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Análisis de los Puestos de Trabajo

Dr. Juan José Talavera

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo El análisis de los puestos de trabajo es una herramienta básica y clásica en la Gestión del Factor Humano. En los Estados Unidos de América se comenzó a emplear en 1909 en las Oficinas Municipales de Chicago y se aplicó posteriormente en 1912 en la Compañía Edison. Lo podríamos definir como el proceso de determinar mediante observación y estudio, los elementos componentes de un trabajo concreto: la responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y mentales que el mismos requiere, los esfuerzos y los riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve.

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo En sus comienzos, surgieron confusiones sobre este término, a causa de un término análogo: "Análisis del Trabajo", usado por los estudios de los Métodos y Tiempos para determinar los procedimientos de trabajo y los tiempos asignados para su ejecución. El análisis de los puestos de trabajo pretende estudiar el trabajo a fin de mejorarlo y por éste motivo, tiene necesariamente que derivar en un estudio analítico de las tareas que constituyen el puesto. Dr. Juan José Talavera

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo Antes de entrar en materia de conceptos, resulta conveniente realizar una serie de reflexiones relacionadas todas ellas con la figura del puesto de trabajo, a partir de la bibliografía consultada: Respecto a su procedencia podemos afirmar que el análisis de los puestos de trabajo nace y se desarrolla en el ámbito de la teoría y de las técnicas de la Organización Científica del Trabajo. Esta escuela del pensamiento organizativo propugna la racionalización del centro de trabajo como vía principal para la maximización del rendimiento de los trabajadores. El núcleo de esta corriente estaba constituido por el estudio organizado del trabajo, posterior análisis hasta conseguir reducirlo a sus elementos más simples y la mejora sistemática del rendimiento del trabajador con relación a cada uno de estos elementos. El análisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en sí. Aparece entonces el peligro que acecha a todo analista de puestos: perder la orientación y concentrarse en el titular del puesto de trabajo en lugar de hacerlo en el propio puesto. Esta circunstancia también está presente en el proceso de valoración de los puestos de trabajo.

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo Los puestos, curiosamente, son considerados como una posesión personal por parte de sus ocupantes y ello unido al inevitable egocentrismo presente en la interpretación de las percepciones individuales induce a los empleados a considerar este proceso como una intromisión territorial molesta. El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones. Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo. El puesto de trabajo es el principal nexo de unión entre los empleados y la organización. Efectivamente, este vínculo permite a los individuos realizar aportaciones para con su organización, al tiempo que les permite recibir las recompensas pertinentes. Estas recompensas pueden ser intrínsecas (satisfacción respecto al trabajo realizado, sentimientos de logro, etc.) y extrínsecas (promociones y remuneraciones principalmente). Hágase constar en este momento que la remuneración continúa ocupando un lugar ciertamente privilegiado entre los instrumentos de motivación de que disponen las organizaciones, y que es precisamente el puesto de trabajo ocupado uno de los principales determinantes del montante económico recibido por tal concepto. Dr. Juan José Talavera

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo Las organizaciones pueden ser entendidas como conjuntos de personas que desempeñan puestos de trabajo o como conjuntos de puestos de trabajo que son ocupados por personas. En consecuencia el tándem persona-puesto de trabajo es el que caracteriza a una organización de forma similar a como el tándem productomercado caracteriza la estrategia desplegada. Resulta oportuno aclarar en este momento que no siempre existe equivalencia entre el número de empleados de una organización y el número de puestos de trabajo distintos que dicha organización contempla. Con frecuencia suele ocurrir que diversas personas ocupan puestos de idéntico contenido, luego, generalmente el número de puestos de trabajo es inferior al de miembros de la compañía. No obstante, también pueden observarse situaciones contrarias cuando una determinada firma convive con la figura del puesto vacante. En este caso existe el puesto, pero no la persona que ha de ocuparlo. Esta circunstancia normalmente tiene carácter coyuntural; no estructural. Las posibles combinaciones resultado de cruzar la existencia/inexistencia de empleados y puestos de trabajo pueden ser observadas en el gráfico Dr. Juan José Talavera

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Puesto SI

Personal Si

Puesto No

Personal Si

Puesto SI

Personal No

Puesto No

Personal No

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo Normalmente este proceso es acometido en tres típicas ocasiones: una primera cuando la organización nace y se enfrenta a la necesidad de sistematizar su flujo de trabajo; en segundo lugar, cuando es creado un nuevo puesto de trabajo; y, en tercer lugar, cuando un puesto, a consecuencia de la implantación de nuevos métodos, procedimientos o tecnología, es alterado en su contenido significativamente. Como última de las reflexiones apuntadas debemos señalar que la figura del puesto de trabajo es el principal referente de la gestión de carreras. Por tanto, los individuos y las organizaciones evaluarán esta faceta a partir de la relación de puestos de trabajo desempeñados durante el historial profesional de los empleados.

