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• Gabriel Gonzales

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[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II

INTRODUCCION

Es necesario crear entornos dentro de las organizaciones que permitan maximizar los recursos, el tiempo y la productividad personal. El

movimiento

“5S”,

originado

en

Japón,

es

una

herramienta que desarrolla una nueva manera de realizar las tareas en una organización. Esta nueva forma produce un cambio que genera beneficios, así como las condiciones para implantar modernas técnicas de gestión. Para este fin se creó una técnica denominada 5 S’s, por sus siglas en japonés que han sido implantadas en miles de compañías e instituciones en el mundo con extraordinarios resultados. A partir de la instrumentación de la técnica 5 S’s en las empresas se pueden implantar con mucha mayor facilidad y éxito. Luego sabemos que, Este concepto no debería resultar nada

nuevo

para

ninguna empresa,

pero

desafortunadamente si lo es. El movimiento de las 5S´s es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total y que está incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba kaizen. sus objetivos principales

eran

eliminar

obstáculos

que

impidan una producción eficiente, lo que trajo también aparejado

una

mejor

sustantiva

la higiene y seguridad durante los procesos productivos. 1

de

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II

Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje de automóviles hasta el escritorio de una secretaria administrativa.

Las 5 s 1-. Definiciones El autor Rey Sacristán francisco lo define como un programa de trabajo para talleres en oficinas que consiste en desarrollar actividades de orden/limpieza y detección de anomalías en el puesto de trabajo, que por su sencillez periten la participación de todos a nivel individual /grupal, mejorando el ambiente de trabajo, la seguridad de personas y la productividad. . 5S es una filosofía de trabajo que permite desarrollar un plan sistemático para mantener continuamente la clasificación, el orden y la limpieza, lo que permite de forma inmediata una mayor productividad, mejorar la seguridad, el clima laboral, la motivación del personal, la calidad, la eficiencia y, en consecuencia, la competitividad de la organización.(01) Ligia Roció Maldonado Acevedo y Ricardo Cortes Parra lo define como El método de las 5 “S”, originado en el Japón, es un programa de participación que busca crear áreas de trabajo más limpias, seguras y visualmente más organizadas. Aquí la persona y el ambiente en el que se desenvuelve son 2

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II clave. La metodología está orientada a mejorar el ambiente de trabajo y a crear hábitos de calidad en las personas. Son herramientas de mejora que se centran en la eliminación de pérdidas. Se centra en el trabajo efectivo, y la reducción de pérdidas mejorando la calidad y la seguridad en los sitios de trabajo 1.1 ¿QUE SIGNIFICAN? Las 5 S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y que van todos en la misma dirección: conseguir una empresa limpia, ordenada y un grato ambiente de trabajo.

1-.

Seiro

CLASIFICACIÓN

2-.

Seinton

ORGANIZAR

3-.

Seiso

LIMPIEZA

4-.

Seiketsu

ESTANDARIZAR

5-.

Shitsuke

DISCIPLINA

Se llama 5 S’s porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son: • SEIRI – CLASIFICACIÓN Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos. •

SEITON - ORDEN Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. 3

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II •

SEISO - LIMPIEZA Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de salud.

•

S E I K E T S U- CONTROL VISUAL Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todo

• S H I T S U K E- DISCIPLINA Y HÁBITO Consiste

en

trabajar permanentemente

de

acuerdo

con

las normas

establecidas.

Las cinco "s" son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en Japón y hoy aplicado en empresas occidentales. No es que las 5s sean características exclusivas de la cultura japonesa. Todos los no japoneses practicamos las cinco

"s"

en

nuestra

vida personal y en

numerosas

oportunidades no lo notamos. Practicamos el Seiri y Seiton cuando mantenemos en lugares apropiados e identificados los elementos como herramientas, extintores, basura, toallas, libretas, reglas, llaves etc. Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza perderemos la eficiencia y la moral en el trabajo se reduce. Son poco frecuentes las fábricas, talleres y oficinas que aplican en forma estandarizada las cinco "S" en igual forma como mantenemos nuestras cosas personales en forma diaria. Esto no debería ser así, ya que en el trabajo diario las rutinas de mantener el orden y la organización sirven para 4

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II mejorar la eficiencia en nuestro trabajo y la calidad de vida en aquel lugar donde pasamos más de la mitad de nuestra vida. Es por esto que cobra importancia la aplicación de la estrategia de las 5S. No se trata de una moda, un nuevo modelo de dirección o un proceso de implantación de algo japonés que "dada tiene que ver con nuestra cultura latina". Simplemente, es un principio básico de mejorar nuestra vida y hacer de nuestro sitio de trabajo un lugar donde valga la pena vivir plenamente. 1.2. SEIRI - CLASIFICACIÓN Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado. •

Haciendo inventarios de las cosas útiles en el área de trabajo.

•

Entregar un listado de las herramientas o equipos que no sirven en el área de trabajo.

•

Desechando las cosas inútiles.

1.2.1. Ejecución de la Clasificación.

5

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define, El propósito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento o de oficinas cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar. 1.2.2 Identificar Elementos Innecesarios El primer paso en la clasificación consiste en preocuparse de los elementos innecesarios del área, y colocarlos en el lugar seleccionado para implantar la 5 S. 1.2.3 En Este Paso se Pueden Emplear Las Siguientes Ayudas -

En esta primera S será necesario un trabajo a fondo en el área, para solamente dejar lo que nos sirve.

-

Se entregara dos formato tipo para realizar la clasificación, en el primero se anotara la descripción de todos los objetos que sirvan en el área (Anexo 1) y en el otro se anotara todos los objetos que son innecesarios en el área, con esto además, se tiene un listado de los equipos y herramientas del área (Anexo 4). DIAGRAMA FLUJO PARA LA CLASIFICACIÓN

1.2.4 -. Ventajas de Clasificación y Descarte

6

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II •

Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros.

•

Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.

•

Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.

•

Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor cansancio físico y mayor facilidad de operación.

1.2.5 Para Poner en práctica la 1ra S debemos hacernos las siguientes preguntas: •

¿Qué debemos tirar?

•

¿Qué debe ser guardado?

•

¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?

•

¿Qué deberíamos reparar?

•

¿Qué debemos vender?

Otra buena práctica sería, colocar en un lugar determinado todo aquello que va ser descartado. Y el último punto importante es el de la clasificación de residuos. Generamos residuos de muy diversa naturales: papel, plásticos, metales, etc. Otro compromiso es el compromiso con el medio ambiente ya que nadie desea vivir en una zona contaminada. 1.3. SEITON - ORGANIZAR La organización es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cuán rápido uno puede conseguir lo que necesita, y cuán rápido puede devolverla a su sitio nuevo.

7

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II Cada cosa debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso. Como aplicarlas: •

Colocar las cosas útiles por orden según criterios de: seguridad/calidad/eficacia.

•

Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben.

•

Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se Puedan mezclar, que no se puedan deterioren

•

Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.

•

Elaborando procedimientos que permitan mantener el orden.

¡Cada cosa en su lugar!

8

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II 1.3.1-. VENTAJAS DE ORGANIZACIÓN: •

Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuado nos llevará a estas ventajas:

•

Menor necesidad de controles de stock y producción.

•

Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución del trabajo en el plazo previsto.

•

Menor tiempo de búsqueda de aquello que

•

Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y también de

nos hace falta.

los daños a los materiales o productos almacenados. •

Aumenta el retorno de capital.

•

Aumenta la productividad de las máquinas y personas.

