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Estudio, Resumen y Comentarios de los capítulos del 11 al 15 del Libro “Sistemas y Procedimientos Contables”, Autor Fernando Catacora Carpio. Investigación de una Empresa Teor. y Sist sic Cont. (Universidad Tecnológica de Santiago) Real o Imaginaria sobre Sistema de Control Interno, Estructura, Funcionamiento y Principales Actividades y Medidas de Control que Contemple la Misma.

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Universidad Tecnológica de Santiago UTESA

Presentación -

-Nombre

Matricula 

-

-Materia

$ección  Sistemas Contables….………………….……. …………..007

-Tema$  Estudio, Resumen y Comentarios de los capítulos del 11 al 15 del Libro “Sistemas y Procedimientos Contables”, Autor Fernando Catacora Carpio. Investigación de una Empresa Real o Imaginaria sobre Sistema de Control Interno, Estructura, Funcionamiento y Principales Actividades y Medidas de Control que Contemple la Misma.

-Profesor

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 Luis Ernesto Encarnación -Fecha de Entrega  Miércoles 16 de Abril 2014

Índice  Introducción  Parte I - Estudio, Resumen y Comentarios de los capítulos del 11 al 15 del Libro “Sistemas y Procedimientos Contables”, Autor Fernando Catacora Carpio.  Capitulo XI - Sistema de Contabilidad por áreas de Responsabilidad - Principales áreas de una Empresa - Sistemas de contabilidad por áreas de responsabilidad - Centros de Responsabilidad - Diseño de un sistema de Contabilidad por Área de Responsabilidad - Comentario del Capitulo XI - Cuestionario del Capitulo XI  Capitulo XII – Sistema Contables de costos -

Objetivos de un sistema de costos Sistema Contables de Costos Estándar Elementos de un Costo Estándar Registros Contables Comentario del Capítulo XII Cuestionario del Capítulo XII

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 Capitulo XIIIProceso para el Registro de las Operaciones Contables - Importancia de los Registros - Tipos de Cuentas - Clasificación de las cuentas Nominales - Registros de las Operaciones - Comentario del Capítulo XIII - Cuestionario del Capítulo XIII

 Capitulo XIV - El Control Interno y las Operaciones Contables -

Importancia y objetivos del control internos El procesamiento de transacciones. Objetivos generales del control internos Comentario del Capítulo XIV Cuestionario del Capítulo XIV

 Capitulo XV - Procedimientos en las Operaciones de

una Empresa - Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar - Procesos Administrativos relacionados con las Compras - Recepción de la Solicitud de Requisición - Emisión de la Orden de Compra - Envió de la Orden de Compra a los Proveedores - Recepción de los Bienes y Servicios - Registros de la Entrada del Activo o Recepción del Servicio - Control Interno Candy Raquel Reyes Lorenzo

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- Procesos Administrativos relacionados a la Producción - Procedimientos de Facturación y Cuentas por Cobrar - Procesos relacionados con la Facturación y las Cuentas por Cobrar - Procesos relacionados con el Personal - Comentario del Capítulo XV - Cuestionario del Capítulo XV  II- Investigación de una Empresa Real o Imaginaria sobre Sistema de Control Interno, Estructura, Funcionamiento y Principales Actividades y Medidas de Control que Contemple la Misma.

 Conclusión

Introducción El siguiente trabajo se basa en presentar de forma detallada los capítulos del XI al XV del libro “Sistemas y Procedimientos Contables”, de Fernando Catacora Carpio. Los cuales sirven de base para todo proceso administrativo de una empresa. También se expone la investigación de una Empresa sobre Sistema de Control Interno, Estructura, Funcionamiento y Principales Actividades y Medidas de Control que Contemple la Misma. El control interno comprende los métodos y procedimientos que

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el plan de organización, tiene implantados una

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empresa o negocio, estructurados en un todo  para la obtención de tres objetivos fundamentales:

I-

Estudio, Resumen y Comentarios de los capítulos del 11 al 15 del Libro “Sistemas y Procedimientos Contables”, Autor Fernando Catacora Carpio. Capitulo XI - Sistema de Contabilidad por áreas de Responsabilidad

La aplicación de los sistemas contables por área de responsabilidad, define las diferentes unidades de la organización como centros de costos, de utilidad o centros de inversión. El objetivo principal de un sistema de contabilidad

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por áreas de responsabilidad, es el evaluar el desempeño de los empleados de la organización. Principales áreas de una Empresa Áreas de responsabilidad: son un conjunto de actividades que son llevadas a cabo por un grupo de empleados en la empresa. Sistemas de contabilidad por áreas de responsabilidad La organización debe establecer metas y objetivos para medir su desempeño. Las principales áreas de responsabilidad que se pueden identificar en una empresa son:  Producción  Finanzas y control  Comercial Área de Producción: donde Producir significa fabricar, transformar materia prima en productos terminados, prestar servicios. Las áreas de responsabilidad se encuentran en función del proceso de fabricación de los productos, por lo cual existe un área que se responsabiliza del control de las existencias o materiales. Área de Finanzas y Control: tiene como objetivo administrar y controlar los recursos económicos financieros que soportan las actividades de todas las unidades en la empresa. Dentro las actividades del área de finanzas y control podemos encontrar las siguientes: o o o o o

Administración del efectivo Análisis financieros y presupuestario Fijación de políticas de créditos Control presupuestario Relaciones con inversionistas

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o Fijación de políticas contables Área Comercial: tiene como objetivo principal el fijar políticas para el mercadeo, distribución y venta de los bienes o servicios. Centros de Responsabilidad Los centros de responsabilidad son la agrupación de empleados y sus actividades en forma homogénea, de tal forma que todos actúen hacia una meta u objetivo común. Se pueden distinguir las siguientes unidades en el área de contabilidad: -

Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad

de impuestos de nomina general de ingresos de pasivos de costo

Centro de Costos son la unidad o grupo de unidades que se caracterizan por acumular únicamente costos.

Centro de Utilidad controlan los costos y son responsables de los ingresos generados por las unidades.

Centro de Inversión se mide por la unidad que genera y por la inversión que es necesaria efectuar para producir las utilidades. Diseño de un sistema de Contabilidad por Área de Responsabilidad Candy Raquel Reyes Lorenzo

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El diseño de un sistema de este tipo debe contemplar los siguientes pasos: o Diseño del código contable o Establecimiento de las medidas de control o Evaluación y seguimiento

Diseño del código contable Consiste en la agrupación de una clasificación adecuada a cada una de las cuentas del código contable. Medidas de Control Se establecen para asegurar de que los objetivos planeados se están cumpliendo de acuerdo con lo planificado. Informes de ejecución Son análisis comparativos que preparan los gerentes, para mostrar el desenvolvimiento del negocio y evaluar las metas cumplidas.

Comentario del Capitulo XI Este trata de, como debe llevarse a cabo la aplicación de los sistemas contables por área de responsabilidad, define las diferentes unidades de la organización como centros de costos, de utilidad o centros de inversión. Menciona las principales áreas de una empresa que son: producción, finanzas, control, y comercial. Lo que nos sirve para base al momento de distribuir responsabilidades.

Cuestionario del Capitulo XI

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1.) Defina el termino área de Responsabilidad Se define como un conjunto de actividades que son llevados a cabo por un grupo de empleados o personas en la empresa. Dentro del área contable, el departamento de costos, por ejemplo, puede verse como un área de responsabilidad.

2.) ¿Cuántas áreas o actividades comunes pueden identificarse en la mayoría de empresas? Producción, Finanzas y Control , y Comercial 3.) ¿Cuántos tipos de centros pueden identificarse?

de responsabilidad

o Centros de Costos o Centros de Utilidad o Centros de Inversión 4.) Nombre al menos seis áreas en las cuales puede clasificarse el área contable o o o o o o

Administración del Efectivo Análisis Financieros y presupuestarios Fijación de Política de Créditos Control presupuestario Relación con Inversionistas Fijación de Políticas Contables

5.) Defina lo que entienden por: - Centros de Costos: Candy Raquel Reyes Lorenzo

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Se define como una unidad o un grupo de unidades que se caracterizan por acumular únicamente costos. Los departamentos o unidades que son considerados como centros de costos, normalmente tienen actividades que soporten y ayuden a una función relacionada con las tres principales explicaciones anteriormente. - Centros de Utilidad: Va más allá del concepto de costos, porque aparte de controlar estos, también son responsables de los ingresos generados por las unidades. Por esta razón, los centros de utilidad tiene una doble responsabilidad en el sentido controlar dos variables que influyen en la utilidad que reporte cada área.

- Centros de Inversión: Se mide por la utilidad que genera y por la inversión que es necesaria efectuar para producir las utilidades. Por esta razón, la medida de actuación de un centro de inversión se da por la relación entre el capital inversión y la utilidad generada.

6.) ¿En qué se diferencia un centro de utilidad de un centro de inversión? Se diferencia en que un centro de utilidad va mas allá del concepto del costo y aparte de controlar, también son responsables de los ingresos generados por la utilidad. Y el centro de inversión se mide por la utilidad que genera y por la inversión que es necesaria efectuar para producir las utilidades.

