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UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO” VICERRECTORADO ACADÉMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS NÚCLEO CIUDAD GUAYANA PASANTÍA LABORAL

ÁNALISIS DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN NÓMINA EMPRESA CVG SIDOR, C.A, PUERTO ORDAZ – ESTADO BOLÍVAR (PERÍODO SEPTIEMBRE-NOVIEMBRE 2017)

Autor: Belkis Rondón C.I. N°: 10.387.196. Tutor Metodológico: Migdalia Granadillo Tutor Académico: Omaira Acosta Tutor Industrial: Nersis Rodríguez

Puerto Ordaz, Enero 2018

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO” VICERRECTORADO ACADÉMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS NÚCLEO CIUDAD GUAYANA PASANTÍA LABORAL

ANALISIS DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN NÓMINA EMPRESA CVG SIDOR, C.A, PUERTO ORDAZ – ESTADO BOLÍVAR (PERÍODO SEPTIEMBRE-NOVIEMBRE 2017) (Informe de pasantía laboral presentado ante la Universidad Gran Mariscal Ayacucho, como requisito parcial para optar el título de licenciado en la Administración de Empresa).

Autor: Belkis Rondón C.I. N°: 10.387.196. Tutor Metodológico: Migdalia Granadillo Tutor Académico: Omaira Acosta Tutor Industrial: Nersis Rodríguez

Puerto Ordaz, Enero de 2018

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DEDICATORIA

A DIOS por darme la vida, la salud, la sabiduría, la constancia, perseverancia y permitirme emprender una nueva etapa en mi vida como profesional. A mi amada hermana Bettys Eneida Rondón Marcano de Fuentes, (+) por quien llegue a las instalaciones de la universidad Gran Mariscal de Ayacucho, donde me refugié para mitigar mi dolor por su irreparable pérdida, Te Amo Hermana por siempre, en tu Honor!!!!! A Rosa Marcano, mi amada y querida Madre, mi mayor fuente de inspiración y superación, cuando dice: “mas hace el que quiere, que el que puede”, este triunfo es tuyo madre de mi alma, la mejor madre del mundo!!! A mis amados hijos: José Gregorio, Rosa Alejandra y María Guadalupe, que nada los detengan cuando se propongan a alcanzar sus metas, la constancia y perseverancia es la clave, que mi éxito de hoy sea ejemplo para ustedes, las limitaciones solo están en la mente. A mis queridos y amados hermanos, José Ramón, José Gregorio, Clovis Arquímedes, muy especialmente a mi cuñado, hermano y compadre Cnel. Juan Luis Fuentes, a mi cuñada Lisett Mariño, a Oneidys, a mis sobrinos José Nazareth, Rosa Betania, Clovis Arquímedes, Yisel y Victoria A mi esposo Gabriel Marconi Borges, por su apoyo, comprensión y tolerancia durante el emprendimiento de mi carrera, gracias Gaby!

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AGRADECIMIENTOS A Dios por darme la vida! A la Lcda. Marilis Velásquez y la Lcda. Mirna Cabrera, personas autorizadas por el Ministerio de Educación para suministrar información a los egresados del I.U.T.I.N, ¡sin su apoyo no hubiese sido posible esta victoria Gracias! A la Universidad Privada Nororiental Gran Mariscal de Ayacucho, por darme la oportunidad de ingresar para alcanzar mis sueños. A la empresa C.V.G Sidor, C.A., por darme la segunda oportunidad de realizar mi pasantía en sus instalaciones, especialmente a la Lcda. Deyanira Rodríguez, al departamento de Nomina Mensual, al TSU. Efren Casanova, Lcda. Mery Benavides, a sus analistas: Lcda. Nersis Rodríguez, Lcdo. Luis Rojas, Sra. Carmen Fermín, a todos gracias por su colaboración. A los profesores; Lcda. Carmen Álvarez y Leyris Trias, Dra. Tonya Bermúdez, Lcdo. Marcos González, Lcdo. Alfonso Puertas, Lcdo. José Saldivia, Lcda. María José López, Lcda. Belkis Ruiz Arias, Lcdo. Juan Rojas, Lcda. Xiomara Villasmil, Lcdo. José Oviedo, Lcdo. Antonio Graterol, Econ. Pedro Freites y Lcda. Jeanett Hurtado y a todo el personal administrativo de esta institución. Muy especialmente a los profesores: Lcdo. David Ruiz Arias, Lcdo. León Hurtado, Lcdo. Eduardo Berbesi, Lcda. Solana Simao, Lcda. Omaira Acosta, Lcda. Migdalia Granadillo y Msc. Luisa Delfín, a ustedes mi mayor respeto, agradecimiento y admiración por su trabajo de enseñanza impartida, son pilares fundamentales en la universidad, son grandes entre los grandes, gracias por sus conocimientos, que Dios y la patria les premien. A la Econ. Elvira Marconi por su asesoría, Mis queridas hermanas Ana Zulima Madriz, Verónica Bravo, Angelina Marconi, a Ruy Fernando, gracias por estar ahí, siempre apoyándome en mi lucha. ¡A mis compañeros Jhoana Aybar, María Carolina Guerra, Rosmary, Marco Salcedo, Norma Muñoz y muy especialmente con todo mi corazón a Diana Dimas, a todos Infinitas Gracias!!!!

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INDICE GENERAL DEDICATORIA...........................................................................................................iii AGRADECIMIENTOS................................................................................................iv INDICE GENERAL......................................................................................................v INDICE DE GRÁFICOS............................................................................................vii INDICE DE TABLAS................................................................................................viii RESUMEN...................................................................................................................ix INTRODUCCIÓN.......................................................................................................10 FASE I...........................................................................................................................3 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.............................................................................3 1.1. Identificación de la Empresa..............................................................................3 1.2. Competidores y Orientación al Mercado................................................................7 1.3 Estructura Organizativa de C.V.G. SIDOR, C.A................................................9 FASE II........................................................................................................................13 DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ORGANIZACIONAL OBJETO DE LA PASANTÍA..................................................................................................................13 2.1. Planteamiento de la Situación Objeto de la Pasantía............................................13 2.2 Objetivos de la Investigación................................................................................17 FASE III.......................................................................................................................19 DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL Y ANÁLISIS DE RESULTADOS..............19 3.1. Identificación Teórica de la Herramienta.............................................................19 3.3 Diagnostico Organizacional...................................................................................24 3.4 Análisis de los Resultados.....................................................................................25 FASE IV......................................................................................................................39 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..........................................................39 4.1 Conclusiones..........................................................................................................39 4.2 Recomendación.....................................................................................................40 FASE V........................................................................................................................41 DESCRIPCION DE COMPETENCIAS.....................................................................41 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS........................................................................43 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................44 ANEXOS.....................................................................................................................45 ANEXO A....................................................................................................................46 CARTA DE AUTENCIDAD DEL PROYECTO DE PASANTÍA DE GRADO PARA OPTAR EL TITULO DE LICENCIATURA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.................................................................................................................46 ANEXO B....................................................................................................................47 APROBACIÓN DEL TUTOR ACADEMICO...........................................................47 ANEXO C....................................................................................................................48 APROBACIÓN DEL TUTOR INDUSTRIAL...........................................................48 ANEXO D...................................................................................................................49 EVALUACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO............................................................49

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ANEXO E....................................................................................................................50 EVALUACIÓN DEL TUTOR INDUSTRIAL............................................................50 ANEXO F....................................................................................................................51 PLAN DE TRABAJO DE PASANTÍA.......................................................................51

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INDICE DE FIGURAS

Figura 1. Ubicación geografica de SIDOR,C.A............................................................5 Figura 2. Organización General C.V.G. SIDOR, C.A...................................................9 Figura 3. Organización General C.V.G. SIDOR, C.A.................................................10 Figura 4. Ejemplo de Cuadro FODA...........................................................................22 Figura 5. Procedimiento de conformación de nómina.................................................30 Figura 6. Flujo del Procedimiento aplicado por la empresa ara la Liquidación de nomina mensual...........................................................................................................37

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INDICE DE TABLAS Tabla 1. Líneas de Investigación.................................................................................17 Tabla 2. Herramienta Gerencial (FODA)....................................................................23 Tabla 3.Cronograma de actividades a realizar durante pasantía profesional periodo II2017.............................................................................................................................44

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UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO” VICERRECTORADO ACADÉMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES E SCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS NÚCLEO CIUDAD GUAYANA PASANTÍA LABORAL

