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PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA LA SOLICITUD, ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS EN EL ALMACÉN CEMA e

CENTRO DE EXCELENCIA MEDICA EN ALTURA BY FIFA Vigente a partir de Sustituye a: __/__/__.

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PROCEDIMIENTO NORMALIZADO PARA LA SOLICITUD, ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS EN EL ALMACÉN CEMA

Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Objetivo Alcance Responsabilidades Desarrollo del proceso Referencias Bibliográficas Anexos Anexo 1. Lista de requerimientos por servicio. Anexo 2. Solicitud de requerimientos. Anexo 3. Control de Cambios Anexo 4. Firmas de Conocimiento. Anexo 5. Diagrama de flujo.

1. OBJETIVO

ELABORÓ:

Vo.Bo.:

REVISÓ:

Fecha: Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Auxiliar de Farmacia

Fecha: Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.

Fecha: Firma: Nombre: Ing. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad Grupo Pachuca

AUTORIZÓ:

ACREDITÓ:

Fecha: Firma: Nombre: L.F Sandra Lucía Vázquez Ortega Puesto: Responsable Sanitario

Fecha: Firma: Nombre: Dra. Gabriela Murguía Cánovas Puesto: Dirección General de Centro de Excelencia Médica en Altura

Este documento es propiedad del Almacén del Centro de Excelencia Medica en Altura

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Establecer los lineamientos y metodología que debe cumplir el personal inmerso en el Área de Almacén CEMA para efectuar correcta y oportunamente las actividades necesarias para la solicitud, adquisición, recepción y registro de medicamentos y demás insumos, con el fin de evitar el desabasto y así prestar un servicio eficiente y de calidad dentro de la Clínica de Medicina Deportiva.

2. ALCANCE Aplica para el personal que se encuentra adscrito al Área de Almacén CEMA, quienes serán los involucrados para llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento.

3. RESPONSABILIDADES 3.1 Responsable de Almacén CEMA: a. Cumplir con lo establecido en este procedimiento y verificar que el resto del personal cumpla con el mismo. b. Revisar y analizar la solicitud de requerimientos elaborada por la Auxiliar de Farmacia, así como verificar que se encuentre debidamente documentada. c. Autorizar la solicitud de requerimientos con su firma correspondiente.

ELABORÓ:

Vo.Bo.:

REVISÓ:

Fecha: Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Auxiliar de Farmacia

Fecha: Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.

Fecha: Firma: Nombre: Ing. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad Grupo Pachuca

AUTORIZÓ:

ACREDITÓ:

Fecha: Firma: Nombre: L.F Sandra Lucía Vázquez Ortega Puesto: Responsable Sanitario

Fecha: Firma: Nombre: Dra. Gabriela Murguía Cánovas Puesto: Dirección General de Centro de Excelencia Médica en Altura

Este documento es propiedad del Almacén del Centro de Excelencia Medica en Altura

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3.2 Auxiliar de Farmacia: a. Conocer los medicamentos y demás insumos que se demanden con frecuencia pero que no estén considerados como existencia stock, e informarlo al Responsable de Almacén y Auxiliar Administrativo para que se considere su incorporación. b. Realizar cotizaciones con los diferentes proveedores con el fin de obtener los insumos de mejor calidad y a un precio que se ajuste a los recursos de la clínica. c. Elaborar semanalmente la lista de requerimientos cubriendo la descripción exacta y características de los medicamentos y demás insumos para la salud que se soliciten. d. Realizar el registro de medicamentos e insumos que ingresen al Almacén CEMA mediante el sistema Histoclin. 3.3 Auxiliar Administrativo: a. Llevar a cabo el procedimiento descrito en este documento de manera estricta. b. Realizar cotizaciones con los diferentes proveedores con el fin de obtener los insumos de mejor calidad y a un precio que se ajuste a los recursos de la clínica. c. Asegurarse de adquirir los insumos con proveedores legalmente establecidos. 4. DESARROLLO DEL PROCESO 4.1

Solicitud y adquisición: 4.1.1 Auxiliar de Farmacia:

ELABORÓ:

Vo.Bo.:

REVISÓ:

Fecha: Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Auxiliar de Farmacia

Fecha: Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.

Fecha: Firma: Nombre: Ing. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad Grupo Pachuca

AUTORIZÓ:

ACREDITÓ:

Fecha: Firma: Nombre: L.F Sandra Lucía Vázquez Ortega Puesto: Responsable Sanitario

Fecha: Firma: Nombre: Dra. Gabriela Murguía Cánovas Puesto: Dirección General de Centro de Excelencia Médica en Altura

