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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE UN CIBERCAFE

La Micro-Empresa seleccionada es el Cibercafé que está en la calle donde yo vivo y da servicios a los vecinos y visitantes cercanos. Nombre de la microempresa Cibercafé “Zona de Oro”. El propietario es Alberto Ramírez quién desde hace dos años aproximadamente brinda servicios relacionados con la renta por hora de las computadoras, impresiones y escáner. Actualmente cuenta con dos personas que dan servicio a los usuarios y auxilian al propietario en algunas actividades administrativas. Su ubicación es en la calle Pelícanos #505, Col. Los Álamos en Celaya, Gto. Las actividades que se identificaron como parte de las funciones generales fueron las siguientes:

FUNCIONES GENERALES DE PLANEACIÓN Una vez detectada la necesidad de servicio de internet y necesidades alternativas como impresiones, scanner y servicios digitales fueron analizadas por el propietario, llevó a cabo las siguientes actividades: 1. Adquisición del equipo. 2. Renta y adecuación del local. 3. Tramitología para aperturar, cumplimiento con requisitos legales.

FUNCIONES GENERALES DE ORGANIZACIÓN 4. Determinación del horario de trabajo y costo de cada uno de los servicios. 5. Contratación del personal y capacitación. 6. Determinar qué actividades, responsabilidad y horarios tendrían sus dos ayudantes.

FUNCIONES GENERALES DE DIRECCIÓN Y CONTROL Esta función corresponde a la toma de decisiones dentro de la operación del Cibercafé; como mantener motivado a sus trabajadores responsables de la operación. Se debe mantener una comunicación y motivación sanas para que la atención a los clientes sea la adecuada para que quieran regresar y recomendar el Ciber. El dueño de Cibercafé no debe perderse en los resultados diarios de su Micro empresa. Es imprescindible establecer estándares; registro de número y características de los servicios brindados; control de caja, de movimiento de efectivo; de tiempo de espera; de las características del equipo y si coinciden con las necesidades de los usuarios. Medir y registrar constantemente la velocidad de conexión del internet, de las impresiones; estar pendiente para corregir la realización de las actividades; de dar mantenimiento oportuno a las computadoras, el servido y las redes y, sobre todo calcular los resultados financieros para determinar si está saliendo con los costos y cuánto asciendes sus utilidades que le permitan mantenerse en el mercado.

FUNCIONES ESPECIALIZADAS. 1. Promoción y ventas; precio, lugar, tipo de servicio, características, estudio de competencia directa e indirecta; caracterización de los clientes potenciales y detección de nuevas necesidades, etc. 2. Finanzas y contabilidad; registros contables de la operación del Ciber, pagos de servicios, bancos; IMSS, nómina, cálculo de gastos de operación y utilidades, etc. 3. Operación; Mantenimiento de equipo, redes y conexiones; atención a los usuarios; servicio de impresión y actividades relacionadas. 4. Recursos humanos; selección, contratación e instrucción y capacitación del encargado.

CONTABILIDAD Y FINANZAS

MERCADOTECNIA

- Registros contables. - Registros fiscales

- Nóminas. -Pago de impuestos. - Pago de servicios.

- Formas de financiameinto. - Estado de resultados.

- Cómo adquirir recursoso. - Determinar el futuro del negocio.

Estudiar necesisdades de los clientes.

- Requerimientos en capacidad. -Requerimientos en velocidad. -Nuevas necesidades .

Atender Proveedores

-- Comparar consumibles. - Verificar precios y garantías.

Estudiar a la competencia.

- Equipos novedosos. -Precios y promociones. - Tamaño de mercado..

-- Prender

Alistamiento diario del equipo y del local.

máquinas. - Preparar impresoras. -Preparar fotocopiadoras. Limpieza y orden de local. - Mantenimiento preventivo. -Mantenimiento correctivo.

Servicio y atención a clientes..

- Prestar las máquinas. - Verificar el tiempo de uso. - Imprimir. Cobrar y registrar el ingreso.

PRODUCCIÓN / OPERACIÓN

--Selección

Integración del equipo de trabajo.

de personal. -Capacitación y Desarrollo. - Motivación y actitudes del trabajador. - Cumplimiento de expectativas del trabajador y del negocio.

Desarrollo de puestos

Indicaciones y determinación de actividades y responsabilidades..

RECURSOS HUMANOS

El proceso administrativo integrado por las etapas conocidas de planeación, organización, dirección y control, se presenta como una herramienta útil para el acto de administrar y estar en posibilidades de alcanzar los objetivos establecidos. En el caso de la empresa seleccionada no hace la excepción; al ser una microempresa con pocos empleados, pareciera en un inicio que los niveles organizacionales no tienen importancia; sin embargo, el hecho de que solo hay una sola persona administrando –el dueño o pequeño empresario no quiere decir que no se lleven a cabo las funciones generales y las especializadas. Haciendo una correspondencia en el CyberCafe; la alta dirección, los mandos medios y supervisor de primera línea la tiene una sola mano: el propietario, mientras la empresa no se expanda existen los niveles y se toman decisiones en ellos aunque por el momento solo sea una persona. En la planeación se deben analizar y seleccionar alternativas presentes en cada uno de los cuestionamientos desde: elegir misiones y objetivos, y las acciones para llevarlas a cabo. – Aunque en realidad nos e materializan, siempre están presente de manera inconsciente en el emprendedor. En la organización las elecciones corresponderán a las diferentes alternativas de estructura; de los papeles que las personas desempeñarán; qué puestos y con qué características; cómo serán ocupados esos puestos. Para la Dirección, lo cotidiano corresponde a la toma de decisiones de la influencia sobre las personas; como motivarlas para que contribuyan a la organización y a las metas de grupo e individuales. Y terminando, con el control y sus decisiones sobre cómo medir y corregir el desempeño individual que repercute en el desempeño organizacional; cómo hacer que los resultados se apeguen a lo planeado. Sin embargo, como se mencionó, no porque las funciones generales o especializadas estén de manera formal, llevándose a cabo diariamente, no implica que no se realicen; pero de no hacerlas consientes para mejorarlas y eficientarlas pueden ser la diferencia entre el crecimiento y desarrollo de la microempresa o su cierre definitivo.