ÁNALISIS DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN NÓMINA EMPRESA CVG SIDOR, C.A, PUERTO ORDAZ – ESTADO BOLÍVAR (PERÍODO SEPTIEMBRE-NOVIEMBRE 2017) Autor: Belkis Yanett Rondón de Marconi C.I. N°:V-10.387.196 Resumen El presente informe de pasantía tiene un basamento como propósito el Análisis del proceso de Liquidación Nómina, dependiente del Departamento de Recursos Humanos de la empresa C.V.G. Sidor; C.A. porque no existe programas de actualización y reforzamiento, aunado a la falta de contratación personal en el departamento de Recursos Humanos, Sector Nomina, hace que las actividades como procesar la información no sea eficiente, la empresa se encontrará en un futuro a corto y mediano plazo, bajo un ambiente no competitivo, debido a la falta de herramientas que soporten y resuelvan sus problemas. El resultado será de no disponer al momento reportes que le permitan tener capacidad de repuestas y tomas de decisiones acertadas En dicho estudio se aplicó la herramienta gerencial de FODA permitiendo identificar las Fortalezas y Oportunidades, Debilidades y Amenazas y finalmente y en base al diagnóstico realizado se logró señalar recomendaciones que pueden ser utilizadas para la optimización del Proceso de Nomina a nivel de Sistemas. Descriptores: FODA, Nómina, Liquidación

INTRODUCCIÓN C.V.G. SIDOR, C.A, es una empresa dedicada a procesar mineral de hierro para obtener productos de acero, tiene una capacidad instalada de 5,1 millones de toneladas anuales de producción de acero líquido y cuenta con una fuerza laboral de 17.000 trabajadores, siendo éstos su mejor recurso. Por lo tanto, tomando en cuenta este universo, en el análisis al proceso de pago de sueldos y salarios en donde siempre se presentan ciertas eventualidades que generan un ambiente de inconformidad para el trabajador con la empresa, es donde se buscará alternativas a recomendar para optimizar el flujo del trabajo. El presente informe tiene como objeto, efectuar un análisis del Proceso Liquidación de Nomina, periodo Septiembre - Noviembre, se realizará examen del proceso como tal, describir la situación y para finalizar relacionar los aspectos a mejorar. Se realizó un análisis del procedimiento de liquidación de nomina a fin de detectar la situación actual de los procesos que realizan en dicha unidad para darle solución a la problemática que existe; la investigación se encuentra estructurada en cinco (5) fases que son las siguientes:

FASE I Descripción de la empresa. En esta fase se identifica la empresa en la cual se realiza el informe de pasantía, describiendo su ubicación geográfica, objeto de la empresa, visión, misión, objetivos organizacionales y sus funciones, también se encuentra los competidores y su orientación al mercado. FASE II Descripción de la situación organizacional objeto de la pasantía. Se describe el Planteamiento de la situación objeto de estudio que se pudieran identificar para mejorar la eficiencia del proceso a determinar, se describen los objetivos específicos a lograr

FASE III Diagnostico organizacional y análisis de resultados. Previamente se Identifica teóricamente la herramienta gerencial que permita determinar el problema y el analizar los resultados. Adicionalmente en esta fase, se aplica la herramienta gerencial, el diagnóstico organizacional, y se construyen las estrategias para dar soluciones a la situación. FASE IV Conclusiones y Recomendaciones. Es esta fase se encuentran las conclusiones y recomendaciones de los objetivos planteados al inicio del estudio que permiten agilizar el proceso.

FASE V Descripción de competencias. Comprende las competencias logradas durante la pasantía describiendo los conocimientos, habilidades y destrezas adquiridas durante la investigación.

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FASE I DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1.Identificación de la Empresa

Razón Social de la Empresa CVG SIDOR, C.A. Número de RIF: G-200106263 Reseña Histórica. La Siderúrgica del Orinoco, C.A. (SIDOR, C.A.), es una organización pública que se dedica a la fabricación del acero para compensar en cantidad, variedad y calidad las necesidades de los principales sectores de la economía nacional e internacional. Es un complejo siderúrgico integrado, cuyos procesos se inician con la fabricación de pellas y culminan con la entrega de productos finales largos (Barras y Alambrón) y Planos (Laminación en Frío, Laminas en caliente y Recubierto). Utiliza tecnologías de reducción directa y hornos eléctricos de arco, además tiene las siguientes características que son: Mayor Productor de Acero y 4to. Productor de América Latina. Es la planta siderúrgica más grande del mundo en el uso de horno de Arco eléctricos ubicados en un solo sitio. Disponibilidad de la materia prima e insumos fundamentales para la producción de acero, como: Electricidad (CORPOELECT), Mineral de Hierro (FERROMINERA DEL ORINOCO), Gas Natural (PDVSA). Se realizaron estudios necesarios para la construcción de una planta, pero es en el año 1953 que el Estado venezolano tomó la decisión de construir bajo un proyecto de estudios especiales de la Secretaria de la Presidenta de la Republica. En el

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año1957 se inicia la construcción de la planta siderúrgica en Matanzas, Ciudad Guayana. Ya para el año 1958 se crea el Instituto Venezolano de Hierro y el Acero, con el objetivo de impulsar la instalación y supervisar la construcción de la planta siderúrgica, luego en el año 1960 se crea la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) y se le asigna las funciones del Instituto Venezolano del Hierro y el Acero. Con el objetivo de elevar la capacidad de la planta de 900mil toneladas y se reestructura el contrato. Para el año 1964 se crea la empresa estatal CVG Siderúrgica del Orinoco, C.A. (SIDOR) donde se confía la operación de la planta existente, en el año 1973 se inaugura la Línea de Estaño y cromado Electrolito de la Planta de Producción Planos en Frío, obteniendo la primera marca NORVEN en Venezuela, para las Barras (Cabillas) de SIDOR, en el año 1974 se inician las operaciones en la planta de Productos Planos y la construcción del Plan IV, para elevar su capacidad de 4,3 millones toneladas de acero. En el año 1978 comienzan las operaciones de Planta de Pellas y los primeros hornos de las Acerías Eléctricas del plan IV., en el año 1979 comienzan las operaciones en la Planta de Reducción Directa MIDREX I, En el año1980 inicia operaciones de la Planta de Reducción Directa de HYL y la Planta de Cal, en 1989 se aplica el proceso de reconversión en SIDOR. En el año 1993, el 15 de septiembre fue promulgada la Ley de Privatización publicada en Gaceta Oficial el 22 de Septiembre del año 1994, la empresa obtiene la certificación COVENIN, ISO –En el año 1995 Ley de privatización el 15 de mayo es aprobado en el Congreso de la Republica. En el año 1997 el Gobierno privatiza SIDOR. Luego en el año 2000 después de un año de negociaciones SIDOR firma un acuerdo de restructuración financiera de deuda con los Bancos Acreedores y el Estado Venezolano. Esta planta es uno de los complejos más grandes de este tipo en el mundo. La industria fue vendida a consorcios privados durante el segundo gobierno de Rafael Caldera porque según informes del Ejecutivo, arrojaba pérdidas al Estado, el

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gobierno de Hugo Chávez anunció en Enero de 2007 su renacionalización vuelve otra vez a manos del estado venezolano. Es un complejo siderúrgico venezolano, fundado durante el Gobierno de Marcos Pérez Jiménez y ubicado cerca de la ciudad de Puerto Ordaz, para la producción de acero, tecnologías de Reducción Directa y Hornos Eléctricos de Arco, con recursos naturales disponibles. Ubicación Geográfica C.V.G. SIDOR, C.A., posee una localización privilegiada al Sureste de Ciudad Guayana, Estado Bolívar; sobre la margen derecha del rio Orinoco a 300 Km de su desembocadura al Océano cuenta con una superficie de 2.200 hectáreas. Figura 1. Ubicación geografica de SIDOR,C.A.

Fuente: Portal Intranet de la Empresa

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Objeto de la Empresa

La empresa tiene el compromiso de satisfacer las necesidades de sus clientes y mantener estándares mundiales de calidad en sus productos, que aseguren su competitividad en los mercados nacionales e internacionales. El Sistema de Gestión de la Calidad de C.V.G. SIDOR, C.A, se basa en el compromiso y la participación de todo el personal en la búsqueda de la excelencia empresarial con un enfoque dinámico que considera sus relaciones con los clientes, accionistas, trabajadores, proveedores y la comunidad, promoviendo la calidad en todas sus manifestaciones y la excelencia en los procesos, productos y servicios. Esta dedicación se traduce en un esfuerzo continuo que asegura la confiabilidad de los productos siderúrgicos que se entregan al mercado. Adicionalmente C.V.G. SIDOR, C.A cuenta con la Marca Fondonorma, otorgada por el Fondo para la Normalización y Certificación de Calidad, como aval del cumplimiento con las normas venezolanas Covenin aplicables a los siguientes productos:

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Barras y Rollos de acero con resaltes para uso como refuerzo estructural. Alambrón de acero al Carbono para Trefilación y Laminación en Frío. Aceros para Productos Planos Laminados en Caliente al Carbono, estructurales, de alta resistencia y baja aleación, de alta resistencia y baja aleación con capacidad de deformación. Hojalata.

