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AGUSTIN

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

CURSO: LOGISTICA Y CONTRATACIONES DEL ESTADO DOCENTE MG. MIRTA DIAZ DE GONZALES

2014

1

CURSO LOGISTICA Y ADQUISICIONES DEL ESTADO I UNIDAD CONCEPTO DE LOGÍSTICA. ► Es el proceso de planificar, implementar y controlar el flujo y almacenamiento de materias primas, productos semielaborados o terminados y de manejar la información relacionada con ese proceso, desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propósito de satisfacer en forma adecuada los requerimientos de los clientes. ► Logística es la gerencia de la cadena de abastecimiento, desde la materia prima hasta el punto donde el producto es finalmente consumido o utilizado. Como función gerencial, la logística debe proveer el producto correcto, en la cantidad requerida, en condiciones adecuadas, en el lugar preciso, en el tiempo exigido. ► La logística es una red de puntos de almacenamiento y líneas de comunicación y transporte, en la que hay que considerar aspectos de espacio y tiempo integrados en el costo total. ► Conceptualmente, un sistema integrado de logística de una empresa esta formado por tres áreas operacionales: gestión de materiales, gestión de transformación y gestión de la distribución física, Podemos observar entonces, que existen muchas y variadas definiciones acerca de Logística, y aunque todas ellas tienen puntos en común, presentan también diferencias al no abarcar por completo el concepto. Aunaremos el concepto como: “Conjunto de actividades que tienen como objetivo la ubicación, al mas bajo costo posible, de una cantidad determinada de un producto en el lugar y en el momento en los que exista una demanda”. De acuerdo con lo anterior, el proceso Logístico atraviesa las cuatro áreas básicas que conforman la misión de las empresas manufactureras:  Fabricar el producto que corresponda a lo demandado por la clientela.  Hacer que ese producto esté disponible para los requerimientos del cliente.  Trasladar el producto hasta el lugar donde el cliente lo solicite.  Entregar el producto según el plazo acordado (tácita o expresamente) con el cliente.

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OBJETIVOS PRIMARIOS DE LA LOGISTICA -Contribuir a alcanzar las metas de la empresa -Costos de operación bajos -Costos de adquisición bajos -Alta rotación de los inventarios -Continuidad en el abastecimiento -Consistencia en la calidad. -Buenas relaciones con los proveedores -Desarrollo del personal -Buenos registros (estadísticas, descripciones, etc. OBJETIVOS SECUNDARIOS DE LA LOGISTICA -Contribución a la operatividad de otras dependencias de la empresa -Relaciones reciprocas favorables a nivel de empresa -Diseño de nuevos productos o adquisición de nuevos materiales -Evaluar decisiones del tipo: Hacer o Comprar -Normalización de los materiales -Mejoramiento de los productos que se ofrecen al mercado -Armonía entre dependencias dentro de las empresariales -Previsiones (eliminar los urgentes) FUNDAMENTOS DE APOYO LOGISTICO Cualquiera que sea el sistema de apoyo logístico que se conciba, para que sea eficaz, debe ser organizado respetando los siguientes fundamentos a) APOYO LOGÍSTICO  Cualquiera que sea su estructura, esta organizada alrededor de las necesidades de la empresa.  Debe responder a la realidad de cada empresa y a sus aspectos operativos.  No existe una formula única o un procedimiento estándar a aplicar. b) ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS  Los procesos deben ser similares durante todo el tiempo de funcionamiento de la empresa.  Deben de ser flexibles para absorber cualquier cambio, variante o eventualidad  No deben de obstaculizar los procesos de la empresa c) SIMPLICIDAD  Deben de ser procesos muy simples , no complicados  Limitarse a mantener la capacidad operativa de la empresa. d) ECONOMÍA Deben demandar el menor esfuerzo económico Buscar el menor costo, como por ejemplo el empleo. Buscar el empleo de recursos locales. Utilización de materiales recuperados Control de los materiales críticos. Máxima utilización de los equipos

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e) SEGURIDAD La seguridad debe de verse desde dos puntos de vista Seguridad de operación o seguridad técnica Tomar medidas para proteger máquinas o instalaciones para preveer accidentes o fallas por el manejo ineficiente o inapropiado de materiales y equipos. Seguridad material. Se refiere a la protección y conservación de los materiales y quipos. Básicamente la protección contra los efectos del medio ambiente. f)

OPORTUNIDAD Las necesidades deben de ser satisfecha en el lugar adecuado, la cantidad requerida, el momento oportuno y la calidad deseada. La operación logística requiere de plazos mínimos para su ejecución Exige flexibilidad, continuidad y movilidad en la organización y funcionamiento del sistema logístico.

