTRUCTORA, C.A PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES REEMPLAZO DE LA LÍNEA DE LVGO DESDE 10-P011
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- Luis Argenis Rodriguez Munoz
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CE7 CONSTRUCTORA, C.A PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES REEMPLAZO DE LA LÍNEA DE LVGO DESDE 10-P011 A/B HASTA 10-EA-001 A/B DE LA UNIDAD DE CRUDO PETROPIAR PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES
ENERO DE 2019
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INDICE
1.
OBJETIVO ................................................................................................... 5
2.
ALCANCE .................................................................................................... 5
3.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................. 5
4.
RESPONSABILIDADES .............................................................................. 5
5.
DEFINICIONES ........................................................................................... 6
6.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ..................................................... 7
7.
CONTROL DE LOS REGISTROS ............................................................... 9
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CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN 4
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FECHA DE REVISIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN
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HOJA DE APROBACIÓN
CE7 CONSTRUCTORA C.A. ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Coordinador de Compras
Gerente general
Coordinador Aseguramiento y Control de la Calidad
FECHA
FECHA
FECHA
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OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para la selección, evaluación y reevaluación de los Proveedores o Subcontratistas confiables y eficaces, con el fin de cumplir con las especificaciones técnicas requeridas, puntual plazo de entrega y precios razonables con la garantía y certificación del producto o servicio adquirido para cada proyecto.
2.
ALCANCE Aplica a proveedores y subcontratistas que suministren productos o servicios que puedan incidir en la calidad de la obra y/o servicio suministrado por CE7 Constructora. Abarca desde su selección, evaluación y reevaluación, hasta el registro de los datos del mismo en el listado de proveedores.
3.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma Internacional ISO 9001: 2015. “Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos”.
4.
RESPONSABILIDADES
Coordinador de Compras: Es responsable realizar la selección, evaluación, reevaluación y seguimiento de los Proveedores: Coordinador QA/QC: Es el responsable de verificar que se utilicen sólo los proveedores clasificados y autorizados por el departamento de Gestión y Control de la Calidad, evaluar a los proveedores (de productos o servicios) y seleccionarlos de acuerdo al resultado de la evaluación efectuada.
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Analista de Compras: Es responsable de solicitar las cotizaciones a los proveedores, analizar las ofertas recibidas, elaborar las órdenes de compras y hacer seguimiento al cumplimiento de la misma. Además de atender satisfactoriamente los requerimientos solicitados por los diferentes departamentos, implementando criterios establecidos por el Departamento de Aseguramiento y control de la Calidad para la selección del proveedor. Así como mantener actualizado el expediente de cada proveedor aprobado, Lista de Proveedores, datos comerciales y fiscales de los mismos. Gerente de Finanzas: Es responsable de actualizar la Lista de Proveedores general en el Sistema Administrativo. 5.
