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ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA AA4

ARNULFO SANTOS SANTOS Presentado por: LUIS CARLOS CASTRO GUTIÉRREZ Presentado a:

SENA ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA AA4 INDICADORES DE GESTIÓN SAN GIL 2019

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4: ELABORAR INDICADORES DE GESTIÓN SEGÚN PARÁMETROS Y NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN ELABORAR INDICADORES DE GESTIÓN DE UNA EMPRESA Para aplicar los indicadores en una empresa, primero se debe identificar la información que debe contener cada uno de ellos a través de la matriz de indicadores, herramienta que muestra como está conformado el indicador. Para el cumplimiento de esta evidencia, tenga en cuenta lo aprendido con el material de formación de esta actividad de aprendizaje, donde se evidenciaba con ejemplos la construcción de dicha matriz, lo que permitía identificar los indicadores a implementar en su organización o empresa. Atendiendo la información anterior, realice un informe que contenga lo siguiente: 1. Resuelva los interrogantes planteados al inicio de esta guía de aprendizaje en la evidencia: Reflexionar acerca de la importancia de la utilización de indicadores y presentación de informes con gráficas. ¿Qué gráficas aplico para elaborar los informes? Depende de lo que se quiera expresar, si es un dato que varía en relación al tiempo, sería uno de tendencia de puntos; si es para comparar dos datos en relación al tiempo, podría ser, un diagrama de barras con doble barra para cada tiempo, haciendo más visible la diferencia entre un dato y otro en un mismo tiempo. También, aplico un diagrama circular, cuando hablo de porcentajes de un mismo paquete. ¿Cuál es la mejor manera de presentar el informe de indicadores? En mi opinión, eso depende de en lo que se quiere hacer énfasis, en lo personal, me gusta realizar informes muy visuales en general, desde una gama de color, hasta los gráficos que me ayuden a expresar más fácilmente una idea, dado que ayudan a digerir visualmente una idea importante, para quien lo recibe.

¿Significa entonces que no basta con tener la información registrada sino el tipo de informe que se entrega? Exactamente, el tipo de entrega puede hacer más atractivo el informe y adema, más comprensible para quien lo reciba. Cuando los datos son muy extensos, los gráficos pueden hacer más comprensibles y facilitar su análisis.

Retomando lo anterior y teniendo en cuenta su experiencia laboral y conocimientos previos, resuelva lo siguiente: ¿La empresa donde labora actualmente tiene identificada la hoja de vida de los indicadores? En la empresa donde laboro no se encuentra evidenciada hoja de vida de indicadores ¿Ha presentado informes de indicadores utilizando gráficas? No he presentado informes de indicadores de gestión usando graficas

¿Qué gráficos utiliza usualmente para la presentación de informes? Generalmente diagramas de barras o polígono de frecuencias. 2. Escoja una empresa que tenga sistema de gestión de calidad, puede ser sobre la cual ha venido trabajando en diferentes evidencias desde la actividad de aprendizaje La empresa seleccionada es Transmilenio s.a.

3. Consulte el mapa de procesos de la empresa y adicione la imagen al informe.

4. De acuerdo al mapa de procesos de dicha empresa, consulte cuáles son los indicadores utilizados en los procesos del sistema de gestión y realice una matriz de indicadores utilizando el siguiente formato:

MATRIZ DE INDICADORES

PROCESO

INDICADOR

OBJETIVO

DESARROLLO ESTRATÉGICO

Cumplimient o del Plan de Acción

Medir el grado de cumplimiento de las actividades definidas en el plan de acción con el fin de evaluar el logro de los objetivos institucionales Medir permanentemente el cumplimiento de los requisitos exigidos para la sostenibilidad del modelo de Gestión de la Entidad Medir el grado de cumplimiento del Plan Institucional de Gestión Ambiental de acuerdo con lo dispuesto por ley

DESARROLLO ESTRATÉGICO

DESARROLLO ESTRATÉGICO

GESTIÓN DE TIC´S

GESTIÓN DE TIC´S

GESTIÓN DE TIC´S

Sostenibilida d del Modelo de Gestión Instit ucional Cumplimient o implementa ción PIGA Cumplimient o del Plan Estratégico d e Sistemas d e Información

Disponibilida d de los servi cios tecnológicos

Tiempo prom edio de respuesta a r equerimiento s de usuario

Monitorear el cumplimiento de los planes y proyectos que en materia de Tecnologías de información y comunicaciones queden inscritos en el Plan Estratégico Tecnologías de la Información PETIC Verificar la disponibilidad de uso y correcta operación de los equipos de cómputo centrales (servidores), software y bases de datos en los servidores, páginas WEB, aplicaciones corporativas, redes de datos y equipos de comunicaciones con que cuenta TRANSMILENIO S.A., que sirven de soporte a la ejecución de las labores administrativas de los funcionarios Mantener en correcto funcionamiento los equipos de cómputo centrales (servidores), redes, software y bases de datos y en general las aplicaciones corporativas el 99,6% del tiempo de la jornada laboral.

