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• pedro

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Dirección Estratégica

PROCESO

DE01 - Formulación Estratégica

TIPO DE PROCESO

Estratégico

RESPONSABLE

Jefe Oficina Asesora de Planeación

OBJETIVO

Formular las orientaciones estratégicas y tácticas que permitan de manera coordinada, encaminar los esfuerzos individuales hacia el logro de los objetivos institucionales.

Ciclo PHVA Proveedor

Instituciones Estatales, Funcionarios de la SIC

Gobierno Nacional, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Departamento Nacional de Planeación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Alta Dirección de la SIC.

Entradas

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Normatividad vigente y metodologías, pautas Funcionarios de la SIC y/o particulares de comportamiento generales, parámetros Establecer pautas de comportamiento y parámetros para la solución que presten servicios a la SIC de conflictos en la SIC. Establecer disposiciones voluntarias de para la solución de conflictos, normas de Código de Etica y de Buen Gobierno autorregulación de aquellos que ejercen el gobierno en la SIC conducta, mecanismos e instrumentos que Proceso GT02-Permanencia y Desarrollo adoptan los funcionarios de nivel directivo del Talento Humano

Plan Nacional de Desarrollo y Políticas de Gobierno, estrategias, lineamientos sectoriales e institucionales

Plan estratégico: Identificación marco de referencia/ recopilación observaciones/elaboración plan estratégico/ aprobación plan estratégica. Concretar objetivos, estrategias y lineas de acción que tendrán particular énfasis y prioridad institucional y que apuntan a dar cumplimiento a los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo

Plan estratégico

Gobierno Nacional, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, entes de control y vigilancia, dependencias SIC, ciudadanía en general.

HACER Gobierno Nacional (Congreso de la República) ,Ministerio de Hacienda y Credito Público (MHCP)

Dirección Financiera SIC

Normatividad vigente , Circular Externa del Ministerio de Hacienda y Establecer los lineamientos para la elaboración de la programación Credito Público (MHCP) presupuestal de la SIC para cada vigencia fiscal: Propuesta presupuestal de mediano plazo, Inscripción y actualización en el BPIN, Anteproyecto de presupuesto, Vigencias futuras, Plan de Necesidades presupuestales Compras (SICE)

Programación Presupuestal

Dirección Administrativa (Contratación), Dirección Financiera (Contable, Presupuestal y Tesorería)

Plan Estratégico

Establecimiento plan de trabajo/ diseño propuesta de programación Superintendente de Industria y a nivel de dependencia/ revisión propuesta plan de acción / análisis Comercio, Oficina Asesora de de coherencia y correspondencia/ consolidación programación Informes de seguimiento, Informes de control Planeación SIC, Oficina de Control anual/ revisión, aprobación y firmas acuerdos de gestión/ Interno, Plan de mejoramiento suscrito por la Interno SIC, Contraloría General de la modificaciones plan de acción. Programar las actividades que la SIC Contraloría General de la República, República, Departamento Nacional de se propone cumplir en una vigencia específica, de acuerdo con el Proyectos de Inversión y lineamientos alta Planeación y Alta Dirección de la SIC. Plan Estratégico institucional dirección SIC.

Superintendente de Industria y Comercio, Departamento nacional de Planeación, Entes de control y vigilancia Ministerio de Hacienda y Credito Público (MHCP)

Plan estratégico institucional

Plan de acción anual

Superintendente de Industria y Comercio, Oficina Asesora de Planeación SIC, Oficina de Control Interno SIC, Contraloría General de la República, Departamento Nacional de Planeación, entidades de vigilancia y control, entidades públicas y la ciudadanía en general. Proceso DE02 - Revisión Estratégica

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Representante de la Dirección para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO)

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

Ciclo PHVA Actividades VERIFICAR

Proveedor

Entradas

Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección

Salidas

Cliente y partes interesadas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

ACTUAR

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS

Políticas de Operación:

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

En la construcción del código de ética se garantizará la participación de los actores internos de la SIC. El código de ética hará parte fundamental de la inducción de funcionarios de la SIC. Las faltas cometidas contra el código de ética harán parte de los cargos en las investigaciones administrativas adelantadas en la SIC. La programación presupuestal se formulará teniendo en cuenta el plan estrategico de mediano y largo plazo así como el plan de acción previsto para la siguiente vigencia, de tal manera que en el mes de marzo la alta dirección haga comparable las cifras presentadas como anteproyecto de presupuesto con el valor de los recursos necesarios para los proyectos y programas de la siguiente vigencia. Para la formulación presupuestal será insumo los resultados de los estudios económicos sectoriales focalizados en los efectos sobre la demanda de los servicios que presta la entidad , con el fin de que el valor del anteproyecto solicitado responda a las necesidades que reclama el país. Las delegaturas y direcciones serán las responsables de las definiciones en la formulación de planes estrategicos orientados a : la mejora en los tiempos de respuesta, la mejora en la calidad de los servicios y la mejora en el alcance y cobertura de los servicios prestados, en tal sentido, los planes de acción anuales presentados deberán contener siempre estos objetivos. La programación anual de la SIC incluirá en lo sucesivo: un formulario que recoja por cada una de las dependencias, los factores o condiciones ambientales y de salud ocupacional y el vinculo con los controles que se vienen teniendo para administrar la exposición al riesgo en caso de ausencia deberá hacerse notar claramente la necesidad de creación o modificación de control, la consolidación de ellas por toda la entidad retroalimentará este proceso para sus ajustes y mejoras ( plan de mejoramiento ). Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Dirección Estratégica

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO

Dirección Estratégica

PROCESO

DE02 - Revisión Estratégica

TIPO DE PROCESO

Estratégico

RESPONSABLE

Jefe Oficina Asesora de Planeación

OBJETIVO

Realizar monitoreo sistemático del proceso operativo y estratégico con base en los índices previamente establecidos, de manera que se permita medir los resultados de los procesos institucionales.

Ciclo PHVA Proveedor

Proceso DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de Acción Anual

Actividades PLANEAR Establecer una orientación metodológica para la formulación y actualización de instrumentos de medición a partir de los cuales se puede observar la situación y las tendencias de cambio que presentan los planes, programas, proyectos y procesos de la SIC respecto de los objetivos trazados

Salidas

Cliente y partes interesadas

Indicadores y Planillas de Seguimiento gestión

Superintendente de Industria y Comercio, Organismos de Control, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Dependencias de la SIC, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeación, Ciudadanía en General

Informe de Indicadores

Superintendente de Industria y Comercio, Organismos de Control, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Dependencias de la SIC, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeación, Ciudadanía en General

Informe Seguimiento gestión

Superintendente de Industria y Comercio, Organismos de Control, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Dependencias de la SIC, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeación, Ciudadanía en General

HACER

DE02 - Revisión Estratégica

Indicadores y Planillas de Seguimiento gestión Seguimiento gestión: Solicitud reportes/ reporte logros/ consolidación información/ verificación consistencia información/ elaboración y presentación informe de seguimiento/ evaluación cumplimiento plan

Dependencias, Oficina Asesora de Información sistema de trámites, resultados Planeación, Oficina de Control Interno actividades realizadas, cuadros de control

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO)

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR

Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Los informes de indicadores y de seguimiento de gestión son por política de autocontrol, responsabilidad en primer orden de las jefaturas respecto de los procesos a su cargo. Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Para todos los efectos de reporte de indicadores y de metas deberán tener como fuente única y oficial el sistema de tramites de la entidad y el sistema de propiedad industrial respecto de esta delegatura. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Dirección Estratégica

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO

Dirección Estratégica

PROCESO

DE03 - Estudios y Metodologías de Supervisión

TIPO DE PROCESO

Estratégico

LIDER PROCESO Y ÁREA

Jefe Oficina Asesora Planeación

OBJETIVO

Elaborar estudios económicos que sirvan de soporte para la toma de decisiones en la Entidad, así como establecer las actividades para el desarrollo e implementación de modelos de supervisión que contribuyan al cumplimiento de la funciones asignadas en materia de inspección y vigilancia.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Definir directrices y lineamientos para la realización de estudios económicos / Establecer un esquema de trabajo para hacer Gobierno Nacional, Ministerio de Información de la SIC (Plan estratégico, Comercio, Industria y Turismo, entes coyuntura económica, políticas del gobierno seguimiento a los productos esperados / Identificar y proponer métodos cuantitativos y cualitativos de análisis y modelación para de control y vigilancia, dependencias nacional, requerimientos de las el desarrollo de las diferentes tareas relacionadas con los SIC, ciudadanía en general. Dependencias) productos esperados

Información requerida para la realización de los estudios económicos

Proceso DE03 - Estudios y Metodologías de Supervisión

Dependencias de la SIC que efectuén tareas de supervisión,el sistema de gestión de calidad, otras Información de la labor de supervisión de la instituciones a nivel nacional e SIC, información estadística sobre Establecer los principios y linemamientos en el desarrollo e internacional encargadas de la labor comportamiento de los sectores o implementación de un modelo de supervisión estratégico de supervisión, sectores de la agremiaciones empresariales, transversal que oriente las acciones que en materia de inspección recomendaciones, documentos técnicos economia vinculadas con las y vigilancia lideran las diferentes Delegaturas. actividades de supervisión de la SIC, sobre el tema, experiencias en otras partes universidades, catedráticos o del mundo. expertos en temas de supervisión y vigilancia.

Manual de Supervisión

Procesos que realicen labores de Supervisón

Compilar, procesar y analizar la información requerida para la Información requerida para la realización de realización de los estudios económicos / Recoger y presentar los los estudios económicos principales resultados de las investigaciones y estudios económicos / Difundir los resultados de los estudios económicos Herramientas estadísticas, económicas y así como fortalecer la capacidad técnica de la Superintendencia econométricas de Industria y Comercio al crear espacios de discusión /

Informes de coyuntura Conferencias y seminarios Documentos de trabajo para los diferentes procesos de la SIC Participación en foros académicos nacionales e internacionales Publicación de productos a la comunidad en general

Cliente interno/ cliente externo


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

HACER

Proceso DE03 - Estudios y Metodologías de Supervisión

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para Orientaciones y metodología de gestión en el Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Ciclo PHVA Actividades VERIFICAR

Proveedor

Entradas

Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Superintendente de Industria y Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y Comercio, Delegados, Directores, Acciones correctivas y preventivas preventivas Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas. REQUISITOS

Políticas de Operación:

i) Consulta de información estadística en fuentes oficiales (ej. DANE, DNP, Ministerios), ii)La solicitud de requerimientos de información a externos se realiza por medio de carta oficial de la Superintendencia y el modo de entrega es un CD en sobre sellado. iii) El manejo de la información solicitada por medio de requerimientos es centralizada por el funcionario designado para el estudio correspondiente. iv) La información entregada por terceros, es únicamente utilizada para el objeto del estudio definido por el Grupo de Estudios Económicos en línea con las funciones de la SIC.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Dirección Estratégica

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO

Sistema Integral de Gestión

PROCESO

SC01-Formulación del Sistema de Integral de Gestión

TIPO DE PROCESO

Estratégico

LIDER PROCESO Y ÁREA

Jefe Oficina Asesora Planeación Identificar, mantener, mejorar y gestionar los procesos de la Entidad y sus interrelaciones contribuyendo a la eficacia, eficiencia y efectividad Institucional para el logro de los objetivos.

