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PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN PROCESO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Universidad Autónoma Del Caribe

Elaborado por: Coordinador Vicerrectoría de Planeación

Revisado por: Vicerrectora Planeación

DI-PR-04 Versión 3 Página: 1/5 26/09/2014 Aprobado por: Rector

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE

PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL

La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA

PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN PROCESO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Universidad Autónoma Del Caribe

Elaborado por: Coordinador Vicerrectoría de Planeación

Revisado por: Vicerrectora Planeación

DI-PR-04 Versión 3 Página: 2/5 26/09/2014 Aprobado por: Rector

1. OBJETO Establecer cada una de las actividades necesarias para determinar la conveniencia, adecuación, eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad Autónoma del Caribe, mediante su medición, evaluación y mejoramiento continuo. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la actividad de revisión del Sistema de Gestión de Calidad por parte de la Alta Gerencia. Comprende desde la elaboración del informe del estado del SGC hasta la formulación, evaluación y seguimiento a los planes de acción para su mejoramiento continuo. 3. RESPONSABLES Los gerentes de proceso son responsables por: -

Medir el desempeño de sus procesos a través de los indicadores de gestión. Efectuar análisis de datos. Revisar el estado de los planes de acciones preventivas, correctivas y de mejora. Hacer seguimiento a las revisiones hechas por la dirección previamente. Adecuar o realizar los cambios que sean necesarios para mantener la eficacia del SGC. Identificar oportunidades de mejora.

Las necesidades de recursos son definidas en los planes de acción anuales, los cuales una vez aprobadas son comunicados por la Oficina de planeación para el desarrollo de las actas y la asignación de los rubros presupuestados. El representante de la dirección. -

Consolidar los resultados de auditorias, indicadores de gestión, quejas y reclamos, medición de satisfacción de usuarios. Identificar oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios al SGC Registrar los resultados de la revisión gerencial y controlar que se hayan ejecutado las tareas asignadas de revisiones anteriores.

4. DEFINICIONES 4.1 Revisión por la dirección: actividad realizada para asegurar la conveniencia, la suficiencia, la eficacia y eficiencia de la materia objeto para alcanzar los objetivos establecidos. 4.2 Alta Gerencia: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan el más alto nivel de la organización. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA

PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN PROCESO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Universidad Autónoma Del Caribe

Elaborado por: Coordinador Vicerrectoría de Planeación

Revisado por: Vicerrectora Planeación

DI-PR-04 Versión 3 Página: 3/5 26/09/2014 Aprobado por: Rector

4.3 Mejoramiento Continuo: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. 4.4 Auditoria Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. 4.5 Indicadores de Gestión: Herramientas que permiten medir el desempeño de los procesos comparándolos con los resultados planificados. 4.6 Análisis de Datos: Proceso de estudio que utiliza técnicas estadísticas para medir, describir, analizar, interpretar y hacer modelos de la variabilidad de los datos. Debe proporcionar información sobre la satisfacción del cliente, conformidad con los requisitos, las características y tendencias de los procesos, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas. 5. Desarrollo 5.1. Descripción por fases 1. Planificación de la revisión: La revisión por la dirección se lleva a cabo en periodos anuales, espacio definido por la Alta Dirección para revisar el Sistema de Gestión de la Calidad. El Rector a través de una comunicación interna de rectoría cita al los Gerentes Proceso y los responsables de subprocesos y otras tareas cuya participación considere importante a la reunión de revisión del Sistema de Gestión de Calidad considerando la programación de los períodos académicos consignada en el calendario académico de la Universidad. Esta actividad corresponde a una jornada de manera que se cubran los informes de todos los elementos del sistema. 2. Preparación de la información: Los Gerentes de proceso preparan la información correspondiente al desarrollo de su respectivo proceso de la siguiente forma: a) Desempeño del proceso: Es el resultado de la evaluación de los indicadores de gestión del proceso, el análisis de los mismos y las acciones derivadas. b) Resultado de auditoria interna: Es un informe sobre el resultado del último ciclo de auditoria (interno o externo) y las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora realizadas dentro del Plan de Mejoramiento considerando la información reportada por los Auditores. Así mismo en este informe el Gerente de proceso establece el estado de seguimiento de estas acciones y las comparaciones y avances respecto ciclos anteriores.

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DI-PR-04 Versión 3 Página: 4/5 26/09/2014 Aprobado por: Rector

c) Retroalimentación con el cliente: Es un documento donde se consolida la información referente a quejas y reclamos presentados por sus clientes, calificaciones de servicio, resultados de encuestas de medición de satisfacción institucionales, y el respectivo análisis de esta información con sus correspondientes acciones correctivas, preventivas y de mejora que están incluidas en el plan de acción del mismo nombre. d) Seguimiento de tareas asignadas en revisiones anteriores: Es un informe donde se presenta la información sobre los compromisos y tareas asignadas en revisiones anteriores y el estado de las mismas. e) Cambios que pueden afectar el sistema de gestión: Es un documento donde se describe una propuesta sobre los posibles cambios que desde la perspectiva del Gerente de proceso podrían afectar el funcionamiento del sistema, y el análisis de los mismos. f)

Recomendaciones para la mejora: Es un documento donde se describe una propuesta de recomendaciones para la mejora, especificando actividades, recursos, responsables y fechas.

Nota: Toda la información debe presentarse en medio físico y magnético al Representante de la dirección ante el Sistema de Gestión de Calidad. 3. Desarrollo de la revisión por la dirección: En la fecha señalada en la comunicación interna se da cumplimiento a la evaluación del sistema. El Rector da inicio a la reunión leyendo en orden del día, donde se define el orden en que los Gerentes de proceso han de presentar la información correspondiente al desarrollo de su respectivo proceso. El representante de la dirección, a su vez, lleva consolidada la información del sistema a partir del detalle de cada proceso, de manera que en la medida de la presentación de los gerentes pueda presentarse datos e información consolidada. 4. Resultados de la revisión: El Rector a partir de cada una de las presentaciones encabezadas por gerentes de proceso, coordina el establecimiento de compromisos, tareas y acciones específicas, discutidas en el seno de la reunión además de los recursos necesarios para su desarrollo. Cada uno de los resultados y compromisos quedan registrados en el formato de acta de revisión por la dirección. Finalmente los resultados consignados en el acta son enviados en limpio a todos los participantes, de manera que se utilice como instrumento guía para atender los compromisos y tareas adicionales definidas.

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Revisado por: Vicerrectora Planeación

DI-PR-04 Versión 3 Página: 5/5 26/09/2014 Aprobado por: Rector

6. REFERENTES NORMATIVOS -

Norma ISO 9001:2000 numeral 5.6.

7. REGISTROS

Código

Nombre

Tipo

Nivel de Acceso

DI-PR-04-01

Acta de revisión por la dirección

Físico / Electrónico

Restringido

Almacenamiento Carpeta de actas de revisión por la dirección

Clasificación

cronológica

Responsable

Frecuencia

Representante de la dirección

Anual

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Tiempo de retención Archivo Archivo gestión central 2 años