TIPO

META

FRECUENCIA

Eficacia

Cumplir el 100% de las actividades programadas en el Plan de Acción formulado por cada una de las Dependencias

Trimestral

Eficacia

Eficacia

Eficacia

Eficacia

Eficiencia

Cumplir el 100% de las actividades programadas para la sostenibilidad del modelo de gestión de la entidad

Lograr que el 100% de las actividades programadas sean ejecutadas Cumplir al final del periodo y en el acumulado mensual con el 90% de las actividades asociadas a los sistemas de Información previstos para la vigencia en el marco del Mapa de Ruta de Proyectos del PETIC.

Mantener en correcto funcionamiento los equipos de cómputo centrales (servidores), redes, software y bases de datos y en general las aplicaciones corporativas el 99,6% del tiempo de la jornada laboral.

Atender en 15 minutos o menos, los incidentes de soporte técnico y atención a los usuarios internos de la Entidad

Trimestral

Anual

Mensual

Mensual

Mensual

GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS

GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS

GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS

GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS

GESTIÓN DE MERCADEO

GESTIÓN DE MERCADEO

Mensajes tra nsmitidos a l os grupos de int erés de Comunicació n Externa Personas sat isfechas con la comunicació n organizacio nal Cumplimient o de activida des de gestión so cial por espacios de i nterlocución Actividades d e atención en vía Satisfacción del usuario c on la atención pr estada por lo s agentes de la s líneas de servicio a la ciudadanía

Ampliar el número de seguidores de la FanPage Facebook: @Transmilenio

Eficacia

Aumentar en 30% los seguidores de la FanPage de Facebook @Transmilenio, es decir 95.371 seguidores

Semestral

Garantizar que los clientes internos estén satisfechos con los mensajes organizacionales que se transmiten en la Entidad

Eficiencia

Lograr que un 70% de los usuarios encuestados se sientan satisfechos con los mensajes internos

Semestral

Medir los espacios de interlocución que se desarrollan con los diferentes Grupos de Interés para informarlos sobre la operación del sistema y su impacto social

Eficacia

Lograr que se ejecuten 3800 actividades de Gestión Social con los diferentes grupos de interés en los espacios de interlocución durante el año

Mensual

Medir la cantidad de usuarios en vía informados sobre la operación del sistema

Eficacia

Socializar 5.000.000 ciudadanos durante la vigencia 2018

Mensual

Garantizar una adecuada atención a través de las líneas de servicio a la ciudadanía.

Oportunidad en la respues ta de PQR

Responder oportunamente (Menor a los plazos señalados por ley) los requerimientos recibidos

Facturación de ingresos p or negocios col aterales Informe de s eguimiento y control de la publicidad en el Sistema

Medir la eficacia de la gestión relacionada con la explotación colateral del Sistema, para cumplir con la meta de 2019 ($12.013.700.0000) Realizar seguimiento y control a los espacios de publicidad susceptibles de arrendamiento que han sido vendidos y comercializados.

Eficiencia

Eficacia

"Se calcula factor que oscila entre 0 y 1; entre más se acerque el resultado a 1, representa un alto grado de satisfacción por parte de los ciudadanos frente a la atención brindada por los asesores de las líneas de servicio. Disminuir el tiempo promedio de respuesta a los requerimientos con respecto al tiempo promedio de respuesta de la vigencia inmediatamente anterior

Bimestral

Semestral

Eficacia

100%

Bimestral

Eficiencia

100%

Mensual

GESTIÓN DE MERCADEO

PLANEACIÓN DEL SITP

PLANEACIÓN DEL SITP

PLANEACIÓN DEL SITP

PLANEACIÓN DEL SITP

PLANEACIÓN DEL SITP

PLANEACIÓN DEL SITP

Satisfacción de cliente por los servicios pre stados de explotación c omercial del conocimiento y de la experiencia d e la Entidad

Actualización de tarifas de remuneració na concesionari os del SITP.