OBJETIVO

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Manual del SIGI (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional) Establecer y documentar el Sistema Integral de Gestión Institucional - SIGI

Alta Dirección

Plan de Acción, Cronograma de actividades

Política y Objetivos del Sistema Integral de Gestión Institucional SIGI

SC01-Formulación del Sistema de Integral de Gestión

Mapa de procesos Establecer los procesos, secuencia e interacción, así como los criterios, métodos, disponibilidad de recursos e información para asegurar la eficacia y eficiencia de la operación y el control de los procesos.

Documentos Sistema Integral de Gestión Institucional - SIGI Mapa de riesgos

HACER

SC01-Formulación del Sistema de Integral de Gestión

Manual del SIGI (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional), Política y Objetivos del Sistema Integral de Gestión Institucional - SIGI, Mapa de procesos, Documentos Sistema Integral de Gestión Institucional - SIGI, Mapa de riesgos

Actualizar y Divulgar de la información del SIGI

Informes sobre la gestión de los procesos de la Entidad y sus interrelaciones

Funcionarios de la SIC, entidades de vigilancia y control, y demás partes interesadas

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

1. Todos los documentos del Sistema Integral deben estar bajo la responsabilidad de un funcionario 2. Los documentos serán revisados por lo menos una vez al año. 3. Debe existir un mínimo de uniformidad (Lenguaje, estructura, nivel de detalle) en la elaboración de los documentos. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Sistema Integral de Gestión

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO

Sistema Integral de Gestión

PROCESO

SC02- Seguimiento Sistema de Gestión

TIPO DE PROCESO

Estratégico

LIDER PROCESO Y ÁREA

Jefe Oficina Asesora Planeación

OBJETIVO

Permitir el mejoramiento continuo mediante la recopilación ordenada y sistemática de la información, el seguimiento de indicadores, el monitoreo y análisis de los procesos y la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento.

Ciclo PHVA Proveedor

Responsables de los procesos

Entradas

Necesidad de establecer los lineamientos necesarios para asegurar el seguimiento y análisis de procesos

Actividades PLANEAR

Salidas

Identificar productos no conformes, definir controles, responsabilidades y autoridades, y dar tratamiento adecuado

Producto No Conforme

Realizar un tratamiento a las no conformidades reales o potenciales detectadas interna o externamente

Acciones correctivas y preventivas

Realizar las auditorias para el SIGI

Auditorias del Sistema de Gestión

Cliente y partes interesadas

SC02- Seguimiento Sistema de Gestión

HACER CS01 - Atención al ciudadano y comunicaciones

Audiencia pública, informes de gestión

SC02- Seguimiento Sistema de Gestión

Resultados de auditorias, Base de datos de retroalimentación del usuario institucional, desempeño de procesos, estado de acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones previas, cambios que podrian afectar el SIGI, recomendaciones para la mejora, resultados de la gestión y riesgos

Solicitar la información pertinente a fin de revisar el Sistema de Gestión de Calidad a intervalos planificados para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad y realizar la Revisión por la Dirección

Alta Dirección de la SIC, Departamento Administrativo de la Función Pública, Informe de Revisión por la Dirección Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Otras partes interesadas

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Las auditorias del SIGI son programadas anualmente según las necesidades detectadas por los responsables del proceso, el Representante de la Dirección para la Calidad y el Superintendente de Industria y Comercio. Las revisiones por la Dirección serán participativas para todos los líderes de proceso. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Sistema Integral de Gestión

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Atención al ciudadano y comunicaciones

PROCESO

CS01 - Atención al ciudadano y comunicaciones

TIPO DE PROCESO

Estratégico

RESPONSABLE

Jefe Oficina de Servicios al Consumidor y Apoyo Empresarial - Jefe Oficina Asesora de Planeación - Coordinador de Notificaciones y Certificaciones (Secretaría General)

OBJETIVO

Trazar los lineamientos de la comunicación interna y externa que desarrolla la SIC, al igual que determinar las herramientas mínimas que se deben involucrar en las labores comunicacionales para permitir la comunicación a los diferentes grupos de interés de la Entidad. Brindar la prestación de servicios de información para los usuarios de los servicios institucionales. Informar a las entidades de control y a la ciudadanía en general, sobre las acciones y resultados alcanzados en el ejercicio de las funciones asignadas a la Superintendencia, durante un período específico.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades PLANEAR

Dependencias de la SIC.

Necesidades de información sobre temas de competencia de la SIC, solicitudes de la ciudadanía en materia de información y comunicación.

Establecer los lineamientos de Comunicación interna y externa para el desarrollo de sus actividades en la SIC. estrategias de comunicación/comunicación interna/ comunicación externa/ publicaciones/ información

Salidas

Cliente y partes interesadas

Comunicados de prensa, boletines, entrevistas, información a la ciudadanía, edición y publicación de cartillas, libros, textos, información publicada en intrasic, entre otros.

Ciudadanía, empresarios, inventores, vigilados, academia

Atender a los ciudadanos que solicitan trámites o servicios bajo los principios, pautas de comportamiento, normas básicas y Información suministrada, trámites y procedimientos de la SIC. Servicios de atención al público: SUIT/ servicios prestados Consulta/horario/ gaceta/ antecedentes marcarios/ certificaciones/ puntos de atención / canales de atención

Empresarios, consumidores, usuarios servicios comunicaciones, academia, inventores, centros de investigación y desarrollo, cámaras de comercio, cliente interno.

HACER Cliente Externo, Oficina deservicios al consumidor y apoyo empresarial, Centro de documentación e Información

Solicitudes de información, normatividad, hojas de vida de trámites y servicios e información dependencias.

Dependencias misionales, Secretaría General

Actos administrativos y jurisdiccionales expedidos por la SIC y normatividad

Dependencias SIC

Información sistema de trámites, resultados actividades realizadas, cuadros de control, informes auditorías, planes de mejoramiento, ejecución presupuestal, infromes financieros, informes de gestión

Comunicar un auto, resolución, providencia o sentencia a usuarios, a fin de establecer un vínculo y surtir los efectos Notificaciones (auto, resolución, Usuarios de los trámites institucionales previstos en la ley como garantizar el derecho de defensa, providencia o sentencia), actos y terceros afectados por las decisiones teniendo en cuenta las funciones jurisdiccionales y administrativas relacionados con temas disciplinarios tomadas. Funcionarios de la SIC. de la SIC. Comunicar actos administrativos de temas disicplinarios.

Rendición de cuentas: Informes/ audiencia pública/ gobierno en línea/ informes entes de control/ acuerdos de gestión

Audiencia pública, informes de gestión

Cliente interno, entidades de vigilancia y control, entidades públicas y la ciudadanía en general. SC02- Seguimiento Sistema de Gestión

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Realizar una vez al año la rendición de cuentas con la participación de todas las àreas de la Entidad Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Atención al ciudadano y comunicaciones

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Vigilancia normas de libre mercado

PROCESO

PC01 Vigilancia y Control Libre Competencia

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado para la Protección de la competencia - Coordinador Grupo de Integraciones empresariales

OBJETIVO

Realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de promoción de la competencia.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Planificar las actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de promoción de la competencia.

Fichas de Plan de Acción por proceso

PC01 Vigilancia y Control Libre Competencia

HACER PC01 Vigilancia y Control Libre Competencia

Gremios, DANE, DNP, Empresas especializadas en estudios económicos, Empresarios, y sistemas de información

Entes reguladores y Entidades públicas

Elaboración de estudios de mercado en el analisis y evaluación de integraciones empresariales. Integraciones empresariales: Concepto previo Superfinanciera:admisión/ análisis/decisión. Notificación de una operación de integración: admisión examen de forma/ acuse de recibo. Preevaluación de una integración- FASE I: admisión/ Solicitud presentada y normatividad vigente requerimientos o correcciones/ decisión por no tener que informar/ orden publicación/ intervención de terceros/ decisión. FASE II: comunicación a intervinientes/ comunicación a entres de control/ requerimiento/ pruebas/ análisis y elaboración de estudio/ decisión/ recursos/ seguimiento a condicionamientos Fichas de Plan de Acción por proceso

Solicitud de concepto, proyecto de Acto Administrativo y anexos, datos de mercado y normatividad vigente.

Análisis solicitud proyecto, recolección información, emisión concepto

Estudios de Mercado, Actos administrativos, oficios

Concepto o informe del análisis sobre abogacía de la competencia

Delegado, Despacho SIC, Grupo Integraciones Económicas, Terceros

Ente regulador y entidades públicas

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Todas las acciones que correspondan al proceso de vigilancia y control de la Delegatura de Protección de la Competencia se harán de acuerdo a la Normatividad Vigente, en ese sentido para Integraciones Empresariales: Ley 1340 de 2009, Resolución 35006 de 2010, Resolución 52778 de 2011. Normatividad abogacía: Art 7 Ley 1340 de 2009, Decreto 2897 de 2010, Resolución44649 de 2010. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia normas de libre mercado

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Vigilancia normas de libre mercado

PROCESO

PC02 Investigaciones Administrativas Libre Competencia

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado Protección de la Competencia - Coordinador Grupo Protección de la Competencia

OBJETIVO

Identificar, investigar y sancionar las conductas que obstruyen o restringen la libertad económica y monitorear el cumplimiento de los acuerdos pactados que garantizan la libre competencia. Identificar, investigar y sancionar las conductas de competencia desleal facultades administrativas previstas en las disposiciones legales sobre la materia.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

PC02 Investigaciones Administrativas Libre Competencia

Dar trámite a las averiguaciones preliminares e investigaciones administrativas relacionadas con conductas presuntamente constitutivas de prácticas comerciales restrictivas de la competencia. Investigaciones administrativas prácticas comerciales restrictivas: admisión/ preliminares/ apertura investigación/ conciliación/ pruebas/ decisión/ recurso/medidas cautelares/ garantías/ seguimiento

Actos administrativos

Empresarios, Gremios, Entidades Estatales, Universidades, personas naturales que realicen una actividad económica.

Dar trámite a las averiguaciones preliminares e investigaciones administrativas relacionadas con conductas presuntamente constitutivas de competencia desleal. Investigaciones administrativas competencia desleal: admisión/ preliminares/ apertura investigación/ conciliación/ pruebas/ decisión/ notificación/ recurso/ garantías /seguimiento/ medidas cautelares

Actos administrativos

Empresarios, Gremios, Entidades Estatales, Universidades, personas naturales que realicen una actividad económica.

Planificar las actividades para identificar, investigar y sancionar las conductas que obstruyen o restringen la libertad económica y monitorear el cumplimiento de los acuerdos pactados que garantizan la libre competencia; así como Identificar, investigar y sancionar las conductas de competencia desleal facultades administrativas previstas en las disposiciones legales sobre la materia. HACER

PC02 Investigaciones Administrativas Libre Competencia

Empresarios

Empresarios

Fichas de Plan de Acción por proceso

Denuncias, pruebas, sistemas de información, estudios de mercado y normatividad vigente

Denuncias, pruebas, sistemas de información, estudios de mercado y normatividad vigente

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Evacuar los casos en el menor tiempo y con la mayor calidad posible. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia normas de libre mercado

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Vigilancia Cámaras de Comercio

PROCESO

CC01 Vigilancia y Control Cámaras de Comercio

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado para la Protección de la Competencia - Director Cámaras de Comercio

OBJETIVO

Realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas que regulan las cámaras de comercio.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Planificar las actividades para realizar actividades de control y CC01 Vigilancia y Control Cámaras de vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas que regulan Fichas de Plan de Acción por proceso Comercio las cámaras de comercio.

HACER CC01 Vigilancia y Control Cámaras de Comercio

Fichas de Plan de Acción por proceso

DANE, Cámaras de Comercio, sistemas de información, normas vigentes, comerciantes.

