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• Jesus Armando Garcia Ordaz

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Manual de Organización

Manual de Organización

2011-2012 Realizado por Alumnos de la Universidad Capitán General Gerardo Barrios de la Carrera de Licenciatura en Administración de Empresas. Elaborado por: Br. Sarai Abigail Hernández. Téc. Iris Alicia Portillo Ochoa. Br. Keren Rebeca Reyes López. Br. Raquel Esperanza Quintanilla

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Manual de Organización

Contenido

Introducción.........................................................................2 Objetivos.............................................................................3 Perfil de la Empresa.............................................................4 Marco Jurídico......................................................................5 Organigramas......................................................................7 Estructura Orgánica.............................................................9 Descripción de la Estructura Orgánica.................................9 Puestos de Trabajo............................................................10 Directorio...........................................................................19 Anexos...............................................................................20 Anexos

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Manual de Organización

Introducción

El manual de Organización es un documento que sirve como medio de comunicación y coordinación que permite registrar de una forma más especifica la información que corresponde a cada cargo de la organización. Por medio del cual se pretende determinar las funciones que realiza cada empleado y que cada uno de ellos conozca cuáles son sus obligaciones y qué papel desempeña en la empresa. Se dará a conocer la jerarquización de la organización mediante la descripción de cada departamento con el que cuenta el hotel “Continental Plaza”.

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Manual de Organización

Objetivos  Elaborar un registro más completo, claro y definido mediante un manual de organización acerca del Hotel Continental Plaza.  Determinar cuáles son las funciones inherentes a cada puesto de trabajo para que sean desempeñados con eficiencia.  Tener un conocimiento más específico acerca de la descripción y los requisitos que debe de tener cada puesto de trabajo en la empresa.  Identificar el perfil de cada uno de los puestos de las distintas áreas que conforman la organización.  Facilitar

la

comprensión

y

el

control

de

las

responsabilidades que debe tener cada una de las plazas de dicha entidad.  Conocer cuál es el tramo de control que debe de tener cada miembro de la empresa, el cual debe de ser respetado.

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Manual de Organización

Objetivos del manual Objetivo General

 Analizar la estructura organizativa y el funcionamiento de los diferentes departamentos del Hotel Continental Plaza, con el fin de obtener información que les permita elaborar el Manual de Organización.

Objetivos Específicos  Establecer la estructura Continental Plaza.

organizativa

del

Hotel

 Definir los niveles jerárquicos de la empresa.  Describir las relaciones de autoridad, las funciones de

los distintos elementos de la organización.

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Manual de Organización

Perfil de la Empresa Nombre

de

Continental

la

Empresa:

HOTEL

Plaza

Misión Somos un hotel reconocido en el ámbito turístico y empresarial, que brinda servicio de alojamiento turistas nacionales y extranjeros, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes con la mejor calidad y buen servicio. Visión Ser uno de los mejores hoteles de Ciudad a nivel nacional reconocidos por ofrecer un servicio de óptima calidad, mediante un eficiente trabajo en equipo, para la completa satisfacción de los clientes. Valores  Comunicación  Calidad  Amabilidad  Servicio  Excelencia  Responsabilidad Ubicación 8a. Calle Poniente No. 512, Barrio San Francisco, San Miguel, El Salvador. Teléfono: 26615434 y 26615077 Fecha de Fundación de la Empresa: 26 de agosto de 1998 Slogan: Disfrute de un ambiente Cálido, Acogedor y Diferente. 6

Manual de Organización

Logo

Email y pagina web: [email protected], www.continentalplazahotel.dirsv.com

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Manual de Organización

Marco Jurídico A-Ordenamiento

Jurídico

funcionamiento

de

la

que

regulan

empresa

el

Continental

Plaza. Esta empresa cuenta con una serie de permisos que le permiten ofrecer sus servicios a turistas nacionales o extranjeros, entre los cuales están: permiso extendido por el Ministerio de Hacienda el cual le permite realizar las declaraciones de Impuesto sobre la renta de los empleados que laboran en el hotel y otras actividades claves para el funcionamiento legal, seguido del permiso extendido por el Ministerio de Turismo el cual debe renovarse cada año, el cual es de gran importancia poseerlo en este rubro; el Ministerio de trabajo vela porque se cumplan los derechos y deberes de los trabajadores, el premiso del Ministerio de Salud regula el área del bar y restaurante y Alcaldía Municipal

de

San

Miguel

para

la

construcción

o

remodelación del inmueble. El hotel esta regulado

por serie de acuerdos jurídicos

principalmente por el Código de Trabajo por los artículos 7,11,22,23,29,31,32,58,119,125,126,160,161,162,164,166, 167,168,166,167,168,171,177,196.

