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[["Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"]]

ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO

¿Qué es? El análisis y descripción de puestos de trabajo es la metodología básica y fundamental que contribuye a hacer realidad cualquier proyecto de organización. Es una herramienta metodológica que diseña y ordena el proceso de la actividad organizativa de la empresa, y esto es lo que hace el análisis de puestos de trabajo, a través de una descripción sistematizada de lo que hace el conjunto de trabajadores de una empresa. El análisis y descripción de puestos de trabajo es el procedimiento metodológico que nos permite obtener toda la información relativa a un puesto de trabajo. El proceso de ADP consta de dos fases, claramente identificables y diferenciadas. 

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Análisis de puestos de trabajo, APT: Generalmente nos referimos al mismo tipo de análisis cuando oímos hablar de análisis de tareas, análisis de trabajo, análisis de puestos, todas ellas se refieren a una misma cuestión, el puesto de trabajo como unidad de gestión de la división del trabajo. Descripción de puestos de trabajo, DPT: Es la exposición detallada, estructurada, ordenada y sistemática, según un protocolo dado del resultado del APT. Es, en definitiva, un inventario escrito de los principales hechos más significativos del puesto de sus deberes y responsabilidades.

El análisis y descripción de puestos de trabajo sirve de punto de partida para el diseño de otro tipo de herramientas más avanzadas que nos permitirán continuar mejorando en la gestión del desarrollo de nuestro equipo humano. Podríamos definir el Análisis de Puestos como el procedimiento de obtención de información acerca de los puestos, centrándose en el contenido, aspectos y condiciones que le rodean. El análisis de puestos pretende estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeño. ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

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[["Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"]] La Descripción de Puestos es el documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejada el contenido del puesto, enunciando las tareas o responsabilidades que lo forman y lo hacen distinto a todos los demás puestos que existen en la organización. Así mismo, su descripción es la relación de las responsabilidades o tareas del puesto, la periodicidad de su realización, los métodos que se emplean para el cumplimiento de esas responsabilidades o tareas y los objetivos. Es básicamente la enumeración por escrito de los principales aspectos significativos del puesto y las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

OBJETIVOS DEL ADP Fundamentalmente en las áreas de RRHH y Organización de Empresas, son muchas las aplicaciones que se pueden derivar del ADP, como: 1. Diseño organizacional: la definición de puestos y su diferenciación junto con las agrupaciones pertinentes constituyen el primer nivel de creación y diseño de departamentos, secciones, etc. 2. Manuales de funciones y procedimientos: formaliza las informaciones sobre los puestos y los procedimientos y procesos de los flujos de trabajo. 3. Selección del personal para los puestos que se tengan que cubrir. 4. Ayuda a establecer los criterios de promoción y a clarificar las destrezas y conocimientos que se requieran. 5. Desempeño y evaluación de resultados: establecer los objetivos del puesto y los niveles de eficacia y eficiencia, difícilmente puede hacerse esto si no sabemos las responsabilidades, tareas y objetivos del mismo. 6. Formación y desarrollo: Permite una planificación objetiva y detallada de la formación al establecer las aptitudes necesarias para el desempeño del puesto. 7. Salud laboral, el análisis y descripción de puestos de trabajo recoge las condiciones ambientales, físicas, etc., ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

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en las que se desarrolla la actividad laboral del puesto, por eso aporta información sobre los riesgos que pueden envolver al puesto de trabajo. También detalla las condiciones de fatiga, estrés, posturas forzadas, movimientos indebidos, etc.

ETAPAS DEL PROCESO DE ADP 1. DETERMINAR LOS OBJETIVOS DEL ANALISIS

Se trata de definir los que se persigue con la realización del mismo en función de las diferentes utilidades señaladas del análisis y descripción de los puestos de trabajo. 2. DELIMITAR EL ANÁLISIS

Consiste en dar respuesta a las siguientes preguntas:  ¿Qué puestos analizar? Habrá que determinar cuáles son los más representativos para el análisis.  ¿Cuándo se hará el estudio? Hay que decidir el momento de realización. Normalmente hay momentos críticos en que suele realizarse el análisis. a) Cuando la organización nace y se enfrenta a la necesidad de sistematizar su flujo de trabajo. b) Cuando es creado un nuevo puesto de trabajo

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c) Cuando un puesto, a consecuencia de la implantación de nuevos métodos, procedimientos o tecnología, es alterado en su contenido de forma significativa.  ¿Quién lo realizará? Hay casos en que lo realiza la misma persona que ocupa el puesto, en otros su superior y cada vez es más habitual que sea una persona del departamento de recursos humanos.

