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PREPAGADOS Y CARGOS DIFERIDOS

DESARROLLO PREPAGADOS Y CARGO DIFERIDO Cargos Diferidos: Son erogaciones por servicios ya recibidos, cuyos beneficios alcanzan a varios ejercicios posteriores a aquél en el que se realizan (gastos por amortizar) o por servicios pendientes de recibirse (pagos anticipados). Es decir son gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningún momento. Se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos

Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado: son gastos que se registraron como un activo y que deben ser usados dentro del término de un año o en un ciclo financiero a corto plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarcará todas las cuentas que se paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos, tales como: Seguros Pagados por Anticipado, Intereses Pagados por Anticipado, Impuestos Pagados por Anticipado, Alquileres Pagados por Anticipado, Publicidad Pagada por Anticipado, Suscripciones de Periódicos y Revistas Pagadas por Anticipado. Diferencia: Un cargo diferido es un costo que se ha pagado en el presente, pero que se extenderá durante un largo período y se contabilizará en una fecha futura. Los cargos diferidos pueden incluir los honorarios y los gastos de amortización (pérdida de valor) de los activos intangibles, tales como derechos de autor y la investigación y el desarrollo. Los gastos pagados por anticipado, por otro lado, son costos que la empresa paga por adelantado antes de que los costos realmente incurran. Los pagos anticipados pueden incluir artículos tales como renta, interés, suministros y primas de seguros. Los cargos diferidos y gastos anticipados difieren de varias maneras y estas diferencias se deben considerar siempre cuando son contabilizados. Características: •

Sus características comunes son que representan un gasto aplicable a ejercicios futuros y rara vez son recuperables en efectivo. Como se puede ver, los cargos diferidos no tienen una representación física, excepto la documental que ampara el

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gasto futuro que representan. Se cargan por los pagos efectuados por servicios recibidos o por recibir y se acreditan por las porciones periódicas que se aplican a resultados. Su saldo representa las acumulaciones por concepto de pagos de servicios por devengar o por recibir.

Entre los gastos por amortizar existen, como conceptos más frecuentes: Gastos de Instalación, Gastos preoperatorios, Gastos de organización, Gastos y descuentos por emisión y colocación de valores.

OBJETIVOS DEL AUDITOR EN EL EXAMEN DE LOS PREPAGADOS Y CARGOS DIFERIDOS. El auditor debe poner mucha atención en este componente del activo, ya que en él se encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro. El objetivo que persigue el auditor es cerciorarse de que el importe de los gastos pagados por anticipado y de los cargos diferidos se determine de acuerdo a los principios contables aceptados y que su monto sea razonable considerándolo en función de las ganancias futuras que han de obtenerse. Objetivos Generales: Obtener suficiente evidencia acerca de que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios (periodos), por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado de fondos y que todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos estén adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes así como también estén registradas o atribuidas al periodo adecuado y que los montos de esta cuenta estén debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables. Obtener suficiente evidencia acerca de: 1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos. 2. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes. 3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado. 4. Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables. 5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables.

Objetivos Específicos: 1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. 2. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta. 3. Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro. Otros Objetivos: •

Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las

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cancelaciones. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas

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inusuales o significativas. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco

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comunes. Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las

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facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones. Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, que y por cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial ; comparar las

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partidas pendientes con el registro. Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el

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desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo

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• • •

registrado en libros Buscar activos de esta categoría no registrados: Examinando documentos no anotados. Examinando documentos posteriores a la fecha del balance. Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre. Preparar cédula de diferidos. Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos Investigar la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.

PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS CONTABLES PRESENTACIÓN Y VALUACIÓN. Principio Fundamental.

La equidad es el principio fundamental que debe orientar la acción de los contadores en todo momento y se enuncia así: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad puesto que los que se sirven de o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos interese en juego en una hacienda o empresa dada. Principios Generales. Se detallan a continuación

aquellos principios generales propuestos

que hacen a la

estructura general de los estados financieros. 

Ente: Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad.