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Manual de Organización

Los empleados

trabajan a base de un contrato el cual

deben renovarlo anualmente para poder seguir brindando sus

servicios,

en

el

cual

se

estipula

una

serie

de

obligaciones a los a los que están sujetos, así como el salario a recibir, el cual puede ser negado cuando no haya cumplido con dichas obligaciones. La jornada de trabajo consta de 8 horas máximas, no pueden excederse de 44 horas semanales, pero en caso de superarlas el hotel da alternativas para que el obrero decida si le serán pagadas o serán tomadas como horas de descanso, teniendo en cuenta si son horas extras diurnas o nocturnas, así será el costo que se le asignará; además los empleados tienen derecho a descanso semanal, anual, días festivos, permisos. En el hotel pueden trabajar nacionales y extranjero, siempre y cuando el extranjero tenga todos los permisos requeridos por las autoridades correspondientes. Tiene un porcentaje de personas discapacitadas; no existe discriminación por sexo, religión, para el caso existen algunas excepciones, como que el sexo femenino no puede realizar tareas insalubres como por ejemplo en el área de mantenimiento de infraestructura. B- Instituciones

Jurídicas

Relacionadas

con

la

Empresa • Ministerio de Hacienda 9

Manual de Organización

• Ministerio de Turismo • Ministerio de Salud • Ministerio de Trabajo •

Alcaldía Municipal de San Miguel.

A-Ordenamiento

y

Jerarquización

de

los

documentos. • 1.0 Permiso extendido por el Ministerio de Hacienda. •

1.1 Permiso extendido por el Ministerio de Turismo.

• 1.2 Permiso extendido por el Ministerio de Salud • 1.3 Permiso extendido por el Ministerio de Medio Ambiente • 1.4 Código de Trabajo • 1.5 Ley de Turismo •

1.6 Código de Comercio Organigramas

Organigrama por Departamentos

Gerencia General Contador

Gerencia Operativa

Gerencia administrativa 10

Manual de Organización

Departamento de Departamento de Organigrama Por Puestos de Trabajo Cuarto servicio y atención al cliente Ama de llaves Recepción Lavandería Seguridad Cocina

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Manual de Organización

Estructura Orgánica Gerente General Gerente Operativo Recepcionista Cocinera Camarera Lavandera Oficial de seguridad Descripción de la Estructura Orgánica El Gerente General representa la máxima autoridad, que vela porque cada área este desarrollando las actividades adecuadas para el logro de metas, el Gerente Operativo representa un segundo nivel jerárquico este es el que supervisa que todos los empleados de hotel realicen sus labores

como

esta

estipulado

en

los

lineamientos

establecidos por la empresa, también controla los ingresos diarios, semanales y mensuales, dando indicaciones al gerente si se cuentan con saldos suficientes para cubrir demandas internas o externas. La recepcionista se encarga de atención a lo huéspedes; la cocinera

prepara

los

desayunos

que

son

servidos

diariamente a los huéspedes; la camarera realiza todo el 12

Manual de Organización

proceso de limpieza desde los cuartos hasta las áreas comunes del hotel; la lavandera realiza el lavado de todos los blancos desde el cobertor de la cama hasta las toallas del baño. Finalmente el oficial de seguridad cuida y vela por la seguridad de los huéspedes durante las noches, también protege los bienes del hotel.

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Manual de Organización

Puestos de Trabajo

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Manual de Organización MANUAL DE Fecha: ORGANIZACIÓN Página: 1 de 1 Hotel Continental Plaza DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto

Tramo de control

Objetivo del puesto

Funciones

Gerente General Reporta a: Socios Supervisa a: Gerente Administrativo y operativo Se relaciona con: Gerente Administrativo y operativo Asegurar la administración, el crecimiento y la consolidación del hotel en la zona. –

Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

–

Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas.

–

Seguimiento técnico, comercial de la empresa.

–

Realizar un plan de desarrollo a corto, mediano y largo plazo.

–

Velar por el cumplimiento de la misión, visión, políticas y normas de la empresa.