3. REALIZACION DEL ANÁLISIS Se trata, en esta etapa de reunir datos sobre las actividades laborales, las conductas requeridas por los trabajadores, las condiciones laborales en que realizan su tarea y las características y capacidades humanas necesarias para la ejecución de su trabajo. Por otra parte es importante repasar la información con las personas que ocupan el puesto para corregir posibles errores y confirmar los datos y su utilidad. Para reunir los datos sobre cada puesto, la empresa dispone de varias fuentes de información, siendo las más habituales las entrevistas, la observación, los diarios, los cuestionarios y los grupos de expertos. La elección de uno de ellos o su combinación estará determinada, entre otras cuestiones, por complejidad del trabajo y el coste de recopilar dicha información. 4. REALIZACION DE LA DESCRIPCION Y ESPECIFICACION DEL PUESTO En esta etapa del proceso de análisis y descripción de puestos de trabajo se preparan los documentos que ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

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recopilan las principales conclusiones del estudio, es decir, se ofrecen los resultados obtenidos. El resultado del análisis del puesto se concentra a través de documentos, a los que se le conoce como: uno, las descripciones del puesto. i.

Descripción del Puesto Una definición integradora de la descripción de un puesto de trabajo seria la siguiente: La descripción de puestos es el resultado del Análisis de Puestos de Trabajo, es decir es el documento que recoge la información relativa a cada puesto en relación con las tareas, obligaciones y responsabilidades. No existe un formato estándar para redactar este documento, aunque normalmente se suelen incluir, fundamentalmente, tres aspectos: identificación del puesto, resumen del puesto, responsabilidades y obligaciones. I. Identificación del Puesto Recogería la información o datos necesarios para localizar el puesto en la organización. El contenido de este campo podría incluir los siguientes aspectos: área, departamento o sección, denominación del puesto, actual ocupante, superior jerárquico, fuente de información del trabajo; quien ha formulado la descripción del cargo; las fechas de análisis del trabajo y la verificación de la descripción del trabajo. II. Resumen del trabajo o descripción del cargo

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Se puede incluir la misión del puesto, es decir, la razón de ser del mismo en la organización, para qué existe y cuáles son los resultados esperados, así como las actividades o funciones desempeñadas. El contenido de este campo incluiría la determinación de las acciones que se deben realizar en el puesto de trabajo, pudiendo diferenciarse entre tareas que se han de realizar de forma permanente, alternativa u ocasionalmente. Las funciones serían las que objetivamente realizaría cualquier persona que ocupase el puesto. III. Obligaciones y responsabilidades del cargo Explican qué hay que hacer en el trabajo, cómo se hace y por qué se hace. Las responsabilidades básicas son tareas en las que se descompone la misión del puesto y de cuya realización es responsable el titular, ya sea directamente o por medio de sus subordinados. Responde a preguntas básicas como: ¿Qué hace el trabajador? ¿Cómo lo hace? ¿Con qué lo hace? Y ¿Por qué lo hace?

ANALISIS DEL PUESTO DE TRABAJO Cuando se realiza un análisis de puestos existen dos alternativas:

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 Que el análisis se extienda a la totalidad de los puestos existentes en el centro, es decir, que sea global para toda la organización.  Que solo abarque un determinado número de puestos. Para determinar los puestos de trabajo que se van a incluir en el análisis, se pueden recurriré a tres factores: 1. La diversidad: un único puesto, varios puestos en una ocupación o varios puestos en varios ocupaciones lo que se llama departamento. 2. La distribución: se refiere al lugar geográfico de los puestos a analizar. 3. Recurrir solamente a aquellos puestos de especial interés y significativos para los propósitos perseguidos. De esta manera los puestos seleccionados constituyen el denominado, inventario de puestos. Aun así, el inventario no describe el puesto, únicamente precisa cuantos trabajadores realizan esas labores y cuál es la denominación que el puesto recibe dentro de la empresa.

Se trata, en esta etapa de reunir datos sobre las actividades laborales, las conductas requeridas por los trabajadores, las condiciones laborales en que realizan su tarea y las características y capacidades humanas necesarias para la ejecución de su trabajo. Para reunir los datos sobre cada puesto, la empresa dispone de varias fuentes de información, siendo las más habituales las entrevistas, la observación, los diarios, los cuestionarios y los grupos de expertos.

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CAPTACION DE LA INFORMACION Para determinar el método de análisis a utilizar, se debe decidir antes qué tipo de datos se van a recoger, de qué fuentes de información se dispones y cuáles van a ser los procedimientos de recogida a utilizar.