Solicitud, normatividad vigente, información estadística, informes cámaras de comercio, datos de mercado.

Cámaras de Comercio, sistemas de información

Información Cámaras de Comercio y normatividad vigente.

Cámaras de Comercio

Solicitud de Reformas a los reglamentos internos de las cámaras de comercio, Acta Cámaras de Comercio, sistemas de información y normatividad vigente.

Cámaras de Comercio, sistemas de información

Informe Cámaras de Comercio y normatividad vigente.

Atender la solicitud del representante de un grupo de comerciantes, que tienen la iniciativa de tramitar la creación de una cámara de comercio. admisión/ recaudo de pruebas/ emisión concepto o informe

Vigilar las elecciones de las juntas directivas de las cámaras de comercio y resolver las impugnaciones que se presenten contra las mismas. solicitud/ decisión/ resolución recusaciones, recursos de reposición.

Informe

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Comerciantes

Informe vigilancia elección juntas directivas cámaras de comercio

Cámaras de comercio

Actos administrativos

Determinar la procedencia de las reformas de reglamentos o estatutos de las cámaras de comercio, que ellas presentan para su comunicación ó actos administrativos aprobación previa. dmisión/decisión/ notificación/ recursos

Cámaras de comercio

Evaluar la información solicitada a las cámaras de comercio en los formatos establecidos y determinar acciones a seguir. admisión Informes de evaluación a las cámaras informes/ requerimiento/ evaluación/ comunicación de resultados/ Cámaras de comercio, entes de control de comercio actuaciones de la SIC frente a los resultados/ resumen de reunión de junta directiva

Ciclo PHVA Actividades

Salidas

Director Cámaras de Comercio, Programación de visitas, pruebas, sistemas Funcionario comisionado, sistemas de de información y normatividad vigente. información

Verificar y hacer seguimiento al eficiente cumplimiento de las funciones públicas que realizan las cámaras de comercio; en especial, en lo que guarda relación con el manejo de los registros públicos que le han sido delegados por el Estado.

Informes de Inspecciones administrativas a las cámaras de comercio

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Representante de la Dirección para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO)

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Proveedor

Entradas

Cliente y partes interesadas

Cámaras de comercio

VERIFICAR

Funcionarios del proceso

Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR

Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

REQUISITOS Hacer una adecuada vigilancia a las Cámaras de Comercio. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia Cámaras de Comercio

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Vigilancia Cámaras de Comercio

PROCESO

CC02 Tramites Administrativos Cámaras de Comercio

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado para la Protección de la Competencia - Director Cámaras de Comercio

OBJETIVO

Identificar, investigar y sancionar el incumplimiento a las normas que regulan a las cámaras de comercio.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para Identificar, investigar y sancionar el incumplimiento a las normas que regulan a las cámaras de comercio.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

CC02 Tramites Administrativos Cámaras de Comercio

HACER CC02 Tramites Administrativos Cámaras de Comercio

Fichas de Plan de Acción por proceso

Atender una denuncia interpuesta por una persona natural o jurídica respecto al incumplimiento por parte de un comerciante de matricularse en el registro mercantil y renovar dicha matricula o cuando se omita la inscripción de un establecimiento de comercio. Denuncia, registro en las cámaras de Cámaras de Comercio, comerciantes, comercio, pruebas, sistemas de información Investigación contra personas que ejercen el comercio sin estar comunidad inscritos en el registro mercantil: admisión/ apertura investigación/ y normatividad vigente. pruebas/decisión/notificación/ recursos

Actos administrativos

Atender una denuncia interpuesta por una persona natural o jurídica o iniciadas de oficio respecto al incumplimiento, por parte Denuncia, pruebas, sistemas de información de las Cámaras de Comercio de las normas o instrucciones que y normatividad vigente. las regulan. admisión/ apertura investigación/ pruebas/decisión/notificación/ recursos

Actos administrativos

Atender las solicitudes de revocatorias y recursos interpuestos contra actos expedidos por las Cámaras de Comercio. Admisión/ pruebas/decisión/notificación/ recursos

Actos administrativos

Denunciante

Denunciante, comerciantes

Solicitud, actos expedidos por las cámaras de comercio, sistemas de información y normatividad vigente

Comerciantes

Cámaras de Comercio, comerciantes

Cámara de comercio, comerciante

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Evacuar los casos en el menor tiempo y con la mayor calidad posible. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia Cámaras de Comercio

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Avaluadores

PROCESO

AV01 Avaluadores

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado para la Protección de la Competencia - Director Cámaras de Comercio

OBJETIVO

Llevar el registro de avaluadores y atender la solicitudes de designación.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Planificar las actividades para llevar el registro de avaluadores y atender la solicitudes de designación.

Fichas de Plan de Acción por proceso

AV01 Avaluadores

Atender las solicitudes de designación de avaluadores de bienes inmuebles, en los procesos de reestructuración empresarial. Admisión/ evaluación propuestas/ decisión/ notificación/ recursos

Comunicación ó acto administrativo

Empresario en acuerdos de reestructuración, avaluadores

Efectuar la inscripción y actualización de información en el registro nacional de avaluadores. Admisión/ registro

Registro avaluadores

Avaluadores

HACER AV01 Avaluadores

Fichas de Plan de Acción por proceso

Empresa solicitante, Oficina de Tecnología e Informática

Solicitud, registro avaluadores, propuesta avaluadores, sistemas de información, normatividad vigente

Solicitante

Solicitud inscripción, sistemas de información, normatividad vigente

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Mantener la información actualizada para prestar un mejor servicio. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Avaluadores

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO

Vigilancia administrativa disposiciones de protección al consumidor

PROCESO

PA01 Trámites administrativos Protección del Consumidor

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado de Protección al Consumidor - Director de Investigaciones Protección al Consumidor - Director de Investigaciones Proteccion Usuarios de Servicios de Comunicaciones

OBJETIVO

Identificar, investigar y sancionar las posibles violaciones a las normas de protección al consumidor y servicios de comunicaciones en desarrollo de facultades administrativas.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Planificar las actividades para identificar, investigar y sancionar las posibles violaciones a las normas de protección al consumidor y servicios de comunicaciones en desarrollo de facultades administrativas.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

PA01 Trámites administrativos Protección del Consumidor

HACER PA01 Trámites administrativos Protección del Consumidor

Denunciante, denunciado, otra Entidad o SIC

Denunciante , sistemas de información

Fichas de Plan de Acción por proceso Atender las denuncias de oficio o a petición de parte por presunta violación a las normas legales vigentes en materia de protección al consumidor. Admisión/ averiguación preliminar/ apertura Denuncia, pruebas, sistemas de información investigación/ pruebas/ decisión/ notificación/ recursos/ y normatividad vigente. acreditación cumplimiento/ solicitud modificación

Atender los recursos de apelación interpuestos por usuarios de los Apelación, actos expedidos por operadores prestadores de servicios de comunicaciones y servicios postales ante los operadores por respuestas que no satisfacen las servicios de comunicaciones y servicios peticiones realizadas. Admisión/ pruebas/ decisión/ notificación/ postales, sistemas de información y recursos/ acreditación cumplimiento/ revocatoria directa/ solicitud normatividad vigente aclaración o modificación

Actos administrativos Consumidores

Usuarios servicios de comunicaciones y servicios postales Actos administrativos

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Todos los asuntos de competencia de la Delegatura de Protección al Consumidor se tramitaran de acuerdo a la normatividad vigente. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia administrativa disposiciones de protección al consumidor

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Vigilancia administrativa disposiciones de protección al consumidor

PROCESO

PA02 - Vigilancia y control protección del consumidor

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado de Protección al Consumidor - Director de Investigaciones Protección al Consumidor - Director de Investigaciones Proteccion Usuarios de Servicios de Comunicaciones

OBJETIVO

Realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de protección al consumidor y servicios de comunicaciones.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de protección al consumidor y servicios de comunicaciones.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

PA02 - Vigilancia y control protección del consumidor

HACER PA02 - Vigilancia y control protección del consumidor

Fichas de Plan de Acción por proceso

Ejercer funciones de control y vigilancia en relación con la protección del consumidor a través de visitas de verificación o Informes campañas de Inspección inspección, requerimientos de información, y formulación de visitas, informes requerimiento de Prestadores de servicios de Datos mercado, Informes, pruebas, estudios, mecanismos de control. Regulación: Identificación temas prioritarios/ información, resoluciones o circulares comunicaciones y servicios postales; desarrollo plan de investigación/ análisis de la información/ sistemas de información y normatividad instructivas. fabricantes, importadores y presentación propuesta/ vigilancia cumplimiento mecanismos de vigente proveedores de bienes y servicios. control.

Consumidores

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Representante de la Dirección para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO)

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Salidas

Cliente y partes interesadas

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Superintendente de Industria y Comercio, Prácticas y controles en seguridad y Funcionarios de la SIC, salud ocupacional Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR

Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Todos los asuntos de competencia de la Delegatura de Protección al Consumidor se tramitaran de acuerdo a la normatividad vigente. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia administrativa disposiciones de protección al consumidor

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Vigilancia Administrativa protección de datos personales

PROCESO

PD01 Trámites Administrativos Protección de Datos Personales

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado para la Protección de Datos personales - Director de Investigación de Protección de Datos Personales

OBJETIVO

Identificar, investigar y sancionar las posibles violaciones a las normas de protección de datos personales en desarrollo de facultades administrativas.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Planificar las actividades para identificar, investigar y sancionar las posibles violaciones a las normas de protección de datos Fichas de Plan de Acción por proceso personales en desarrollo de facultades administrativas.

Cliente y partes interesadas

PD01 Trámites Administrativos Protección de Datos Personales

HACER PD01 Trámites Administrativos Protección de Datos Personales

Fichas de Plan de Acción por proceso

Atender las denuncias por presunta violación de la protección de datos personales con respecto a la información crediticia, comercial y la proveniente de terceros países y adelantar los procesos Denuncia, pruebas, sistemas de información, respectivos de acuerdo con el procedimiento legalmente aplicable. Titular de la información, Fuente de la respuestas a solicitudes de información y Admisión/ averiguación preliminar/ apertura investigación/ pruebas/ información, operador de la solicitud de explicaciones, recursos de información, legislador reposición, revocatoria directa y normatividad decisión/ notificación/ recursos/ acreditación cumplimiento/ solicitud modificación /revocatoria directa vigente.

Titular de la información, Fuente de la Apelación, pruebas, sistemas de información información, operador de la y normatividad vigente. información

Atender los recursos de apelación interpuestos contra las decisiones adoptadas por la Dirección, relacionadas con el uso y manejo de las bases de datos. Recursos / pruebas/ decisión/ notificación/ acreditación cumplimiento/ solicitud aclaración o modificación

Acto administrativo Oficio de traslado por competencia Oficio de traslado de la queja (Operadores y fuentes) Oficio de archivo por no mérito

Acto administrativo

Operadores, fuentes y usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países.

Operadores, fuentes y usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Sólo algunos funcionarios, a criterio del Director, tienen clave y usuario para acceder a las centrales de riesgo para consultar el historial crediticio de los titulares de información. El uso de la clave y usuario se ajustan a unos requerimientos de seguridad. Brindar atención eficaz al cliente externo y partes interesadas en las denuncias presentadas, las cuales se atenderán en un tiempo máximo de ocho (8) días hábiles para su admisión ante la Dirección. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia Administrativa protección de datos personales

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Vigilancia Administrativa protección de datos personales

PROCESO

PD02 Vigilancia y control protección de datos personales

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado para la Protección de Datos personales - Director de Investigación de Protección de Datos Personales

OBJETIVO

Realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de protección de datos personales

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de protección de datos personales

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

PD02 Vigilancia y control protección de datos personales

Informes campañas de Inspección visitas, informes requerimiento de información, resoluciones.

