• Author / Uploaded
• Wilfredo Ninasivincha

Citation preview

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

ZONAL – AREQUIPA – PUNO

Plan De Mejora: Minimizar el tiempo en la entrega de pedidos a clientes de la empresa MÁS VENTAS E.I.R.L.

PARTICIPANTE

: XIMENA ANDREINA HUAYLLAZO HUARCA

PROGRAMA

: DMINISTRADORES INDUSTRIALES

NIVEL

: TECNICO MEDIO

ESPECIALIDAD

: ADMINITRACION INDUSTRIAL

PROMOCION

: 2010-I

AREQUIPA – 2013

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

DEDICATORIA

A Dios todo poderoso por permitirme culminar mis estudios, también dedico este proyecto a mis padres, que han sido los pilares fundamentales en mi vida. Sin ellos, jamás hubiese podido conseguir lo que hasta ahora tengo, su tenacidad y lucha insaciable han hecho de ellos el gran ejemplo a seguir y destacar, no solo para mí, sino para mis hermanos y familiares en general.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

AGRADECIMIENTO

A Dios, por haberme dado la oportunidad de culminar otra etapa de mi vida, por los triunfos y los momentos difíciles que me han enseñado a valorar cada día más. A mis instructores por su tiempo, apoyo así como por los conocimientos que me transmitieron en el desarrollo de mi formación.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

PRESENTACION DEL PARTICIPANTE:

Señor director del SENATI, zonal Arequipa – Puno. Señor coordinador de la UFP- Administradores Industriales. Lic. Francisco Sarco Quispe.

Señores Asesores:

Yo, Ximena Andreina Huayllazo Huarca, estudiante de SENATI en el programa de Administradores Industriales; ante ustedes presento el trabajo titulado: “Plan De Mejora: Minimizar el tiempo en la entrega de pedidos a los clientes de la empresa MÁS VENTAS E.I.R.L.” con la finalidad de ser revisada y calificada, en cumplimiento de las normas establecidas por la institución.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

ÍNDICE DEDICATORIA AGRADECIMIENTO PRESENTACION DEL PARTICIPANTE CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1.1

1.2

1.3

1.4

ANTECEDENTES 1.1.1 TITULO DEL PROYECTO Y UBICACIÓN 1.1.2 PRESENTACION DE LA EMPRESA 1.1.3 UBICACIÓN DE LA EMPRESA 1.1.4 FICHA EMPRESARIAL 1.1.5 DESCRIPCION INTERNA 1.1.6 DESCRIPCION EXTERNA MISION, VISION, POLITICA 1.2.1 MISION 1.2.2 VISION 1.2.3 VALORES DE LA EMPRESA 1.2.4 POLITICA INTEGRADA INFORMACION 1.3.1 ORGANIGRAMA 1.3.2 FLUJOGRAMA DESCRIPCION DEL PERSONAL Y FUNCIONES

10 11 11 15 15 16 18 18 18 18 19 19 20 20 21 22

CAPITULO II FUNDAMENTACION DEL PROYECTO 2.1 SITUACION ACTUAL

24

2.2 FUNDAMENTACION

24

2.2.1 TECNICA (HERRAMIENTA DE CALIDAD)

25

BRAINSTORMING (LLUVIA DE IDEAS)

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L 2.2.2 INSTRUMENTO (FICHA DE REGISTRO DE LA EMPRESA)

25

2.2.3 BUSQUEDA DE PROBLEMAS

26

2.2.4 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

27

2.2.5 DESARROLLA DE CADA PROBLEMA

27

2.3 DIAGRAMA DE PARETO

28

2.3.1 INTERPRETACION

32

2.4 DIAGRAMA DE ISHIKAWA

33

2.4.1 INTERPRETACION

34

2.4.2 CONCLUSIONES DEL ANALISIS

34

2.5 PERDIDAS DERANTE EL PERIODO DE ESTUDIO

35

CAPITULO III OBJETIVO, ESTRATEGIAS Y RECURSOS DEL PROYECTO DE MEJORA 3.1 OBJETIVOS

39

3.1.1 OBJETIVO GENERAL

39

3.1.2 OBJETIVO ESPECIFICO

39

3.2 ESTRATEGIAS DEL PROYECTO

39

3.2.1 RESUMEN DESCRIPTIVO

39

3.2.2 IMPACTO ESPERADO

40

3.2.3 PLAN DE ACTIVIDADES

41

3.3 RECURSOS DEL PROYECTO

43

3.3.1 RECURSOS HUMANOS

43

3.3.2 RECURSOS MATERIALES Y OTROS

44

3.3.3 CUADRO DE RESUMEN DE RECURSOS Y MATERIALES

44

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L CAPITULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DEL PLAN DE MEJORA 4.1 ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE MEJORA

