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Guía de curso

Avanzado

i C e n tr o d e C a p a c ita c ió n

Sistema de Nómina Integral Aspel-NOI Versión 6.0

Elaborado por: Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. Cerrada de Suiza # 1 7 Col. San Jerónimo Aculco Del. Magdalena Contreras C. P. 10400 México, D. F. Feb 1/2013.

Aspel es una marca registrada de Aspel de México S. A. de C. V. Asimismo Aspel de México S. A. de C. V. se reserva el derecho de revisar periódicamente este documento y hacer cambios en el contenido del mismo, si lo considera necesario. Todas las marcas comerciales que se mencionan en este documento son marcas registradas por sus respectivas compañías. M UY IM PO RTAN TE: Esta obra es propiedad de Aspel de México, por lo tanto, queda PROHIBIDA su reproducción parcial o total por cualquier medio electrónico o impreso. Cualquier duda o comentario [email protected]

al

respecto

de

este

documento,

favor

de

notificarlo

a:

INDICE 1.

IN TR O D U C C IÓ N ...................................................................................................................................................................................... 1 1.1 1.2

2.

D efin ición.................................................................................................................................................................................................1 O bjetivo del c u rso .............................................................................................................................................................................1 BASES FIS C A LES ....................................................................................................................................................................................... 3

2.1 2.2 2.3 3.

D efin ición................................................................................................................................................................................................ 3 C o nfig uració n.......................................................................................................................................................................................3 Interpretación de las bases fisca le s......................................................................................................................................6 H Práctica 1: Interpretación de las Bases F isc a le s................................................................................................... 10 MANEJO AVA N ZA D O DE CO N SU LTA S.................................................................................................................................13

3.1 3.2 3.3

D efin ición..............................................................................................................................................................................................13 Manejo de C o n su lta s....................................................................................................................................................................13 Manejo de colu m nas.....................................................................................................................................................................13 3.3.1 Opciones avanzadas.....................................................................................................................................................14 H Práctica 2: Personalización de c o n su lta s...................................................................................................................16 3 .4 Personalización de c o n su lta s.................................................................................................................................................16 B Práctica 3: Generando una consulta variab le......................................................................................................... 20 3.5 Alm acén digital de docum entos..........................................................................................................................................20 4.

IN TERFA CES..............................................................................................................................................................................................23 4.1 4 .2 4 .3

5.

D efin ició n .............................................................................................................................................................................................23 Interfaz con A spel-BA N CO ...................................................................................................................................................... 23 Interfaz con A sp e l-C O I...............................................................................................................................................................26 4.3.1 G eneral................................................................................................................................................................................. 29 4.3 .2 D ep artam ento ................................................................................................................................................................. 33 4.3 .3 Cuenta a u x ilia r................................................................................................................................................................34 4 .3 .4 Trab ajador.......................................................................................................................................................................... 36 ACTU ALIZACIÓ N EN LÍN EA.......................................................................................................................................................... 39

5.1 5.2 5.3 6.

G eneralidades................................................................................................................................................................................... 39 A ctualización por A sp el-A L.....................................................................................................................................................39 A ctualización por medio de in sta la d o r..........................................................................................................................41 B Práctica 4: A ctualización del siste m a ...........................................................................................................................42 U TILER ÍA S..................................................................................................................................................................................................43

6.1 6.2 6 .3

D efinición............................................................................................................................................................................................. 43 Trad u cción d e arch ¡vo s.............................................................................................................................................................. 43 Exportación de co nsu ltas..........................................................................................................................................................47 B Práctica 5: Exportando inform ación de A sp el-N O I............................................................................................ 49 6 .4 Exportación del reporte de nó m ina.................................................................................................................................. 49 B Práctica 6: Exportación de nóm inas.............................................................................................................................. 51 7.

MANEJO EN M ICROSOFT SQL-SERVER 2008®...............................................................................................................53 7.1 7.2 7.3 7 .4

D efin ición............................................................................................................................................................................................. 53 Paso 1: Creando el usuario en M icrosoft SQL Server®........................................................................................ 53 Paso 2: Creando la conexión en Aspel-N O I 6 .0 ........................................................................................................54 Paso 3: Inicio de operaciones en el form ato M icrosoft SQL Server®....................................................... 55

A N EX O ........................................................................................................................................................................................................................57 A.

Sistem as A sp e l.......................................................................................................................................................................................57

Sim bología: Tips de uso. f

o

Tipo de reporte.

¡

&

Ruta de Acceso.

i

9

Advertencia.

|

19

Práctica.

{

Notas

Requisitos: •'Para el participante. 0 Conocimientos del Sistema Operativo Microsoft Windows® XP, Vista, 7, 2003 ó 2008.

• Para el instructo r. Software a utilizar: 0 Aspel-NOI 6.0 0 Microsoft Excel® Bases de datos: 0 Se utilizará una base de datos nueva

1. IN TRODUCCIÓN 1.1

Definición

Aspel-NOI es un sistema administrativo que automatiza el control de todos los aspectos de la nómina empresarial, facilita y agiliza el cálculo de: los impuestos de los trabajadores y de la empresa, así como las retenciones de IMSS, simplificando considerablemente los procesos administrativos. Realiza el enlace con bancos para la dispersión de la nómina, calcula automáticamente las aportaciones al SAR y el Reparto de utilidades, genera los movimientos afiliatorios de los trabajadores y los envía ne línea al IMSS a través de Internet en el esquema IDSE, sin recapturas ni aplicaciones adicionales y proporciona también la información requerida por el SAT para las Declaraciones Informativas, entre muchas otras operaciones. Permite obtener los recibos de nómina y diversos reportes. Aspel-NOI tiene como principal función sim plificar el control administrativo que implica el cálculo de la nómina de las micro, pequeñas y medianas empresas {MiPyMEs). Con Aspel-NOI 6.0 se podrán generar las nóminas teniendo la certeza de que los resultados se encuentran apegados a las disposiciones y reformas vigentes. Otra funcionalidad sumamente útil, es la importación de catálogo de trabajadores y movimientos a la nómina creadas en Microsoft Excel® siguiendo un formato pre-establecido. Esto reducirá considerablemente la captura y la aplicación de movimientos frecuentes. En esta versión, el manejo por omisión del formato de la base de datos es Firebird®, el cual proporciona robustez, mayor velocidad con usuarios concurrentes, bajo consumo de recursos, mantenimiento prácticamente nulo por lo que no requiere de un profesional para administrar la Base de Datos, entre otras ventajas, sin embargo, el sistema tiene la posibilidad de cambiar el formato de sus archivos de trabajo a Microsoft SQL Server® esto permitirá explotar la información generada por Aspel-NOI en otras aplicaciones que soporten este formato de base de datos.