g) REACCIÓN INMEDIATA DEL SISTEMA Debe estar en condición de aceptar cambios. La reacción del sistema debe ser rápída así como su conversión. PRINCIPALES FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 1.- FUNCIÓN DE ABASTECIMIENTO Y DE COMPRAS. -Es la función logística mediante la cual se realiza el proceso de proveer a la empresa de todos los materiales necesarios para su funcionamiento. 2.-FUNCIÓN DE MANTENIMIENTO Es la función logística mediante la cual se realizan una serie de acciones destinadas a conservar el material, equipos, construcciones, etc. En condiciones de prestar el servicios en todo momento. 3.-FUNCIÓN DE TRANSPORTE Es la función logística que se encarga de llevar los materiales a su destino. Incluye las actividades de transportar los materiales desde los almacenes de los proveedores a nuestros almacenes y la distribución física hacia los clientes.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGÍSTICO - El sistema logístico de la empresa se basa en los siguientes elementos:

A) Adquisiciones.- Gestión del Proceso de Compras Qué es una compra? Es una operación destinada a proveer en las mejores condiciones posibles, todos los bienes que requieren las diferentes áreas de la empresa.

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Finalidad y objetivos. -La finalidad del área de compras es: Adquirir materiales, suministros, repuestos, Herramientas, maquinarias, equipos, etc. Con la calidad adecuada, en la cantidad necesaria. en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más conveniente. Tiene como objetivos fundamentales: 

Mantener la continuidad en el abastecimiento.



Realizar una mínima inversión.



Evitar duplicaciones, desperdicios e inutilizaciones de los materiales.



Mantener niveles de calidad acordes con el uso al que se destinan los materiales.



Obtener - -- costos bajos, compatibles con la calidad y el servicio que se requieren.



Mantener la posición competitiva de la empresa.

Esto obliga que al comprar, se debe conocer las características de los materiales y el uso al cual se destinan. Debe de solicitar a los usuarios la información que se requiera y no dejarse llevar por los vendedores. En líneas generales al efectuar una compra debe analizar si se está satisfaciendo al usuario y cumpliendo los objetivos que se le han asignado.

Clasificación de las compras 1) Por la forma de efectuar la compra. Compras centralizadas.-Cuando las compras las hace una dependencia, la cual dispone de la autoridad necesaria. Compras descentralizadas.- cuando existen compras como elemento de control de las adquisiciones, pero las compras las efectúan las áreas en forma autónoma 2) Por el tipo de mercancía que se compra. a) Materias primas.- Son materiales que se emplean en producciones y que

sufren

una

transformación y que al final forman parte del producto, y sus características son:  Consumo constante 

Grandes cantidades Información fácil de obtener



Precios según acuerdo con el proveedor



Ocupan mucho espacio de almacenes

5



Su transporte y manipulación son muy costosos

b) Suministros. Son aquellos materiales necesarios para el funcionamiento y conservación de la empresa. No forman parte del producto pero son necesarios en su producción. Sus características son: 

Consumo en partidas pequeñas



Precios y descuentos conforme a tarifas establecidas



Ocupan poco espacio en el almacén



Mucho trabajo de oficina por la variedad



Tiene especificaciones normalizadas

c) Piezas fabricadas.-Son pequeñas piezas o herramientas que se compran para revender. Sus características son: 

Margen de ganancia en reventa decisivo.



Adquisición por cotizaciones para adquirir un mejor precio.



En productos entandares pueden obtenerse precios de mayoristas.



Su adquisición debe limitarse a programas establecidos.

d) Maquinaria y equipos.- Sus características son: 

Debe ser aprobada por los directivos.



Priman las condiciones o características técnicas.



Las especificaciones deben ser minuciosas.



Deben de indicar la finalidad y los resultados que se esperan obtener.



La decisión se toma en conjunto entre el interesado y el comprador.

Métodos para comprar. a) Según los factores que intervienen en la determinación de cuanto comprar. *Ajustadas a las necesidades.- Se efectúan cuando el artículo es necesario. 

-Se compra solo lo necesario.



-Artículos de poca frecuencia de consumo o necesidades urgentes.



-La idea es contar con los artículos en el momento preciso.

6



-No se mantienen stock.



-Se requiere de proveedores de confianza y cumplidos.

*Periodos futuros específicos. 

Para artículos de consumo regular.



Variaciones de precios insignificantes.



