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WIKI: VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

APRENDIZ: SANDRA LILIANA CABULO BETANCOURT

INSTRUCTOR: ALEXANDER HERRERA

SENA, SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL ABRIL DE 2020

EVIDENCIA 2 WIKI: “Valoración documental y disposición final de los documentos”, el aprendiz debe explicar mediante con seis (6) ejemplos de tipos de documentales la valoración de estos y determinar su disposición final.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Convenios

Informes

Actas De Posesión

Nominas

Balances Contables

Auditorías Internas

VALORACION DOCUMENTAL

DISPOSICION FINAL

Son documentos que manifiestan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. es un documento que describe las cualidades características y el contexto de algún hecho.

su disposición es de 20 años. cumplido el tiempo de retención se puede eliminar.

Documentos de carácter administrativo y legal, aun cuando deben formar parte de la historia laboral de cada funcionario se acostumbra a compilarla aparte.

Lista de los nombres de las personas que están en la plantilla de una empresa o entidad pública y cobran un sueldo de ella. Estos documentos son de carácter contable, tiene valores administrativos, fiscales y legales. es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

Después de 5 años de conservación en el archivo central, estos documentos se microfilman y luego se elimina el soporte papel. Se elimina porque finalizan los valores primarios. El tiempo de retención de estos documentos en el archivo central es de 80 años.

Tiempo de retención documental recomendado: 80 años. En que los primeros dos años en archivo de gestión y 78 años en el archivo central de la empresa. Incluyen documentos cuya descripción es de 20 años, tiempo en el cual agotan su vigencia y plazo precaucionar de tal forma se pueden eliminar. Cumplidos 2 años en el archivo de Gestión. Se transfiere al archivo Central para un tiempo de conservación de 8 años, posteriormente se microfilma para la conservación permanentes de ambos soportes como evidencia de los procesos de rendición de cuentas.

Evidencia 3: De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de documento, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada documento.

Solución

DIFERENCIAS PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO •

los documentos de archivo se conservan y pasan al archivo central.

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Los documentos se mantienen en carpetas tangibles, que se archivan en archivadores. Deben recibir tratamiento archivístico y ser enviados al archivo central o intermedio una vez finalizada su utilidad administrativa. Ejemplares únicos que reflejan una actuación o conjunto de actuaciones encaminadas a la resolución de un asunto. Son originales.

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Una de las diferencias deriva del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones). Es un documento que no reposa en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos. Documento que se mantiene archivado de manera electrónica el cual no requiere necesariamente ser contempladas de manera física, pero si dispone de un tiempo de ciclo útil. Controla el acceso a la información por niveles de seguridad y conservación a largo plazo.

USOS PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO • •

Son usados para impartir una orden, probar algo y transmitir información. Los documentos se conservan en papel por razones administrativas o legales, eliminando toda la documentación expurgarle: fotocopias, dupli­cados, notas desechables, borradores, documentación de apoyo informativo, etc.

Distribuye fácilmente documentación extensa. Conversión de documentos en soporte de papel a formato electrónico mediante escaneo (digitalización). La reutilización de documentos electrónicos que sirven de plantilla para elaborar nuevos documentos similares. Guardan documentos y se localizan en el servidor local o/y en las diferentes estaciones de trabajo.