Operadores, fuentes y usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países.

HACER PD02 Vigilancia y control protección de datos personales

Fichas de Plan de Acción por proceso

Ejercer funciones de control y vigilancia en relación con la protección de datos a través de visitas de verificación o inspección, requerimientos de información, y formulación de Informes, pruebas, estudios, sistemas de Operadores, fuentes y usuarios de mecanismos de control. Órdenes e instrucciones: Identificación información, respuestas a solicitudes de información financiera, crediticia, temas prioritarios/ desarrollo plan de investigación/ análisis de la información y solicitud de explicaciones, comercial, de servicios y proveniente información/ presentación propuesta/ vigilancia cumplimiento recursos de reposición, revocatoria directa y de terceros países y legislador mecanismos de control. normatividad vigente

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Salidas

Cliente y partes interesadas

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Superintendente de Industria y Comercio, Prácticas y controles en seguridad y Funcionarios de la SIC, salud ocupacional Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

ACTUAR

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS

Políticas de Operación:

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Las visitas de inspección deben contar con la presencia de una abogado y un ingeniero de sistemas, con el fin de verificar el cumplimiento de normas y de la seguridad de la información. Se realizará la planeación de la visita. En cada inpección se revisará la informacíón pertinente y en cumplimiento de las normas de protección de datos personales, se podrán realizar requerimientos legales y ordenar la práctica de pruebas. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia Administrativa protección de datos personales

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO

Asuntos jurisdiccionales - protección del consumidor y competencia desleal

PROCESO

AJ01 Trámites Jurisdiccionales - Competencia Desleal

TIPO DE PROCESO

Misional

LIDER PROCESO Y ÁREA

Delegatura Asuntos Jurisdiccionales- Grupo Competencia Desleal

OBJETIVO

Decidir sobre actos de competencia desleal descritos en la ley 256 de 1996, con el fin de decretar la deslealtad del acto de competencia y que el demandado realice una indemnización por los perjuicios causados.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para decidir sobre actos de competencia desleal descritos en la ley 256 de 1996, con el fin de decretar la deslealtad del acto de competencia y que el demandado realice una indemnización por los perjuicios causados.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

AJ01 Trámites Jurisdiccionales Competencia Desleal

Sentencias, autos

Demandante, demandado, empresarios

HACER AJ01 Trámites Jurisdiccionales Competencia Desleal

Demandante y demandado

Fichas de Plan de Acción por proceso Atender las acciones interpuestas por las personas naturales o jurídicas que participen o demuestren su intención de participar en el mercado, cuando sus intereses económicos resulten afectados Demanda, pruebas, sistemas de información por actos de competencia desleal. Diligencias preliminares de comprobación/ medidas cautelares/ demandas/ incidente y normatividad vigente. liquidación de perjuicios/

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Toda la documentación allegada por el solicitante debe cumplir con los requisitos del articulo 26 de la Ley 256 de 1996 para iniciar el trámite. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Asuntos jurisdiccionales - protección del consumidor y competencia desleal

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Asuntos jurisdiccionales - protección del consumidor y competencia desleal

PROCESO

AJ02 Trámites Jurisdiccionales - Protección Del Consumidor

TIPO DE PROCESO

Misional

LIDER PROCESO Y ÁREA

Delegatura Asuntos Jurisdiccionales- Grupo Efectividad de la Garantía

OBJETIVO

Decidir sobre demandas interpuestas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles violaciones a las normas de protección del consumidor - facultades jurisdiccionales.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Planificar las actividades para decidir sobre demandas interpuestas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles Fichas de Plan de Acción por proceso violaciones a las normas de protección del consumidor - facultades jurisdiccionales.

Cliente y partes interesadas

AJ02 Trámites Jurisdiccionales Protección Del Consumidor

HACER AJ02 Trámites Jurisdiccionales Protección Del Consumidor

Demandante y demandado

Atender las demandas de personas naturales o jurídicas, contra el productor y/o proveedor de los bienes o servicios adquiridos por la presunta violación de las normas de garantía o de protección al consumidor - Facultades jurisdiccionales. Admisión/ apertura Demanda, pruebas, sistemas de información investigación/ conciliación/ pruebas/ decisión/ y normatividad vigente. recurso/incumplimiento de orden/ terminación anormal del proceso/ seguimiento Fichas de Plan de Acción por proceso

Sentencias, autos

Consumidores

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación:

Cumplir con lo establecido en el artículo 148 de la ley 446 de 1998, aplicando el procedimiento previsto en la Parte Primera, Libro I, Título I del Código Contencioso Administrativo, y para lo no previsto en este procedimiento, se seguirá lo dispuesto en el Proceso Verbal Sumario consagrado en el Código de Procedimiento Civil.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Asuntos jurisdiccionales - protección del consumidor y competencia desleal

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Administración Sistema de Propiedad Industrial

PROCESO

PI01 Registro y Depósito de Signos Distintivos

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLES

Delegado para la Propiedad Industrial - Director de Signos Distintivos

OBJETIVO

Decidir sobre las solicitudes de registro o depósito de un signo distintivo.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

PI01 Registro y Depósito de Signos Distintivos

Atender las solicitudes de registro de marcas de productos y servicios y lemas comerciales con o sin oposiciones y decidir respecto a la registrabilidad bajo los parámetros señalados por la norma comunitaria. Admisión/ examen de forma/ publicación/ examen de fondo/ notificación /recurso/ certificado de registro.

Actos administrativos

Empresarios

Planificar las actividades para decidir sobre las solicitudes de registro o depósito de un signo distintivo. HACER

PI01 Registro y Depósito de Signos Distintivos

Fichas de Plan de Acción por proceso

Solicitante, opositores

Solicitud, sistemas de información y normatividad vigente.

Solicitante

Solicitud, sistemas de información y normatividad vigente.

Atender las solicitudes de registro de depósito de nombre o enseña comercial y decidir respecto a su concesión, bajo los parámetros señalados por la norma comunitaria. Admisión/ examen de forma/ examen de fondo/ notificación /recurso

Actos administrativos

Empresarios

Solicitante

Solicitud, sistemas de información y normatividad vigente.

Expedir un acto administrativo que decide si se cancela o no, un registro de signo distintivo. Admisión/ examen de forma/ examen de fondo/ notificación /recurso

Actos administrativos

Empresarios

Solicitante

Solicitud, sistemas de información y normatividad vigente.

Realizar la inscripción de afectaciones en el registro de propiedad industrial. Admisión/ examen de forma/ examen de fondo/ notificación /recurso

Actos administrativos

Empresarios

Solicitud, sistemas de información y normatividad vigente.

Atender las solicitudes de declaración de protección de una denominación de origen y decidir respecto a la registrabilidad bajo los parámetros señalados por la norma comunitaria. Admisión/ examen de forma/ publicación/ examen de fondo/ notificación /recurso

Actos administrativos

Empresarios

Solicitante

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

VERIFICAR

Funcionarios del proceso

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR

Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS

Políticas de Operación:

Los estudios de forma de las solicitudes de registro de marcas y lemas comerciales no podrán sobrepasar el término de tres (3) meses desde su radicación. Los trámites asociados al estudio de registrabilidad de marcas y lemas comerciales no deben sobrepasar los siete (7) meses contados a partir de la fecha de su radicación cuando no se han presentado oposiciones u ocho (8) meses si se han presentado oposiciones. Los trámites asociados a cancelaciones de registros de marcas y lemas deberán resolverse en un plazo maximo de cuatro (4) meses contados a partir la fecha de su radicación. Los trámites asociados al depósito de nombres y enseñas comerciales sin requerimiento no podrán exceder el término de dos (2) días contados a partir de la fecha de su presentación y con requerimiento no podrán sobrepasar el término de dos meses y medio (2,5). Los trámites asociados a la inscripción de afectaciones en el registro de la propiedad industrial no podrán superar los dos (2) días contados a partir de la fecha de su radicación.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Administración Sistema de Propiedad Industrial

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Administración Sistema de Propiedad Industrial

PROCESO

PI02 Concesión de Nuevas Creaciones

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado para la Propiedad Industrial - Director de Nuevas Creaciones

OBJETIVO

Decidir sobre las solicitudes de protección de nuevas creaciones para que obtener la patente o registro correspondiente.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

PI02 Concesión de Nuevas Creaciones

Atender las solicitudes de concesión de título de patente de invención y decidir respecto a su patentabilidad bajo los parámetros señalados por la norma comunitaria. Admisión/ examen de forma/ publicación/ oposición/ solicitud examen de patentabilidad/ examen de patentabilidad/ notificación /recurso/ diploma

Diploma y Actos administrativos

Empresarios, inventores, academia, centros de investigación y desarrollo

Solicitante

Solicitud, bases de datos nacionales e internacionales y compilación de normas.

Atender las solicitudes de concesión de título de patente de modelo de utilidad y decidir respecto a su patentabilidad bajo los parámetros señalados por la norma comunitaria. Admisión/ examen de forma/ publicación/ oposición/ solicitud examen de patentabilidad/ examen de patentabilidad/ notificación /recurso/ diploma

Diploma y Actos administrativos

Empresarios, inventores, academia, centros de investigación y desarrollo

Solicitante

Atender las solicitudes de registro de diseño industrial y decidir Solicitud, bases de datos nacionales e respecto a su registro bajo los parámetros señalados por la norma internacionales y compilación de normas. comunitaria. Admisión/examen de forma/ publicación/ examen de fondo/ notificación/ recurso/ diploma

Diploma y Actos administrativos

Empresarios, inventores, academia, centros de investigación y desarrollo

Solicitante

Solicitud, bases de datos nacionales e internacionales y compilación de normas.

Atender las solicitudes de registro de esquema de trazado de circuitos integrados. Admisión/ examen de forma/ publicación/ oposición/examen de registrabilidad/ notificación y/o comunicación/ recurso/ diploma

Diploma y Actos administrativos

Empresarios, inventores, academia, centros de investigación y desarrollo

Solicitante

Solicitud, sistemas de información y normatividad vigente.

Atender las solicitudes de inscripción, el cambio de domicilio, o de nombre, traspaso y licencia de uso de una patente, o de un registro de diseño o de un esquema de trazado y modificación de reivindicaciones de las patentes

Actos administrativos

Empresarios, inventores, academia, centros de investigación y desarrollo

Solicitante

Solicitud, sistemas de información y normatividad vigente.