1.2

Objetivo del curso

Al término del curso el participante conocerá la interpretación de las Bases Fiscales, las cuales son la base para los cálculos que realiza el sistema, de esta forma se podrá obtener un mayor provecho del sistema. Adicionalmente se conocerán los procesos de enlace con el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) del IMSS, las interfaces con los Sistemas Aspel-BANCO y Aspel-COI, así como la forma de obtener el mayor beneficio de las consultas personalizadas. El participante podrá conocer la forma de editar los reportes del sistema para realizar modificaciones sencillas, mantener actualizado Aspel-NOI a través de Aspel-Al y conocer la forma de cambiar el formato de la Base de Datos a Microsoft SQL Server®. Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se incluyen prácticas, para cuya realización se requiere: 1.

Contar con el respaldo de la base de datos “Ejemplos".

Notas del asistente:

2. 2.1

BASES FISCALES

Definición

Las bases fiscales determinan tos montos gravables y exentos de cada percepción con respecto a cada obligación fiscal. Deben ser definidas para cada percepción de acuerdo a la legislación fiscal y laboral vigente.

2.2 &

Configuración Ruta de Acceso: • Menú Configuración / Parámetros del Sistema / Parámetros del Sistema / Bases fiscales

Para realizar cualquier cálculo en cuanto a Impuesto se refiera, es necesario un monto base, denominado Base Gravable, para así comenzar y continuar con la mecánica de cálculo establecida en la Ley, dependiendo del Impuesto que se trate. Existen ciertas “reglas" que indican cómo debe formarse dicha Base Gravable para cada impuesto. La manera de indicar al sistema cómo se establecen las "reglas" para formar la Base Gravable se hace mediante las bases fiscales. En Aspel-NOI existen nueve bases fiscales definidas en los Parámetros del sistema:

Parám etros del sistem a Geneta'e:

D alos de te empresa

C onliguracÉn de

Parám elios del \ sr.tema í,

Trabajadles

Pcrctpcknos y. deducciones

Base fiscal J

B A SiÉG RA V ISR

Bese fiscal 2

Bases fi: celes í

............• 2

(W t Mensual

BA5C GRAV. IMSS

3

jw>íj Bimesifel

Base fiscal 3

BASE GRav' IKIFO

1

te g I.M S .S.

Base fiscal i

BASE GFÍAV. IS N .......

Base fiscal 5

BASE GRAV. P IU

Baso fiscal £

BASE FISCAL 6

Base fi'col 1

BASE FISCAL 7

Base fiscal 3

BASE FISCAL 8

B aíefixa1 9

BÁSE FISCAL 9

........... ; i

[«•>;' Mensual

2

\t)v Monsual

..............2

..... ....

Mensual f j$ ; Mensual

2 .......... 1 *

j w j Menr.ua! Mensual

Aplcac¡onc¡ asociadas

•AplcarySüü i;

Cincelar

Auuda

Figura 2.2-1. Definición de las bases fiscales en los Parámetros del sistema. Sus campos: r— ....................................... ....... Nombre

Base Fiscal 1 ISR 3 !

Periodo

MENSUAL

Observaciones Acumula todos ios ingresos gravables que reciba el trabajador durante un mes con la finalidad de calcular el ISR a retener. El período de acumulación está definido como mensual debido a que los pagos provisionales de Impuesto se realizan mes a mes.

Notas del asistente:

' Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0 .. .

A fg ' ..:r: y': ,

’ " H , ? '-Í

"

Acumula todos los ingresos que deberán integrarse para formar el SDI del trabajador de acuerdo a la base de cotización con la cual se determinará el IMSS a pagar. J i S Como consecuencia de la actualización realizada a las disposiciones en la Ley del Seguro Social en el Art. 30, cuando el SDI se integra por elementos variables para los trabajadores con Base de Cotización variable o mixto, la actualización se efectuará bimestralmente. Es importante NO confundir este cálculo bimestral con la emisión de los reportes IMSS que son de acuerdo con el calendario IMSS (mensualmente), asi mismo el pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS se realizan de manera mensual.

Base Fiscal 2 IMSS

BIMESTRAL

Base Fiscal 3 Infonavit

IMSS

Acumula todos los ingresos sobre los cuales se calculará el salario base de cotización con el que se determinará el INFONAVIT a pagar.

Base Fiscal 4 ISN (Impuesto sobre la Nómina)

MENSUAL

Acumula todos los ingresos sobre los cuales deberá pagarse el Impuesto sobre la Nómina, el cual puede variar en cada Estado.

Base Fiscal 5 Acumulable PTU

MENSUAL

Acumula el total de ingresos que deberán considerarse al momento de calcular el reparto de utilidades para cada trabajador.

Base fiscal 6 a Base fiscal 9

MENSUAL

Disponible para que se defina sobre qué concepto y qué período deberá acumularse la base fiscal.

