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• Alain Cervantes Cruz

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CASO PRACTICO: PUBLICIDAD NACIONAL  INTRODUCCIÓN   ANTECEDENTES  De  1957  a  1964,  Daniel  Mario  Martínez  trabajo  como  ayudante  de  impresor  en  Farias  Process.  Posteriormente  lo  hizo  en  pequeños  negocios  del  mismo  giro  como  impresor,  hasta  que  en  uno  de  ellos  logro el puesto de encargado, donde dirigía entre 8 y 10 personas. Después, durante dos años, lo hizo por su  cuenta asociado con un hermano.  Al terminar la sociedad dividieron sus bienes. Daniel conservo algunos instrumentos y materiales y comenzó  a  trabajar  por  su  cuenta.  Tenía  a  su  cargo  a  dos  personas  a  las  que  capacito  en  todo  lo  referente  a  la  serigrafía. Después, rento un local y de manera personal adquirirá materia prima para producir y vender su  productos.  En  1981  necesitaba  más  espacio  para  la  elaboración  de  sus  productos,  por  lo  que  rento  una  casa  para  ampliar su capacidad de producción y contrato más personal.   En 1983 adquirió un terreno, donde construyo las instalaciones de publicidad nacional, que en 1985 amplio  con la adquisición del lote contiguo.   En la actualidad, Daniel Mario Martínez es el gerente general, y cuenta con 15 personas a su cargo:  • Un diseñador   • Un contador   • Un jefe de recursos humanos  • Un encargado de operaciones  • Cinco impresores  • Un suajador   • Un cortador   • Seis ayudantes  Reglamento de la empresa  • Se prohíbe el acceso a la empresa en estado de ebriedad o bajo influencia de enervantes (drogas).  • Cuando los trabajadores lleguen media hora tarde, se les suspenderá un día durante el mes, a criterio  del jefe de producción (salvo previa autorización del jefe inmediato superior).  • Las fallas del equipo deben ser reportadas de inmediato.  • El  personal  debe  mantener  en  buen  estado  las  herramientas  y  utilizar  el  material  para  los  fines  establecidos.  • El personal debe mantenerse en el área de trabajo asignada.  • Se prohíbe fumar o ingerir bebidas embriagantes dentro del área de trabajo.  • Se prohíbe comer dentro del establecimiento en horas laborales.  Misión  Hacer trabajos de impresión con todo tipo de materiales de la mejor calidad, proporcionando al cliente ideas  para que su producto tenga una mejor aceptación.  Visión  Actualización  permanente  para ofrecer  al  cliente el  mejor servicio y  lograr un lugar reconocido dentro  del  mercado de la serigrafía, como una empresa que siempre busca estar a la vanguardia.  Filosofía 

Sabemos  qu ue  la  importancia  de  nuestros  valorees  nos  llevara  al  éxito,  por  p tal  motivo  hacemoss  hincapié  en n  ellos para lo ograrlo.  Unidad  ma de lograrr el cambio ees mediante la unión de  propósitos yy esfuerzos eenfocados en n un objetivo o  La única form común.  Esfuerzo  El  esfuerzo  debe  ser  mayor  al  que  cotidianaamente  realizamos  en  nuestra  actividad  perssonal  y  vidaa  oras  que  noss  productiva.  Es  necesariio  utilizar  tiempo  especcífico  extra  para  constrruir  y  emprender  mejo un beneficio social.  permitan alccanzar la caliidad total y u Responsabillidad  Es nuestro d deber dar cuenta cabal d de nuestros aactos, capacidad para affrontar el deber y cualqu uier situación n  conflictiva co on ánimo y d deseo de darr solución co on un alto graado de conciiencia ética yy compromisso.  Honestidad  e puede interrpretar como o integridad,, dignidad, probidad, lealtad, rectitud d, moralidad d,   Es un valor ético que se mos si no inicciamos y man ntenemos nu uestras accio ones compro ometidos con n  conciencia yy justicia. Nada lograríam nosotros missmos y con la sociedad aa fin de lograr el éxito.  Calidad  t los  aspectos  de  nuestra  organ nización  y  una  de  nuesttras  fortalezaas,  ya  que  laa  Es  el  reto  a  vencer  en  todos  nuestro  perssonal,  productos  y  proceesos  es  una  prioridad  paara  lograr  una  alta  competitividad  y  y calidad  de  n productividaad.  Servicio  o  se  ha  convertido  en  un  u elemento o  central  de  la  venta  dee  nuestros  productos.  p E servicio  dee  El  Este  aspecto calidad  es  u una  herramienta  que  d debemos  utilizar  para  conseguir  un na  mejor  po osición  en  laa  sociedad  e  e inculcarlos  a  a los  coparticipes  del  grrupo,  así  co omo  hacer  que  cada  quien  trabaje  enfocando  sus  s energíass,  intención y eentusiasmo p para satisfaccer las necesidades del cliente.  Excelencia  mos  hincapié  para  lograar  un  grado  óptimo  de  desarrollo  d en n  Es  un  aspeccto  muy  importante  en  eel  cual  harem nuestros pro ocesos, productos y servicios.  ORGANIGRA AMA GENERAL                       

