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• mary moreno

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ACTIVIDADES DEL TEMA 5: ARCHIVO, PROTECCIÓN DE DATOS Y FIRMA ELECTRÓNICA EJERCICIO 1: ¿Por correos

qué

electrónicos?

¿Es

crees

que

es

importante

imprescindible

guardarlos

archivar todos?

los

¿Qué

correos crees que se deberían guardar? Es importante ya que estos documentos pueden contener información importante, si estos documentos estar ordenados será más fácil localizas lo que deseemos. No es necesario guardar todos los correos ya que algunos no son importantes para la empresa. Guardaremos todos los archivos que hagan referencia al entorno de la empresa. Como por ejemplo: currículos, facturas, circulares…

EJERCICIO 2: ¿Es necesario conservar toda la documentación que llega a una empresa? ¿De cuál te parece que nos podremos librar? No todos los documentos que llegan a la empresa hacen falta guardarlos, por ejemplo la publicidad y la correspondencia ajena a la empresa no es necesaria.

EJERCICIO 3: Describe una acción particular que ayude a sustituir el archivo de algún documento. Por ejemplo apuntar una cita en una agenda o algún número de teléfono

EJECICIO 4: ¿Crees que los procedimientos de archivo manual son aplicables al archivo digital? ¿De qué modo? Si ya que los digitales son una evolución de los manuales, estos hacen las búsquedas más mecánicas y eficientes.

EJECICIO 5: Atendiendo a su frecuencia de uso, ¿de qué tipo serían los archivos siguientes?

a) Trabajos terminados. b) Facturas del ejercicio en curso. c) Libros de contabilidad de años anteriores. a) Archivos pasivos, aunque por su naturaleza podrían ser semiactivos. b) Archivos activos. c) Archivos semiactivos.

EJERCICIO 6: Supongamos que trabajas en una empresa comercial que divide su actividad por áreas geográficas. El archivo de incidencias de

la zona Noroeste, ¿debería ser centralizado o

descentralizado? ¿Por

qué? ¿Sería un archivo activo, semiactivo o pasivo? Debería ser centralizado ya que los archivos podrían ser utilizados por los departamentos. Sería un archivo activo.

EJECICIO 7: Determina el sistema de ordenación más útil para cada uno de los documentos siguientes y razona tu respuesta:

a) b) c) d) e)

Unas facturas de teléfono, correspondientes a cinco meses. Unos correos electrónicos de clientes solicitando información. Unas plantillas de cartas realizadas en formato Word. Unos presupuestos de clientes particulares y empresas. Unas tablas de resultados de los últimos cuatro ejercicios

realizadas en formato Excel. f) Unas cartas particulares de clientes. g) Un archivo de datos comerciales de las distintas divisiones de la empresa. h) Unos talones cobrados. i) Unas facturas electrónicas de la compañía eléctrica. j) 100 encuestas personales realizadas en la calle para sondear el mercado. k) Un listado de páginas Web interesantes por tratarse de competidores potenciales a nivel mundial. a) Ordenación cronológica con la factura más reciente la primera. b) Ordenación alfabética, o la combinación de cronológica y alfabética. c) Ordenación alfabética. d) Ordenación alfabética, o combinación alfanumérica. e) Ordenación cronológica. f) Ordenación alfabética. g) Ordenación numérica o alfanumérica. h) Ordenación alfanumérica, o cualquier combinación debidamente justificada. i) Ordenación cronológica, o numérica. j) Ordenación alfanumérica, combinando el criterio de ordenación con una clasificación de los resultados obtenidos. k) Ordenación alfabética.

EJECICIO 8: Trabajas en un despacho de arquitectura con varios proyectos de construcción, varios clientes, promotores, proveedores, documentación, etc. Continuamente llegan a la oficina cartas y correo electrónico. Tu labor como encargado del archivo es gestionar toda esa información que llega al despacho y la generada en él.

Selecciona el sistema de ordenación más adecuado en cada caso: tres cartas de clientes, una revista de decoración de interiores a la que está suscrito el despacho, tres proyectos de construcción de viviendas, un proyecto de construcción de un hospital y otro de un colegio (todos ellos con sus planos), además se han recibido varios correos electrónicos de proveedores, empresas y clientes, una carta de hacienda que requiere el pago del IVA, una solicitud de presupuesto para la construcción de una vivienda particular y la memoria económica del ejercicio anterior. Crearía un archivador de documentación con carpetas para cada documento con los que trabajo y un estante para ubicar en él materiales no documentales como revistas. a) b) c) d)

Las cartas en su carpeta y por orden alfabético. Las revistas de decoración en su estante por orden cronológico. Los proyectos en las carpetas de proyecto, por orden alfabético. Los correos electrónicos (importantes para la empresa) una copia en el ordenador, clasificados por temas y orden alfabético o cronológico. e) Realizaría el pago de hacienda para archivar el documento en su carpeta ordenado cronológicamente. f) Los presupuestos ordenados alfabética o alfanuméricamente, en su carpeta de presupuestos. g) La memoria económica del ejercicio anterior en el archivador con los documentos centrales, ordenado cronológicamente.

EJECICIO 9: Reflexiona y enumera al menos dos ventajas y cuatro inconvenientes del sistema convencional de archivo. VENTAJAS

INVONVENIENTES

El documento sigue el papel Fácil acceso Ahorro de posibles fallos de la tecnología.

Ocupa espacio Limita la ordenación Se deterioran Gasto de papel

EJECICIO 10: ¿Qué entiendes por protección de datos? El respeto de nuestra intimidad y su cuidado.

EJERCICIO 11: ¿Qué importancia tienen en nuestra sociedad los datos?

Son importantes ya que hacen de cada persona una ser único con unas características diferentes a las del resto. En ellos damos información acerca de nuestra vida personal como dirección, gustos…

EJERCICIO 12: ¿Será de aplicación la LOPD a una empresa extranjera que maneja datos en España? Busca algún ejemplo. Sí. Por ejemplo las delegaciones de otros países asentadas en España.

EJECICIO 13: ¿Debes soportar que se evalúe tu capacidad crediticia únicamente en base al tratamiento de datos personales? No debería.

EJERCICIO 14: ¿Puede tener coste económico para el interesado ejercer el derecho de consulta? Justifica tu respuesta leyendo el contenido de la ley al respecto. No, ya que las Ley nos protege como usuarios, todos debemos conocer quién tiene nuestros datos personales.

EJECICIO 15: Como responsable del fichero si detectas algún error en los datos ¿debes rectificarlo o solicitar al interesado que lo haga? Debe informar al afectad para rectificarlo.

EJERCICIO 16: ¿Puedes tiene

negarte

a

que

un

supermercado

que

tus datos personales te felicite por tu cumpleaños? ¿Por qué?

¿En base a qué artículo? Si puedo ya que mis datos no se ha ofrecido para realizar esa acción. Lo encontramos en artículos con el 9,6 y 4 entre otros de la LOPD.

EJERCICIO 17: ¿Pueden las empresas implantar medidas adicionales de seguridad, aunque no aparezcan en la LOPD ni en el reglamento de la misma? Sí, pueden.

EJERCICIO 18: ¿Qué

medidas

de

seguridad

ficheros automatizados y no automatizados? Las medidas de básicas, las técnicas y organizativas.

son

comunes

para

EJERCICIO 19: ¿Qué

nivel

de

seguridad

debes

aplicar

a

los

siguientes documentos: ficheros de nóminas, ficheros de personal, agenda de contactos, y a los documentos de una asesoría fiscal donde se tramitan las declaraciones de impuestos de particulares y empresas? Nivel básico para todos menos para la declaración de impuestos de particulares que tienen un nivel medio.

EJERCICIO

20:

¿Qué

se

pretende

conseguir

con

el

manual

de

seguridad? Que se cumpla la LOPD.

EJECICIO 21: ¿Cómo puede afectar el paso del tiempo en la seguridad de los datos? Disminuyendo el control y la seguridad y produciéndose la caducidad de algunos sistemas.

EJECICIO 22: ¿Crees que un buen cumplimiento de la LOPD obliga a una empresa que maneja ficheros con datos personales a tener actualizado el antivirus? Razona tu respuesta. Si ya que una actualización del antivirus limita el riesgo y sirve de garantía al cliente.

EJERCICIO 23: ¿Por qué es importante que los trabajadores estén implicados en la correcta aplicación de la LOPD? Porque de ellos depende el funcionamiento de la empresa por tanto, un erros en los datos puede afectar a su puesto de trabajo.

EJERCICIO 24: ¿Cuándo debe inscribirse un fichero en el registro de la AEPD? ¿Quién está obligado a notificar los ficheros? En el momento de su creación. El responsable del fichero

EJECICIO 25: ¿Cómo se notifica la existencia de un fichero? ¿Qué formas se tiene para su presentación? Se notifica a través de la Agencia Española de Protección de Datos. Su presentación puede ser física o telemática.

EJECICIO 26: ¿Puede presentarse una denuncia por Internet? Si, disponiendo de los medios necesarios como la firma electrónica.

EJERCICO 27: ¿Qué sanción podríamos recibir si no utilizamos la opción de copia oculta en el envío masivo de correos electrónicos? Multa de 601,01 euros a 60.101,21 euros

EJERCICIO 28: ¿Qué tipo de infracción cometemos al no eliminar adecuadamente los documentos con datos personales que ya no vamos a utilizar? Podría llegar a ser una infracción muy grave y llevar una sanción de hasta 601.012,1€.

EJECICIO 29: ¿Qué tienen en común la firma digital, la firma electrónica y el certificado electrónico? Ambas sirven para identificarnos en la red.

EJECICIO 30: ¿Es una firma digital la contraseña personal para consultar el correo electrónico? Si

EJERCICIO 31: Investiga en la Web de CERES. ¿Tiene límite temporal el certificado electrónico? Dependerá del tipo de certificado normalmente 3 años. EJERCICIO 32: ¿Qué información contiene el DNIe? ¿Dónde debemos acudir para obtenerlo? La misma que el tradicional, pero además acredita electrónicamente algunas de nuestras actuaciones en la red. EJERCICIO 33: ¿Podemos utilizar nuestro DNIe directamente desde el ordenador o necesitamos algún accesorio? Necesitaremos un lector específico. EJERCICIO 34: ¿Con el DNIe se pueden consultar los puntos de carné de conducir? Sí. EJERCICIO 35: ¿Por qué crees que todavía no hay un uso masivo en la sociedad del DNIe y de sus posibles aplicaciones? Porque aún no es conocido.