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• Jaime Esteves Palomino

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TUTORIAL DE WORD 2000 Mtra. Florina Gatica Lara

INTRODUCCION El procesador de palabras es una herramienta que sirve para el manejo de documentos en general, con él podemos manipular desde una carta, memorándum, un reporte, un libro, manual e inclusive el diseño y creación de páginas WEB. Es un programa versátil, flexible, ameno e incorpora estilos, plantillas y hojas modelo, tablas, dibujos e imágenes, gráficos. En el mercado hay programas de tratamiento de textos para todos los gustos, necesidades y todos los bolsillos. Los hay también para cualquier nivel de usuario, desde novatos hasta expertos que prefieren utilizar reconocedores de voz en lugar de capturar. El programa Word 97 puede hallarse en versión para Windows como para Macintosh. La finalidad en ambas es la misma: ayudarle en la elaboración de documentos de gran calidad sin complicarle la vida. Tenga la seguridad de que con un poco de práctica sus escritos, su forma de trabajar e incluso su forma de redactar, cambiarán.

OBJETIVO

 Al final de la revisión y estudio del tutorial, al alumno trabajará con el paquete procesador de textos word y tendrá todas las capacidades procedurales para realizar el diseño y elaboración de documentos de alta calidad en su presentación y contenido, inclusive, identificará las estratégias básicas para la construcción de su página WEB personal.

Microsoft Word 2000 Crear un documento Word forma parte del grupo de programas Office integrado por Excel, Power Point y Access, su entorno es muy parecido por lo cual el manejo de estos paquetes se facilita por la familiaridad y sencillez de los procedimientos. Para activar el procesador de textos, hacemos clic en Inicio, Programas, Office, Word. Enseguida visualizaremos la pantalla principal.

En Word podemos trabajar de dos maneras, a través de la barra de menús o con botones de herramienta, los iconos que los representan son una representación visual de la acción que realizan. Al iniciar Word la barra que se representa automáticamente es la Estándar y de Formato.

Al activar la opción Archivo de la barra de menú, se despliega una ventana colgante, donde se ofrecen diversas opciones usando la barra de menú. Click sobre menú archivo.

El procesador WORD optimiza la captura, formato e impresión del documento. Entre sus características más evidentes está: no necesitamos dar interlínea al final del reglón o poner guiones para separar palabras al final de la línea, el programa automáticamente hace la distribución del texto y el cambio de línea, es decir, sólo al término de cada párrafo se introducen espacios, estos pueden verse al realizarse una presentación de la pantalla, con códigos ocultos (como se muestra en la siguiente imagen).

Es recomendable capturar primero todo el texto, luego dar formato al documento. De lo contrario se llenará de muchos códigos ocultos, que a veces afectan el diseño del documento.

Guardar documento Siempre que elaboramos un documento debemos guardarlo, para poder trabajar con él en otro momento, o bien para no perder la información si llega a irse la luz, apagan la computadora accidentalmente, la pc no responde porque se pasma, etc. Para guardar activamos la opción Archivo, Guardar. Visualizaremos la ventana Guardar cómo, donde especificamos nombre del archivo, formato, y unidad de disco, todas las modificaciones que hagamos al texto posteriormente se salvarán con Guardar. En WORD podemos asignar un nombre de hasta 255 caracteres, pero no permite el uso de *, /, \, ,” ? (guardar.jpg)

Cuando guardamos en disco duro, automáticamente WORD invita a registrar el archivo en la carpeta Mis documentos, uno puede cambiar esa opciòn por una nueva carpeta que se puede crear presionando

y asignándole nombre.

Guardar como.Cuando tenemos un archivo en disco flexible y queremos copiarlo en disco duro, o guardarlo con otro nombre en la misma unidad A, utilizamos la opción Guardar Cómo. La opción Guardar como HTML permite al usuario capturar el texto en Word y asignarle un formato de página Web al documento, de esta forma el archivo puede visualizarse en Internet. Cerrar archivo

Esta opción permite salir del documento, pero no del programa. Es decir, podemos tener activos varios documentos en word; tenemos la opción de cerrar algunos y dejar activos otros.