Visión

Ser la empresa líder de América, comprometida con el desarrollo de sus clientes, a la vanguardia a los parámetros industriales y destacada por la excelencia de sus recursos humanos.

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Misión Producir y comercializar productos de acero, de manera eficiente a precios competitivos, propiciando la satisfacción de los accionistas clientes y trabajadores, para su exportación tanto en el mercado interno como externo. Promoviendo la calidad en todas sus manifestaciones, como una manera de asegurar la confiabilidad de sus productos, la prestación de servicios y la preservación el medio ambiente. Objetivos Organizacionales Demostrando nuestro compromiso al mejoramiento continuo del sistema de gestión, con el objeto de:

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Impulsar el desarrollo sustentable del sector siderúrgico nacional. Satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Consolidar el dominio productivo de la organización, como empresa socialista de producción. Evitar, reducir y controlar los riesgos e impactos ambientales asociados a las actividades, productos y servicios. Propiciar la construcción de una nueva estructura social incluyente. Promover la participación y el bienestar de nuestros trabajadores, contratistas, proveedores, visitantes y el entorno donde operamos.

1.2. Competidores y Orientación al Mercado

C.V.G. Ferrominera del Orinoco (FMO). Se encuentra ubicada en Venezuela (América del Sur), específicamente en el Estado Bolívar. Cuenta con dos centros de operaciones: Ciudad Piar, donde se encuentran los principales yacimientos de mineral de hierro, denominado Cuadrilátero Ferrífero San Isidro; y en Puerto Ordaz, lugar en la que están las plantas de procesamiento de

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mineral de hierro, pellas y briquetas, así como el muelle, parte de las operaciones ferroviarias y oficinas principales.

Briquetera del Orinoco (Orinoco Iron) Llamada antes Orinoco Iron es el mayor productor de Hierro Briqueteado en Caliente, en América. La planta usa la tecnología FINMET®, y está en capacidad de producir 2.2 millones de toneladas métricas al año, sus productos han sido los recursos preferidos de unidades de hierro virgen a nivel mundial y su experiencia exportadora se remonta a finales de 1970. Complejo Siderúrgico de Guayana (Comsigua)

Es una empresa destinada a procesar el mineral de hierro, que se presenta en dos formas: como pellas de las cuales procesa alrededor de 1,2 millones de toneladas y como mineral grueso en trozos provenientes de la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A., en una cantidad de alrededor de 300 mil toneladas. Esta cantidad de materia prima permite a la empresa la producción de alrededor de 1 millón de toneladas anuales del producto semi-terminado de Hierro Reducido Briqueteado en Caliente (HIB), el cual es utilizado como producto de entrada en las acerías.

Mercado Objeto de la Empresas La empresa C.V.G. SIDOR, C.A. Posee ventajas competitivas que le permiten atender diferentes mercados de manera rápida y eficaz. Para esta distribución a nivel nacional C.V.G. SIDOR, C.A es apoyada por empresas transportistas para garantizar el traslado de sus productos a diversos puntos y su producción está basada en su mayor parte de acero que representa un 30% de la población total. El mercado venezolano de los productos Siderúrgicos ha crecido notablemente desde mediados del siglo pasado, ya que se ha incrementado el 8

consumo de los mismos, reflejándose favorablemente en las ventas de laminados, tubos, cabillas, alambrón, entre otros. 1.3 Estructura Organizativa de C.V.G. SIDOR, C.A.

La empresa C.V.G. SIDOR, C.A. cuenta con una estructura organizativa conformada por: Una Presidencia Ejecutiva, Direcciones. Gerencias. Superintendencias, Departamentos y Sectores. La organización de la empresa está diseñada según lo indicado en las órdenes de servicios y Organigramas, emitidos y controlados por la Dirección de Talento Humano. Figura 2. Organización General C.V.G. SIDOR, C.A. Fuente: Portal Intranet de la Empresa.

Área donde se realizó la pasantía y sus funciones.

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Figura 3. Organización General C.V.G. SIDOR, C.A.

ORGANIGRAMA GENERAL Y DIRECCIONES DIRECCIÓN TALENTO HUMANO

Fuente: Portal Intranet de la Empresa

Departamento de Liquidación de Nómina. Tiene como propósito principal realizar el procesamiento de información de las nóminas de convenio, conducción al igual que la revisión y auditorias de las mismas, con la finalidad de dar total cumplimiento a todas las normativas legales, contractuales y de acuerdo con los procedimientos establecido por la empresa para asegurar el pago oportuno de los sueldos y demás remuneraciones al personal,

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cumpliendo con todas las normas, políticas y procedimiento actuales de la empresa, este departamento cuenta con 11 empleados.

Objetivos. Establecer las normas y el proceso a seguir para el cumplimiento y aplicación de las asignaciones, deducciones y beneficios a los trabajadores y trabajadoras, a través del proceso de nómina en SIDOR C.A. Alcance. Abarca el proceso desde que el departamento de nómina recibe la instrucción de las diferentes áreas competentes para realizar las asignaciones o deducciones del salario del trabajador o trabajadora, hasta la ejecución de la nómina, lo cual se refleja en el comprobante de pago. Aplica a todos los trabajadores y trabajadoras de C.V.G. SIDOR, C.A., y a las oficinas o sucursales de C.V.G. SIDOR, C.A. Funciones Generales. -Procesar la información de las nóminas Convenio, Conducción, Regulares, Interactivas, Provisiones y Nóminas Especiales de acuerdo al cronograma de cierre. -Auditar el proceso de generación de Nómina. -Realizar la estimación de los montos a cancelar de las nóminas e informar a Tesorería para disponer de los fondos en tiempo y cantidad necesarios para el pago del personal. -Supervisar la correcta utilización y contabilización de los distintos conceptos que conforman la estructura de pago de personal, análisis de cuentas contable. -Realizar la compensación de pagos y ajustes necesarios.

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-Análisis y procesamiento de las acciones salariales correspondiente a la nómina de Convenio. -Dar cumplimiento con la política de Higiene y Seguridad Industrial. -Dar cumplimiento con la política en materia de preservación del medio ambiente.

Documentos de referencia

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Ley Orgánica del Trabajo de los Trabajadores y las Trabajadoras y su Reglamento, Contratos Individuales de Trabajo, convención Colectiva de Trabajo Vigente, Manual de Normas y Procedimientos, Incorporación o Actualización del Manual de Conceptos de Nómina., Pago del Bono por Disponibilidad Horaria, Retenciones y Deducciones al Personal, Planes y Beneficios Socioeconómicos de Carácter no Remunerativo, Conformación, Recepción y Registro de Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito. Pagos a Proveedores o Contratistas, Condiciones de Pagos a Proveedores y Contratistas. Préstamo de Documentos Técnicos Narrativos, Remuneraciones.

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FASE II

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ORGANIZACIONAL OBJETO DE LA PASANTÍA

2.1. Planteamiento de la Situación Objeto de la Pasantía

El entorno mundial de hoy exige que las organizaciones deban ser dinámicas, competitivas y mostrar su capacidad de desempeño. Esto hace que requieran de mecanismos que le permitan una mejor organización. La tendencia de un mundo envuelto bajo ciertos estándares de procesamiento de información y plataformas tecnológicas que soporten los mismos, ha hecho que hoy en día surjan áreas definidas por sus funciones como los sistemas de información y las tecnologías de la información. Las empresas conciben el uso de mecanismos que controlen y permitan el uso adecuado de información que represente confiabilidad, precisión, y alta calidad de la misma para organizar sus áreas funcionales, el uso de sus recursos y la toma de decisiones. La forma como se desarrollan los sistemas de información debe ser guiada por la naturaleza de la organización que lo necesite, basándose en sus objetivos para los que fue concebido. El surgimiento de problemas en las organizaciones tiene causa internas y del entorno donde se desarrollan, sobre todo cuando el control de su fin último es la

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obtención de un beneficio, el cual puede disminuir por la falta de estrategias y sistemas que canalicen mejor la captación y distribución de sus recursos. Los sistemas de información administrativos pueden indicar indirectamente la existencia de conflictos, mediante relaciones que muestren una disminución en el rendimiento. Al respecto, Murdick (1988), dice:

“El sistema de información administrativo cumple dos funciones respecto a la toma de decisiones. Primero, ayuda a los gerentes a realizar esa actividad suministrándoles la información necesaria y solucionando el problema de la optimización para ofrecerles una guía. Segundo, realiza tipos repetitivos de decisiones en los cuales el proceso de decisión permanece constante pero la entrada cambia (tablas y modelos de decisión) (p.404).”

