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• Luis Alberto Xolix Calanche

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS a) Es una función especializada cuya finalidad consiste en aumentar la eficacia y productividad de los procedimientos administrativos así como el control dentro de una empresa. Ello se consigue mediante el estudio y el perfeccionamiento de la estructura organizativa y de los trámites y métodos administrativos en uso. (Anderson p. 17). El campo de acción de Organización y Métodos puede ser aplicado a cualquier tipo de organización sea esta publica, privada o mixta. Organización y Métodos puede abarcar la estructura, funciones, procedimientos, preparación de manuales administrativos, diseño de formularios, distribución del personal, utilización de equipos de oficina, distribución de espacio físico, etc. b) Son las unidades encargadas dentro de cada entidad, organismo o dependencia de realizar los estudios encaminados a reordenar las estructuras, simplificar los procedimientos de actuación administrativa y capacitar al personal con el fin de que dicha entidad ó dependencia funcione más eficazmente con los menores costos y preste un servicio más satisfactorio y cómodo a los usuarios. (Hervas p. 4). 2. MALA ORGANIZACIÓN        

Ciertas funciones predominan Existe confusión y conflictos Dispersión de actividades Inadecuada supervisión. Trabajo mal distribuido Baja moral de los empleados Derroche de recursos Atrasos en los compromisos

3. BUENA ORGANIZACIÓN        

Equilibrio de funciones Confusión y conflictos se reduce Se coordinan las actividades Supervisión adecuada. Trabajo equitativamente distribuido. Alta moral del empleado. Optimo uso de recursos. Cumplimiento puntual de compromisos (Hicles y Place p. 452) 1

4. EN QUE CASOS SON NECESARIOS LOS ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS  Reducción de la producción  Pérdida de tiempo  Reducido volumen de trabajo  Bajo espíritu del personal  Quejas del personal o del publico  Problemas laborales  Bajas utilidades  Falta de comunicación entre empleados  Crear, eliminar y / o modificar una plaza  Compra, cambio o venta de equipo  Readecuación del espacio  Crear, modificar o eliminar formularios  Problemas de archivo  Control de materiales de oficina  Evaluación de nuevos proyectos 5. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Es una investigación preliminar que se efectúa en forma rápida a manera de establecer las posibles causas del problema que originan el estudio de Organización y Métodos. 6. AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Contabilidad

Administración

Usuario Externo

Proveedores Clientes Acreedores Inversionista Gobierno

Revisión Evaluación Análisis Comprobación Verificación

Planeación = presupuestos; evaluación Proyectos, Procedimientos. Organización = Organización

Contable Control Interno Sistemas

Control = Control Interno Dirección = Comparación de resultados. Integración = Estadística de personal; escala saláriales. 2

7. Definición Es la rama de la Auditoría que tiene a su cargo la revisión, evaluación, análisis y comprobación de actividades relacionadas con el proceso administrativo, es decir que es el conjunto de técnicas que le da un nuevo enfoque a la contabilidad y a la auditoría para fines administrativos, procesa datos económicos de operaciones realizadas y por realizar para suministrar información histórica y proyectada que ayuda a la administración a la toma oportuna y efectiva de decisiones. Por su parte la Contabilidad Financiera, capta, clasifica, registra y sumariza las transacciones de carácter financiero y genera información convencional para usos generales por medio de los estados financieros. Es el examen inteligente y constructivo de la estructura y forma de organización de una compañía, o de sus componentes tales como divisiones, departamentos, planes, políticas, controles financieros, métodos de operación y el empleo que se hace de sus recursos humanos y físicos para determinar:      

Desperdicios y deficiencias Mejores métodos Mejores medios de control Operaciones más eficientes Mayor uso de los medios físicos y humanos Mejorar el desempeño

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