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Universidad Tecnológica de Ciudad Juárez

Unidad 3

TOPICOS SELECTOS DE TI ING. SUEISEN IBETH BARRAZA

“ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO CIBER CAFÉ RAMGON” ITIM31

Integrantes: Valeria Ivonne Flores Holguín Elizabeth Méndez Ramírez Francisco Antonio Acosta Galindo Esaú Hernández Pérez Manuel Hernández Rangel

22 de Noviembre del 2013

INTRODUCCIÓN La implementación de tecnologías emergentes es de gran importancia al desempeño de sistemas de información orientados a los negocios y esta empresa por el servicio que ofrece es de gran importancia estas tecnologías, aunque la aceptación por parte del usuario final será lo que marque la pauta en los resultados obtenidos. Es por ello que los sistemas dedicados al comercio de servicios de prestación computacionales

deberán tener un buen diseño, que

abarque factores tecnológicos así como los relacionados con la aceptación del recurso humano los cuales son el contacto directo con el cliente por lo que debe tomar una viabilidad del personal que se debe implementar.

Con un análisis del equipo que llevo a cabo la revisión, se ha elegido los cambios con un equilibro de la aceptación del cliente hacia la nueva tecnológica a implementar los cual nos lleva a demostrar que los usuarios finales en este caso los clientes como punto de referencia, sean quienes muestren si los equipos de cómputo son los que se necesitan y que cumplan con los servicios ofrecidos.

OBJETIVOS Realización de un análisis costo-beneficio, ya que tiene como objetivo fundamental proporcionar una medida de la rentabilidad del proyecto, mediante la comparación de los costos previstos con los beneficios esperados en la realización del mismo. De esta manera ayudaremos a la empresa a valorar la necesidad y oportunidad de la realización de un proyecto, a seleccionar la alternativa más beneficiosa del mismo y a estimar adecuadamente los recursos económicos necesarios, en el plazo de realización del proyecto.

Además convertir al Ciber Café RAMGON en un negocio más rentable, comercial

por

excelencia

y con

calidad

del

servicio,

si

se

responde

afirmativamente a los puntos de cambios se comenzará a ser el mejor negocio del sector y es el momento de considerar algunas estrategia con respecto a estas nuevas tecnologías, ya que con seguridad el negocio se verá envuelto en la operaciones de mayor

exigencias, los cuales los ya a mediano plazo se

observaran que los equipos de cómputo tendrán la suficiente capacidad para soportar una carga de trabajo exigente.

SITUACIÓN ACTUAL Empezando el camino desde el 20 de abril de 2005, con la mentalidad de hacer que la gente se adentrara a "Ciber Café RAMGON" innovando con la atención personalizada, comenzando con un pequeño establecimiento para la renta y venta de equipo de cómputo.

Este cibercafé no cuenta con competidores más importantes ya que es el único que se encuentra alrededor, pero así mismo nuevos competidores podrían tener la entrada fácil al mercado.

Además de llevar un ciber café también es una papelería y se ha notado que por llevar un orden en la papelería no se lleva el orden adecuado o las atenciones correctas al equipo de cómputo así como de impresoras y escaners, por ende no se satisfacen las necesidades de los clientes.

MISIÓN “Brindar a nuestros clientes la mayor calidad posible dentro de los servicios que ofrecemos. Encontrar la solución más factible para los problemas de nuestros clientes, para satisfacer sus expectativas. Ser una empresa que genere empleos, los cuales sean cubiertos por personal capacitado y buen servicio.”

SERVICIOS 

Venta y renta de equipo de cómputo



Reparación y mantenimiento de equipos cómputo

Este cibercafé cuenta con precios accesibles a las personas pero la tecnología con la que cuenta no es la adecuada ya que no cuenta con la suficiente capacidad de realizar múltiples trabajos, así mismo el servicio prestado en de buen uso ya que a veces resuelven problemas de los que se pueda adquirir, la imagen con la que cuenta no es la adecuada ya que por ser un cibercafé es necesario tener orden y limpieza.