•

Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y mental, y mejor ambiente.

•

Nos ayudara a encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo, economizado tiempos y movimientos.

•

Facilita regresar a su hogar los objetos o documentos que hemos utilizados.

•

Ayuda a identificar cuando falta algo

•

Da una mejor apariencia

Y por último hay que tener en claro que: •

Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo.

•

Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o colocación, indicado con exactitud y conocido también por todos. 9

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II Una vez realizada la organización siguiendo estos pasos, sé esta en condiciones de empezar a crear procesos, estándares o normas para mantener la clasificación, orden y limpieza. 1.3.2 Ejecución De la Organización Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio. Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y marcación de los controles de los equipos, instrumentos, expedientes, de los sistemas y elementos críticos para mantenimiento y su conservación en buen estado. Permite la ubicación de materiales, herramientas y documentos de forma rápida, mejora la imagen del área ante el cliente “da la impresión de que las cosas se hacen bien”, mejora el control de stocks de repuestos y materiales, mejora la coordinación para la ejecución de trabajos. En la oficina facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y la eliminación de la perdida de tiempo de acceso a la información. 1.3.4 Orden Y Estandarización El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos, a continuación se entregaran ayudas para la organización. 1.3.5 Pasos para Organizar Presupuesto •

En primer lugar, definir un nombre, codigo o color para cada clase de artículo.

•

Decidir dónde guardar las cosas tomando en cuenta la frecuencia de su uso. 10

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II •

Acomodar las cosas de tal forma que se facilite el colocar etiquetas visibles y utilizar códigos de colores para facilitar la localización de los objetos de manera rápida y sencilla

EJEMPLO DE IDENTIFICACIÓN Y ORGANIZACION

ANTES

DESPUES

11

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II

1.4 SEISO -LIMPIEZA La limpieza la debemos hacer todos. Es importante que cada uno tenga asignada una pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen este compromiso la limpieza nunca será real. Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y después de cada trabajo realizado, retirara cualquier tipo de suciedad generada. Como aplicarlo: •

Recogiendo, y retirando lo que estorba.

•

Limpiando con un trapo o brocha.

•

Barriendo. 12

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II •

Desengrasando con un producto adaptado y homologado.

•

Pasando la aspiradora.

•

Cepillando y lijando en los lugares que sea preciso.

•

Rastrillando.

•

Eliminando los focos de suciedad.

Ármese contra la suciedad 1.4.1. Beneficios •

Un ambiente limpio proporciona calidad y seguridad, y además:

•

Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces

•

Facilita la venta del producto.

•

Evita pérdidas y daños materiales y productos.

•

Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

1.4. 2 Para conseguir que la limpieza sea un hábito tener en cuenta los siguientes puntos: •

Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de usarlas y antes de guardarlos

13

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II •

Las mesas, armarios y muebles deben estar limpios y en condiciones de uso.

•

No debe tirarse nada al suelo

No existe ninguna excepción cuando se trata de limpieza. El objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total 1.4.3. Ejecución de la Limpieza Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define Pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y lograr mantener la clasificación y el orden de los elementos. El proceso de implementación se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución.

Ejemplo de un área despejada, ordenada y limpia. Aplicación de las primeras 3s

14

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II

Otro ejemplo de aplicación de las primeras 3s 1.4.2 Campaña de Limpieza Es un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos permanentemente. Las acciones de limpieza deben ayudarnos a mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y funcionarios y contratistas en el proceso de implantación seguro de la 5 S. 1.5 SEIKETSU - HIGIENE Y ESTANDARIZACIÓN Esta S envuelve ambos significados: Higiene y visualización. La higiene es el mantenimiento de la Limpieza, del orden. Quien exige y hace calidad cuida mucho la apariencia. En un ambiente Limpio siempre habrá seguridad. Quien no cuida bien de sí mismo no puede hacer o vender productos o servicios de Calidad. Una técnica muy usada es el “visual management”, o gestión visual. Esta Técnica se ha mostrado como sumamente útil en el proceso de mejora continua. Se usa en la producción, calidad, seguridad y servicio al cliente. Consiste en grupo de responsables que realiza periódicamente una serie de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de mejora.

15

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II Una variación mejor y más moderna es el “colour management” o gestión por colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situación, coloca una serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas especialmente cuidadas. Normalmente las empresas que aplican estos códigos de colores nunca tienen tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador responsable de esa área soluciona rápidamente el problema para poder quitarla. Como aplicarlas: •

Limpiando con la regularidad establecida.

•

Manteniendo todo en su sitio y en orden.

•

Establecer procedimientos y planes para mantener orden y

•

Limpieza.

La limpieza de nuestro entorno de trabajo…….influye en la calidad de vida en nuestro animo

16

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II

1.5.1 Las ventajas •

Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores.

•

Evita daños de salud del trabajador y del consumidor.

•

Mejora la imagen de la empresa interna y externamente.

•

Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo.

•

Recursos visibles en el establecimiento de la 4ta. S:

•

Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc.

•

Informaciones e Instrucciones sobre equipamiento y máquinas.

•

Avisos de mantenimiento preventivo.

•

Recordatorios sobre requisitos de limpieza.

Aviso que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de sus lugares de trabajo, Instrucciones y procedimientos de trabajo. Hay que recordar que estos avisos y recordatorios: •

Deben ser visibles a cierta distancia.

17

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II •

Deben colocarse en los sitios adecuados.

•

Deben ser claros, objetivos y de rápido entendimiento.

•

Deben contribuir a la creación de un local de trabajo motivador y confortable.

1.5.2 Ejecución de la Estandarización Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la practica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S esta fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones. 1.5.3 Estandarización Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define Se trata de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se ha realizado y aprobado anteriormente, con lo cual se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de los elementos encontrados para poder darle una solución. 1.6 SHITSUKE - COMPROMISO Y DISCIPLINA Disciplina no significa que habrá unas personas pendientes de nosotros preparados para castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos. Mediante el entrenamiento y la formación para todos (¿Qué queremos hacer?) y la puesta en práctica de estos conceptos (¡Vamos hacerlo!), es como se consigue romper con los malos hábitos pasados y poner en práctica los buenos. En suma se trata de la mejora alcanzada con las 4 S anteriores se convierta en una rutina, en una práctica más de nuestros quehaceres. Es el 18

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción. Como hacerlo: •

Respetando a los demás.

•

Respetando y haciendo respetar las normas del sitio de Trabajo.

•

Llevando puesto los equipos de protección.

•

Teniendo el hábito de limpieza.

•

Convirtiendo estos detalles en hábitos reflejos.

¡CUESTIÓN DE HÁBITO!

1.6.1 Incentivo a la Disciplina

19

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define La práctica de la disciplina pretende lograr él hábito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados. En lo que se refiere a la implantación de las 5 S, la disciplina es importante por que sin ella, la implantación de las cuatro primeras Ss se deteriora rápidamente. 1.6.2 Disciplina: La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de las otras Ss que se explicaron anteriormente. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina. 1.6.3 Pasos Propuesto para Crear Disciplina • Uso de ayudas visuales • Recorridos a las áreas, por parte de los directivos. • Publicación de fotos del "antes" y "después", • Boletines informativos, carteles, usos de insignias, • Concursos de lema y logotipo. • Establecer rutinas diarias de aplicación como "5 minutos de 5s", actividades mensuales y semestrales. • Realizar evaluaciones periódicas, utilizando • Criterios pre-establecidos, con grupos de verificación independientes. 1.6.4 Beneficios: • Se evitan reprimendas y sanciones. • Mejora nuestra eficacia.