–

Coordinar con los subalternos proyectos que sean de beneficio para el Hotel.

económico

y

REQUERIMIENTOS DEL PUESTO Lic. En Administración de empresas o estudios Nivel educativo afines – 3 años de experiencia. – Género femenino masculino. Requisitos del – Proactivo. puesto – Disponibilidad de horarios. – Excelente dominio verbal. – Trabajo en equipo – Técnicas de Manejo de Problemas Conocimientos – Técnicas de manejo de personal – Manejo de computadoras – Liderazgo – Emprendedor Habilidades – Trabajo en Equipo. – Comunicación 15

Manual de Organización

MANUAL DE Fecha: 13/04/11 ORGANIZACIÓN Página: 1 de 1 Hotel Continental Plaza DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto Tramo de control Objetivo del puesto

Gerente Operativo Reporta a: Socio o Gerente General Supervisa a: Todos los departamentos Se relaciona con: Todos los departamentos Supervisar, dirigir, planificar y controlar las actividades a realizar en la organización

– Supervisar la realización del trabajo en todos los departamentos del hotel. – Contratación de Personal. – Llevar registro de las ventas y gastos del Funciones hotel. – Realizar compras – Participar cuando lo considere oportuno, en el tratamiento y gestión de las no conformidades. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO Lic. En Administración de empresas Nivel educativo – Sexo indistinto. – Proactivo. – Disponibilidad de horarios. Requisitos del – Excelente dominio verbal. puesto – Liderazgo. – – – – – – – –

Conocimientos

Habilidades

F.

Técnicas de motivación de personal. Registro de Compras y Ventas Relaciones públicas Manejo de computadoras Liderazgo Emprendedor Trabajo en Equipo Motivación de personal

F. Elaboró

F. Revisó

Aprobado

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Manual de Organización

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Manual de Organización

MANUAL DE Fecha: 04/05/11 ORGANIZACIÓN Página: 1 de 1 Hotel Continental Plaza DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto Tramo de control

Objetivo del puesto

Gerente Administrativo Reporta a: Gerente General. Supervisa a: Departamento de atención al cliente. Se relaciona con: Gerente Operativo. Administrar y supervisar todo lo relacionado con los departamentos.

Funciones

–

Supervisa las funciones que deben realizar los empleados.

–

Administra el desempeño que tienen los departamentos.

–

Vela por el cumplimiento de los objetivos que se han diseñado como empresa.

–

Registro de compras y ventas que realiza la empresa.

REQUERIMIENTOS DEL PUESTO Nivel educativo

Lic. En Administración de empresas o afines. – – – – – – – – – – –

Requisitos del puesto Conocimientos

Habilidades

F.

Proactivo. 1 año de experiencia. Disponibilidad de horarios. Excelente dominio verbal. Técnicas de Manejo de Problemas. Manejo de aparatos de alta tecnología. Trabajo en equipo. Liderazgo. Comunicación. Emprendedor. Dinamismo.

F. Elaboró

F. Revisó

Aprobado

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Manual de Organización

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Manual de Organización

MANUAL DE Fecha: 20/04/2011 ORGANIZACIÓN Página: 1 de 1 Hotel Continental Plaza DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto Recepcionista. Reporta a: Gerente General y Gerente Operativo. Tramo de control Supervisa a: No ejerce supervisión. Se relaciona con: Mantiene relaciones continuas con el personal y con el público en general. Objetivo del puesto

– Gestionar las salidas y entradas de los huéspedes.

Funciones

–

Recibe a los huéspedes.

–

Asigna habitaciones.

–

Dar información al cliente relacionado con el Hotel.

–

Atender las llamadas.

– Llevar el control de llaves de habitaciones. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO Nivel educativo Bachiller. – Dominio considerable del idioma ingles. – Excelente relaciones interpersonales. – Dinamismo. Requisitos del – Dominio de programas Microsoft Office. puesto – Capacidad para solucionar problemas. – Disponibilidad de horarios. – Responsable. – Arqueo de caja Conocimientos – Técnicas de Solución de Conflictos.

– Expresarse y comunicarse claramente en forma oral. Habilidades

F.

–

Manejo de Computadoras

–

Dominio Idioma Inglés

–

Liderazgo

–

trabajo en equipo.

F. Elaboró

correcta

F. Revisó

Aprobado

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y

Manual de Organización

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Manual de Organización MANUAL DE ORGANIZACIÓN Hotel Continental Plaza

Fecha: 20/04/ 2011 Página: 1 de 1

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto

Oficial de seguridad.

Tramo de control

Reporta a: Gerente General y Gerente Operativo. Supervisa a: No ejerce supervisión. Se relaciona con: Con todos los empleados y el público en general.

Objetivo del puesto

Ejercer la vigilancia y protección de bienes muebles e inmuebles, así como la protección de las personas que puedan encontrarse en los mismos.