46

4.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

47

4.3 IDENTIFICACION DE POSIBLES RIESGOS EN LA PROPUESTA

47

4.4 PLANIFICACION DE PROPUESTAS

48

4.4.1 OBJETIVOS

48

4.42 CAPACITACION DEL PEERSONAL

49

4.4.3 ENTRENAMIENTO

50

4.4.4 PLAN DE CONTINGENCIA

50

4.6 PRESUPUESTO DEL PLAN DE MEJORA

51

4.6.1 PRESUPUESTO DE MATERIALES

51

4.6.2 PRESUPUESTO EN NUEVOS SOLES

52

4.7 PERIODO DE RECUPERACION DE LA INVERSION

52

CAPITULO V 5.1 BENEFICIOS DEL PROYECTO DE MEJORA PARA LA EMPRESA

57

5.2 OTROS BENEFICIOS

57

5.2.1 PARA EL CLIENTE

57

5.2.2 PARA LOS TRABAJADORES

57

5.3 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

58

5.3.1 CONCLUSIONES

58

5.3.2RECOMENDACIONES

59

BIBLIOGRAFIA

60

WEB GRAFIA

60

ANEXOS ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

FUNDAMENTACION DEL ORDEN DE IMPLEMENTACION EN LAS AREAS

62

TECNICA

62

INSTRUMENTO

62

BUSQUEDA DE PRIORIDADES

62

ANALISIS CON LA TECNICA DE LLUVIA DE IDEAS

63

II. CUADRO DE INSTRUCCIONES DE VENTAS

64

III. PAGO DE TRABAJADORES

65

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

1.1 ANTECEDENTES

La empresa MÁS VENTAS E.I.R.L, inicia su actividad comercial el 9 de noviembre del 2000, con la representación titular de la señora Sacaqui Madariaga Juana Luz, dos años más tarde pasa a ser dirigida por el señor Isaac Ríos Luna actual gerente de la empresa. Al inicio la tienda principal MAS VENTAS estaba ubicada en la calle Piérola esquina con Alto de la Luna. Debido a la gran demanda de productos y aceptación en el mercado la empresa opta por expandirse para así poder brindar una mejor atención a sus clientes abriendo una tienda en la calle Deán Valdivia 111, que en la actualidad es su tienda principal. La empresa se dedica a la venta de insumos para la industria alimentaria, aditivos alimenticios, insumos para embutidos, insumos para la industria alimentaria, esencias y colorantes, productos químicos e ingredientes para alimentos, en el departamento de Arequipa y provincias.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 10

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L Sus clientes más importantes son:

ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CLIENTE PANIFICADORA LAS AMERICAS SA PRIMER E.I.R.L SUPER MERCADOS FRANCO SUPERMERCADOS PERUANOS EL TALLARINO ASTORIA MACHISS PASTELERIA ASTORIA S.R.L RESTAURANT EL EKEKO EL TABLON

1.2 TITULO DEL PROYECTO Y UBICACIÓN El proyecto se denomina: “PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR TIEMPO EN LA ENTREGA DE PRODUCTOS A LOS CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L” 1.2.1 PRESENTACION DE LA EMPRESA

La empresa MÁS VENTAS E.I.R.L, con RUC: 20497803463, está ubicada en la calle Deán Valdivia # 111- Cercado- Arequipa La empresa se dedica a la venta de insumos para la industria alimentaria, aditivos alimenticios, insumos para embutidos, insumos para la industria alimentaria, esencias y colorantes, productos químicos e ingredientes para alimentos, en el departamento de Arequipa y provincias. La razón de ser de la empresa es cubrir las necesidades de nuestros clientes, para ello contamos con un equipo de trabajo experimentado y dispuestos a adaptarse al cambio. Contamos con un departamento administrativo, área contable y área de ventas que desarrolla una de las actividades más importantes; en la atención al cliente orientándolos en sus dudas para así poder darle la mejor orientación.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

La empresa Mas Ventas ofrece los siguientes productos:

MAYONESA ALACENA RECETA CASERA El batido continuo de yemas frescas y chorritos de aceite vegetal logran una cremosa salsa, que al agregarle jugo de limón y otras especias, da la deliciosa mayonesa Alacena, el rico sabor de casa.

PRIMOR PREMIUM La mejor manera para llevar una vida activa y saludable. Porque tiene hasta 40% menos grasas saturadas que otros aceites, como los de soya o algodón, que unido a una dieta sana te ayuda a vivir mejor. Primor Premium para vivir mejor.

DON VITTORIO De la mejor selección de trigo llega a su mesa Don Vittorio, nunca se pegan, no se masa cotean quedan siempre al dente. Sean fideos largos o cortos, estamos seguros de que con Don Vittorio disfrutará un momento de sabor incomparable. Don Vittorio, se goza.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

MARGARINA INDUSTRIAL PRIMAVERA Está diseñada para obtener productos con el mejor sabor, olor y color. Sus presentaciones son: Kekera, Hojaldre y Multiusos (para bizcochos, tartas, panetones y panes especiales). Primavera está orientada a satisfacer los requerimientos de la industria panadera y pastelera asegurando la calidad inigualable en los productos finales.

INFUSIONES ZURIT El inigualable aroma y sabor de Infusiones Zurit se ha logrado gracias a una cuidadosa selección de las mejores hierbas. I

SELLO DE ORO Es la marca líder del mercado peruano de margarinas. Solamente con Sello de Oro todo: untado, cocina y repostería queda siempre más rico. Sello de Oro viene en las presentaciones de barra (50 gr, 100 gr y 225 gr), pote (225 gr y 400 gr) y granel (2 kg y 10 kg).

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

BOLÍVAR VIDA Lava la ropa blanca y de color con potente cariño. Posee dos agradables aromas (floral y limón) y puntos protectores de color. Tiene dos presentaciones 260y 520gramos. Bolívar, lava con potente cariño.

BEBIDAS

PISCOS Pisco Sereno~ 375 ml, 500 ml, 750 ml. Aroma fresco de uvas negras y otras frutas, tiene un suave Sabor crujiente Y rico profundo sabor. Pisco Robusto~ 375 ml, 500 ml, 750 ml. Fuerte aroma crujiente a uvas moradas y otras frutas Con un sabor robusto.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

1.2.2 UBICACIÓN DE LA EMPRESA La empresa MAS VENTAS, está ubicada en el departamento de Arequipa - Provincia de Arequipa, Distrito Cercado en la calle Deán Valdivia # 111. La ubicación de la empresa en una ventaja para la misma ya que el cercado de la ciudad es uno de los lugares más concurridos por todas las personas de la ciudad.

MÁS VENTAS E.I.R.L

Fuente: Google earth 1.2.3 FICHA EMPRESARIAL RUC:

20497803463

Razón Social:

MÁS VENTAS E.I.R.L.

Tipo Empresa:

Empresa Individual de Reps. Ltda.

Condición:

Activo

Fecha Inicio Actividades:

09 / Noviembre / 2000

Actividad Comercial:

Vta. Min. Alimentos, Bebidas, Tabaco.