20

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II • El personal es mas apreciado por los jefes y compañeros. • Mejora nuestra imagen. Con todas las herramientas anteriores asimiladas, se podrá seguir el siguiente plan de trabajo propuesto. 1.7 ANTECEDENTES: Las 5 S’s, iniciaron en Japón hace más de 40 años bajo la orientación de W. E. Deming. Fue Surgida a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por la

Unión Japonesa de

Científicos

e Ingenieros.

También

tenemos

admirables teorías que inicio en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Obteniendo así beneficios tales como: •

Eliminación de desperdicios.

•

Reducción de materiales en procesos.

•

Incremento en la productividad laboral.

•

Evitar accidentes.

•

Optimizar espacios.

•

Incrementar la velocidad de mejora.

1.7.1 Beneficios de las 5s • La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo. • Los trabajadores se comprometen. • Se valoran sus aportaciones y conocimiento. • La mejora continua se hace una tarea de todos. 1.7.2 Conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en 21

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II •

Menos productos defectuosos.

•

Menos averías

•

Menor nivel de existencias o inventarios

•

Menos accidentes

•

Menos movimientos y traslados inútiles

•

Menor tiempo para el cambio de herramientas

1.7.3 Lograr un MEJOR LUGAR DE TRABAJO para todos, puesto que conseguimos •

Más espacio

•

Orgullo del lugar en el que se trabaja

•

Mejor imagen ante nuestros clientes

•

Mayor cooperación y trabajo en equipo

•

Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas

•

Mayor conocimiento del puesto

1.8 APLICACIÓN DE LAS 5 S EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EMPRENDE

PERÚ,

Jorge

Ibáñez

Vizcarra,

explica

que

Resulta

conveniente resaltar que el método de las 5 S no es solo aplicable en la empresa privada, pudiendo ser de mucha utilidad su implantación en la administración pública. ¿Cuántos de nosotros hemos sufrido por demoras de trámites o pérdida de documentos en alguna institución pública? El principal problema es la falta de hábito para mantener una política dentro de una institución que muchas veces cuenta con alta rotación de funcionarios, en la cual no se institucionalizan las buenas prácticas y por lo 22

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II cual no hay un registro de las acciones que se llevan a cabo para la mejora de la administración. Es común ver ahora el gran incremento de proyectos institucionales en las diferentes instituciones públicas por el cual se renueva el mobiliario y equipo tecnológico dentro de las oficinas, sin embargo, el no contar con los hábitos adecuados puede generar que en muy poco tiempo las oficinas se vean nuevamente recargadas de papeles en las oficinas que muchas veces no generan ningún nuevo valor o aporte al procedimiento.

1.9 RELACIÓN DE LAS 5 S CON EL DECÁLOGO DEL DESARROLLO EMPRENDE PERÚ, Jorge Ibáñez Vizcarra define como Los principios descritos tienen estrecha relación con el Decálogo del Desarrollo, siendo su aplicación en la rutina diaria una forma de vida que permita a los emprendedores colaborar con el desarrollo del país, sin importar la ideología partidaria. Ello se puede hacer desarrollando actitudes, valores o compromisos a seguir, que puedan originar la mejora de nuestras potencialidades que nos lleven a no necesitar de tener la riqueza alrededor, sino de ser nosotros mismos capaces de generarla aprovechando para ello todas nuestras capacidades y potencialidades. Esas características, hábitos o principios que los habitantes de la gran mayoría de los países desarrollados tienen y los cuales no son practicados en su vida diaria por la población en los países subdesarrollados, son descritos en los principios del Decálogo del Desarrollo, estando muy relacionado con la filosofía de las 5 S.

1.10 ACTIVIDADES PARA OBTENER LA SOSTENIBILIDAD DEL MEJORAMIENTO LAS 5S PUEDEN RESULTAR ÚTIL PARA 23

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II El mejoramiento de la productividad (a través de la mejor disposición de las maquinarias y herramientas, el mantenimiento suficiente de las máquinas, la motivación elevada de los empleados y obreros por su participación en las actividades de mejoramiento, la optimización de los procesos de trabajos, la facilidad del mantenimiento de la maquinaria productiva a través de la suficiente limpieza, etc.) •

El mejoramiento de la calidad (a través de la estandarización de labores, clasificación de asuntos, etc.)

•

El mejoramiento de la seguridad laboral (a través del uso adecuado de la maquinaria, el uso de uniformes, guantes y cascos de seguridad, las buenas condiciones de higiene, etc.

Simplificar el trabajo a través de la automatización reducción de la variedad de las partes de un producto introducción de nuevas maquinas para automatizar los procesos de producción

principios eliminación

sentidos eliminar

ejemplos de la aplicación

los

asintos

y

trabajos

actividades inútiles

1. eliminación

de

las

reuniones innecesarias 2. eliminación

de

las

herramientas que no se han usado en los últimos 3 años unificación

hacer múltiples cosas en

3. realización simultanea de

un proceso ( en una

dos procesos productivos

herramienta)

4. realización simultanea de

hacer múltiples cosas al mismo tiempo

la producción y el ensayo 5. uso común de las partes para procesos

24

los

diversos

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II reajuste (intercambio)

cambiar el orden de los

6. intercambio

procesos

de

los

procesos

cambiar la metodología

7. compras de las partes

cambiar las materias

importadas en lugar de las partes domesticas 8. intercambio

de

trabajo

entre el sr. a y el sr. b

simplificación

Reducir el número de reducción de la variedad de las materias procesos etc.

partes de un producto

simplificar el trabajo a introducción través

de

automatización

de

nuevas

la maquinas para automatizar los procesos de producción

1.11 PROCESOS DE LA APLICACIÓN DE 5S EN PYMES (MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS) Los procesos de la implementación de las actividades de 5S pueden ser flexibles, dependiendo de la realidad de cada empresa. Un ejemplo de los posibles procesos se puede resumir a continuación; Primer Paso: Actividades preparatorias Declarar la introducción de 5S por el dueño (ii) Definir claramente el objetivo específico y el plan de acciones de 5S. El plan de acciones deberá incluir: la meta, el indicador, las actividades, las personas y las secciones responsables, la fecha límite a cumplir, etc. (En cuanto al indicador para el monitoreo de la campaña, es recomendable no sólo elaborar los indicadores cuantitativos sino también sacar las fotos del taller y el almacén para poder comparar “antes” y “después” de la campaña visiblemente.) En caso de que la empresa tiene distintas gerencias y secciones, es recomendable elaborar el plan de acciones por cada gerencia y/o sección, de manera coherente con el plan general de la empresa.(iii) Organizar el comité para la campaña de 5S y definir el papel de cada miembro del comité como el siguiente ejemplo;25