El periodo para el cual se compra debe basarse en el control de existencias y en las variaciones de la fabricación.



La economía que pueda obtenerse afecta al periodo de compra y al costo de almacenamiento.



El periodo es fijado por el plan de producción o por el consumo del almacén.

*Según situación del mercado.- Se trata de aprovechar las fluctuaciones de los precios 

Hay que tener en cuenta el plan de producción.



Estudiar constantemente el mercado para analizar las tendencias.



De acuerdo a la tendencia establecer la cantidad a comprar. Estudiar la posibilidad de abastecerse durante un largo tiempo con entregas parciales.



Utilizar el método para artículos cuyo consumo es estable.



Permite obtener grande economías y fuertes utilidades. pero requiere de mayor espacio el almacén, existiendo el peligro de la obsolescencia.

*Especulativas.- Se adquiere cuando los precios son bajos y la tendencia es a subir. 

Implica un riesgo mayor que el normal.



El factor principal de decisión es la tendencia del precio en el mercado.



El programa de producción es de poca importancia.



No está basado en la demanda si no en las utilidades que pueden obtenerse.



No es función normal de compras por lo que debe de ser autorizada.



Se debe de informar sobre los riesgos y ventajas que presenta su aplicación.

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

Inmoviliza grandes cantidades de dinero.



Requieren mucho espacio en el almacén.



Pueden quedar artículos fuera de uso.

b) Según la forma de comprar -Compras sobre contrato.- Se fija mediante un contrato el precio y la fecha de entrega. 

Se aprovechan precios bajos escalonando las entregas.



No se aumentan las existencias y se asegura el abastecimiento continuo.



Deben tenerse muy en cuenta los puntos a considerar en el contrato. Debe actuar asesoría legal.



El contrato debe ser siempre por escrito, exponiendo claramente condiciones las de cantidades,



especificaciones, precios, garantías, plazos de entrega, pago, penalizaciones, etc.



Hay que determinar cómo se realizaran las inspecciones y por cuenta de quien corren los gastos.

-Compras en partidas agrupadas.- Se agrupan las compras de aquellos artículos que durante el año deben de ser adquiridas de forma reducida.  

Los artículos deben de ser relacionados para hacer la compra a un solo proveedor. Este método hace más atractivo el pedido al proveedor.

-Compras con arreglo a un programa.- Se confecciona un programa de compras, así el proveedor ganador puede tomar sus previsiones de producción. 

Pueden efectuarse en un solo pedido o en varios.



Utilizado para los artículos de gran consumo.



Reduce las existencias en el almacén (el proveedor pasa a ser el almacenero)



Obtener artículos de buena calidad al darle tiempo al proveedor para preparar el pedido.



Asegurar la llegada de los artículos con oportunidad.



Obtener costos bajos en la adquisición.



Reduce las inversiones en inventarios.

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

Asegura el proveedor la venta de sus artículos.



Las variaciones en las necesidades o especificaciones pueden ocasionar problemas con el proveedor. Se le debe de advertir de los riesgos que corre.

El ciclo de las compras. El ciclo de las compras también se le conoce como provisión o suministro, y dentro de sus actividades tenemos: a) Reconocimiento de la necesidad.- Comienza con la emisión de la requisición o pedido por el usuario. Es el documento por el cual el usuario hace conocer sus necesidades, y debe contener: 

Descripción completa de los artículos.



Cantidad necesaria y unidad de medida.



Fecha en que se requiere.



Uso que se dará al artículo.



Punto de entrega.



Fecha y firma que autorizan.



Puede contener datos referentes al proveedor para ser llamados por compras.



Nombre y dirección



Precio y condiciones de pago



Del embarque y embalajes



Peso aproximado



Número y fecha del pedido



Fecha de entrega comprometida

b) Examen y análisis del inventario.- Para verificar si se cuentan con la existencia en el almacén para la atención del pedido, en el supuesto que no exista el bien se procede a realizar el requerimiento del bien. c) Envió del Requerimiento o pedido al Área de Compras quien ejecutara las siguientes acciones: Confección de

la Solicitud de cotización que será enviada a los proveedores, y que

contendrá los siguientes datos:

9



Los datos de la solicitud de compra.



Punto de entrega.



Plazo de entrega.



Fecha de vencimiento de presentación.



Inspecciones a que serán sometido los artículos, solicitando:



Los precios,



Condiciones de pago.



Plazo de entrega al que se compromete.