JUSTIFICACIÓN  La  auditoría  administrativa  constituye  una  herramienta  fundamental  para  impulsar  el  crecimiento  de  las  organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere de un estudio más profundo, que  acciones  se  pueden  tomar  para  subsanar  deficiencias,  como  superar  obstáculos  y    sobre  todo,  realizar  un  análisis causa‐efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.  Por lo tanto la auditoria administrativa se convierte en un factor estratégico para lograr el cambio.  Una  vez  que  se  le  planteo  al  dueño  los  beneficios  que  le  traería  a  su  empresa  el  realizar  una  auditoria  administrativa  parcial,  autorizaron  su  aplicación  para  identificar  las  oportunidades  de  mejora  que  le  permitan  ofrecer  un  mejor  producto    a  sus  clientes  y  contar  con  condiciones  estables  para  su  personal,  clientes y proveedores. 

METODOLOGÍA   La auditoría se apegará a las siguientes etapas:   1. Planeación. Etapa en la cual se establecen los lineamientos de carácter general para la aplicación de la  auditoria administrativa para garantizar la cobertura de los factores más importantes.   2. Instrumentación.  En  esta  etapa  se  seleccionan  y  aplican  de  manera  más  precisa  las  técnicas  de  recolección  más  factibles,  los  indicadores  utilizados  y  la  supervisión  necesaria  para  mantener  una  coordinación eficaz.   3. Examen.  Consiste  en  dividir  o  separar  los  elementos  componentes  de  los  factores  bajo  revisión  para  conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento.   4. Informe.  Este  informe  se  presenta  una  vez  concluidos  todos  los  aspectos  planteados  en  la  etapa  de  planeación,  además  de  que  incluye  las  conclusiones  y  recomendaciones  a  partir  de  los  hallazgos  y  evidencias detectados.   5. Seguimiento. Es etapa es indispensable ya que constituye una retroalimentación del trabajo efectuado,  aquí tendremos la oportunidad de corregir las fallas y evitar que se vuelvan a producir.  

PLANEACIÓN  Esta etapa se enfoca a definir las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma  secuencial y ordenada.  Área a evaluar  : Operaciones 

OBJETIVO GENERAL  Estudiar y evaluar el desempeño del área de operaciones para determinar los niveles de productividad de la  empresa e identificar posibles problemas y oportunidades de mejora.  Objetivos específicos  • Hacer que el empresario tome conciencia de que el correcto funcionamiento del área de operaciones  puede disminuir los costos y aumentar las utilidades de la empresa.  • Resaltar la importancia que tiene la auditoria administrativa para evaluar e implementar correcciones  acordes con las necesidades de la organización.  • Elaborar  un  diagnóstico  sobre  el  estado  actual  del  funcionamiento  del  área  de  operaciones  para  identificar y aprovechar fortalezas y dar sugerencias para la corrección de las debilidades.  • Implementar procedimientos adecuados para llevar a cabo las tareas específicas que se deben realizar. 

FACTORES A REVISAR  Los  factores  a  revisar  van  enfocados  a  las  etapas  que  comprenden  el  proceso  administrativo  y  algunos  elementos específicos con relación al área de operaciones. 

a) PROCESO ADMINISTRATIVO  ETAPA 

Planeación 

Organización 

FACTOR  ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Misión  Visión  Objetivos  Metas y  Políticas 

ƒ ƒ

Estructura organizacional  División  y  distribución  de  Diseñar e instrumentar la infraestructura  funciones  para el funcionamiento de la organización.  Recursos humanos 

ƒ

Dirección 

Control 

PROPÓSITO ESTRATÉGICO 

ƒ ƒ ƒ ƒ

Liderazgo  Motivación  Tecnología de  información  Toma de decisiones 

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Naturaleza  Sistemas  Proceso  Calidad  Herramientas 

  b) ELEMENTOS ESPECIFICOS    ELEMENTOS  Adquisiciones  Almacenes e inventarios  Distribución del espacio  Proveedores 

Definir el marco de actuación de la  Organización. 

Tomar las decisiones pertinentes para  regular la gestión de la organización. 

Medición del Progreso de las acciones en  función del desempeño. 

ATRIBUTO FUNDAMENTAL  Abastecimiento de recursos  Resguardo y canalización de recursos  Disposición de instalaciones para el flujo de trabajo  Suministro de insumos

  FUENTES DE INFORMACIÓN  Internas: Entrevistas y cuestionarios aplicados al personal del área de operaciones.  Externas: Consulta a organismos nacionales que emiten lineamientos para regular la función de producción,  proveedores y clientes. 

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR   Con base en la observación directa, el área de operaciones tiene posibilidades de crecimiento de capacidad.  Pero existen ciertos factores limitantes en su estructura orgánica y personal operativo.  Mediante entrevista realizada al jefe de operaciones se determinaran las necesidades específicas del área.  Asimismo, con base en una gráfica de Gantt se estimara el tiempo que se dedicara a cada actividad, a fin de  cumplir con el objetivo de la auditoria. 

