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• Mauricio Sarango

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INTRODUCCION A ACCESS 2016 Ing. Maritza Mendieta M. Mgt.

Interfaz de Access 2016 1.

Barra de herramientas de acceso rápido

2.

Cinta de Opciones

3.

Panel de navegación

4.

Panel de objeto

5.

Barra de navegación de registros

6.

Barra de búsqueda

Panel de Navegación 

Es una lista de los objetos que se ha creado en la BD, aparecen organizados en grupos (por tipo de objeto) para poder encontrarlos con facilidad.



Desde el panel de navegación, se puede cambiar el nombre de los objetos, abrirlos y eliminarlos.

Panel de Objeto 

En este espacio se podrá visualizar c/u de los objetos de la BD e ingresar los datos en c/u de ellos.



En caso de que se tenga abierto más de un objeto, estos se almacenarán en pestañas en la parte superior del panel.

Barra de navegación de registros 

Esta barra permite dirigirse rápidamente a la ubicación de un registro específico o habilitar los campos para agregar uno nuevo.



Clic en las flechas para moverse por los registros o escribir en el campo el ID del registro al que se quiere saltar. Para agregar un nuevo campo, hacer clic en la flecha con la estrella amarilla.

Barra de búsqueda 

Se puede utilizar para buscar cualquier elemento del objeto en el que se esté trabajando.



El primer resultado que coincida con el término de búsqueda aparecerá resaltado en un recuadro amarillo. Para navegar x los otros resultados, presionar la tecla Enter.

Características en Access 

Existen dos maneras guardar los documentos.  Guardar

de

objeto cómo

 Solo

se guardará el objeto de Access en el que se esté trabajando (tabla, formulario, consulta o reporte).

 Guardar

base de datos como

 Guardar

toda la base de datos.

ELEMENTOS U OBJETOS DE ACCESS  Las

bases de datos en Access se componen de 4 elementos fundamentales:  Tablas

 Formularios  Consultas  Reportes

Elementos: Tablas en Access 

Registra y organiza los datos en tablas (similares a Excel), son el núcleo de la información en una BD.



Las tablas están compuestas por filas y columnas.





Una fila es un conjunto de celdas dispuestas de manera horizontal



Una columna es un conjunto de celdas dispuestas de manera vertical

Todas las tablas deben tener una clave principal definida. 

Clave principal: columna (o combinación de columnas) que permite identificar de forma inequívoca c/fila de la tabla.

Columnas y Filas en Access 

A cada columna se le llama campo. 

Campo (intersección entre fila y columna).



Ejemplo: 



Campo "correo electrónico" las celdas tendrán direcciones de e-mail.

Las filas en Access son denominadas registros. 

C/fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados.



C/registro corresponde a la información completa de un elemento.



C/registro tiene un campo ID que es la identificación de c/registro.



C/celda en una fila es parte de la información del mismo registro.



Ejemplo: 

En la tabla "clientes" c/fila tendrá datos de un cliente específico: nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc. (c/u en una celda diferente).

Elementos: Formularios en Access 

Se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de un registro.



Se usan frecuentemente porque son una forma sencilla de registrar información correctamente.

Elementos: Consultas en Access 

Son una manera de recopilar información de una o varias tablas.



Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específicos de búsqueda para que aparezca la información exacta que se necesita.

Elementos: Reportes en Access 

Permiten presentar los datos en un formato fácil de leer.



Se puede personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables e imprimirlos.



En Access se puede crear reportes de tablas o consultas.

Access 2016 TABLAS, FORMULARIOS, CONSULTAS Y REPORTES

Access 2016 TABLAS

Creación de Tablas en Access 

Se puede crear una tabla en una BD utilizando los siguientes métodos:  El

Asistente.

 Introducir

datos en una Hoja de Datos.

Creación de Tablas en Access 1. Utilizando el Asistente 

Siga estos pasos:  Crear

una nueva BD en blanco.

 En

la Ficha Crear, hacer clic en Diseño de Tablas e ingresar los campos y las características de c/u.

 Al

terminar, dar clic derecho sobre el campo que quiere que sea clave principal e indicarlo.

 Clic

en Guardar y dar nombre a la tabla.

Creación de Tablas en Access 2. Introducir datos en una Hoja de Datos 

Siga estos pasos: Crear una nueva BD en blanco.  En la Ficha Crear, hacer clic en Tabla.  Escribir datos en los diferentes campo, Access asignará un tipo de dato a c/campo según el tipo de dato que escribió. 



Si desea personalizar la definición de un campo elegir la Ficha Campos en la Vista Hoja de Datos o en la Vista de Diseño, modifique el tipo de dato.

Para cambiar el nombre de c/columna, hacer doble clic en el nombre de columna y elegir el tipo de dato.  En Inicio, Ver, seleccionar Vista de Diseño y definir el campo para clave principal.  Clic en Guardar y dar nombre a la tabla. 

EJERCICIOS 

Elaborar 4 tablas 



Clientes 

Cedula

texto de 10



Codigo_Marca

texto de 8



Nombres

texto de 20



Nombre

texto de 20



Apellidos texto de 20 



Marcas

Vehículos

Modelos 

Codigo_Modelo

texto de 8



Placa

texto de 8



Nombre

texto de 10



Cedula

texto de 10



Codigo_Marca

texto 8



Codigo_Modelo texto 8



Año

numero

Como relacionar Tablas

La integridad referencial 

Es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurar que las relaciones entre registros de tablas relacionadas sean válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.



Por ejemplo:



En una tabla de Clientes y una tabla de Vehículos



En la tabla Vehículos se tiene un campo Cedula que me indica quien es el propietario del vehículo (Cliente), las dos tablas deberían estar relacionadas por el campo Cedula.