Lo expuesto anteriormente, indica la calidad de información suministrada por un sistema de información administrativo, la cual es proporcionar información conforme a las exigencias de costos, beneficios, y objetivos establecidos para esos factores de calidad. En las empresas se hacen diversos procesos de gestión administrativas, tales como: Compras, Ventas, Inventarios, Presupuestos, Recursos Humanos. En la gestión de Recursos Humanos de una empresa, la nómina es la suma de todos los registros financieros de los salarios de los empleados, incluyendo las bonificaciones y las deducciones. La nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto período de tiempo. La nómina tiene un papel importante en una sociedad por varias razones, desde un punto de vista contable, la nómina es crucial porque los impuestos sobre la nómina y la propia nómina, afectan considerablemente el ingreso neto de la mayoría de las empresas y están sujetos a las Leyes y Reglamentos. Partiendo de la ética desde el punto de vista empresarial, es fundamental que los empleados respondan con cuestionamientos a errores que puedan presentarse en el

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procesamiento de la nómina, la buena moral de los empleados requiere una nómina a pagar a tiempo y con precisión. La misión principal del sector de Liquidación de Nómina, es asegurar que a todos los empleados se les cancele puntualmente y en forma correcta, con las retenciones y deducciones correspondientes, asegurando que éstas sean remitidas en tiempo y forma. Existen pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de las organizaciones. En tal sentido, los procesos de nóminas deben ser sistematizados y controlados por algún medio disponible según las necesidades de la empresa y de acuerdo a las exigencias y dinámica de su entorno, para así mediante el uso de la tecnología adecuada, cumpla con sus objetivos y se transforme en una empresa competitiva. En forma concreta, ADAM es un software completo y dispuesto de forma modular que tiene la finalidad principal y exclusiva de automatizar de un modo completo todo lo relacionado con la gestión de recursos humanos. Los módulos de operación y módulos de gestión ADAM cubren los requerimientos de los usuarios para administrar el personal desde su reclutamiento hasta su retiro. Se complementa

con

módulos

que

permiten

a

ejecutivos,

empleados

y

administradores del sistema lograr un máximo de resultados con un mínimo esfuerzo. Este software se instaló en la empresa C.V.G. SIDOR, C.A bajo la dirección de Ternium Sidor, cumplía con las expectativas y exigencias de la empresa, ofreciéndoles a sus trabajadores la optimización del trabajo administrativo en general. Las ventajas del Sistema Operativo ADAM, provee información oportuna del trabajador, mínimo costos de mantenimiento de aplicación, asegura la confiabilidad de la información y mejora el aprovechamiento entre otras.

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La capacitación continua para el personal era prioridad para el rendimiento del programa, antes del año 2008 la empresa tenía para cubrir esas inversiones, pero a partir de la Estatización, se restringen muchos gastos y costos, no contando con los recursos para la adquisición y actualización de la nueva licencia del Sistema Operativo ADAM, generando eventualidades como duplicidad o triplicidad de deducciones al trabajador en un mes o dos meses consecutivos, en oportunidades no toma bien las lecturas de entradas y salidas de las jornadas laborales, no llegan lo listines a los correos de cada trabajador y deben dirigirse al departamento de Empleo para reingresar el correo al sistema En lo que respecta a la capacitación del personal, no existe programas de actualización y reforzamiento, aunado a la falta de contratación personal en el departamento de Recursos Humanos, Sector Nomina, hace que las actividades como procesar la información de las nóminas Convenio, Conducción, Regulares, Interactivas, Provisiones y Nóminas Especiales de acuerdo al cronograma de cierre, realizar la compensación de pagos y ajustes necesarios se demoren un poco en fechas de acuerdo a la programación. Sin embargo, el personal de Nomina hace un reporte preliminar y un definitivo. Ante lo expresado, la empresa se encontrará en un futuro a corto y mediano plazo, bajo un ambiente no competitivo, debido a la falta de herramientas que soporten y resuelvan sus problemas. El resultado será de no disponer al momento reportes que le permitan tener capacidad de repuestas y tomas de decisiones acertadas. Dada la situación planteada, se presenta la necesidad de realizar un estudio sobre Análisis del Proceso de Liquidación Nomina que permita el control de los procesos administrativos, además de la formulación de estrategias que le permita la obtención de resultados confiables, precisos y oportunos.

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Línea de Investigación Tabla 1. Líneas de Investigación.

LINEA DE INVESTIGACION Campo de

Ejes de

Conocimiento

Conocimiento

Eje de

Áreas Temáticas

Ordenadores Ciencias

Sistema de

Tecnología de

Procesos Operativos y

Económicas y

Información

Información y

Administrativos

Sociales

Comunicación

Fuente: Realizado por el Autor (2017)

2.2 Objetivos de la Investigación.

Los objetivos de investigación se formulan para concretar y especificar tareas a realizar por el investigador, estos son el enunciado claro y preciso, donde recogemos la finalidad que se persigue con nuestra investigación, es decir, plasmar qué queremos lograr con nuestro estudio. Por medio del objetivo de investigación conseguimos dar respuesta a la situación observada. Objetivo General Analizar el Proceso de Liquidación de Nomina empresa C.V.G. SIDOR, C.A. periodo Septiembre – Noviembre 2017.

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Objetivos Específicos -

Examinar la base de datos que suministran la información para la

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realización de la Nómina Mensual. Describir el Procedimiento aplicado por la empresa para la Liquidación de

-

Nómina. Señalar estrategias que permitan mejorar el Proceso de Liquidación de Nómina de la empresa C.V.G. SIDOR, C.A

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FASE III

DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

3.1. Identificación Teórica de la Herramienta.

La herramienta organizacional utilizada se define como la matriz FODA. El termino FODA es una sigla conformada por las primeras letras o palabras Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. De entre estas cuatro variable, tanto Fortalezas como Debilidades con internas de la organización por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las Oportunidades y las Amenazas son externas, la empresa tiene poco o ningún control sobre ellas. La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada cualquier situación, individuo, producto, empresas entre otros: que este actuando como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo. Básicamente permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio permitiendo de esta manera obtener un diagnostico preciso que permite en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. El desarrollo de la matriz FODA es de vital interés, ya que esta herramienta permite obtener conclusiones sobre la forma en que el objeto estudiado será capaz de afrontar los cambios en el contexto (oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas y debilidades internas. Su origen se remonta a la década de los 70 debido a la investigación conducida por un equipo de trabajo del Stanford Research Institute, cuyo

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propósito era descubrir por qué falta la planificación corporativa, para luego conseguir alguna solución o crear un modelo que permitiera recopilar, estructurar y analizar la información clave para las decisiones estratégicas. Análisis Interno de la Organización (Liderazgo, estrategia, personas, alianzas/recursos y procesos) -Fortalezas: Son las capacidades especiales con las que cuenta una empresa, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

-Debilidades: Son los factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que nos e poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

Análisis Externo de la Organización (Mercado, sector y competencia) -Oportunidades: Son los factores que resultan positivos, favorables, explorables, y que se deben descubrir en el entorno que actúan en la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas. -Amenazas: Son las situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización. El Análisis FODA conduce al desarrollo de cuatro (4) tipos de estrategias:

Fortalezas con Oportunidades (FO): Grupo de acciones en las cuales se deben reunir los planes conducentes a cada una de las fortalezas internas o externas que

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fueron consideradas como oportunidades que tiene el grupo de trabajo para potencializar y asegurar el éxito del proyecto. Es así, que se deben presentar acciones que permitan aprovechar al máximo estas fortalezas que están de nuestro lado en la ejecución del proyecto. Debilidades con Oportunidades (DO): Tiene la finalidad de mejorar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas, en una organización en la cual el entorno le brinda ciertas oportunidades, pero no se las puede aprovechar por sus debilidades, se podría decir que al invertir en recursos desarrollando el área deficiente se aprovechan las oportunidades. Fortalezas con Amenazas (FA): Las acciones reúnen los planes conducentes a cada una de las fortalezas generalmente externas, que de una u otra manera ponen en riesgo permanente el éxito del proyecto durante su implementación. Estas acciones también son de prioridad muy alta, por lo tanto deben existir planes detallados y muy estudiados que contengan o minimicen los efectos negativos que amenazan al proyecto. Debilidades con Amenazas (DA): Las acciones reúnen los planes conducentes a cada una de las debilidades que se consideraron como amenazas para el proyecto. Acciones que deben ser muy precisas y suficientemente analizadas, ya que representan debilidades del grupo de trabajo que ponen en riesgo directo el éxito del proyecto. El nivel de prioridad de estas acciones se debe considerar como muy alto.

