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• Yulaikiss Polanco

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LA BODA (Caso original del libro de Gido Jack, James P. Clements, Administración exitosa de proyectos, Quinta edición. ISBN: 978-607-481-854-3.) Ajustado para la clase de Trabajo de graduación. (JER & LEP)

Ricky y Mary se graduaron en una universidad de Texas en mayo; ella recibió su título de profesora en educación elemental y él se graduó en la escuela de gastronomía. Ambos trabajan en el área de Dallas. Mary da clases y Ricky es chef del restaurante de un hotel en un centro turístico. Es Navidad y Ricky le pide a Mary que se case con él, ella acepta emocionada y fijan la boda para el 30 de junio del año siguiente. Ricky es originario de Nueva York, es el único hijo varón del “Gran Ricky” y de Carmella. En su familia le dicen el “Pequeño Ricky”. Tiene tres hermanas menores, solteras todavía. La familia es propietaria de un restaurante llamado, desde luego, Gran Ricky, y todos los hijos han trabajado en el restaurante desde muy jóvenes. Es una familia grande con muchos parientes, la mayoría de los cuales vive en Nueva York. También tienen muchos amigos en el vecindario. Mary nació en Cornfield, Nebraska; es la menor de cuatro hermanas. Ella y sus hermanas trabajaron en la granja de la familia cuando eran niñas. Su padre falleció hace algunos años y su madre, Deborah, quien ahora vive en la casa de la granja, renta las tierras de cultivo a un agricultor vecino. Las hermanas de Mary se casaron con jóvenes del lugar y todavía viven en Cornfield. Sus bodas fueron sencillas (alrededor de 50 personas) y muy similares. La idea que Deborah tiene e una boda se reduce a un procedimiento simple: una ceremonia a las 9:00 a.m. en la pequeña iglesia del pueblo, seguida por un desayuno tipo bufet en el salón parroquial. Eso es todo. En realidad no pueden costear una boda suntuosa porque el ingreso de la granja es bastante modesto. Las hermanas de Mary no asistieron a la universidad, y ella tuvo que conseguir un préstamo para pagar su educación. Ricky y Mary decidieron llamar a sus familias y darles la buena noticia sobre su compromiso y la próxima boda. Ricky habla a su casa y le cuenta de las buenas nuevas a su madre, Elena. Ella responde: “¡Qué bueno, hijo! He estado esperando este día. No puedo creer que mi bebé se vaya a casar, estoy tan emocionada. Vamos a tener la mejor boda y la más grande de todas. Invitaremos a todos nuestros amigos y familiares; quizá irán unas 300 personas. Y por supuesto haremos la recepción en nuestro restaurante; en el salón de banquetes hay suficiente espacio. Le diré a tu primo Vinnie que quieres que sea tu padrino. Crecieron juntos, aunque se han visto poco desde que te fuiste a esa universidad en Texas. También le llamaré a tu tía Linda en cuanto colguemos y le diré que queremos que María y Teresa sean las madrinas de ramo y que el pequeño Nicky lleve los anillos. Ah, casi olvido lo más importante: tus hermanas serán las madrinas. Ya sé de qué color serán sus vestidos: de rosa intenso. Se verán divinos. Y, cariño, no le he preguntado a tu padre todavía, pero estoy segura de que estará de acuerdo conmigo; el lunes voy a llamar a mi amiga Francine, la agente de viajes para que consiga dos boletos para una luna de miel de dos semanas en Italia. Nunca has ido a ese país y debes ir; será un regalo de tu padre y mío. Y dale mis felicitaciones a Marly o Mery o como se llame. Estamos muy contentos por ustedes. Es su boda y no quiero entrometerme.

LA BODA (Caso original del libro de Gido Jack, James P. Clements, Administración exitosa de proyectos, Quinta edición. ISBN: 978-607-481-854-3.) Ajustado para la clase de Trabajo de graduación. (JER & LEP)