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7.) Analice la importancia que tiene el adoptar un sistema de contabilidad por área de responsabilidad La importancia de la implantación de un sistema de contabilidad por área de responsabilidad es saber quién controla el gasto, quien lo autoriza y quien es la persona responsable de los aumentos y disminuciones de los mismos, así como la información proporcionada..

8.) ¿Cuáles son los pasos que se deben seguir para implantar un sistema de contabilidad por área responsabilidad? o o o o o o

Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad

de Impuestos de Nomina General de Ingresos de Pasivos de Costos

10.) ¿Influyen de alguna manera la filosofía de funcionamiento del sistema mecanizado de contabilidad en el diseño de un código contable por área de responsabilidad?

El diseño del código contable consiste en la asignación de una clasificación adecuada a cada una de las cuentas de un código contable para que sea utilizado como una medida de control y evaluación del desempeño.

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11.) ¿Cuáles cuentas de los estados financieros son analizadas con mayor detalle cuando se separa la organización en áreas de responsabilidad?

Balance General Pérdidas

Código 1 2 3 4

Grupo Activo Pasivo Patrimonio Cuentas de Orden Egresos

Estado de Ganancias y

Código 5 6 7

Grupo

Ingresos Operacionales Costo de Ventas Gastos Operacionales 8 Otros ingresos y 9

Cuentas de Cierre

12.) Nombre algunas medidas de control que se pueden implantar para tener un sistema contable por área de responsabilidad o o o o o o o o o o

Ingresos de servicios Finanzas Sistema Recursos humanos Mercadeo y ventas Servicio al cliente Ingeniería Construcción Planificación y diseño Depreciación

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Capitulo XII

Los sistemas de costos representan uno de los sistemas más importantes para la toma de decisiones. Muchas veces, usted se ha preguntado cuanto cuenta, uno u otro bien, para tomar la decisión de adquirirlo; su decisión se sustenta en la percepción que tiene del costo.

Una estrategia para determinar los precios de venta es conocer los costos incurridos para producir esas ventas. Una empresa competitiva se basa en gran medida en la calidad de la información generada por su sistema de costos, sin embargo, con frecuencia las empresas implantan todos los sistemas menos un sistema de costos.

Sistema contable de costos: es un conjunto de elementos relacionados que producen información del proceso de producción y su valoración. Los objetivos siguientes:

de

un

sistema

de

costos

son

los

o Determinación de los costos corrientes o Planificación de las utilidades futuras o Análisis de los costos de los bienes o servicios. Determinación de los costos corrientes: es un proceso para determinar los costos reales de un bien o servicio. Planificación de utilidades futuras: se refiere a que un sistema de costos debe generar información para proyectar las utilidades futuras de la empresa. Candy Raquel Reyes Lorenzo

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Análisis de los costos de los bienes o servicios: que consiste en la comparación de los costos corrientes contra algún parámetro valido, determinado previamente. Sistema de Costos para diferentes Tipos de Empresas Para analizar las características de unos sistemas de costos, debemos distinguir y definir los elementos que componen el costo para cada uno de los principales tipos de empresas. Debemos distinguir económicas:

los

siguientes

tipos

de

entidades

Empresas Industriales: estas empresas se dedican a actividades de costos, está determinada por la aplicación y transformación de los tres elementos del costo. Empresas de servicios: aplican al costo de su producto, mano de obra y costos indirectos relacionados con la prestación del servicio. Empresas comerciales: las cuales su costo está representado por el valor de compra de las mercancías y cualquier otro costo asociado. Los sistemas de costos para empresas comerciales no tienen mayores complicaciones, debido a que los costos para ellas estarán representados por el costo de la mercancía adquirida y cualquier otro costo asociado para obtenerla, los cuales son determinados en el momento de su adquisición. Sistema Contables de Costos Estándar Todo sistema de información debe poseer varios elementos o componentes tales como: o Software de costos: son programas que manejan en forma mecanizada todo el proceso de fabricación de un bien o la prestación de un servicio. Candy Raquel Reyes Lorenzo

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o Controles manuales y mecanizados del sistema de costos: estos controles incorporados en el proceso productivo y en el sistema o software de costos. o Procedimientos para el manejo de los costos: son los pasos que se deben llevar a cabo para cada una de las operaciones de costos y que se relacionan con los registros contables. Elementos de un Costo Estándar Es un método contable que determina los costos fabricación de un bien o la prestación de un servicio.

de

Los elementos de un costo estándar, son los siguieres: o Estándar de cantidad o Estándar de precio Estándar de cantidad: es la cantidad necesaria para producir una unidad o lote de producto terminado. Estándar de precio: es el valor en unidades monetarias asignado a cada elemento del costo. Cuando se determinan los costos, tenemos un costo estándar para los elementos: 1. Materia prima 2. Mano de obra Directa 3. Costos Indirectos de Producción Registros Contables En un sistema de costos estándares se dan registros como: 1. Operaciones contables de las materias primas:

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- Recepción de las compras - Traspaso de la materia prima o producción 2. Registros contables de la mano de obra directa: - Registros del gasto y pago de la nomina - Registro de la mano de obra directa utilizada 3. Registros contables de los costos indirectos de producción - Registros de los costos indirectos reales causados o incurridos. - Registro de los costos indirectos aplicados al proceso - Cierre de la carga fabril aplicada y de los costos indirectos de producción. 4. Registros contables de los inventarios de productos terminados - Registros de la producción terminada. - Registros de las ventar y del costo de los productos vendidos 5. Asientos varios -

Cierre de las cuentas ganancias perdidas Cuentas de costo de venta Cuenta de valuación Cuenta de ingreso

Un sistema de costos estándares basa sus registros en las siguientes comparaciones: Costos Estándares menos Costo Real Las cuentas de variación para un sistema estándares están constituidas por dos tipos: Candy Raquel Reyes Lorenzo

de

costos

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*Variación en precio que es la diferencia entre los costos estándares y los reales. *Variación en cantidad que es la diferencia en unidades entre el estándar y lo aplicable al proceso. Comentario del Capítulo XII

Los Sistemas Contables de Costos Este capítulo es de suma importancia puesto que como sabemos el costo es un tema importante para toda empresa en el cual se pretende que sea cada vez menor, guardando la calidad del producto o servicio. Los sistemas contables de costos son un conjunto de elementos relacionados que producen información del proceso de producción y su valoración. Los sistemas de costos representan uno de los sistemas más importantes para la toma de decisiones. Cuyo objetivo son, determinación de los costos corrientes, la planificación de las utilidades futuras y el análisis de los costos de los bienes o servicios.

Cuestionario del Capitulo XII

1.) ¿Cuál es la importancia que tiene un Sistema de Costos para una empresa? Los sistemas de costo representan uno de los sistemas más importantes para la toma de decisiones.

2.) ¿Cómo define Charles Horngren la acumulación de costos? Candy Raquel Reyes Lorenzo

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Según Charles T Horngren La Contabilidad de Costo para fines de dirección constituye la fase más dinámica de todo el campo de la contabilidad porque está entrelazada con la propia administración.

3.) Defina lo que se entiende por un sistema contable de Costo. Es un conjunto de elementos relacionados que producen información referente a todo el proceso productivo de una empresa y su valoración

5.) ¿Cuáles son los objetivos de un sistema contable de costo? o Determinación de los costos corrientes o Planificación de las utilidades futuras o Análisis de los costos de los bienes o servicios 6.) ¿A que se refiere el termino de planificación de utilidades futuras en el contexto de un sistema de costos? Se refiere a que un sistema de costos debe generar información que sirva para proyectar las utilidades esperadas de ejercicio económico futuros y que deben estimarse con base en la información confiable que sea suministrado por el sistema de costos

7.) ¿Explique en que se caracterizan desde el punto de vista de los costos, los siguientes tipos de empresas?

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o Industriales: Son todas aquellas entidades para las cuales la actividad de costos, está determinada por la aplicación y transformación de los tres elementos del costo de un producto: materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de producción o De servicio: Se caracteriza por aplicar al costo de su producción, mano de obra generalmente especializada y costos indirectos relacionados a la prestación del servicio o Comerciales: Tienen costos representados por el valor de compra de la mercancía que se comercializa o la mercadean y cualquier otro costo que sea imputable a la compra de los bienes disponibles para la venta. 10.) ¿Cuáles son los elementos de un sistema contable de costos? o Software de costos o Controles manuales y mecanizados del sistema de costos o Procedimientos para el manejo de los costos 11.) ¿Qué es un sistema de costos estándares? ¿Cuáles son los elementos de un costo estándar? Es un método contable que determina los costos antes de empezar el proceso de fabricación de un bien o la presentación de un servicio, y que consiste en el establecimiento de un valor estándar de costos para cada uno de los elementos del costo: materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de producción Los elementos de un costo estándar son los siguientes o Estándar de cantidad o Estándar de precio

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12.) ¿Qué es un estándar de cantidad? Corresponde a la cantidad necesaria para cada uno de los elementos del costo de fabricación y que son necesarios para producir una unidad o lote de producto terminado. 13.) ¿Qué es un Estándar de precio? Corresponde al valor asignado en unidades monetarias a cada uno de los elementos del costo de fabricación y que es necesario para producir una unidad o lote de producto terminado.