Cuando deseamos dejar de trabajar en Word, la opción Archivo, Salir cierra todo el programa, o bien lo hacemos con el botón cerrar.

Abrir un documento o archivos existentes

Para abrir un documento podemos utilizar cualquiera de los siguientes métodos: Menú Archivo, Abrir; tecla Control +A; presionando el botón Abrir, o presionando el botón.

Al utilizar cualquiera de los métodos aparece la siguiente caja de diálogo, ahí hay que especificar dónde se encuentra nuestro archivo.

Word permite leer documentos elaborados inclusive en Word para Macintosh; formato RTF (archivos de ayuda), archivos HTML, entre otros.

Hasta este momento hemos revisado algunos procedimientos para iniciar Word, crear un documento, guardar, cerrar, salir y abrir. Estos son procedimientos básicos para el manejo del procesador de textos, ahora veremos otras herramientas para editar, formatear e insertar imágenes, gráficas, objetos, WordArt, etc.

Edición del texto Cuando hemos terminado de capturar toda la información, es buen momento de iniciar con la edición del texto, esto es, reacomodar nuestro documento y realizar los movimientos necesarios (copiar, pegar, borrar, seleccionar). Estas acciones se localizan en el menú Edición, o también podemos usar los botones de herramientas. Tal vez deseamos mover un párrafo final hasta el inicio de la página, esto lo realizamos seleccionando el párrafo y luego desplazarnos hacia el lugar donde se depositará.

Opciones de selección de texto

Para seleccionar:

Acciones con el ratón Dar un click sobre el inicio del texto. Seleccionar y sin soltar el botón del ratón, arrastrar sobre el Cualquier objeto o cantidad de texto hasta donde deseamos terminar la selección. texto

Una palabra

Doble-click sobre la pantalla

Una gráfica

Click sobre la gráfica

Una línea de texto

Click en el margen izquierdo de la línea y arrastre hacia arriba o abajo.

Múltiples líneas de texto

Click en el margen izquierdo de la línea y arrastre. y click en cualquier parte de la frase

Una frase Un párrafo Múltiples párrafos

Un documento entero

Doble click en el margen izquierdo del párrafo o triple click en cualquier lugar del párrafo Señalar el párrafo y arrastrar en el margen izquierdo hacia arriba o hacia abajo.

Triple click en el margen izquierdo o usar del menú Edición

Menú rápido

El menú rápido es un método abreviado que aparece presionando el botón derecho del ratón sobre la seleccioón que desea cortar, copiar o pegar. También podemos activarla con las teclas Control +F10, o con el botón

Alineación de párrafo

Para alinear los párrafos del documento, primero seleccionamos los párrafos deseados o bien todo el documento (teclas control+E), posteriormente hacemos click en los botones de alineación, o bien en el ménú Formato, Párrafo, como se muestra en la imagen.

Esta es la presentación del documento con varias alineaciones de texto, de esta forma ya estamos dándole formato.

Formato de Fuente Un documento resalta más si tiene diversos tipos de fuentes, éstas permiten destacar títulos, subtítulos, o ideas relevantes. Para aplicar formato de fuente seleccionamos primero el párrafo o párrafos deseados, luego hacemos click con el botón derecho del ratón, aparecerá un menú rápido donde elegimos fuente, y se despliega la caja de diálogo Fuente). Podemos seleccionar la fuente, el estilo, el tamaño, efectos y color, además de brindarnos una vista previa de cómo es la fuente

También podemos aplicar formato de fuente rápidamente con la herramienta fuente de la barra de herramientas de formato. El resultado será un texto ameno y variado.

Copiar formato

A veces deseamos aplicar el formato de fuente del título a algunas palabras o párrafos ubicados en diversas partes del documento. Esto es realmente sencillo con la herramienta Primero seleccionamos el texto de origen -al desplazarnos hacia el párrafo destino notaremos que el puntero del ratón se convierte en una brochita-, y luego seleccionar el párrafo donde se copiará el formato de fuente.

