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LOS 8 DESPERDICIOS Segunda unidad

Sergio San Juan Toro [Dirección de correo electrónico]

El enfoque del razonamiento Lean es en reducir los desperdicios, es decir, todo lo que no aporta valor al cliente o que el cliente no percibe como valor (por el que pagar). Lean significa mejorar continuamente hacia lo ideal a través de una implacable reducción de los desperdicios (Muda). Existen 8 tipos de desperdicios en las tecnologías de información y comunicación (TIC) que afectan negativamente la productividad, el servicio al cliente y el negocio. Cada vez que consigues reducir estos desperdicios, reduces el tiempo de fabricación / desarrollo de un producto y con esto, su coste interno. Por eso, recuerda la palabra en inglés DOWNTIME (reducir el tiempo) Defectos (D = Defects) Ejemplos

Es desperdicio porque...

Defectos en los productos Requieren recursos adicionales para corregirlos Defectos en la documentación

Aumentan el coste interno del producto Reducen la satisfacción del cliente

Datos incorrectamente imputados

La corrección de los defectos causa retrasos de otras actividades (ver Espera) así como más defectos

Sobreproducción (O = Overproduction) Ejemplos Es desperdicio porque... Extra funcionalidades

La producción extra requiere recursos (tiempo, esfuerzo, materiales), pero no aporta más valor al Información entregada sin producto desde la perspectiva del cliente. que se haya pedido El procesamiento adelantado (con insuficiente Impresión de documentos información) consume recursos, podría requerir reantes de que se requieran trabajo y causar defectos. Espera (W = Waiting) Ejemplos

Es desperdicio porque...

Retraso en la aprobación del plan del proyecto

Los retrasos en unas actividades impiden que los recursos se utilicen para otras

Retraso en la aprobación Los tertasos de unos proyectos causan retrasos en de los requisitos o cambios otros en estos Los retrasos justifican la asignación a multiples Retrasos en la codificación proyectos. Sin embargo esto implica cambios entre o las prueba tareas (ver Extra procesamiento) que lleva a aún más retrasos. Los retrasos impiden que el cliente reciba y dé uso del producto Procesamiento sin valor (N = Non value-added processing) Ejemplo

Es desperidio porque...

Informe con mucha jerga Un informe demaciado técnico afecta negativamente la percepción de valor y la satisfacción del cliente que dificulta su comprensión por parte del La búsqueda y la validación de la información retrasa cliente otras tareas y podría resultar en re-trabajo. Búsqueda de información, p.ej. entre varios archivos de contenido parecido porque no se sabe cuál es la última versión Transportación (T = Transportation) Ejemplos

Es desperdicio porque...

Demasiados archivos adjuntos al correo electrónico

Los elementos de transportación o o

se desestiman, si son demasiados se pierden

Multiples traspasos de un documento (hoja de gastos Traspasar documentación entre varias personas o creada por un empleado- sistemas requiere esfuerzo adicional de gestión firmada por el Jefe del dpto (Exceso de procesamiento) - escaneada por el empleado-entregada al dpto de administración) Datos imputados en un

sistema que luego se tienen que exportar a otro para ser procesados y usados para informes

Exceso de inventario (I = Inventory excess) Ejemplos

Es desperdicio porque...

Mantener la misma información en varios archivos o carpetas

Consume recursos para: o o

Guardar la misma información en formato electrónico y en papel Trabajo parcialmente hecho

replicar la información mantener la información en todos los sitios o en las diferentes versiones La falta de mantenimiento adecuado termina en información errónea (Defectos), poco fiable (requerirá Procesamiento sin valor), obsoleta (más Inventario) o perdida (lleva a re-trabajo).

Exceso de procesamiento (M = Motion excess) Ejemplo

Es desperdicio porque...

Documentación en papel

Documentación que nadie lee no aporta ningún valor

Actividades de gestión y coordinación

Re-introducir información lleva a errores, necesidad de validación de la información y retrasa el tiempo de ejecución de la tarea

Introduciendo la misma información en varios formularios/aplicaciones Multiples informes con información que se repite Un informe de 30 páginas cuando un resumen de 2 hojas es suficiente Cambios entre tareas

Volver a empezar una tarea supone un 20% de tiempo adicional1 para revisarla y recordar el estado en el que se dejó.

El hecho de que la documentación sea un entregable requerido, no significa que aporte valor. Una buena prueba para la documentación en papel es comprobar si existe un consumidor esperando a que se produzca la documentación. Mal uso de los conocimientos del personal (E = Employee knowledge unused) Ejemplos Limitada autoridad y responsabilidad Asignación inadecuada de tareas a personas

Es desperdicio porque... La falta de conocimientos, autoridad o responsabilidad necesaria implica la involucración de más recursos en el proceso y aumenta el tiempo de ejecución del mismo.