Bienes Económicos: Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y, por ende, susceptible de ser evaluado en términos monetarios.



Moneda de Cuenta: Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un "precio" a cada unidad. Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el país dentro del cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en unidades de dinero de curso legal. En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituye un patrón estable de valor, en razón de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto es factible la corrección mediante la aplicación de mecanismos apropiados de ajuste.



Empresa en Marcha: Salvo indicación en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una "empresa en marcha" considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyección futura.



Valuación al Costo: El valor del costo adquisición o producción constituye el criterio principal y básico de valuación que condiciona a la formulación de los estados financieros llamados "de situación" en correspondencia también con el concepto de "empresa en marcha", razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio. Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que , por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el de costo como concepto básico de valuación. Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen meros ajustes a la expresión de los respectivos costos.



Ejercicio: En las empresas en marcha es necesario medir los resultados de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condición que los ejercicios sean de igual duración para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre sí.



Devengado: Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se ha cobrado o pagado.



Objetividad: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan

pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta. 

Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto de devengado.



Prudencia: Significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un elemento del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la alícuota del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar también diciendo: "contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado". La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y el resultados de las operaciones.



Uniformidad: Los principios generales, cuando fueren aplicables, y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Debe señalarse por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares. Sin embargo el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales cuando fueren aplicables, o normas particulares que las circunstancias aconsejan sean modificadas.



Materialidad: (significación o importancia relativa) Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico.

Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe un línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultados de las operaciones.

 Exposición: Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adiciona que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren. 

Entidad. Parte del supuesto de que una empresa tiene una personalidad jurídica distinta a la de los miembros que la integran. La empresa es un ente jurídico.



Periodo contable. De este principio se parte informar acerca de los resultados de operaciones de dicha empresa y su situación financiera.



Enfrentamiento. Es considerado el principio más importante. Conforme a este principio, se pretende que se casen los ingresos de un ejercicio contable con los gastos incurridos para la obtención de aquellos.



Conservatismo o criterio prudencial. Implica el reconocimiento de perdidas tan luego se conozcan, y por el contrario los ingresos no se contabilizan sino hasta se realizan.

IRREGULARIDADES MÁS COMUNES EN LOS PREPAGADOS Y CARGOS DIFERIDOS. 

Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen razonabilidad para sustentar los hallazgos significativos por los resultados de las comprobaciones.



Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen los

  

resultados lo suficientemente claros, comprensibles y detallados. No cumplimiento de los objetivos de la auditoría, su alcance y metodología. No evaluar correctamente los resultados expuestos, según legislación establecida. No definir las responsabilidades ante los incumplimientos que afecten la buena



marcha de la organización. No facilitar el seguimiento para determinar si se adoptan las medidas correctivas



apropiadas. El contenido del Informe no es utilizado oportunamente por los responsabilizados e

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interesados No participación de los directivos y funcionarios facultados, para discutir los resultados del Informe.

Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables básicos. Tipos de Errores: 

Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos y los más numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en más al gasto o la falta de

 

beneficio. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros. Error de Muestreo: se produce cuando se utiliza incorrectamente el valor de una variable incluida en la muestra como por ejemplo, cuando se lista un saldo de una cuenta de 87, 65 anotando en su lugar 78, 65.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Están constituidos por cuentas representadas por gastos que generalmente no ocurren de manera repetida, que no corresponden a operaciones normales de la empresa y cuyos efectos sean atribuibles a los resultados de varios ejercicios futuros. Las diversas partidas que integran esta agrupación deben mostrarse separadamente, cuando sean de relativa importancia. Debe indicarse en notas la base de valuación, el método de amortización, el monto aplicable al ejercicio y el año en que extinguirán tales cargos.