Letra capital En algunas revistas, libros o folletos hemos visto al inicio de párrafo una letra grandota que ocupa hasta 3 reglones de espacio, a ellas se les conoce como letra capital. Para aplicarla, seleccionamos la primera letra del párrafo, y en menú Formato activamos Letra Capital, a continuación se desplegará una caja de diálogo para elegir la posición y la fuente.

No se vé mal el párrafo ¿verdad?. Es sencillo y le dá más presentación al documento.

Trabajar con Word Art

Esta herramienta se encuentra en la barra de dibujo -para activarla hacer click en el botón Dibujo ubicado en la barra de herramientas estándar- y está representada por una letra A. Es una aplicación agradable, muy bonita que ayuda a elaborar lemas, rótulos, títulos, encabezados, o texto con una presentación llamativa. Para utilizarla sólo hay que posicionarse en un espacio en blanco de la página donde queremos incrustarla, hacer click en WordArt, y veremos esta ventana donde elegimos el diseño que nos agrade.

Luego de seleccionar el diseño, nos presentará esta ventana para escribir el texto en WordArt. Podemos seleccionar el tamaño y tipo de fuente.

Por último, preguntará qué modificaciones queremos realizar al texto escrito, realizar los cambios deseados. Al finalizar obtendremos un texto llamativo, como este.

Barra de dibujo

Además de la herramienta WordArt, encontramos en la barra de dibujo , muchas opciones como formas geométricas que nos facilitan la elaboración de cuadros, círculos, rectángulos, trapecios, formas libres (a pulso como si dibujáramos con un lápiz) entre otros, que se pueden rellenar del color deseado, y asignarle un estilo de línea (grosor) fino o grueso al contorno de la figura.

En Autoformas hallaremos opciones para realizar inclusive diagramas de flujo. Sólo se activa la figura deseada dándo un click sobre ella, y nos desplazamos a un espacio en blanco para trazar el tamaño de la forma elegida, presionando el ratón sin soltarlo hasta lograr la dimensión esperada.

Trabajar con columnas Con Word podemos elaborar documentos que contengan una parte del texto en una sola columna (reglón seguido) y la otra parte a dos o más columnas, incluyendo imágenes. Trabajar con columnas es muy útil cuando requerimos entregar un artículo para publicarse en alguna revista o gaceta, o quizás para armar un pequeño boletín. El procedimiento para utilizar columnas es fácil, sólo hay que seleccionar el texto, posteriormente clic en la herramienta Columnas e indicar cuantas columnas aplicaremos. Existe otro método para aplicar columnas al documento, hay que activar menú Formato, Columna. La ventaja de este segundo método son variedad de estilos de columnas.

Un documento con columnas da una buena presentación, además de ser una aplicación muy útil y práctica para nuestros trabajos. Ortografía

En word podemos checar la ortografía del documento, inclusive proporciona sugerencias de redacción donde ofrece sinónimos adecuados. Existe también la opción revisión ortográfica automática, que puede activarse en el menú Herramientas, Opciones, Ortografía y Gramática, seleccionar Revisar Ortografía mientras escribe, también seleccionar Revisar Gramática mientras escribe.

Autocorrección Con esta opción realizamos correcciones al trabajo realizado, de acuerdo a las reglas que cada uno establezca. Para activarla hacemos clic en menú Herramientas, Autocorrección. Obtendremos la siguiente pantalla donde encontraremos varias opciones según nuestras necesidades.

Sinónimos La opción Sinónimos, permite encontrar palabras que tengan similar significado a una palabra del documento previamente seleccionada. Para ello, hay que seleccionar la palabra a la que deseamos encontrar uno o mas sinónimos, luego activar menú Herramientas, Idioma, Sinónimos.

Enseguida se mostrará una lista de palabras que tengan igual significado a la seleccionada, hay que seleccionar la que mejor convenga. Si no existe una palabra con el mismo significado, esto será indicado. Un aspecto importante es que el diccionario de sinónimos de WORD "peca" un poco de racista y menosprecio a los tercermundistas, esto podrá constatarse en ocasiones cuando las sugerencias mostradas no coincidan con nuestras aspiraciones.