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II Dueño: (a) Monitorear el avance de la campaña mensualmente, (b) autorizar el plan de acciones de la campaña de 5S, (c) educar a los trabajadores en los temas de 5S.Gerente del taller: (a) Monitorear el avance de la campaña semanalmente, (b) elaborar y modificar el plan de acciones de la campaña, (c) convocar la reunión del comité, (d) educar a los trabajadores en los temas de 5S. (e) asesorar a todas las secciones (o todas las personas en caso de la pequeña industria) sobre el avance de la campaña.Jefes de la sección: (a) Monitorear el avance de la campaña diariamente en su sección, (b) gestionar la campaña en su sección, (c) asignar las actividades y sus metas a cada trabajador. Segundo Paso: actividades iniciales de 5s El siguiente paso puede ser realizar (i) la limpieza de manera intensiva, y/o (ii) la clasificación de los asuntos en el taller y almacén en la fábrica (el taller) y el almacén, en el primer día de la introducción de 5S. Este paso puede facilitar la cristalización de los problemas ya existentes que causaban y podrán causar la ineficiencia de la producción en el taller. En cuanto a la clasificación mencionada arriba (ii), es recomendable que se péguela tarjeta del color rojo a los asuntos que deben eliminarse (inventarios muertos, herramientas innecesarias, etc.). Tercer Paso: Realización Realizar el plan de acciones ya elaborado en el primer paso (ii) Monitorear el avance mediante una lista de chequeo (iii) Modificar el plan de acciones, dependiendo de los resultados del avance de monitoreo (iv) Reconocer el avance importante y remunerarlo 1.12 En Perú Produce capacitará a MYPES a través de programa japonés. Solo 36 MYPES serán seleccionadas. Programa es gratuito e inscripciones se cierran el 30 de abril. 26

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II

Produce ofrece oportunidad de mejorar eficiencia de MYPES en programa de capacitación (Foto: USI) Hasta el 30 de abril, las micro y pequeñas empresas de la Región Lima podrán inscribirse y postular al programa de capacitación y certificación denominado 5S Japonesa, según un comunicado del Ministerio de la Producción. Serán un total de 36 MYPE los seleccionados, quienes podrán incrementar su competitividad y productividad, a través de diversos módulos de capacitación, asesoría y certificación valorizados por un monto total de S/. 280,500. Los elegidos también perfeccionarán sus condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente, elementos que son la base para la mejora continua e implantación de un sistema de calidad dentro de las empresas. El programa de capacitación es subvencionado en su totalidad por PRODUCE, y tendrá una duración de 7 meses, que estará a cargo del Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú . El Ministerio de la Producción señaló que los procesos de capacitación y certificación serán conducidas por expertos que les permitirá mejorar y fortalecer las capacidades empresariales de las MYPE. Los interesados pueden visitar la página web www.crecemype.pe y/o comunicarse a FONOMYPE 0800-77-8-77 (línea gratuita), o a los teléfonos: 6267602, 6262269 y 6262277.

27

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II

Diario Gestión, Martes, 24 De Abril Del 2012

CASOS PARA APLICARLO SEGURIDAD EN BIBLIOTECAS & MÉTODO 5´S 1-.INTRODUCCIÓN. Una de las máximas para mantener altos índices de seguridad en las bibliotecas es crear y sustentar planes de prevención (Defendido por diversas Prevenir es igual o más importante que la intervención una vez ocasionado el hecho. La mayor parte de los accidentes ocasionados en

los centros son debidos a negligencias, a desidias, a la falta de

mantenimiento, a la escasez de formación, etc. 28

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II El uso de la disciplina 5´S impulsa actuaciones preventivas con el propósito de reducir e incluso anular cualquier atisbo de amenaza. Las acciones se realizarán de acuerdo a la puesta en práctica de los cincos principios: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke desarrollados por el ingeniero japonés el Dr. Kaoru Ishikawa, tras un viaje de estudios por Estados Unidos en 1950. El Dr. dio vida a la técnica 5´s con unas características iniciales predominantemente domesticas (Delgadillo, 2006) con el paso del tiempo se adaptarán al ámbito empresarial e institucional. En el siguiente apartado se detallarán las cinco fases enumeradas, dirigidas a intensificar y a mejorar la seguridad de los centros bibliotecarios. Las cuales se enfocan conjuntamente a las tres unidades (Prieto Gutiérrez, 2009) esenciales que conforman el espacio bibliotecario: las personas, los documentos y la institución. 2. DESARROLLO EN BIBLIOTECAS. 1. SEIRI (separar – seleccionar clasificar) La primera “S” se refiere a eliminar del área de trabajo todo aquello que no sea necesario. Este paso de organización es una manera excelente de liberar espacios desechando objetos y máquinas obsoletas y deterioradas (estanterías vacías, armarios, ficheros, fotocopiadoras, PCs,), expurgando documentos duplicados (Badke, 2006), examinando cajas de documentos apiladas, encuadernando materiales en mal estado, seleccionando los documentos más antiguos, exclusivos o costosos, etc. Gracias al Seiri es viable realizar un inventario tanto del material bibliográfico como de todos aquellos elementos que componen la biblioteca. La presencia de elementos innecesarios (algunas veces diseminados por las salas, zonas comunes y por los depósitos) genera un ambiente tenso entre los usuarios y bibliotecarios, dificultando las salidas de emergencia y zonas de evacuación (pudiendo quedar obstaculizadas las mismas) y limitando la visualización de letreros y señales.

29

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II Por tanto, la implantación del Seiri permite crear un entorno de trabajo en el que él se evitan los problemas de espacio, se aumenta la visibilidad, la pérdida de tiempo se reduce ante cualquier movimiento repentino y en definitiva se aumenta la seguridad. 2. SEITON (ORDENAR) Es la segunda "S", se enfoca a sistemas de orden eficiente y efectivo un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar La estrategia a emplear por este método debe seguir un orden que ayude a usuarios y bibliotecarios a: o Disponer de la información bibliográfica de una manera rápida y efectiva. Para ello, el staff de la biblioteca debe ubicar donde se encuentran documentos

los

materiales

como

para

documentales evacuarse

de

tanto la

para

biblioteca

conseguir

los

en

de

caso

emergencia. Con el fin de que las operaciones y tareas fluyan lo más seguro es necesario estandarizar o normalizar cuál es el sitio que corresponde a cada documento y la forma de hallarlo. o Que los materiales o sistemas de seguridad (accesorios y equipos disponibles ante cualquier emergencia) deben encontrarse en emplazamientos conocidos por todo el personal que acude a la biblioteca. Por tanto, Seiton permite disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean, para facilitar la identificación visual y espacial de fondos documentales, de los elementos de los equipos, sistemas de seguridad, alarmas, controles, etc. 3. SEISO (LIMPIAR) Una vez eliminado los desperdicios y objetos inútiles y recolocados los que se necesitan, le toca el turno a la limpieza de las diferentes áreas de la biblioteca. Tras haber sido realizado de manera exhaustiva por primera vez, habrá que mantener una diaria limpieza a fin de conservar el buen aspecto y comodidad de esta mejora implantada. Este paso favorece la participación entre el staff bibliotecario. 30

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II Al

mismo

tiempo,

comienzan

a

resultar

evidentes

problemas

y

necesidades que antes estaban ocultos por el desorden y la suciedad, permitiendo apreciar fugas y escapes de agua, aire, gas y zonas con excesiva temperatura; en definitiva, zonas capaces de generar riesgos de variada índole. SEISO se traduce como “limpieza” pero es más que limpiar; consiste en combatir las fuentes de suciedad de forma tal, que desaparezcan las causas que producen el deterioro o el mal hábitat de trabajo. La buena limpieza no es el resultado de hacer limpieza una vez a la semana, ni una vez al día; es el resultado de mantener la biblioteca limpia todo el tiempo. Es un factor esencial en un programa que promueve la seguridad y la salud.

