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Manual de Organización

Manual de Organización

2011-2012 Realizado por Alumnos de la Universidad Capitán General Gerardo Barrios de la Carrera de Licenciatura en Administración de Empresas. Elaborado por: Br. Sarai Abigail Hernández. Téc. Iris Alicia Portillo Ochoa. Br. Keren Rebeca Reyes López. Br. Raquel Esperanza Quintanilla

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Manual de Organización

Contenido

Introducción ................................................................................ 2 Objetivos..................................................................................... 3 Perfil de la Empresa ..................................................................... 5 Marco Jurídico ............................................................................. 6 Organigramas .............................................................................. 8 Estructura Orgánica ................................................................... 10 Descripción de la Estructura Orgánica ......................................... 10 Puestos de Trabajo .................................................................... 11 Directorio .................................................................................. 20 Anexos ...................................................................................... 21

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Manual de Organización

Introducción

El manual de Organización es un documento que sirve como medio de comunicación y coordinación que permite registrar de una forma más especifica la información que corresponde a cada cargo de la organización. Por medio del cual se pretende determinar las funciones que realiza cada empleado y que cada uno de ellos conozca cuáles son sus obligaciones y qué papel desempeña en la empresa. Se dará a conocer la jerarquización de la organización mediante la descripción de cada departamento con el que cuenta el hotel “Continental Plaza”.

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Manual de Organización

Objetivos  Elaborar un registro más completo, claro y definido mediante un manual de organización acerca del Hotel Continental Plaza.  Determinar cuáles son las funciones inherentes a cada puesto de trabajo para que sean desempeñados con eficiencia.  Tener un conocimiento más específico acerca de la descripción y los requisitos que debe de tener cada puesto de trabajo en la empresa.  Identificar el perfil de cada uno de los puestos de las distintas áreas que conforman la organización.  Facilitar la comprensión y el control de las responsabilidades que debe tener cada una de las plazas de dicha entidad.  Conocer cuál es el tramo de control que debe de tener cada miembro de la empresa, el cual debe de ser respetado.

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Manual de Organización

Objetivos del manual Objetivo General

 Analizar la estructura organizativa y el funcionamiento de los diferentes departamentos del Hotel Continental Plaza, con el fin de obtener información que les permita elaborar el Manual de Organización.

Objetivos Específicos  Establecer la estructura organizativa del Hotel Continental Plaza.  Definir los niveles jerárquicos de la empresa.  Describir las relaciones de autoridad, las funciones de los distintos elementos de la organización.

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Perfil de la Empresa Nombre de la Empresa: HOTEL

Continental Plaza

Misión Somos un hotel reconocido en el ámbito turístico y empresarial, que brinda servicio de alojamiento turistas nacionales y extranjeros, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes con la mejor calidad y buen servicio. Visión Ser uno de los mejores hoteles de Ciudad a nivel nacional reconocidos por ofrecer un servicio de óptima calidad, mediante un eficiente trabajo en equipo, para la completa satisfacción de los clientes. Valores  Comunicación  Calidad  Amabilidad  Servicio  Excelencia  Responsabilidad Ubicación 8a. Calle Poniente No. 512, Barrio San Francisco, San Miguel, El Salvador. Teléfono: 26615434 y 26615077 Fecha de Fundación de la Empresa: 26 de agosto de 1998 Slogan: Disfrute de un ambiente Cálido, Acogedor y Diferente. Logo

Email y pagina web: [email protected], www.continentalplazahotel.dirsv.com 5

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Marco Jurídico A- Ordenamiento Jurídico que regulan el funcionamiento de la empresa Continental Plaza. Esta empresa cuenta con una serie de permisos que le permiten ofrecer sus servicios a turistas nacionales o extranjeros, entre los cuales están: permiso extendido por el Ministerio de Hacienda el cual le permite realizar las declaraciones de Impuesto sobre la renta de los empleados que laboran en el hotel y otras actividades claves para el funcionamiento legal, seguido del permiso extendido por el Ministerio de Turismo el cual debe renovarse cada año, el cual es de gran importancia poseerlo en este rubro; el Ministerio de trabajo vela porque se cumplan los derechos y deberes de los trabajadores, el premiso del Ministerio de