Porcentaje d e error en la proyección d e ingresos de l Ente Gestor por participac ión en la remune ración de los agentes del Sistema Planificación de solucione s de infraestru ctura Usuarios ben eficiados por mejoras de in fraestructura del Sistema Efectividad d e horas de to ma de Informaci ón Efectividad d e la proyecci ón mensual de d emanda para los compone ntes zonal y troncal

Medir la satisfacción de la prestación de los servicios asociados a la explotación del conocimiento y la experiencia

Mantener la proyección de la tarifa técnica del Sistema Integrado de Transporte Publico- SITP. con un nivel de confiabilidad de tal manera que permita la toma de decisiones en cuanto a planeación tarifaria y control de variables operacionales que incidan en su evolución.

Mantener la proyección de ingresos de TRANSMILENIO S.A. por participación en la remuneración de los agentes del Sistema, con una confiabilidad que permita tomar decisiones a nivel de planeación presupuestal de la entidad. Evaluar el porcentaje de soluciones de infraestructura planificadas frente a las necesidades requeridas por el Sistema Transmilenio Cuantificar la cantidad de usuarios beneficiados con la implementación y mejora de infraestructura del Sistema Transmilenio Medir la cantidad de estudios de aforo que se realizan a nivel del Sistema de Transporte Medir el ajuste de las proyección promedio mensual de la demanda que se prepara como insumo al modelo de transporte del sistema

Efectividad

Eficiencia

95%

Lograr el 100% de las actualizaciones de tarifas de remuneración de los concesionarios del SITP.

Trimestral

Mensual

Eficiencia

El error máximo de la proyección de ingresos frente a los ingresos reales debe ser menor al + / 8%

Eficacia

Lograr el 100%

Semestral

Efectividad

N.A

Anual

Eficacia

Realizar el 100% de los estudios de aforo planeados

Trimestral

*Meses plena demanda: Marzo, Abril, Mayo, Agosto, Septiembre, Octubre y Noviembre. *Meses Estacionales: Enero, Febrero, Junio, Julio, Diciembre *En el caso que los meses

Mensual Troncal Zonal

Efectividad

Anual

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Porcentaje d e días en el mes en que la pro yección está dentro de ran gos admisibl es de variación.

IPK (Índice d e pasajeros p or Kilómetro) pr omedio de la s rutas aliment adoras del Sistema Transmilenio. Índice de cu mplimiento d e despachos

Índice de cu mplimiento d e Kilómetros IC K Seguimiento a la prestació n del servicio d e vigilancia y seguridad pri vada del Sist ema Transmi lenio a cargo de TRANSMI LENIO S.A.

Eficacia Medir la calidad de la proyección de la demanda

Medir la eficacia de la planificación a corto plazo de rutas alimentadoras del Sistema Transmilenio

Eficacia

Medir el desempeño de los operadores, mediante el cumplimiento de los servicios programados.

Eficacia

Medir el desempeño de los operadores, mediante el cumplimiento de los kilómetros programados

Eficacia

Verificar el cumplimiento operacional y la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada en el Sistema a cargo de TRANSMILENIO S.A

de marzo y abril contengan semana santa se consideraran estacionales Lograr que más del 80% de las proyecciones se encuentren en los niveles de variación admisibles por aleatoriedad. 2.5% para días hábiles, en meses normales(marzo, abril excepto si hay semana santa, mayo, agosto, octubre, noviembre) 3.0% en meses estacionales o entrada de infraestructura. 4% para sábados, en meses normales(marzo, abril excepto si hay semana santa, mayo, agosto, octubre, noviembre) 4.5% en meses estacionales

Mensual

Obtener un IPK del 5

Mensual

Lograr que, como mínimo mensualmente y promedio, para todos los operadores, el 95% de los viajes programados sean ejecutados

Mensual

Lograr que, como mínimo mensualmente y en promedio, para todos los operadores, el 95% de los kilómetros programados sean ejecutados.