DEFINICIONES Criterios de Evaluación de Proveedores: Aspectos importantes que son analizados en los procesos de evaluación, con el fin de cumplir con los requisitos de la organización. Existen criterios que son generales tales como: Cumplimiento de las especificaciones, cumplimiento de los tiempos de entrega y evaluación de su sistema de gestión de calidad. Evaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se analiza el comportamiento real de los proveedores en un periodo determinado de tiempo asignándole una calificación por dicho desempeño. Es el control más común de los procesos contratados externamente, es importante que las organizaciones definan los criterios para la selección y la evaluación de estos. Información de Compras: Son todos aquellos datos contenidos en diferentes registros y evidencias en los cuales se establecen los requisitos que debe cumplir el proveedor. Por ejemplo: Ficha técnica del producto, Requisición de Compras o
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Materiales, Solicitud de Cotización, Pliego de Licitaciones, etc. Todos estos documentos deben tener una información que sea lo más precisa posible y que no permita una interpretación distinta por parte del proveedor. Proveedor: Organización o persona que proporciona un Producto-Servicio. Un proveedor puede ser un productor, distribuidor, minorista, o también prestador de un servicio. En una situación contractual, un proveedor puede denominarse contratista. Productos –Servicios Críticos: Consiste en productos o servicios que, debido a sus características, así como sus proveedores, pueden impactar la calidad de los productos que fabrica o servicios que presta su organización. Productos – Servicios No Críticos: Son aquellos que su ausencia no impide la producción o prestación del servicio, tampoco afecta el cumplimiento de los requisitos y no genera condiciones peligrosas o inseguras para el personal o para los usuarios finales.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Para la aplicación de este procedimiento se deben seguir los siguientes pasos: Todo proveedor de materiales, herramientas y/o servicios, deberá de entregar como requisito mínimo lo siguiente: (Ficha Técnica del Proveedor, Lista de materiales, herramientas y/o servicio que representan o distribuyen, Fotocopia del Registro Mercantil (Rif). La evaluación y selección de cada proveedor debe realizarse en base a los resultados de su gestión en el último año, o períodos más cortos (por ejemplo 3 o 4 meses).Se selecciona del mercado de proveedores y del sistema administrativo, aquellos proveedores que disponen de productos y/o servicios críticos que
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requiere, además de tomar en cuenta los proveedores que trabajan habitualmente con CE7 Constructora y los consultados en la fase de elaboración de ofertas; se evalúan preliminarmente y se seleccionan aquellos que se ajustan a los requisitos de la organización.. Se ingresa a la Lista de Proveedores (Dpto. de Finanzas), los proveedores seleccionados preliminarmente que cumplan con los lineamientos Legales y Fiscales. Para proveedor que no sean aprobados en la evaluación por ser fabricante único se les indican las causas por las cuales no ha sido aceptado y se plantea la posibilidad de una nueva evaluación, se le emitirá una comunicación indicándole las mejoras o acciones correctivas, además de establecer fechas de compromiso para el cumplimiento de las correcciones. Es necesario que existan registros que sirvan de evidencia del cumplimiento del proceso, por lo tanto, se debe archivar por cada Proveedor aprobado lo siguiente: Ficha Técnica del Proveedor, Formulario de Evaluación aplicable, Historial de Desempeño del Proveedor. Cuando a un proveedor no se le realicen compras por un período de más de un año, se debe retirar del Listado de Proveedores, salvo que el Coordinador de Control de la Calidad considere que se conserve por causas estratégicas para la organización. En caso de ausencia del Coordinador de Aseguramiento y Control de la Calidad en el lugar de la evaluación, El Coordinador de Compras está autorizado para realizar la selección, evaluación y seguimiento de los proveedores. Los proveedores son evaluados de acuerdo a un Plan de Evaluación y su grado de frecuencia en la organización, clasificándose los mismos en: Frecuentes: Son aquellos proveedores que en el periodo de evaluación se le colocan ordenes de compras entre 30 o más. Regulares: Son aquellos proveedores que en el periodo de la evaluación se le colocan ordenes de compras entre 29 y 11.
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Eventuales: Son aquellas que por su poca frecuencia solo se le colocan órdenes de compra entre 10 -1. La reevaluación se realiza anualmente de acuerdo a fecha establecida en la Lista de Proveedores, esta se realiza generalmente de forma extraordinaria a su evaluación programada y de acuerdo a los siguientes casos: cuando se determina bajo rendimiento del proveedor en función a su normal desempeño o, cuando se determina un mejor rendimiento del proveedor en función a un normal desempeño. En ambos casos esta situación se presenta antes de su evaluación programada. Se realiza el seguimiento de despacho de los materiales o ejecución del servicio, por parte del proveedor y se aseguran que el producto comprado cumple con los requisitos especificados. El seguimiento al desempeño de Proveedores se realiza mensualmente a través del formulario “Historial de Desempeño del Proveedores” considerando los siguientes aspectos: Fecha de entrega vs Fecha requerida, Entrega del certificado de calidad.
7. CONTROL DE LOS REGISTROS Lista de Proveedores Ficha Técnica del Proveedor Evaluación de Proveedores Historial de desempeño de proveedores Plan de Evaluación de proveedores