14.) De acuerdo con el artículo de Kaplan y Jonson, citados en el capitulo, la contabilidad administrativa adolece de tres importantes limitaciones. Detalle ¿En qué consisten esas limitaciones? o No solo deja de proporcionar información relevante a los gerentes para la toma de decisiones, sino que es lo mas critico distrae o desvía la atención de aquellos factores que si son verdaderamente importantes para el manejo del negocio o Falla en determinar los costos precisos de los productos, ya que es en algunos casos los demonizados gastos generales se distribuyen con criterios simplistas y arbitrarios. Este costeo disciplinario origina una serie de subsidios cruzados, induciendo a que muchas veces se incentive la venta del producto menos rentable y se deje de lado las venta del mas rentable

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o Finalmente, los horizontes del gerente se reducen al cielo de costos plazo del estado de ganancias y pérdidas. El sistema de contabilidad tradicional trata a muchos desembolsos de caja como gastos del periodo en el que se producen, aunque estos desembolsos beneficien a periodos futuros. 15.) Enumere todos los registros contables que abarca un sistema de costos estándares? Operaciones contables de las materias primas Operación 1: Recepción de las compras Operación 2: Traspaso de la materia prima a producción

Registros contables de la mano de obra directa Operación 3: Registro del gasto y pago de la nomina Operación 4: Registro de la mano de obra directa utilizada

Registro contables producción

de

los

costos

indirectos

de

Operación 5: Registro de los costos indirectos reales causados o incurridos Operación 6: Registro de los costos indirectos aplicados al proceso Operación 7: Cierre de la carga fabril aplicada y de los costos indirectos de producción Registros contables de los inventarios de producción terminados

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Operación 8: Registro de la producción terminada Operación 9: Registro de las ventas y del costo de los productos vendidos

Asientos Varios Operación 10: Cierre de las cuentas de ganancias y pérdidas involucradas en el proceso de costos - Cuentas de costo de ventas - Cuentas de valuación - Cuentas de ingresos 16.) ¿Cuáles de los asientos enumerados en la pregunta 15, generan o afectan a cuentas de variaciones de costos? Cuando el total del costo estándar para un elemento del costo es mayor que su costo real, estaremos hablando de una variación favorable, es decir. El costo previamente calculado el costo estándar es menor que el costo real para un elemento del costo, estaremos ante una variación desfavorable en razón de que el costo real se encuentre por encima de lo planificado.

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Capitulo XIII - Proceso Operaciones Contables

para

el

Registro

de

las

El registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere que los datos sean recolectados, clasificados, y codificados para luego, ser registrados. Una de las principales herramientas para el Registro de las Operaciones, es la cuenta, que es el medio de registro para cualquier tipo de operación que pueda afectar los Activos, Pasivos o el Patrimonio de una entidad. El objetivo del Proceso para el Registro de las Operaciones Contables es analizarlo y seguir todos los métodos aplicables en estas circunstancias.

Importancia de los Registros Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su posición financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercancía nos requiere el saldo de su cuenta, normalmente se le entrega un Estado de cuenta que es donde se detalla los movimientos que tuvo la cuenta para un periodo determinado y el saldo final de la misma. Los registros de la contabilidad son importantes por las siguientes razones:

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o Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos operacionales o alguna operación especifica. o Son la base para la elaboración de los Estados Financieros. o Ayudan a tomar las decisiones en diferentes áreas de la empresa. Tipos de Cuentas Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y se clasifican las operaciones. Las cuentas podemos clasificarlas en tres tipos dentro de un sistema contable: Cuentas Reales: que son aquellas que se utiliza para el registro de todas las transacciones que afectan directamente al Balance General. Ejemplo de esta cuenta son el efectivo, las cuentas por cobrar, los activos fijos, las cuentas por pagar, el capital social y los rubros del Superávit. Las cuentas reales por ser utilizadas, para elaborar el balance general, reflejan la posición financiera de una entidad de forma detallada. Las cuentas reales de una empresa no sufren el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas nominales, ya que las cuentas reales representan los bienes o derechos u obligaciones contractuales de la empresa. Por pertenecer al Balance General, las cuentas reales pueden ser: Cuentas de Activos Son los bienes y derechos que la empresa posee. Entendiéndose por Bienes, aquellos elementos que son factibles de medición como por ejemplo, Efectivo en Caja y Banco, Mobiliario, también son aquellos elementos que

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pertenecen a la empresa y sobre las cuales se puede ejercer acción legal. Corrientes: Es el efectivo y todas aquellas partidas que se hayan de convertir en efectivo o que se consuman en el ciclo normal de operaciones. Inversiones: Se clasifican en este grupo todas aquellas partidas que no se usen directamente en las actividades de un negocio, cuyo objetivo sea obtener algún beneficio futuro. Cuentas de Valuación de Activos Son aquellos que representan una disminución al saldo de las cuentas de activos a las cuales Valúan. Propiedad, planta y equipo: Se consideran en este grupo todos los activos que posean una vida relativamente permanente, cuyo fin consista en utilizar en las operaciones de una entidad y no se tenga como política generalmente regulado por ley. Diferidos: Son aquellos activos que posee una empresa, los cuales suelen amortizarse en varios periodos y que su conversión en gasto esta generalmente regulado por ley. Otros activos: Se clasifican en este grupo, aquellos bienes que posee una entidad los cuales generalmente son estático o de movimientos muy lentos. Cuentas de Pasivo. Están constituidos por todas las obligaciones vencidas o por vencer que haya contraído un negocio. Corrientes. Se suelen clasificar en este grupo todas las obligaciones vencidas o que vencen dentro del ciclo normal de operaciones.

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Largo Plazo: Son todas las obligaciones con vencimiento mayor a un año o fuera del ciclo normal de operaciones. Diferidos: Se incluyen en este grupo todas las obligaciones contraídas por ingresos recibidos por adelantado, cuya cancelación es a cambio de entrega futura de mercancías o algún servicio. Cuentas de Patrimonio: Está constituido por todos los recursos financieros aportados a la empresa por los inversionistas, así como los dividendos, pérdidas o ganancia que se generen de sus operaciones o actividades. Capital autorizado: Esta representado por la cantidad de acciones que la ley le autoriza a una empresa vender en acciones ya que sea en numerarios o bienes de naturaleza. Acciones no emitidas: Son las acciones que una empresa posee según autorización, pero que aún no han sido emitidas (vendidas). Capital social: Está constituido por las acciones emitidas y en circulación. Reservas: Son todas las separaciones del capital realizada por una empresa para fines especiales. Reservas Generales: Son separaciones realizadas en base a políticas de la empresa. Reserva Legal: Separación del 5% de las ganancias de cada periodo hasta alcanzar un 10% del capital pagado, según lo establece el Código de Comercio de la Rep. DOM. Superávit: Ganancias retenidas que a un momento dado no han sido declaradas ni pagadas por concepto de dividendos.

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Cuentas Nominales: que son aquellas que registran las modificaciones al Patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones a este durante el periodo económico.

Clasificación de las cuentas Nominales Cuentas de Ingresos: Son aquellas que se utilizan para el registro de los aumentos que se generan en el patrimonio o capital contable. Un aumento en el patrimonio está asociado a un incremento en la riqueza o participación de los accionistas. Las Cuentas de Ingresos Operacionales se originan por operaciones relacionadas con el giro normal de los negocios y las no Operaciones son los ingresos no relacionados con el giro normal de los negocios. Cuentas de Costos: Son aquellas que representan los activos aplicados para la generación de los ingresos que constituyen el giro principal de los negocios de una empresa. En el caso de una entidad comercial, las cuentas de costos estarán representadas por los inventarios comprados y vendidos en el ejercicio económico. Para una empresa manufacturera, el costo relacionado a los ingresos, estará representado por los inventarios de productos fabricados y vendidos en un periodo o ejercicio económico.

Cuentas de egresos (Gasto): Se usan para el registro de las disminuciones al patrimonio contable. Una de las diferencias entre los costos y los gastos es que los costos son Candy Raquel Reyes Lorenzo

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directamente identificables con los ingresos que estos generan, mientras que los gastos, si bien son necesarios para generar los ingresos, no son directamente identificables o relacionables con ellos.