Cuenta conmigo para lo que necesites. Sabes a lo que me refiero, mi pequeño Ricky, así que si quieres que te ayude en algo sólo dímelo. Y otra cosa, veré al padre Frank después de la misa del domingo y le diré que reserve en su calendario una ceremonia nupcial para el 30 de junio a las dos de la tarde en punto. Adiós, hijo. Le diré a tu papá que llamaste. Me muero de ganas de decirles a todos que se preparen para la boda el 30 de junio”. Mary también llama a su madre para contarle la buena noticia sobre la próxima boda, a lo que Deborah responde: es “Es maravilloso, hija. Me alegra que por fin te cases. Comenzare a prepararlo todo. Se como hacerlo de memoria. Hablaré con el reverendo Johnson después del servicio del domingo. Le diré a tus hermanas que siguiendo la tradición familiar se preparen para ser madrinas otra vez. Espero que Holley sea la madrina de honor, le toca a ella. Por cierto, su bebé nacerá por esas fechas, pero no creo que eso importe. Bueno, supongo que muy pronto tendrás bebés como todas tus hermanas. Me da gusto que al fin estés sentando cabeza; deberías pensar en regresar a casa ya que has concluido la universidad. El otro día vi a Emma Miller, tu maestra de segundo grado, en la tienda, me dijo que se va a retirar. Le comenté que te encantaría ocupar su puesto en la escuela”. “Me aseguró que no se presentarán muchas personas para solicitar el puesto, así que tendrías muchas posibilidades. Podrías mudarte acá conmigo; la casa es muy grande y solitaria. Hay mucho espacio y puedo ayudarte a cuidar a tus bebés. Y tu novio Ricky, ¿es cocinero o algo así? Estoy segura que conseguirá un trabajo en la cafetería del pueblo. Ay, hija, estoy tan feliz; desde que te fuiste le he rogado a Dios que vuelvas. Le daré la noticia a tus hermanas cuando vengan a la cena familiar. En poco tiempo volveremos a estar todas juntas otra vez. Adiós, hija, y ten mucho cuidado en esa gran ciudad.” Ricky y Mary comenzaron a discutir sobre su boda. Decidieron que querían una boda grande, con sus familiares y amigos, e invitarían a muchos de sus compañeros de la universidad. Quieren que la ceremonia y la recepción sean al aire libre y que haya mucha comida, música y baile hasta la noche; pero no están seguros de cuánto costará, y están conscientes de que la mamá de Mary no puede pagar la boda, así que tendrán que pagarla ellos mismos. Tanto Ricky como Mary tienen que pagar los préstamos que solicitaron para la universidad, pero esperan que con los regalos que reciban de los invitados paguen los gastos de la boda, la luna de miel y su eventual traslado a Newark. Ricky quiere que vivir cerca de sus padres y aún no le dice a Mary sus planes, los cuales consisten en casarse y mudarse a Newark, donde ha conseguido trabajo en Fornos of Spain, un restaurante que ofrece Mariscos frescos, pescado, paella, mariscada y filetes, y donde Ricky puede hacer carrera y eventualmente hacerse socio. Mudarse cerca de la familia de Ricky puede afectar los planes de la boda ya que Carmella, la mama de Ricky es una mujer de carácter fuerte y dominante a la que Mary aprecia, más sabe que no se sentirá bien viviendo cerca de ella ya que suegra estará constantemente interviniendo en su futura vida conyugal. Esta situación generara conflicto y Ricky debe saber cómo manejarlo, por lo que tendrá que ir con cautela. Esta situación, el conflicto entre sobre mudarse o no puede tener varias salidas. Los enamorados podrían, en el extremo más dramático, renunciar a su amor por considerar la postura del otro incompatible con sus propios intereses y renunciar a la boda. Podría suceder que uno de ellos se ceda al deseo del otro, con sacrificio de su propio interés (y acaso por considerar que el sacrificio vale la pena por ser mayor la satisfacción obtenida con el matrimonio). Hoy es Año Nuevo y Ricky y Mary deciden sentarse y comenzar a trazar el plan detallado de todo lo que necesitan hacer para preparar su boda.

LA BODA (Caso original del libro de Gido Jack, James P. Clements, Administración exitosa de proyectos, Quinta edición. ISBN: 978-607-481-854-3.) Ajustado para la clase de Trabajo de graduación. (JER & LEP)

ENTREGABLES 1

1.

Elabore una lista de supuestos que sirva como punto de partida para la planeación de la boda. Determine el alcance de su proyecto (No debe suponer que se fugarán, no importa cuán tentador le parezca.) 2. Elabore un FODA Estratégico 3. Elabore un análisis de gobernanza de su Proyecto. 4. Elabore un análisis financiero de su proyecto. 5. Identifique a los interesados de su proyecto y determine su influencia en el Proyecto. 6. De acuerdo con su plan inicial determine cuantos proyectos deben ejecutarse para lograr el objetivo del proyecto, además diga cuantos contratos, y mencione con quienes, deben establecerse. 7. Elabore una estructura de división del trabajo (EDT). 8. Haga una lista de las actividades específicas que deben realizarse entre el Año Nuevo y el día de la boda. 9. Para cada actividad, identifique a la persona que será responsable de supervisar que la actividad se realicen (Matriz RACI) y la matriz de asignación de recursos. 10. Elabore un diagrama de red que muestre la secuencia y las relaciones de dependencia de todas las actividades. EDT

Matriz RACI

Diagrama de Red

LA BODA (Caso original del libro de Gido Jack, James P. Clements, Administración exitosa de proyectos, Quinta edición. ISBN: 978-607-481-854-3.) Ajustado para la clase de Trabajo de graduación. (JER & LEP)

ENTREGABLES 2

1. 2. 3.

4. 5. 6. 7.