Salud regula el área del bar y

restaurante y Alcaldía Municipal de San Miguel para la construcción o remodelación del inmueble. El

hotel

esta

regulado

por

serie

de

acuerdos

jurídicos

principalmente por el Código de Trabajo por los artículos 7,11,22,23,29,31,32,58,119,125,126,160,161,162,164,166,167,168, 166,167,168,171,177,196. Los empleados

trabajan a base de un contrato el cual deben

renovarlo anualmente para poder seguir brindando sus servicios, en el cual se estipula una serie de obligaciones a los a los que están sujetos, así como el salario a recibir, el cual puede ser negado cuando no haya cumplido con dichas obligaciones. La jornada de trabajo consta de 8 horas máximas, no pueden excederse de 44 horas semanales, pero en caso de superarlas el hotel da alternativas para que el obrero decida si le serán pagadas o 6

Manual de Organización

serán tomadas como horas de descanso, teniendo en cuenta si son horas extras diurnas o nocturnas, así será el costo que se le asignará; además los empleados tienen derecho a descanso semanal, anual, días festivos, permisos. En el hotel pueden trabajar nacionales y extranjero, siempre y cuando el extranjero tenga todos los permisos requeridos por las autoridades correspondientes. Tiene un porcentaje de personas discapacitadas; no existe discriminación por sexo, religión, para el caso existen algunas excepciones, como que el sexo femenino no puede realizar tareas insalubres como por ejemplo en el área de mantenimiento de infraestructura. B- Instituciones Jurídicas Relacionadas con la Empresa  Ministerio de Hacienda  Ministerio de Turismo  Ministerio de Salud  Ministerio de Trabajo  Alcaldía Municipal de San Miguel. C- Ordenamiento y Jerarquización de los documentos.  1.0 Permiso extendido por el Ministerio de Hacienda.  1.1 Permiso extendido por el Ministerio de Turismo.  1.2 Permiso extendido por el Ministerio de Salud  1.3 Permiso extendido por el Ministerio de Medio Ambiente  1.4 Código de Trabajo  1.5 Ley de Turismo  1.6 Código de Comercio 7

Manual de Organización

Organigramas Organigrama por Departamentos

Gerencia General Contador

Gerencia Operativa

Departamento de Cuarto

Gerencia administrativa

Departamento de servicio y atención al cliente

Ama de llaves Recepción Lavandería Seguridad Cocina

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Manual de Organización

Organigrama Por Puestos de Trabajo

Gerente General Gerente Administrativo

Recepcionista

Seguridad

Gerente Operativo

Camarera

Cocinera

Lavandera

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Estructura Orgánica Gerente General Gerente Operativo Recepcionista Cocinera Camarera Lavandera Oficial de seguridad Descripción de la Estructura Orgánica El Gerente General representa la máxima autoridad, que vela porque cada área

este desarrollando las actividades adecuadas

para el logro de metas, el Gerente Operativo representa un segundo nivel jerárquico este es el que supervisa que todos los empleados de hotel realicen sus labores como esta estipulado en los lineamientos establecidos por la empresa, también controla los ingresos diarios, semanales y mensuales, dando indicaciones al gerente si se cuentan con saldos suficientes para cubrir demandas internas o externas. La recepcionista se encarga de atención a lo huéspedes; la cocinera prepara los desayunos que son servidos diariamente a los huéspedes; la camarera realiza todo el proceso de limpieza desde los cuartos hasta las áreas comunes del hotel; la lavandera realiza el lavado de todos los blancos desde el cobertor de la cama hasta las toallas del baño. Finalmente el oficial de seguridad cuida y vela por la seguridad de los huéspedes durante las noches, también protege los bienes del hotel. 10

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Puestos de Trabajo MANUAL DE Fecha: ORGANIZACIÓN Página: 1 de 1 Hotel Continental Plaza DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto Tramo de control Objetivo del puesto

Gerente General Reporta a: Socios Supervisa a: Gerente Administrativo y operativo Se relaciona con: Gerente Administrativo y operativo Asegurar la administración, el crecimiento y la consolidación del hotel en la zona. -

-

Funciones -

Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas. Seguimiento técnico, económico y comercial de la empresa. Realizar un plan de desarrollo a corto, mediano y largo plazo. Velar por el cumplimiento de la misión, visión, políticas y normas de la empresa. Coordinar con los subalternos proyectos que sean de beneficio para el Hotel.

REQUERIMIENTOS DEL PUESTO Lic. En Administración de empresas o estudios afines Nivel educativo -

Requisitos del puesto

Conocimientos

Habilidades

F.