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo Los términos “Análisis de puestos de trabajo”, “Descripción de puestos de trabajo” y “Especificaciones o requisitos del puesto de trabajo” son habitualmente utilizados indistintamente; por lo que conviene establecer, al menos de forma teórica, una diferenciación conceptual: .• Análisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtención de •

•

información acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean. Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo. Especificaciones del puesto de trabajo: esta relacionado con los requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y descripción del puesto. Mediante esta información se elaboraría el perfil profesiográfico.

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Administración de Personal El Profesiograma:

Análisis de los Puestos de Trabajo

El Profesiograma debe contener las seis rúbricas siguientes: 1. La identificación del puesto: Denominación, lugar, número de personas que ejercen el mismo cargo. 2. El objetivo del puesto: La situación dentro del organigrama. 3. Las responsabilidades del puesto: Competencia, Atribuciones, Funciones 4. Las relaciones: relaciones en el seno de un equipo, contactos, influencias, interna y externa, intercambio de información. 5. Las condiciones físicas de trabajo: descripción, naturaleza del esfuerzo físico, riesgos posibles, exigencias mentales (concentración, reflexión, coordinación, juicio, discernimiento, etc.), complejidad del razonamiento requerido. 6. Requerimientos para ocupar el puesto: Condiciones mínimas que posee el ocupante real del puesto, incluye: Estudios: Nivel mínimo y la especialidad de los estudios formales requeridos, para un puesto específico. Cursos de especialización: Se especificaran aquellos cursos o actividades complementarias que proveen conocimientos particulares especializados que son necesarios para el puesto. Experiencia previa y entrenamiento: Se indicará el tiempo mínimo de trabajo como para una persona de características medias y con el nivel de estudios ya descrito,. Dr. Juan José Talavera

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Administración de Personal El Profesiograma:

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El Profesiograma debe considerar los siguientes aspectos: •Nombre del cargo u ocupación •Dirección de trabajo •Objetivos •Responsabilidades •Relaciones con otros puestos •Calificación técnica •Nivel de escolaridad requerido •Habilidades y conocimientos requeridos •Cualidades Físicas •Sexo •Características personológicas necesarias.

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo Es importante, también, aclarar la diferencia existente entre ciertos términos comúnmente utilizados en el Análisis y descripción de puestos de trabajo:

•Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo. •Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto. •Función: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que forman un área definida de trabajo. Suelen mantener entre sí una relación de proximidad física o técnica. •Obligación: se le denomina así a las diversas compromisos que puede desarrollar una persona en una organización. •Puesto: Se trata de una o mas funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la organización. También puede definirse como “una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros”. •Ocupación: Clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre sí. Este término está relacionado con la calificación profesional de los individuos, que le capacita para el desempeño de determinados puestos de trabajo. Dr. Juan José Talavera

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo El análisis y descripción de puestos de trabajo es una herramienta básica para toda la Gestión de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones técnicas y los equilibrios de la organización. En la descripción se detallan: • “Que hacen” los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeño del puesto. • “Como lo hacen”: Recursos que utilizan, métodos que emplean, manera como ejecutan cada tarea. • “Para qué lo hacen”: Objetivos que pretenden conseguir, propósito de cada tarea. Junto a esto se han de especificar los requisitos y cualificaciones necesarias para que el trabajador realice las tareas con una cierta garantía de éxito. Dr. Juan José Talavera

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo Análisis, diseño y descripción de puestos

Contenido Del puesto

Requisitos y Responsabilidades

¿Qué hace?

¿Cómo lo hace?

Condiciones De trabajo

¿Por qué lo hace?