21

El análisis FODA se representa a través de una matriz de doble entrada, Figura 4. Ejemplo de Cuadro FODA

Fuente: Realizado por el autor.

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3.2 Aplicación de la Herramienta Gerencial. EMPRESA C.V.G. SIDOR, C.A. Tabla 2. Herramienta Gerencial (FODA) FORTALEZAS (F) ANÁLISIS DEL PROCESO SECTOR DE LIQUIDACIÓN NOMINA REGULAR MENSUAL

OPORTUNIDADES (O) 1.- Tecnología disponible. 2.- Competitividad de desempeño tecnológico con las demás oficinas 3- Personal de Informática dispuesto actualizar el sistema operativo

AMENAZAS (A) 1- Demanda constante de forma periódica de gran volumen de informe. 2- Reclamos e insatisfacción del usuario 3. Fuga de conocimientos por ofertas externas.

1.- El personal ampliamente capacitado, apto para el trabajo y comprometido. 2.- El personal posee credibilidad y respeto. 3.- Tecnología Disponible ESTRATEGIAS

FO

(F1-D1) Desarrollar cursos de capacitación. (F2-D2) Incentivar la ética profesional. (F3-D3) Incrementar la captación de más personal con destrezas en el área administrativa y tecnológica.

ESTRATEGIAS

FA

(F1-A1) Mantener la armonía grupal y la separación de responsabilidades para que fluya el trabajo (F2-A2) Estimular al personal con bonificaciones especiales adicionales. (F3-A3)Coordinar cursos de actualización de conocimientos informáticos, dictado por los mismos trabajadores a otros trabajadores con pocos conocimientos.

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DEBILIDADES (D) 1.-Falta de personal 2.- Lentitud y falta de control en los procesos de entrada y salida 3.- Tecnología deficiente y no actualizada

ESTRATEGIAS

DO

(D1-O1) Captación de personal con conocimientos administrativos e informáticos en el área específica de nomina. (D2-O2) Reemplazo de equipos a fin de optimizar el intercambio de conocimientos del personal. (D3-O3) Plan de acción con Sistemas adecuados para agilizar el proceso. ESTRATEGIAS

DA

(D1-A1) Reclutamiento de personal con el fin de cubrir las demandas. (D2-A2).Reprogramar la recepción de documentos en la semana y un día de entrega (D3-A3). Aprovechar el personal capacitado hacer una evaluación de desempeño periódica para mejorar los sueldos.

3.3 Diagnostico Organizacional

Es un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para visualizar y detectar las áreas de oportunidades, con el fin de corregir y cerrar grietas. El diagnostico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para la perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organización. Valdez (1998) señala que: “El concepto de diagnóstico se inscribe dentro de un proceso de gestión preventivo y estratégico”. Se constituye como un medio de análisis que permite el cambio de una empresa, de un estado de incertidumbre a otro de conocimiento, para su adecuada dirección, por otro lado, es un proceso de evaluación permanente de la empresa que a través de indicadores le permiten medir los signos vitales. El investigador utilizó la herramienta Matriz FODA, como la indicada para éste de análisis, porque puede ser aplicada a cualquier situación, individuo, producto, empresas entre otros: que esté actuando como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo. Básicamente permite conformar un cuadro de la situación presente, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados Se observó que el Sistema Operativo denominado ADAM, es un software completo y dispuesto de forma modular que tiene la finalidad principal y exclusiva de automatizar de un modo completo todo lo relacionado con la gestión de recursos humanos, ofreciéndoles a sus trabajadores la optimización del trabajo administrativo específicamente en el Sector Nómina Mensual, pero la realidad es otra, no se ha realizado la actualización de su licencia y por ende es una de sus debilidades. Una de las situaciones que se presentan en el Sector Liquidación de Nomina es la falta de personal, la falta de material de oficina, el reemplazo de los equipos 24

de computación y considerando las múltiples actividades que se realizan en el Sector, el personal procesa la nómina a la fecha de acuerdo a los procedimientos establecidos. Las continuas y diferentes solicitudes de los trabajadores que se presentan diariamente, requiere de mayor atención, porque se ha observado que muchas de éstas se reciben pero no se procesan en su momento como por ejemplo; los fallecimientos de trabajadores (indistintamente las causas), las solicitudes de vacaciones a una fecha y luego cambian a otra, los embargos por manutención, en fin son diferentes los asuntos que se acontecen durante el proceso de la elaboración de la nomina que no son remitidas a tiempo y esto afecta el proceso, igualmente los requerimientos de los trabajadores a través del Sindicato, cuando no se concilia o no se llega a un acuerdo de forma escrita y legal, de mutuo acuerdo por ambas partes, es decir entre el sindicato y la empresa. Debido a los continuos ajustes salariales decretados por el Ejecutivo Nacional, se hace necesario realizar cálculos y el sistema no ayuda por su capacidad limitada en equipo y programación, aunado a ello la presión por parte de los trabajadores representados por el Sindicato, quienes no están al tanto de conocer las deficiencias interna que presenta el departamento de Sistemas, todo ello originado por la situación económica de la empresa.

3.4 Análisis de los Resultados.

Es una evaluación critica de los resultados, propone interpretar y analizar los resultados de la investigación donde saldrán los elementos para plantear conclusiones Examinar la base de Datos que suministran la información para la realización de Liquidación de Nómina de la empresa C.V.G. Sidor, C.A, periodo Septiembre – Noviembre 2017.

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La información suministrada por los departamentos de Relaciones Laborales, Beneficios, Control de Horas y Empleo, Jubilados y Pensionados, deberían entregarse a una fecha límite de acuerdo a la programación mensual del calendario de pago, el cual tiene lineamientos que se deben cumplir para logar el objetivo principal y lograr la eficacia y la eficiencia de la gestión administrativa. Al examinar la base de datos de la liquidación de nómina hay que considerar los

Aspectos Normativos siguiente: a) Todos los conceptos que se manejen en la administración de la Nómina deben estar soportados en el Manual de Incorporación o Actualización de Conceptos del sistema de Nómina. b) La carga en el sistema para que se ejecute el proceso de nómina lo realiza el Dpto. de Nóminas mediante dos modalidades: -

La que ejecuta directamente el Dpto. Nóminas en el Módulo de Cuenta Pendiente del Trabajador o trabajadora

-

Por e-mail con NFS enviado por el Área Usuaria, en programa Excel. Las variaciones/comportamiento del proceso de nómina están vinculadas al SITT Web de Talento Humano y las fallas en el sistema

de

registro

de

fichadas

se

notifican

por

el

trabajador/Supervisor al Dpto. Control de Horas. -

El SITT Web de Talento Humano considera para el proceso de nómina, entre otros: Prima Dominical, Prima Feriado Trabajado, Tiempo de Viaje, Tiempo de Comida, Sustituciones Temporales, Días Libres, Trabajados, Prima día Libre Trabajado, Sobre Tiempo Real, Sobre Tiempo Legal, Bono Nocturno, Diferencias de Horas de Descanso, Descanso Compensatorio, Horas Feriadas, Horas Regulares.

Administración de Pagos de Nóminas. El proceso de nómina se rige por un calendario anual y comprende la ejecución de las nóminas:

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a) Mensual,

g) Jubilados,

b) Diaria,

h) Sobrevivientes,

c) Confidencial,

i) Provisiones,

d) Aprendices,

j) Ajuste de provisiones,

e) Pasantes,

k) Utilidades,

f) Becarios,

l) Interactiva y retroactivos

Áreas Usuarias que intervienen en el proceso de nómina son: a) b) c) d) e) f)

Sector Control de Horas. Departamento Relaciones Laborales. Departamento Beneficios Legales y Contractuales. Departamento de Empleo y Programas Especiales al Personal. Departamento Planificación y Organización Dpto. Financiamiento y Seguros de la Dirección de Administración y Finanzas. g) Oficina de Documentación Técnica Narrativa. h) Sector Jubilaciones y Pensiones. i) Gerencia de Higiene y Seguridad Ocupacional. Las Áreas Usuarias que intervienen en el proceso de nómina son responsables de que la empresa cumpla en fecha oportuna el pago de las nóminas y deben respetar los Principios de Celeridad, Eficacia y Transparencia. El protocolo para la transferencia de archivos consiste en activar los controles internos que permite verificar la veracidad y la congruencia de la información enviadas por las Áreas Usuarias. El proceso de nómina se ejecuta a través del C-Cure (para la carga de conceptos automáticos provenientes de otros módulos) y por el SITT Web de Talento Humano que realiza la transferencia de la totalidad del tiempo trabajado hasta que el cierre de la nómina es transmitido al sistema ADAM para posteriormente generar el pago que le corresponde al trabajador.