Para formar la Base Gravable para cada Impuesto se hace en función a un período determinado de tiempo, dependiendo del tipo de cálculo de que se trate, por lo que a cada Base fiscal se debe asociar un calendario, el cual sirve para indicar a Aspel-NOI de acuerdo a las fechas de las nóminas, cuáles serán consideradas para cada Acumulado, y con base en ese Acumulado formar entonces la Base Gravable sobre la cual se realizará el cálculo del Impuesto. El periodo en que se forman las bases fiscales depende de lo establecido en la Ley correspondiente (Ley del ISR, Ley del IMSS). Por ejemplo: Los acumulados del Impuesto sobre la Renta se realizan de manera mensual. El sistema asigna por omisión las leyendas de las primeras cinco bases fiscales y el tipo de calendario para cada una:

■'■ •: Parám etros del sistema ' 6 ener3fe.il Percepcwes y deducciones

Dalos de la entiesa

B ases liscalos

Bascfiscal 1 ¡BASE GRAV ISR

2

Baje.fiscal2

BASE GRAV. IMSS

Base fiscal i

BASE GRAV i NFO...... ...................•

i® Conliguracco de BD

Mensual \

KyüdsájsCs'xndsñóí ijlíÉ iiüí

i;i Z J ;

Filiraj poi: Bó:e/i:col4

W Parámetios del shtema

¡BASE GRAV. ISíJ

Base fiscal 5

BASE GRAV. PTU

Base riscal 6

BASE FISCAL 6

.......;„J !Mayor \y¿;Ó ■Clave

D escripción 1 IMS.S.

Base fiscal 7 .BASE FISCAL 7

3Stm osliá

©

5 Semfsi/al

Trabajadoies

BasefiscalS

BASE FISCAL 9

Aplcoconcs asociada;

Figura 2.2-2 Calendario para generar el acumulado de ISR. El objetivo principal de los Calendarios es formar los Acumulados correctamente, los cuales a su vez sirven para enterar a la entidad correspondiente de las retenciones realizadas a los trabajadores, así como las aportaciones patronales, dependiendo del impuesto que se trate y su pago correspondiente. J&$ Cuando se manejen nóminas semanales, los acumulados de Impuesto pueden llevarse por 28 ó 35 días. Para ello, se tiene que adecuar el calendario mensual. Las bases fiscales se definen dentro de cada percepción para determinar el monto que acumulará o gravará para impuesto y formar así la Base Gravable: wm

C á rn é ic s d c P e r /D e d
5*SM, P021-3*SM,0]

En la siguiente tabla se muestra el desglose (considerar el Salario Mínimo de la zona = 62.33): Caso 1

Caso 2 Monto de P021 = 525.00 Salario Mínimo de la zona (SM) = 62.33

Monto de P021 = 260.00 Salario Mínimo de la zona (SM) = 62.33

5*62.33 = 311.65 3*62.33 = 186.99

5*62.33=311.65 3*62.33 = 186.99

525.00 > 311.65 Sí cumple, entonces: 5 2 5 .0 0 -1 8 6 .9 9 = 338.01

260.00 > 311.65

Parte gravable: 338.01

Parte gravable: 0.00

b)

No cumple, entonces:

Parcialmente exento:

La fórmula representa a la parte exenta. Se registra una nueva percepción que, siendo mayor a cinco salarios mínimos, exentará el 10% del monto indicado y el resto será gravable, de lo contrario todo el monto representará a la parte gravable:

Notas del asistente:

Percepción POSO 'Fórm ula'"’

F @Sl[P050>5*SM, P050*0.Í0,0]

En la siguiente tabla se mostrará la parte exenta y la parte gravable cuando resulta "Verdadero" o "Falso": Caso 2

Caso 1 Monto de P021 = 350.00 Salario Mínimo de la zona (SM) = 62.33

Monto de P021 = 121.30 Salario Mínimo de la zona (SM) = 62.33

| 5*62.33 = 311.65

5*62.33=311.65

i 350.00 > 311.65 Sí cumple, entonces: | 350.00*0.10 = 35.00

121.30 > 311.65

Parte exenta: 35.00 i Parte gravable: 315.00

Parte exenta: 0.00 Parte gravable: 121.30

i

No cumple, entonces:

La diferencia entre el monto total de la percepción y la determinada como monto exento por la base fiscal, será el monto que se acumulará como base gravable para la base fiscal en cuestión. Por lo tanto, el resultado dependerá si el monto está configurado como "Parcialmente gravable" o "Parcialmente exento”. No confundir la definición del monto como “Parcialmente gravable” y "Parcialmente exento" ya que, aunque sea la misma fórmula, el resultado de la parte exenta y la parte gravable cambia. jgü Las opciones Parcialmente gravable y parcialmente exento sirven en diversas situaciones de acuerdo a la interpretación de la Ley. En algunas ocasiones dentro de la Ley del Impuesto sobre la Renta la definición de los montos de una percepción están en función del monto de exención, para lo cual se selecciona parcialmente gravable, y en otras cuantas ocasiones están definidas en función del monto gravable, para lo cual se selecciona parcialmente exento.

Notas del asistente:

.

.

.......... ... : ; ..

m ............... ...

Guía Curso Avanzado Aspet-NOI 6.0

f ¡Centre de t jCapsaiztiáii ■ñí0mm

Práctica 1: Interpretación de las Bases Fiscales a)

Manualmente calcula la parte gravable y/o exenta en caso de tener configuradas percepciones como se muestra a continuación: Sueldo del periodo = 725.30 Percepción A SDC)*0.30

¡ Fórmula

|

Si el monto de la percepción es mayor a 2 Salarios Mínimos, grabará un 40%

Monto Gravable

:. •

Percepción B

Fórmula

SDC>*0.30

Monto

Si el monto de la percepción es mayor a 2 Salarios Mínimos, exenta un 30%

Exento Gravable

Con la finalidad de trabajar con la base de datos “Ejemplos”, será necesario llevar a cabo los siguientes pasos: a) Elim inar el directorio bajo el nombre "Datos" (en el directorio Datosl se guardan los formatos, por lo que se debe tener cuidado de no confundirlo), “Conexiones.ini" y la carpeta llamada “Ejemplos” que se encuentran en el directorio C:\ Archivos de Programa \ Archivos Comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ NOI 6.00 b) Reparar el sistema con el último reinstalable. c)

Ejecutar para que se muestre el asistente de la configuración de la base de datos y seleccionar la opción “Conectarse a la base de datos Ejemplos".

d) En la ventana "Administrador de periodos" seleccionar la nómina 15/Ene/2012. e)

En la fecha indicada, actualizar los Parámetros de la Nómina de acuerdo a la tabla que se muestra a continuación: Generales j Días de pago

15.25

i Periodicidad

Quincenal

| Días por año

366 6

| Días de la semana j Salario Mínimo (SM) 1 Salario Mínimo D. F.