DIAGNÓSTICO PROCESOS DE TRABAJO Todo el proceso se inicia cuando el cliente llega a las instalaciones y solicita una computadora, el encargado toma la hora de inicio del cliente la anota en el programa que administra el tiempo llamado Ciber Planet de la renta de computadora. Después de que termina el cliente de usar el equipo se dirige con el encargado para realizar el pago del consumo de tiempo de la máquina rentada y si realizó alguna impresión se le entregan las impresiones, pero los clientes pueden mandar las impresiones que ellos deseen desde su computadora lo cual no es factible ya que a veces por error mandan a imprimir de más y al final no quieren pagar las impresiones.

El encargado realiza las actualizaciones de sus máquinas cada vez que se acuerda. Además los clientes se quejan mucho porque no tienen los programas básicos para que ellos realicen sus tareas y los que tienen se encuentran desactualizados.

Cuando se realiza una actualización el encargado las realiza por medio de un USB el cual también lo tiene total mente no protegido y en algunas de las veces infectado por virus.

Un tema importante que se tiene que mencionar es el hecho de que en el ciber los encargados también atienden una papelería lo que hace que no estén atentos al sistema de pago de la renta de equipos, esto hace más lento el proceso de trabajo en el ciber RAMGON y se analizó que este tema es lo que provoca que no se tenga más ahorro de tiempo.

La capacidad de la red que se tiene contratada de un paquete básico lo cual no arroga complementos no necesarios, los cuales son una fuga de dinero el cual traen gastos mal invertidos. Se planteó en equipo la forma de armar un paquete que sea más aplicable al negocio de servicios cibernéticos. Las compañías prestadoras de servicio de internet son un punto clave para poder llevar a cabo una eficiente prestación del servicio.

Al implementar el cambio de equipos con una nueva tecnología se obtiene un ahorro de electricidad ya que los equipos con los que se cuenta son obsoletos y hacen que se hagan más cargos eléctricos en el recibo.

Los nuevos procesadores serian de ayuda porque la velocidad de respuesta de los programas se incrementaría de forma notable ya que con los actuales no se tienen el mismo rendimiento, como es normal el desgaste que se ha tenido en el transcurso del tiempo de vida los desgasta en la capacidad de respuesta.

Y por ello los clientes lo notan al querer manejarlo de forma normal, por lo cual se pude tener una desventaja de competitividad y formar una reputación negativa de los clientes o posibles clientes los cuales tendrán una referencia de que se cuenta con equipos con fallas y que no se les toma en cuenta ya que se paga por el servicio.

NECESIDADES FUTURAS Analizando la situación del Ciber Café RAMGÓN, se llegó a la decisión de implementar las siguientes tecnologías en las áreas de renta de cómputo y papelería:

1. En tema de impresiones para mayor control, cada cliente colocará sus impresiones en una carpeta de ahí el encargado aceptará la impresión y esto ayudará a darse cuenta de que impresiones son y de quién.

2. En área de renta de computadoras para ahorrar más tiempo al momento de cobrar se piensa en dos opciones, la primera sería implementar una tarjeta recargable de esta manera llega al ciber y toma un equipo, pasa la tarjeta y comienza su renta, el administrador de antemano sabría que esa cuenta se activó y estaría al tanto; la segunda sería en caso de que la persona que renta la computadora requiere algún producto de la papelería implementar una base de datos para ahorrar tiempo en la atención al cliente.

3. En el área de papelería, se piensa implementar el mismo sistema de base de datos en la renta de computadoras, en este caso sería un equipo touch para mayor rapidez, selección y atención por parte del encargado, la máquina al final dará una impresión de su compra para entregar al encargado y dar más facilidad de entrega.

4. La impresora que se piensa implementar es una de marca Epson de inyección de tinta la cual se modifica y programa para ahorrar hasta un 90% en tinta.