Inscripciones en el registro de una nueva creación: admisión/ examen de forma/ examen de fondo/ notificación / recursos

Actos administrativos

Empresarios, inventores, academia, centros de investigación y desarrollo

Planificar las actividades para decidir sobre las solicitudes de protección de nuevas creaciones para que obtener la patente o registro correspondiente. HACER

PI02 Concesión de Nuevas Creaciones

Fichas de Plan de Acción por proceso

Solicitante

Solicitud, bases de datos nacionales e internacionales y compilación de normas.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para Orientaciones y metodología de gestión en el Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Superintendente de Industria y Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y Comercio, Delegados, Directores, Acciones correctivas y preventivas preventivas Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas. REQUISITOS

Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

La política de Operación de la Direccción de Nuevas Creaciones establece que para la producción de los oficios, requerimientos y actos administrativos, se debe realizar una revisión, control y aprobación de los documentos tanto jurídicos como técnicos con el objeto de mejorar la eficiencia del proceso de Nuevas Creaciones. Las anteriores funciones están a cargo de las coordinaciones de los grupos de trabajo adscritos a la dirección; además de funcionarios que tiene formación en derecho y por el Director de la dependencia. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Administración Sistema de Propiedad Industrial

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Administración Sistema de Propiedad Industrial

PROCESO

PI03 Transferencia de Información Tecnológica Basada en Patentes

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado para la Propiedad Industrial - Coordinador Grupo Banco de Patentes

OBJETIVO

Adelantar actividades de suministro de información que permitan el estudio de la actividad innovadora en un sector específico, tomando como base la información técnica contenida en los documentos de patentes.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Planificar las actividades para adelantar actividades de suministro de información que permitan el estudio de la actividad innovadora en un sector específico, tomando como base la información técnica contenida en los documentos de patentes.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

PI03 Transferencia de Información Tecnológica Basada en Patentes

Informe

Empresarios, inventores, academia, Centros de investigación y desarrollo

HACER PI03 Transferencia de Información Tecnológica Basada en Patentes

Fichas de Plan de Acción por proceso

Solicitante

Solicitud, Base de datos nacionales e Internacionales, sistemas de información.

Prestar el servicio de información que permita el estudio de la actividad innovadora en un sector específico, tomando como base la información técnica contenida en los documentos de patentes. Admisión/ búsqueda / documento final

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

ACTUAR

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación:

Cada funcionario debe contar con un usuario y una contraseña para ingresar a las bases de datos de propiedad industrial y a la base de datos comercial adquirida por la SIC. Esta contraseña es personal e intransferible y es reponsabilidad de cada funcionario el buen uso de las mismas.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Administración Sistema de Propiedad Industrial

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Vigilancia de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal

PROCESO

RT01 Trámites Administrativos Reglamentos Técnicos y Metrología Legal

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal - Directora de Investigaciones para la Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal

OBJETIVO

Identificar, investigar y sancionar las posibles violaciones a los reglamentos técnicos y la metrología legal.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Planificar las actividades para identificar, investigar y sancionar las RT01 Trámites Administrativos posibles violaciones a los reglamentos técnicos y la metrología Fichas de Plan de Acción por proceso Reglamentos Técnicos y Metrología Legal legal. HACER

RT01 Trámites Administrativos Reglamentos Técnicos y Metrología Legal

Fichas de Plan de Acción por proceso

Investigaciones sobre posibles violaciones a las disposiciones sobre temas relacionados con Reglamentos Técnicos, Metrología Legal, Precios e hidrocarburos.- Facultades administrativas: admisión/ averiguación preliminar/ prohibición preventiva/ apertura Ministerios generadores de Denuncia, pruebas, sistemas de información investigación/ pruebas/ decisión/ notificación/ recursos/ acreditación reglamentación técnica, Denunciado, cumplimiento/ solicitud modificación. y normatividad vigente. Denunciante, Comerciante

Acto administrativo

Establecimientos de comercio o titulares de instrumentos de medición sujetos a control y vigilancia de reglamentos técnicos, hidrocarburos, metrología legal y precios; Cliente interno.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Prácticas y controles en seguridad y Funcionarios de la SIC, salud ocupacional Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación:

Las investigaciones pueden comprender a todos los actores o agentes del Subsistema Nacional de Calidad o contra aquellos que esten directamente o indirectamente implicados en el cumplimiento de Reglamentos Técnicos o disposiciones de Metrología Legal. En el caso de Hidrocarburos las investigaciones comprometen a las estaciones de servicio vehícular y fluvial, en atención a la cantidad y calidad de los combustibles liquidos derivados del petroleo que se distyribuyen o suministran a los consumidores.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Vigilancia de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal

PROCESO

RT02 Vigilancia y Control de Reglamentos Técnicos, Metrología Legal y Precios

TIPO DE PROCESO

Misional

RESPONSABLE

Delegado para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal - Directora de Investigaciones para la Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal

OBJETIVO

Recaudar información mediante verificación directa, requerimientos, toma de muestras, reportes de ensayos, tendientes a establecer el cumplimiento de los requisitos previstos en la reglamentación técnica colombiana, para contar con elementos probatorios y así adelantar las actuaciones a que hubiere lugar. De igual manera, contar con herramientas metodológicas y técnicas para el efectivo desarrollo de las funciones de control y vigilancia de Reglamentos Técnicos, Metrología Legal y Precios.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Planificar las actividades para Recaudar información mediante verificación directa, requerimientos, toma de muestras, reportes de ensayos, tendientes a establecer el cumplimiento de los requisitos previstos en la reglamentación técnica colombiana, para contar con RT02 Vigilancia y Control de elementos probatorios y así adelantar las actuaciones a que Fichas de Plan de Acción por proceso Reglamentos Técnicos, Metrología Legal hubiere lugar. De igual manera, contar con herramientas y Precios metodológicas y técnicas para el efectivo desarrollo de las funciones de control y vigilancia de Reglamentos Técnicos, Metrología Legal y Precios. HACER

RT02 Vigilancia y Control de Reglamentos Técnicos, Metrología Legal y Precios

Fichas de Plan de Acción por proceso

Visitas: Planeación, programación, logística y ejecución de las Denunciante, Ministerios generadores visitas de inspección, relacionadas con denuncias interpuestas de reglamentación técnica, Oficina de Equipo y viaticos para la realización de la ante esta Superintendencia, o con el plan mensual de campañas Tecnología e Informática, Direcciones visita, Instrumentos de verificación, formatos de verificaciones. Administrativa y Financiera, Grupo actas, sistemas de información, denuncias, Talento Humano, Laboratorio de reglamentación vigente. Instrumentos. Requerimiento documental: Planeación, programación y realización de requerimientos documentales bajo los parámetros establecidos sobre la demostración de la conformidad, control metrológico Denunciante, Ministerios generadores Sistemas de información, herramientas de colombiano y precios, a establecimientos de comercio, de reglamentación técnica, Oficina de cómputo, denuncias, reglamentación relacionados con denuncias interpuestas ante esta Tecnologia e Informática. vigente. Superintendencia, o con el plan mensual de campañas de verificaciones.

Informe de visita Informe evaluación información Actas

Establecimientos de comercio o titulares de instrumentos de medición sujetos a control y vigilancia de reglamentos técnicos, hidrocarburos, metrología legal y precios; Cliente interno.

Informe

Establecimientos de comercio o titulares de instrumentos de medición sujetos a control y vigilancia de reglamentos técnicos, hidrocarburos, metrología legal y precios; cliente interno.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Ministerios recolectores de información, Ministerios o entidades estatales generadoras de la reglamentación sobre precios, denuncias.

Medios digitales contenedores de la información suministrada por Ministerio, sistemas de información, herramientas de cómputo, reglamentación vigente.

Recepción de información proveniente de los Ministerios, para alimentar las investigaciones sobre el posible incumplimiento a las normas de precios en Colombia. Análisis y alistamiento de la información recepcionada.

Informe

Ministerio; Cliente interno, establecimientos de comercio sujetos a control de precios.

Ministerios generadores de reglamentación técnica, Oficina de Tecnología e Informática.

Sistemas de información, herramientas de cómputo, reglamentación vigente.

Recolección de la información suministrada por las visitas de inspección y/o los requerimientos documentales. Análisis, documentación y sistematización del mismo para su entrega.

Informe

Establecimientos de comercio o titulares de instrumentos de medición sujetos a control y vigilancia de reglamentos técnicos, hidrocarburos, metrología legal y precios; Cliente interno.

Ministerios o entidades estatales generadoras de normatividad metrológica, Fabricantes, Sistema de información, herramientas de importadores, titulares de los computo, reglamentación vigente, solicitud e instrumentos de medición sometidos información aportada por el interesado. a control metrológico, Oficina de Tecnologia e Informática, Direcciones Administrativa y Financiera.

Aprobación del modelo, diseño o prototipo del instrumento de medición sometido a control metrológico, próximo a ser comercializado en el territorio Colombiano.

Acto Administrativo

Fabricantes, importadores y titulares de los instrumentos de medición sometidos a control metrológico; Cliente interno.

Ministerios generadores de reglamentación técnica, oficina de Sistemas de información, plataforma web, tecnologia, fabricantes e herramientas de computo, reglamentación importadores de productos y/o vigente, información aportada por el servicios sujetos a control y vigilancia interesado. de reglamentos técnicos.

Registro de los fabricantes e importadores de productos y/o servicios sometidos a control y vigilancia de reglamentos técnicos, en la base de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Registro

Fabricantes e importadores de productos y/o servicios sujetos a control y vigilancia de reglamentos técnicos ; Cliente interno.

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades VERIFICAR

Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Salidas

Cliente y partes interesadas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Realizar visitas de verificación en cualquier momento sin necesidad de previo aviso y/o solicitar la realización de pruebas para determinar el cumplimiento de un Reglamento Técnico y/o disposiciones de Metrología Legal ante laboratorios acreditados . En el caso de Control de Precios adelantar las investigaciones según reportes depuerados de información provenientes de los diferentes Ministerios. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión del Talento Humano

PROCESO

GT01 - Selección de Talento Humano

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Secretaría General - Coordinador Grupo Talento Humano

OBJETIVO

Garantizar la vinculación de recurso humano idóneo que se ajuste a los perfiles definidos en el manual de funciones y competencias laborales, de acuerdo con los requerimientos institucionales.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Planificar las actividades para garantizar la vinculación de recurso humano idóneo que se ajuste a los perfiles definidos en el manual de Fichas de Plan de Acción por proceso funciones y competencias laborales, de acuerdo con los requerimientos institucionales.

Cliente y partes interesadas

GT01 - Selección de Talento Humano

HACER GT01 - Selección de Talento Humano

Solicitante, Secretaría General, candidatos al cargo.

Fichas de Plan de Acción por proceso

Solicitud proceso, manual de funciones y competencias laborales, hojas de vida, entrevista.

Seleccionar y vincular a la planta de personal de la SIC.

Resolución de nombramiento, comunicación de nombramiento y acta de posesión, registro en sistemas de información, afiliaciones, comunicación de funciones e inducción.

Nuevo funcionario, Dependencia a la que ingresa el funcionario, Grupo de Talento Humano, Grupo Administrativo, Oficina de Tecnología e Informática y Entidades del Sistema de Seguridad Social.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO)

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

REQUISITOS

Políticas de Operación:

- Sólo se proyectan resoluciones de nombramientos, previa realización del proceso de preselección. - Sólo se proyectan resoluciones de nombramientos provisionales y encargo, previa autorización de la Comisión Nacional del Servicio Civil. - Sólo se proyectan resoluciones de nombramientos ordinarios, previa trámite de meritocracia. - Sólo se posesionan en un cargo candidatos que cumplan los requisitos establecidos en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión del Talento Humano

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión del Talento Humano

PROCESO

GT02-Permanencia y Desarrollo del Talento Humano

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Secretaría General - Coordinador Grupo Talento Humano

OBJETIVO

Garantizar el desarrollo integral del talento humano.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Planificar las actividades para garantizar el desarrollo integral del Fichas de Plan de Acción por proceso talento humano.