Mensual

Mensual Eficacia

Lograr el 100%

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Análisis de a ccidentes

Ajustes de tie mpo (AT)

Inspección e stado de vehículos (IE V)

Ajustes a Rut as Zonales (ARZ)

Indicador Ev aluación de Rutas SITP Provisional (I P)

Eficacia en el Tramite de Desincentivo s Operativos (ETDO)

Seguimiento al cumplimie nto de las activid ades contractuales de aseo y mantenimient o de la

Analizar oportunamente cada uno de los eventos de transito clasificados como accidentes con fatalidad y lesiones de gravedad en el Sistema para sus diferentes componentes (Troncal, zonal, Alimentador) Evaluar la eficacia de la Dirección Técnica de Buses, en cuanto a la implementación de ajustes para la mejora en el servicio (tiempos de recorrido, puntos de control), a las rutas zonales que se encuentran en operación Realizar el seguimiento a las inspecciones realizadas con el fin de corroborar que por lo menos se inspeccione una vez al semestre cada vehículo vinculado, con el fin de verificar el estado de los vehículos vinculados al componente zonal. Evaluar la eficacia de la Dirección Técnica de Buses, en cuanto a la implementación de ajustes tendientes a la optimización del servicio (oferta, ajustes de trazado, horarios, etc.), a las rutas zonales que se encuentran en funcionamiento. Evaluar la eficacia de las rutas en operación del Esquema Provisional, resaltando factores como: Flota, Trazados, Tiempo de recorrido y Condiciones Operacionales. Mantener el cumplimiento en la Línea de tiempo del Informe Preliminar, conforme al procedimiento descrito en el Manual de Operaciones del Componente Zonal Res. 0592014. El indicador permitirá medir el cumplimiento de la ejecución del seguimiento a las obligaciones contractuales del interventor del sistema TransMiCable, en su componente de aseo y mantenimiento de infraestructura.

Efectividad

El 95% de los accidentes presentados en el mes se deberá analizar a más tardar el mes siguiente.

Mensual

Acumulado: I Trimestre 25% Acumulado: II Trimestre 50% Acumulado: III Trimestre 75% Acumulado: IV Trimestre 100%

Trimestral

Eficiencia

Lograr el 100%

Trimestral

Mensual: 6,25% Acumulado año 75%

Mensual

Eficacia

Eficacia

Trimestral Eficacia

Acumulado: I Trimestre 25% Acumulado: II Trimestre 50% Acumulado: III Trimestre 75% Acumulado: IV Trimestre 100% Lograr el 100%

Mensual

100%

Mensual

Eficacia

Eficacia

infraestructur a TransMiCa ble

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Seguimiento contractual a ejecución del contrato de acceso a cicl o parqueadero s asociados al sistema Transmilenio. Seguimiento a paraderos del componente zonal del SIT P Seguimiento a rutinas de aseo intensiv o en estacion es y portales del sistema a ca rgo de TRANSMI LENIO S.A. Seguimiento a la calidad y oportunidad del mantenimient o preventivo en estaciones y portales del sistema. Seguimiento al cumplimie nto de las activid ades contractuales de aseo y mantenimient o de la infraestructur a TransMiCa ble

Hacer seguimiento a la disponibilidad y operatividad del sistema control de acceso a ciclo parqueaderos.

Hacer seguimiento a la implementación y funcionamiento de los paraderos operativos del componente zonal del SITP.

Identificar el porcentaje de cumplimiento en la ejecución de rutinas de aseo intensivo realizado en las estaciones y portales del Sistema a cargo de TRANSMILENIO S.A.

Identificar el porcentaje de cumplimiento en la ejecución del mantenimiento preventivo en las estaciones y portales del Sistema.

El indicador permitirá medir el cumplimiento de la ejecución del seguimiento a las obligaciones contractuales del interventor del sistema TransMiCable, en su componente de aseo y mantenimiento de infraestructura.

Eficacia

Mensual 100

Eficiencia

100%

Eficacia

100%

Trimestral

Trimestral

Eficacia

100%

Trimestral

100% Eficacia Mensual

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA

OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Seguimiento contractual a ejecución del contrato de acceso a cicl o parqueadero s asociados al sistema Transmilenio.

Hacer seguimiento a la disponibilidad y operatividad del sistema control de acceso a ciclo parqueaderos. Eficacia

Seguimiento al consumo energético e n el Sistema Transmilenio

Hacer seguimiento a los consumos energéticos en el Sistema Transmilenio para priorizar actividades de intervención en eficiencia energética.