CIIU:

52206

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

1.2.4 DESCRIPCION INTERNA

La empresa MAS VENTASE.I.R.L cuenta con 27 trabajadores de los cuales 13 están en planillas, desempeñando cargos en las siguientes areas:

Gerencia: en cargado de dirigir, organizar y controlar los planes de trabajo de cada área así como tomar decisiones administrativas y financieras de la empresa. Administración: coordinar y controlar todos los movimientos y operaciones de la empresa. Así como conducir y asesorar al personal para que cumplan sus responsabilidades de forma eficiente. Logística: se encarga de las compras, ventas y control de mercancías llevando un manejo de inventarios eficiente. Ventas: departamento encargado de atender y orientar l los clientes. Contabilidad: se encarga del control de toda la documentación de la empresa

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

800.00

ADMINISTRACION

SS.HH.

VENTAS

Fuente: elaboración propia.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

COCHERA

ALMACEN

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

1.2.5

DESCRIPCION EXTERNA

Fuente: Google Earth.

1.3 MISION, VISION, POLITICA

1.3.1 MISION Generamos valor con productos y servicios innovadores, asesoría personalizada y estándares internacionales de calidad. 1.3.2 VISION Ser una corporación regional reconocida por sus clientes como socio estratégico para su éxito y desarrollo sostenido.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

1.3.3 VALORES DE LA EMPRESA Excelencia Ofrecer siempre más de lo que se espera de nosotros. Desarrollar talentos propios y nuevas estrategias para superar los objetivos propuestos. Puntualidad Se construye con el esfuerzo de estar a tiempo y cumplir con las responsabilidades en el tiempo fijado, comunicado o acordado. Integridad Que engloba los conceptos de honestidad, sinceridad, lealtad, responsabilidad, solidaridad y honradez. Colaboración La cordialidad, el optimismo y el respeto son cualidades que retroalimentan positivamente nuestras acciones. La colaboración se debe dar como una actitud permanente de servicio hacia los demás. Eficiencia Utilizar de manera óptima y responsable los recursos de la compañía.

1.3.4 POLITICA INTEGRADA Cumplir con los requerimientos de nuestros clientes entregando productos de calidad para así lograr la satisfacción de sus necesidades. Dar una buena atención al cliente, respeto y confianza haciéndole saber que siempre estaremos a su servicio. Lograr la participación de todos nuestros trabajadores en la formación de una cultura de seguridad personal y respeto.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

1.4

INFORMACION

1.4.1 ORGANIGRAMA

GERENTE

ADMINISTRACION

CONTABILIDAD

VENTAS

SUPERVISOR

VENDEDORES

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

LOGISTICA

CHOFERES

ENCARGADO DE SISTEMAS

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

1.4.2 FLUJOGRAMA

PROCESO DE ATENCION AL CLIENTE ALMACEN

CONTABILIDAD

GERENCIA

SOLICITA MERCANCIA APRUEBA PEDIDO

EMITE ORDEN DE COMPRA

APRUEBA ORDEN

RECEPCIONA Y VERIFICA

CONFORME

NO

PIDE REBISION

SI

HACE LA COMPRA

RECIBE FACTURA

ARCHIVA FACTURA

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

VERIFICA

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

1.4 DESCRIPCIONES Y FUNCIONES DEL PERSONAL

PROCESO DE ATENCION AL CLIENTE CLIENTE

VENTAS

CONTABILIDAD

PIDE COTIZACION RESPONDE COTIZACION

CONOCE PRECION

NO

TERMINA LA CONSULTA

SI

PRECEDE ALA COMPRA EMITE FACTURA Y DEMAS DOCUMENTOS

RECEPCIONA PEDIDO Y FIRMA FACTURA

INGRESA FACTURA AL SISTEMA

ARCHIVA FACTURA

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

CAPITULO II FUNDAMENTACION DEL PROYECTO

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

2.1 SITUACION ACTUAL La empresa MAS VENTAS E.I.R.L., cuenta con las siguientes áreas:    

Área Gerencia Área Administrativa Área de Ventas Área de Logística

Durante todo el periodo de prácticas se analizó los problemas de la empresa mediante la técnica de Lluvia de ideas; y con la participación de todos los participantes de la empresa se obtuvieron ideas con el objetivo de mejorar la empresa. Con la aplicación de esta herramienta se encontró una serie de problemas que existen en la empresa.     

Falta de existencias en almacén Demora en entrega de productos a los clientes Falta de control de inventarios Falta de organización Falta de comunicación entre los trabajadores

2.2 FUNDAMENTACION: Al estudiar los procesos y la relación entre el almacén de productos y las áreas que forman parte del proceso se concluye que las operaciones en el almacén son eficaces pero no eficientes. Con esto se quiere decir que el almacén cumple la función de entregar los productos, pero sus procesos no son los óptimos, generándose tiempos perdidos por procedimientos monótonos que no agregan valor al área como es el control de inventarios de los productos.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 24

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

2.2.1 TECNICA (HERRAMIENTA DE CALIDAD)  BRAINSTORMING (LLUVIA DE IDEAS)  DIAGRAMA DE PARETO  DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO Para la determinación del problema se aplicó las siguientes técnicas:  Observación no participante Se realizó durante la estancia en la empresa.

2.2.2 INSTRUMENTO (FICHA DE REGISTRO DE LA EMPRESA)

Los instrumentos utilizados para la recolección de los datos necesarios son:  La Observación Directa.  La Entrevista a los trabajadores  La encuesta Éstos permitieron detectar los inconvenientes en las distintas actividades que se desarrollan en la empresa MAS VENTAS E.I.R.L.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 25

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

2.2.3 BUSQUEDA DEL PROBLEMA

Problema

Descripción

1

Falta de existencias

2

Demora en la entrega de pedidos a clientes.

3

Falta de organización

4

Mal manejo de mercancía.

6

Productos más usados sin ubicación privilegiada.

7

Espacios Obstruidos.

8

Larga Distancia de Transporte

9

Demora en la preparación de pedidos.

