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• Miguel Perez

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Facultad de Ciencias Económicas y de Administración Unidad Académica Administración y Gestión de las Organizaciones Unidad Curricular Procesos y Sistemas de Información

CASO DE ESTUDIO: MOLINO SAN JAVIER Unidad Temática 7: CONCEPTOS BÁSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Objetivos de aprendizaje: Al terminar esta clase, el estudiante debe ser capaz de: ● Comprender la importancia de los sistemas de información en la toma de decisiones empresariales. ● Aplicar (en un caso práctico) algunos de los requisitos que debe cumplir la información. ● Comprender la interrelación entre los procesos y procedimientos de una organización y sus sistemas de información. ● Comprender el rol del Analista de organizaciones en el desarrollo y en la implementación de un nuevo sistema de información. Marco teórico: ● Principios de Sistemas de Información - Un enfoque administrativo, 9ª Edición, de Ralph Stair y George Reynolds. ● Contenidos conceptuales de las clases teóricas Molino San Javier El Molino San Javier fue fundado por Don José Rodríguez hace ya más de un siglo y hoy se encuentra dirigido por Walter Rodríguez, nieto del fundador, principal accionista y Gerente General. El Molino elabora distintos tipos de harinas (pasteras, pizzeras, 0, 00, 000) y subproductos como afrechillo y semitín. El Molino cuenta con una oficina, donde trabajan 30 personas distribuidas en la Gerencia de Administración y Finanzas (dirigida por el Cr. Bruno Ros) y la Gerencia Comercial. La Gerencia de Producción está ubicada en Dolores y cuenta con 50 personas, entre Jefes de Producción y Operarios. Hasta el año 2010, la estrategia de marketing fue vender a grandes clientes, por ejemplo a fábricas panificadoras y fábricas de pastas de gran porte y por ende de grandes volúmenes de compras. Los procesos de ventas, cobranzas y distribución eran simples y las tareas de los procedimientos vinculados se realizaban fundamentalmente en forma manual. Diariamente, existía un número reducido de tareas que eran controlables por parte del personal de ventas y de cobranzas. Durante el 2011, Walter Rodríguez decidió un cambio de estrategia e ingresar también en el segmento de clientes minoristas, es decir, venta a panaderías barriales, con el cual el Molino nunca había trabajado y resultaba aparentemente muy rentable. El cambio de estrategia provocó que el número de clientes se multiplicara por 10, lo cual generó un incremento exponencial en el número de operaciones de venta (autorizaciones de pedidos, emisión de facturas, gestiones de cobro y otros). A las pocas semanas de implementar la nueva estrategia, ya resultaba evidente que la misma no podía ser soportada por los procesos y procedimientos actuales. Inmediatamente, comenzaron a manifestarse una serie de debilidades de la organización, desde problemas en la atención al cliente hasta errores diarios en las entregas de harina. Asimismo, graves errores en la facturación, cobranza y manejo de fondos impactaron en la rentabilidad del negocio.

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Desde el punto de vista del sistema de información gerencial, el sistema informático de facturación no estaba diseñado para soportar el gran número de operaciones que surgía del incremento de la cartera de clientes, observándose en algunos casos, demoras y errores en las facturas, lo cual generaba “cuellos de botella” en el proceso. Tampoco brindaba información de stocks en tiempo real que permitiera un efectivo control sobre los inventarios, ni brindaba información que ayudara a la toma de decisiones. Por ejemplo los días de atraso en las cuentas a cobrar de los clientes en el pasado eran calculados en forma manual pero en la actualidad, ello resultaba imposible y no se contaba con esa información. Si bien Walter Rodríguez era consciente de las dificultades que estaba ocasionando el cambio de estrategia, pensó que con el tiempo los problemas se solucionarían. Sin embargo, a fines del 2011, constatando las quejas de los clientes y sus amenazas para cambiar de proveedor, decidió resolver el problema, sea como sea, y delegó la solución al Cr. Bruno Ros. El Cr. Bruno Ros decide contratar al Analista de organizaciones, Lic. Adm. Cr. Roberto Solucionatutti para analizar los procesos y luego comprar e implementar un nuevo sistema informático de facturación, contabilidad y gestión de stock. Dicho sistema, debe facilitar la toma de decisiones del Sr. Walter Rodríguez respecto al otorgamiento de crédito a un cliente y promoción de un determinado tipo de harina, entre otros beneficios. Se solicita: 1. 2.

3. 4.

5.

IDENTIFICAR dos requisitos de la información que no cumple el sistema de información gerencial. INDICAR dos ejemplos de información que debería proveer el nuevo sistema informático para facilitar las decisiones que debe tomar el Sr. Walter Rodríguez. Para los ejemplos brindados indique: periodicidad, usuarios de la información y fuentes de datos. IDENTIFICAR las fuentes de información. ANALIZAR las siguientes afirmaciones realizadas por Walter Rodríguez y comente la validez de cada una de ellas, en base al marco teórico brindado en el curso: a. “Necesitamos un sistema de computación que me brinde datos para saber que clientes me deben y cuales no me deben”. b. “Implementemos de una vez un buen sistema informático y luego veremos si nuestros procesos necesitan ser mejorados”. DESCRIBIR el rol que debería cumplir el Analista de organizaciones, Lic. Adm. Cr. Roberto Solucionatutti en la Metodología para el desarrollo e implementación de sistemas de información.