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4.1.1.1 Realiza a lo largo de la semana el monitoreo de las existencias de medicamentos e insumos en el Almacén CEMA y en cada uno de los servicios con los que cuenta la clínica, tomando en cuenta los niveles mínimos y máximos establecidos para determinar aquellos que deberán ser solicitados. 4.1.1.2 Elabora una lista de requerimientos con los medicamentos e insumos que serán solicitados (una por cada servicio o sub almacén de CEMA), siguiendo el formato establecido (Anexo 1). 4.1.1.3 Solicita cotización para los productos requeridos con el proveedor correspondiente para cada grupo de insumos. 4.1.1.4 Llena debidamente el formato de solicitud de requerimientos (Anexo 2), con todos los datos solicitados. 4.1.1.5 Mediante el sistema Histoclin, imprime el historial de registro de salidas del último mes para cada producto solicitado. 4.1.1.6 Cada jueves entrega a la Encargada de Farmacia la solicitud de requerimientos debidamente documentada:  Formato de requisición.  Lista de requerimientos.  Cotización.  Historial de registro de notas de salida. 4.1.2 Responsable de Almacén:

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Fecha: Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Auxiliar de Farmacia

Fecha: Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.

Fecha: Firma: Nombre: Ing. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad Grupo Pachuca

AUTORIZÓ:

ACREDITÓ:

Fecha: Firma: Nombre: L.F Sandra Lucía Vázquez Ortega Puesto: Responsable Sanitario

Fecha: Firma: Nombre: Dra. Gabriela Murguía Cánovas Puesto: Dirección General de Centro de Excelencia Médica en Altura

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4.1.2.1 Recibe la solicitud de requerimientos, verificando que se encuentre debidamente documentada. 4.1.2.2 Entrega al Auxiliar de Farmacia la requisición firmada y autorizada.

4.1.3 Auxiliar de Farmacia: 4.1.3.1 Entrega la requisición firmada y debidamente documentada al área de administración de CEMA para que sea validada y autorizada. 4.1.3.2 Solicita un folio para cada requisición autorizada. 4.1.3.3 A partir de los días viernes, procede a solicitar la compra con el proveedor indicado en cada requisición. NOTA: En caso de que se requieran insumos de urgencia, podrá solicitar la compra de los mismos cualquier día de la semana con el proveedor correspondiente sin necesidad de llenar en ese momento los formatos requeridos, siempre y cuando se tenga la autorización del Responsable de Almacén o del área administrativa. Los trámites antes mencionados se realizarán una vez que haya pasado la emergencia. 4.2

Recepción y registro:

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Fecha: Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Auxiliar de Farmacia

Fecha: Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.

Fecha: Firma: Nombre: Ing. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad Grupo Pachuca

AUTORIZÓ:

ACREDITÓ:

Fecha: Firma: Nombre: L.F Sandra Lucía Vázquez Ortega Puesto: Responsable Sanitario

Fecha: Firma: Nombre: Dra. Gabriela Murguía Cánovas Puesto: Dirección General de Centro de Excelencia Médica en Altura

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La entrada de medicamento e insumos al Almacén CEMA puede darse en dos vertientes:  Compra directa a proveedor.  Por devolución o traspaso de material por parte de los diferentes servicios de la Clínica o de Farmacia CEMA.

4.2.1 Compra directa a Proveedor. 4.2.1.1 Proveedor: 4.2.1.1.1 Entrega los insumos solicitados en el área de Almacén de CEMA, ya sea directamente o mediante su servicio de mensajería. 4.2.1.1.2 Entrega los insumos mediante una factura, la cual deberá contener como mínimo, los siguiente rubros:  Datos fiscales del proveedor.  Número de factura.  Descripción de los productos.  Número de lote y fecha de caducidad.  Cantidad.  Costo de los productos.  Método de pago y número de cuenta. 4.2.1.1.3 Si no entrega factura, presentará una nota de remisión, la cual deberá contener

ELABORÓ:

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Fecha: Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Auxiliar de Farmacia

Fecha: Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.

Fecha: Firma: Nombre: Ing. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad Grupo Pachuca

AUTORIZÓ:

ACREDITÓ:

Fecha: Firma: Nombre: L.F Sandra Lucía Vázquez Ortega Puesto: Responsable Sanitario

Fecha: Firma: Nombre: Dra. Gabriela Murguía Cánovas Puesto: Dirección General de Centro de Excelencia Médica en Altura

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la misma información establecida en el punto 4.2.1.1.2, a excepción del número de factura y método de pago, y comunicará el plazo en el cual será entregada la factura, ya sea física o de manera electrónica.

4.2.1.2 Personal de Almacén (Responsable, Auxiliar de Farmacia y Auxiliar Administrativo): 4.2.1.2.1 Recibe los insumos, verificando que éstos sean entregados mediante factura, con la información necesaria o en su defecto con nota de remisión. 4.2.1.2.2 Verifica que los medicamentos e insumos recibidos coincidan 100% con lo descrito en la factura o remisión. 4.2.1.2.3 Revisa que la fecha de caducidad de los productos recibidos sea por lo menos 12 meses mayor a la fecha de recepción. 4.2.1.2.4 Si se cumplen los puntos anteriores, los medicamentos e insumos serán recibidos, colocando lo siguiente en la copia de la factura:  Sello de recibido en Almacén CEMA.  Nombre y firma de quien recibe.  Fecha y hora de recepción.

