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• JorgeTapia

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ADMINISTRACIÓN

DEL TIEMPO

Rolando Saavedra Castro Psicólogo Organizacional

Mitos y Realidad Mitos •Una buena administración del tiempo implica hacer cosas de manera más eficiente.

Realidad • Buena AT implica decidir cómo alcanzar las metas + importantes de la manera más efectiva.

•Son siempre más las cosas para hacer • que el tiempo para hacerlas.

Hay T suficiente para hacer las cosas que son importantes.

•Algunas personas no pueden evitar ser desorganizadas. La desorganización indica debilidad y falta de carácter.

•

Buen uso del T es una habilidad que se adquiere. No genes, ni personalidad, ni don espiritual.

•

Buen uso del T: menos activismo ahorra mucha energía. Descanso y la relajación son importantes para lograr ser efectivos.

•Aquellos que organizan bien su tiempo están siempre ocupados y exhaustos.

Si amas la vida no malgastes el tiempo, porque de tiempo se compone la vida

¿Qué es el tiempo? Proceso continuo en el cual suceden eventos que vienen del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro. (obvio no!!). Es un recurso de características únicas: No se puede comprar No se puede alquilar No se puede acumular No se puede reemplazar No se puede dejar de consumir Hace falta para todo No se puede tener más Ni menos

292.000 20” 5160” 86 hrs. 10.75 días 2 semanas

vacaciones

Pregunta clave: En qué nivel estoy...?

I II

Hacerme cargo!!

Definir Adonde y por donde ir! PLAN MACRO

III IV

Arrancar!!!!

Avanzar!!! Verificando y ajustando continuamente el destino y el camino!!

Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...

Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero aún no tengo objetivos...! Sobrevivo...

inconsciencia

Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo continuamente... Quiero vivir...!

Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!! conciencia

Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podría ser más eficiente... Quiero vivir mejor..!!!

La habilidad de trabajar más rápido y realizar más cosas en menor tiempo no constituye esclavitud; constituye libertad

Modelo Continuo del Control Ningún Control:

Control Total:

- Preocupado - Frustrado - Triste - Enojado - Decepcionado - Baja autoestima

- Feliz - Realizado - Capaz - Productivo - Motivado - Alta autoestima

Si yo no controlo los eventos en mi vida los eventos me controlaran a mi.

PREMISA 1: Tiempo = Evento

Control de los Eventos

Círculo Virtuoso 1: Control de los Eventos 2: Mayor Productividad 3: Mayor Autoestima

1

3 2

Síntomas de la locura de la urgencia •Se acaba la hora del almuerzo

•Mala alimentación

•Hablar con la boca llena

•Deshidratación crónica

•Fast-food

•Menos horas de sueño

•Comer en el escritorio

•Vacaciones de fin de semana

•Los teclados

•Televisión las 24 horas

•Barras cereal, yogurt, sándwich…

•Servicios 7x24

•Stress

•Market 7x24

•Falta de cuidado personal (caspa,

•Tener que estar siempre

dientes, aseo, ropa, piel, peso,

conectados

salud, etc.)

•Ley de Darwin

Ladrones del tiempo. -Charlas de café -Agresiones -Peleas -Quejas -Interrupciones -Aburrimiento -Falta de objetivos -Enfermedades -Preocupación -Enojos -Continua postergación -Inconsciencia -Demasiadas horas de sueño -Insuficientes horas de sueño -Viajes -Teléfono celular -Teléfono -Procrastinación (postergación) -Arrumbar todo vs clasificar -Mala comunicación -Mis errores -Peticiones de compañeros -Indecisión -Actitud negativa -Correo sin valor -Actividades cívicas

-Retrasos -Vergüenza, timidez -Impuntualidad -Descoordinación -Agotamiento -Estímulos externos aparentemente importantes -E-mail, Msn, Facebook -Celular -Stress -Desconcentración -Mala planificación -Objetivos incoherentes -No evaluación del accionar -“Lo hago porque me gusta” ¿es útil, Qué tanto influye la cultura? -Vicios, pecados, errores, olvidos -Preocupación -Discusiones irrelevantes -Descontrol -Reuniones ineficaces -No escuchar -Falta de autoridad -Metas poco claras -Esperar respuestas -Falta de autodisciplina

-Temor a decir NO -Temor a elegir -Preocupación -Ira -Envidia -Comodidad -Encuentros casuales -Vagancia -Televisión -Fanatismos -Flojera -10 videos para el fin de semana -Excesivo sol -Excesivo espejo -Excesivos trámites -No cerrar ninguna puerta -Cálculo de tiempo no realista -Papeleo -Prioridades conflictivas -Lugar de trabajo desordenado -Fallas técnicas -Falta de motivación -Falta de procedimientos -Errores de otros -¿Otros?...