Deben mostrarse separadamente, cuando sean de importancia las siguientes partidas:  Gastos de organización.  Gastos de desarrollo.  Gastos de investigación.  Gastos de explotación.  Y otras de naturaleza semejantes. El auditor debe poner mucha atención en este componente del activo, ya que en él se encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro. En cuanto a la ejecución de controles internos en los cargos diferidos, observamos que estos gastos son por montos significativos que generalmente no ocurren de manera repetida, representan los pagos efectuados por servicios ya recibidos, que beneficiaran a la empresa durante varios ejercicios económicos. El control internos para la cuenta cargos diferidos, se basa en la normativa que rige la empresa, plasmada en los manuales de procedimientos. Por tal motivo, cuando vamos a efectuar los manuales, tomamos en consideración: •

Debe existir una política definida, tanto para la acumulación de partidas en este rubro, como para la amortización de las mismas.

•

Deben existir registros auxiliares que muestren con claridad concepto, fecha de pago, importe y periodo de amortización.

•

Deben examinarse de forma periódica los conceptos que integren los cargos diferidos para verificar si conservan su vigencia y subsiste el beneficio a los ejercicios futuros, o si se decide su amortización anticipada.

•

Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación.

•

Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.

•

Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

•

Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

•

Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los cargos diferidos.

•

Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones.

•

Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

•

Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente.

•

Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa.

•

Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

•

La cuenta diferida está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.

•

Un control interno apropiado sobre los gastos pagados por anticipado demanda que cuando estos se extienden más allá del periodo actual se consideren como activos circulantes. Deben revisarse los gastos pagados por anticipado para determinar que

todas sus partidas son vigentes y que no están sobreestimados ni subestimados. En caso de que haya devoluciones, el control interno debe decidir que se depositen en un banco. •

El control interno sobre los cargos diferidos tienen por objeto vigilar que puedan establecerse únicamente con autoridad del consejo de directores, o del comité ejecutivo, o alguna otra alta autoridad.

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La adecuada autorización del gasto.

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El mantenimiento de registros contables suficientemente detallados muestren la amortización de las partidas registradas como pagos anticipados.

•

El control interno debe ser periódicos para determinar si realmente están vigentes, determinar si el saldo está correcto y las cantidades pendientes de amortización sean clasificadas como gasto Prepagados o cargo diferido según sea el caso.

PROGRAMAS DE AUDITORIA. Para validar la información que la empresa suministra, con respecto a los Gastos Diferidos, se debe fijar el siguiente programa de auditoría desarrollando los puntos que describimos a continuación:

 PRIMAS DE SEGUROS PAGADAS POR ANTICIPADO:

   

Ordenar y examinar las pólizas. Computar o verificar las primas de seguros pagados por anticipado. Examinar las devoluciones y reclamaciones. Determinar si el seguro es suficiente

 INTERESES Y DESCUENTOS PAGADOS POR ANTICIPADO:  Hacer una lista de pagarés y otros documentos deudores.  Calcular o verificar las cantidades pagadas por anticipado.

 COMISIONES PAGADAS POR ANTICIPADO:  Investigar los convenios existentes.  Ratificar los adelantos.  Verificar las cantidades pagadas por anticipado, usando las cifras de ventas u otra base.  ADELANTOS A LOS EMPLEADOS:  Ratificar en caso necesario.  GASTOS DE VENTAS PAGADOS POR ANTICIPADO:  Hacer una lista de todas las partidas.  Determinar la aplicabilidad al futuro de todas las partidas.  CUOTAS Y SUBSCRIPCIONES PAGADAS POR ANTICIPADO:  Hacer una lista y distinguir si son importantes.  INVENTARIOS DE SUMINISTRO:  Hacer una prueba de las cantidades y de los precios.  Hacer una prueba de los cálculos matemáticos.  Eliminar las partidas anticuadas. Pruebas Sustantivas: 1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:  Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.  Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. Pruebas De Cumplimiento: 1. Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los cargos diferidos. 2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones. 3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente. 5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa. 6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. La cuenta diferida está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 1. Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las cancelaciones. 2. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas inusuales o significativas.

3. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes. 4. Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones. 5. Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, qué y por cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial; comparar las partidas pendientes con el registro. 6 Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones. 7. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo registrado en libros.