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En el caso que los datos suministrados por los módulos no estén correctos, se corre nuevamente la nómina, se ejecutan muestreos hasta que se cumplen los patrones estándares y se genera de ADAM a SAP los asientos contables. Cumplido los patrones estándares y/o controles de nómina que garantizan el cálculo correcto, se generan los listados de las nóminas con los netos por entidad bancaria, la clase de nómina y fecha de pago. La emisión y/o entrega de los comprobantes de pago se hace por correo electrónico (en los casos que el trabajador tenga asignada una cuenta), y a través del Supervisor quien lo entrega en físico al trabajador para aquellos que no tengan una cuenta asignada. Los pagos a terceros se realizan de acuerdo a la normativa prevista en los documentos de referencia. Definiciones y Abreviaturas

Acumulados mensuales: Es lo generado por las Nóminas en lo que va del año. ADAM: Es el Sistema Integral de Nómina y Administración de Talento Humano. CIT: Es la biblioteca de Talento Humano que funciona bajo el nombre de Centro de Información Técnica adscrita al Sector Gestión del Conocimiento. C-Cure: Es el Sistema de control de acceso relacionado con la captación de las fichadas realizadas por el personal sidorista, contratista y foráneo que tienen acceso a SIDOR C.A. DTN: Es la abreviatura para hacer referencia a toda la Documentación Técnica Narrativa que se encuentra en el Centro de Información Técnica (Biblioteca de SIDOR C.A. ubicada en el edificio de Talento Humano). HCM: Es la Póliza de Hospitalización Cirugía y Maternidad. Interfaz: Es una herramienta del sistema que permite el flujo de información entre un usuario y la aplicación, o entre la aplicación y otros programas.

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KARDEX: Es el módulo del Sistema ADAM que permite visualizar y editar por semana el turno o esperanza horaria cumplida por los trabajadores de forma individual en cada día de la semana correspondiente. Módulo de cuenta pendiente del trabajador: Es un módulo del sistema ADAM para cambiar de manera individual o masiva pagos o descuentos de los trabajadores. NFS: Es la abreviatura para hacer referencia al correo electrónico con nota fondo de seguridad que no permite modificación alguna. SAP: Es el sistema de aplicaciones y productos para el proceso de datos. SITT Web: Es el Sistema de Tiempo Trabajado perteneciente a Talento Humano.

Gráfico N° 3. Base de Datos que suministra la información para la conformación de Liquidación de Nómina a la empresa C.V.G. Sidor, C.A

29

Figura 5. Procedimiento de conformación de nómina

Fuente: Portal Intranet de la Empresa

Describir el Procedimiento aplicado por la empresa para la Liquidación de Nomina.

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En este paso se detalla todos los elementos que conforman el engranaje del proceso y la función y responsabilidad de cada uno de ellos, unificándose en un todo para lograr la elaboración de la nomina. A continuación departamentos: Registro/Carga de información en los módulos del Sistema Nómina-Personal:

Asignaciones y Deducciones. Control de Horas:

-

Administrar y hacer ajustes manuales en el SITT Web de Talento Humano para resolver la inconsistencia en el sistema de registro de fichadas bien sea por causa del trabajador (a) o el sistema mismo. Verificar el tiempo no laborado por el trabajador en el SITT Web. Modificar el kárdex del tiempo trabajado de acuerdo a la relación de reclamos enviados por correo electrónico por el Dpto. de Relaciones Laborales Registrar las vacaciones en el SITT Web y transferirlo al sistema ADAM. Registrar los permisos remunerados y no remunerados en programa Excel para transferirlo a un módulo específico del SITT Web

-

Gerencia Administración de Beneficios:

-

-

-

Registrar en el módulo del Sistema Personal -Nómina (ADAM) los datos referidos a: Aporte de Vivienda, Subsidio de Vivienda, Anticipo de Prestaciones Sociales, Contribución Adicional de Vivienda, Educación, Útiles Escolares, Descuento por Comida y las Bonificaciones Contractuales por matrimonio, nacimiento o fallecimiento. Enviar a Nómina los descuentos por pérdidas ocurridas en las cabañas del Centro Recreacional Carúpano, y por el costo del Plan Vacacional (en el supuesto de inasistencia del Niño, Niña y Adolescente al centro recreacional). Enviar por correo electrónico con NFS al Dpto. de Nómina: la relación de los trabajadores que solicitan préstamos especiales vía de excepción.

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Departamento Empleo y Programas Especiales al Personal. -

-

-

Registrar en el sistema los datos del nuevo ingreso con la identificación personal, información socioeconómica, académica, datos del puesto de trabajo, con su correspondiente salario básico atendiendo a la clasificación suministrada por el Dpto. Planificación y Organización. Remitir por correo electrónico con NFS al Dpto. de Nómina, la lista de los trabajadores acreedores del beneficio contractual “Becas” que han presentado la debida factura. Gerencia de Higiene Seguridad Ocupacional Medio Ambiente (HISESOMA) Registrar en el módulo del Sistema Personal -Nómina (ADAM) los datos concernientes a: Reposos médicos.

Centro de Información Técnica y Gestión al Conocimiento.

-

Remitir por correo electrónico con NFS al Dpto. de Nómina, la lista de trabajadores a quienes se les efectuarán descuentos por mora o pérdida, daño o deterioro de la Documentación Técnica Narrativa, así como los descuentos por cursos planificados, pagados y no ejecutados por los trabajadores.

Departamento Planificación y Organización

-

Actualizar en el módulo del sistema el cambio de Centro de Costo del trabajador, la sustitución, el cambio de puesto de trabajo, el tabulador, la transferencia interna, el cambio de turno, el nombramiento formal de un trabajador en un cargo.

-

Enviar al Dpto. Remuneraciones la información vía e-mail con NFS para el cálculo de retroactivos, en los casos que aplique.

Departamento Financiamientos y Seguros.

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-

Registrar en el Módulo los datos referidos a las pólizas de vehículos que hayan solicitado los trabajadores, los pensionados y jubilados. Así como también, los reintegros, las pólizas de vida y accidentes personales.

Departamento Relaciones Laborales

-

Remitir por correo electrónico con NFS al Dpto. de Nómina: la lista de los trabajadores que presentaron reclamos relacionados con el pago del salario y que el Dpto. Relaciones Laborales comprobó su procedencia, las deducciones personales (Rifas, Ayudas Sociales, Descuentos de Asociaciones creadas por los trabajadores, las contractuales (cuota sindical) debidamente autorizadas por el trabajador.

-

Enviar por correo electrónico con NFS al Dpto. de Nómina: la relación de los trabajadores que solicitan anticipo de vacaciones/pago/anulación de las mismas. Así como también los descuentos derivados por deterioro, pérdida de equipos, herramientas que están bajo la responsabilidad del trabajador.

-

Consignar ante el Dpto. de Nómina la (s) planilla (s) para el cálculo de las terminaciones de servicio.

Sector Jubilaciones y Pensiones -

Enviar por correo electrónico con NFS al Dpto. de Nómina: la relación de los trabajadores que están en el status de jubilados y los sobrevivientes.

Liquidación de Nómina

Departamento Gestión Sistema de Personal adscrito a la Dirección de Sistemas -

Garantizar que el estatus de la información registrada por los responsables de los sistemas satélites se actualice automáticamente en los módulos respectivos (reposos, vacaciones, cambio de centro de costo, entre otros) una vez cerrado el proceso de nómina.

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-

Realizar las mejoras en las políticas de cálculos de los conceptos de nómina solicitadas por la Dirección de Talento Humano.

-

Sincronizar Del módulo de SITT Web los permisos remunerados/no remunerados al sistema ADAM.

-

Ejecutar el cálculo de conformidad con el calendario de proceso de nómina mensual y; la diaria que se ejecuta cada lunes.

-

Generar de forma automática el envío de los recibos de pagos a los trabajadores que tiene acceso a correo electrónico y enviar la impresión de los comprobantes de pago al Centro de Cómputo para los trabajadores que no manejan cuenta de correo electrónico.

-

Generar los acumulados mensuales al cierre de la nómina, los cuales son enviados al Dpto. de Costos de la Dirección Administración y Finanzas.