Si usted quiere ser súper-productivo, hay determinadas cosas a las que tendrá que renunciar.

Antes = ordenado Ahora = no ordenado = Esfuerzo personal  Voluntad

Nadie pierde tiempo a propósito, la pérdida es involuntaria

PREMISA 2: Tiempo mal invertido = malas costumbre

Cambio de Hábitos

Matriz de AT -Preparaciones contra reloj -Crisis -Asunto crítico, apremiante

-preparación, Planificación -Creación relaciones significativas -Aprendizaje -Recreación verdadera -Reconocer nuevas oportunidades

Importante

1

MINIMIZAR

-Trivialidades, Algunas llamadas -Desperdiciadores de tiempo -Conductas evasivas que distraen la tarea -Mensajes electrónicos irrelevantes Exceso de TV

-Interrupciones -Algunas llamadas No -Contestar mensajes electrónicos Importante irrelevantes -Algunas reuniones -Muchas actividades populares

3

REDUCIR Urgente

2

AUMENTAR

4

PARAR No urgente

Urgencia v/s Prioridad - La urgencia siempre “será” más urgente - Paradigma urgencista - No metas a mediano y largo plazo - Desocuparse de lo urgente.

PRIORIDADES Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

- Proactividad - Comenzar con un fin en mente - Poner primero lo primero

Otorgar el valor y orden cronológico apropiado a cada evento

Prevención y el Efecto de Amplificación

1 2 3 4

Elementos para AT 1.- Actitud Proactiva

2.- Establecer Objetivos 3.- Recordarlos Objetivos 4.- No Postergar 5.- Revisión de Actividades 5.- Incrementar Eficiencia

Utilice regla 80/20 “80% de sus logros vienen del 20% de sus esfuerzos”. Descubra qué hace que ese 20% sea tan productivo.

Requisitos para planificar metas: 1.- En línea con mis valores. 2.- Son de tiempo definido. 3.- Definidas clara y específicamente. 4.- Son completamente mías. 5.- Son realistas.

Metas a largo plazo 1.- Tendemos a ir a la zona de confortabilidad. 2.- Necesidad de expandir la zona de confortabilidad.

Claves para utilizar la agenda: 1.- Lista de que debo hacer hoy 2.- Darle valor o prioridad a cada tarea (me gustaría, debería, tengo que)

3.- Darle un orden numérico a cada tarea 4.- Traerla siempre conmigo 5.- Eliminar notas sueltas.

El objetivo de la Administración del Tiempo es la Paz Interna.

ADMINISTRACIÓN

DEL TIEMPO TÉCNICAS

Rolando Saavedra Castro Psicólogo Organizacional

1.- Minimice. Recuerde que son “tiempo dedicado a actividades de mantenimiento medios”, no fines. • • • • • • • • • • •

Cuanto dedica a “comer” Cuánto dedica a “cocinar” Cuánto dedica a “aseo” Cuánto dedica a “shopping” Cuánto dedica a “descanso” Cuánto dedica a “relax” Cuánto dedica a “tomar sol” Cuánto dedica a “jugar” Cuánto dedica a “limpiar la casa” Cuánto dedica a “mantenimiento del auto” Etc.........

2.- Automotívese. • • • • • • • •

Desarrolle actitud positiva Evite a las personas críticas Evite criticar Hable de lo bueno en el mundo Auto-prémiese al completar tareas Ayude a otros Imagínese en la situación deseada Todo cambio comienza con un pensamiento – técnica: “visualícese”

3.- Primero lo primero • • • • •

Cuento de La vasija y las piedras.... Defina prioridades Diferencia claramente lo urgente de lo importante Aplique la Regla de 80-20 Asegúrese de no estar postergando algo de alta prioridad... Solo porque no es urgente • Nunca pierda de vista las prioridades básicas • Familia, hijos, salud, calidad de vida, educación…

4.- Evite caer en el perfeccionismo exagerado • No hay nada más triste que una persona capaz, que nunca hace nada • Porque nunca es suficiente • Critica a todo por su falta de perfección • No se da cuenta que su propio perfeccionismo le impide alcanzar logros • Recordar que casi siempre “lo perfecto es enemigo de lo posible” • Elimine la Procrastinacion

5.- Tome consciencia de los costos reales de las cosas • • • • •

¿Cuál es el costo de su tiempo? ¿Cuál es el costo de ir al cine? ¿El costo de un departamento? ¿Qué prioriza? ¿Ahorrar tiempo o ahorrar dinero? No compre NADA que luego le cueste demasiado mantener • No se deje llevar por el impulso consumista • No caiga en la trampa material

6.- Maneje expectativas • • • •

Maneje bien las expectativas de quienes lo rodean Nunca prometa demasiado. Mejor prometa poco y exceda expectativas. Si uno no maneja las expectativas de otros. Ellos mismos las generarán a su propio gusto. Nunca eleve las expectativas de otros sobre Ud. a menos de estar seguro de luego superarlas.