Las Cuentas de Egresos Operacionales está formado por los gastos de administración y los gastos de ventas y los Otros Egresos están constituidas por cualquier gasto que no se encuentre relacionado con las operaciones del negocio. Cuentas de Orden: Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de que de una u otra forma, las operaciones que las generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control de ellas. Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del pasivo y el capital. Algunas cuentas de orden de uso común son las siguientes: o Avales y Fianzas Otorgadas o Avales y Fianzas recibidas o Mercancías recibidas en Consignación o Giros enviados al cobro o Cuentas por Cobrar Condonadas o Valores Recibidos en Garantía o Valores Entregados en Garantía

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Registros de las Operaciones Debemos de distinguir las siguientes etapas en el proceso de registrar las operaciones: Recolección de Registros: es el proceso de recopilación de información susceptible de registro para una entidad. Una vez que hayan sido recolectados hay que clasificarlos. Clasificación de los registros: consiste en la separación de las operaciones de acuerdo con criterios previamente establecidos. Puede ser clasificada en base: Al tipo de operación: o Compras de Materia Prima o Facturación o Pagos y Cobranzas o Traspaso de Producción o Capitalizaciones de Activos Fijos o Acumulaciones o Notas de Débito y Crédito. Por Ciclos: o Ciclo de compras y pagos o Ciclo de facturación y cuentas por cobrar o Ciclo de producción o Ciclo de Nomina Codificación de los Registros

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Consiste en la asignación de una identificación a cada uno de los elementos del Catalogo de cuenta, pueden ser clasificados: o o o o o o o o o

Secuencial Por Bloques Por Grupo Alfabético Numérico Nemotécnico: Con código de verificación De Consonantes Fonético De barras

Registros de las Operaciones: consiste en guardar la información en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se pueda acceder posteriormente a la información. Ecuación Fundamental Para evaluar el proceso de registro de las operaciones, la contabilidad creo la ecuación fundamenta o ecuación Contable, la cual mide los cambios para cada uno de los elementos :(Activos, Pasivos y Capital) que son afectados por el registro de las operaciones. La ecuación Contable expresa la igualdad entre los activos que poseen la empresa y los derechos relacionados con esos activos: Activo = Pasivo + Capital Libros Contables

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Son los instrumentos donde se asientan o se registran todas las operaciones contables. Los libros principales para llevar una contabilidad son: Libro Diario: es aquel en el cual se van registrando en forma totalmente cronológico todas las operaciones referentes al negocio. El registro de los movimientos puede ser resumido de tal forma que haga práctico el uso de las hojas. Un libro diario debe reflejar operaciones soportadas por documentos que revelen o evidencien la operación susceptible del registro. Antes de ser utilizados, los libros deben ser foliados, es decir inicializados por la autoridad mercantil competente para que sirvan como documentos legales de la empresa a la cual pertenecen. Partes que se pueden identificar en un libro diario: o Código de la cuenta o Nombre de la cuenta o Numero de Asiento o Descripción del Asiento o Referencia al Libro Mayor o Columna de Subtotales o Total Debe o Total Haber o Foliación (Numero de la hoja del Diario) o Titulo (Diario General) Del mismo Manuales:

podemos

distinguir

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los

siguientes

sistemas

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El sistema Clásico de Diario es un sistema de registros que se basa en un diario a dos columnas, exceptuando la columna de totales parciales. El sistema de Diario Tabular o Americano era un sistema que consistía en disponer de dos columnas para cada una de las cuentas que eran utilizadas, de tal forma que el diario pasaba a ser una gran hoja columnar, en la cual al cierre de un periodo, se traspasaba el resumen de los cargos y los abonos a las cuentas del mayor en una sola operación. El sistema de diario de hojas sueltas o de pólizas que consistía en la elaboración de asientos de diario que resume las operaciones en hojas sueltas. Libro Mayor: es aquel en el cual son pasadas todas las cuentas y los movimientos que son registrados en el Libro diario. A nivel de un sistema manual, un libro mayor debe tener al menos una hoja o folio para cada cuenta del código contable. Libro de Inventarios y de Balances: refleja los inventarios al inicio y al final del ejercicio o periodo económico de la empresa, la situación financiera: Balance general a una fecha determinada y el resultado de las operaciones (Estados de Ganancias y Pérdidas) para un periodo. Existen otro Libros que son también complementarios e importantes para un sistema contable, como son los siguientes: - Accionistas, -

Actas de Asamblea de Accionistas y de justa Directiva,

- Compras, - Ventas

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-

Auxiliares:

- De Ingresos de cajas -

Pago de Nomina, Caja Chica y los cheques emitidos.

Comentario del capítulo XIII Este nos explicó sobre el registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa y son muy importantes por las siguientes razones: Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos operacionales o alguna operación específica y Ayudan a tomar las decisiones en diferentes áreas de la empresa. También nos habla de los diferentes de cuentas que se utilizan en las empresas para el registro de las diferentes operaciones que tienen lugar en la misma, estas son las siguientes: Cuentas Reales, Cuentas de Activos, Corrientes, Cuentas de Valuación de Activos, Propiedad, planta y equipo, Diferidos, Otros activos, Cuentas de Pasivo, Cuentas de Patrimonio, Cuentas Nominales, Cuentas de Ingresos, Cuentas de Costos, Cuentas de egresos (Gasto), Cuentas de Orden.

Cuestionario del capitulo XIII

1.) ¿Qué significa el término “Llevar Libros”? Se refiere a que se están efectuando registros en los libros 2.) ¿Cuál es la importancia que tiene los registros, para una empresa?

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Su importancia radica en que deben llevar el control de las transacciones que afectan su posición financiera o los resultados del periodo. 3.) ¿Qué es la Cuenta? Son los registros detallados que reflejan los cambios en los activos, pasivos y el patrimonio de una empresa 4.) ¿Cuáles son los tipos de cuentas que podemos identificar en los Estados Financieros? Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos 5.) Defina y explique los siguientes tipos de cuenta:  Cuentas de activos: Representan todos los bienes y derechos que la empresa posee, entendiéndose por bienes, aquellos elementos que son factibles de medición  Cuentas de Valuación de activo: Representa una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan.  Cuentas de Pasivo: Representa todas las obligaciones reales o contingentes, las cuales exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero, se preste un servicio o se entregue un bien  Cuentas de Patrimonio: Muestra la cantidad aportada por los accionistas y las ganancias o perdida ocurridas por operaciones con los accionistas, con terceros o causadas por las actividades normales del negocio. 6.) ¿Cómo se pueden clasificar las cuentas nominales?

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- Cuentas de Ingresos - Cuentas de Costos - Cuentas de Egresos 7.) ¿Qué diferencia hay entre una cuenta de gastos y una cuenta de costos? La diferencia entre costos y gastos es que los costos son directamente identificables con los ingresos que esto genera mientras que los gastos, sin bien son necesarios para generar los ingresos no son directamente identificables o relacionados con ellos 8.)

¿Qué son cuentas de Orden?

Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero que de una u otra forma, las operaciones que las generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas

9.) Nombre y explique las etapas que se pueden identificar en el proceso de registro de las operaciones  Recolección de Registro: Corresponde a toda la recopilación de información susceptible de registro para una entidad.  Clasificación de Registro: Consiste en la separación de las operaciones de acuerdo con criterio previamente establecido.

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 Codificación de Registro: En la asignación de una identificación a cada uno de los elementos de una lista de elementos  Registro de las Operaciones: Consiste en grabar o reflejar en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se puede acceder posteriormente la información 10.) ¿Cómo se expresa la ecuación fundamental? Activo = Pasivo + Capital 11.) Nombre incremente el:

al

menos

tres

operaciones

que

- Activo: un aumento en el activo puede generarse por un aumento en el pasivo o en el patrimonio - Pasivo: un aumento de pasivo puede generar un aumento en las partidas de activo, o una disminución del capital contable o patrimonio. - Patrimonio: un registro contable de aumento del patrimonio puede generar un aumento del activo, o disminución del pasivo. 13.) ¿Cuáles son los libros básicos de contabilidad que debe llevar toda empresa?  Libro Diario  Libro Mayor  Libro de Inventario y Balance 14.) ¿Cuáles son las partes de un libro diario? - Año - Mes - Día Candy Raquel Reyes Lorenzo

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-

Código de Cuenta Nombre de la Cuenta Numero de Asiento Descripción de Asiento Referencia al libro Mayor Columna de Subtotal Total Debe Total Haber Filiación Titulo

15.) ¿Qué es un libro mayor y que información muestra? Es aquel en el cual son pasadas todas las cuentas y los movimientos que son registrados en el libro diario. 16.) ¿Cuántos sistemas manuales pueden emplearse para llevar el libro de diario? Explíquelos - Clásico o Continental - Diario Tabular o Americano - Diario de Hojas Sueltas o pólizas 17.) Haga un resumen de las disposiciones legales aplicables a los libros contables, y que son señaladas por los países mencionarlos en el capitulo En distintos países las disposiciones legales difieren, pero no sustancialmente respecto a los aspectos de forma y de fondo en la presentación de los libros de contabilidad México: El comerciante está obligado a llevar cuenta y razón de todas sus operaciones en tres libros por lo menos: - Libro de Inventario y de Balance - Libro de Diario - Libro Mayor o de Cuentas Corrientes Candy Raquel Reyes Lorenzo

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Colombia: En Colombia, el artículo 49 del código de comercio establece que los libros obligatorios para un comerciante son: - Libro de Inventario y Balance - Libro Diario - Libro Mayor Perú: los libros principales y obligatorios, para tener validez, deben ser legalizados, y la legalización debe ser realizada en la primera página de cada libro. Estos son: - Libro de Inventario y Balance - Libro Caja - Libro Mayor - Libro Planificación de Sueldos y Salarios - Libro de Actas - Libro de Ventas España: De acuerdo con el artículo 25 del código de comercio, todo empresario llevara necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales - Libro de Inventario y Cuentas anuales - Libro Diario Venezuela: En Venezuela, el código de comercio en su artículo 32, establece que “todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente. - Libro de Inventario - Libro Diario - Libro Mayor

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Capitulo XIV - El Control Interno y las Operaciones Contables El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contables. El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de una gerencia la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos de Candy Raquel Reyes Lorenzo

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estos respectivos procedimientos. Los objetivos del control internos es proveer a la gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos, y especialmente los valiosos y móviles, están protegidos contra perdida por el uso o disposición no autorizado, y que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y registrada adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad de aceptación general. Las transacciones de una empresa son reflejadas en los estados financieros, a través del sistema contable registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y procedimientos contables. En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la información contable, esta inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras. Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer controles internos, cosiste en diseñar pautas de control cuyo beneficio supere el costo de los mismos. Importancia y objetivos del control internos El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administración. El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho, el termino errores se refiere a errores u omisiones no Candy Raquel Reyes Lorenzo

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intencionales, las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales. El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados financieros has sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la posibilidad de tener errores sustanciales en años estados financieros. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o conclusión y aunque posiblemente los montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se eviten o estos sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio.

