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• Kattyzitta Larco

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Caso Lindows Por: Víctor Tateishi Saito

El Departamento de Compras, atendiendo una solicitud de los usuarios, se contactó con su proveedor LINDOWS DEL PERU S.A., que es la oficina local de LINDOWS ALEMANIA, único fabricante de los sensores de vibración requeridos; el usuario solicitó 6 sensores de vibración. LINDOWS al cotizar, presentó una oferta por el sistema completo de vibración debido a que por la antigüedad de los equipos, estaba descontinuada la fabricación de dichos sensores de vibración. Teniendo en cuenta lo planteado por el fabricante y al no existir otra alternativa (otro distribuidor, planos originales u otra), Compras decide aceptar el sistema ofrecido y coloca la Orden de Compra. El Departamento de Compras pertenece a la Gerencia de Logística de la empresa PERFORACION DE POZOS S.A. (PEPOSA) en la oficina principal de Lima, y cuyas operaciones se encuentran ubicadas a lo largo y ancho del territorio nacional, con mayor exactitud en las zonas Norte (Piura y Tumbes), Nor-Oriente (Pucallpa), Centro (Oxapampa) y Sur-Oriente (Madre de Dios). La organización de la empresa esta descentralizada por cada unidad operativa, sin embargo, las adquisiciones de equipos y materiales importados, se realiza a través de la oficina principal en Lima; aunque el gasto es cargado directamente a la operación. Cada unidad operativa está al mando de una Superintendencia de Operaciones y dependen directamente de la Gerencia General. Los niveles de decisión están tipificados dentro de un reglamento que establece los límites de acción de cada compra. Sin embargo, dentro de cada nivel, existe amplia libertad para la decisión y ejecución de las adquisiciones. LINDOWS DEL PERU S.A. ha recibido la Orden de Compra Nº 68784 de PEPOSA y procede a solicitar, a Alemania, el embarque del sistema completo de vibración. El material ordenado es enviado desde Alemania, recepcionado en Lima y enviado al usuario en la Operación Nor-Oriente en Pucallpa, el cual al ver que era diferente de lo solicitado lo rechaza en el almacén de operación y lo devuelve de inmediato al almacén de Lima, pidiendo además el reclamo al fabricante. Logística presenta una exposición de la situación y plantea cuál es la posición del fabricante respecto al reclamo, indicando además que el fabricante considera factible usar los equipos enviados.

A continuación el detalle cronológico de lo sucedido: 1. El informe reclamo Nº 137-A1 fue generado el 22 de Mayo del año A1, por cuanto el material no fue conforme al pedido. Se solicitó adquirir 6 sensores de vibración y se recibió todo el sistema de medición de vibraciones que es totalmente diferente al sistema de registro instalado en nuestra unidad. 2. Con Carta LOG-COM-884-A1 del 28 de mayo del año A1 se informó al Departamento Técnico de la operación Nor-Oriente que efectivamente en el Pedido de Materiales se solicitaba únicamente los sensores de vibración y en ese sentido, el Departamento de Compras solicitó una cotización a los señores de LINDOWS DEL PERU S.A., representantes exclusivos del fabricante del equipo original adquirido por la empresa. 3. Como respuesta, el fabricante con Carta Nº LIM-LI081 del 13 de Marzo del año A1 cotizó un material sustituto. Por tratarse de piezas de diseño exclusivo destinadas a equipos fabricados, ensamblados e instalados por LINDOWS DE ALEMANIA, se aceptó la única alternativa viable. 4. Con Carta LOG-0083-A1 del 4 de Julio del año A1, se efectuó el seguimiento correspondiente a la Superintendencia de la Operación Nor-Oriente. 5. Con Carta SNO-LOG-ALM-198-A1 del 5 de Julio del año A1, la Sección Almacén de la Operación Nor-Oriente informó que habían remitido los materiales de la Orden de Compra Nº 68784 al Almacén Central en Lima para el Departamento de Compras. 6. Con Carta LOG-COM-1165-A1 se reiteró, a la Superintendencia Nor-Oriente, lo solicitado en la Carta LOG-COM-884-A1. 7. Mediante Carta SNO-TEC-108-A1 del 10 de Julio del año A1, recibido el 2 de Agosto del año A1, el Departamento Técnico de la Superintendencia de la Operación Nor-Oriente da respuesta a la Carta LOG-COM-884-A1 y efectúa varias observaciones, concluyendo que solamente requerirán los sensores de vibración. 8. Con Carta LOG-ALM-344-A1 del 1 de Agosto del año A1, el Almacén Central de Lima informó haber recepcionado el material en cuestión. 9. Con Carta LOG-COM-1205-A1 del 7 de Agosto del año A1, se cursó comunicación a LINDOWS DEL PERU S.A., efectuando reclamo por el material suministrado que no se ajustaba a las necesidades de PEPOSA, y asimismo, se le pidió gestionar ante sus representadas el reemplazo del material por uno similar a los instalados en la unidad operativa. 10.Con Carta Nº LIM-LI237 del 16 de Agosto del año A1, LINDOWS DEL PERU S.A. acusó recibo de dicha comunicación e indicó que nuestro reclamo no tenía fundamento al haberles confirmado la aceptación del material en las especificaciones técnicas enviadas.