En esta relación de tipo uno a varios la tabla Clientes es la tabla principal y la tabla Vehículos la secundaria (un cliente puede tener varios vehículos).



Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejará asignar un Vehículo a un Cliente que no exista en la tabla Clientes.

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: 

Actualizar en cascada los campos relacionados 



Cuando se cambia el valor del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.

Eliminar en cascada los registros relacionados 

Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria.

Access 2016 CONSULTAS

Creación de Consultas 

Se puede crear una consulta en una BD utilizando los siguientes métodos:  El

Asistente para consultas.

 Diseño

de Consulta

Creación de Consultas Asistente para Consultas

Creación de Consultas Diseño de Consulta

Access 2016 FORMULARIOS

Creación de Formularios 

Se puede crear un formulario en una BD utilizando los siguientes métodos:  Formulario

 Diseño

de Formulario

 Formulario  Asistente

 Mas

en Blanco

para formularios

formularios

Creación de Formularios Asistente de Formularios 

Pasos: 

Crear, Asistente para formularios



Elegir que campos de que tabla o tablas necesita en el formulario



Elegir la vista y la distribución



Dar nombre al formulario y finalizar

Access 2016 INFORMES

Elementos de un informe 

El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño.

Sección

Cómo se muestra la sección al imprimirse

Dónde se puede usar la sección

Encabezado del informe

Al inicio del informe.

Aparece en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha.

Encabezado de página

Al principio de cada página.

Se usa para repetir el título del informe en todas las páginas.

Encabezado de grupo

Al inicio de c/grupo de registros nuevo.

Se usa para imprimir el nombre del grupo. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe en función del número de niveles de agrupación que haya agregado.

Elementos de un informe 

El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño.

Sección

Cómo se muestra la sección al imprimirse

Dónde se puede usar la sección

Detalle

Aparece una vez por c/fila del origen de registros

Aquí se colocan los controles del cuerpo principal del informe.

Pie del grupo

Al final de c/grupo de registros.

Se usa para imprimir información de resumen de un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo.

Pie de página

Al final de c/página.

El pie de página se usa para imprimir números de página o información sobre cada página.

Pie del informe

Al final del informe. Nota En la Vista de Diseño, aparece debajo del pie de página. En las demás vistas el pie de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de grupo o línea de detalle en la última página.

El pie de informe se usa para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

Herramientas para Elaborar Informes 

Informe



Diseño de informe



Informe en blanco



Asistente para informes



Etiquetas

Crear un Informe 

Pasos:



1.Elegir un origen de registros 



2. Elegir una herramienta de informe 



Crear, en el grupo Informes.

3. Crear el informe 



Puede ser una tabla, una consulta

Aplique el formato deseado hasta que tenga el aspecto deseado.

Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales 

En el grupo Agrupación y totales de la pestaña Diseño, hacer clic en Agrupar y ordenar.



Clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y seleccionar el campo en el que desea agrupar u ordenar.



Clic en Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

Access 2016 MACROS

Que es una macro? 

Es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas

Como crear una macro? 

Abrir una base de datos.



Ubicar la pestaña Crear en donde se muestra la opción de Macro



Al dar clic muestra una lista desplegable con las diferentes opciones de posibles acciones que se pueden “grabar” en Access. Estas acciones van desde abrir formularios y tablas, hasta opciones de eliminar registros o cerrar bases de datos.



Ej. En AbrirTabla, existen tres listas desplegables: 

Nombre de la tabla, escoger qué tabla abrir



Vista, escoger cómo se pretende desplegar esta tabla (vista diseño o vistas de tablas o gráficos dinámicos, entre otras)



Modo de datos, escoger si los datos pueden ser modificables, sólo de lectura, o si se puede agregar datos a esta tabla.

Elaboración de Macros mediante codificación en Visual Basic 

Abrir la Base de Datos



Escoja una tabla



Crear un formulario con la opción “Formulario”, guardar y darle un nombre.



En Crear, Macro (para abrir un formulario): 

AbrirFormulario 

Nombre del Formulario: FormClientes



Vista: Formulario



Modo de Datos: Modificar



Guardar la macro con un nombre dado en este caso AbrirFormClientes

Elaboración de Macros mediante codificación en Visual Basic 

Crear una segunda macro para Cerrar el Formulario 



Elegir Cerrar Ventana 

Tipo de objeto: Formulario



Nombre del Objeto: FormClientes



Guardar: Si



Guardar macro Cerrar FormClientes y cerrar la macro.

Comprobar su funcionamiento.

Elaboración de Macros mediante codificación en Visual Basic 

Para programar en Visual Basic, abrir el Formulario FormClientes, cambiar a Vista de Diseño para modificarlo.



un poco el formulario antes del pie de formulario y colocamos dos botones.



El primero será para Cerrar el Formulario 

Darle el nombre btnSalir



Titulo Salir



En eventos elegir: Procedimiento de Evento



Dar clic sobre los tres puntos y se abrirá la pantalla para programar 

DoCmd.Close acForm, “FormClientes”



Guardar , salir y probar.

Elaboración de Macros mediante codificación en Visual Basic 

El segundo será para Salir completamente de Access. 

Darle el nombre de btnCerrarAccess



Titulo Cerrar



En eventos: Procedimiento de Evento



Dar clic sobre los tres puntos 

MsgBox ("Usted va a salir de Access")



DoCmd.Quit acQuitSaveAll



Grabar, salir y probar.

Macro asignado a Botón Buscar

Macro asignada para Botón Borrar 

Darle el nombre de btnBorrar 

Titulo Borrar



En eventos: Procedimiento de Evento



Dar clic sobre los tres puntos 

TxtBuscarNombre = clearConntent



Grabar, salir y probar.