Funciones

Responsabilidades

–

Efectuar controles de identidad en el acceso o en el interior de inmuebles determinados.

–

La prestación de servicios de respuesta de las alarmas que se produzcan.

–

Evitar cualquier hecho delictivo.

–

Evitar la comisión de actos delictivos o infracciones en relación con el objeto de su protección.

Efectuar la protección del almacenamiento, recuento, clasificación y transporte de dinero, valores y objetos valiosos. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO 9° Grado. Nivel educativo

Perfil del puesto Conocimientos

–

– – – – En el – –

Habilidades F.

Licencia de portación de armas vigente. Buena presentación. Disponibilidad de turnos rotativos. No tener antecedentes penales. manejo prudente de armas. Buenas relaciones interpersonales. Rápida Acción

F. Elaboró

F. Revisó

Aprobado

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Manual de Organización

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Manual de Organización

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Hotel Continental Plaza

Fecha: 22/04/2011 Página: 1 de 1

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto Tramo de control

Objetivo del puesto

Camarera Reporta a: Gerente operativo Supervisa a: No ejerce supervisión Se relaciona con: Gerente Recepcionista, Lavandera

Operativo,

Realizar la limpieza y mantener el orden en las habitaciones.

– Realizar la limpieza en las habitaciones. – Arreglar las camas. Funciones – Cambiar ropa de cama. – Velar por el buen estado del mobiliario. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO 9° Grado o Bachiller. Nivel educativo – – – – – – – – – –

Perfil del puesto

Conocimientos Habilidades F.

Responsable. Disponibilidad de horarios. Sexo femenino. Puntual Experiencia 6 meses. Limpieza Arreglo de camas Limpiar pisos Lavar Baños Doblado de toallas

F. Elaboró

F. Revisó

Aprobado

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Manual de Organización

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Hotel Continental Plaza

Fecha: 22/04/2011 Página: 1 de 1

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto Tramo de control

Objetivo del puesto

Lavandera Reporta a: Gerente operativo. Supervisa a: No ejerce supervisión. Se relaciona con: Camarera y operativo.

gerente

Realizar el proceso de lavado, secado y planchado de las fundas, sobre fundas, manteles entre otros

Lavar las fundas, sobre fundas, manteles, entre otros. Funciones – Realizar el planchado. – Procurar el buen estado de las prendas en lavado. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO 9° Grado Nivel educativo –

– – – – – – – –

Perfil del puesto Conocimientos Habilidades F.

Responsable. Disponibilidad de horarios. Puntual. Técnicas de remover manchas Doblado de toallas Doblado de Blancos. Lavandería Planchado

F. Elaboró

F. Revisó

Aprobado

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Manual de Organización

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Manual de Organización Manual de organización Fecha: 22/04/2011 HOTEL Página: 1 de 1 CONTINENTAL PLAZA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto Cocinera Reporta a: Gerente Operativo Supervisa a: No ejerce supervisión Tramo de control Se relaciona con: Recepcionista y Gerente Operativo Preparar y distribuir los alimentos, así como Objetivo del puesto mantener en orden y limpio todo el equipo de cocina. – Preparar de los alimentos de los huéspedes. – Mantener con perfecta limpieza y orden la cocina, equipo e instalaciones, incluyendo vajillas, cubiertos, trapos de cocina, etc. – Mantener en perfecta limpieza y orden la cocina, equipo e instalaciones, incluyendo Funciones vajillas, cubiertos, platos de cocina, etc. – Distribuir los alimentos en platos de acuerdo con los menús y las raciones indicadas en ellos. – Cumplir con las normas de higiene y seguridad necesarias para preservar la salud y evitar accidentes REQUERIMIENTOS DEL PUESTO Nivel educativo Noveno Grado o Téc. en Gastronomía – 18-40 Años de edad – Trabajo en equipo. – Disponibilidad de horarios. Perfil del puesto – Proactivo. – Responsable. – Puntualidad. – Procedimientos para la preparación y combinación de los alimentos. Conocimientos – Manipulación de Alimentos – – – – – –

Habilidades

F.

F.

Costear de Platillos, Elaboración de Menús Trabajo en equipo. Preparación de alimentos Lavado de platos Lavado de ollas F.

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Manual de Organización

Directorio Nota: Por motivos de privacidad la empresa no brindo información sobre su personal, ya que era de carácter confidencial, al mismo tiempo, fue el requisito que nos dieron para elaborar el presente manual de organización.

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Manual de Organización

Anexos

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