RESEÑA DE LA EMPRESA AUDITADA. Razón social. SCOMI OILTOOL DE VENEZUELA S.A. RIF: J-30393713-6 Reseña histórica. Oiltools fue fundada en 1962, cuando Bill Ridgeway incorpora a Oiltools Medio Oriente en Beirut. Allí comienza su historia como Agentes / Distribuidores de Huqhes Tool Company

y Bowen para todos los países del Medio Oriente. Durante los siguientes años la compañía crece y se instala en África del Norte. La compañía se expandió geográficamente en 1970, en 1978 fue adquirida por ENSERH CORPORATION, una compañía establecida en Dallas con intereses en la distribución de gas, servicios de ingeniería y servicios de campo petrolero. Oiltools continuó operando como unidad independiente dentro de ENSERH CORPORATION hasta 1984, cuando surgió con la compañía Pool Company, establecida en Houston como una empresa de perforación y reacondicionamiento. En este tiempo, dos de las más grandes compañías, arraigadas de Oiltools junto con Chris Bianca abordaron la agencia de Pool con una oferta para comprar todas las operaciones de Oiltools. La oferta fue aceptada, permitiendo a Pool concentrarse en su principal negocio, el de perforación y reacondicionamiento. En octubre de 1990 Oiltools resurgió como una compañía totalmente independiente, desde entonces se ha expandido rápidamente en ambos términos en su cobertura geográfica y más cadenas de productos. De acuerdo con las leyes británicas y a través de un convenio establecido con Venezuela la empresa OILTOOLS ENGINEERRING SERVICES LIMITED decidió constituir una compañía llamada "SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA S.A." fundada el 18 de octubre de 1996. Ubicación geográfica. La empresa SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA S.A. se encuentra ubicada en la Avenida José Antonio Anzoátegui, Sector el Cinco, Anaco, Estado - Anzoátegui. Telf.: 0282. 4252970 - 0414.8380836/3949809. Misión. La misión de SCOMI Oiltools Internacional es realizar sus operaciones a escala global enfocándose en el suministro de servicios especializados y manufactura de productos propios para las empresas productoras de gas y petró1eo y contratistas de perforación. Visión. Incrementar el nivel de calidad de los productos y servicios ofrecidos, especialmente en el mercado petrolero.

Objetivo de la empresa. Ofrecer productos y servicios óptimos que satisfagan las expectativas de sus clientes en las áreas de fluidos de perforación, control de sólidos y servicios ambientales. Entorno Financiero. Actividades de tipo servicios relacionadas con la extracción de petrolero y gas, incluyendo las perforaciones de pruebas, desarrollo, venta, alquiler y servicio de equipos y otros rubros utilizados para el control de só1idos y manejo de desechos, incluyendo sin que constituyan limitación, Cribas vibratorias, centrífugas, hidrociclones, equipos limpiadores de lodo, floculación, elaboración de techados, estabilización, solidificación, saneamiento biológico, intercambio iónico, ósmosis invertida, evaporación en frío, precipitación, inyección de cortes relleno/cultivo de tierras y otros equipos relacionados, manejo de fluidos, sistemas de desechos y servicios ambientales relacionados. Principales Clientes: PDVSA Gas, S.A. Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA) Smith International de Venezuela, C.A. Servicios Halliburton de Venezuela, S.A. Principales Proveedores. Zado Services, C.A. Pyramid Engineering Services, C.A. Evergreen Services, C.A. Schlumberger Venezuela, S.A. Estructura Organizativa. La empresa Scomi Oiltools de Venezuela S.A., cuenta con un grupo de profesionales y técnicos altamente capacitados, orientados por una cultura basada en los lineamientos y requerimientos. Obedece a una organización de tipo funcional representado por un organigrama de estructura horizontal donde cada uno tiene establecido la línea de autoridad y responsabilidad, las cuales tienen que ver con los objetivos y políticas de la empresa. Gerente General Este tiene la responsabilidad de comunicar al personal la importancia de satisfacer los requisitos de los clientes, además coordinar, evaluar, planificar junto con cada uno de los

gerentes de los distintos departamentos las actividades a ser ejecutadas. Sus funciones y responsabilidades son:    