4. SELKETSU (SISTEMATIZAR - ESTANDARIZAR – PULCRITUD) Consiste básicamente en aplicar, replicar y mantener lo que se ha venido desarrollando hasta ahora. Más que una actividad es una condición o estado permanente. Durante las tres primeras actividades tanto los usuarios como los bibliotecarios, han ido adquiriendo paulatinamente un sentido crítico que les facilita identificar las situaciones anormales y solventarlas. 5. SHITSUKE (DISCIPLINA – HABITO - SEGUIR MEJORANDO) Esta fase significa que el proceso se encuentra consolidado y concluido, no consiste,

por

tanto,

en

implementar

nuevas

actividades

mantener las anteriores, habiéndolas incorporado a lo cotidiano.

31

sino

en

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II Se puede decir que ya son parte de la manera de trabajar de la biblioteca, como hábito o rutina, al implementar permanente y correctamente los procedimientos apropiados en todos los niveles jerárquicos del centro. Mediante el desarrollo del Shitsuke se logra que las personas adquieran una fuerte

conciencia

con

relación

a

los

estándares

de

efectividad

organizativa que se traducen en una mejora sistemática de las seis Estrategias claves de una biblioteca efectiva: -

Productividad.

-

Calidad.

-

Rentabilidad

-

Entrega de información.

-

Seguridad y Medio Ambiente.

-

Moral o Satisfacción en el trabajo.

3. BENEFICIO DE LAS 5´S. A diferencia de los tradicionales sistemas de gestión en bibliotecas (Carrión, 1993) donde es frecuente que los procedimientos sean escritos por personas ajenas al área y luego entregados para su desarrollo. El programa 5´S conlleva desarrollar los propios procedimientos a fin de lograr el compromiso real y concreto de los actores del cambio. Las conductas realizadas por el staff son debidas, por algo que se desprende de la necesidad y oportunidad de hacerlo. Es decir, el personal bibliotecario se convierte en seguidor de una forma de trabajar que descubre como regeneradora y trascendental. No sólo el personal se siente mejor y más seguro en el lugar donde trabajan, sino que se produce un efecto de superación continua, respuestas más rápidas ante los imprevistos y urgencias, aumento de la vida útil de los 32

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II equipos, mejora seguridad

en

el mantenimiento la

organización,

periódico, se genera

cultura

de

más motivación para el trabajador,

aumentan los niveles de progresión, etc. Las 5'S son un buen comienzo hacia la calidad total y está en el equipo empezar a aplicarlas y conseguir sus beneficios. 4. CONCLUSIONES. La respuesta a la mayoría de los problemas de inseguridad ocurridos en las bibliotecas es posible resolverlos mediante la puesta en marcha del método japonés 5´S. El coste económico a la hora de impulsar y emplear dicho método es ínfimo comparado con las grandes sumas que las bibliotecarias

gastan

en analizar

e

intentar

instituciones

solucionar

sus

inestabilidades a través de la contratación de servicios de empresas dedicadas al asesoramiento general en seguridad y protección. Estos consultores industriales, generalmente, nada tienen que ver con el ámbito de las bibliotecas y desconocen sus particularidades. Los resultados de los asesores externos concluyen en verdaderas propuestas que muchas veces se abandonan en los tinteros sin plasmarse en el terreno. La puesta en marcha del método nace desde dentro, desde el núcleo de la institución, con la exclusiva participación del personal de la biblioteca y de los usuarios, ya que son ellos los que verdaderamente están al tanto del día a día y de los problemas de la biblioteca. Mediante su conocimiento y aplicación se crea una cultura laboral y de manejo de los recursos que da resultados positivos al poco.

33

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II

Juan José, Prieto Gutiérrez, II encuentro latinoamericano de bibliotecarios, archivistas y museólogos-Lima Perú “información

y cultura: equidad de

derechos y oportunidad”

LAS 5 "S" JAPONESAS DE MEJORA CONTINUA EN LA EMPRESA Título original: Ejemplo de la 5’s de la calidad en una carpintería, En este trabajo se muestra de forma general la herramienta de Calidad de las 5’s japonesas, utilización, ventajas y características principales, que hace situarlo dentro de uno de los métodos de mejora de la calidad más utilizados dentro de las empresas, independientemente del tamaño y giro de negocio de la misma. A manera de ejemplo, se expone un caso de aplicación dentro de un taller de carpintería, que se caracterizan por tener materia prima, productos en proceso, producto terminado y scrap, si los trabajadores no tienen como regla la mejora continua, el desorden que se genera dentro del taller, trae como resultado pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero para el empresario, con esta aplicación se demuestra la practicidad del uso de esta herramienta para resolver problemas de organización y optimización del taller. I. Introducción

34

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II En el taller de carpintería uno de los principales problemas es la pérdida de tiempo que se genera por el desorden de los empleados, en el proceso de fabricación de algún producto, se ha contabilizado el retraso de hasta 1 día por no encontrar alguna herramienta o los accesorios finales para la entrega del mismo. Dada esta situación el dueño ha implantado diferentes sistemas de organización, son funcionales mientras se le da seguimiento, los empleados son renuentes y lo perciben como una carga adicional no redituable y les ocasiona pérdida de tiempo y esfuerzo. II. Estrategia Semana número 1: se invitó al personal a participar en el curso de mejora continua de la Calidad llamado las 5’s Japonesas, el preámbulo fue con 2 semanas de antelación para generar interés y curiosidad a la vez, la estrategia fue colocar una invitación abierta para asistir de las 8.15 a las 9.15am, incluía un desayuno ligero y cafetería; esto creó expectativa, ya que la entrada formal es a las 8.30 am, implicaba llegar 15 minutos antes, pero reconocer que 45 minutos de su jornada diaria serían para capacitación y no se exigiría reponer ese tiempo o tener trabajo sobrecargado dentro del día, y que adicionalmente el jefe brindaría un desayuno ligero fueron buenos alicientes, pues ellos querían conocer mas del tema. Algunos conocían o habían escuchado por algún pariente que trabajó en maquilas o empresas en proceso de certificación sobre este tema; a pesar de las preguntas constantes, el encargado no contestaba a sus cuestionamientos. Semana número 2 día 1: Cartulinas adheridas a las paredes, con una o dos palabras en japonés y en español. Por último se abordó el ¿por qué las 5 S?, aprendieron de la aplicación a nivel mundial con excelentes resultados, que es una herramienta sencilla y efectiva, así como las ventajas y mejoras para su taller en: 1) Calidad de los productos y del trabajo mismo. 2) Eliminación de tiempos muertos 35

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II 3) Reducción de costos. Se generó el compromiso personal y duradero para la empresa, vieron que las 5’s se adaptó a la perfección a su entorno de trabajo, habría más organización, limpieza, seguridad e higiene. Todos, incluido el dueño, asumieron un compromiso de mejoría a corto plazo. Segundo día: ejemplos breves del Resultado de la Aplicación de las 5’s, tales como: reducción en porcentajes de los números de accidentes de trabajadores, disminución de los costos de mantenimiento de la herramienta, aumento de producción por no tener tiempos muertos buscando algún solvente o accesorio para la fabricación y mayor confiabilidad en el equipo de trabajo, ya que la herramienta de mano y maquinaria estaría en óptimas condiciones. Así mismo se discutió el tema del Beneficio de las 5’s en su entorno de trabajo que como retroalimentación los mismos trabajadores llegaron a la conclusión de que los beneficios en su taller serían similares a los ejemplos que se les mencionaron por la aplicación en otras empresas. Finalmente se mostraron fotografías de antes y después en otras organizaciones. Tercer día – Seiri y Seiton. Seiri: Se les enseñó a separar las cosas necesarias de las que no lo son, manteniéndolas en un lugar adecuado para cada tipo de producto, el clasificar fue básico, ya que los solventes se pusieron en un lugar seguro, fuera del alcance de los visitantes y de los niños, los suministros como chilillos, clavos, grapas y artículos diminutos se almacenaron en botes plásticos de acuerdo a la medida y las piezas pequeñas de poca cantidad en cajas plásticas con divisiones. Se les preguntó: ¿Qué debemos tirar? ¿Que debe ser guardado? ¿Qué puede ser útil? De la maquinaria descompuesta ¿Qué se puede reparar, ¿Qué se debe vender y ¿Qué se debe desechar o descartar? Seiton: La importancia de la Organización ayuda a conseguir rápidamente lo que se necesita y la misma facilidad para retornarla a su sitio nuevamente. Se explicó que cada cosa tiene un lugar y que dentro de la empresa existe un lugar para cada cosa, es decir, después de utilizar alguna herramienta o 36