10

Falta de control de inventarios

El método usado para la selección de oportunidades de mejora es el análisis de crítico, en el cual se usará un método cuantitativo, que consiste en métodos basados en opiniones, cuantificando valores numéricos relativos que permiten medir el impacto basados en criterios técnicos y financieros para jerarquizar las causas. Los criterios que se consideraron al realizar este análisis son:  Frecuencia de las causas, definida como el número de veces que una causa afecta un problema determinado.  Impacto Operacional, en este criterio se mide si la causa identificada ocasiona demoras, produce desorden y produce reproceso.  Costo, está relacionado con el desperdicio o pérdida de todo tipo de mercancía.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 26

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

2.2.4 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA Es importante destacar que las entrevistas fueron el medio principal para obtener toda la información sobre la situación real del almacén, y la problemática que en él se presenta generando una demora en el tiempo de la entrega de productos a los clientes.  Los estantes donde son ubicados los productos al momento de ser recibidos por el proveedor no se encuentran señalados y en ocasiones esto no permite el reconocimiento inmediato del producto.  Los empleados en muchas ocasiones no toman en cuenta lo delicado del producto y al momento de almacenarlo lo golpean trayendo como consecuencia el deterioro del mismo, además de que no cuentan con ningún tipo de clasificación.

2.2.5 DESARROLLO DE CADA PROBLEMA  Falta de existencias La falta de stock en el almacén es el principal problema que ocasiona el retraso en la entrega de los pedidos a los clientes.  Control de inventario Se hace el intento de mantener un control de inventarios para poder así satisfacer las demandas de los clientes, no obstante, la cantidad de tareas impide al personal encargarse completamente del registro de salidas y entradas de mercancía.  Mal manejo de las mercancías El principio de esta labor se encuentra desde que es descargado del camión que entrega, hasta el momento que se coloca en su lugar para después ser despachado.  Codificación de los materiales La codificación de los productos recibidos por la empresa. Siempre es la misma que trae el empaque original; existe en la empresa productos con el mismo código con la salvedad de que son de distribuidores diferentes, lo cual en muchas ocasiones trae como consecuencia confusiones.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 27

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

2.3 DIAGRAMA DE PARETO:

Construcción: Se realiza la evaluación de la demora en la entrega de pedios a los clientes de la empresa MAS VENTAS E.I.R.L. Que se realiza en el área de almacén.

CUADRO N° 1

N° C B A D E

DEFECTOS FALTA DE MERCACIAS MAL MANEJO DE LAS MERCANCIAS FALTA DE ORGANIZACION FAMILIAS Y CODIGOS DE PRODUCTOS NO DEFINIDOS FALTA DE TECNOLOGIA

FRECUENCIA ACUMULADO 40 40 35 75 10 85 10 5 100

95 100

% 40 35 10

80-20 80 80 80

10 5

80 80

Interpretación: en el cuadro podemos observar que los principales problemas que tienen mayor puntaje son, FALTA DE MERCACIAS y MAL MANEJO DE LAS MERCANCIAS, los cuales son los principales a resolver.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 28

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

GRAFICO N° 2 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA EN EL ALMACEN DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L.

100

100

90

90

80

80

70

70

60

60

50

50

40

40

30

30

20

20

10

10

FRECUENCIA

0

% ACUMULADO 80-20

0 C

B

VITALES

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

A

D

E

TRIVIAL

Página 29

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

a) PROBLEMA DETECTADO: Del diagnostico realizado a la empresa MAS VENTAS E.I.R.L; para el almacén se detectó que de acuerdo al 80-20 de Pareto los problemas: Falta de existencias y el mal manejo de mercancías, son los más importantes a solucionar (son los vitales) en la empresa.

Lo que conllevará a realizar el segundo Pareto para encontrar la causa raíz de los problemas encontrados.

b) Hallando el segundo Pareto: problema falta de control de inventarios (A). CUADRO N° 3

N° 2 4 3 1

DEFECTOS MATERIALES MANO DE OBRA MAQUINARIA METODO

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

FRECUENCIA 20 15 3 2 40

ACUMULADO % 50 87.5 95 100

80-20 50 37.5 7.5 5

80 80 80 80

Página 30

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

c. Segundo Diagrama de Pareto

GRAFICO N° 4 40

100 90

35

80 30 70 25

60 frecuencia

20

50 40

15

% acumuldo" 80-20

30 10 20 5

10

0

0 MATERIALES

MANO DE OBRA MAQUINARIA

METODO

FUENTE: información aportada por la empresa Elaboración propia

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 31

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

2.3.1 INTERPRETACION

En la siguiente gráfica encontramos como el mayor problema vital al método que se está usando en cuanto a la falta de existencias (falta de stock de inventarios) lo cual significa que debemos darle más énfasis a tal causa, para ello aplicamos el siguiente plan de mejoramiento (DIAGRAMA DE ISHIKAWA). Esta herramienta de calidad permite establecer el proceso y el análisis de la producción de un bien y/o servicio. Da a conocer en que bandas se encuentra el proceso productivo.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 32

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L 2.4 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO:

MATERIALES

MAQUINARIA Familias y códigos mal definidos

Falta de control

Falta de maquinaria Para manipular las mercancías

Sin exixtencias

ENCONTRAR CAUSAS PARA OPTIMIZAR EL TIEMPO DE ENTRGA DE MERCANCIAS AL CLIENTE EN LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L. Mal manejo de mejo de mercancías

planeación

Falta de tecnologia Falta de organización Entre jefes

MANO DE OBRA

METODO

Elaboración: propia

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 33

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

2.4.1 Interpretación: Realizando un análisis más profundo el problema encontrado de “falta de control de inventarios”, se determina que es un problema que se encuentra en todos los factores principales en la empresa.

VARIABLE Optimizar el control de mercancías de la empresa MAS VENTAS E.I.R.L. INDICADORES:   

Control de inventarios Falta de existencias Perdidas de mercancías.

2.4.2 CONCLUSIONES DEL ANALISIS: Con el resultado del análisis realizado, se determina la implementación de un sistema para el registro y control de entradas y salidas de mercancías de la empresa MAS VENTAS E.I.R.L. Por medio de esta implementación estaríamos disminuyendo la pérdida de mercancías así como tener el stock necesario en el almacén.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 34

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

2.5 PERDIDAS DURANTE EL PERIODO: 01/07/2012 – 31/10/2012 CUADRO N° 5

TIEMPO DESPERDICIADO A LA SEMANAPOR FALTA DE EXISTENCIAS 1

PEDIDOS

2

3

4

5

PROMEDIO

TIEMPO DESPERDICIADO

20min 23min 23min 21min 19min FUENTE: información aportada por la empresa

23mim

CUADRO N° 6

CUADRO PARA LA DETERMINACION DE COSTO DESPERDICIADO 23min

TIEMPO PERDIDO POR DIA POR TRABAJADOR COSTO DEL MINUTO PROMEDIO POR TRABAJADOR

S/.