Búsquedas y reemplazos en un documento Se pueden realizar búsquedas de palabras o texto seleccionado en un documento. También se podrán reemplazar ocurrencias de una palabra o texto por otra, si fuese necesario. Para utilizar la herramienta de búsqueda activamos el menú Edición, Buscar. Luego hay que señalar la palabra o texto a encontrar en el recuadro Buscar.

Reemplazar palabras

En el menú Edición, activar la pestaña Reemplazar. Señalar la palabra o texto que desea Buscar, luego escribir la palabra o texto que hará el reemplazo e indique si la opción es válida para una sola búsqueda o para todo el documento.

Configuración de página

Esta opción se encuentra en menú Archivo, Configurar página. Permite cambiar la orientación de la hoja: vertical u horizontal. También el tipo de papel: carta, oficio, tamaño especial, sobres, etiquetas, etc.

Insertar tabla Las tablas permiten trabajar listados de datos, introducir fórmulas y realizar ordenamiento de la información ascendente o descendentemente. Word cuenta con opciones de autoformato de tabla, consiste en modelos prediseñados de tablas.

En el menú Tabla hallamos la opción Insertar tabla, al activar este menú se despliega la siguiente ventana donde elegimos cuantas filas (líneas horizontales) y columnas (líneas verticales) queremos.

Enseguida presionamos Autoformato, para elegir el modelo de tabla para trabajar.

La opción Dibujo de tabla permite realizar un diseño de tabla personalizado.

Agregar filas Generalmente acostumbramos introducir más datos en la tabla insertada en nuestro documento. Aunque inicialmente le asignamos un número de filas y columnas, podemos adicionarle más según nuestras necesidades. El procedimiento es fácil, sólo hay que colocarse en una fila de la tabla ir al menú Tabla, Insertar Filas.

Borrar Filas Puede suceder que insertamos muchas filas a la tabla, o tal vez sobraron. En ese caso las eliminamos colocando el puntero del ratón fuera de la tabla (margen izquierdo) dando un click a la altura de la fila que borraremos; luego activamos el menú rápido del ratón para seleccionar Eliminar Fila.

Agregar Columna

Igual que agregamos filas a la tabla, le podemos agregar columnas. Cuando queremos insertarla en un extremo de la tabla, colocamos el puntero del ratón como se muestra en la imagen, y damos clic para seleccionar toda la columna donde agregaremos otra nueva.

Eliminar Columna Hay que colocar el puntero del ratón sobre el borde superior de la columna a eliminar, notaremos que el puntero se convierte en una flechita negra apuntando hacia abajo, damos clic para seleccionar toda la columna. Activamos con el botón derecho del ratón el menú rápido, y elegimos Eliminar Columna.

Insertar imagen Desde luego que no puede faltar en un texto una imagen, que puede ser un paisaje, una postal, inclusive nuestra foto, solo necesitamos tenerla digitalizada y guardada en un disco, lista para integrarse al documento. Para insertar una imagen, nos colocamos en el espacio donde vamos a insertarla, activar el menú Insertar, Imagen, Prediseñadas (imágenes que contiene el programa Word), o Desde Archivo (imágenes que tengamos en disco compacto, o en disco flexible).

Esta es una imagen prediseñada, podemos borrarla, haciendo click dentro de la imagen y luego en la herramienta cortar. Y si queremos deshacer la acción de cortar, porque hemos cambiado de parecer, presionamos la herramienta deshacer (flecha hacia izquierda,) o en el menú Edición, Deshacer.

Cambiar el tamaño de la imagen

Para cambiar el tamaño de la imagen, damos un click en cualquier parte de la figura, y aparecerán unos puntos rodeándola. Colocamos el puntero del ratón sobre alguno de los puntos, y sin soltar ampliamos o reducimos la imagen.

Encabezados y pie de página

Un encabezado es el área ubicada entre la orilla superior de una página y el margen superior de la misma. Cuando estamos elaborando un reporte académico, o un artículo médico y necesitamos citar la fuente donde se obtuvo determinada información, hacemos uso de la notas de pie de página, ubicada en la parte inferior del margen de la hoja.

Para colocar un encabezado en el documento, presionamos en el menú Ver, Encabezado/Pie de página. Podemos modificar la distancia desde el borde de la hoja de un encabezado o pie de página en el menú Archivo, Configurar Página.