7.- Aprenda a decir NO • Aprenda a hacerlo sin agredir. • Sin ser desagradable. • “Te agradezco mucho la invitación. Eres muy considerado, pero lamentablemente no podré ir” • Gracias... Pero NO.... • Es increíble la cantidad de tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO! • Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.

8.- Aprenda a reclamar • Aprenda a hacerlo sin agredir • Sin ser desagradable • Le ruego me disculpe, pero creo que a este plato le falta..... Puede ser? • Discúlpeme que lo interrumpa... • Señor, podría Ud. por favor aclararme este..... • Tengo un problema señor... Podría Ud. ser tan amable de ayudarme…? • Armar escándalo SI Y SOLO SI es imprescindible! OJO: Nunca de entrada!

9.- Elija a las personas con que desea interactuar • • • • • • •

Las relaciones no son obligatorias Considere relaciones de ayuda No pierda tiempo con gente no-compatible Busque afinidad en la gente que lo rodea Busque buenas influencias Relaciónese con gente que comparta sus objetivos Genere redes de apoyo

10.- Use To-do-lists!! • Haga to-do-lists diarias, al iniciar el día... Por escrito! • La importancia de escribir  disminuye carga mental • Cuestione TODOS los puntos ¿por qué debo hacerlo? ¿para qué..? ¿y si no lo hago..? • No haga nada hasta no tener el to-do-list definido • Orden ANTES de la ACCION!! • Mantener to-do-list separada para proyectos

11.- Elimine hábitos que provocan derroche de tiempo Volver a dormirse Charlas de café Programas sin valor agregado Charlas telefónicas sin objeto Cigarrillo, bebida, Vicio del “doble sentido” Excesivo tiempo en cocinar, comer Juegos de PC Mucho fútbol en la TV Viajes de placer

Chateo en Internet Chisme Excesiva TV Manías Hobbies “tontos” Broma continua Shopping Mucho cine, DVD Paseos ¿Otros?...

12.- Evite distracciones • • • • • • • • • • • •

Bloquearlas físicamente Enciérrese si es necesario Diseñe un lugar de trabajo productivo Integrar todos los elementos necesarios Haga lista de herramientas que necesita, trate tenerlas todas en un lugar Haga que su lugar de trabajo sea agradable Establezca tiempo para no atención de visitas Asegúrese momentos de aislamiento No interrumpa, para no ser interrumpido No acepte interrupciones gratuitas Ármese un lugar para estar en soledad No acepte la charla automática de otros

13.- Delegue • No haga actividades para las cuales esté sobrecalificado. • Todo aquello que pueda delegar. ¡Deléguelo! • Recuerde que antes de delegar debe enseñar • Solo resérvese actividades de su “competencia” • Delegue, o tercerice todo aquello que otro pueda hacer • mejor Ej.: Cocina, Limpieza, Shopping, etc.

14.- Sea siempre puntual y exija puntualidad • Genérese una imagen de puntualidad • Empiece cumpliendo, para luego exigir • Si todos saben que Ud. es puntual. Se comportarán puntuales con Ud. • Genérese una imagen de impuntual. Y todo el mundo le hará perder tiempo sin sentirse culpables

15.- Trabaje duro para eliminar sentimientos inútiles. Son una de las principales fuentes de pérdida de energía

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Pre-ocupación Rencor Enojo Envidia Miedo Celos Ansiedad Etc…

16.- Aprenda a ir al grano • • • • •

Mantenga el foco en las conversaciones No permita cambio de tema sin razón No permita que el otro se desvíe NUNCA termine una conversación sin resultado Si el tema no se cerró, defina próximos pasos

17.- Aprenda a utilizar herramientas de productividad personal • • • • • • • • • • • •

PC Internet E-shopping Correo electrónico Foros de discusión Herramientas de mailing PDAs Agendas  Agendas compartidas, Intranet, Google Calendar Teléfono - Fax Celular Contestador Etc.

18.- Haga un buen manejo de las reuniones • • • • • • • • •

Minimice la cantidad de reuniones Si una decisión la puede tomar solo, pues tómela Llame a reunión solo si es realmente imprescindible Asista a una reunión solo si es imprescindible Prepare las reuniones con anticipación Defina los objetivos de antemano Establezca hora de comienzo y fin Genere una minuta En la minuta, que nunca falte un plan de acción con fechas y con responsables!

19.- Aprenda a mejorar su memoria. • No pierda tiempo buscando cosas o datos que ha olvidado • Aprenda a recordar nombres, estadísticas, teléfonos y otra información básica • Existen cursos y libros para efectuar este tipo de aprendizaje. • Hay técnicas en Internet • Es una habilidad básica adiestrable!