0.21

FUENTE: información aportada por la empresa

CUADRO N° 7 PERDIDA DURANTE EL PERIODO: 01/07/2012 - 31/11/2012 COSTO POR DIA POR TRABAJADOR DIAS TOTAL PERDIDA POR RABAJADOR N° TRABAJADORES DURANTE EL PERIODO

S/.

TOTAL DE PERDIDA EN EL PERIODO

S/.

S/.

3.00 45 135.00 5 675.00

FUENTE: información aportada por la empresa. Elaboración propia

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 35

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

CUADRO N° 8

CUANTIFICACION DE PERDIDAS PROMEDIO POR EL MAL MANEJO DE MERCANCIAS DESCRIPCION

MESES

CANTIDAD

UNID

PRECIO UNITARIO

Leche Julio 7 Latas S/. 3.50 Azúcar Julio 27 Kg S/. 2.80 Pecana Agosto 11 Kg S/. 4.70 Fideos Setiembre 7 Bolsitas S/. 1.50 Azúcar Octubre 19 Kg S/. 2.80 Conservas Noviembre 7 Latas S/. 7.50 TOTAL 78 S/. 22.80 FFUENTE: información aportada por la empresa MÁS VENTAS E.I.R.L. Elaboración propia.

TOTAL S/. 24.50 S/. 75.60 S/. 51.70 S/. 10.50 S/. 53.20 S/. 52.50 S/. 268.00

CUADRO N° 9

PERDIDAS PROMEDIO POR PEDIDOS NO ATENDIDOS DURANTE EL PERIODO DESCRIPCION MES CANT TOTAL AREQUIPA JULIO 3 S/. 412.20 CAMANA JULIO 2 S/. 146.00 MOLLENDO AGOSTO 1 S/. 135.23 AREQUIPA AGOSTO 1 S/. 75.00 JULIACA SETIEMBRE 1 S/. 245.00 CAMANA OCTUBRE 2 S/. 234.00 TACNA CAMANA 1 S/. 230.00 AREQUIPA NOVIEMBRE 1 S/. 97.00 TOTAL 12 S/. 1,574.43 FUENTE: información aportada por la empresa. Elaboración propia

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 36

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

CUADRO RESUMEN DE PERDIDAS DURANTE EL PERIODO 01/07/2013 AL 31/12/12 CUADRO N° 10

RESUMEN DE PERDIDAS DURANTE EL PERIODO 01/07/2013 - 31/11/2013 DESCRIPCION MONTO TIEMPO PERDIDO S/. 675.00 MAL MANEJO DE MERCANCIAS S/. 268.00 S/. 1,574.43 PEDIDOS NO ATENDIDOS TOTAL S/. 2,517.43 FUENTE: información aportada por la empresa. Elaboración propia

Según el cuadro podemos ver que la empresa ha perdido aproximadamente s/. 2,517.43 por tiempos muertos por los trabajadores, el mal manejo de mercancías, y por no tener un stock de productos en el almacén y así poder cumplir con los pedidos y atención al cliente.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 37

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

CAPITULO III OBJETIVO, ESTRATEGIAS Y RECURSOS DEL PROYECTO DE MEJORA

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

3.1 OBJETIVOS 3.1.1 OBJETIVO GENERAL  Implementar el plan de mejora propuesto, en la empresa MAS VENTAS E.I.R.L para optimizar tiempos, en la demora de pedidos a los clientes así como mantener la satisfacción de los mismos y lograr la eficiencia tanto de la empresa como de sus trabajadores.

3.1.2 OBJETIVO ESPECIFICO

 Demostrar que con un plan de actividades en las tres primeras semanas se pueda lograr y cumplir con los pedidos en el tiempo exacto a los clientes, ya que se contará con los productos necesarios.  Comprobar que con la culminación de la implementación del plan de mejora, ya no habrá problema de acumulación de trabajo.

 Demostrar que con la implementación del plan de mejora la empresa obtendrá un ahorro significativo en el tiempo y se lograra mejores ingresos económicos así como se incrementara la credibilidad de la empresa.

3.2 ESTRATEGIAS DEL PROYECTO

3.2.1 RESUMEN DESCRIPTIVO El presente plan de mejora trata de minimizar el tiempo de demora en la entrega de pedidos a los clientes, lo que se busca con la implementacion de este proyecto es implementar nuestro almacén con el stock necesario de productos para así poder cumplir con los pedidos de nuestros clientes en la fecha indicada y a la vez evitar tener tiempos muertos.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 39

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

3.2.2 IMPACTO ESPERADO Se espera que con la implementación del plan de mejora de minimizar el tiempo de demora en la entrega de pedidos a los clientes de la empresa MAS VENTAS, se pueda lograr.     

Un ahorro en el tiempo de entrega de pedidos a los clientes. Una mayor satisfacción de los trabajadores en la empresa. Una mayor calidad en el servicio ofrecido. Disminución de la insatisfacción del cliente. Cumplir con las entregas de pedidos a tiempo.

3.2.3 PLAN DE ACTIVIDADES El plan de actividades de la empresa es el siguiente:

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 40

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

IMPLEMENTACION DEL PLAN DE MEJORA “ MINIMIZAR ELTIEMPO DE DEMORA EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES”

TIEMPO APLICACIÓN 2 días

DE TAREA

DOCUMENTO

Identificar los materiales implementación

para

2 días

Ordenar los materiales necesarios

3 días

la Elaboración productos

de

registro

RR.HH Gerente Coordinador

1

Operario

Elaboración de un plano del aréa a Plano de implementacion utilizar

1

Ingeniero

2 días

Adquisición necesarios.