Realizar planes de ventas de servicios y de inversiones Dar lineamientos a la línea Gerencial para el buen desarrollo de la empresa. Elaborar reportes semanales para la Vice – presidencia. Definir e implantar acciones correctivas y preventivas, producto de las auditorias de

calidad y financieras.  Dar los lineamientos al gerente QHSE para implantar y mantener el Sistema de la Calidad.  Mantener actualizados y revisión constante de los manuales y procedimientos de la organización; así como desarrollar e implementar cualquier otro que considere necesario.  Comunicar y difundir las Políticas de Calidad, Ambiente y Seguridad e Higiene de la empresa.  Revisar mensualmente el reporte de estados financieros de la empresa.

 Diseñar las políticas, objetivos y normas específicas a seguirse dentro de la organización, así como mantener altos niveles de productividad al menor costo, garantizando altos niveles de calidad en los servicios prestados.  Realizar el plan de trabajo anual, que incluye la proyección de ingresos y de la nueva inversión.

Asistente Administrativo a la Gerencia Asumir decisiones que afectan el largo plazo del negocio. Evaluar diferentes alternativas para la solución de problemas considerando lo que puede afectar un cambio en otros. Toma decisiones de alta responsabilidad, sus decisiones afectan la marcha de la empresa, sus errores pueden ocasionar pérdidas financieras importantes, pérdida de prestigio de la empresa. Sus funciones y responsabilidades son:    

Coordinar las importaciones y exportaciones de la empresa Custodiar los documentos legales de la empresa. Tramitar las diferentes pólizas de seguros de la empresa. Elaborar y custodiar los contratos de fianzas.

    

Tramitar los contratos con los Bancos. Custodiar las cuentas por pagar en el exterior. Hacer inventario y administrar el material de publicidad de la empresa. Realizar las conciliaciones de las cuentas en dólares en el Banco Provincial. Suministrar los documentos legales en el momento que sea necesario.  Organización de documentos críticos e importantes para su supervisor inmediato.

 Administración de procesos Aduanales para la importación y exportación de mercancía, conocimiento de leyes y reglamentos aduanales, control de los contratos de inmuebles.

Contralor Mantener un control de los gastos originados de su gestión. Dar un buen manejo a sus asignaciones económicas que afecten el negocio. Mantener informado a sus supervisados sobre la importancia del control de costos. Cuidado y debido uso de los recursos otorgados para el desempeño de sus funciones. Tener una visión global del efecto de los gastos para la organización y para su área de trabajo. El control de costos es su especialidad, elabora presupuesto anual de acuerdo a los objetivos funcionales, crea normas e implanta mecanismos que sirven a la Organización para optimizar los resultados en la gestión del control de los gastos. Sus funciones y responsabilidades son:      

Manejar los fondos económicos de la empresa. Proteger los activos de la empresa. Planear las actividades económicas para el control administrativo de la empresa. Asesorar al Gerente General en cualquier operación administrativa. Apoyar a los departamentos que lo requieran dentro de la Gerencia de Finanzas. Evaluar, interpretar y reportar datos relevantes de los informes administrativos.

Gerente de Administración y Finanzas Es responsable de mantener actualizado, y en constante revisión, los manuales y procedimientos concernientes a su área; así como desarrollar e implementar cualquier otro que considere necesario, en conjunto con su supervisor inmediato así como asistir a las reuniones de los círculos de calidad que se desarrollan en la empresa. Sus funciones y responsabilidades son:



Revisar todos los reportes concernientes a las gestiones contables elaborados por el

   

personal a cargo. Emitir órdenes de pago a proveedores. Interpretar y reportar datos relevantes de los informes administrativos. Supervisar que las actividades del Departamento se ejecuten correctamente. Suministrar a la Contraloría, Gerencia General y demás Gerencias de la compañía,



la información financiera que le sea solicitada con respecto a sus áreas respectivas. Garantizar que el sistema contable automatizado esté funcionando correctamente, además de que la información suministrada a la Gerencia General y Contraloría, sea



confiable. Realizar y enviar los reportes financieros a la Casa Matriz.