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA  

PROPUESTA TECNICA  Naturaleza 

: Auditoria Administrativa 

Alcance 

: Área de operaciones  

Antecedentes  : En la empresa Publicidad Nacional nunca se ha realizado ningún tipo de auditoría.  Objetivos 

: 

• Sentar las bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual.  • Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones.  • Implementar  una  estructura  de  trabajo  que  ordene  las  iniciativas  y  los  recursos  con  una  visión  integradora.  • Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.  Estrategia     

: El equipo auditor realizara vistas periódicas para conocer el uso de recursos para la      búsqueda del liderazgo en costos. 

Justificación 

: Elaborar un diagnóstico del área de operaciones para evaluar su funcionamiento. 

Acciones     

: Aplicación de cuestionarios, cedulas, entrevistas y observación directa en el área de     producción. 

Recursos         

:  Equipo  auditor  de  la  Escuela  de  Negocios  de  la  Universidad  Nacional.  (Externa),  apoyo     tecnológico  como  es:  computadoras,  Internet,  impresoras,  cámara  de  video,  útiles  de     oficina varios. 

Costos   

: No se pretende cobrar por este servicio debido a que es un trabajo con fines académicos. 

Resultados 

:  

• Identificar los procesos utilizados en la empresa para proceder a estandarizarlos.  • Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña el área de operaciones.  • Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área.  • Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.  • Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área.  PROGRAMA DE TRABAJO  Identificación  : Auditoría Administrativa  Responsable(s) : Equipo Auditor  • Barrios Sánchez Laurel Marlene  • García Morales Omar  • Hernández Montelongo María Georgina    Área(s)  

: Área funcional de operaciones 

Clave   

: Se realizara en promedio 8 actividades 

Actividades 

: ver cuadro 

Fases   

: ver cuadro 

   

  N° 

ACTIVIDADES 

NOVIEMBRE 

DICIEMBRE 

1 

2 

3 

4 

1 

2 

3 

4 

1 

Presentación del proyecto y equipo de trabajo 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 

Recabar información general 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 

Observación y elaboración del diagnóstico preliminar 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 

Elaboración de cuestionarios y cedulas 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 

Recopilación de información 

 

 

 

 

 

 

 

 

6 

Análisis de la información 

 

 

 

 

 

 

 

 

7 

Elaboración del informe 

 

 

 

 

 

 

 

 

8 

Presentación del informe 

 

 

 

 

 

 

 

 

Calendario 

:  

• Inicio, 03 de Noviembre 2012  • Termino, 31 de Diciembre 2012  Representación gráfica:    Formato              Reporte de  Avance       Periodicidad 

: El trabajo  de auditoría se desarrollara en 2 formatos, para la parte de instrumentación se    empleara  software SPSS 19 para todo lo demás office 2010. La presentación se por escrito    y  en archivo de DVD. También se contara con una copia de seguridad para cualquier     inconveniente que pudiera ocurrir.  : Se hará un control concurrente sobre el avance del trabajo que se plasmara en reportes al    líder del proyecto.  : Cada fin de semana  se tendrá  los reportes. 

ASIGNACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD   Líder de proyecto.  CAPACITACIÓN  Instrumentarla a través de sesiones en las que participe la totalidad del equipo auditor, coordinadas por el  líder de proyecto y en la que se revise la estrategia, mecanismos de trabajo y el proyecto de auditoria.  ACTITUD  La labor de investigación se realizara de la manera más objetiva y sin prejuicios del equipo auditor. 

DIAGNOSTICO PRELIMINAR  De  acuerdo  con  la  investigación  preliminar  realizada  en  el  área  de  operaciones,  es  posible  concluir  la  necesidad y justificación total de llevar a cabo la auditoria administrativa.  GENESIS DE LA ORGANIZACIÓN  INFRAESTRUCTURA  FORMA DE OPERACIÓN  POSICIÓN COMPETITIVA 

CRITERIOS DE ACCION  • Para  enriquecer  la  documentación  recabada  se  investigara  sobre  esta  información  para  afirmarla  y  complementarla.  • Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organización.  • Se  revisaran  las  actividades  que  realiza  el  personal  para  precisar  si  se  llevan  a  cabo  conforme  a  las  instrucciones del área.  • Visitas  programadas  a  la  empresa  para  recolectar  la  información  necesaria  a  través  de  entrevistas  y  aplicación de cuestionarios, así como observación directa e investigación documental.  • Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y para concretarlos la propuesta técnica se someterá  al encargado de la sucursal para que lo analice y autorice las modificaciones procedentes.  • La determinación de las acciones se apegara al programa definido.  • Planear alternativas de medición a través de indicadores que reflejen rasgos sobresalientes dentro del  área de operaciones que sirvan para el análisis de los diferentes factores.  • Los criterios deberán ser determinados con base en los objetivos que maneje el área.  • Proponer mecanismos de acción que apoyen la mejora continua.  • El informe de auditoría se debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan.