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• Pedro Uribe

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POLITECNICO MAYOR

DIPLOMADO VIRTUAL GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

TERCERA SEMANA

DOCENTE: JOSE GIOVANI ARANGO MORALES

POR: ANA MARIA RENDE ALVAREZ

MEDELLIN 12 MAYO 2019

1.  Responda las siguientes preguntas:   1.- ¿Con qué propósito se archiva? RTA: Se realiza con el objetivo de preservar, conservar y garantizar una buena protección a los documentos, y nos ayuda a lograr una mejor búsqueda de ellos.

2.- Elabore una definición de archivo. RTA: es un conjunto de documentos organizados e identificados que contienen una información.

3.- Establezca diferencias entre archivo y archivar ARCHIVO

ARCHIVAR

Es el lugar donde se guardan los

Guardar los documentos ya

documentos

organizados y clasificados.

Es la parte material organizada

Es como aplicamos las normas legales de una serie de procesos

4.- ¿Qué importancia tiene el archivo en una organización? RTA: los archivos son importantes para una empresa ya que son la memoria retentiva o recuerdo, sin ellos no podríamos buscar información para corroborar o verificar situaciones. 5.- Explique en forma breve los diferentes tipos de archivo. RTA: Archivo vertical: es donde se almacenan las carpetas una detrás de otra con las pestañas hacia arriba.

Archivo lateral: es donde se archivan los documentos uno al lado del otro como los libros de una biblioteca. Archivo horizontal: es donde se almacenan los documentos en forma plana, uno encima del otro. 6.- ¿De qué depende que un archivo preste un buen servicio al usuario? RTA: Este depende de que se encuentre en un sitio adecuado e idóneo para mayor conservación de los documentos, y que estos cuenten con una buena organización, que haya los equipos adecuados y necesarios, también el personal capacitado para el manejo del archivo.   2.   En el siguiente cuadro haga una breve descripción de los tipos de ordenación de los documentos de archivo.

TIPO DE ORDENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS La ordenación cronológica: Los documentos se ordenan de acuerdo a su fecha; con una secuencia de año, mes, día. La ordenación alfabética: Los documentos se ordenan utilizando una secuencia alfabética, principalmente los apellidos de una persona o la razón social de una empresa. La ordenación numérica: Los documentos se ordenan de acuerdo a un sistema de códigos, siendo una numeración progresiva consecutiva. La ordenación geográfica o topográfica: En este método, los documentos se ordenan según su zona o territorio, como por ejemplo una secuencia de localidad, barrio o distrito, calle, etc. La ordenación por materias: Parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias.

3.  Realice las siguientes ordenaciones siguiendo las indicaciones para su clasificación A.  Organizar y archivar por el sistema numérico los siguientes documentos, partiendo de la codificación de cada dependencia.  Recuerde que en la carpeta solo se escribe el número o código y que para su consulta debe manejar una lista o tarjetero alfabético con su correspondiente codificación el cual debe estar guardado en otro lugar y bajo seguridad. CARPETAS 1. DEPARTAMENTO DE PRODUCCION             1.1 Área de operaciones                         1.1.1 personal de turno                         1.1.2 material de entrada 1.2 Proceso de producción                         1.2.1 Ensamble                         1.2.2 Pulidora                         1.2.3 Pintura 1.3 Logística                         1.3.1 logística interna                         1.3.2 logística externa 1.3.3 Control y calidad                         1.3.4 Despacho de Mercancía

1 GERENCIA           1.1 Comunicaciones                       1.1.1  Circular general para todo el personal

                      1.1.2  Acta Junta Directiva           1.2 Proyectos                         1.2.1 De Gestión                        1.2.2 De obra 2 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA             2.1 Comunicaciones                         2.1.1Circulares                                     2.1.1.1 Para Clientes                                    2.1.1.2 Para Proveedores                        2.1.2 Informes                                   2.1.2.1  Informe Ejecutivo de Actividades                                    2.1.2.2 Informe Final de Ejecución           2.2  Presupuesto año vigente 3 DESARROLLO HUMANO            3.1 Proceso de reclutamiento de personal                        3.1.1 Hojas de vida                                    3.1.1.1 Juan Diego García P                                     3.1.1.2 Patricia Arango López                                    3.1.1.3 Paola Gómez Arcila                        3.1.2 Entrevista Laboral                                    3.1.2.1 Juan Diego García P.                                    3.1.2.2 Paola Gómez Arcila                        3.1.3 Contrato de Trabajo

                                    3.1.3.1 Paola Gómez Arcila 4 DEPARTAMENTO FINANCIERO            4.1 Estados Financieros                         4.1.1 Balance General                         4.1.2 Estado de Resultados (P Y G)             4.2 Libros de contabilidad                         4.2.1 Libros Principales                                    4.2.1.1 Inventario y Balances                                    4.2.1.2 Diario                                    4.2.1.3 Mayor                        4.2.2 Libros Auxiliares                                     4.2.2.1 Bancos                                    4.2.2.2 Caja                                    4.2.2.3 Clientes

  ARCHIVAR POR EL SISTEMA ALFANUMÉRICO, NOMBRES DE PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS:   A la empresa ASOCIADOS Ltda., ingresaron al archivo los siguientes CLIENTES durante el mes anterior, (recuerde marcar la gaveta, el índice y utilizar guías).  Aplique las reglas del diccionario como se indica en el documento “REGLAS PARA ARCHIVAR ALFABÉTICAMENTE NOMBRES NOMBRES DE PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS”.  Se recomienda primero ordenar los nombres aplicando las reglas, es decir, si es persona natural invertirel nombre iniciando por el primer apellido; si es empresa, dejar el nombre tal como ha sido registrado en la

Cámara de Comercio, igual aplique las reglas, o sea, cuando llevan artículos, abreviaturas, números, otros). 001 Agudelo Aguilar Carlos M. 002 Gaviria Omar Albeiro 003 Gaviria Henao Omar Albeiro 004 Bedoya G. Sandra M 005 Bedoya Gaviria Sandra Milena 006 Zapata Luis Alfonso

001 Academia de Baile Gloria 002 Ana María Palacio de Ortiz (S.A.) 003 Ana María Palacio de Ortiz (S.C.A) 004 Clínica León XIII 005 Drogas la Rebaja 006 Droguería Súper 007 El Colombiano 008 El Portal 009 Funeraria Medellín S.A. 010 Instituto Técnico Nueva Era 011 La Casa de la Moda 012 Lonja Propiedad Raíz 013 Notaría 20 014 Notaría Décima

015 SENA

4.  En el siguiente Link encontrará un archivo en PDF sobre “LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE ARCHIVO”, usted debe leerlo y realizar un ensayo de mínimo una página sobre él. https://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/65_0.pdf SISTEMAS INTEGRADOS DE ARCHIVO Los sistemas del archivo han evolucionado y se han convertido en un instrumento que nos permite cubrir los ciclos vitales de los documentos en todas sus fases desde su tramitación administrativa hasta su definitiva transferencia al Archivo Histórico. Anteriormente hablábamos de instrumentos que gestionaban la documentación que llega a el archivo y no se entablaba ninguna conexión administrativa sin aprovechar la información de las entidades y se veían duplicadas y poniendo en riesgo la honestidad y la solides de los datos. El archivo hereda todos los procesos y completa hasta la fase final de los archivos. Actualmente se debe de tratar de que las herramientas sean flexibles para ser frente a los cambios de las organizaciones utilizando formatos, datos para así colmar las necesidades y gestión de forma automatizada, desde la entrada en registro hasta la custodia final en el archivo histórico La tendencia para la producción de los documentos es la de una lenta sustitución de los soportes tradicionales por los documentos electrónicos, aunque cambiar el papel por lo electrónico, no se modificaría, y se aprovecharía la constante evolución de la tecnología. La custodia de los documentos electrónicos seguirá siendo una función competencial del Archivo, aunque, en lugar de gestionar depósitos, cajas y

carpetas, se gestiona directorios y ficheros. Por tanto, los archivos garantizarán la conservación y acceso a estos documentos electrónicos, realizarán las tareas de descripción y participarán en el diseño del sistema de gestión de los mismos, de manera que se garanticen su autenticidad, fiabilidad y durabilidad. El proceso debe pasar por la adopción de un sistema de gestión y estudio previo para que nos garanticen una actualización permanente y que cubra todas las tareas establecidas, además, debe de haber una formación de usuarios, debe contar con todas las funcionalidades, y debe tener acceso a la web. Los sistemas de gestión de archivos contienen funciones de control de sistema, entre esas se encuentra: Gestión del cuadro de calificación, la cual se enmarca en la comunicación jerárquica. Entre otras funciones se encuentra gestión de series documentales (análisis, valoración y selección), esta discurriría a través de cinco áreas que culminará con el informe final y valoración que utilizara la selección documental. Son los siguientes: Área de identificación, Área de valoración, Área de selección, Área de control, conservación y eliminación También esta la función gestión de la estructura orgánica, se centralizará en la base de datos corporativa de forma independiente y toda la organización Igualmente se encuentran funciones de descripción, estas nos permitirán el intercambio, reutilización de los datos contenidos en nuestro archivo. El diseño de un Sistema de Gestión de Archivos implica un perfecto conocimiento de la organización, así como de las funciones que el archivo aporta a la gestión documental de la misma.