20.- Maneje eficientemente la papelería • • • • • • •

Manipule documentos una sola vez Genere algún sistema de archivo. En el trabajo y en su casa. Se archiva ordenadamente. ¡O se tira! Tire inmediatamente lo que no sirve No apile papeles Minimice suscripciones a revistas y diarios

21.- Aprenda a comunicarse eficazmente • Hable y escriba con determinación de ser comprendido enseguida • Establezca objetivos para sus contactos • Mejore su forma de expresarse • Aprenda a adaptar su comunicación a las otras personas • No prejuzgue • Aprenda a escuchar • Aprenda a preguntar • NUNCA asuma. ¡Clarifique!

22.- Evite conflictos interpersonales. • • • • • •

Contrólese No agreda a nadie Trate bien a todos No critique Sea amable Salude y agradezca efusivamente. Siempre y en todo lugar • Evite cualquier tipo de contienda legal • Evalúe costo-beneficio antes de generar un conflicto

23.- Maneje eficientemente el e-mail • • • • • • • • • •

No envíe más e-mails que los que quisiera recibir Sea breve No genere conflictos por mail Jamás un e-mail “negativo” Use el e-mail para desarrollar contactos positivos No genere “cadenas” No utilice copias en forma indiscriminada Clasifique los e-mails apenas llegan Borre inmediatamente los que no sirvan No baje ningún archivo ejecutable (.exe .pif .com .bat)

24.- Haga buen uso del teléfono • Concentre la realización de llamadas • Use contestador con altavoz • No atienda todas las llamadas (genere el hábito de no ser interrumpido) • Establecer un tiempo fijo de no atención de llamadas • Limite la duración de las llamadas • Elimine hábito de “colgarse” al teléfono • “Cierre” las llamadas • Utilice teléfono manos libres • Utilice inalámbrico • Tenga detector de números • Use el teléfono. No deje que él lo use a Ud

25.- Simplifique su vida personal • • • • • • • • • • • •

Evite aparatos sofisticados No se entusiasme con chiches Evite ropa cara Evite influencia de la moda Evite todo producto que exija demasiados cuidados Evite productos que no pueda mantener Evite salidas caras y sofisticadas Evite muchedumbres Evite filas Haga trámites por teléfono o Internet Utilice débito automático Limite sus pertenencias a las mínimas necesarias

26.- Mantenga un buen estado físico y mental • • • • • • • • • • •

Incluya momentos de relajación en el día, breves En día y hora fijos practique deporte Tenga actividades variadas Camine mucho Duerma las horas necesarias, No duerma de más Tome MUCHO líquido Elimine el alcohol Coma liviano. Siempre Desarrolle alguna actividad artística Capacítese continuamente Evite el burn-out (síndrome del quemado)

27.- Establezca rutinas para las actividades continuas • • • •

Tiempo: para pensar para hacer para descansar...

• Establezca un plan semanal fijo!!!

28.- Reduzca las malas rutinas Automatice: utilice tecnología avanzada Delegue: en sus asistentes. Elimine: no haciendo determinadas cosas; piense cómo usar ese tiempo en forma más provechosa.

29.- Aproveche los tiempos muertos • Siempre lleve encima algo útil para leer • Siempre lleve encima un anotador para actualizar todo-lists • Utilice libros en CD o mp3 para viajes • Acostúmbrese a nunca estar sin hacer nada; a menos que realmente necesite descansar

30.- Acostúmbrese a aplicar el procesamiento paralelo..! Ordene tareas para lograr un máximo nivel de superposición

31.- Encuentre el placer en el proceso de hacer. No deje que la urgencia por terminar una tarea lo lleve a perder el placer de realizarla.

32.- Pase más tiempo con la gente y menos con las cosas. • Una de sus funciones principales es maximizar el valor de sus colaboradores. • Tome un 10% del tiempo que suele pasar frente a su computadora y dedíquelo a sus colaboradores.

• En la planta baja se produce o entrega el servicio, “es ahí donde las papas queman”, su éxito depende directamente del contacto con este contexto

33.- Tómese tiempo para mejorar su calidad de vida. • • • • • • •

Juegue para mantenerse joven. Sueñe despierto Lea para renovar su mente. Ayude a quienes más lo necesitan Acercarse afectivamente a la gente que ama. Ríase para recuperar su equilibrio y reducir su estrés. Desarrolle nuevas habilidades para seguir exigiéndose. • Explore su espiritualidad para comprender la vida y aceptar sus limitaciones.

34.- Reserve una hora por día para usted mismo. • Durante ese tiempo, que puede ser planificado en conjunto con un ser querido, haga lo que más disfrute y lo que más le “recargue las pilas”, y no lo que el mundo le dice que debería hacer.

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Rolando Saavedra Castro Psicólogo Organizacional