Contador General Su ocupación principal es revisar y aprobar las codificaciones contables de las transacciones y registros diarios, así como verificar los libros y las piezas contables. Sus funciones y responsabilidades son:  

Supervisar que las actividades del Departamento se ejecuten correctamente. Velar por el correcto registro de la contabilidad, a través del análisis de toda la



información contable. Suministrar a la Contraloría, Gerencia General y demás Gerencia de la compañía, la

  

información financiera que le sea solicitada con respecto a sus áreas respectivas. Atender las auditorias Financieras y Fiscales que se realicen en la empresa. Revisar todo lo relativo a las declaraciones de impuestos (retenciones IVA). Recopilar toda la información de los diferentes departamentos para preparar los



Estados financieros. Hacer el cierre contable mensual y procesar los ajustes correspondientes.

Asistente Contable Elabora todas las funciones que ordene el contador, además de elaborar Análisis de los gastos por Departamentos. Sus funciones y responsabilidades son: 

Realizar Análisis de los costos.

       

Realizar Conciliaciones Bancarias e ínter-compañías. Realizar y analizar los diferentes asientos contables. Asistir a las demás unidades del Departamento. Realizar el libro de compras, libro de ventas. Realizar ajustes, pases de comprobantes. Llenar declaraciones del IVA. Custodio de Caja Chica Administrativa y Caja Fuerte. Atender funcionarios públicos (auditores fiscales, municipales y nacionales).

Analista de Cuentas por Pagar Su principal actividad es generar las órdenes de pago, elaborar la relación de pago, cálculos de factura, emisión de cheques, etc. Sus funciones y responsabilidades son:    

Atención al proveedor. Revisar la exactitud de las facturas en cuanto a cálculos. Verificar el cumplimiento de las facturas contra regulaciones legales. Procesar las facturas en SISCON, considerando como fecha de factura la fecha de

 

recepción del Dpto. de Compras Procesar las facturas estrictamente en bolívares. Realizar y chequear el listado de pagos, cheques generados, y registros contables correspondientes.

Analista de Cuentas por Cobrar Su objetivo primordial es recaudar todos los soportes de cobranzas (depósitos, vauchers, comprobantes de retención, etc.). Sus funciones y responsabilidades son: 

Recopilar toda la documentación necesaria para emitir la facturación (orden de

 

compra, Reporte de servicio, Pre-Factura, etc.,). Realizar la facturación de los servicios prestados al cliente. Ingresar la información al sistema (SISCON) para emitir la factura, conjuntamente



con el asiento contable. Enviar al cliente la factura (Oriente y Occidente).

Administrador IT Administrar y mantener en óptimo funcionamiento el sistema de redes que se implante en la empresa, asegurando el correcto desempeño e integridad de los datos y sistemas allí almacenados, así como administrar y controlar las claves de acceso a los sistemas de redes y de información. Sus funciones y responsabilidades son: 

Planificar y coordinar el mantenimiento de los programas y equipos a fin de



asegurar su buen funcionamiento. Diseñar y desarrollar los Sistemas de Información y velar por su eficaz implantación



y puesta en marcha. Gestionar el adiestramiento de los usuarios a través de cursos dictados internamente



o por contratados. Mantener actualizado y en constante revisión los manuales y procedimientos concernientes a su área, así como desarrollar e implementar cualquier otro que considere necesario, en conjunto con su supervisor inmediato.

Procedimientos de Control interno. Con el fin de mantener o disminuir los índices de errores en los procesos la empresa cuenta con:  

Reglamento interno de la empresa. Manuales de normas y procedimientos de las distintas Gerencias.

Todo esto ayuda a que dichos procesos comience tengan un buen inicio, en el caso de detectar una falla poderla corregir en el momento y así terminar con los objetivos esperados. Área en específica para realizar la Auditoria. Tomando en cuenta que el activo a investigas son los Cargos Diferidos y a la actividad de la Empresa, nos situaremos en la Gerencia de Administración y Finanzas, en específico con el Contador General, ya que dicha partida no está Departamentizada y es esa una Partida Contable con una naturaleza en propia.