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II materia prima se debe devolver al área de donde se tomó y ponerlo en el lugar que le corresponde. Se discernieron las ventajas para ellos y su empresa en optimizar y organizar el uso de los recursos materiales para tener beneficio en tiempos, inventarios sanos, aumento de productividad de la maquinaria y de ellos mismos por no tener el mismo cansancio físico y mental ocasionado por la mejoría en el ambiente de trabajo. En este punto, ellos determinaron cuál era el mejor espacio y lugar definido para cada cosa, sugirieron en diferentes maneras de reducir tiempos, inventarios y optimización de las materias primas. Cuarto día – Seiso y Seiketsu. Seiso: la Limpieza la debemos realizar todos. Se asignó una pequeña zona de su área de trabajo que deberán mantener siempre limpia y será bajo su responsabilidad, todo el taller se distribuyó en los miembros de la empresa. Al conocer los beneficios por tener un ambiente limpio, ver lo importante que es para la imagen interna y externa este entorno, la facilidad para la venta de los productos por tener mejor exhibición y evitar pérdidas monetarias por las materias primas, pero sobre todo el tener un ambiente de trabajo ideal para desempeñarse cómodamente y sin accidentes o riesgos por tropiezos con cables o lastimarse por tornillos tirados, resbalones por solventes o pegamentos derramados en el suelo, los empleados entendieron el compromiso adquirido para lograr un ambiente limpio. Seiketsu: higiene y visualización o “visual management”, también conocido como gestión visual, se demostró a los trabajadores la utilidad de esta técnica, como se aplica a la perfección en la empresa, exige mantenimiento de la limpieza y cuidar la apariencia. Se detectaron los puntos donde se requería poner avisos de seguridad e higiene, reglas preventivas de uso, tarjetas de colores para señalización de los químicos o materias primas peligrosas, advertencias en herramientas de uso rudo con alto grado de peligrosidad.

37

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II Quinto día – Shitsuke: El implantar la herramienta de las 5’s genera un Compromiso y Disciplina por parte de todos los trabajadores, pero realmente deben tener voluntad para hacer las cosas como se deben de hacer. Se mostró que lo idóneo es que cada uno asuma su propia responsabilidad adquirida para eliminar la necesidad de nombrar un responsable de supervisión, ya que la empresa desea crear un entorno de trabajo en base de los excelentes hábitos y conocimientos adquiridos. Este día por ser el último del curso, fue muy motivador por las dinámicas grupales de retroalimentación, para crear conciencia en el compromiso de todos y cada uno de los empelados destacando que el beneficio final es crecimiento a nivel personal por tener una mejora continua. III. Implantación El primer día de aprendizaje se realizó en un ambiente sano, relajado, divertido, lo más importante fue que hubo un expositor y los asistentes, sin importar si eran empleados, supervisor o dueño, los temas abarcados fueron: ¿Qué son las 5’s? se mencionó que es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entrono de trabajo por parte de todos. En Inglés se ha dado en llamar “housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”. Utilizando cartulinas similares a las que se adhirieron una semana antes, se les enseñó el significado de las iníciales de las 5’s en Japonés y su significado en Español. •

Seiri = Clasificacar y descartar

•

Seiton = Organización

•

Seiso = Limpieza

•

Seiketsu = Higiene y Visualización

•

Shitsuke = Disciplina y Compromiso.

IV. Conclusiones 38

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II Este artículo desarrolló brevemente por la implantación de las 5’s de la calidad como una herramienta de mejora continua por la necesidad palpable existente en el taller de carpintería; se discutieron los diferentes métodos y herramientas conocidas, ventajas y desventajas en la aplicación y entendimiento; finalmente por la facilidad de comprensión, sencillez en la enseñanza y dinámicas grupales que se podían integrar, fue la herramienta idónea para esta organización. El beneficio final es la mejoría en el ambiente de trabajo, el compromiso del empleado por ver esta norma como una mejora continua, valoraron el periodo de capacitación por parte de la empresa, se sienten parte esencial e importante de la misma, finalmente perciben el beneficio personal que adquieren al desarrollar esta herramienta como parte de su hacer diario no sólo en su lugar de trabajo, sino en todos los ámbitos de su vida.

39

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II

Revista vinculando, Edición 12 mayo 2011, México

CASOS LAS 5 “S” UNA FILOSOFÍA DE TRABAJO Muchas veces, al entrar a una empresa u organización nos topamos con desorden y falta de limpieza. Ello de inmediato nos da la impresión de que en ese lugar las cosas andan mal, muy mal. Esta técnica de gestión japonesa se basa en cinco principios simples para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Es conocido que el orden y la limpieza son parte vital en hoteles, restaurantes y lugares donde se expenden alimentos. En la industria de la hospitalidad se hace enorme énfasis en el orden y la pulcritud. La disciplina del merchandising también da recomendaciones perentorias en ese aspecto. Pero ello es perfectamente válido para todo establecimiento comercial, industrial y de servicio. La perfección oriental Las 5 “S” son una metodología de trabajo, originada en Japón, donde la perfección en todos los aspectos ha conseguido altos niveles de eficiencia y competitividad, reconocidos mundialmente. Esta metodología se basa en cinco principios, de cinco concepto-palabras japonesas que comienzan con la letra “S”. 1-. Clasificar (Seiri) 40

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II El propósito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento u otras actividades cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar. Los beneficios son que, clasificando y eliminando lo superfluo, se consiguen mayor espacio, mejor control de los inventarios, eliminación del despilfarro y menos accidentes. 2-. Organizar (Seiton) Se trata de colocar los elementos de trabajo en sitios donde se puedan encontrar fácilmente para su uso y devolverlos a su lugar original. Permite ubicar materiales, herramientas, documentos de forma rápida. Esto tiene un efecto positivo en los clientes ya que les da la impresión de que las cosas se hacen bien. En la oficina permite el control visual de las carpetas eliminando la pérdida de tiempo de acceso a la información. 3-. Limpiar (Seiso) Esta fase tiene como objetivo incentivar la actitud de limpieza delsitio de trabajo y lograr mantener todo en el debido orden. Esto se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución. 4-. Estandarizar (Seiketsu) En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la práctica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones. Se trata de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se ha realizado y aprobado anteriormente, con lo cual se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de los elementos encontrados para poder darles una solución. 41

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II 5-. Disciplina (Shitsuke) La práctica de la disciplina pretende lograr el hábito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados. En lo que se refiere a la implantación de las 5 “S”, la disciplina es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras “S” se deteriora rápidamente. La disciplina no es visible y no puede medirse, a diferencia de las otras “S”. Existe en la mente y en la voluntad de las personas, solo la conducta demuestra su presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina. Aunque se ha aplicado en ingeniería industrial preferentemente, las 5 “S” tienen aplicación en todos los ámbitos, incluyendo el hogar, las escuelas, las comunidades, el mercadeo y las ventas. La formación e implantación de hábitos de limpieza, orden, disciplina, se hacen necesarios desde temprana edad. Si no se aprenden esos y otros hábitos en el hogar, es muy difícil introducirlos luego en las personas. Con solo mirar a nuestro alrededor, podemos apreciar la carencia de hábitos disciplinarios y orden que existe en todos los niveles.