Condiciones especiales que regirán las adquisiciones

d) Determinación de precio y selección del proveedor.- Es responsabilidad exclusiva del Área de Compras, la que debe tener un Registro de proveedores con sus características básicas. Se solicitara al menos tres cotizaciones, llegadas las tres cotizaciones: e) Se preparara el Cuadro Comparativo de Cotizaciones Se puede emplear un método de ponderación de factores, para lo cual hay que determinar factores de evaluación. Los factores que se suelen emplear según sea el caso son: .

Precio unitario.

. Fletes. . Condiciones de pago. . Plazo de entrega. . Garantías. . Servicio técnico. . Respaldo y soporte técnico. . Servicios adicionales. . Cumplimiento del proveedor. . Seriedad del proveedor. . Estado financiero del proveedor. . Otros que se consideren de acuerdo al caso Determinar peso de los factores.

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

A cada factor se le asigna un puntaje y un peso.

f) Selección del mejor proveedor. Hay que negociar sobre todo aquellos factores críticos. Nos quedamos con el proveedor que haya aceptado las mejores condiciones globales. g) Remisión de la Orden de compra al proveedor seleccionado o al proveedor que se le ha otorgado la buena Pro en el que se debe indicar: 

Fecha de expedición



Número de O/C.



Cantidad solicitada



Unidad de medida



Descripción correcta del articulo



Instrucciones de despacho



Condiciones de pago



Clausulas adicionales



Firmas y autorización

Nombre de la Institución Nº

DÍA

MES

AÑO

ORDEN DE COMPRA - GUÍA DE INTERNAMIENTO SEÑOR(ES): DIRECCIÓN: - LE AGRADECEREMOS ENVIAR A NUESTRO ALMACÉN:

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- LO SIGUIENTE: - REFERENCIA Nº: - FACTURAR A NOMBRE DE: ARTÍCULOS Unida Códig Cantida d o d Medid a

VALOR

DESCRIPCIÓN

UNITARIO

TOTAL

TOTAL

ORDENACIÓN DE LA COMPRA

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL Programa Activid ad

1 Jefe de Abastecimiento

DISTRIBUCIÓN CONTABLE Cuentas por pagar

Proyecto

S/.____________________

2 Director de Materiales RECIBI CONFORME:

h) Seguimiento .-Hay que hacer seguimiento para garantizar la entrega y mantener continúo el abastecimiento. También, hacer que se respete la fecha de entrega. Si hay atrasos se pueden tomar decisiones para evitar la paralización de la planta, el seguimiento consiste en:

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-Comprobar que al proveedor le haya llegado la orden de compra. -Comprometer al proveedor a una entrega compatible con las necesidades de la empresa y su capacidad. -Ver los avances del pedido. -Procurar que se cumpla la promesa del proveedor.

Los medios para hacer el seguimiento dependen el ingenio y el conocimiento de la persona encargada. i) Embarque del artículo por el proveedor. j) Recepción y verificación del embarque contra la orden de compra. -Se verifica la llegada de artículos. -Se hace conjuntamente con el almacén. -Hay que verificar la cantidad, la calidad y las especificaciones de los materiales que se han recibido y se revisan

los siguientes documentos:

-Guía de remisión y Factura vs. Orden de compra. -Se traslada la documentación a contabilidad para su apropiación y pago. -Hay que efectuar un seguimiento de la factura para garantizar el pago a los proveedores. k) Pago de parte de la empresa.

Fuentes de abastecimiento. Compras tiene que elegir sus fuentes de abastecimiento, el que puede ser: a) Mercado local.- Proveedores y canales en el ámbito de la empresa. b) Mercado nacional.- Ubicados en el país de la empresa c)Mercado internacional.- Son las compras fuera del país *Para su selección y evaluación hay que considerar los siguientes parámetros: 

Distribución de tamaño y ubicación geográfica de los grupos de clientes



Movimientos del producto.



Estimado de las necesidades de servicio de entrega e interés en la disponibilidad o contabilidad.

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*Se puede hacer un estudio de mercado para definir a los proveedores que son los que se trabajara. *Permite determinar quiénes son los proveedores y en que volúmenes nos pueden atender. * Primero se conoce los productos y sus especificaciones. *Determinar la calidad requerida. *Se deben recopilar datos sobre: a) Las características características del bien.

del

material.

Definan

con

claridad

y

exactitud

las

b) Proveedores habituales de la empresa y aquellos que podrían serio. c) Los precios.- su evolución a través del tiempo. *Se desarrollan nuevos proveedores cuando están involucradas las siguientes consideraciones: a) Generación de nuevos productos (servicios). b) Carencia de competencia entre los proveedores.-Si fuese un proveedor único precios altos, escasez, servicio deficiente, calidad deficiente. c) Proceso de desarrollo de nuevas fuentes.