3 años de experiencia. Género femenino masculino. Proactivo. Disponibilidad de horarios. Excelente dominio verbal. Trabajo en equipo Técnicas de Manejo de Problemas Técnicas de manejo de personal Manejo de computadoras Liderazgo Emprendedor Trabajo en Equipo. Comunicación

F. Elaboró

F. Revisó

Aprobado

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Manual de Organización

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Hotel Continental Plaza

Fecha: 13/04/11 Página: 1 de 1

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto Tramo de control Objetivo del puesto

Gerente Operativo Reporta a: Socio o Gerente General Supervisa a: Todos los departamentos Se relaciona con: Todos los departamentos Supervisar, dirigir, planificar y controlar las actividades a realizar en la organización

Supervisar la realización del trabajo en todos los departamentos del hotel. - Contratación de Personal. Funciones - Llevar registro de las ventas y gastos del hotel. - Realizar compras - Participar cuando lo considere oportuno, en el tratamiento y gestión de las no conformidades. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO Lic. En Administración de empresas Nivel educativo -

Requisitos del puesto

Conocimientos

Habilidades

F.

Elaboró

F.

-

Sexo indistinto. Proactivo. Disponibilidad de horarios. Excelente dominio verbal. Liderazgo.

-

Técnicas de motivación de personal. Registro de Compras y Ventas Relaciones públicas Manejo de computadoras Liderazgo Emprendedor Trabajo en Equipo Motivación de personal

Revisó

F.

Aprobado

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Manual de Organización

MANUAL DE Fecha: 04/05/11 ORGANIZACIÓN Página: 1 de 1 Hotel Continental Plaza DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto

Gerente Administrativo

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Manual de Organización

Tramo de control Objetivo del puesto

Reporta a: Gerente General. Supervisa a: Departamento de atención al cliente. Se relaciona con: Gerente Operativo. Administrar y supervisar todo lo relacionado con los departamentos. -

Funciones

-

Supervisa las funciones que deben realizar los empleados. Administra el desempeño que tienen los departamentos. Vela por el cumplimiento de los objetivos que se han diseñado como empresa. Registro de compras y ventas que realiza la empresa.

REQUERIMIENTOS DEL PUESTO Nivel educativo

Lic. En Administración de empresas o afines. -

Requisitos del puesto Conocimientos

Habilidades

F.

Proactivo. 1 año de experiencia. Disponibilidad de horarios. Excelente dominio verbal. Técnicas de Manejo de Problemas. Manejo de aparatos de alta tecnología. Trabajo en equipo. Liderazgo. Comunicación. Emprendedor. Dinamismo.

F. Elaboró

F. Revisó

Aprobado

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Manual de Organización MANUAL DE ORGANIZACIÓN Hotel Continental Plaza

Nombre del puesto Tramo de control

Fecha: 20/04/ 2011 Página: 1 de 1

MANUAL DE Fecha: 20/04/2011 ORGANIZACIÓN Página: 1 de 1 Hotel Continental Plaza DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Recepcionista. Reporta a: Gerente General y Gerente Operativo. Supervisa a: No ejerce supervisión. Se relaciona con: Mantiene relaciones continuas con el personal y con el público en general.

Objetivo del puesto Gestionar las salidas y entradas de los huéspedes. Recibe a los huéspedes. Asigna habitaciones. Funciones Dar información al cliente relacionado con el Hotel. - Atender las llamadas. Llevar el control de llaves de habitaciones. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO Nivel educativo Bachiller. - Dominio considerable del idioma ingles. - Excelente relaciones interpersonales. - Dinamismo. Requisitos del puesto - Dominio de programas Microsoft Office. - Capacidad para solucionar problemas. - Disponibilidad de horarios. - Responsable. - Arqueo de caja Conocimientos - Técnicas de Solución de Conflictos. - Expresarse y comunicarse correcta y claramente en forma oral. - Manejo de Computadoras Habilidades - Dominio Idioma Inglés Liderazgo trabajo en equipo. -

F.

Elaboró

F.

Revisó

F.

Aprobado

15

Manual de Organización DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto

Oficial de seguridad.