Fuentes de Información Normalmente la información recogida está referida a las actividades propias del puesto de trabajo: esto es a las tareas, responsabilidades y ocupaciones que lo conforman.

Recogida de la Información Cuanto son los métodos fundamentales para recoger la información: 1. Las Entrevistas Consiste en recabar información del puesto mediante una entrevista, con preguntas y respuestas verbales realizada por el especialista y el titular del puesto. Ventajas:  Obtención de los datos del ocupante del puesto a través de las personas que mejor lo conocen.  Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas.  Es el método de mayor conveniencia y el que proporciona mayor resultado en el análisis, debido a la obtención estandarizada y racional de los datos.  No tiene contraindicaciones: se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel. ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

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Desventajas: Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal, que resultan en una falta de comprensión y/o aceptación de sus objetivos. Posibilidad de una confusión entre opiniones y hechos. Pérdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien para esta tarea. Costo operacional elevado: se necesitan analistas con experiencia y paralización del trabajo del ocupante del puesto. 2. Observación Directa Consiste en la observación directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones propias del puesto, durante cierto periodo de tiempo. Se utiliza en tareas repetitivas. Ventajas:  Veracidad en los datos obtenidos.  No requiere la paralización del ocupante del puesto.  Método ideal para puestos sencillos y repetitivos.  Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de puestos (¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace?) Desventajas:  Costo elevado, pues para que el método seas completo se requiere un tiempo prolongado del análisis de puestos.  La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite

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la obtención de datos verdaderamente importantes para el análisis.  Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos. 3. Cuestionario La obtención de datos sobre el puesto se realiza por medio del llenado de un cuestionario que realiza el ocupante del puesto o su superior para el análisis de puestos. Sencillo y fácil de comprender. Lo rellena el titular del puesto y lo supervisa su superior inmediato. Solo un cuestionario por puesto. Puede ser abierto o cerrado. Ventajas:  El cuestionario puede ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visión más amplia del contenido de sus características, además de contar con la participación de varios niveles.  Es el método más económico para el análisis de puestos.  Es el método más completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de los puestos, contestando por ellos y devuelto con la relativa rapidez. Esto no ocurre con los demás métodos para el análisis de puestos.  Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo y las actividades de los ejecutivos. Desventajas:  El cuestionario está contraindicado para puestos de bajo nivel de los cuales los

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ocupantes pueden tener dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.  Exige planeación y realización cuidadosa.  Tiende a ser superficial y distorsionada 4. Métodos mixtos Utilización de varios métodos al mismo tiempo. Normalmente se utilizan:  Cuestionario y entrevista; ambos con el ocupante del puesto, este último llena el cuestionario y después es sometido a una entrevista rápida, con el cuestionario como referencia.  Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y aclarar los datos obtenidos.  Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.  Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.  Cuestionario y observación directa, ambos del mismo ocupante.  Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante. 5. Método del diario de actividades Consiste en un auto-informe del titular del puesto. Debe registrar diaria y sistemáticamente las actividades que desarrolla, especificando el tiempo que les dedica. Es un método sujeto a distorsión, dado que se trata de un auto-registro. 6. Método de incidentes críticos Consiste en observar y detectar las actuaciones del titular del puesto a analizar que conllevan ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

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consecuencias positivas con el objetivo de captar y registrar las conductas o incidentes indispensables para el buen desempeño del puesto de trabajo. 7. Método de recopilación de información Consiste en recabar información acerca de las descripciones de puestos ya publicadas o bien realizadas en la misma empresa con anterioridad.

DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO Una vez que el puesto de trabajo ha sido analizado debemos pasar a la siguiente fase que consiste en describirlo de la forma más rigurosa y objetiva posible. La descripción de los puestos de trabajo se caracteriza porque los resultados se presentan bajo la forma de una narración de las características del contenido del puesto de trabajo, de las condiciones físico-ambientales en las que se desenvuelve, las relaciones sociales y las exigencias para su desempeño. CONTENIDO DE LAS PUESTOS DE TRABAJO

DESCRIPCIONES

DE

LOS

La diversidad de formatos es inmensa, prácticamente puede decirse que cada proyecto de descripción presenta su propia forma de organizar los contenidos descriptivos. Lo que debe de contener es:     

¿Qué hace el trabajador? ¿Por qué lo hace? ¿Cómo y con que lo hace? ¿Dónde y cuándo lo hace? ¿Qué implica lo que hace?

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