Investigación del mercado. 

Para logística tiene como objetivo definir a quienes se puede comprar, en que cantidades y a que precios. En el caso de los estudios de mercado de logística.



Se conoce el consumo - centraliza la acción en la búsqueda de proveedores, nuevos materiales, o nuevos métodos y procedimientos.



Sirve para establecer conclusiones que permitan negociar con los proveedores, emplear nuevas fuentes de abastecimiento, proponer cambios de materiales, etc.

Normas para realizar compras. Hay cuatro aspectos básicos que rigen a todas las compras son: Calidad.- Definida por la utilización que se dará al artículo. 

La calidad debe definirse.- el comprador debe establecer las especificaciones de los materiales de una manera en que estas puedan ser medibles.



La calidad no se mide por el precio.- no relacionar calidad con precio, es común

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pensar que la mayor calidad se obtiene con el mejor precio, yeso no siempre es cierto. 

La calidad debe ser la conveniente.- no siempre hay que comprar la mejor calidad. Deben verse las especificaciones del producto.



La calidad debe estar siempre disponible.- significa que la calidad buscada pueda ser adquirida con facilidad a un precio económico, dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro.

b) Cantidad.- Se debe estar seguros- de .que la cantidad pedida sea la correcta. El comprador debe estar capacitado para determinar si ese es el caso. 

Se debe equilibrar tres aspectos importantes: las necesidades de consumo, las ventajas económicas y la seguridad de almacenamiento.



La cantidad debe basarse en el control de existencias.



La cantidad debe estar respaldada.- de acuerdo al uso que se le va ha dar, para apreciar si la cantidad pedida es la correcta.



La cantidad no debe ser influenciada por el precio. En caso de descuento, debemos analizar la conveniencia o no de comprar una cantidad mayor. En caso de artículos cuyo precio no varia mucho, hay que comprar de acuerdo a las necesidades; y si sufren constantes variaciones, hay que aprovechar cuando el precio este bajo.



La cantidad que se determine debe de tener en cuenta el tiempo de demora.



El transporte a elegir esta en función de la cantidad que se adquiere.



La cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible.

c) Oportunidad en que hay que comprar.- Determinar el momento correcto evita gastos inútiles y compras de último minuto. 

Para determinar bien este valor hay que contar con un buen sistema de control de existencias.

d) Precio más conveniente.- Hay que considerar lo siguiente: 

El precio de adquisición es un elemento básico del precio de venta; también va a

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influir en los costos de producción. 

El precio debe buscarse en razón de la calidad y la cantidad.- no hay que buscar lo más barato sino el precio más bajo considerando una calidad mínima y la cantidad necesaria.



.El precio no es solamente el valor de compra.- hay que tener presente también los costos de transporte, embalajes, recepción, almacenamiento. etc.

B) Inventarios y su control.

-Los inventarios son la razón de ser la actividad logística de la empresa ya que actúan como amortiguadores de las operaciones. - No deben de permanecer sin movimiento. Se debe buscar mejorar los índices de rotación. -Ejercer sobre los materiales el control adecuado a las necesidades, eliminando las actividades o tareas extras que atenten contra la economía de las empresas.

C) Almacenes.-Manejo de Almacenes Concepto de almacén. Lugar donde físicamente se almacenan los stock de productos comerciales o industriales que posteriormente van hacer objetos de distribución o transformación.

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Clases de almacenes. 1.-Según la función que realizan Almacenes centrales (de fábrica o centros de distribución) Albergan diferentes inventarios (cíclicos, stocks de seguridad, estacionales) a ellos llegan los productos procedentes de la planta de fabricación y desde él se envían a los clientes

ALMACEN CENTRAL

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Almacenes regionales Se distribuyen por una zona geográfica y cumplen las funciones siguientes: -Conseguir una mayor rapidez en la respuesta a los pedidos de los clientes, al colocar más cerca de ellos el producto -Abaratar costos de transporte al recibir cargas completas. -Conseguir presencia regional de la empresa en la zona.

Centros o puntos de transito La diferencia con los anteriores es que en ellos no se efectúa un almacenaje propiamente dicho. Su función básica es recibir, en grandes cargas, las mercancías procedentes del almacén central o de la fábrica, destinadas a los clientes de la región que cubre cada una de ellos y por otro lado, facilitar la descomposición de estas cargas agregadas en varias más pequeñas que se alojarán en los vehículos más ligeros que recorren las distintas rutas de reparto o entre. En este tipo de almacén, las operaciones de descarga del vehículo pesado y carga de los ligeros se realizan simultáneamente sin necesidad de almacenar los artículos.