11.A través de LOG-COM-1293-A1 del 27 de Agosto del año A1, luego de varias consideraciones, se reiteró y se insistió en el reclamo a LINDOWS DEL PERU S.A. 12.Con LOG-COM-1543-A1 del 3 de Octubre del año A1 se solicitó a LINDOWS DEL PERU S.A., de respuesta a la Carta LOG-COM-1293-A1. 13.Con LOG-COM-1753-A1 del 29 de Octubre del año A1 se efectuó nuevo seguimiento a LINDOWS DEL PERU S.A. y se les requirió nuevamente en la necesidad de contar solamente con los sensores y no con los circuitos integrales de monitoreo suministrados. Y se reiteró por segunda vez su respuesta. 14.El 26 de Noviembre del año A1, a través de la comunicación LOG-COM2006-A1, se solicitó a LINDOWS DEL PERU S.A. de respuesta a nuestros reiterados seguimientos y se le reiteró la necesidad de contar solamente con los sensores. 15.Con SNO-TEC-221-A1 del 20 de Noviembre del año A1, el Departamento Técnico de la Superintendencia de la Operación Nor-Oriente reitera su necesidad de contar con los sistemas de monitoreo de vibraciones de las turbinas (material crítico), y solicitó acelerar las gestiones de reclamo a LINDOWS DEL PERU S.A. 16.Con LOG-COM-2075-A1 del 5 de Diciembre del año A1, se requirió a LINDOWS DEL PERU S.A. la pronta solución al reclamo. 17.Mediante Carta LOG-COM-A15-A2 del 2 de Enero del año A2, se efectuó una nueva reiteración a LINDOWS DEL PERU S.A., requiriendo su respuesta preferente y urgente. 18.LINDOWS DEL PERU S.A., con Carta Nº LIM-LI0A2 del 7 de Enero del año A2 reiteró, luego de efectuar varios considerandos, que el reclamo presentado por PEPOSA no era procedente. 19.La Unidad Logística de la Operación Nor-Oriente con Carta SNO-UL-0054A2 del 5 de Febrero del año A2 reiteró la urgencia de contar con los sensores. 20.Con LOG-COM-A120-A2 del 6 de Febrero del año A2, se reiteró a LINDOWS DEL PERU S.A. lo expresado en comunicaciones anteriores y se les manifestó que mientras no se resolviera el problema suscitado que, afectaba seriamente la continuidad de las operaciones, se suspenderían las solicitudes de compras a su empresa. 21.Con LOG-COM-258-A2 del 25 de Febrero del año A2, se informó a la Operación Nor-Oriente lo manifestado en LOG-COM-A120-A2 con fotocopia adjunta.

22.El 20 de Febrero del año A2 con Carta Nº LIM-LI042, LINDOWS DEL PERU S.A. nuevamente considera improcedente el reclamo. 23.A través de la Carta LOG-COM-322-A2 del 6 de Marzo del año A2, se hizo de conocimiento, al Departamento Técnico de la Operación Nor-Oriente, los considerandos expuestos por el proveedor para rechazar el reclamo, solicitando su opinión sobre el particular. 24.Con Carta LOG-COM-556-A2 del 6 de Abril del año A2, se efectuó seguimiento a la Carta LOG-COM-322-A2. 25.Con SNO-TEC-538-A2 del 10 de Abril del año A2, el Departamento Técnico de la Operación Nor-Oriente se ratificó en lo solicitado en reiteradas oportunidades y requirieron la prosecución del trámite de reclamo. 26.Con Carta SNO-UL-046-A2 del 11 de Abril del año A2, la Unidad Logística de la Operación Nor-Oriente solicitó dar pronta solución al reclamo. 27.Mediante Carta LOG-COM-659-A2 del 20 de Abril del año A2, se reiteró el reclamo a LINDOWS DEL PERU S.A. y se requirió la presencia de un representante de su empresa a una reunión de coordinación a realizarse el 24 de Abril del año A2. 28.Con LOG-COM-2A2-681-A2 del 27 de Abril del año A2 se comunicó al Departamento Técnico de la Operación Nor-Oriente el resultado de la reunión de coordinación con el Vicepresidente de LINDOWS DEL PERU S.A. y se le requirió el envío de una relación pormenorizada de las discrepancias existentes entre el material entregado y el solicitado la cual sería enviada a Alemania para que sirviera como sustento al reclamo. 29.Con SNO-TEC-158-A2 del 6 de Mayo del año A2, el Departamento Técnico de la Operación Nor-Oriente manifestó la posición de su dependencia y envió un resumen del fundamento del reclamo planeado. 30.Con Carta Nº LIM-LI0A1 del 25 de Mayo del año A2 LINDOWS DEL PERU S.A. remitió documentación recepcionada a su representada en Alemania. 31.El 10 de Junio del año A2 con Carta LOG-COM-2A2-191-A2, se remitió al Departamento de Servicios Técnicos de la Operación Nor-Oriente, la documentación enviada por Alemania con el objeto de que hicieran llegar sus comentarios. 32.A través de la Carta SNO-TEC-073-A2 del 8 de Julio del año A2, el Departamento Técnico de la Operación Nor-Oriente dio su respuesta a dicha comunicación y se ratificó en su posición de que solamente se debería adquirir los sensores de vibración. 33.En tal sentido, con LOG-COM-505-A2 del 23 de Julio del año A2 se ha cursado comunicación a LINDOWS DEL PERU S.A.