5. Comprar un nuevo modem y configurarlo (filtrado Mac) para que solo puedan tener acceso a internet las computadoras en renta y el administrador ya que hoy en día muchas de las personas tienden a hurtar la señal inalámbrica por medio de programas de hackeo.

6. Crear un mini chat para tener una atención con el cliente. La aplicación servirá para que cuando un cliente necesite ayuda pueda pedirla al administrador por medio de dicha aplicación.

7. La utilización de nuevos equipos con procesadores con mayor capacidad de realización de trabajos tales como core I3, I5 e I7, de esta manera se evitará que los equipos se queden paralizados, obteniendo así consumo de recursos bajos, rapidez, eficiencia y fácil manejo.

BENEFICIOS Y COSTOS Implementación Tarjeta recargable

Costo $1500

Base de datos

$500

Equipo (touch) de selección de producto Impresora inyección de tinta

$3000

Modem nuevo Mini chat

$300 $500

Procesadores nuevos

$5500

$2200

Beneficio Disminuir el tiempo en un 40% en el pago del servicio Mostrar los productos que se ofrecen Facilitar la forma de pago y selección del producto Aumentar la venta de copias e impresiones hasta un 98% Evitar el robo de internet Tener una mejor atención al cliente Mayor velocidad en el equipo.

COSTOS INVOLUCRADOS Características Impresora Tarjeta recargable Compra de materiales

Características Impresora Tarjeta recargable Compra de materiales con base de datos

GRÁFICA

Costo Tinta Hojas Blancas Tiempo de espera Riesgos de virus en las maquinas Tiempo

$56.00c/u $439.00 20 minutos

Tiempo Atención al cliente

20 minutos 20%

60% 20 minutos

Costo Beneficio Tinta Hojas Blancas Tiempo de espera Riesgos de virus en las maquinas Tiempo Tiempo Atención al cliente Base de datos Pantalla Touch Maquina principal Facilidad de entrega

$56.00c/u -50% 5 minutos 10% 10 minutos 10 minutos +80%

PROPUESTA Se realizó un estudio sobre la situación actual del Ciber Café RAMGON para evaluar sus procesos y sus tecnologías para estimar su costo-beneficio en la implementación de nuevas tecnologías. La información de los procesos de sus servicios y productos de venta se obtuvieron de registros que se tienen de como lo han ido realizando, se analizaron con intención de obtener un mejor proceso para el ciber, incorporando a su vez tecnologías que podrán disminuir los costos que actualmente se tienen, así como incrementar sus beneficios con menor tiempo en procesos como anteriormente se menciona. Para esto fue conveniente realizar una evaluación en términos de costo-efectividad y de los potenciales beneficios de las nuevas tecnologías que se mencionan para su implementación como mejoras en el ciber.

La tecnología puede parecer costosa en la etapa de implantación, pero podrá ahorrar dinero en el largo plazo, especialmente cuando se encuentra una solución tecnológica de bajo costo para remplazar a una aplicación costosa y de baja tecnología. Los encargados del Ciber Café RAMGON necesitan ponderar los costos y ahorros asociados con la implementación de nueva tecnología. Al hacerlo, deberán tener en mente no solo los costos iniciales relacionados con la adquisición de equipos y programas y la contratación de consultores para instalar

el nuevo sistema, sino además los costos de administración y mantenimiento permanentes.

Con la gráfica especificamos cual será el incremento que se daría de 1 a 5 años en el ciber aplicando las implementaciones que estamos ofreciendo. Además se especifica que conforme pasen los años so no se aplican dichas implementaciones su negocio empezará a caer. En la tabla se especifican las ventas por año que se dan con el negocio actualmente; al igual se muestran las ganancias que se tendrán si se implementan en dichas mejoras las cuales son de un 85% a partir del 3er año ya que en los primeros la ganancia será poca porque se está cobrando la inversión de las mencionadas implementaciones. Al transcurrir el tiempo se necesitará aumentar el negocio en estructura pero se estima a partir del cuarto año donde las ganancias serán sobresalientes para poder realizar la inversión de crecimiento.