Control de Horas. -

Enviar a los Supervisores los comprobantes de pago de los trabajadores sin acceso a correo electrónico.

Jubilaciones y Pensionados -

Emitir los recibos de pagos de aquellos jubilados o pensionados que lo soliciten.

-

Solicitar, vía e-mail, autorización de los datos maestros de aquellos trabajadores que pasaron a la Nómina de Jubilados y Pensionados. Los datos requeridos son: Centro de Costo, Cuenta Bancaria, Monto de Pensión, Tipo de Pensión y las deducciones que los mismos autorizan a mantener vigentes.

Departamento de Nóminas.

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-

Hacer la revisión general de las nóminas según la distribución de los Analistas del Dpto. de Nóminas.

-

Realizar los recálculos de los conceptos respectivos, en caso de que la información revisada no esté conforme, en caso contrario, continuar con el proceso.

-

Aplicar los controles de nómina a aquellos casos como: trabajadores con diferencia en neto, sin Institución Bancaria, transacciones en registro, con importe menor a cero (0), entre otros.

-

Realizar (Analista de Nómina) los ajustes en el sistema para aquellas transacción en registro con importe menor a cero (0) y/o diferencia en el neto.

-

Enviar al Dpto. Empleo y Programas Especiales al Personal la información del trabajador sin Institución Bancaria principal.

-

Recibir del Dpto. Empleo y Programas Especiales al Personal la información de la actualización del cambio en el sistema.

-

Revisar en el SAP sí los resultados de la contabilización del proceso de nómina están conforme, en caso contrario, enviar correo electrónico con NFS: o Contabilidad en caso de que las cuentas estén bloqueadas o mal parametrizadas o Dpto. Planificación y Organización. o Dpto. de Costos

o Dpto. Empleo y Programas Especiales al Personal Para que realicen los cambios en caso de que los centros de costo estén bloqueadas o mal parametrizadas, para ejecutar nuevamente los asientos contables y notificar a Departamento Gestión Sistema de Personal para que se corra el proceso de contabilización hasta que todo cumpla con los controles internos. -

Cerrar el proceso de nómina de acuerdo a la fecha calendario previamente establecido para que automáticamente se generen los asientos contables.

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-

-

Solicitar a la Dirección de Sistemas la ejecución de las interfases, una vez que ésta las ejecute, recibir la notificación, vía e-mail, con los resultados del proceso. Generar las listas de las nóminas las cuales debe contener: el control de netos por banco por cada una de las nóminas. Organizar las listas por banco, clase de nómina y fecha de pago. Generar las diferentes nóminas y los archivos TX T los cuales serán cargados on line a las entidades bancarias. Generar la creación de costos (estadística por concepto de nómina y monto general para cada nómina). Enviar la creación de costos (lista), vía e-mail, a los Dptos.: Planificación y Organización, y Costos. Generar los archivos TXT por banco, clase de nómina y fecha de pago. Revisar los archivos TXT para verificar el monto y fecha de pago. Enviar los archivos al Banco para el pago vía on line.

En aquellos casos en que los pagos deban efectuarse a terceros) el Dpto. de Nómina debe emitir la autorización de pago con los soportes respectivos y enviarla a Cuentas por Pagar para que procese dicho pagos y se rigen por los Manuales de Procedimientos: “Conformación, Recepción y Registro de Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito”, “Pagos a Proveedores o Contratistas”, “Condiciones de Pagos a Proveedores y Contratistas”.

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Figura N° 6. Flujo del Procedimiento aplicado por la empresa ara la Liquidación de nomina mensual

Fuente Portal Intranet de la Empresa.

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Señalar estrategias que permitan mejorar el Proceso de Liquidación de Nómina de la empresa C.V.G. SIDOR, C.A.

De acuerdo al Análisis realizado al Procedimiento de Liquidación de Nomina se observan situaciones que se deberían mejorar, tomando en cuenta la opinión de las personas que ejecutan la actividad laboral en el departamento de nómina. El proceso cumple su ruta como lo indica el flujograma, la alimentación de todos los sectores, pero no deja de existir situaciones que se generan por una o varias circunstancias. Los aspectos a mejorar de acuerdo a lo observado y manifestado por analistas del departamento de Liquidación de nomina son: a) Automatización de los reclamos de los trabajadores. b) Simplificación del sistema de carga de las planillas de Impuestos sobre la renta (ARI) de todos los trabajadores. c) Programar y Coordinar con el Departamento de Sistemas cursos de Capacitación en actualización del Sistema operativo y Microsoft Office (Excel) para el personal de nómina, en fecha que no interfieran con la elaboración de nomina. d) Inclusión de personal calificado administrativo, certificados para optimizar las actividades del departamento de nomina. e) Suministro de material de oficina a tiempo, (papel, artículos de escritorios como lápices, grapas bolígrafos, ligas, clips, carpetas, etc.) para realizar la actividad laboral. Todos estos puntos señalados se deben tomar en cuenta para lograr la mejor efectividad del proceso de la elaboración de la nómina, sus actores son los más indicados en señalar los puntos más importantes, dándole la prioridad a la situación más crítica.

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FASE IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 Conclusiones.

Una vez realizado el Análisis del Proceso de Liquidación de Nómina de la Empresa CVG SIDOR, C.A. Puerto Ordaz Estado Bolívar 2017, se llegó a las siguientes conclusiones: -

La base de datos que suministra la información para la realización de la nómina mensual, no permite que se mantenga la información actualizada de cada uno de los trabajadores de la empresa, debido las limitaciones del sistema operativo para anexar datos que correspondan con las exigencias y cambios constantes de las políticas gubernamentales en cuanto a los ajustes salariales realizados drásticamente en el País durante los últimos años.

-

El Proceso de Liquidación de Nómina del personal de C.V.G. SIDOR, C.A, no se está llevando a cabo de manera eficiente y como lo especifica el Manual de Descripción de Procesos de la empresa ya que la información cargada al sistema no está siendo actualizada automáticamente según los módulos respectivos (reposos, vacaciones, cambio de centro, otros), además, que no se realizan las mejoras en la políticas de cálculos de nómina solicitada por la dirección de talento humano y que no se generan de forma automática el envió de los recibos de pago a los trabajadores a sus respectivos correos la impresión de los mismos en el centro de cómputo de la empresa.

-

El flujo de proceso de registro de información en los módulos del sistema Nomina-Personal: Asignaciones y deducciones, detalla de manera clara y sencilla el procedimiento que se debe llevar a cabo para mantener actualizados los datos de los trabajadores de C.V.G SIDOR, C.A.

4.2 Recomendación

De acuerdo a los resultados obtenidos en la investigación, es necesario presentar una serie de recomendaciones que serán de gran utilidad para la realización eficiente de los procesos administrativos; éstas se presentan a continuación: -

El departamento de nomina deba plantearle al departamento de Sistemas la posibilidad de renovar la licencia del sistema operativo existente, que es lo más conveniente, o en otro caso sugerir a la Gerencia un nuevo Software que facilite el procedimiento del proceso de la ejecución de nomina y apegado a las políticas del políticas del Estado en cuanto al cálculo de los salarios a los trabajadores, siendo la primera opción la mejor decisión.

-

Contratar personal capacitado para que el proceso de liquidación de nómina se lleve a cabo según el Manual de Descripción de Procesos de C.V.G. SIDOR, C.A, permitiendo que las tareas del Departamento de Nomina se realicen de manera eficaz y eficiente, para de esta manera brindarle seguridad a los trabajadores y que puedan tener acceso a la información del cálculo de sus asignaciones con mayor fluidez.

-

El departamento de Nomina estudie y aplique el flujo de proceso de registro de información en los módulos del sistema Nomina-Personal: Asignaciones y deducciones, para lograr una mayor fluidez y rapidez en el proceso administrativo lo que permitirá dar información oportuna y veraz en el momento solicitado.

FASE V

DESCRIPCION DE COMPETENCIAS La formación académica que nos ofrece la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho a los estudiantes de la carrera de Administración de Empresas, nos prepara para planificar, ejecutar y evaluar las actividades específicas de una empresa y así poder brindar alternativas que faciliten la toma de decisiones, logrando elevar el rendimiento de la gestión empresarial. La preparación recibida sobre procedimientos y sistemas administrativos, permite reforzar los conocimientos, permitiendo poner en práctica las habilidades administrativas y sugerir alternativa dentro de una situación presentada como solución.

Actividades realizadas durante la pasantía -

Atención a las diferentes solicitudes de los trabajadores.

-

Recepción de documentos de declaración de impuestos (ARI) de todos los trabajadores 3er. trimestre sept. 2017

-

Suministro de información al trabajador por aportes de vivienda Banavih.