Diferentes encabezados y pie de página para páginas pares e impares

Podemos crear encabezados que sean diferentes en hojas pares e impares. En el menú Ver, elegir Encabezado/ pie de página. Luego nos vamos a Archivo, Configurar página, Diseño de página, encabezados y pies de página, opción pares e impares diferentes.

Suprimir pie de página o encabezado Para eliminar un encabezado o pie de página colocamos el punto de inserción justo a la izquierda del campo, arrastramos el puntero del ratón sobre éste para resaltarlo y oprimir la tecla Suprimir.

Anotaciones al final de la página y al final del documento Las anotaciones son diferentes a las notas de pie de página, ya que éstas son comentarios adicionales o explicación de conceptos, entre otros. Para generar, modificar y eliminar una nota al pie de página o al final del documento, activamos en el menú Insertar, la opción Nota al pie, indicamos si se trata de una nota al pie de página o una nota al final del documento. Seleccionamos el tipo de numeración deseada o una marca personal.

Para modificar la nota incluida, hay que ubicarnos en el sitio que esta ocupa y hacer las modificaciones necesarias. Si queremos eliminar una nota existente, nos ubicamos en el punto de inserción del documento principal donde está la referencia y la borramos con el teclado. Automáticamente las demás notas se numeran consecutivamente. Cuando se trata de notas al pie de página, estas estarán siempre en la hoja donde son referenciadas, de manera que si el documento es modificado, se harán ajustes automáticos a su ubicación para que coincidan con la hoja donde se encuentra el punto de llamada.

Numeración y viñetas Algunas ocasiones necesitamos hacer un documento donde se listen indicaciones o puntos importantes, para ello utilizamos la herramienta numeración o viñetas, éstas facilitan la identificación de ideas relevantes, aspectos destacados del texto, etc. Para trabajar con numeración o viñeta, hay que escribir en forma de listado varias palabras. Posteriormente seleccionar el texto del listado. Hay tres formas de aplicar numeración o viñetas al texto; .

Clic en el botón derecho del ratón y elegir del menú rápido Numeración y viñetas.

2.

Ir al menú Formato, Numeración y viñetas

3.

Presionar la herramienta Numeración o Viñetas

Cambiar diseño de viñetas

Si deseamos podemos cambiar el diseño de la viñeta y personalizarlo, el procedimiento es sencillo y fácil. Es necesario tener seleccionado el texto al que se aplicarán viñetas, luego ir al menú Formato, Numeración y Viñetas, elegir una viñeta, clic en personalizar.

El siguiente paso es dar clic en Viñeta, y hay que desplegar la ventana de fuentes.

Por último seleccionar el símbolo que más nos guste para aplicarlo como viñeta en el texto. Obtendremos un texto parecido a esto. Podemos personalizar las viñetas cuantas veces lo deseemos.

Vista preliminar del documento

Cuando hemos terminado de elaborar un documento y queremos ver cómo quedará, hacemos uso de la herramienta vista preliminar, o también podemos activarlo en el menú Archivo, Vista preliminar. Esto permite ver si la distribución del texto es la adecuada, de lo contrario debemos hacer todas las modificaciones necesarias antes de imprimirla. La ventaja de la vista preliminar es que permite ahorrar papel.

Imprimir

Ha llegado la hora de la verdad, la impresión del documento. En el menú Archivo, Imprimir, encontraremos las opciones de impresión del documento. Especificamos cuantas copias queremos del documento, de qué página a qué página deseamos imprimir, etc. La otra manera de imprimir todo el documento rápidamente es dando clic sobre herramienta imprimir.

bemos hacer todas las modificaciones necesarias antes de imprimirla. La ventaja de la vista preliminar es que permite ahorrar papel.

Imprimir Ha llegado la hora de la verdad, la impresión del documento. En el menú Archivo, Imprimir, encontraremos las opciones de impresión del documento. Especificamos cuantas copias queremos del documento, de qué página a qué página deseamos imprimir, etc. La otra manera de imprimir todo el documento rápidamente es dando clic sobre herramienta imprimir.