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Fecha: Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Auxiliar de Farmacia

Fecha: Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.

Fecha: Firma: Nombre: Ing. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad Grupo Pachuca

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Fecha: Firma: Nombre: L.F Sandra Lucía Vázquez Ortega Puesto: Responsable Sanitario

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NOTA: En caso de que no se cumpla con alguno de los puntos establecidos, los productos no se recibirán, y se deberá solicitar nuevamente la entrega. 4.2.1.2.5 Realiza el registro electrónico de los insumos y medicamentos recibidos mediante una nota de entrada de almacén del sistema Histoclin, basándose en el manual de operación del mismo. 4.2.1.2.6 Imprime la nota de entrada y se anexa a la factura (copia) o nota de remisión, archivándola en la carpeta de entradas, la cual se encuentra organizada por proveedor y por fecha de recepción. 4.2.1.2.7 Entrega al área de administración la factura original, la nota de entrada y le anexa el formato de requisición ya documentado y autorizado. 4.2.2 Por devolución o traspaso de material. Este rubro se presenta cuando alguno de los 11 sub almacenes dispuestos en CEMA tiene la necesidad de devolver algún medicamento o insumo al Almacén Central; o cuando por operación, Almacén CEMA requiere material que se encuentre en Farmacia CEMA. 4.2.2.1 Personal adscrito a los diferentes servicios o sub almacenes:

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Fecha: Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Auxiliar de Farmacia

Fecha: Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.

Fecha: Firma: Nombre: Ing. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad Grupo Pachuca

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Fecha: Firma: Nombre: L.F Sandra Lucía Vázquez Ortega Puesto: Responsable Sanitario

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4.2.2.1.1 Informan al personal de Almacén que requieren hacer una devolución de insumos. 4.2.2.1.2 Acude al área de Almacén con los insumos que serán devueltos. 4.2.2.2 Personal de Almacén: 4.2.2.2.1 Verifica que los medicamentos e insumos que serán devueltos cumplan con las siguientes características:  Físicamente en óptimas condiciones.  Encontrarse dentro del empaque primario o secundario según sea el caso.  Contar con fecha de caducidad vigente. 4.2.2.2.2 Recibe los medicamentos y/o insumos devueltos, generando una nota de entrada en el sistema Histoclin siguiendo el manual de procedimientos del mismo, estableciendo que se trata de una devolución. 4.2.2.2.3 Imprime la nota de entrada, la cual deberán firmar el personal que hace la devolución y quien recibe los insumos, quedándose cada quien con una copia. 4.2.2.2.4 Archiva la nota en la carpeta de entradas en su lugar correspondiente. 4.2.2.3

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Encargado de Almacén de Farmacia CEMA:

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4.2.2.3.1 Genera una nota de salida por traspaso de material con destino a Almacén CEMA. 4.2.2.3.2 Se comunica con el personal de Almacén CEMA para proporcionar el número de nota de salida. 4.2.2.4 Personal de Almacén CEMA: 4.2.2.4.1 Genera una nota de entrada por traspaso de material, colocando el número de nota de salida que le fue proporcionado. 4.2.2.4.2 Contabiliza la nota de entrada y se lo notifica al Responsable de Almacén CEMA para que éste también contabilice su nota de salida. Este procedimiento puede ser modificado en base a las necesidades del Servicio; para tales efectos se anexa un formato de control de cambios para llevar un historial de los procesos y su evolución. (Anexo 3) Se anexa también una lista de firmas de conocimiento para que la gente involucrada en el procedimiento firme en cuanto tenga claro todos los puntos tratados en el (Anexo 4)

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Fecha: Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Auxiliar de Farmacia

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Anexo 1. Lista de requerimientos por servicio.

SERVICIO PARA EL QUE SE SOLICITAN INSUMOS INSUMO

MARCA

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PRESENTACIÓN

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CANTIDA D SOLICITA DA

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Anexo 2. Solicitud de requerimientos.

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Anexo 3. Control de Cambios.

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FECH A

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DESCRIPCION DEL CAMBIO

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REALIZADO POR

APROBADO POR

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Anexo 4. Firmas de conocimiento. AREA

NOMBRE

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FIRMA

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FECHA

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Anexo 5. Diagrama de flujo. RECEPCION DE MEDICAMENTOS O INSUMOS

DEVOLUCION O TRASPASO DE MATERIAL ENTRE

COMPRA A PROVEEDOR

Cotejo de Factura y Productos a entregar

Revisión de material

Elaboración de nota de entrada en sistema (HISTOCLIN)

Elaboración de nota de entrada en sistema (HISTOCLIN)

Archivar documentos de respaldo

Archivar documentos de respaldo

Llevar acabo proceso de Almacenamiento

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Llevar acabo proceso de Almacenamiento REVISÓ: Fecha: Firma: Nombre: Ing. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad Grupo Pachuca

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