Profesiograma Dr. Juan José Talavera

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Administración de Personal Objetivos

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1. Proporcionar datos reales, definidos y sistemáticos para determinar el valor relativo de los puestos. 2. Proporcionar una base equitativa para la administración de sueldos y salarios dentro de una compañía. 3. Proporcionar datos para establecer una estructura de salarios comparables a las de otras compañías, concurrentes al mismo mercado de mano de obra. 4. Permitir a la administración medir y controlar con mayor precisión sus costos de personal. 5. Servir de base para los convenios colectivos y negociaciones con los sindicatos.

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Administración de Personal Objetivos

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6. Proporcionar una estructura para la revisión periódica de sueldos y salarios. 7. Crear principios claros y técnicos imparciales que permitan al cuerpo de mando, un tratamiento más objetivo de los salarios. 8. Ayudar a la colocación, selección, ascenso, transferencia y capacitación del personal. 9. Aclarar funciones, autoridad y responsabilidad, lo que a su vez ayuda en la simplificación del trabajo y eliminación de operaciones duplicadas. 10. Reducir quejas y rotación del personal, aumentando así la moral del mismo y mejorando las relaciones entre empresa y empleado/a. 11. Poder llegar a la valoración de los mismos.

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo ¿Cuándo se debe aplicar? 1. Cuando no se tienen soportes para las gestión del factor humano: Inventarios de puestos, Profesiogramas, Distribución por categorías, Poderes, Coherencias de los pluses, etc. 2. Cuando la organización ha dado pasos importantes: cambios de dimensión, fusiones, expedientes de regulación, etc. 3. Cuando existen conflictos de índole organizativa. 4. Cuando se han hecho converger varias normas o mandatos sin una oportuna integración. 5. Cuando el nivel de insatisfacción está generalizado.. Dr. Juan José Talavera

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo ¿Cuándo se puede aplicar? 1. Cuando exista una aceptación casi general del resultado. 2. Cuando se han tomado garantías sobre la validez y fiabilidad del los estudios. 3. Cuando va a aportar orden, estructuración, concreción y racionalidad. 4. Cuando los resultados y sus repercusiones en los costes pueden ser soportables y se puedan rentabilizar. 5. Cuando exista una expectativa razonable de mejora del clima laboral.

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo Metodología En cuanto a la metodología frecuentemente empleada en esta fase de recogida y sistematización de datos, se combinan distintas técnicas: • • • •

Cuestionario. Entrevista en el puesto de trabajo. Entrevista en grupo/Técnica de Grupo. Entrevista con mandos y directivos.

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Administración de Personal Análisis de los Puestos de Trabajo Metodología • Para el análisis de puestos se aplicarán unas u otras en función del puesto de trabajo estudiado en ese momento. • En cualquier caso la redacción de las descripciones se realizará tras haber consultado con el/la empleado/a que ocupe un puesto y su jefe inmediato. • Una vez redactada será presentada de nuevo a empleado y jefe para que efectúen las precisiones que consideren oportunas y elaborar la descripción final. • La recogida de información, en esta fase, será ascendente, es decir, el inicio se llevará a cabo partiendo de los puestos de menos nivel. Igualmente, se partirá de una Área concreta, abordando las demás sucesivamente. • Al final de esta fase del análisis de puestos se contará con un Catálogo de Puestos de Trabajo actualizado y suficiente para ser empleado para las funciones de gestión de recursos humanos. Dr. Juan José Talavera

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¿Cómo se realiza un Programa de Análisis de Puesto? Fase de Programación Definición y Planificación del Programa Selección y Formación Equipo de Valuación

Elección de Factores

Identificación de Los puestos Selección de las muestras

Fase Analítica Análisis de Contenidos de los Puestos Fase Valorativa Valoración de Puestos

Ordenamiento Deseado

Calculo de Ponderación de Factores Dr. Juan José Talavera

Fase de Ordenación Desarrollo de la Estructura de Niveles

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1.- Fase de Programación

Desarrollo de las Fases:

1. El Método más eficaz son los cuestionarios, complementado con entrevistas personales. 2. El equipo de analistas debe recibir una formación previa especializada y poseer además un perfil de competencias específico. 3. Se identificarán los puestos de mayor relevancia y representatividad del colectivo, así como el total de la población a estudiar. 4. Los factores más comunes que deben ser objeto de los análisis serán los siguientes:

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Autonomía o supervisión operativa. Responsabilidad financiera, sobre personas y/o activos. Esfuerzo físico y mental. Formación. Conocimientos necesarios y capacidad profesional. Experiencia (en el puesto, en la profesión, en la empresa). Complejidad y comportamiento (orden, objetividad, iniciativas, etc.). Riesgos (quemaduras, fracturas, estrés, etc.).