Cálculo del factor de Mensualízación.

62.33 62.33 De acuerdo a la ley del iSR (30.4)

f)

Generar una nueva percepción con las siguientes características: j Percepción P020 [ Descripción

¡ PREMIO DE PUNTUALIDAD

f Aplicación

i General

j Nómina

j Normal

f Tipo de percepción

Fija j Considerar el 40% del Sueldo del Periodo

[ Fórmula

í

g)

Anotar la fórmula empleada:

h)

Configurar la Base Fiscal para ISR, tomando en cuenta que si el monto de la percepción es mayor a tres Salarios Mínimos, gravará el 20% . Escribir la fórmula empleada:

i)

Configurar la Base Fiscal para IMSS, tomando en cuenta que si el monto de la percepción es mayor a 10 Salarios mínimos, quedará exento el 45% . Escribir la fórmula empleada:

j)

Configurar una percepción con las siguientes características: f

1 1 j

Percepción POSO

j Descripción

i PREMIO DE BONIFICACION

j Aplicación

¡ General

[ Nómina

Normal

j Tipo de percepción

Fija

| Fórmula

; El monto de la percepción debe de ser el 10% del Sueldo del Periodo.

k)

Configurar la Base Fiscal ISR para que exente el 25% del monto de la percepción si éste es mayor a tres veces el Salario del Mínimo, de lo contrario gravará el excedente de 2 Salarios Mínimos. Escribir la fórmula empleada:

1}

Configurar la Base Fiscal IMSS para que sea gravable.

m) Consultar el recibo de los trabajadores 2 y 4 para completar la siguiente tabla:

Trabajador 2

| Percepción i Premio de puntualidad

Trabajador 4

j

i Bonificación

Notas del asistente: - ............... ................................... :..... — Guía Curso Avanzado Aspel-NOf 6.0

■

-

n)

¿Cómo se obtuvieron los resultados anteriormente escritos?

Notas del asistente:

Guia Curso Aval

IB

‘■Csftirp nom Sír compitio Canes Plutarco Mariano Ce&ñllos Zar. ala Fabiola

ifioinhí®coóptela Arrastrando el titulo de la columna al área definida para crear agrupaciones

flom w e ccm pleio Colín Oclioa Rotíilgo j::. Memore- compioSo : E sp in a;» SuórozMiurtcto i Vi MomSf* completo Figusrco Arellano Anurc i t Nantóre compleja Franco Salera Julio César |

Nomare ccmpieto i Ric-ntos Moralos Alejandro Noníire completo G uli érr=z Jua r=z Ep cfr

,

Notas del asistente: ü

i

[o d a :- A JIa/ñctiraeio: Incapacid&d/üccrcia ; ;

Firiquilo- Bóa ........

Figura 3.3.1-2 Aplicación de un subgrupo arrastrando la columna.

lililí-'

Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

■ '

15

Configuración de totales: Cada agrupación generada permite aplicar operaciones básicas como Conteo, Suma, Mínimo, Máximo y Promedio. Para detallar y mejorar la entrega de la información sin tener la necesidad de utilizar formulas o procesos en otras aplicaciones. Para esta función se tiene que seleccionar el icono de configurar totales

Figura 3.3.1-3 Configuración de totales en la consulta del catálogo de trabajadores Práctica 2: Personalización de consultas

3.4

a)

Abrir la consulta de trabajadores.

b)

Agrupar la consulta por Departamento mediante el ¡cono de "Opciones Avanzadas".

c)

Por medio de la “Configuración de totales", asignar la función “Contar" al to tal de grupo del campo "Nombre completo”.

d)

¿Cuántos trabajadores se encuentran en el departamento de V e n ta s?__________________ .

Personalización de consultas

\CJ Ruta de Acceso: • Menú Consultas / Personalizar consultas. Esta opción permite diseñar formatos de consultas de acuerdo a las necesidades. Estos formatos pueden ser guardados, borrados o modificados. Esta consulta permite diseñar consultas de acuerdo a las necesidades de los principales módulos y procesos del sistema. Permite crear las consultas con la información de varias tablas del sistema. Se pueden manejar los siguientes tipos de consultas: Catálogo de trabajadores Departamentos Puestos Percepciones y deducciones Tablas del sistema Calendarios Tipos de faltas ¡l asistente:

É

S

S

i i .

Guia Curso Avanzado Aspei-NOt 6.0

............. „

1

• • • • • • •

Movimientos de faltas Vacaciones Movimientos a la nómina Acumulados del trabajador Histórico de salarios Acumulados por Per/ded Acumulados de bases fiscales Percepciones por base fiscal Acumulados FONACOT Datos generales de trabajadores Datos complementarios de trabajadores Acumulados por trabajador Consulta de nóminas Familiares del trabajador Beneficiarios del trabajador Trayectoria del trabajador Cursos del trabajador Clasificaciones

Se encuentra agrupada en secciones de acuerdo a estos tipos de consultas. Dependiendo la sección que se seleccione, es el tipo de consulta que se agregará.

H ‘m á n

'i c t ¡ N ff 1 i1-* í f 1g : S ¡1 1

■

A rch iv o ........

D e scrip ció n s

n

; .Tipo ..

Alta/Reingreso

H90C0030LC01

Personalizada

N500Ó031.G01

Personalizada

Finiquito

H 5000032. OÜ1

Personalizada

8a|a

1Incapacidad/Licencia

H5000033.C01

Personalizada

; Departamentos - Departamentos

t'J5000002. COI

Piedefinida

■ Puestos • Putjslos

N5DÜ0Q03.C01

Predefinida

N5000004.C01

Predefsiida

í

Percepciones

N5000037.C01

Personalizada

j

• Deducciones

N5000038.C01

Personalizada

8 Percepciones y deducciones - Percepciones y deducciones

; T ablas del íisterr.a - T ablas del Sislenvn

;

M5OO0OQ6.COT M50000D6.C01

PredeJinida

M5000007.C01

Predefinida

Vacaciones - Vacaciones

„

s?