1

Jefe de compras

2días

Organizar la ejecución de la mejora

Plan de ejecución

1

Gerencia

6 días

Ejecución del plan de mejora

Plan de ejecución

3

7 días

Evaluar el funcionamiento del proyecto Tarjeta de control de mejora.

2

Gerencia operarios Gerencia Administrador

de

los

Elaboración de formatos

N° personas de 2

productos Factores de adquisición

24 DIAS FUENTE: elaboración propia

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 41

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACION EN EL PLAN DE MEJORA

OBJETIVOS A CONSEGUIR Menor tiempo en atención de pedidos

PAUTAS DE ACTUACION

RESPONSABLES

la Implementar el almacén con Política de la empresa o de todos recursos que se la Gerencia y Administrador requieran para la atención al cliente.

Ordenar y clasificar el Almacenar adecuadamente Responsable de almacén almacén en forma los productos respetando su orden para evitar demoras. adecuada. Realizar un trabajo en Consultar todas las dudas Administrador con los trabajadores equipo haciéndoles participes del análisis, realizado por el encargado. Estimular un sentido de la Formar el clasificación clasificación trabajadores.

hábito en

de Administrador los

de la Fomentar el compromiso Utilizar videos, diapositivas Administrador en los trabajadores, en el de lo que se pueda lograr empresa y coordinador del Sistema de implementacion. programa de con esta implementacion. implementacion

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 42

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

3.3 RECURSOS DEL PROYECTO

3.3.1 RECURSOS HUMANOS Se necesita la formación de 4 personas para la implantación del plan de mejora. Según la programación de actividades se estima que se necesitaran aproximadamente 30 días para implementar. Descripción:

 Administrador:

CUADRO N° 11 CANTIDAD

TOTAL DE DIAS

TOTAL A PAGAR

1

30

S/.

1,200.00

S/.

1,200.00

TOTAL FUENTE: Información aportada por la empresa. Elaboración propia.

 Operarios:

CUADRO N° 12 CANTIDAD

TOTAL DIAS

TOTAL A PAGAR

3

30

S/.

2,250.00

S/.

2,250.00

TOTAL FUENTE: Información aportada por la empresa. Elaboración propia.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 43

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

TOTAL RECURSOS HUMANOS:

CUADRO N° 13 CANTIDAD

TOTAL

POR 15 DIAS

1 3

S/.

750.00

TOTAL

S/.

1,200.00

S/.

2,250.00

S/.

3,450.00

FUENTE: Información aportada para la empresa. Elaboración propia.

3.3.2 RECURSOS MATERIALES Y OTROS

CUADRO N ° 14 DESCRIPCION Estantes Computadora Sillas otros TOTAL

CANTIDAD 1 1 2

UNIDAD unid unid unid

S/. S/. S/.

PRECIO 280.00 1,250.00 55.00

TOTAL S/. 280.00 S/. 1,250.00 S/. 110.00 S/. 80.00 S/. 1,720.00

FUENTE: Elaboración propia

3.3.3 CUADRO DE RESUMEN DE RECURSOS Y MATERIALES CUADRO N° 15 RESUMEN DE RECURSOS DEL PROYECTO DESCRIPCION

TOTAL

Recursos humanos

S/.

3,450.00

Recursos de materiales y otros

S/.

1,720.00

TOTAL

S/.

5,170.00

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 44

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

CAPITULO IV PROPUESTA DE UN PLAN DE MEJORA PARA MINIMIZAR TIEMPOS EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

4.1 ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE MEJORA Para obtener los mejores resultados con la aplicación de este plan de mejora se establece el siguiente equipo de trabajo. La empresa contará con la siguiente estructura orgánica al implementar el manual de seguridad.

GERENTE GENERAL

CONTADOR

ADMINISTRACION

LOGISTICA

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

VENTAS

Página 46

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

4.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Las actividades desarrollarse por el personal, se realizarán con el fin de optimizar los tiempos muertos, mejorar la efectividad del personal y tener una mejor organización en cuanto definición de las actividades. Área de almacén El encargado de almacén deberá llevar un control eficiente de inventarios para así evitar demoras en la entrega de pedidos a los clientes. Área de ventas El supervisor de ventas deberá estar siempre en constante comunicación con el área de atención al cliente y con los supervisores de las sucursales evitando conflictos y desorganización.

4.3 IDENTIFICACION DE POSIBLES RIESGOS EN LA PROPUESTA

Los posibles riesgos que pueden ocurrir al implementarse el plan de mejora sería:

Hurto de mercancías: debido a que los pedidos de elevado costo son para provincias se recomienda, que los encargados de entregar pedidos a dichos lugares viajen durante el día. Accidentes de carretera: los transportistas están expuestos a muchos accidentes de carretera por lo cual los choferes encargados descansen bien y den un debido mantenimiento a la unidad de la cual están encargados para evitar accidentes y perdidas. Documentación: se deberá ser ordenado y responsable para así poder evitar perdida de documentos ya que son de suma importancia para la empresa. Comunicación: la comunicación en una pieza fundamental en cada centro de trabajo por lo cual se recomienda tanto áreas y trabajadores deberán estar en constante comunicación para evitar una desorganización.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 47

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

4.4 PLANIFICACION DE PROPUESTAS

4.4.1 OBJETIVOS     

Minimizar el tiempo de demora en la entrega de pedidos a los clientes Minimizar los tiempos perdidos Tener un mejor control de mercancías Incrementar las ventas Crear un mejor ambiente laboral

4.4.2 CAPACITACION DEL PERSONAL Se hará una capacitación constante a nuestro personal con el fin de evitar errores en manejo del sistema, elaboración de documentación, y embalaje de mercarías. Para la asignación de puestos de trabajo y asignación de responsabilidades se tomarán en cuenta las siguientes actitudes y cualidades.    