Reporta a: Gerente General y Gerente Operativo. Supervisa a: No ejerce supervisión. Tramo de control Se relaciona con: Con todos los empleados y el público en general. Ejercer la vigilancia y protección de bienes muebles e Objetivo del puesto inmuebles, así como la protección de las personas que puedan encontrarse en los mismos. - Efectuar controles de identidad en el acceso o en el interior de inmuebles determinados. Funciones - La prestación de servicios de respuesta de las alarmas que se produzcan. - Evitar cualquier hecho delictivo. - Evitar la comisión de actos delictivos o infracciones en relación con el objeto de su protección. Responsabilidades - Efectuar la protección del almacenamiento, recuento, clasificación y transporte de dinero, valores y objetos valiosos. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO 9° Grado. Nivel educativo Perfil del puesto Conocimientos

En el -

Habilidades F.

Elaboró

F.

Licencia de portación de armas vigente. Buena presentación. Disponibilidad de turnos rotativos. No tener antecedentes penales. manejo prudente de armas. Buenas relaciones interpersonales. Rápida Acción

Revisó

F.

Aprobado

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Manual de Organización

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Hotel Continental Plaza

Fecha: 22/04/2011 Página: 1 de 1

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto Tramo de control

Objetivo del puesto

Camarera Reporta a: Gerente operativo Supervisa a: No ejerce supervisión Se relaciona con: Gerente Operativo, Recepcionista, Lavandera Realizar la limpieza y mantener el orden en las habitaciones.

- Realizar la limpieza en las habitaciones. - Arreglar las camas. Funciones - Cambiar ropa de cama. - Velar por el buen estado del mobiliario. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO 9° Grado o Bachiller. Nivel educativo -

Perfil del puesto

Conocimientos Habilidades F.

Responsable. Disponibilidad de horarios. Sexo femenino. Puntual Experiencia 6 meses. Limpieza Arreglo de camas Limpiar pisos Lavar Baños Doblado de toallas

F. Elaboró

F. Revisó

Aprobado

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Manual de Organización

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Hotel Continental Plaza

Fecha: 22/04/2011 Página: 1 de 1

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto Tramo de control Objetivo del puesto

Lavandera Reporta a: Gerente operativo. Supervisa a: No ejerce supervisión. Se relaciona con: Camarera y gerente operativo. Realizar el proceso de lavado, secado y planchado de las fundas, sobre fundas, manteles entre otros

Lavar las fundas, sobre fundas, manteles, entre otros. Funciones - Realizar el planchado. - Procurar el buen estado de las prendas en lavado. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO 9° Grado Nivel educativo -

-

Perfil del puesto

Conocimientos Habilidades F.

Responsable. Disponibilidad de horarios. Puntual. Técnicas de remover manchas Doblado de toallas Doblado de Blancos. Lavandería Planchado

F. Elaboró

F. Revisó

Aprobado

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Manual de Organización

Manual de organización Fecha: 22/04/2011 HOTEL CONTINENTAL Página: 1 de 1 PLAZA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto Cocinera Reporta a: Gerente Operativo Tramo de control Supervisa a: No ejerce supervisión Se relaciona con: Recepcionista y Gerente Operativo Preparar y distribuir los alimentos, así como mantener Objetivo del puesto en orden y limpio todo el equipo de cocina. - Preparar de los alimentos de los huéspedes. - Mantener con perfecta limpieza y orden la cocina, equipo e instalaciones, incluyendo vajillas, cubiertos, trapos de cocina, etc. - Mantener en perfecta limpieza y orden la cocina, equipo e instalaciones, incluyendo vajillas, Funciones cubiertos, platos de cocina, etc. - Distribuir los alimentos en platos de acuerdo con los menús y las raciones indicadas en ellos. - Cumplir con las normas de higiene y seguridad necesarias para preservar la salud y evitar accidentes REQUERIMIENTOS DEL PUESTO Nivel educativo Noveno Grado o Téc. en Gastronomía - 18-40 Años de edad - Trabajo en equipo. - Disponibilidad de horarios. Perfil del puesto - Proactivo. - Responsable. - Puntualidad. - Procedimientos para la preparación y combinación de los alimentos. Conocimientos - Manipulación de Alimentos -

Habilidades

F.

Elaboró

F.

Costear de Platillos, Elaboración de Menús Trabajo en equipo. Preparación de alimentos Lavado de platos Lavado de ollas Revisó

F.

Aprobado

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Manual de Organización

Directorio Nota: Por motivos de privacidad la empresa no brindo información sobre su personal, ya que era de carácter confidencial, al mismo tiempo, fue el requisito que nos dieron para elaborar el presente manual de organización.

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Manual de Organización

Anexos

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