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Seminario de Excel 20 trucos para ser más productivos en Excel Profesor: Miguel Corzo Bravo

2017

Lima - Perú

20 trucos para ser más productivos en Excel Truco 1.- Cambiar el modo de cálculo de automático a manual. Excel recalcula siempre las formulas o funciones para actualizar los datos. Sin embargo, en ocasiones, debido a la gran cantidad de fórmulas que podríamos tener en un documento Excel, podría ser que se genere una demora. Para evitar esto, le diremos a Excel que calcule las formulas de manera manual, es decir, solo cuando nosotros se lo indiquemos:

A partir de este momento, si queremos que Excel recalcule las formulas, debemos presionar la tecla de función F9. Tener en cuenta que el cambio de cálculo a manual, se aplicará también a las otras hojas de Excel que se abran o creen.

Truco 2.- Hacer sumas acumuladas. En la primera celda de la columna ingresamos la fórmula mostrada:

Luego copiamos la fórmula.

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20 trucos para ser más productivos en Excel 2 Truco 3.- Hacer que al presionar la tecla Enter, se pase a cualquiera de las 4 celdas adyacentes. Vamos al menú Archivo:

Hacemos clic en Opciones, luego en Avanzadas:

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20 trucos para ser más productivos en Excel 3 Truco 4.- Evitar que aparezcan el icono marcado en algunas celdas.

Este icono aparece cuando Excel sospecha que posiblemente exista un error en una formula. Para evitar la presencia de estos íconos, vamos a Archivo>Opciones>formulas:

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20 trucos para ser más productivos en Excel Truco 5.- Cambiar el color de filas de forma alternada.

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Este truco nos permite colorear las filas usando el formato condicional. Debemos seleccionar:

En el menú Inicio hacemos clic en Formato condicional:

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20 trucos para ser más productivos en Excel 5 Aparece una ventana y aplicamos las siguientes opciones incluyendo la función RESTO. Esta función hallará el residuo de dividir el número de fila entre2:

Ahora hacemos clic en el botón Formato para indicar con que color queremos colorear las filas seleccionadas:

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20 trucos para ser más productivos en Excel 6 Así se verá nuestra hoja:

Truco 6.- Borrar todas las propiedades y contenido de una celda como en el sgte. ejemplo

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20 trucos para ser más productivos en Excel 7 Seleccionamos toda la tabla.

En el menú inicio, hacemos clic en el icono marcado y con ello se borraran datos y propiedades de las celdas seleccionadas:

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20 trucos para ser más productivos en Excel 8 Truco 7.- Convertir números en formato de texto a valores numéricos. En el siguiente ejemplo, los números digitados, están en formato de texto, motivo por el cual están alineados a la izquierda, por lo que no podremos realizar operaciones numéricas.

Para convertirlos a números, hacemos clic en el icono de color verde y seleccionar la opción convertir a número:

Así quedara la selección:

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20 trucos para ser más productivos en Excel 9 Truco 8.- Aplicar un formato personalizado para mostrar una serie de números:

Seleccionamos las celdas a aplicar el formato personalizado:

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20 trucos para ser más productivos en Excel 10

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20 trucos para ser más productivos en Excel Presionamos Ctrl + 1 y en la siguiente ventana seleccionamos:

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En la caja Tipo, los ceros indican la posición de los números empezando desde la derecha y los espacios en blanco, las separaciones entre ellos. Si la cantidad de numeros fuera menor a la cantidad de ceros, se rellanaran las posiciones faltantes con ceros.

Truco 9.- Insertar texto para que ocupe 2 filas dentro de una celda. Debemos digitar el texto y presionar la tecla ALT y luego Enter en la posición que queremos que pase a la siguiente línea.

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Truco 10.- Digitar el mismo dato en un rango de celdas. Primero debemos seleccionar el rango de celdas. Luego, sin perder la selección, digitamos el texto y luego presionamos las teclas Ctrl + enter. La información digitada se repetirá en todas las celdas previamente seleccionadas.

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20 trucos para ser más productivos en Excel 13 Truco 11.- Insertar un comentario dentro de una formula o función.