42

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II

i

Jorge Pereira, Revista Volar, martes 12 de abril 2011, Colombia-Medellín

CEMENTOS CAPA FINALIZA SU PROYECTO DE LAS 5S El orden y la limpieza rigen el concepto de las 5 S, metodología de origen japonés, aplicado hoy en día a la gestión empresarial. Un concepto que toma su nombre de las cinco palabras japonesas seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke, que hacen referencia a separar, ordenar, limpiar, estandarizar y sistematizar. Estas 5S guardan el secreto de la productividad y contribuyen a la mejora de la competitividad de las empresas, a través de un desafío de programas y técnicas que implica la adquisición de autodisciplina por parte de los empleados y el aprovechamiento de los recursos, en los puestos de trabajo entre otras cuestiones. Después de dos años, Cementos Capa ha concluido su proyecto de las 5 S y durante este periodo, en el proyecto ha habido un entusiasta equipo de trabajo permanente a todas horas y al que poco a poco se han ido incorporando distintas personas a lo largo de las diferentes fases en que se ha aplicado esta innovadora metodología. El proyecto fue lanzado en mayo de 2005 y ha tenido dos objetivos claramente centralizados: mejorar la imagen de las instalaciones y conseguir integrar en su quehacer diario la filosofía del proyecto. En líneas generales con este procedimiento se pretende mantener el orden y la limpieza en el puesto de trabajo y en el entorno, obteniendo de manera indirecta el ahorro de recursos materiales y la mejora de la motivación y la productividad. Además el proyecto intenta convertir en hábito los procedimientos correctos, enfatizando en la formación y en el entrenamiento.

43

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II El proyecto de las 5 S fue implantado en Cementos Capa en 2005 en todas sus instalaciones y en todo este periodo se han realizado diferentes cursos de mentalización en toda la plantilla y creación y colocación de carteles. En todo este tiempo se han identificado 234 acciones de mejora, dentro de las cuales, se detectaron una serie de problemas estructurales que se tenían que corregir mediante inversiones en las instalaciones industriales. Cementos Capa ha realizado una inversión superior a los 400.000 p  ara poder llevar a cavo este proyecto. Se han desarrollado 26 procedimientos para dar dinamismo a las acciones acometidas en las oficinas, laboratorios, zonas de producción, almacenes y finalmente en las zonas comunes. Para seguir manteniendo esta mecánica en la empresa, está prevista la constitución de un Comité de Seguimiento con diversas reuniones mensuales, las que permitirán observar el funcionamiento correcto de la aplicación de los procedimientos y hacer frente a nuevos problemas que aún no han surgido. Con la metodología de las 5 S aplicada en el ámbito laboral, se aumenta la motivación, mejora los niveles de seguridad y la calidad de las empresas. Además mengua el tiempo de respuesta ante una incidencia y se favorece la autodisciplina, además de una capacidad para

evidenciar problemas

relacionados con la falta de material, líneas de producción desequilibradas, averías en máquinas y demoras en las entregas en incrementar la superficie de trabajo disponible. El método de las 5 S es fundamental para apoyar el proyecto de 0 Accidentes que estamos llevando a cabo en todas las empresas de Financiera y Minera. Un proyecto que comenzó en Capa en el año 2006, mejorando en los siguientes meses todos los indicadores de seguridad de la planta. La implicación de todos los empleados ha hecho posible arraigar la cultura de la seguridad de forma real y palpable, cambiando nuestra mentalidad y hábitos en el ambiente laboral.

44

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II

ii

Revista hormigón, n-.904, agosto 2007, España –Madrid LAS 5 “S”, UN CASO DE APLICACIÓN (COLOR LIVING)

Color Living es uno de los fabricantes de juegos de living más importantes del país. Con alrededor de 200 empleados y una presencia creciente en el mercado nos solicitó asistencia para mejorar la efectividad de las operaciones, capitalizar la sinergia grupal y mejorar la productividad y la calidad. Todo esto enmarcado en una necesidad de mejorar sistemáticamente los costos para prevenirse de importaciones que pudieran competir con sus productos. Nuestra respuesta fue clara. Si quieren iniciar un proceso de mejora que impacte fuertemente en los resultados, logrando a su vez amplia participación y compromiso de la gente, lo que necesitan es desarrollar las 5 “S” como sistema de gestión. Nos costó al inicio mostrar que las 5 “S” no son un programa de Orden y Limpieza. La mayoría de las practicas adolecen de cierta superficialidad, olvidando que el orden y la limpieza son instrumentales. Son el medio para desarrollar las habilidades necesarias, promover un espíritu participativo y crear un movimiento de mejora que no tiene fin. Con esos conceptos claros Color Living se ha embarcado en este proceso de implementación de las 5 “S” que alcanzará todas las áreas de la organización, tanto productivas como administrativas ya que como hemos afirmado en otro artículo, las 5 “S” representan una lógica de gestión, una forma de organizar las actividades cotidianas y una manera de interactuar entre las personas y las áreas. Por lo tanto no es algo exclusivo de las áreas productivas y por el contrario pueden y deben ser desarrolladas en toda la organización. Así, estaremos encaminándonos hacia un verdadero cambio cultural que es al fin y al cabo uno de los objetivos de las 5 “S”. Si resumimos los pasos principales que fuimos dando estos fueron:

45

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II 1. En primer lugar brindar una capacitación inicial para clarificar conceptos básicos e identificar quiénes conformarían el Consejo de las 5 “S” responsable de liderar el proceso. 2. Se seleccionó el área piloto y se trabajó en los objetivos que se pretenden lograr con la implementación del sistema. Estos son objetivos guía que impulsarán la marcha de todo el proceso. 3. Se trabajó en la creación de etiquetas rojas y en el marketing interno necesario para sumar gente al nuevo proyecto. 4. Realizamos una experiencia inicial en el Área Piloto para probar los conocimientos teóricos en la práctica y evacuar las dudas que surgieran de un caso real concreto. 5. Finalmente hicimos el lanzamiento oficial en el Área Piloto, con gran participación y entusiasmo por parte de los operarios. El proceso recién está consolidándose pero ya podemos visualizar los primeros resultados que son muy auspiciosos: • Amplia involucración de las personas • Clara mejora del ambiente físico y psíquico de trabajo • Creciente Organización del espacio (lay-out) • Minimización del esfuerzo • Disminución de movimientos que no agregan valor • Transmisión horizontal de experiencias • Aprendizaje grupal • Participación en la toma de decisiones • Creciente conciencia por la calidad y los costos. Como afirma Lucas Liendo, responsable de Recursos Humanos:

46

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II “La ventaja más importante de la implementación de 5 “S” en Color Living, independientemente de las características del programa, es la implementación de un método. La ausencia de este tipo de programas durante tantos años hace que hoy nos cueste tanto su implementación. De todas formas, poco a poco, va cambiando nuestra forma de pensar y los resultados empiezan a aparecer. El programa 5 “S” les ha dado a todos los integrantes de la organización, desde las gerencias hasta los niveles operativos, una segunda oportunidad de crecer y progresar sin tener que cambiarse de compañía.” Tal vez uno de los resultados más significativos que proporcionan las 5 “S” es que cuando un grupo comienza con su implementación de forma seria y consistente el resto se contagia de manera inmediata. Hoy, nos encontramos en una etapa de consolidación de los aprendizajes y de planificación de los próximos pasos. Como suele suceder, el comité de implementación está siendo sobre demandados por parte de los operarios debido al entusiasmo de éstos para con el programa. Es por ello que lo que se necesita es repensar continuamente el plan de acción para poder conjugar la necesidad de avanzar a la velocidad correcta y en la dirección adecuada con los resultados operacionales requeridos. Para asegurar los resultados buscados trabajaremos en los siguientes puntos críticos: •

Plan de Acción de cada una de las áreas.