Con los datos de su red y utilizando las actividades resultante del entregable 1, estime el costo para cada una de ellas y determine el costo total presupuestado del proyecto. Calcule la duración estimada de cada actividad. Desarrolle el cronograma del proyecto Utilizando una fecha de inicio del proyecto de 0 (o 1 de enero) y un tiempo de terminación requerido del proyecto de 180 días (o la fecha de terminación del 30 de junio), calcule las fechas PI, PT, UI y UT y la holgura total de cada actividad. Si sus cálculos dan como resultado un programa de proyecto con holgura total negativa, revise el alcance del proyecto, la duración estimada de las actividades y/o la secuencia o relaciones de dependencia entre las actividades para obtener un programa inicial aceptable para completar el proyecto en 180 días (o 15 de noviembre). Describa las revisiones que hizo. Determine la ruta crítica e identifique las actividades que conforman la ruta crítica. Trace una gráfica de barras (Gráfica de Gantt) con base en las fechas PI y PT del programa obtenidas en la pregunta 2. Elabore el plan de entregables de su proyecto. Elabore el plan de facturación.

Gráfica de Gantt

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ENTREGABLES 3

1. 2.

3. 4. 5.

Prepare un costo presupuestado por periodo en una tabla y una curva del costo acumulado presupuestado para el proyecto. Con el EDT y el diagrama de Gantt asigne un valor a cada de una de las tareas, en cada instante de tiempo, para tener todos los datos planificados fijados antes del inicio del proyecto y compare los costes reales con los valores ganados para realizar un análisis de la situación del proyecto. Para esto debe usted desglosar del presupuesto para cada actividad y por mes, para cada uno de los doce meses en los que se llevara a cabo el proyecto. También muestre el total de los costes planificados para cada mes junto con los valores totales acumulados planificados. Una vez que tenemos todos los datos necesarios, solo falta que empiece el proyecto. Cuando el proyecto comience, se irán registrando mensualmente los valores reales ganados para el proyecto y los valores de los costes reales en los que se ha incurrido para la realización del proyecto.

Con el dato de los interesados que tiene en su proyecto determine el número de canales de comunicación y la estrategia a seguir para abarcar y satisfacer todos estos canales. Determine la matriz de comunicaciones del proyecto. Desarrolle el proceso de gestión de cambios a utilizar en su proyecto.

LA BODA (Caso original del libro de Gido Jack, James P. Clements, Administración exitosa de proyectos, Quinta edición. ISBN: 978-607-481-854-3.) Ajustado para la clase de Trabajo de graduación. (JER & LEP)

ENTREGABLES 4

1. 2. 3.

4.

5.

Identifique, analice (Cuantitativa y cualitativamente), clasifique y determine el plan de los riesgos que pondrían en peligro la boda. Elabore una matriz de riesgos e incluya un plan de respuesta para cada uno de los riesgos. Este caso realmente ilustra muy bien una situación de conflicto que bien podría ocurrir en cualquier familia, así como diferentes caminos para afrontarlo, donde las partes deben negociar para alcanzar el acuerdo. El papel del director del Proyecto, en esta situación es el de servir como canal de comunicación para tratar de conciliar a los afectados. Ayude a Ricky en su proceso de negociación con Mary sobre sus deseos de mudanza a Newark. Establezca todo el escenario de la negociación y posibles cursos de acción a tomar (estilos de negociación, estrategias, establecer su MAAN, estrategias de solución etc.) Primera fecha de control, final del tercer mes. El proyecto se encuentra en proceso, ya han transcurrido los tres primeros meses, y estamos en el final del tercer mes. Ahora ya conocemos que es lo que realmente se ha gastado en el proyecto, es decir, cuales son los costes reales, y también cual es el trabajo que realmente se ha realizado para el proyecto, o dicho de otra forma, cual es el valor ganado para el proyecto. Muestre una tabla con los valores planificados de todos los meses en los que se lleva a cabo el proyecto, junto con sus valores acumulados de cada mes, el PV acumulado, ambos en tonos azules. Incluya también los costes reales en otro tono igual que con los valores planificados, también aparecen los costes por mes, y el acumulado. Y por último al igual que con el valor planificado, y los costes reales, aparecen en tono verdoso los valores ganados para el proyecto. No debe usted olvidar que el AC y el EV solo aparecen hasta el mes tercero, pues nos encontramos al final del tercer mes, y no podemos conocer valores reales del futuro, solo los valores planificados. La fecha de control en la que se realiza este análisis debe aparecer marcada en la tabla por una línea roja discontinua. En un diagrama de barras represente los valores de PV, AC y EV de cada mes para tener una visión más clara de cuanto se han gastado, y cuanto trabajo han realizado, como la tabla abajo mostrada. En este punto emita su juicio sobre la salud del Proyecto.

Diagrama de barras

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ENTREGABLES 5

1. 2.

Segunda fecha de control, final del noveno mes. Elabore el análisis de valor ganado para controlar la ejecución de un proyecto. Haga comentarios sobre el resultado y sobre la salud del proyecto. Elabore:  El informe final de cierre,  El check list de cierre,  El informe de performance final,  La relación de las lecciones aprendidas generadas,  La relación de documentos,  El acta de aceptación del proyecto.

Cronograma de entrega Entregable Entregable 1 Entregable 2 Entregable 3 Entregable 4 Entregable 5

Fecha de entrega 25 de noviembre 2 de diciembre 9 de diciembre 16 de diciembre 23 de diciembre

Observaciones