X

Predefinida

•• Calendarios • Calendarios ; Tipos de Jallas - Tipos de fallas ; •Movirrárttos da faltas • Movimientos de Jallas

■

.

n

N5000008.C01

Predefinda

M5000009.C01

Predefinida

:

i- Movimientos a la nórtvna • Movimientos a la rvómina

M5000010.COI

Predefinda

; Acumulados dal trabajador • Acumulados cfel T rabajadoi

M5000011X01

Predefinida

\

: Histórico de salarios - H iítá ico de sdarios

H 5000012.CÓ1

Predefinida

: A c o rd ad o s poi Per/Ded • A c u m u la o s por Pei/Ded

N5ÚG0011C01

Predefinida

Figura 3.4-1 Vista de consultas personalizadas. Sus campos: Opciones Descripción

Es el nombre que corresponde a la consulta seleccionada. En el caso de las consultas personalizadas corresponde al nombre de cada una de las consultas que se encuentran dentro de la consulta predefinida.

Archivo

Es el nombre deí archivo de la consulta seleccionada. Este se encuentra formado de la siguiente manera: • N5: Corresponde al nombre del Sistema. • 000: Indica el usuario al que corresponde la consulta. • 000: Es el número de identificación de la consulta. • .C: Este es un valor predefinido. • 01: Corresponde al número de la empresa al que pertenece la consulta.

Tipo

Indica si la consulta es Predefinida o Personalizada.

Para agregar una consulta se tiene que seleccionar el icono de agregar siguiente ventana para la generación o edición de consultas

i I fí tf o

Ctfélogo ds tJobaiadiicí

^ U ja ia fjit e d e a n c h o d o c o ljir n o i

f

con el cual mostrará la

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; A c h w o : C:\Piogiom Fto\Com monF¡te»\Aip«fl£nrentO'' ; Posíto-

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Huía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

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33

2.

Generación de (a póliza Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde Menú Procesos / Interfaces Aspel / Interfaz Aspel-COI / Agregar.

Póliza a generar:

Póliza de nóminas

Peiiodo A s p o lC O I ! { 5 ^ 0/2012 A rc h iv o

[ v j I¡P 0 d* póliza

Eg

15];

..........................................................

....;.............. ............... ...................................

Rula: C :\P R 0G R A M FILES\COMMON FILESVASPEIASistem as AspelVNOIG.OO Homb«e del aichivo

jN O Í 51012OT.P¿Í.........................|p»li

Concepto de la póSza Nómina correspondiente al día 15/Ociy2í)12

Filtro de trabajadores \] Movimientos j Rangos Trabajadaes I Qeparlamentos

j

i

2

Puntos

i

Clasificación

;? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

f& jj

(^ J:

Desglosa por (3 forma de pago del trabajador

• Acop iar, • •[;

Cancelar: .. ;ji. . Ayuda.

Figura 4.3.2-3 Generación de la póliza por departamentos. Si se desea generar una póliza por todos los departamentos basta con dejar en blanco el campo Rango Departamentos para que se incluyan todos los montos correspondientes.

3.

Contabilizar la póliza [§g) Contabilizar

Para contabilizar la póliza es necesario presionar el botón para que se vea afectada la contabilidad, también se puede contabilizar por pólizas modelo como se explicó anteriormente.

4.3.3

Cuenta auxiliar

Al seleccionar el tipo de configuración como “Cuenta A uxiliar”, de igual forma que el ejemplo anterior, se obtienen montos por departamento, con la diferencia de que se genera un asiento contable en una cuenta independiente por cada departamento para cada concepto.

1.

Configuración

Para em itir este tipo de póliza se debe configurar en el detalle de cada Percepción/Deducción el tipo de detalle “Cuenta Auxiliar", como se muestra en la siguiente figura:

Dalos Generales i.......................................................................................... Datos generales de la Peicepción o Deducción Clavo

.

; 1^¡"DedUCCÍÓn

Claudicación

E$taUlS

\7777wrn"SI

Descripción IS R Formula

¡SPT

Aplicación

Nómina

General

Tjpo de percepción

%■ Normal

ifipseziSM SKiS

í- j Pago en especié

0 Especial

i { ' ■Individual

; 0

Aplica deslag

Tipo detajle

¿Cuenta contable

aaJ

I2150-CC1003

No. de Tabla

S

0

Acumulados

\xñ

Clave del calendario

í2

Monto anual

Mevito del periodo

i0.00

1$:

1675.183.23

| |

Los acumulados no incluyen esta nómina

i

éceplar

|j

£ encelar

jj GuardarlF3) ¡í

Aüuda

j

Figura 4.3.3-1 Percepción / Deducción Al especificar la cuenta contable en cada Percepción/Deducción de Aspel-NOI se deberán especificar comodines ???, por ejemplo: 6000-001-???, como se muestra en la figura anterior. Los comodines se utilizarán para completar la cuenta contable de acuerdo a los datos del Departamento, existiendo dos posibilidades: Se considerará la cuenta especificada para cada Departamento sustituyendo los comodines de la Cuenta contable de la Percepción/Deducción por los dígitos especificados al mismo nivel en el detalle del Departamento. En caso de que no se haya especificado ninguna cuenta contable en cada Departamento, se sustituirán los comodines por el número de Departamento de Aspel-NOI.

Figura 4.3.3-2 Cuenta contable por Departamento De acuerdo a las dos posibilidades mencionadas, en caso de que no coincida el número de Departamento de Aspel-COI con el número de Departamento de Aspel-NOI se deberá especificar en el detalle de cada Departamento la cuenta contable completa o con comodines, por ejemplo: ? ? ? ? - ? ? ? - 001.

Notas del asistente: ; : .. !

S

'

...........................:.............................

Guia Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

35

2.

Generación de la póliza Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde la opción Interfaces Aspel/lnterfaz Aspel-COI/Agregar del menú Procesos.

3.

Contabilizar la póliza: Contabilizar

Para contabilizar la póliza es necesario presionar el botón para que se vea afectada la contabilidad, también se puede contabilizar por pólizas modelo como se explicó anteriormente.

4.3.4

Trabajador

Este tipo de detalle debe seleccionarse cuando se desee desglosar por cada Trabajador los montos de cada Percepción/Deducción que se hayan realizado. 1.