2.-Según la naturaleza de los artículos almacenados -Almacenes de materias primas -Almacén de productos semi- elaborados -Almacén de productos terminados. -Almacén de materiales auxiliares. -Almacén de piezas de recambio de los productos vendidos. -Archivos de información, puesto que también se almacena información.

3.-Según su régimen jurídico -Almacén propio -Almacén en alquiler 

Arrendamiento de naves industriales

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

Almacenes públicos: -Alquilados en función de los volúmenes ocupados

Ofrecen además gran variedad de servicios -Almacén en leasing.

Zonas en un almacén a. Muelles y zonas de maniobra Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehículos para entrar, salir y posicionarse adecuadamente para proceder a su carga o descarga.

b. Zonas de recepción y control Zona en la que, después de descargadas las mercancías, se comprueba el estado de las mismas, las cantidades recibidas y se hace la clasificación de los productos antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento. c. Zona de stock-reserva 

Destinada a ubicar los productos durante un determinado periodo de tiempo.

d. Zona de picking y preparación 

Destinada a la recuperación de los productos de sus lugares de almacenamiento y a su preparación para ser enviados adecuadamente.

e. Zona de salida y verificación 

Zona en la que se consolida la totalidad de las mercancías a enviar, antes de proceder a la carga del vehículo.

f. Zona de oficinas y servicios 

Es el espacio en el que se realizan las operaciones administrativas, por tanto donde se ubican las oficinas y los servicios auxiliares.

g. Otras zonas

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

Cámaras frigoríficas



Devoluciones



Paletas vacías, envases vacios



Zona de mantenimiento de equipos de almacén

CICLO DE ALMACENAJE Está constituido por los deberes que tiene el almacén, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organización a la cual pertenece.

1) Recepción Este elemento del almacén es el encargado de recibir los articulos que Compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material y su labor consiste en: 

Descarga.



Desembalaje



Inspección, verificación o chequeo



Ingreso o entrega a los depósitos, informando sobre su llegada y elaborando un parte o informe de ingreso.

2) Almacenamiento propiamente dicho Este aspecto del almacén consiste en guardar los artículos ubicándolos y cuidándolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser usados, en el momento que los necesiten los consumidores. 3) Despacho Consisten en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una orden o vale de salida denominada Nota de Entrega y que es un comprobante del movimiento. 4) Control Este aspecto del almacenamiento se realiza durante todo el ciclo, desde la recepción hasta la entrega y debe ser hecho por el propio personal del almacén, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendrá que intervenir personal especialista y

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conocedor de las condiciones técnicas que debe requerir el artículo.

D) Medio de transporte y su manipulación. -Los costos de transporte y manipulación influyen en los precios de los materiales. Incluyen los movimientos hacia la planta, entre los almacenes y hacia los clientes. -El transporte es una de los factores que permite negociar el precio con los proveedores. -Hay que decidir quien corre con los gastos de transporte. -Hay que reducir los costos de manipulación; disminuir los costos de movimiento por unidad y reducir los tiempos necesarios para el traslado. -Sus características clave son: costo, rapidez de entrega y calidad en el servicio.

Medios de manipulación y transporte A la hora de diseñar un almacén hay que escoger los medios de manipulación que se van a emplear para cada una de las actividades que se van a realizar. En la elección de los medios de manipulación se tiene muy en cuenta el ancho del pasillo necesario para maniobrar, así como la altura a la que se pueden elevar las cargas.

CARRETILLA CON ESTANTES PARA ALMACENAR Y MANIPULAR MATERIALES

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CARRITO TRANSPORTADOR

TIPOS DE CARRITOS PARA TRANSPORTAR

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a) Sistemas de transporte por rodillos Se pueden definir como caminos preestablecidos, constituidos por una serie de bastidores construidos a base de perfiles de acero que soportan en su parte superior a una serie de rodillos que en función del tipo de carga que han de soportar y del trabajo pueden ser de acero o plástico. Las cargas se deslizan sobre estos caminos mediante la gravedad o mediante motores eléctricos.