El ejemplo anterior, muestra una formula sencilla que solo suma 2 celdas. Para insertar un comentario dentro de la formula, usaremos la función N que en una de sus formas de uso, convierta un texto en 0.:

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Truco 12.- Copiar solo valores únicos de un rango de celdas a otra ubicación. Seleccionamos las celdas incluyendo el título:

En el menú Datos hacemos clic en Menú Filtro>Avanzadas y asignamos los siguientes valores:

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Y luego veremos el resultado. Es decir, solo se copiaran uno de los valores en caso de duplicidad.

Truco 13.- Filtrar por varios criterios una columna. Profesor: Miguel Corzo Bravo Telf. 949 274 139

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20 trucos para ser más productivos en Excel Digitar los siguientes datos usando la opción de generación automática de datos o series:

En el rango E1:E4 estarán los criterios. En este ejemplo, se deben mostrar solo los datos indicados en el rango de criterios: Lunes, Miércoles o domingos.

Primero debemos seleccionar todos los datos:

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20 trucos para ser más productivos en Excel En el Menú Datos, hacemos clic en el menú Filtro>Avanzadas y llenamos la ventana con los datos correspondientes, recuerda que los filtros están en E1:E4

Aceptamos y la columna quedará filtrada.

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20 trucos para ser más productivos en Excel Si deseamos restaurar o borrar los filtros, hacemos clic en el sgte. Icono:

Truco 14.- Alinear gráficos y formas de manera precisa.

En el menú inicio activamos Selección de objetos:

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20 trucos para ser más productivos en Excel El puntero del mouse se convertirá en una flecha blanca y solo servirá para seleccionar gráficos. No podremos seleccionar ninguna celda:

Arrastramos el mouse creando una caja que incluya a los objetos que queremos seleccionar:

Todos los objetos quedarán seleccionados:

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20 trucos para ser más productivos en Excel En el menú Formato, hacemos clic en una opción de alineación:

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Se alinearan en su borde superior:

Luego, con los objetos aun seleccionados, distribuimos equitativamente las separaciones entre los objetos. (Se tomará como tope el primer y ultimo objeto):

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20 trucos para ser más productivos en Excel Así quedan los objetos:

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Truco 15.- Combinar horizontalmente un rango de celdas. Esta opción muchas veces pasa desapercibida. Pero su uso y aplicación es muy sencilla y práctica. Primero sombreamos el rango de celdas.

Luego en el menú inicio hacemos clic en Combinar horizontalmente que está dentro de la opción Combinar y Centrar.

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20 trucos para ser más productivos en Excel Truco 16.- Seleccionar rápidamente un rango de celdas.

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Ponemos el cursor en cualquier parte del rango.

Luego presionamos: Ctrl + * : Se seleccionarán todas las celdas con datos continuos.

Truco 17.- Copiar rápidamente una celda o un rango de celdas. Primero seleccionamos la celda o rango.

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20 trucos para ser más productivos en Excel Presionamos la tecla Control y nos ponemos en el borde de la selección hasta que el puntero del mouse cambie de forma y en ese momento arrastramos la selección.

Truco 18.- Copiar una columna y pegarla como fila. Seleccionamos la columna:

Luego copiamos (Ctrl + C) y ponemos el cursor en la celda en donde vamos a pegar. Posteriormente hacemos clic en icono Transponer:

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20 trucos para ser más productivos en Excel 25 Así se verá:

Truco 19.- Ocultar hojas de Excel. Clic en la hoja a ocultar:

Anticlic sobre dicha hoja y seleccionamos Ver Código:

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20 trucos para ser más productivos en Excel En la ventana que se muestra, seleccionamos la hoja a ocultar y en Visible le ponemos la opción indicada:

La hoja ya no será visible:

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20 trucos para ser más productivos en Excel 27 Para devolverle la visibilidad, presionamos Alt + F11 con lo que aparecerá la ventana de Visual Basic anterior, seleccionamos la hoja a mostrar y en Visible le ponemos la opción indicada:

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20 trucos para ser más productivos en Excel Truco 20.- Como desplazarnos rápidamente en una hoja de Excel extensa. Asignamos nombres a las celdas que nos servirán como Marcadores o puntos de destino.

Podemos poner otro marcador en el centro:

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20 trucos para ser más productivos en Excel Luego para crear el hipervínculo, vamos al menú Insertar y …

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Solo bastará con hacer clic en el texto que contiene el hipervínculo (“Ir al medio”) para desplazarnos a dicho marcador que se ubica a la mitad de todo el documento.

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