-

Observación de los procesos de liquidación de nómina mensual

-

Identificación de la herramienta gerencial acorde para cada problema.

-

Análisis de los objetivos con respecto a la situación actual

-

Aplicación de la estructura de estrategias

-

Solicitudes de Cambios de cuentas tanto de nómina como de ahorros de los trabajadores a las diferentes entidades bancarias.

-

Redacción de cartas remitidas al banco por apertura y clausura de cuentas bancarias de los trabajadores.

-

Análisis de deducciones (reclamos) en los listines de pago de los trabajadores.

-

Base de datos en Excel de archivo de expedientes de embargos de trabajadores.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

ADAM Gestión de Nomina y Recursos humanos sistema integral de nomina y recursos humanos [email protected]

Andrew S. Tanenbaum Barcos, J. Santiago. "Conociendo a la Administración, a las organizaciones y a la administración de organizaciones" - Cap 1 Graw Hill Kliksberg, Bernardo. "El Pensamiento Organizativo” KOONTZ, Harold, Elementos de Administración, 5ª Ed. México: Editorial Mc Graw Hill, 1991. Pág. 565. Manual de Procedimientos Administración de Pago de Nomina – Sidor Pearson Education Sistemas Operativos Modernos

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Tabla 3.Cronograma de actividades a realizar durante pasantía profesional periodo II2017.

ACTIVIDADES

Sept.

Octubre

Noviembre

Dic.

Del 06/09 al 20/09/17

Del 02/10 /17al 27/10/17

01/11/17 al 30/11/2017

01/12/17 al 26/12/2017

1

2

3

1. Reconocimiento y Observación del proceso del proceso de nomina 2,- Recepción de planillas ARI del trimestre Sept. 2017. y Dic. 2017 3.- Recepción de solicitudes de cambios de entidades bancarias por parte de los trabajadores en relación a su nomina y caja de ahorro e incremento de porcentaje. 4.- Carga al sistema de las planillas ARI, periodo Septiembre y Diciembre 2.017 5.- Atenciones de Solicitud de Banavih 6.- Elaboración de cartas a entidades Bancarias 7. Reclamos por deducciones en los listines de los trabajadores. 8.- Análisis del procedimiento del Sector Nomina y con los demás sectores que la conforman y consulta con los trabajadores 9.- Entrega y presentación de informe de pasantía

Fuente: Realizado por el Autor (2017).

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ANEXOS

ANEXO A. CARTA DE AUTENCIDAD DEL PROYECTO DE PASANTÍA DE GRADO PARA OPTAR EL TITULO DE LICENCIATURA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

CARTA DE AUTENTICIDAD DEL PROYECTO DE PASANTÍA DE GRADO PARA OPTAR A LA LICENCIATURA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.

Yo, el abajo firmante, en representación de CVG Siderúrgica del Orinoco “Alfredo Maneiro”, C.A. (SIDOR), hago constar que el estudiante de la Universidad “Gran Mariscal de Ayacucho”, TSU. BELKIS YANETT RONDON DE MARCONI, venezolano, titular de la cédula de identidad N°: V-10.387.196, en el semestre II2017, realizó en el Departamento de LIQUIDACIÓN DE NÓMINA, su informe de Pasantía titulado:

ANÁLISIS DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN NÓMINA EMPRESA C.V.G. SIDOR, C.A, PUERTO ORDAZ – ESTADO BOLÍVAR (PERÍODO SEPTIEMBRE - NOVIEMBRE 2.017) En tal sentido, me permite garantizar que el mencionado trabajo responde a una necesidad específica de la empresa, y garantizamos que dicha investigación se puede considerar inédita en cuanto a su formulación, diseño y presentación.

Atentamente,

Lcda. Nersis Rodríguez. C.I. V-14.506.602 Analista de Nómina

ANEXO B APROBACIÓN DEL TUTOR ACADEMICO

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UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO. VICERRECTORADO ACADÉMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES NUCLEO CIUDAD GUAYANA RIF.: J-08023168-6

APROBACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO

En mi carácter de Tutor del Informe de Pasantía Laboral presentado por el (la) ciudadano (a) TSU. Belkis Yanett Rondón de Marconi, Titular de la Cédula de Identidad Nº: V10.387.196 para optar al título de LICENCIADO(A) EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del Jurado Examinador que se designe.

En la ciudad de Puerto Ordaz, a los 30 días del mes de Enero de 2018.

__________________________

Lcda. Omaira Acosta C.I.: V- 4.939.671

ANEXO C APROBACIÓN DEL TUTOR INDUSTRIAL

48

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO. VICERRECTORADO ACADÉMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES NUCLEO CIUDAD GUAYANA RIF.: J-08023168-6

APROBACIÓN DEL TUTOR INDUSTRIAL

En mi carácter de Tutor del Informe de Pasantía Laboral presentado por el (la) ciudadano (a) TSU. Belkis Yanett Rondón de Marconi, Titular de la Cédula de Identidad Nº V-10.387.196 para optar al título de LICENCIADO(A) EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del Jurado Examinador que se designe.

En la ciudad de Puerto Ordaz, a los 30 días del mes de Enero de 2018. .

__________________________

Lcda. Nersis Rodríguez. C.I. V-14.506.602

ANEXO D. EVALUACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO

49

ANEXO E EVALUACIÓN DEL TUTOR INDUSTRIAL

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UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO” FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y ECONOMÍA PASANTÍA LABORAL II-2017

Evaluación de Pasantía (Tutor Empresarial) Apellidos y Nombres del Pasante: BELKIS YANETT RONDON DE MARCONI Especialidad: ADMINISTRACIÓN Nombre del Evaluador: NERSIS RODRIGUEZ

Cédula de Identidad: 10.387.196

Tipo de Pasantía Regular:______ De Grado:__X___ Fecha de Evaluación:

Semestre: Décimo Dpto. o Cargo: ANALISTA DE NÓMINA

Aspectos a Evaluar

Empresa: SIDOR, C.A.

Excelente

Muy Bueno

Bueno

Regular

Deficiente

(5)

(4)

(3)

(2)

(1)

Puntualidad. Cumplimiento del horario laboral y condiciones de tiempo. Presencia Laboral. Presentación personal acorde al entorno de trabajo. Iniciativa. Disposición a emprender acciones sin necesidad de un requerimiento externo. Conocimiento. Manejo y conocimiento de técnicas y procedimientos inherentes a las actividades asignadas. Hábitos de Seguridad. Respeto y acatamiento de las normas de higiene y seguridad industrial en la empresa. Habilidad de Aprendizaje. Disposición favorable para aprender de forma significativa. Habilidades Analíticas. Capacidad de aplicación del pensamiento lógico para la recopilación y análisis de información, diseño y prueba de soluciones a los problemas y la formulación de planes. Relaciones Humanas. Habilidad para establecer buenas relaciones interpersonales. Cooperación. Disposición para colaborar con compañeros(as) en forma permanente y espontánea. Trabajo en equipo. Presentación del Trabajo. Calidad de los resultados que presenta como producto de su trabajo. (totalizado por tutor industrial) Total por Escala: (totalizado por la universidad) Total

General:

Resultado:

Calificación:

Observaciones y/o Recomendaciones: Evaluador:__________________________________________ Firma:______________________________________________

Sello De la Empresa

ANEXO F PLAN DE TRABAJO DE PASANTÍA

51

PLAN DE TRABAJO PARA LA PASANTÍA Pasante: Belkis Yanett Rondón de Marconi

Especialidad: Administración de Empresas

Ubicación Administrativa: Liquidación de Nómina Empresa: CVG Siderúrgica del Orinoco “Alfredo Maneiro” SIDOR, C.A. Semana Nro.

Actividades Previstas

Resultado Esperado

Días Hábiles Trabajados por Actividad

1

Inducción sobre Procesos Administrativos

2 3

Revisión del proceso de contrataciones Reconocimiento del proceso

4

Observación del proceso

5

5 6 7 8 9 10

Recepción de Documentos por cambios de cuenta de nomina y ahorros

5 5 5 5 5 5

11 12 13 14 15 16

Reclamos en listines de pago

5 Aprendizaje Logrado

Resolución de la problemática

Revisión y corrección de cuentas nomina y ahorro Descripción de oportunidades y recomendaciones Elaboración de Informe de Pasantía Entrega de Informe de Pasantía

Identificación de Oportunidades

5 5

5 5 5

Elaboración de Informe de Pasantías

5

Presentación a Tutores

5

5

Evaluación Escala 1 - 10

Firma Tutor Industrial