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b) Transportes aéreos Su principal característica es que permiten mantener el suelo despejado de mercancías, facilitando el paso de otros equipos móviles. Uno de estos equipos es el que se conoce como puente- grúa. Se utiliza fundamente para cargas muy pesadas que no se pueden mover por otros sistemas. c) Transpalets Denominadas también transpaletas, son un medio muy polivalente con el que se pueden realizar multitud de tareas tales como cargar y descargar, trasladar a otras unidades de carga a cortas distancias o ayudar en las operaciones picking.

d) Apiladoras Las maquinas que permiten además del transporte horizontal, su elevación, se denominan apiladoras. Se emplean fundamentalmente para elevar palets a poca altura, sobre todo en sistemas de almacenamiento que apilan las cargas unas encima de otras (almacenamiento en bloque). e) Carretillas Son los medios más empleados en los almacenes para elevar palets y su utilización se extiende a otras tareas como movimientos internos dentro del almacén, carga y descarga o incluso picking.

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f) Trans elevador Son medios que permiten elevar palets a gran altura. Emplean un ancho de pasillo mínimo y pueden estar guiados por un ordenador.

Sistemas de almacenaje a) Almacenamiento en bloque Consiste en apilar las mercancías unas encima de otras, formando bloques compactos. Es un sistema que se emplea tanto para palets como para mercadería sin paletizar. b) Estanterías convencionales fijas

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Es el sistema más universal para productos paletizados o no. Se basa en estanterías que permiten el acceso directo a los productos almacenados en ellas a través de distintos pasillos, cuyo ancho estará determinado por el medio de manipulación empleado.

c) Sistema drive in Se trata de un sistema de almacenaje sin pasillos, en el cual se eliminan los travesaños de las estanterías, pudiendo introducir las carretillas en el interior de las mismas. Al no existir los travesaños, los palets se apoyan sobre carriles dispuestos a lo largo de las estanterías.

d) Sistema dinámico El problema de la distribución de los palets dentro de las estanterías del sistema anterior se vence si instalamos un sistema basado en estanterías dinámicas. En este sistema las estanterías están compuestas por túneles o alvéolos ligeramente inclinados y provistos de rodillos, de tal manera que la introducción de palets se realiza por uno de los extremos de las estanterías, colocándose por su propio peso y la ayuda de los rodillos en la cola de la línea. La extracción se realizará por el otro extremo de la estantería e) Estanterías móviles Es un sistema compuesto por estanterías convencionales colocadas unas junto a las otras dejando un solo pasillo para acceder a ellas. Estas estanterías están acomodadas sobre rieles que permiten su desplazamiento lateral de forma manual o motorizada dejando un pasillo libre para acceder a todas ellas.

f) Sistemas robotizados Son sistemas para aprovechar al máximo la capacidad del almacén, así como optimizar su operativa. En estos almacenes se optimizan los movimientos mediante trans- elevadores, caminos de rodillos, etc. Que operan bajo las órdenes de un ordenador.

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D) CODIFICACION DE LOS PRODUCTOS. Identificar las distintas referencias con las que vamos a trabajar en el almacén es vital para la gestión de las entradas y salidas de las mercancías, para ello la forma más sencilla es asignar códigos a cada una de las referencias que componen el stock. Estos códigos deben reunir una serie de características. -Debe ser fácil de teclear -Cada código debe ser único para cada referencia. -El sistema de codificación debe ser significativo, es decir guardar relación con el producto que identifica.

-Debe incluir un digito de control. Un digito de control está compuesto por uno o varios números que se calculan a partir del resto de números o letras del código. Este digito sirve para evitar duplicidades y

errores de tecleo.

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En la Entidad Pública El Sistema de codificación en la Entidad Pública se realiza en base al CATALOGO NACIONAL DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO, otorgado por la Superintendencia de Bienes Nacionales, que nace de la recopilación de los bienes declarados por las Instituciones Públicas en los Inventarios. La Finalidad de la elaboración de este Catalogo es determinar la cantidad de bienes Muebles que tiene el Estado. Brindar un documento de carácter informativo y a la vez propiciar la progresiva estandarización de los bienes muebles y proporcionar información uniforme, simple, completa ordenada e interrelacionada de los tipos de bienes susceptibles de ser ingresados al patrimonio de una Entidad de la Administración Pública.  Código.- Es un número de 12 dígitos que está constituido por 04 partes que en forma conjunta y compuesta definirá el bien, el cual se compone de las siguientes partes:  Grupo Genérico.Es el conjunto de bienes muebles relacionados entre si por su afinidad, teniendo 02 dígitos como rango.  Clase.- Es la divisionaria del grupo genérico que lo subdivide de acuerdo a la función y características del tipo de bien, que se encuentra definida como Equipo, Mobiliario, etc. teniendo 02 dígitos como rango.  Denominación del Tipo de Bien.- Es la identificación o descripción del bien en forma genérica, la cual consta de 04 dígitos como rango.  Número Correlativo .- Representa el número del bien mueble de un total con las mismas características. Es decir que pertenece al mismo grupo genérico, clase y