El procesamiento de transacciones. Es una función de los sistemas contables que consiste en capturar, procesar, validar y emitir la información financiera. El procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de información contable incluye procesos y controles. Los procesos: son actividades que originan, cambian o trasforman la información, los controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutad correctamente. Los controles pueden ser preventivos o de detención, esta clasificación de los controles depende del momento en el cual se ejecutan antes de la ejecución de un proceso. Ejemplos de controles preventivos: Candy Raquel Reyes Lorenzo

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- El inventario que ingresa al almacén de recibe solamente con base en autorizaciones y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema. - Revisión y aprobación de los comprobantes de diario. Los controles de detección, se un proceso; la eficiencia dependerán principalmente transcurrido entre la ejecución control.

aplican durante o después de de los controles defectivo del intervalo de tiempo del proceso y la ejecución del

Algunos ejemplos de controles de detección son los siguientes: - Reconciliaciones de cuentas de auxiliares vs. Mayor. - Emisión de listado de excepciones. - Cuadre de totales débitos comprobantes contables.

y

créditos

al

grabar

Los objetivos generales del control internos son los siguientes: Integridad: permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando en el inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye todas las informaciones. Los controles internos de pre numeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad. Existencia: permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimizan el registro contables Candy Raquel Reyes Lorenzo

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contengan información que no corresponde a transacciones reales de la entidad. Los estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente hayan afectado una entidad. Ejemplos:  Las cuentas por cobrar comerciales deben ser resultado de transacciones de ventas efectivamente realizadas, de acuerdo con los principios de contabilidad aplicables a las operaciones correspondiente.  Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que realmente existan y de hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con pilóricas y procedimientos adoptados por la gerencia.  Los costos de ventas cargados a un periodo corresponderán a mercancías que efectivamente se hayan transferido a los clientes, bajo los principios de la realización de un ingreso.  Los ingresos no operacionales corresponden a operaciones diferentes a las del giro principal de los negocios. Exactitud: establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se derivan de ella, este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario el término aplicable es el de racionabilidad de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la información fuente o se genere la transacción. Candy Raquel Reyes Lorenzo

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Un control de doble chequeo de cantidades y precios, por ejemplo, puede ayudar a verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correctamente. Todas las transacciones llevadas a cabo en una empresa tienen implícita una autorización. Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algún funcionario competente. Para el procesamiento de la información, pueden existir distintos niveles de autorización. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorización debe establecer límites al inicio, continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos.

Autorización: deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo. Custodia: establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de controles.  Controles sobre custodia física  Controles de existencia física Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar se las cantidades o valores mantenidos en custodia coincides con los registro. El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada de adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de la información financiera, promover la eficiencia operacional y cumplir la adherencia a las políticas previstas por la administración. Candy Raquel Reyes Lorenzo

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Comentario del capítulo XIV Nos explica, sobre el control interno que representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administración sus objetivos son: Integridad, Existencia, Exactitud, Autorización y Custodia. Cuestionario del capítulo XIV

1.) ¿Cuál es la importancia del control interno? , ¿Por qué se afirma que el control es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema de contabilidad? El control interno es la base sobre la cual descansas la confiabilidad de unos sistemas contable. Todas las operaciones contables necesariamente están sujetas al sistema de control interno que establece una entidad. 2.) ¿Cuáles son los objetivos que debe cubrir el control interno para el adecuado registro de los datos?, ¿Qué indican o establecen cada uno de esos objetivos? Los objetivos es el control interno son proveer a la gerencia una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos valiosos y movibles están protegidos contra perdidas por uso o disposición no autorizadas, y que las operaciones son realizadas de la gerencia, y registradas de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general.

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3.) Defina formalmente el control interno. De acuerdo con su definición, ¿cuáles son los tipos de control interno que pueden identificarse? Este se encuentra dirigido a proteger activos, asegurar la exactitud de los registros contables, fomentar la eficiencia operacional y estimular el cumplimiento de las políticas de la entidad.

4.) ¿Qué significa que se tenga un plan de organización?, ¿Cómo se puede clasificar el plan de organización desde el punto de vista de los tipos de control interno? -

Protege los activos Asegurar registros contables completos y exactos Fomentar la eficiencia operacional Estimular el cumplimiento de las políticas

5.) ¿Qué condiciones son básicas para que se tenga un sistema de control interno aceptable? Las condiciones para un control interno adecuado son las siguientes: competencia del personal, delimitación de responsabilidades, establecimiento de niveles de autorización, segregación de funciones, conciencia de control y canales de comunicación 7.) Como se mencionó en el capítulo, la segregación de funciones es en muchos casos, una de las condiciones que más se nombran al evaluar los controles internos de un sistema contable. Explique en que consiste tal condición

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Establece que un empleado o departamento no puede realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a cabo por una sola persona o unidad. 9.) ¿Cuántos tipos de control se pueden identificar en un sistema contable? -

De De De De

existencia exactitud autorización custodia

11.) ¿Qué tipo de control interno está en funcionamiento cuando se está conformado telefónicamente un cheque? ¿Cuáles son las validaciones que se realizan en las operaciones? Esta es la de controles de autorización… La emisión de cheques es autorizada por el tesorero para asegurar la adecuación provisión de fondos

13.) ¿Cuáles métodos para documentar controles internos son utilizados con mayor frecuencia? - Cuestionarios - Narrativos - Flujogramas 15.) Explique en qué consiste un cuestionario de control interno ¿De qué forma pueden plantearse los cuestionarios? Son la técnica más antigua para documentar y evaluar el control interno y consiste en la formulación de preguntas en una de las siguientes formas: - Por cuentas principales de los estados financieros Candy Raquel Reyes Lorenzo

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- Por departamento de las empresa - Por ciclos del negocio - Generales 16.) ¿Cuáles son los tipos de flujo gramas que pueden ser utilizados para documentar el control internos? - Secuenciales - Columnares - Analíticos 17.) ¿Qué es un informe de control interno? ¿Cuáles son las distintas denominaciones que pueden recibir los informes de control interno? Es un informe dirigido a la alta gerencia de una entidad, en el cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos de contabilidad usados 18.) ¿Qué tipo de observaciones contiene un informe de control interno o carta de gerencia? Los puntos de observación varían en el grado de importancia, es decir, habrá observación que desde el punto de vista del control interno, deberán ser subsanadas con mayor rapidez que otras

Capitulo XV - Procedimientos en las Operaciones de una Empresa Todos los negocios cumplen con los ciclos regulares, cada cierto tiempo. Este ciclo de negocios corresponde al periodo de tiempo en el cual el efectivo invertido por una empresa, completa todos los procesos del negocio hasta convertirse nuevamente en efectivo, la empresa invierte su dinero en Candy Raquel Reyes Lorenzo

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materiales, que a su vez incorporara en un ciclo productivo para convertirlo en productos terminados para ser vendidos, es decir, convertirlos en cuentas por cobrar, que posteriormente se transformaran en efectivo. Las cuentas por cobrar a su vez originan luego unas cobranzas que serán realizadas de acuerdo con procedimientos previamente establecidos, conforme lo estipulen las políticas de la empresa. Por otra parte, la empresa para poder llevar a cabo sus actividades, debe controlar personal, el cual en forma periódica demandara su pago por el trabajo efectuado, con lo cual tendremos el ciclo de nómina cubierto. Cada uno de los ciclos antes mencionados son llevados a cabo mediante de establecimientos que fijan la forma en la cuan deberán llevarse, o cumplirse las tareas. Por ejemplo, en una empresa manufacturera, se siguen los siguientes ciclos: 1. Compras y cuentas por Pagar (adquisición de bienes y servicios) 2. Producción (transformación de materiales y materia prima en productos terminados) 3. Facturación y cuentas por cobrar(operaciones comerciales) 4. Nomina (gastos de personal necesario para la realización de todas las actividades de la empresa) Estos ciclos quedan enmarcados dentro de las principales áreas o divisiones de una empresa: - Área de producción - Área financiera - Área comercial

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Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar Corresponde a todas las actividades realizadas por la empresa, con el objetivo de obtener los materiales y servicios necesarios para sus operaciones. El objetivo principal consiste en obtener los mejores materiales al menor costo y con las mejores condiciones de entrega y financiamiento. Procesos Administrativos relacionados con las Compras Los procesos de compras de inician con la necesidad de u bien o servicio y culminan con la adquisición y pago de estos. Esta necesidad es planteada por el departamento o unidad que la requiere; de esta forma, las solicitudes de bienes o servicios dependen de un departamento diferente al de compras. De acuerdo con esto. Los procesos de compras comprenden las siguientes etapas: - Reparación de la solicitud de requisición -