Configuración Para em itir este tipo de póliza se debe configurar en el detalle de cada Percepción/Deducción el tipo de detalle “Trabajador”, como se muestra en la siguiente figura:

Dalos geneiales de te Percepción o Deducción C l^ e

Deducción

E s la t o

íg | j | j | | g j g B |¡%j

Fórmula

;T

ilS P T

Aplicación

: Nómina

Tipo de percepción

j % Norma! j 0

ÍC uen ta contable

j

Clasificación

??????????

Descripción IIS R

Espacial

í

.

Psp.

m

Ü {; ].Tv|

j

Figura 5.3-2 Actualizando el sistema con la opción Reparar. Si el sistema se encuentra en red, TODOS LOS EQUIPOS DEBERÁN TENER LA MÍSMA VERSIÓN DE REINSTALABLE, ya que de lo contrario se presentarán anomalías en el funcionamiento del sistema. B

Práctica 4: Actualización del sistema a)

■" •

;: : : ;

i: W & íU M h s í.

Sí se cuenta con conexión a Internet, revisar que Aspel-NOI 6.0 se encuentre actualizado al último reínstalable disponible, de lo contrario realizar la actualización.

6. 6.1

UTILERÍAS

Definición

Las utilerías son un conjunto de herramientas que están disponibles en los sistemas para realizar operaciones especiales, como asegurar la integridad de los archivos, respaldo de archivos, entre otras. A continuación se explicará a detalle el funcionamiento de cada una de ellas.

6.2

Traducción de archivos

& Ruta de Acceso: • Utilerías / Traductor de Nóminas •

O con el botón MiiM

Este proceso permite convertir los archivos que se manejaban en las versiones de Aspel-NOI 4.x y AspelN 0 l5 .0 , para hacerlas compatibles con esta última versión. Para llevar a cabo la traducción de información, se deberán seguir estos pasos: •

Paso 1: Preparar la base a traducir en tu sistema Aspel-NOI versión 4.x. a)

En la versión anterior se debe realizar un respaldo de la base de datos desde la opción Utilerías / Respaldo de Archivos / Generación del respaldo, si el sistema se trabaja en red el respaldo se debe realizar desde el Servidor, asegurando que no haya usuarios conectados al sistema durante la realización de dicho respaldo. Este proceso se realiza para evitar daños o pérdidas de información durante el proceso de mantenimiento a la base de datos. ■ . Generación de tsh ó a Iú o i

í í •; ' • ' ' : \ : ' - ’ "

......................

: •

:

D e t a lle s d e in s ta la c ió n d e A sp el-N O I 5 .0 / %í

R

u

l

a 9

de instalación

C:\Ptogiam F¡leíVAspel\Aspel-NO| 5.0\ CAPRO GRAM FILESVCOMMON F ILE S \A S P E L \S IS T E M A S

R u la de dalos R u la de archivos camuñas

C APRO GRAM FILESVCOMMON FILESV^SPELV

D e ta lle del re sp a ld o Directorio deslino Nornfcwe del archivo

i Resp & fdo J3-12-201212-1844

f~ E x o le n e r c o n c o n tra s e ñ a B

L w s s r í í-;

i

.í.lif H S

Respaldar usando: ¿ Q u¿ R i e r e s re sp a ld a r

Extensión de aiclw o s

f í ££• Fotegral •as Ru1ade famatos i ’ Archivo?

...... ■■ ...................................................... n : ; • , í ; ; í '.'.t '.u ',,, *

:su

to& rfi to5 «S&íVÍS « s «Qsnssf..

D ccunenlos asociados

Respalda lu base de dalos Firebird o SQ L. E sla opción no asía disponible cuando la base de

!

¿c e p la r

Jj

Cancelar

\\

Al¡uda

j

Figura 6.2-1 Generando el respaldo desde la versión anterior. a)

En la versión anterior, recupera y regenera todos los archivos desde la opción Utilerías / Control de Archivos con los botones Recuperación y Regeneración respectivamente por cada uno de los archivos. Este proceso depura y elimina las posibles inconsistencias de la base de datos, el cual es un requisito previo a la traducción.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

''"¿y,* *i' , *

f,#*» t,

Figura 6.2-2 Recuperación y regeneración de registros. b)

A la base resultado del mantenimiento a la base de datos, se realiza un nuevo respaldo desde Utilerías / Respaldo de Archivos / Generación de respaldo, éste segundo respaldo será el respaldo completo, definitivo y correcto de la base en la versión anterior, el respaldo debe almacenarse debidamente etiquetado.

D e ta lle s de in stalación de Aspel-N O I 5 .0 R uta de instalación

'

C:\Program Files'AspelVAspel'NÜI 5 .0 \

Rute.de datos

C :\P R 0G R A M F1LESNCOMMON FILESVAS PE L\S IS TEMAS

Ruta de archivo? comunas

C:\PR0G Ft4M FIUESVCOMMON RLESNAS PE L\

D e ta lle del respaldo Directorio destinó Nombre del archivo

j Respaldó_13-12-201212-18-44

P ro ceso te rm inad o exitosam ente. ¿Q ué

m ■ ¡fe *

Smñ'&ti

.Re^jaldar usando:................... isión de archivos paia pata nbmtoe.de archivo

¿ c e p te r

......

ij

«envesa»«h&s&í:

■ j Petfiíes de usüaiio

í|f i-: í Documentos asociados 'I? Respalda tu base dé datos Firebird o S Q L. Esta cpcíón no esta dispon&le cuando la base de datos no se encuentra en el equipo que aslá respaldando, esto aplica para SQ L y Firebird.

Ir.®

A c $ p |á i, . j J. £ a n « 5 la t . .j \ >

A j¿i*da .

Figura 6.2-3 Realizando el respaldo de archivos. Paso 2: Instalar la versión 6.0 de Aspel-NOI. a) b)

Ejecutar el instalador de Aspel-NOI 6.0, hacer clic en Siguiente en la primera ventana. En la siguiente ventana se debe leer el contrato de licencia, se debe dar clic en "Acepto los términos" y posteriormente en Siguiente.