•

Capacitación y entrenamiento “on the job” de los operarios y supervisores

•

Sistematización de las reuniones de área para analizar los avances

•

Seguimiento de los indicadores claves de gestión

•

Aplicación de herramientas de análisis de problemas y búsqueda de soluciones.

•

Involucración de las áreas no productivas como soporte esencial para el avance del programa (mejora de las compras, apoyo de RR.HH., involucración de la administración para el análisis de costos y amplio 47

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II diálogo con comercial para incrementar continuamente la satisfacción de los clientes externos) El desafío es aun enorme ya que los objetivos que se buscan alcanzar son ambiciosos. Lo importante es la clara conciencia de que este es el mejor camino. Las 5 “S” son el fundamento de toda mejora organizacional y una de las claves del éxito global del Japón. Su aplicación simple y de sentido común redunda en beneficios concretos para todos los interesados en el éxito empresarial: accionistas, empleados, proveedores, clientes y comunidad.

48

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II iii

Raúl A. Pérez Verzini, Action Group consultores, Secciones: News 08,

Argentina. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En general, cuando estamos trabajando en una oficina o en un taller nos encontramos

con

situaciones,

en

cuanto

a

orden

y

limpieza,

que

aparentemente consideramos normales, sin embargo estamos bien lejos de la realidad. Durante mucho tiempo las cosas han ido saliendo más o menos bien y las costumbres adquiridas las hemos convertido, sin darnos cuenta, en hábitos. Las 5s nos van a ayudar, entre otras cosas, a mejorar el ambiente en el puesto de trabajo y hacerlo mas agradable y seguro para las personas y equipos. Son numerosos los accidentes que se producen por golpes y caídas como consecuencia de un ambiente desordenado o sucio, suelos resbaladizos, materiales colocados fuera de su lugar y acumulado de material sobrante o de desperdicio. Ello puede constituir, a su vez, cuando se trata de productos combustibles o inflamables, un factor importante de riesgo de incendio que ponga en peligro. Los bienes patrimoniales de la empresa e incluso poner en peligro la vida de los trabajadores si los materiales dificulta y obstruyen las vías de evacuación Así pues, con este trabajo pretendemos conocer mas acerca de las 5s y poner en practica en las empresas para que se desempeñen de una forma optima con respecto a su organización, limpieza normas básicas de actuación en la empresa para facilitar no solo la aplicación de las 5s. La implantación operativa y eficaz solo se lograra si parte de un compromiso expreso de la dirección en tal sentido, seguido de una difusión de este compromiso asumido, de modo que todo trabajador sea conocedor de los objetivos que esta materia se ha marcado la dirección y de la necesidad y obligatoriedad de participar

y los medios con los que va a participar para

colaborar en la consecución de estos objetivos. Con el fin de gestionar correctamente todo lo relacionado con el orden y la limpieza es imprescindible facilitar la comunicación y la participación

de los

trabajadores para mejorar la forma de hacer las cosas, fomentando la creación de nuevos hábitos

de trabajo. Implantando rigor en lo establecido y 49

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II responsabilizando individualmente a mandos intermedios y a todos los trabajadores Hay muchos paradigmas que vencer para la correcta implementación del método de las 5 S, uno de ello es la resistencia del personal a realizar la limpieza de su área de trabajo. Muchos dirán que llevan años trabajando y para iniciar la etapa de limpieza, es necesario que venga el personal encargado de dicha labor para que el personal administrativo pueda guiarlos en las labores. Esta actitud tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a comprender la importancia del orden y la limpieza dentro de su ambiente de trabajo, necesario para mejorar la calidad y productividad de sus labores. Se logrará mayor espacio en los lugares de trabajo con lo cual habrá una mejor imagen ante los contribuyentes o público en general que asista a las oficinas. Los gerentes deben ser los líderes del cambio en la administración pública, para lo cual deben estar preparados para poder iniciar y guiar el cambio dentro de su área, fomentando la aplicación de las 5 S. Hay muchos paradigmas que vencer para la correcta implementación del método de las 5 S, uno de ello es la resistencia del personal a realizar la limpieza de su área de trabajo. Muchos dirán que llevan años trabajando y para iniciar la etapa de limpieza, es necesario que venga el personal encargado de dicha labor para que el personal administrativo pueda guiarlos en las labores. Esta actitud tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a comprender la importancia del orden la limpieza dentro de su ambiente de trabajo, necesario para mejorar la calidad y productividad de sus labores. Se logrará mayor espacio en los lugares de trabajo con lo cual habrá una mejor imagen ante los contribuyentes o público en general que asista a las oficinas. Los gerentes deben ser los líderes del cambio en la administración pública, para lo cual deben estar preparados para poder iniciar y guiar el cambio dentro de su área, fomentando la aplicación de las 5 S. BIBLIOGRAFIA 50

[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II  Aplicación de Las 5 S En La Administración Pública - De: Emprende Perú-Consultores Y Asociados Sac  Diario gestión, Martes, 24 de abril del 2012  Diario comercio, Martes 24 De Abril Del 2012  Rey sacristán francisco: Las 5S: Orden y limpieza en el puesto de trabajo, Madrid, 2005.  Vargas rodríguez, Héctor, Manual de implementación “programa 5s”,oficina de control interno(01)  Relación de Las 5 S Con El Decálogo Del Desarrollo – De: Emprende Perú-Consultores Y Asociados Sac.  Procesos de la Aplicación de 5S en Pymes (Micro y Pequeñas Empresas) de: REDALYC, Sistema de Información Científica  Red de Revistas Científicas de América Latina, el Caribe, España y Portugal  Ligia Roció Maldonado Acevedo Ricardo Cortes Parra Colegio Marco Antonio Carreño Ied Localidad 16 Bogotá Auxiliar De Sala De Informática Coordinador Institucional Implementación De Las 5 “S  http://www.revistavolarsatena.com/tendencias/las-5-s-una-filosofia-detrabajo-365  http://www.cemento-hormigon.com/contenidoPag.asp?id_rep=1397  http://www.actiongroup.com.ar/las-5-%E2%80%9Cs%E2%80%9D-uncaso-de-aplicacion-color-living/#  http://eprints.ucm.es/11304/2/Juan_Jose_Prieto_Gutierrez._Ponencia_II _Ebam.pdf  http://calidadtotaltqm.blogspot.com/2010/03/el-metodo-de-las-5-s.html  http://emprendeperu.wordpress.com/  http://www.gensolmex.com/gensolarticulo5s.html 51

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