Cliente y partes interesadas

GT02-Permanencia y Desarrollo del Talento Humano

HACER GT02-Permanencia y Desarrollo del Talento Humano

Fichas de Plan de Acción por proceso

Jefes/coordinadores de dependencia

Normatividad vigente, procedimientos, información suministrada por los jefes/coordinadores

Talento Humano, Entidades Promotoras de Salud y Bienestar

Establecer las funciones específicas de los empleados que conforman la planta de personal de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Realizar actividades de bienestar y capacitación, con el fin de promover la mejora en el clima organizacional, mejorar la calidad de vida de los funcionarios y su grupo familiar., así como Necesidades de capacitación, plan de desarrollar sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y mejoramiento individual, expectativas de bienestar, encuesta de clima organizacional. competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficiencia personal, grupal, organizacional y el mejoramiento en la prestación de los servicios.

Funcionarios, FESINCO

Solicitud dependencia y/o Funcionario, solicitud autoridades judiciales, hoja de vida, situaciones administrativas, normatividad vigente.

Registrar en el aplicativo de nómina de manera oportuna y segura todas aquellas situaciones de tipo administrativo y proceder con la liquidación de la nómina de los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio, para garantizar la realización del trámite en tiempo y forma que aseguren su pago, previa autorización de las instancias correspondientes.

Jefe dependencia/ lider de proceso, Secretaría General

Formatos de calificación, normatividad vigente, evidencias.

Evaluar el desempeño de los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio de carrera administrativa, en período de prueba, y los demás que las disposiciones legales señalen

Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales

Funcionarios, Grupo de Talento Humano, entes de control

Plan de bienestar y Plan de capacitación

Funcionarios SIC.

Nomina

Grupo Talento Humano Funcionario SIC, Dirección Financiera, Oficina de Tecnología e Informática.

Informe evaluación del desempeño

Superintendente de Industria y Comercio. Funcionario SIC

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Decreto o resolución de comisiones internacionales o nacionales

Superintendente Presidencia, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Talento Humano Funcionario SIC, Dirección Financiera

Jefe dependencia/ lider de proceso, Secretaría General

Solicitud, sistemas de información y normatividad vigente.

Dar trámite a las solicitudes internas de comisiones de servicios y/o estudios, nacionales o internacionales.

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS

Políticas de Operación:

- Sólo se tramitan novedades de personal, previo cumplimiento de requisitos establecidos en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales. - Sólo se liquidan y registran novedades de personal precedidas de un acto administrativo expedido por la autoridad que corresponda o autorización del funcionario. - Sólo se dan incentivos a los funcionarios que se encuentren en el nivel sobresaliente. - Sólo se tramitan comisiones, previa solicitud y justificación por parte de la Dependencia solicitante. - Sólo se llevan a cabo actividades de bienestar y capacitación previa asignación de recursos.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión del Talento Humano

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO

Gestión del Talento Humano

PROCESO

GT03-Control Disciplinario Interno

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Secretaría General - Grupo Control Disciplinario Interno

OBJETIVO

Interpretar y aplicar la Ley Disciplinaria que rige a los servidores y ex servidores públicos de la SIC, adoptando las medidas necesarias para el buen funcionamiento de la administración pública. Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para interpretar y aplicar la Ley Disciplinaria que rige a los servidores y ex servidores públicos de la SIC, adoptando las medidas necesarias para el buen funcionamiento de la administración pública; así como conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

GT03-Control Disciplinario Interno

Actos administrativos

Funcionario SIC, Grupo Talento Humano, Procurarduría, Contraloría, Fiscalía y los sujetos procesales

HACER GT03-Control Disciplinario Interno De oficio, quejoso, funcionarios de la entidad, Procuraduría General de la Nación , Contraloria General de la República y demás organismos de control

Fichas de Plan de Acción por proceso

Quejas, pruebas, normatividad vigente, informes

Llevar a cabo los procesos disciplinarios de competencia del Grupo de Control Disciplinario Interno de la SIC. Evaluación queja/ procedimiento ordinario/ ejecución de la sanción/ procedimiento verbal/ impedimentos y recusaciones/ notificaciones/ comunicaciones/ recursos

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS El Grupo de Control Disciplinario Interno de la entidad tiene competencia para investiga a todos los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio con excepción del Superintendente y la Secretaria General los cuales son investigados por la Procuraduría General de la Nación, conforme la Ley 734 de 2002. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión del Talento Humano

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión del Talento Humano

PROCESO

GT04 - Seguridad y Salud Ocupacional

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Secretaría General - Coordinador Grupo Talento Humano

OBJETIVO

Establecer y ejecutar actividades tendientes a promover buenas prácticas de seguridad y salud ocupacional en la Entidad.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para establecer y ejecutar actividades tendientes a promover buenas prácticas de seguridad y salud ocupacional en la Entidad.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

GT04 - Seguridad y Salud Ocupacional

Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo, matriz de S&SO

Cliente interno/ cliente externo (proveedores y vistantes)

HACER GT04 - Seguridad y Salud Ocupacional

Funcionarios, contratistas, entidades de manejo de riesgos y emergencias, EPS, ARP, Fondo de Pensiones

Fichas de Plan de Acción por proceso Identificación y valoración de riesgos, Ejecución de actividades de Medicina Preventiva y del Trabajo, Seguridad Industrial e Higiene Industrial. Normas internacionales y nacionales

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

Todos los procesos del SIGI

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

REQUISITOS Sólo se realizan actividades y/o jornadas, previa identificación de necesidades, riesgos e impacto. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión del Talento Humano

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión Documental

PROCESO

GD01-Gestión Documental

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Secretaria General - Coordinador Grupo Centro de Documentación e Información

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la Gestión del manejo documental que involucre la administración de archivos, retención y conservación de documentos, recepción y distribución de correspondencia.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para la Gestión del manejo documental que involucre la administración de archivos, retención y conservación de documentos, recepción y distribución de correspondencia.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

GD01-Gestión Documental

Inventarios documentales, actas cómite de archivo, informes de archivo, tablas de retención documental

Funcionarios SIC, dependencias, Archivo General de la Nación

Correspondencia

Dependencias SIC Entidades de vigilancia y control, entidades públicas y la ciudadanía en general.

HACER GD01-Gestión Documental

Dependencia, Secretaría General, Dirección Administrativa, Centro de Documentación e Información

Solicitantes de trámites y servicios, Oficina de Tecnología e Informática, Secretaría General

Fichas de Plan de Acción por proceso Establecer los controles necesarios para el adecuado almacenamiento, identificación, protección, recuperación, tiempo Archivos de las dependencias, manual de de retención y disposición de los registros de las actividades de la SIC. Archivo institucional/ organización de archivos/ préstamo archivo y retención documental, Manual de documentos/ reconstrucción de expedientes/ transferencia Correspondencia y Sistema de Trámites, documental/ eliminación de documentos/ tabla de retención sistemas de información y normatividad documental/ fondos documentales vigente.

Solicitudes, correspondencia, sistema de trámites, Manual de Correspondencia y Sistema de Trámites y normatividad vigente.

Recibir, radicar, distribuir y despachar correspondencia tanto interna como externa. Sistema de trámites/ flujo documental/ firmas autorizadas/ correspondencia

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Todos los usuarios internos que soliciten en prestamo expedientes deben confirmar el recibido el mismos día de la entrerega. Todas las solicitudes deben ser realizadas por el sistema de trámites. Las dependencias deben devolver las planillas de radicación diaria una vez sea verificada la documentación, el mismo día. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Documental

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión Administrativa

PROCESO

GA01 - Contratación

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Secretaria General - DirectorAdministrativo - Coordinador Grupo Contratos

OBJETIVO

Contratar los bienes y servicios que requiere la Superintendencia de Industria y Comercio, para su normal operación, dando cumplimiento a las normas legales vigentes.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para contratar los bienes y servicios que requiere la Superintendencia de Industria y Comercio, para su normal operación, dando cumplimiento a las normas legales vigentes.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

GA01 - Contratación

HACER GA01 - Contratación

Fichas de Plan de Acción por proceso

Dependencias

Programación prespuestal, Planes de compras, solicitudes de cotizaciones, estudios de mercado, estudios de conveniencia, sistemas de información y normatividad vigente.

Paises interesados, Organismos internacionales, Acción Social, Cancillería Colombiana

Solicitudes, información, planes, programas, proyectos, recursos, convenios.

Dar trámite a las solicitudes de adquisición de bienes y servicios relacionadas en los planes de compras a partir de una gestión clara, ágil y cimentada en los parámetros de transparencia, economía, responsabilidad y eficiencia que a la vez facilite el control de la contratación. Etapa precontractual/Etapa contractual/Etapa post contractual/modalidades de contratación/ convenios

Dependencias, entidades de vigilancia y control, contratistas, proveedores Contrato, compra de bien o servicio servicios y bienes, entidades públicas y la ciudadanía en general.

Adelantar las actividades relacionadas con cooperación internacional. Proyectos de cooperación, viablidad, demada de cooperación, oferta de cooperación, fuentes de cooperación

Paises interesados, Organismos internacionales, Acción Social, Informe del proyecto de cooperación Cancillería Colombiana, Dependencias, internacional entidades de vigilancia y control, entidades públicas y la ciudadanía en general.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Los estudios o documentos previos de la contratación son el fundamento de los procesos de contratación, ellos contienen el objeto, las condiciones técnicas, de plazo y modo en las cuales se debe cumplir con la prestación por lo anterior, todo proceso de contratación debe contar con los mismos. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Administrativa

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión Administrativa

PROCESO

GA02 - Inventarios

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Secretaria General - DirectorAdministrativo - Coordinador Grupo Administrativo

OBJETIVO

Llevar el registro de los bienes de propiedad de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Cliente y partes interesadas

Planificar las actividades para llevar el registro de los bienes de propiedad de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Fichas de Plan de Acción por proceso

GA02 - Inventarios

Inventario

Dirección Administrativa, Dirección Financiera, Entes de control y vigilancia

HACER GA02 - Inventarios

Funcionarios SIC, Grupo Administrativo, Grupo Fianciero, Oficina de Tecnología e Informática

Fichas de Plan de Acción por proceso Administración del almacén/ control valuativo de los bienes/ control físico de los bienes/ actualización de los bienes/ Registros de almacén, contratos, sistemas procedimientos administrativos/ baja de bienes muebles/ siniestros de información y normatividad vigente.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

REQUISITOS Realización de inventarios a funcionarios de bienes devolutivos en servicio para cotejar contra saldos en el aplicativo y saldos contable Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Administrativa

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión Administrativa

PROCESO

GA03 - Servicios Administrativos

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Secretaria General - DirectorAdministrativo - Coordinador Grupo Administrativo

OBJETIVO

Proporcionar al interior de la Entidad los servicios administrativos necesarios y disminuir el impacto ambiental de la Entidad para el cabal cumplimiento de las funciones asignadas y el logro de los objetivos trazados.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Planificar las actividades para proporcionar al interior de la Entidad los servicios administrativos necesarios y disminuir el impacto Fichas de Plan de Acción por proceso ambiental de la Entidad para el cabal cumplimiento de las funciones asignadas y el logro de los objetivos trazados.

Cliente y partes interesadas

GA03 - Servicios Administrativos

HACER GA03 - Servicios Administrativos

Funcionarios encargados de realizar actividades de servicios generales, Outsoursing

Fichas de Plan de Acción por proceso

Solicitudes , contratos.

Mecanismos de acción y protocolos en caso Funcionarios encargados de realizar de contingencias, que permitan salvaguardar actividades de servicios generales, vidas humanas, los archivos de la entidad, y Outsoursing el restablecimiento del servicio

Solicitud servicios de mantenimiento, utilización instalaciones/ ingreso o retiro de bienes/ suministro de elementos de consumo/ administración vehículos oficiales/ seguridad y vigilancia/ servicios de aseo y cafetería/ plan ambiental

Garantizar la continuidad de la prestación del servicio en caso de una eventualidad generada por diferentes factores, y minimizar la cantidad de tiempo requerido por la SIC para recuperarse de una interrupción y facilitar el proceso de recuperación.