Si se va a trabajar el sistema en red, se debe instalar el sistema en el Servidor y posteriormente en las estaciones de trabajo. Una vez instalado mostrará el asistente en el que seleccionamos, para este ejemplo, traducir una base de datos.

Paso 3: Traducir la base de datos, Parámetros del sistema y Perfiles del usuario. Una vez instalada la versión se debe ingresar por primera vez al sistema donde un Asistente permitirá realizar los pasos siguientes: a) b)

Hacer clic en Siguiente en la primera ventana. En la siguiente ventana se debe de seleccionar la opción “Traducir de una versión anterior”

Bienvenido ai A sistente para la configuración de Aspel-N O I 6.0

M ediante este puru pod er

uún no h as c re a d o una b a s e de d a lo s p ara e sta e m p re sa en A spel-N O I 6.(1. p u e d e s c re a rla ah o ra : o bien, si tie n e s una b a s e de datos d e v e rsio n e s an teriores p u e d e s traducirla. S i lo que d e s e a s e s co n o c e r el funcionam iento de la n ueva versió n e lige la b a s e de datos E je m p lo s p a ra explorar el sistem a.

•i') Crear una nueva base de dalos •á- |Iráducir^e_L»ia versión antenoe 0

Conectarse a una base de dalos exislenle B ase de dalos

C? ti-S M di -Í'J { J j C a le c ía s e a la base de dalos Ejemplos

|

£niericx

]{

Continuar

;•

C a n c e la

••

Aü^da

Figura 6.2-4 Asistente de Configuración para Traducción de Datos Indicar la versión a traducir (recordar que Aspel-NOI 6.0 sólo realiza la traducción de las versiones 4.X y 5.0 de NOi), al indicar la versión el asistente detectara de forma automática la ruta de la empresa, las empresas, así como la ruta de la base de datos a traducir. Dar clic en d)

Siguiente

La siguiente ventana permite traducir la base de datos, Perfiles del usuario y Parámetros de configuración. La recomendación es que se traduzcan todos estos datos, en caso contrario, se deberá realizar la captura de cada uno de ellos.

Bienvenido ai Asistente ció traducción Aspei-NOi 6.0 Este a ís le n le le ayudará a traducir a la empresa actual los parámetros de conl^ixación de la empresa. archivos dédalos y/o perfiles de usuario de las versiones Aspel-NOI 4.0, Aspel-NOI 4.1, Aspel-NOI 4.5 j>/o Aspel-NOI 5.0. E s necesario que tus d| W i ñ f á f i v ñ s A s p e i®

!

Aníeiicu

i

SiQuienU;

|

£fince]ar.

|

A y jd a

i

Figura 6.2-6 Selección del directorio de datos anterior.

f)

Al realizar la traducción de archivos el sistema generara una bitácora en un archivo de texto con los detalles del proceso de traducción activando la opción de “V e r detalle" se podrá consultar para mayor información.

Traducción de A s p e l-N O I 6.0 S e ha Iwmriado de configurar la Iraduccon do páramenos de la empresa. aicK vo s de dalos y/o perfóes de usuarios. R esio n aTia A Jcit p » * ™ » U h a d f T t id u « ; , ¿ d!, n 6 n l ! r 3 ..................................... ■r>:iíer delalle. A l activar asía opción seAS PELVASPÉ L i 1

Traducción de Aspel-NOI 6.0 ! S e Iva terminado de configurar la traducción de patámelfos de la empresa, I j archivos de dalos y/o perfiles de usuciios. Piesiona Traducir para iriciar la traducción. i-jviiíei detalle. Al aclwar esta opción será generado un archivo de texto en el cuál se ' almacenaián los detalles de la traducción. Archivo de tó ácoia ¡RAM FILE SVAS PELSASPEL-M 01 E.O VBiacoraTraduccionl3 1212124543.txlí"-j:

! Tabla CLASIFQ1 creada coaectamente jTabla R EG SPAT01 cica d a corieclamente jTermina la nómina: 301110 i Inicia la nómina: 151210

Cancelar

Figura 6-2-7 Generación de la Bitácora de Traducción. g)

•

Si todo es correcto aparecerá un mensaje de finalización del asistente de traducción. La nueva base de datos, resultado de la traducción será almacenada por omisión en directorios que el sistema automáticamente crea. Por ejemplo para la empresa 1, la ruta será: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ NOI 6 .OO \ Datos \ EmpresaOl.

Paso 4: Iniciar Operaciones con Aspel NOI 6.0 Una vez realizados los procesos anteriores, ya se está en posibilidad para trabajar con el sistema, se recomienda acceder a la opción Configuración / Parámetros del Sistema para revisar los parámetros del mismo.

6.3 &

Exportación de consultas Ruta de Acceso: En consultas principales, presionando el botón

Las consultas cuentan con la facilidad de poder ser exportadas a los formatos más usados en el mercado con la finalidad de expandir exponencialmente la explotación de la información que puede brindar el sistema. La exportación de consultas a Excel podrá ser con un formato tabular para que no sea necesario manipular el contenido del archivo y este se pueda leer de manera inmediata en Excel. Las consultas que cuentan con esta funcionalidad son: • Trabajadores. • Consulta de nómina. • Percepciones / Deducciones. Notas del asistente:

SM ..... Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

47

• • • • • • • • • • •

Movimientos a la nómina. Acumulados de la empresa. Departamentos y Puestos. Tablas del sistema. Calendarios. Tipos de faltas y Faltas. Vacaciones. Acumulados del trabajador. Histórico de salarios. Percepciones por base fiscal. Acumulados por percepción /deducción.

Apareciendo la siguiente ventana:

x;>'//,íí ........... Foimato: ií^ j Texto delimitado!▼ —

Ruta: Archivo: Delimiladc

¡& ¿

_

Excel iN ~lSAspelVSISTEM ~1\r«5]

ti

"‘"'j

TXT

1 HTML ¡¡¡X M L

^parador

Palm

De inicio:

# Tabulador

De fin:

©

Aceptai

¡i

ouo

%

Cancela;

Formato:

ijsy [Tffj!g..defajlado! r.J

Bula:

: C.\PR0GRÁ~1 \ÜDMM0N~1 V «p e i\S IS TÉ M ~ ÍÍ«¡

Archivo:

i Catálogo de ltaba¡adares.TXT

Delimitadores

Separador

Dejnicio: i y

i

|:

Ajrnda

Tabulado: « n im i._,U tro'.