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2.- Fase Analítica

Desarrollo de las Fases:

Haremos

un

tratamiento

de

minucioso los

datos

recogidos por los analistas y referente a su:

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• • • • • •

Confrontación; Depuración; Ordenación; Simplificación; Racionalización y Comprobación.

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Desarrollo de las Fases:

3.- Fase Valorativa

Elegiremos el Método de valoración, que normalmente será el de Asignación de Puntos, aunque existen otros menos precisos como son los de Jerarquización, Clasificación y Comparación de Factores. Procedimiento básico de la metodología: 1º) Determinar la ponderación de los Factores de Valoración. Ejemplo de Ponderación:

Autonomía o supervisión operativa. Responsabilidad financiera, sobre personas y/o activos. Esfuerzo físico y mental. Formación. Conocimientos necesarios y capacidad profesional. Experiencia (en el puesto, en la profesión, en la empresa). Complejidad y comportamiento (orden, objetividad, iniciativas, etc.). Riesgos (quemaduras, fracturas, estrés, etc.). TotalTalavera Dr. Juan José

2º) Asignación de puntos a cada factor. Ejemplo: (Factor 1, "Supervisión Operativa").

15% 20% . 5% 20% 10%

Grado

Tipos de supervisión

Puntos

A B C D

No supervisión Hasta 3 personas De 4 a 15 personas De 16 a 16 personas

10 20 40 60

20% 10% 100%

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4.- Fase de Ordenación

Desarrollo de las Fases: Esta fase permite:

• • • • • • •

La jerarquización de los puestos. La asignación de un valor numérico. La diferenciación. Conocer el "valor añadido" de cualquier tarea. Permite ordenar y conferir niveles. Permite ajustar la estructura retributiva. Permite equilibrar las dependencias jerárquicas (autoridad/responsabilidad).

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Administración de Personal Uso del A.P.T.:

Análisis de los Puestos de Trabajo

Entre los objetivos o posibles usos del análisis y descripción de puestos de trabajo cabe destacar los siguientes: Reclutamiento: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona información sobre las características que debe poseer el candidato/a a ocupar el puesto de trabajo y por tanto resulta de utilidad a la hora de determinar las fuentes de reclutamiento, esto es, aquellos lugares, centros, etc., donde es más probable que encontremos suficiente número de personas que se ajustan a los requisitos exigidos.

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Selección de Personal: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona datos suficientes para elaborar el perfil profesiográfico o profesiograma en el que se especifican las características y requisitos tanto profesionales como personales que debe cumplir el candidato para desarrollar de forma adecuada las tareas y actividades propias del puesto.

Esta información guiará la elección de la batería de pruebas psicológicas que se utilizará para medir las características aptitudinales y de personalidad que buscamos. También servirá de guía para la entrevista de selección y para los distintos procedimientos selectivos que se utilicen: dinámicas de grupo, assesment center, etc. Dr. Juan José Talavera

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Formación: Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y características que aporta el candidato, podremos determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las carencias y potenciar los aspectos positivos. De esta forma, una vez detectada la necesidad podremos diseñar e implementar los planes de formación más adecuados.

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Análisis de los Puestos de Trabajo

Evaluación del desempeño: Dado que la descripción de puestos nos indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripción nos servirá para determinar hasta que punto la persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto. Esto cobra especial relevancia si se está utilizando un procedimiento de evaluación por objetivos o por valores. Dr. Juan José Talavera

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Valoración de Puestos: El análisis y descripción de puestos de trabajo constituye la herramienta básica a partir de la cual se determina el sistema de valoración de puestos a utilizar. Sin el análisis de puestos de trabajo no resultaría posible la posterior realización de la valoración, procedimiento mediante el que se pretende determinar el valor relativo de los distintos puestos que componen una organización. Esto se hace de cara al establecimiento de sistemas retributivos más justos y equitativos.

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Análisis de los Puestos de Trabajo

Otras Finalidades en las que contribuye o participa: •Administración de salarios •Planes de carrera

•Seguridad e higiene del trabajo •Mejora de la comunicación entre el personal de la organización y otras.

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Ejemplo

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