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denominación y estará numerado en forma correlativa, teniendo 04 dígitos como rango, estos pueden ser alfanuméricos. ESQUEMA DE GRUPOS - CATALOGO DE BIENES 2010 GRUPO GENERICO NOMBRE Agrícola y Pesquero

CLASE CODIGO 4

NOMBRE

CODIGO

Equipo

22

Mobiliario

64 22

Aire Acondicionado y Refrigeración

11

Animales

18

Equipo Producción y Seguridad

Aseo y Limpieza

25

Equipo

22

Cocina y Comedor

32

Equipo

22

Mobiliario

64

Cultura y Arte

39

Equipo

22

Mobiliario

64

Electricidad y Electrónica

46

Equipo

22

Hospitalización

53

Equipo

22

Mobiliario

64

Instrumentos de Medición

60

Equipo

22

Aeronave

Maquinaria, Vehículos y Otros

Oficina

Recreación y Deporte

67

74

81

78

4

Equipo

22

Ferrocarril

29

Maquinaria Pesada

36

Máquina

50

Mobiliario

64

Artefacto Naval

71

Vehículo

82

Cómputo

8

Equipo

22

Mobiliario

64

Equipo

22

Mobiliario

64

29

Seguridad Industrial

88

Equipo

22

Telecomunicaciones

95

Equipo

22

EJEMPLO: TECLADO ELECTRÓNICO DE MÚSICA: CODIGO 392277630003

CODIGO CLASIFICADO GRUPO

CLASE

TIPO DE BIEN

CORRELATIVO

39

22

7763

0003

CORRESPONDENCIA ENTRE CODIGOS PRESUPUESTALES, CONTABLES Y SBN Equipos Computacionales Y Periféricos ESPECIFICA CTA_CONTABLE

COD_SBN

DETALLE

263231

1503020301

74080028

ADAPTADOR INALAMBRICO PARA RED

263231

1503020301

74080029

263231

1503020301

74080031

BALANCEADOR DE CARGA DE RED - LOAD BALANCING CAJA COMPARTIDORA DE INTERNET - INTERNET SHARING

263231

1503020301

74080037

CAJERO AUTOMATICO

263231

1503020301

74080050

CAPTURADOR DE IMAGEN - SCANNER

263231

1503020301

74080162

CHASIS PARA SERVIDORES TIPO HOJA/ULTRADELGADOS

263231

1503020301

74080218

CLIENTE LIVIANO

263231

1503020301

74080275

COMPUTADORA DE MANO - WORKPAD

263231

1503020301

74080500

COMPUTADORA PERSONAL PORTATIL

30

263231

1503020301

74080950

COMPUTADORA SERVIDOR - MAIN FRAME

263231

1503020301

74081400

CONCENTRADOR DE RED

263231

1503020301

74081512

CONMUTADOR DE VIDEO, TECLADO Y MOUSE

263231

1503020301

74081568

CONTROLADOR PARA DUPLICADORA

263231

1503020301

74081625

CONVERTIDOR DE SEÐAL

263231

1503020301

74081850

DISCO DURO EXTERNO

E) SISTEMAS DE UBICACION Cuando un pedido llega al almacén se procede a verificar que todo está correcto, para pasar a decidir donde se va a almacenar. Este lugar dependerá del sistema de gestión de ubicaciones que haya elegido la empresa para ordenar su almacén, principalmente se emplean tres: 

Almacenamiento ordenado Otorga un único lugar para cada producto



Almacenamiento desordenado o caótico Consiste en colocar las mercancías en los lugares o huecos que quedan libres a medida que van llegando, sin que exista ningún lugar predefinido para cada mercancía.

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

Almacenamiento a granel Se trata del almacenamiento de productos sueltos, es decir de aquellos que no están estructurados en forma de unidades de carga, además de otros productos tales como líquidos, gráneles, etc.

F) POR SU UBICACION A la hora de asignar una ubicación a una carga determinada, esta debe estar perfectamente definida para ser localizada. Para definir las ubicaciones se suele emplear un sistema de coordenadas, compuestas de números, letras o combinación de ambas. Para definir las ubicaciones, en primer lugar se suele definir la zona del almacén. Posteriormente se pasará a identificar el hueco o ubicación concreto mediante alguno de estos dos sistemas: -Numeración por estanterías

-Numeración por pasillos

32

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