Se estudiaran los proyectos realizados que comienzan en un determinado ejercicio fiscal y concluyen en el ejercicio siguiente.

ORGANIGRAMA GENERAL. SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA S.A.

Gerente General

Contralor

Gerente de Operaciones

Gerencia Ambiental Asistente Gcia. Ambiental

Gerente de Distrito

Recepcionista

Ingeniero de Proyectos

Sup. Taller

Almacenista

Sup. Serv. Técnicos Sup. Gestión Ambiental

Técnico en Control de Sólidos Sup. Ambiental

Asistente Administrativo Gerencia

Gerente QHSE

Ingeniero de Distrito

Gerente de Fluidos

Gerente RRHH

Asistente RRHH

Asist. Adm. de Distrito

Coord. de QHSE

Sup. de QHSE

Gerente Técnico

Presentación y clasificación en los estados financieros Cuyo servicio se estime se va recibir en los próximo doce meses, deberá ser presentado en el Estado De Situación dentro del grupo de activos no corriente, junto con las cuenta de gastos pre- pagados. La porción del cargo diferido que valla siendo consumida en cada, periodo, ira siendo registrada en la cuenta de amortización acumulada que corresponda al gasto diferido en cuestión. El gasto consumido en el Estado de resultado al cierre. Plan global. Se presentó a la Junta Directiva de la Empresa, el Plan Operativo Anual donde se expone la necesidad de hacer estudio al área de Administración y Finanzas en conjunto con la Gerencia de Distrito para verificar los movimientos contables con los operativos de los proyectos en determinado periodo. Dicho Plan contempla doscientas (200) horas de auditoría y una posible extensión de ochenta (80) horas máximo. El periodo de análisis seria del mes de abril 2012 hasta mayo 2012. Por voto unánime fue aprobado por dicha Junta para la realización del la Auditoria Financiera de la cuenta Cargos Diferidos del Proyecto xxxx. Programa de auditoría. Para validar la información que la empresa suministra, con respecto a los gastos diferidos, se debe fijar el siguiente programa de auditoría desarrollando los puntos que describimos a continuación: Pruebas Sustantivas 

Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con



base en dicha evaluación. Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de



los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados



para nuestra carta de recomendaciones. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Pruebas de cumplimiento 

Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de



amortización de los cargos diferidos. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y



transacciones. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren



en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este



componente. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que



prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. La cuenta diferida está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.

Procedimientos de auditoría. 

Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las



cancelaciones. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas



inusuales o significativas. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco



comunes. Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.



Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, qué y por cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial; comparar las



partidas pendientes con el registro. Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el



desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo



registrado en libros Buscar activos de esta categoría no registrados: -

Examinando documentos no anotados.

-

Examinando documentos posteriores a la fecha del balance.

-

Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre.

-

Preparar cédula de diferidos.

-

Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos.

-

Investigar la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.

1. Específicos  

Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se ha nexpuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos



saldos y transacciones que afectan la cuenta. Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sea los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro.

Basamentos legales.  Normas Internacionales de Información Financiera.  Normas Internacionales de Auditoría Interna.  Reglamento Interno de Scomi Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta Directiva Nro. JDO-04-10 de fecha 16/02/2010.



Manual de Normas y Procedimiento de la Gerencia de Distrito de Scomi Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta Directiva Nro. JDO-03-11 de



fecha 02/04/2011. Manual de Normas y Procedimiento de la Gerencia de Administración y Finanzas de Scomi Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta Directiva Nro. JDO-06-11 de fecha 24/08/2010.