De fin:

!

^

f

j.

Aceptar .

Cancelar

¡

Anuda

Figura 6.3-1 Exportación de consultas. Sus campos: Opciones

Form ato de exportación

Se indica el tipo de formato en el que se hará la exportación. Los formatos que se tiene disponibles son: • Excel®: Se puede explotar esta información en esta hoja de cálculo: Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos. • Texto D elim itado: Al exportar la información, ésta se encontrará enmarcada por delimitadores (indican hasta dónde llega cada campo) y separadores (evita que se confunda un dato con otro). Entre los delimitadores y separadores más comunes se encuentran las com illas y comas. De esta manera la información puede ser interpretada correctamente por la otra aplicación. • Internet (H TM L): Genera un archivo con terminación HTML, mismo que se podrá visualizar al momento de ejecutar el archivo dentro del subdirectorio donde se guardó, desplegando la información en una página Web. • XM L: El archivo que generará el sistema se encontrara en formato XML para darte el uso que se requiera.

Ruta

Aquí se definirá la ruta en donde se desea guardar el archivo de exportación.

A rchivo

En este campo se define el nombre para el archivo por default el sistema toma el nombre de la consulta pero es posible modificarlo

Este campo solo se activa si el formato a exportar es "Texto delimitado” y aquí se configurara el carácter delimitador.

i Delimitador 1

En este campo se configurara como se desea que sean separados los campos si con tabulador o con algún carácter en específico.

i Separador

De esta forma se podrá visualizar la exportación a Excel: :¡g |i

*) .

-•

C5U i2§odcíl;l/áj3doi*:-¡^l; ífvícdc de-:q(naitibil;d3íl) - Mic.'CioítÉ-KCeí

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Acosta Esqueda Alicia Avila Sanios Héctor :Aguil3i Garcós Maiio ' 5 T 4 .......................... R 0ican Rodíigüez Gri seíoa Cali&s PÍuiaico Mariano 6 Fs Zóv3ia?raás Lorena y ? « ..... ’ JvargasÍMariínéiGerariso s * CesaiioB Zapata Fasioía 0 3 10 ?3 l i ' 1'0................................ Franco Solero julio César .Gutierre: Juáre^Éfíck 1 iW C im ■ • ■ iHemántíeiRicalgo Edgar !JÍ ni énez RoldanJorge íijf t f ;Roaies Ga&ay Yesenia í s ,K ¡ ............ « T í E....... i F éréi Jim éiiér Dan (él í? T íe ................... i Luna Gailarco Rosario ií) fi8 iColinOchoaRoárigc i Catálogo trabajadores /%&£• ,tisjü Vf f r s i f ir 1? ir *

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CONFI VENT •Afta 14 1 ' 0 ......í’g ó n fí ADMÓ*'" Baja Aita i SINDI ' 1 0 ............. h s I .....r -9 ............... ......O T in .........7 " ;A*ta .......... r t .......... r - j ..... .....r a ....... |Afia .......H l sín d í ......' c o n f ív e u t ;ASÍa ......I I I ‘ T 1 r 10 ....... Xoülii ..................... * 5 ......... T I ..... ....... ...........r ' s ...... .....f ' l ................ SINDI................. -Baja g § ;;;; ¡SÍNDÍ....... ...... r i ...... f 7 ..... .......... n ...... ............................. ...... SÍNDÍ................ ; Alta : VEMT i Alia " " r 13.... t r ;p 1 5 ¡AUa ' 3 ......;admíh ...... ......... r J i .... .....f " 7 ............... ......; c ó h f is 7n d .... IAsta ...... f e ............... 1 14 ......j'CGWFÍADMO"" TÁÍta " Ha .......?; .......... r a í ..... ...... r j - y - - ......... ADMÍN ÍMa ;Ma .......SÍNDÍ................. .....n ;í .............. .......... r ? ..... ............ r i ....... .....f 5 ............... .....ADMÍN................. iAlia ......; ADMÍN....... jAsia" r e 4

S í

~ ~ ~ 1m sm m ........ .

i'í.v|.

¡ P - :-

Figura 6.3-2 Visualización de la Exportación

H Práctica 5: Exportando información de Aspel-NOI a)

Exportar la consulta generada en el ejercicio anterior a formato HTML bajo el nombre “Trabajadores.html" en el directorio Datos, ubicado en el C:\Archivos de Programa \Archivos Comunes\Aspel\Sistemas Aspel\NOI 6.00

b)

Abrir el archivo y revisar la información.

6.4

Exportación del reporte de nómina &

Ruta de Acceso: • Menú Reportes / Nómina O con el icono

Mediante esta opción, se podrá exportar directamente al formato Excel el reporte de nómina desglosado por concepto y trabajador de forma tabular, es decir, cada uno ocupa un renglón de la hoja, lo que facilita su comprensión y su lectura. En el filtro se debe seleccionar el parámetro para que el sistema realice esta tarea. Después arrojará la ventana para seleccionar la ruta y escribir el nombre del formato para identificarlo. Notas del asistente: :

: .:

:

.................................

Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

«’ .

49

Datos Generaos j Departamento

Forma de pago

Rango de departamentos

jj£ j

(§

Clasificación

Efectivo

[7} Cheque

: (^1 Transferencia

i ?????????? ........ | ¡ |

e ; ^ afe ^

,CBpci°nesy''°

¡gl Exportar directamente a Excel Tipos de movimiento

D111 stjBS. PARAEL EMPLEO APLICADCi S i :

^

cálcul°

P001 .P002.P003.P004PQ05POOG,P007P008... T Itulo

i Reporte de la nómina

¡j. A c e p ta r

|{

C a n c e la r

i;

A ^uda

j

Figura 6.4-1 Filtro que permite llevar la información de la nómina a Excel. El reporte se visualiza de la siguiente manera: | i|£| Re>¿03* ¿z k' sionvhs fte í ’vtcác dé'