Personal co mpetente seleccionado y vinculado

Medir la cantidad de personas que han sido seleccionadas y vinculas a la Entidad y que son competentes para desarrollar sus funciones una vez se supera el período de prueba

Efectividad e n el registro de novedades y pago oportun o de la nómina de funcionari os

Cumplimient o del progra ma integral de g estión human a

Mantener la efectividad por parte del área de Talento Humano en el pago a los trabajadores midiendo el cumplimiento frente a la fecha máxima para realizar el pago y el registro correcto de las novedades. Medir el cumplimiento y oportunidad de las actividades planeadas en el programa integral de gestión humana (Capacitación, Bienestar, Salud Ocupacional) en relación con el cronograma establecido y la cobertura de las mismas. Permite hacer un seguimiento al cumplimiento de los cronogramas

Eficiencia

100%

Portal LED* = ≤ 13.840 kWh Portal Sin LED (A)* = ≤ 15.866 kWh Portal Sin LED (B)* = ≤ 26.940 kWh Túnel (A)* = ≤ 4.812 kWh Túnel (B)* = ≤ 13.720 kWh Intermedia* = ≤ 15.510 kWh Tipología 1 = ≤ 3.115 kWh Tipología 2 = ≤ 3.210 kWh Tipología 3 = ≤ 2.031 kWh Tipología 4 = ≤ 1.113 kWh Tipología 1E = ≤ 5.043 kWh Tipología 2D = ≤ 2.647 kWh Tipología 2E = ≤ 4.567 kWh Tipología 3D-3E = ≤ 2.429 kWh Tipología 4E = ≤ 2.955 kWh

Eficacia

Mantener la planta cubierta con el Talento Humano idóneo, en las características definidas en los Manuales Específicos y Acuerdos de Junta

Efectividad

Lograr el 100% de efectividad entre los componentes formulados.

Eficacia

Cumplir con el 100% de las actividades del programa integral de gestión humana. Lograr la asistencia del 100% de los funcionarios programados para las actividades del programa integral de gestión humana

Mensual

Verificación Mensual Análisis Semestral

Semestral

Mensual

Trimestral

establecidos para cada uno de los componentes del programa integral de gestión humana y las proyecciones de asistencia a cada una de las actividades.

GESTION DE TALENTO HUMANO GESTION DE TALENTO HUMANO GESTION DE TALENTO HUMANO

GESTIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE GESTIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

GESTIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE GESTIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

Frecuencia d e accidentali dad Severidad de accidentalid ad Proporción d e accidentes de trabajo morta les Auto sostenibilida d Presupuestal

Medir el número de veces que ocurre un accidente de trabajo en el mes Medir el número de días perdidos por accidentes de trabajo en el mes

Oportunidad en la entrega de informes Pre supuestales

Rentabilidad en Cuentas d e Ahorro

Mantener la oportunidad y calidad en la presentación de informes presupuestales, evitando las sanciones por extemporaneidad o información incompleta Mantener un seguimiento oportuno a la rentabilidad generada de las cuentas de ahorros de TRANSMILENIO S.A.

Pagos Realiz ados

Medir el cumplimiento de los pagos realizados

Eficacia

0,40%

Trimestral

Eficacia

3%

Trimestral

0,00

Trimestral

Medir el número de accidentes de trabajo mortales en el mes

Eficacia

Mantener la auto sostenibilidad presupuestal

Eficiencia

Eficiencia

Eficiencia

Eficiencia

Lograr un factor mayor o igual a 1, es decir, que los gastos reales no pueden ser menores a los ingresos recaudado Tener cero sanciones por extemporaneidad en la presentación de Informes Presupuestales

Mensual

Mensual

Mantener una rentabilidad en cuentas de ahorro superior a la inflación 12 meses.

Mensual

Lograr que el 100% de los pagos se realicen en los términos de ley

Mensual

5.

Con los indicadores identificados en la matriz, escoja cinco de ellos que considere los más relevantes para la gestión de la empresa y realice los gráficos correspondientes, para esto tenga en cuenta el documento Gráficas para indicadores, disponible en el material complementario de esta actividad de aprendizaje.

mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

frecuencia de accidentalidad 38,09 45,23 51,19 41,66 44,04 42,85

kilometros kilometros programados realizados 720.000 698.455 849.600 825.345 832.608 828.365 836.771 830.456 835.097 718.184 793.343 675.896

necesidades de planificacion infraestructura de soluciones 240 198 222 190 220 189 218 185 224 196 201 192

mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

numero de PQR atendidas PQR oportunament 683 598 542 480 607 548 712 620 655 606 648 640

mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

actividades programadas 18 22 18 25 17 25

actividades realizadas 18 21 18 23 16 25