ANEXOS

1. Cuestionario de auditoría aplicado a la Gerencia de Administración y Finanzas. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA, C.A GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y

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FINANZAS EVALUCIÓN

DEL

SISTEMA

DE

CONTROL SÍ NO N/A COMENTARIOS

INTERNO APRECIACIÓN GENERAL SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EXISTENTE 1. ¿La estructura organizativa que se aplica en la Empresa, se encuentra vigente y fue aprobada por la autoridad competente de la misma? 2. ¿En la Empresa existe Reglamento Interno? 3. ¿El Reglamento Interno se encuentra actualizado? 4. ¿Existen en la Empresa Manuales de Normas, Organización y Procedimientos, documentados por escrito y dictados por la autoridad competente? En caso afirmativo, estos Manuales están siendo aplicados tal como fueron concebidos y se encuentran actualizados. 5. ¿En la Empresa se da cumplimiento a las Instrucciones y Modelos para la Contabilidad según las NIIF? 6.

¿Las

funciones

incompatibles

(Contratación,

Contabilidad, Tesorería) están debidamente separadas? 7. ¿Se concilian mensualmente las diferentes cuentas que se mantienen en las Instituciones Bancarias de los Cargos Diferidos? 8. ¿Quién es el Empleado responsable de la Cuenta de los

2.- Cuestionario de auditoría aplicado a la Gerencias de Distrito. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PAG. 1 de 2

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA, C.A GERENCIA DE DISTRITO EVALUCIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO APRECIACIÓN GENERAL SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EXISTENTE 1. ¿La estructura organizativa que se aplica en la Empresa, se encuentra vigente y fue aprobada por la autoridad competente de la misma? 2. ¿En la Empresa existe Reglamento Interno? 3. ¿El Reglamento Interno se encuentra actualizado? 4. ¿Existen en la Empresa Manuales de Normas, Organización y Procedimientos, documentados por escrito y dictados por la autoridad competente? En caso afirmativo, estos Manuales están siendo aplicados tal como fueron concebidos y se encuentran actualizados. 5. ¿La contratación de Proyectos, está en concordancia con los planes y programas institucionales, de manera que la misma responda a los requerimientos de la Empresa? 6. ¿La contratación de Proyectos se hacen con estricto apego a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables y en acatamiento de las políticas prescritas por la máxima autoridad de la Empresa? 7. ¿La contratación de Proyectos se tramitan siguiendo el orden de recepción de las solicitudes respectivas, salvo en casos de carácter urgente, debidamente motivados y autorizados por la autoridad competente? 8. ¿Las Gerencias que necesitan los de contratación de Proyectos, adoptan las previsiones correspondientes a fin de que el Área de Contratación disponga de un tiempo prudencial para la tramitación, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos y para permitir el suministro

SÍ

NO N/A

COMENTARIOS

Anexo B. Cedula de trabajo. Febrero 2012

Cedula de trabajo. Marzo 2012

Resumen.

Cedula Final.

Informe de auditoría. Conclusiones. La inexistencia de Manuales de Normas y Procedimientos que regulan las operaciones inherentes al área proyectos, incide en el correcto manejo de las actividades correspondientes a esa Gerencia. En consecuencia, no garantiza la efectiva orientación del personal en la ejecución de los procesos que le son inherentes. Así mismo, los expedientes que maneja y custodia esa Gerencia relativos a los proyectos en ejecución, carecen de índice y soportes lo cual no permite su oportuna localización y el respaldo de las transacciones efectuadas. Recomendaciones. Para la Junta Directiva: Gestionar la delegación al Gerente de distrito relativa al trámite de las valuaciones del proyecto con el objeto de dar cumplimiento a las normativas que rigen esta materia. Para la Gerencia de Distrito: 1. Emprender acciones tendentes a fortalecer el sistema de control interno, a los fines de elaborar y solicitar la aprobación de los instrumentos necesarios para su operatividad. 2. Implementar el mecanismo para adecuar los expedientes de la guarda y custodia de la Gerencia que permita garantizar el respaldo de las transacciones efectuadas por la empresa. Para la Gerencia de Administración y Finanzas. Actualización de los manuales de normas y procedimientos.

BIBLIOGRAFÍA Navarro Mira Juan., Apunte De Auditoría, Versión 1,8, Marzo 2006. Mendívil E., V., Elementos de Auditoría. Sexta edición, editorial cengage learning. México.

Instituto Mexicano de Contaduría Pública, Normas y Procedimientos de Auditoría, 1era. Edición