Aspectos relacionados con aseo, Funcionarios SIC, entidades encargadas cafetería, mantenimiento y logística. de temas ambientales Plan ambiental

Acciones técnicas, de seguridad y organizacionales para atender contingencias

Funcioanrios SIC, usuarios servicios y trámites SIC

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO)

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

VERIFICAR

Funcionarios del proceso

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR

Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Dar cumplimiento al cronograma establecido para la solicitud de pedidos de los elementos en el software del Outsourcing con el fin de garantizarv la continua prestación de los servicios . Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Administrativa

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión Financiera

PROCESO

GF01 - Gestión Contable

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Secretaria General - Director Financiero

OBJETIVO

Dar cumplimiento a las políticas, principios, metodologías y procedimientos con los cuales la Superintendencia de Industria y Comercio, da registro a las operaciones y transacciones económicas que afectan su situación patrimonial en sus resultados y en su composición.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para dar cumplimiento a las políticas, principios, metodologías y procedimientos con los cuales la Superintendencia de Industria y Comercio, da registro a las operaciones y transacciones económicas que afectan su situación patrimonial en sus resultados y en su composición.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

GF01 - Gestión Contable

Estados financieros

Dirección Financiera, Entidades de vigilancia y control de entidades públicas, presupuesto y tesorería

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

HACER GF01 - Gestión Contable

Contratistas, dependencias SIC

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Fichas de Plan de Acción por proceso Registrar a las operaciones y transacciones económicas que afectan su situación patrimonial en sus resultados y en su composición. Asociación de registros por transacción/compra de bienes o servicios/ nómina/ aportes al sistema de seguridad social/ provisión para prestaciones sociales/mesadas pensionales/ cálculo Registros, facturas, sistemas de información actuarial/ ingresos por servicios prestados/ contingencias por demandas y sentencias/movimiento activos fijos/ depreciación y y normatividad vigente. amortizaciones/ conciliaciones/ Valoración y desvalorización de inmuebles/ recursos entregados en administración/inversiones/ informes.

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Representante de la Dirección para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO)

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Entrega de la información de almacén a contabilidad debe ser reportada los cinco (5) primeros días de cada mes. Adicional de los Back up que realiza la Ofina de Sistemas, el Grupo de Contabilidad realiza copia de seguridad semanal de todo el aplicativo DOS y GW. Validaciones en los perfiles contables y aprobador en el SIIF. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Financiera

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión Financiera

PROCESO

GF02 -Gestión Presupuestal

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Secretaría General - Director Financiero

OBJETIVO

Dar cumplimiento a las políticas, principios, metodologías y procedimientos en cuanto hace a la gestión, registro y control de la ejecución presupuestal.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para dar cumplimiento a las políticas, principios, metodologías y procedimientos en cuanto hace a la gestión, registro y control de la ejecución presupuestal.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

GF02 -Gestión Presupuestal

HACER GF02 -Gestión Presupuestal

Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), DNP

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Fichas de Plan de Acción por proceso Registrar y controlar la ejecución presupuestal de gastos e ingresos, aplicando las políticas, principios, metodologías y procedimientos en el cumplimiento y desarrollo de las funciones de la SIC. Tareas y perfiles SIIF/ Control ejecución presupuestal/ Registros en el SIIF/ CDP/ Registros órdenes de pago/ presupuesto/ desagregación del presupuesto/ Presupuestales/ informes de Decreto liquidación del presupuesto, expedición CDP/ registros presupuestales ejecuciòn proyectos de inversión, pagos a realizar por compromisos/modificaciones desagregación presupuesto/ la SIC y normatividad vigente. traslados presupuestales/adiciones presupuestales/ programación mensualizada PAC/modificaciones PAC/ pago de cuentas

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Oficina Asesora de Planeación, Entidades de vigilancia y control de entidades públicas, Secretaria General.

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Representante de la Dirección para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO)

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación:

Se efectuarán consultas periódicas del avance en la ejecución del presupuesto, para garantizar la adecuada operación institucional. Por medio de la revisión de los documentos de ordenación del gasto y el objeto a contratar se puede identificar claramente el tipo de contratación.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Financiera

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO

Gestión Financiera

PROCESO

GF03-Gestión de Tesoreria

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Secretaria General - Director Financiero

OBJETIVO

Dar cumplimiento a las políticas, principios, metodologías y procedimientos en cuanto a la gestión de tesorería.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Planificar las actividades para dar cumplimiento a las políticas, principios, metodologías y procedimientos en cuanto a la gestión de Fichas de Plan de Acción por proceso tesorería.

Cliente y partes interesadas

GF03-Gestión de Tesoreria

HACER GF03-Gestión de Tesoreria

Fichas de Plan de Acción por proceso

Usuarios de trámites y servicios, bancos o entidades financieras

Ingresos financieros, Movimientos financieros

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Salvaguardar los recursos financieros de la entidad, promoviendo la eficiencia y eficacia del control de gestión financiera institucional. Ingresos/ recursos nación/inversiones/ determinación del saldo a invertir/ constitución de títulos TES/ Rendición de títulos TES/ comité de inversión/programación mensualizada PAC/modificaciones PAC/ pago de cuentas.


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Recibos de caja, registros de los pagos, informes de tesorería e inversiones.

Entidades de vigilancia y control de entidades públicas, Entidades Financieras, Ministerio de Hacienda y Crédito Püblico.

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación:

Programar con las áreas los recursos que se requieren durante cada mes a fin de cumplir con el pago oportuno de las obligaciones de la Entidad y efectuar las correspondientes solicitudes de modificación del PAC dentro de las fechas establecidas por el MHCPTN Presentar el informe de inversiòn al comitè de inversiones con antelaciòn suficiente a los miembros del comite para el proceso de toma de decisiones.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento del proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Financiera

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO

Gestión tecnologías de la Información y la Comunicación

PROCESO

GS01 Administración Sistemas de Información

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Jefe Oficina de Tecnología e Informática

OBJETIVO

Operar el sistema integral de información automatizado optimizando los canales de comunicación interna y externa de la entidad.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

DE01 - Formulación Estratégica

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para operar el sistema integral de información automatizado optimizando los canales de comunicación interna y externa de la entidad.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

GS01 Administración Sistemas de Información

HACER GS01 Administración Sistemas de Información

Fichas de Plan de Acción por proceso

Oficina de tecnología e Informática

Sistemas de información, software de seguridad y normatividad vigente.

Oficina de tecnología e Informática

Funcionarios SIC Entidades del estado

Establecer políticas y directrices relacionadas con la seguridad Usuarios internos y externos de los informática y tecnológica que posee la Superintendencia de Sistemas e información segura y confiable servicios informáticos que presta la Industria y Comercio mediante la evaluación de riesgos, Entidad amenazas y vulnerabilidades.

Optimización uso de: La pagina web, sistema de actos administrativos y cobro Establecer políticas generales para el manejo de recursos coactivo, consulta de actos administrativos, informáticos con el fin de minimizar los riesgos en la pérdida generación de edictos, prestamo de de información, aumentar los niveles de eficiencia y Equipos informáticos, software, hardware, expedientes a usuarios internos, Usuarios internos y externos de los productividad de los funcionarios de la Superintendencia de Sistemas de información y normatividad administración de copias de seguridad, servicios informáticos que presta la Industria y Comercio, prolongar la vida útil de los equipos de manejo de antivirus, notificación de actos vigente. Entidad cómputo y aprovechar al máximo los Sistemas de Información administrativos via internet, manejo del y las herramientas Institucionales correo electrónico, manejo de internet e intranet, sistema proceso contencioso administrativo.

Requerimientos sistemas de información y normatividad vigente.

Atender las solicitudes relacionadas con los sistemas de información de la Superintendencia de Industria y Comercio

Sistemas de información

Usuarios internos y externos de los servicios informáticos que presta la Entidad

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Prácticas y controles en seguridad y salud Comercio, Funcionarios de la SIC, ocupacional Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Las políticas relacionadas con infraestructura tecnológica, uso de herramientas informáticas, sistemas de información y servicios informáticos están consignados en los manuales de Seguridad Informática, Uso de Recursos informáticos y Requerimientos de Sistemas de Información. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión tecnologías de la Información y la Comunicación

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión Jurídica

PROCESO

GJ01 Cobro Coactivo

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Jefe Oficina Asesora Jurídica - Coordinador Grupo Cobro Coactivo

OBJETIVO

Adelantar la recuperación de los créditos fiscales u obligaciones a favor de la Nación, originados en actos administrativos que prestan mérito ejecutivo proferidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Planificar las actividades para adelantar la recuperación de los créditos fiscales u obligaciones a favor de la Nación, originados en Fichas de Plan de Acción por proceso actos administrativos que prestan mérito ejecutivo proferidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cliente y partes interesadas

GJ01 Cobro Coactivo

HACER GJ01 Cobro Coactivo

Fichas de Plan de Acción por proceso

Hacer efectiva la recuperación de los créditos fiscales originados en actos proferidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, Dependencias, DIAN, CIFIN, que presten mérito ejecutivo por jurisdicción coactiva, siguiendo Superintendencia Financiera, para tal fin el procedimiento establecido por la Ley. Preliminares Cámaras de comercio, oficinas de Actos administrativos expedidos por la SIC , título ejecutivo/ cobro persuasivo/ cobro coactivo/ medidas tránsito, oficinas de registro de información entidades relacionadas, sistemas cautelares/ práctica diligencia de secuestro/ Acuerdo de pago y Instrumentos Públicos, otras de información y normatividad vigente. garantías/ terminación del procesos coactivo/ terminación anormal entidades o instituciones que sean del proceso coactivo necesarias conforme a la naturaleza del obligado

Mandamientos de pago, avisos de cobro, acuerdos de pago, actos administrativos

Morosos, Dirección Financiera, Entidades de vigilancia y control de entidades públicas

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Representante de la Dirección para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO)

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

Salidas

Cliente y partes interesadas


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR

Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación:

En cuanto a los Convenios con CIFIN y DATAREDITO, el Coordinador y la(s) persona(s) que designe para el manejo y uso de la respectivas bases de datos, teniendo en cuenta que su uso es de carácter oficial - SIC, debiéndose utilizar con las medidas de seguridad que se requieren y establecidas para las funciones propias de cobro del GTCC.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Jurídica

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión Jurídica

PROCESO

GJ02 Gestión Judicial

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Jefe Oficina Asesora Jurídica - Coordinador Grupo Gestión Judicial

OBJETIVO

Proteger los intereses de la entidad adelantando las acciones de coordinación, gestión y atención de los diferentes asuntos y procesos que se tramitan ante las diferentes entidades de la rama judicial.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para proteger los intereses de la entidad adelantando las acciones de coordinación, gestión y atención de los diferentes asuntos y procesos que se tramitan ante las diferentes entidades de la rama judicial.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

GJ02 Gestión Judicial

Informes, Base de Datos e Indicador de Prevención daño antijurídico

Entidades de vigilancia y control de entidades públicas, Demandante, Comité de Conciliación SIC, Proceso Gestión judicial, Proceso Contable, Presupuestal y Tesorería

HACER GJ02 Gestión Judicial

Fichas de Plan de Acción por proceso

Juzgados, demandantes

Sentencias, conciliaciones y demandas vigentes y requerimientos judiciales

Demandante

Demanda, necesidad de conciliación, sistemas de información y normatividad vigente.