Puntualidad Responsabilidad Eficacia Efectividad

El personal nuevo será previamente entrenado y capacitado, sobre todo en el manejo de mercancías y embalaje de las mismas para evitar posibles pérdidas.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 48

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L FORMATO DE CAPACITACIONES DEL PERSONAL

REGISTRO DE CAPACITACION FECHA DE INICIO TEMA DE CAPACITACION

FECHA EN QUE TERMINA

RESPONSABLE DE LA CAPACITACION / CARGO El trabajador declara haber recibido la capacitación de manera oportuna y verbal. N° 1

NOMBRE DEL EMPLEADO

N° DNI

FIRMA

OBSERVACIONES

2 3 4 5 6 7 8 9 10 FIRMA DEL RESPONSABLE:

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

DURACION:

Página 49

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

4.4.3 ENTRENAMIENTO El personal nuevo será capacitado y se le dará las indicaciones necesarias para que se pueda desempeñar según el área asignada con una persona que tenga la experiencia y pueda orientarla y resolver sus dudas con la finalidad de obtener los mejores resultados.

4.4.4 PLAN DE CONTINGENCIA Planificación de la contingencia El Plan está orientado a establecer, junto con otros trabajos de seguridad, un adecuado sistema de seguridad física y lógica en previsión de desastres. Se define la Seguridad de Datos Informáticos como un conjunto de medidas destinadas a salvaguardar la información contra los daños producidos por hechos naturales o por el hombre. Se ha considerado que para la empresa, la seguridad es un elemento básico para garantizar su supervivencia y entregar el mejor servicio a sus clientes, y por lo tanto, considera a la Información como uno de los activos más importantes de la Organización, lo cual hace que la protección de esta, sea el fundamento más importante de este Plan de Contingencia. En este documento se resalta la necesidad de contar con estrategias que permitan realizar: Análisis de riesgos, prevención, de emergencia, de respaldo y recuperación para enfrentar algún desastre. Por lo cual, se debe tomar como guía para la definición de los procedimientos de seguridad de la Información que cada departamento de la empresa debe definir. Actividades asociadas. Las actividades consideradas en este documento son:     

Análisis de Riesgos. Medidas Preventivas. Previsión de Desastres Naturales. Plan de Respaldo. Plan de Recuperación.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 50

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

4.6 PRESUPUESTO DEL PLAN DE MEJORA TOTAL RECURSOS HUMANOS

CUADRO N° 16

DESCRIPCION

CANTIDAD

Administrador

1

Operarios

3

TOTAL

POR 15 DIAS S/. 1,200.00

S/.

750.00

TOTAL FUENTE: elaboración propia

S/. 2,250.00 S/. 3,450.00

4.6.1 PRESUPUESTO DE MATERIALES

CUADRO N° 17

DESCRIPCION CANTIDAD Estantes 1 Computadora 1 Sillas 2 otros TOTAL FUENTE: elaboración propia

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

UNIDAD unid unid unid

PRECIO S/. S/. S/.

280.00 1,250.00 55.00

TOTAL S/. 280.00 S/. 1,250.00 S/. 110.00 S/. 80.00 S/. 1,720.00

Página 51

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

4.6.2 PRESUPUESTO EN NUEVOS SOLES Para la implementacion del plan de mejora en la empresa MAS VENTAS E.I.R.L se requiere s/. 5,170.00 nuevos soles. CUADRO N° 18

DESCRIPCION Recursos humanos

RESUMEN DE RECURSOS DEL PROYECTO TOTAL S/.

3,450.00

Recursos de materiales y otros

S/.

1,720.00

TOTAL FUENTE: elaboración propia

S/.

5,170.00

4.7 PERIODO DE RECUPERACION 4.7.1 AHORRO POR PERDIDA DE TIEMPO POR FALTA DE EXISTENCIAS Como resultado de la aplicación del plan de mejora, se identifico la disminución del tiempo al tener stock suficiente en el almacén y en lugar de impórtalos, motivo por lo cual se demoraba en entregar los pedidos a los clientes.

CUADRO N° 19

ESTIMACION DE PEDIDOS AL MES CANTIDAD PEDIDOS 4 DIAS PROMEDIO POR PEDIDOS TOTAL FUENTE: información aportada por la empresa.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

DIAS

TOTAL

8 32

Página 52

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

CUADRO N° 20 ESIMACION DE HORARIO DE TIEMPO POR TRABAJADOR POR MES CANTIDAD

Días trabajados al mes Ahorro por día después de la implementacion Total de tiempo ahorrado Ahorro por minuto

DIAS

TOTAL

31 23 min 713 min

TOTAL AHORRO POR TRABAJADOR POR PEDIDO

S/.

3.00

S/.

2,139.00

FUENTE: información aportada por la empresa.

CUADRO N° 21

AHORRO ANUAL(estimado a 8 días promedio) Ahorro por trabajador en cuanto a pedidos al mes S/. Días promedio por pedido TOTAL S/.

2,139.00 8 17,112.00

FUENTE: Información aportada por la empresa. Elaboración propia.

El ahorro estimado en un año es de s/. 17,112.00, con la implementación del plan de mejora. Si a este ahorro le restamos los recursos del proyecto que es de s/. 5,170.00, la empresa tendría un ingreso neto de: 11,792.00; el que podrá ser utilizado para cualquier otro plan de producción en la empresa.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 53

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L Justificación: El tiempo perdido de los trabajadores de la empresa MAS VENTAS E.I.R.L, se da principalmente por falta de un stock de productos en el almacén, por lo cual una vez emitida la orden de compra o pedido no se cuenta con la disponibilidad inmediata de dichos productos lo cual conlleva a una demora. A continuación se muestra un flujo grama de tiempos muertos.