Emisión de la orden de compra Aprobación de la orden de compra Envió de la orden de compra a los proveedores Recepción de los bienes y/o servicios Registro de la entrada del activo o recepción del servicio Pago del bien o servicio recibido Registro del pago

Recepción de la Solicitud de Requisición Para iniciar una compra, cualquier departamento de una empresa emite una solicitud de requisición. Esta debe surgir por una necesidad específica y las necesidades específicas pueden originarse por varias razones, entre las que tenemos. - Generación de un punto de reordené del inventario de la materia prima o materiales - Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital Candy Raquel Reyes Lorenzo

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- Surgimiento de necesidades de materiales de acuerdo con el plan de producción - Entre Otras Emisión de la Orden de Compra Una de la solicitud es recibida en el departamento de compras, debe ser procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos. Un documento de orden de compra es aquel en el que se solicita a un proveedor, la provisión de un bien o prestación de un servicio para la empresa. Las decisiones de compra son plasmadas en orden de compra. La cual debe incluir por lo menos la siguiente información: - Departamento que solicita el bien o servicio -

Concepto o descripción de los bienes o servicios Cantidad de los bienes o servicios Costo unitario y total Fechas de solicitud y de disposición de los bienes o servicios - Autorizaciones necesarias Las normas en el control interno exigen que cualquier modificación que pueda efectuarse a una orden de compra deba realizarse en otro formulario, el cual cambie las condiciones que previamente se habían establecido en el formulario original de orden de compra. Aprobación de la Orden de Compra: es un documento está sujeta a las políticas de autorización que establezca una entidad. Envió de la Orden de Compra a los Proveedores La autorización de la orden de compra a través del formulario de orden de compra, es emitida por el departamento de Candy Raquel Reyes Lorenzo

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compras. Esta responsabilidad implica que el departamento de compras, en todo el proceso de revisión de la orden de compra, tiene las siguientes responsabilidades: - Conocer los materiales utilizados por la empresa y sus diferentes proveedores - Realizar las compras con base en los requerimientos establecidos en cuanto a cantidad y calidad - Controlar que las mercancías se reciban oportunamente - Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad Recepción de los Bienes y Servicios El siguiente paso en el proceso de compras es la recepción del bien o servicio. En este momento el proveedor recibió el documento original de la orden de compra y procedió a suministrar los bienes o servicios requeridos. Para que la recepción de bienes y servicios, se efectué de acuerdo con las políticas de autorización establecidas por la gerencia, una copia de las órdenes de compras emitidas, debe estar disponible en el departamento que recibirá el bien o servicio. Este control permite que únicamente se reciban los bienes o servicios sobre una base de autorizaciones preestablecidas. Registro de la Entrada del Activo o Recepción del Servicio Una vez recibidos los bienes o servicios, y luego que el departamento de compras da la conformidad de recepción, se debe realizar el correspondiente registro de entrada del activo o de la recepción del servicio. Para realizar esto, es necesario remitir al departamento de contabilidad la siguiente documentación para su registro: Candy Raquel Reyes Lorenzo

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- Copia de la orden de compra - Factura original del proveedor - Informe de recepción - Documentos aduanales, en importaciones

caso

de

tratarse

de

Se debe clasificar y codificar lo bienes y servicios, a fin de registrarlos en cuanta correspondiente de inventario, activo fijo, suministros o gasto por servicio. Registro de la obligación Este se inicia cuando se realiza la transferencia de propiedad del bien, en este momento cuando la compañía se compromete a realizar el pago de acuerdo con las condiciones establecidas en la orden de compra El proceso de las cuentas por pagar incluye los procedimientos contables para el registro de los pasivos, valuación de las cuentas por pagar (en caso de moneda extranjera) y el pago de las cuentas a los acreedores.

Clasificación de las Cuentas por Pagar A nivel de los registros contables, las cuentas por pagar pueden clasificarse en: - Cuentas y documentos por pagar - Cuentas por pagar a compañías relacionadas - Otras cuentas por pagar - Gastos acumulados

Control Interno Candy Raquel Reyes Lorenzo

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Dentro del ciclo de compras y cuentas por pagar se deben cubrir los objetivos del control interno vistos en el capítulo 14, estos objetivos son: - Integridad: debemos registrar todos adquiridos y las obligaciones contraídas.

los

activos

- Existencia: los activos y pasivos registrados deben corresponder a operaciones reales de la compañía - Exactitud: los activos y pasivos deben registrarse por el exacto. - Autorización solo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con las políticas de la empresa. Para cubrir los objetivos del control interno en este ciclo, la empresa debe contar con eficientes controles preventivos y de detención, los controles de autorización funcionan como controles preventivos e el proceso de emisión de órdenes de compra, de acuerdo con lo siguiente: Controles de Autorización Orientados a comprometer a la entidad de acuerdo a las políticas y normas de la misma. Encontramos controles de autorización en los siguientes casos:  Requisiciones: solo deben solicitar bienes y servicios con base en una autorización establecida.

 Órdenes de compra: solo se deben emisor órdenes de compra debidamente autorizadas y se establecerán niveles de autorización de acuerdo con el monto de las órdenes.  Órdenes de pago: los pagos solo serán solicitados y autorizados por un funcionario facultado por la gerencia,

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al igual que para las órdenes de compra, se establecerán niveles de autorización para estas órdenes. Controles de Integridad Para cubrir con este objetivo de control interno es necesario considerar la unificación de los sistemas de contabilidad almacén y compras, a fin de poder establecer el registro oportuno de las operaciones, las normas de control interno requieren que por lo menos los documentos involucrados estén pre numerados, así tendremos un seguimiento de las órdenes de compra emitidas y recibidas, y un control sobre la recepción de mercancías en el almacén. Controles de Existencia El propósito de los controles de existencia de los registros en el ciclo de compras y cuentas por pagar es permitir solo el registro de aquellas partidas que estén relacionadas con operaciones de la entidad, lo que evita, por ejemplo, el registro de partidas de inventario que son propiedad de la empresa o compras de activos que puedan pertenecer a otro ente relacionado. Ciclo de Producción El ciclo de producción incluye todas las actividades por la empresa para producir los bienes y servicios que ofrece a sus clientes, en una empresa manufactura, especialmente nos interesa el proceso productivo, el cual corresponde a la transformación de la materia prima en productos aptos para la venta. El proceso de producción es importante para los gerentes de una empresa, una razón es que este proceso es la base que tiene toda empresa para extractar un sistema adecuado de costos, y la determinación del costo de producción es Candy Raquel Reyes Lorenzo

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importante para el cálculo del precio de venta de un producto o línea de productos. Una empresa debe solo dedicar esfuerzos en aquellos productos que tengan una mayor rentabilidad y aporten mayor utilidad a la empresa. Procesos Administrativos relacionados a la Producción Para controlar todo el proceso de producción, las empresas establecen procedimientos para controlar el ciclo de producción. Un ciclo de producción incluye al menos, las siguientes etapas: - Planificación de las materias primas - Planificación de la producción - Control de los inventarios Planificación de la Materia Prima Se dirigen a coordinar las unidades de materia prima que se requieren para producir las unidades de productos terminados. Normalmente, la planificación de las materias primas se lleva a cabo una vez que se ha terminado el nivel de producción deseado. Planificación de Producción Una vez se han terminado los volúmenes de materia prima, se deben ejecutar actividades de planificación de la producción, las cuales deben estar enfocadas a colocar las cantidades de bienes que deben ser producidos de acuerdo con el presupuesto de ventas que prepara el área de mercado. - Planificación anticipada - Fijación de metas

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- Programación - Despacho Control de los Inventarios Implica un seguimiento escrito sobre las cantidades que se manejan a través de las entradas y salidas de inventarios. Para el proceso administrativo de las cantidades ingresadas y despachadas, se implantan controles que son instrumentados a través de formulario que controlan las cantidades que son recibidas o despachadas a través de operaciones de ingreso y salida. Control Interno de los Inventarios El control interno sobre los inventarios debe estar enfocado a cubrir varios aspectos, sin embargo, el más importante es el salvaguardar su valor activo. En este sentido, algunos controles que se pueden aplicar son los siguientes: - Solo deben entregarse o recibirse inventarios con base en autorizaciones emanadas por funcionarios autorizados que garanticen su resguardo. - Las entregas de inventarios se deben efectuar con base en documentos pre numerados. - Deben existir registros de inventarios continuos en aquellos casos que sea costo/beneficio. - Todas las transacciones de inventario deben ser hechas tomando y midiendo las cantidades entregadas o recibidas. Clasificación de los Inventarios Los inventarios representan el conjunto de bienes que son propiedad de una empresa y cuyo objetivo de adquisición o Candy Raquel Reyes Lorenzo

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fabricación es el volver a venderlos, a fin de obtener un margen de utilidad razonable. Podemos identificar los siguientes tipos de inventarios posibles en una empresa manufacturera:  Productos terminados  Productos en proceso  Materia prima  Suministros de fabrica  Material de empaque  Mercancía en transito Procedimientos de Facturación y Cuentas por Cobrar Toda empresa mide su actividad por varios indicadores que son el resultado de su gestión. Todo gerente de mercado, independientemente de las estrategias utilizadas, tiene como objetivo principal el incrementar las ventas, el área de producción tiene como uno de sus objetivos el disminuir los costos que se generan en los procesos productivos. El proceso de facturación tiene en este sentido el objetivo de controlar, procesar y registrar todas las actividades u operaciones que tienen como objetivo el mantener y aumentar las ventas de una empresa. Procesos relacionados con la Facturación y las Cuentas por Cobrar El ciclo de facturación y cuentas por cobrar, también conocido como de ingresos y cobros, es fundamental para la empresa, porque de este dependen sus ingresos. Las ventas pueden clasificarse de la siguiente manera:

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 Por volumen de unidades  Por el financiamiento  Por las condiciones de entrega y precios Registros Contables Los registros contables del ciclo de facturación y cuentas por cobrar, son relativamente sencillos y son los siguientes:  Registro de ventas a crédito  Registro de una venta al contado con descuento  Cobros de facturación  Registro de devoluciones de mercancías Clasificación de la Cuentas por Cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican en los estados financieros de acuerdo con su origen, en los siguieres rubros: - Cuentas por cobrar comerciales - Cuentas por cobrar a compañías relacionadas - Cuentas por cobrar empleados - Otras cuantas por cobrar Control Interno Los objetivos del control interno contable en el ciclo de facturación y cuentas por cobrar, son los vistos anteriormente en el capítulo 14, y aplicados al control interno de facturación y cuentas por cobrar: - Integridad - Existencia

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- Exactitud Los principales controles relacionados con el ciclo de ingresos y cuentas por cobrar son los siguientes: Las facturas deben estar pre numeradas - Las notas de entrega “salidas de almacén”, deben estar acompañadas de la factura comercial. - Los límites de crédito deben ser respetados. - De deben realizar controles de reconciliación entre los registros auxiliares y las cuentas de mayor. Procesos relacionados con el Personal El ciclo de nómina adquiere especial importancia en la empresa moderna. En la actualidad, es necesario que las compañías logren un equilibrio entre sus recursos humanos o factor humano y recursos materiales, de esta forma, la fuerza de la compañía estará representada por su capital o recursos financieros y su personal. Ente factor humano del que hablamos anteriormente es controlado por el departamento de personal o recursos humanos, en este departamento se procesan todos los aspectos relacionados con el personal, los cuales son entre otros: - Reclutamiento y selección - Ingreso de personal - Entrenamiento y desarrollo - Control de asistencia y horas trabajadas - Beneficios por vacaciones y otras prestaciones - Cumplimiento de las obligaciones gubernamentales

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- Planes de pensión y jubilación - Cajas de ahorros - Prestamos de personal Para realizar las diferentes funciones correspondientes al ciclo de nómina se pueden contar con los siguientes sistemas:  Sistema de nominas  Sistema de beneficios contractuales  Sistema de préstamos a empleados  Sistema de información sobre nomina Administración del Personal: Se refiere a todos los trabajos relacionados con el pago de sueldos y salarios, obligaciones gubernamentales, ingresos y egresos al maestro de nómina y control de los beneficios adicionales contractuales o legales. Ingreso del Personal: La necesidad de un nuevo personal en la compañía, surge por despido o renuncia de personal activo, reemplazo o aumento en la plantilla de trabajadores. El personal del departamento se recursos humanos encargado de la selección del personal realizara todos los pasos necesarios para el reclutamiento, los cuales podrán incluir la contratación de una agencia de búsqueda y selección de ejecutivos, colocación de avisos de prensa o selección de estudiantes, entre otros. El proceso de ingreso de empleados no genera asientos de contabilidad, porque es un proceso netamente administrativo. Proceso de Nomina Depende del sistema empleado para el cálculo del pago; puede emplearse un sistema manual, pero debido a que en la Candy Raquel Reyes Lorenzo

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mayoría de los casos el número de empleados y de cálculos dificulta el proceso, actualmente todas las empresas realizan cálculos computarizados. Para realizar el proceso de nómina se necesita la información referente a la base para el cálculo, la cual normalmente es: Horas, días o por trabajo realizado o a destajo. El pago de la nómina constituye un intercambio entre el trabajador y la compañía, como todo intercambio, requiere controlar la especie que se recibe para realizar el pago por el monto concreto. Para controlar la especie entregada por el trabajador, se utilizan sistemas de control de asistencia que pueden ser:  Tarjetas de control  Tarjetas magnéticas con reloj  Listas de asistencia Registros Contables Las operaciones que generan los registros contables en el ciclo de nomina pueden clasificarse en:  Pagos por nominas  Otorgamiento de prestamos  Terminación de la relación laboral  Pago de retenciones laborales  Otorgamiento de anticipos a cuenta de prestaciones sociales Clasificación Nomina

de

las

Cuentas

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Relacionadas

con

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la

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Las cuentas relacionadas con el ciclo de nómina son las siguientes:  Préstamos a empleados  Nominas por pagar  Retenciones y aportes patronales  Anticipo a prestaciones  Prestaciones o cargos sociales Comentario de este capitulo Trata sobre los Procedimientos en las Operaciones de una Empresa donde todos los negocios cumplen con los ciclos regulares, cada cierto tiempo. Este ciclo de negocios corresponde al periodo de tiempo en el cual el efectivo invertido por una empresa, completa todos los procesos del negocio hasta convertirse nuevamente en efectivo, la empresa invierte su dinero en materiales, que a su vez incorporara en un ciclo productivo para convertirlo en productos terminados para ser vendidos, es decir, convertirlos en cuentas por cobrar, que posteriormente se transformaran en efectivo. Cuestionario del capítulo XV 1.) ¿Qué es un ciclo de negocio? Corresponde al periodo del tiempo en el cual el efectivo invertido por una empresa, completa todos los procesos del negocio hasta convertirse nuevamente en efectivo; la empresa invierte su dinero en materiales, que a su vez incorporara en un ciclo productivo para convertido en cuentas por cobrar, que posteriormente se transformaran en efectivo.

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2.) ¿Cuáles son los ciclos de negocios principales que relación existe entre ellos?

y

- El de compras y cuentas por pagar, que corresponde a las operaciones de adquisición de bienes y servicios. - El de producción, correspondiente a las actividades de transformación de los materiales y materia prima en productos terminados - El de facturación y cuentas por cobrar, que corresponde a las operaciones comerciales de la empresa - El de nómina, relacionado con los gastos del personal necesario para la realización de todas las actividades de la empresa 3.) Detalle todo el proceso que, al menos, se lleva a cabo para adquirir bienes -

Recepción de la solicitud de requisición Emisión de la orden de compra Aprobación de la orden de compra Envió de la orden de compra a los proveedores Recepción de los bienes y servicios Registro de la entrada del activo o recepción del servicio - Registro del pago

4.) ¿Cuáles documentos se pueden identificar en un proceso de compra? -

Departamento que solicita el bien o servicio Concepto o descripción de los bienes o servicios Costo unitario y total Fechas de solicitud y de disposición de los bienes o servicios - Autorizaciones necesarias

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5.) ¿Cuáles son las aprobaciones que se siguen en una orden de compra? - Persona o unidad solicitada - Jefe de la unidad solicitada - Funcionario de rango inmediatamente superior al jefe de la unidad solicitada 6.) ¿Cómo deben corregirse los errores en una orden de compra? Las normas de control interno exigen que cualquier modificación que pueda efectuarse a una orden de compra, deba ser realzada en otro formulario, el cual cambie las condiciones que previamente se habían establecido en el formulario original de orden de compra

7.) Explique el proceso de recepción de bienes o servicios - La unidad solicitante recibe lo requerido, en este caso la conformidad de lo recibido la tiene que dar esta unidad y enviar la documentación necesaria al departamento de contabilidad para su registro - La unidad solicitante no es quien recibe lo requerido, sino otra dependencia fisica, en cuyo caso la unidad solicitante debe efectuar un seguimiento a las órdenes de compra que tiene pendiente por recibir. Un ejemplo de este caso esta representado cuando el departamento de producción solicita materias primas y estas son recibidas en almacenes ubicados en diferentes localidades físicas. Las empresas que almacenan granos y cereales, normalmente tienen centros de acopio o recepción en los cuales los Candy Raquel Reyes Lorenzo

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productores van entregando sus cosechas, de esta forma el control de la cantidades que se están almacenando y comprando tiene que ser realizado en ubicaciones diferentes. 8.) Nombre y explique las condiciones de compra que pueden darse en una operación de compra Libre a bordo puerto de embarque: la compra solo incluye el costo de los bienes y la transferencia de propiedad se realiza cuando el proveedor coloca los bienes en el medio de transporte, generalmente avión o barco, en el puerto de embarque. Libre a bordo puerto de destino: Esta condición es conocida como FOB puerto de destino, y significa que la propiedad será traspasada en el momento en que llega al puerto de destino y se descargue la mercancía. El registro contable del inventario en tránsito debe ser hecho una vez que esta llegue al destino, por lo que a partir de ese momento y hasta que ingresa en los almacenes, debe mantenerse en el rubro de inventario en tránsito. Costo, seguro y flete: Esta condición de venta establece que el precio de venta incluye los tres elementos: costo, seguro y flete. La transferencia de propiedad ocurre en el momento en que la mercancía llega al puerto de destino y es desembarcada Costo o lac: En este caso, el precio de venta está formado por el costo de la mercancía y el valor el flete para transportarla, es decir la propiedad se traspasa en el puerto de destino. Contra Reembolso: significa que el comprador debe cancelar el bien en el momento de su entrega y partir de allí,