Aplicar los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos (MASC), dentro del marco legal normativo para la solución de conflictos en los cuales sea parte o tenga interés la Superintendencia de Industria y Comercio.

Conciliaciones

Entidades de vigilancia y control de entidades públicas, Demandante, Comité de Conciliación SIC, Proceso Gestión judicial

Demanda y su notificación, sentencias, sistemas de información y normatividad vigente.

Proteger los intereses litigiosos de la Entidad, contestando la demanda con los argumentos técnicos y legales a que haya lugar para la la adecuada defensa de la Entidad, aportando pruebas a fin de desvirtuar las pretensiones del demandante, argumentando alegatos de conclusión y cumpliendo la sentencia expedida por el despacho judicial. Notificación / contestación demanda/ pruebas/ alegatos/ sentencia/ cumplimiento sentencia/apelación/ alegatos de segunda instancia

Procesos contenciosos, civiles y penales

Entidades de vigilancia y control de entidades públicas, Demandante, Comité de Conciliación SIC,

Rama judicial, Procuraduría general de la nación, y Procesos SIGI

Facilitar a las diferentes dependencias de la Entidad y al Comité de Conciliación la debida evaluación de las causas generadoras de las demandas instauradas contra la misma, y sentencias en contra, la unificación de criterios de prevención y la implementación de acciones preventivas.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Rama judicial, Procuraduría general de la nación, dependencias y compilación de normas.

Acción constitucional, sistemas de información y normatividad vigente.

Dar respuesta a las acciones de tutela, acciones populares, acciones de cumplimiento y acciones de grupo notificadas a la entidad. Admisión/ preliminar/ decisión

Acciones constitucionales, acción de tuttela, acción popular y acción de cumplimiento

Entidades de vigilancia y control de entidades públicas, Demandante, Comité de Conciliación SIC

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

ACTUAR

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS

Políticas de Operación:

i). El análisis que realiza el abogado a los temas sometidos al Comité de Conciliación de la Entidad son de carácter confidencial, ii). la Secretaría del Grupo de Gestión Judicial, acompañada de la coordinación controlan los términos judiciales, sin perjuicio de la responsabilidad que le atañe al profesional apoderado del proceso, así como de los expedientes asignados para su estudio y control. iii). Esta Dependencia cuenta con un sistema de información litigiosa denominado 'Litigando', entidad encargada de la vigilancia de los procesos judiciales, la clave para acceder a dicha información es de uso personal e intransferible por parte de los abogados.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Jurídica

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión Jurídica

PROCESO

GJ04 Derechos de Petición

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Jefe Oficina Asesora Jurídica - Coordinador Grupo Certificaciones y Notificaciones

OBJETIVO

Atender los derechos de petición de interés general o particular que sean presentados a la Superintendencia de Industria y Comercio. Expedir certificaciones y constancias a los usuarios, conforme las solicitudes presentadas.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Planificar las actividades para Atender los derechos de petición de interés general o particular que sean presentados a la Superintendencia de Industria y Comercio, así como expedir Fichas de Plan de Acción por proceso certificaciones y constancias a los usuarios, conforme las solicitudes presentadas.

Cliente y partes interesadas

GJ04 Derechos de Petición

HACER GJ04 Derechos de Petición

Peticionario

GJ04 Derechos de Petición

Fichas de Plan de Acción por proceso (Oficina Juridica)

La Oficina Asesora Jurídica atenderá las consultas realizadas a la SIC en tiempos acordes a lo estipulado en la normatividad vigente. Admisión, decisión. Consulta, Petición de informaciónsistemas de información y normatividad vigente.

Conceptos, oficio de respuesta

Empresa, consumidores, entes de vigilancia y control, entidades del Estado, ciudadanía en general

Atender las solicitudes de certificaciones que son requeridas a la SIC. Admisión, decisión.

Certificaciones

Empresa, consumidores, entidades del Estado, ciudadanía en general

Fichas de Plan de Acción por proceso (Grupo de Certificaciones y Notificaciones)

Solicitante

Solicitud de certificación, pagos necesarios, sistemas de información y normatividad vigente.

Solicitante

Solicitud copias, pagos necesarios, sistemas de información y normatividad vigente.

Atender las solicitudes de copias que son requeridas a la SIC. Admisión, decisión

Copias para entregar

Empresa, consumidores, entidades del Estado, ciudadanía en general

Solicitante

Solicitud de listados, pagos necesarios, sistemas de información y normatividad vigente.

Atender las solicitudes de listados que son requeridas a la SIC. Admisión, decisión

Listados

Empresa, consumidores, entidades del Estado, ciudadanía en general

Atender las quejas, reclamos y/o sugerencias que se presenten. Admisión, decisión, seguimiento.

Respuesta al quejoso Traslado de Queja Informe PQRF

Empresa, consumidores, entidades del Estado, ciudadanía en general, Entes de control y vigilancia, Grupo procesos disciplinarios. Procesos SC02- Seguimiento Sistema de Gestión y CI01 Control Interno

Empresas, comerciantes, consumidores, inventores, academia, ciudadanía en general

Queja o reclamo, pruebas, normatividad vigente.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

La respuesta a la consulta debe ser clara, concisa y completa, por lo tanto, la respuesta debe abarcar los interroganntes o dudas que tenga el peticionario. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Jurídica

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

MACROPROCESO

Gestión Jurídica

PROCESO

GJ05 Regulación Jurídica

TIPO DE PROCESO

Apoyo

RESPONSABLE

Jefe Oficina Asesora Jurídica - Coordinador Grupo de Regulación

OBJETIVO

Adelantar y participar en el tramite y expedición de los diferentes tipos de proyectos normativos, realizando el seguimiento correspondiente, así como mantener actualizado el compendio de regulaciones expedidas por la SIC.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR Planificar las actividades para adelantar y participar en el tramite y expedición de los diferentes tipos de proyectos normativos, realizando el seguimiento correspondiente, así como mantener actualizado el compendio de regulaciones expedidas por la SIC.

Salidas

Cliente y partes interesadas

Fichas de Plan de Acción por proceso

GJ05 Regulación Jurídica

HACER GJ05 Regulación Jurídica

Congreso de la República, Ministerios.

Dependencias SIC

Fichas de Plan de Acción por proceso Adelantar seguimiento al trámite de los proyectos de ley, acuerdos Informe de seguimiento legislativo. y otras normas expedidas por diferentes organismos de las ramas Leyes, decretos y acuerdo Proyectos de ley, proyectos de decreto, del poder público. Selección proyectos/ presentación aprobados con las observaciones de acuerdos, Conpes sistemas de información observaciones/ seguimiento la SIC y normatividad vigente.

Expedir actos administrativos de carácter general, incluidos Propuestas de reglamentaciones -Circulares aquellos que modifican la Circular Única. Elaboración proyecto acto administrativo/ revisión y aprobación acto administrativo/ y Resoluciones-, sistemas de información y divulgación/ actualización circular única/ control y archivo/ Edición normatividad vigente. del Boletín Juridico/ actualizaciones.

Acto administrativo Resoluciones/Circulares -

Dependencias de la SIC

Ciudadanía en general, consumidores, usuarios de trámites y servicios, vigilados

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Orientaciones y metodología de gestión ambiental


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles aplicables al proceso

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Representante de la Dirección para el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO)

Orientaciones y metodología de gestión en seguridad y salud ocupacional

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Políticas de Operación: Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Informe de Revisión por la Dirección

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS Expedicion de Actos Administrativos de carácter genera: i. Cada vez que se expida un Acto Administrativo de carácter general se requiere del visto bueno de cada uno de los involucrados. / ii. Seguimiento Legislativo: Cada vez se radiquen proyectos de Ley que incidan directa o indirectamente con la funciones asigadas a la SIC, el funcionario del grupo debe poner en conocimiento a la misional afectada para que sea ella la que determine el impacto negativo o positivo de dicho proyecto. Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Jurídica

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO

Sistema de Control Interno

PROCESO

CI01 Control Interno

TIPO DE PROCESO

Control y Evaluación

RESPONSABLE

Jefe Oficina de Control Interno

OBJETIVO

Evaluar los componentes del sistema de control interno, adoptados por la entidad en el ejercicio de la función administrativa en todos sus procesos y el cumplimiento cabal de los roles asigandos y lo definido en la ley 87 de 1993.

Ciclo PHVA Proveedor

DE01 - Formulación Estratégica

Entradas

Plan de acción anual

Actividades PLANEAR

Salidas

Planificar las actividades para evaluar los componentes del sistema de control interno, adoptados por la entidad en el ejercicio de la función administrativa en todos sus procesos y el Fichas de Plan de Acción por proceso cumplimiento cabal de los roles asigandos y lo definido en la ley 87 de 1993.

Cliente y partes interesadas

CI01 Control Interno

HACER CI01 Control Interno

Fichas de Plan de Acción por proceso

Todos los procesos de la Superintendente de Industria y Comercio.

Resultados de anteriores auditorias, requisitos legales y reglamentarios, importancia de los procesos, prioridades de la Alta Direcciòn.

CI01 Control Interno

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Definir cronograma de auditorias anuales.

Superintendente de Industria y Comercioy funcionarios de la SIC CI01 Control Interno

Cronograma de auditorias y Plan de Acciòn Evaluaciones del sistema de control interno a traves de a ejecuciòn de auditorias. Anual.

Orientaciones y metodología de gestión ambiental

Cronograma de auditorias


Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental

Superintendente de Industria y Informe de Auditoria, Planes de Comercio, Procesos SIC, Contraloría mejoramiento e informes de General de la República y Presidencia, seguimiento al plan de mejoramiento. Departamento.

Prácticas y controles ambientales

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SGA, partes interesadas.

Ciclo PHVA Proveedor

Entradas

Representante de la Dirección para el Orientaciones y metodología de gestión en Sistema de Seguridad y Salud seguridad y salud ocupacional Ocupacional (SySO)

Actividades

Salidas

Cliente y partes interesadas

 Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Prácticas y controles en seguridad y salud ocupacional

Superintendente de Industria y Comercio, Funcionarios de la SIC, Representante de la Dirección para SySO, partes interesadas.

VERIFICAR Sistema de Trámites y SIGI

Información de actividades operativas y actividades con cronograma

Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la Oficina Asesora de Planeación

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar cumplimiento y establecer acciones

Proceso de Sistema de Control Interno, Seguimiento sistema de gestión

Comunicación fechas de auditoria interna, programación auditorias del SIGI

Atender la auditoria y entregar la información necesaria

Entes de Control

Comunicación fechas de auditoria externa

Entregar la información necesaria para que los entes de control realicen las auditorias que corresponda

Proceso Revisión Estratégica

Seguimiento

Funcionarios del proceso

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

Necesidad de establecer acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección la Dirección ACTUAR Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas

Acciones correctivas y preventivas

Superintendente de Industria y Comercio, Delegados, Directores, Coordinadores de Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes interesadas.

REQUISITOS

Políticas de Operación:

* Todo informe final de auditoria que contenga hallazgos debera ser incluidos en un Plan de Mejoramiento con el fin generar acciones correctivas o preventivas para mitigar su ocurrencia. *Todos los procesos sujetos de auditoria deberan cumplir con los terminos indicados para dar respuesta a los requerimientos de Control Interno. * Promover el Autocontrol a los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio. * Se realizaran cambios a un informe de auditoria preliminar, unicamente basado en las pruebas documentales que allegue el auditado en la respuesta al informe preliminar.

Legales y normativos Recursos Riesgos Documentos de Referencia

Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.) Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Proceso CI01 Control Interno