Título VENTAS

ALMACEN

SUCURSAL

RECIBE PEDIDO

PIDE PRODUCTOS A ENCARGADO DE ALMACEN

VERIFICA STOCK DE PRODUCTOS SOLICITADOS

NO

PIDE PRODUCTOS ALA OTRA TIENDA 5min

PEDIDO NO SE ATIENDE

SI

STOCK

RECEPCIONA PRODUCTOS

VERIFICA STOCK 3 mim

ENVIA PRODUCTOS 13min

PRECEDE AL EMBALAGE

Fase

ENVIO

Según el cuadro observamos que si el almacén contará con el stock suficiente, se ahorraría los 23min perdidos en pedir los productos a la sucursal ó dejar de atender pedidos, por lo que se recomienda tener un mejor control de inventarios para así facilitar el trabajo a los trabajadores y cumplir con los clientes en el tiempo adecuado.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 54

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

DIAGRAMA DE AHORRO DE TIEMPO EN TRABAJADORES VENTAS

ALMACEN

RECIBE PEDIDO

PIDE PRODUCTOS A ENCARGADO DE ALMACEN (1min)

VERIFICA STOCK

ENTREGA PRODUCTOS RECEPCIONA PRODUCTOS

PRECEDE AL EMBALAGE

ENVIO

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 55

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

CAPITULO V EVALUACION DEL PLAN DE MEJORA

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

5.1 BENEFICIOS DEL PROYECTO La empresa al implementar el plan de mejora será beneficiada con el ahorro que con este obtenga. 5.2 OTROS BENEFICIOS:

5.2.1 Para con los clientes:     

Reducción de tiempo de espera Cumplimiento con los pedidos. Mejora de productividad en la empresa. Confianza y credibilidad. Satisfacción de los clientes.

5.2.2 Trabajadores:     

Fácil acceso a los productos. Mejor coordinación entre las áreas. Ambiente de trabajo más agradable. Mejorar el trabajo en equipo. Genera cultura organizacional.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 57

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

5.3 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.3.1 CONCLUSIONES

 Implementar el plan de mejora propuesto, en la empresa MAS VENTAS E.I.R.L para optimizar tiempos, en la demora de pedidos a los clientes así como mantener la satisfacción de los mismos y lograr la eficiencia tanto de la empresa como de sus trabajadores.  Con la implementación del plan de mejora la empresa obtendrá un ahorro significativo y se lograra mejores ingresos económicos así como se incrementara la credibilidad de la empresa.  Demostrar que con un plan de actividades en las tres primeras semanas se pueda lograr y cumplir con los pedidos en el tiempo indicado.  Comprobar que con la culminación de la implementación del plan de mejora, ya no habrá problema de acumulación de trabajo.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 58

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

5.3.2 RECOMENDACIONES  La elaboración del presente proyecto de mejora de minimización de tiempos deberá de realizarse de manera inmediata, para que se pueda notar el cambio.  Se deberá de tomar medidas correctivas al problema vital encontrado en el análisis, Tratando de motivar al personal administrativo en forma conjunta que va de la mano con las capacitaciones en computación que se le brindara al personal.  Se recomienda manejar adecuadamente el stock y la rotación de los productos, con la finalidad de evitar que existan faltantes o sobre stock en el almacén.  Es necesario capacitar al personal en el nuevo plan de mejora para el beneficio de la empresa, trabajador y de los clientes.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 59

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

BIBLIOGRAFIA

BIBLIOGRAFÍA:

 Autor: Emilio Flores Ballesteros  Administración de proyectos.  Guía básica de proyectos - SENATI

WEB GRAFÍA:

 http://www.wikipedia.org/wiki/lluvia de ideas.  http://www.monografias.com/trabajos24/plan-contingencia/plancontingencia.shtml

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 60

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

ANEXOS

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

I.

FUNDAMENTACIÓN DEL ORDEN DE IMPLEMENTACIÓN EN LAS AREAS DE LA EMPRESA:

A. TÉCNICA:  Entrevista: Se realizó durante la estancia en la empresa.

B. INSTRUMENTO:  CUADRO DE SEGUIMIENTO DE PEDIDOS DEL AÑO 20112012

C. BUSUEDA DE PRIORIDADES:

Análisis con la técnica de lluvia de ideas: La lluvia de ideas que se realizo a los trabajadores de la empresa. Esta técnica se realizo durante el periodo de prácticas pre- profesional en la empresa. El tema que se planteo fue:

¿QUÉ PROBLEMAS ENCONTRAMOS EN EL AREA DE VENTAS?

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 62

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

Ideas aportadas:

IDEAS APORTADAS POR LOS MIEMBROS DELA EMPRESA       

Demora en la entrega de pedidos y atención a los clientes Falta de comunicación entre los trabajadores Mano de obra no calificada Falta de una buena organización Planificar los días de trabajo y cumplirlos Falta de comunicación con la gerencia. Entre otros.

Después de escuchar y tomar apuntes de todas las ideas propuestas por los trabajadores, se prosiguió a determinar las ideas principales las cuales fueron.

     

Demora en la entrega de pedidos y atención a los clientes Falta de comunicación entre los trabajadores Mano de obra no calificada Falta de una buena organización Planificar los días de trabajo y cumplirlos Falta de comunicación con la gerencia

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 63

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

II.

CUADRO DE SEGUIMIENTO DE PEDIDOS

PEDIDO COMPONENTE

N°

CIENTE PRODUCTO N° DESCRIPCION

RECEPCION

SERVICIO N° GUIA VENDEDOR

COTIZACION FECHA DE COTIZACION

N° COTIZACION

ENTREGA

COMPROBANTE DE PAGO

FECHA

FACTURA

N° FACTURA

NOTA: Este es el formato del cual se obtuvo información para visualizar el comportamiento del tiempo de demora en la entrega de pedidos a los clientes de la empresa MAS VENTAS E.I.R.L.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 64

PLAN DE MEJORA: MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA ENTREGA DE PEDIDOS A CLIENTES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L

III.

PAGO DE TRABAJADORES DE LA EMPRESA MAS VENTAS E.I.R.L.

PAGO PROMEDIO POR DIA

S/.

100.00

COSTO POR HORA

S/.

12.50

COSTO POR MINUTO S/.

0.21

Fuente: información aportada por la empresa Elaboración propia.

DIAS PERDIDOS DURANTE EL PERIODO PERIODO FECHA DIAS DEL 03 DE JULIO AL 25 AGOSTO 14 1 01 DE SETIEMBRE AL 25 DE OCTUBRE 7 2 01 DE SETIEMBRE AL 25 DE OCTUBRE 11 3 01 DE OCTUBRE AL 25 NOVIEMBRE 13 4 TOTAL 45 Fuente: información aportada por la empresa Elaboración propia.

ADMINISTRACION INDUSTRIAL

Página 65