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se considera traspasada la propiedad del bien del vendedor al comprador

9.) Explique el procedimiento contable que se sigue para las cuentas de gastos acumulados Incluyen el registro de los pasivos correspondientes a los gastos por servicios recibidos, tales como electricidad, teléfono, agua, servicios publicitarios, honorarios profesionales y otros estimados. 10.) Nombre cinco controles internos para el área de compra y cuentas por pagar - Integridad: debemos registrar todos los activos adquiridos y las obligaciones contraídas - Existencia: los activos y pasivos registrados deben corresponder a operaciones reales de la compañía - Exactitud: los activos y pasivos deben registrarse por el monto exacto - Autorización: Solo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con las políticas de la empresa 11.) ¿Cuantas etapas se pueden identificar en el ciclo de producción? - Planificación de las materias Primas - Planificación de la producción - Control de los inventarios 12.) ¿Qué producción? -

contiene

un

formulario

de

orden

de

Nº de orden Fecha Solicitado por Cantidad requerida Fecha de terminación

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-

Especificaciones de fabricación Unidades buenas Aprobado por Supervisor Unidades defectuosas

13.) Nombre las transacciones que pueden darse con los inventarios -

Para el consumo de materia prima Para la incorporación de mano de obra directa Por la aplicación de los costos indirectos de fabricación Terminación de productos

14.) Nombre y explique el ciclo típico de un negocio Efectivo – pagos en efectivo – cuentas por pagar – adquisiciones/pagos – inventarios servicios – facturas/ventas – cuentas por cobrar – cobranzas en efectivo – efectivo…

15.) Nombra la clasificación que se dio a las ventas en el capitulo - Por o o o - Por o o - Por o o o

el volumen de unidades Al detalle Al mayor Por pedidos específicos el financiamiento De contado A crédito las condiciones de entrega y precios A entrega futura A entrega parciales Con derecho a devolución

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17.) ¿Cuáles registros contables se pueden identificar en el ciclo de facturación y cuentas por cobrar? -

Registro de ventas a crédito Registro de una venta al contado con descuento Cobros de facturas Registro de devoluciones de mercancías

18.) Explique en forma genérica los procesos que se siguen con el personal En la actualidad, es necesario que las compañías logren un equilibrio entre sus recursos humanos o factor humano y los recursos materiales, de esta forma, la fuerza de la compañía escara representada por su capital o recursos financieros y su personal. 19.) ¿Cuáles transacciones realizadas con el personal generan un registro contable? -

Pagos por nomina Otorgamiento de prestamos Términos de la relación laboral Pago de retenciones laborales Otorgamientos de anticipos a cuentas de presentaciones sociales

II- Investigación de una Empresa Real o Imaginaria sobre Sistema de Control Interno, Estructura, Funcionamiento y Principales Actividades y Medidas de Control que Contemple la Misma. La empresa que expuesta en el trabajo es un motel que se dedica al hospedaje de personas en verano .

Este hotel cuenta con: Candy Raquel Reyes Lorenzo

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-

Un personal completo para el servicio de los clientes.

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Diferentes tipos de habitaciones dependiendo el gusto del cliente. Cuenta con un amplio parqueo. Un nivel se seguridad excelente. Todas las áreas del hotel están en perfectas condiciones Para el Reclutamiento de nuevos empleados -

Portal privado de reclutamiento Bolsas de empleos. Redes sociales y profesionales (para búsqueda de perfiles profesionales específicos). Dentro de las herramientas y técnicas de selección utilizadas tenemos: Entrevistas de selección por competencias. Prueba de Habilidades Específicas: Números, Percepción, Herramienta, precisión Prueba de Vocación de Servicios Prueba de Integridad Entrevista de Evento Conductual

Cuentas por Cobrar Arqueo de Cartera, tanto nacional como extranjera Revisión de cobros vs. Depósitos en Bancos Revisión de tarifas y cruce vs. la facturación y contratos con clientes. Inventarios Rotación de Inventarios vs la política adoptada por el hotel. Entradas y salidas de almacén. Revisión de Máximos y Mínimos. Pruebas selectivas de productos. (Inventario físico). Caducidad de los productos. Candy Raquel Reyes Lorenzo

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Proveedores Revisión de facturas vs registro del pasivo en libros Revisión de los requisitos fiscales Revisión de contratos de pagos de Servicios Revisión de los pagos vs. Bancos. Cuenta bancaria Verificar que los cheques sean para abono en cuenta. Sello de pagado en la factura Soporte documental (requisición compra, o. compra, entrada al almacén, salidas en especie, etc.) Revisión de cheques retenidos en caja por periodos no mayores a lo establecido en la política. Estos son sólo algunas de las preguntas que se llevan a cabo en un cuestionario de control interno y en promedio un hotel tienen aproximadamente de 200 a 300 preguntas Lo importante para que realmente sea efectivo es: 1.- Aplicación regular. (Bimestral- trimestral) 2.- Revisión de cambios posibles. 3.- Revisión por el Director o Gerente del Hotel. 4.- Tomar acciones sobre los puntos críticos. 5.- Seguimiento El Control Interno es la base donde descansan gran parte de las actividades y operaciones del hotel, instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de del jefecolaborador.

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Si usted no toma en cuenta la importancia de establecer un adecuado control interno en su organización, importantes desfalcos y fraudes que se producen día a día por la falta de control y establecimiento de políticas y procedimientos. La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa. La gerencia necesita que los datos sean exactos y confiables y esta seguridad solamente puede obtenerla cuando la organización posee un sólido sistema de control interno. Un Sistema de Control Interno consta de todas las medidas que toma una organización con los siguientes objetivos: Proteger sus activos contra despilfarro, fraude o ineficiencia. Asegurar la exactitud y confiabilidad en los datos contables y operacionales. • Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la compañía. • Evaluar en forma permanente el nivel de rendimiento en los distintos departamentos de la empresa. Permitir la preparación de Estados Financieros ajustados a las normas de información financiera NIF. Principios Basicos Impedir que una sola persona maneje todas las fases por las cuales pasa una transacción, desde el principio hasta el final., Cuando las operaciones de los hoteles se organizan de forma tal que dos o más empleados intervienen en cada transacción, la posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de una persona Candy Raquel Reyes Lorenzo

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controla la exactitud del trabajo de la otra. La eficiencia de todo procedimiento de control Interno contable depende de: La consistencia de los empleados que realizan la función. Conocimiento de los procedimientos y políticas de la empresa. La efectividad entonces, depende del número adecuado de empleados COMPETENTES para hacer el trabajo en cada nivel. Ningún sistema de control interno es perfecto y siempre deberá darse seguimiento a la mejora continua del mismo.

Revisión de Control Interno Toda organización requiere de revisión de los procesos del control interno, y normalmente se requiere que sea una persona no involucrada en el proceso de funciones de la empresa, esta persona puede ser un AUDITOR EXTERNO o personal corporativo.

Proceso de Revisión • El contador Público emprende la auditoría y juzga la bondad del control interno en cada área de las operaciones de la empresa. • Mientras más fuerte sea el sistema de control interno, mayor es la confianza que el contador puede otorgar respecto a la integridad de los estados financieros de la empresa. Resultados Cuando los controles internos de la compañía son fuertes, el trabajo de auditoría puede efectuarse con más rapidez, con menos investigación de detalle y por tanto a menor costo. Para el auditor el estudio del control interno representa Candy Raquel Reyes Lorenzo

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también una parte importante de su trabajo. Si los controles son débiles normalmente los resultados se traducen en DESORGANIZACION, despilfarro, fraude, ineficiencia y operaciones improductivas. A continuación algunas aplicaciones dentro del Hotel a través del cuestionario que para tal efecto se implementa y se recomienda llevarlo a cabo por área específica del hotel y por rubros que requieren de mayor revisión y control. Efectivo en Caja y Bancos Resguardos de caja Chica y arqueos, por lo menos tres veces al mes y SORPRESIVOS. Conciliaciones Bancarias, analizadas y depuradas, su elaboración no debe exceder de más de un mes. Revisión quincenal. Arqueos al proceso de venta de divisas, revisión del proceso.

 Conclusión Es de suma importancia conocer las bases necesarias de las informaciones que nos ofrecen de estos capítulos. Puesto que tratan de, como debe llevarse a cobo la aplicación de los Candy Raquel Reyes Lorenzo

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sistemas contables por área de responsabilidad, define las diferentes unidades de la organización como centros de costos, de utilidad o centros de inversión. Menciona las principales áreas de una empresa que son: producción, finanzas, control, y comercial. Lo que nos sirve para base al momento de distribuir responsabilidades. Los sistemas contables de costos son un conjunto de elementos relacionados que producen información del proceso de producción y su valoración. Los sistemas de costos representan uno de los sistemas más importantes para la toma de decisiones. Cuyo objetivo son, determinación de los costos corrientes, la planificación de las utilidades futuras y el análisis de los costos de los bienes o servicios. El registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa y son muy importantes por las siguientes razones: Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos operacionales o alguna operación específica y ayudan a tomar las decisiones en diferentes áreas de la empresa.

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