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Versión: 05 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC TSG-MA-01-V5

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MANUAL DEL SISTEMA DEL CONTROL Y SEGURIDAD BASC V4:2012

Sandro Sandoval Espinoza Representante de la Alta Dirección

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1. INTRODUCCION El presente documento es el manual del Sistema de Gestión en Control y Seguridad de la empresa TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., Este Manual contiene la descripción del sistema implementado en la Empresa, regido por manuales, procedimientos e instructivos que guardan relación con la Norma y Estándares BASC en su versión 04-2012, en su calidad de Transportador de carretera. 2. ALCANCE Las disposiciones del presente Manual son aplicables a las operaciones en el rubro de transporte de carga terrestre de mercancía en general; así como a las personas que hacen uso de las instalaciones de la organización y/o se relacionan con alguna actividad de la misma. La empresa ejerce su autoridad sobre sus instalaciones administrativas ubicadas en la Provincia Constitucional del Callao. 3. DEFINICIONES Análisis de Riesgo: Uso sistemático de la información disponible, para determinar la frecuencia con la cual pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias. Auditoría del Sistema de Control y Seguridad: Examen sistemático e independiente, para determinar si las actividades y resultados relacionados con la gestión en control y seguridad, cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos. Competencia: Idoneidad para conocer o solucionar un asunto derivado de la formación, entrenamiento y experiencia de cada individuo. Disposición: Precepto legal o reglamentario, orden o mandato. Efectividad: Capacidad de lograr las metas y objetivos con optimización de los recursos. Eficacia: Es la medida del cumplimiento de las metas y objetivos planeados. Eficiencia: Es la medida de la utilización de los recursos para cumplir las metas y los objetivos planeados. Evaluación de Riesgo: Proceso usado para determinar las prioridades de gestión de riesgo mediante la comparación del nivel de riesgo contra normas predeterminadas, niveles de riesgo, objeto y otros criterios.

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Estándares BASC: Conjunto de requerimientos específicos aplicables a las empresas que implementan un Sistema de Gestión en Control y seguridad BASC. Factores Externos: Son las fuerzas que se generan fuera de la organización, que inciden en los asuntos de control y seguridad y que deben tenerse en cuenta de manera apropiada; incluye aspectos tales como: legislación, innovaciones tecnológicas y normatividades sectoriales. Factores Internos: Son los aspectos de la organización que inciden en su capacidad para cumplir con la gestión de control y seguridad; incluye aspectos tales como: reorganización interna, cambios en la tecnología, cultura en materia de prevención de riesgos y modificaciones a procesos. Gestión del Riesgo: Cultura, proceso y estructuras que se dirigen hacia la gestión eficaz de las oportunidades potenciales y los efectos adversos. Meta: Un requisito detallado de desempeño, que surge de los objetivos de control y seguridad, cuantificado siempre que sea posible, pertinente para la organización o parte de ella y que necesita que sea establecida y cumplida con el fin de lograr dichos objetivos. No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado. Objetivos de Control y Seguridad: Conjunto de resultados que la organización se propone alcanzar en cuanto a su actuación en materia de control y seguridad, programados cronológicamente y cuantificados en la medida de lo posible. Organización: Compañía, firma, empresa, institución o asociación, o parte o combinación de ellas, ya sea incorporada o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. Peligro: Es una fuente o situación en términos de lesiones, daño a la propiedad y/o procesos, al ambiente o una combinación de estos. Previsión: Acción de disponer lo conveniente para atender. Es una fuente o situación con potencial de pérdidas en términos de lesiones, daños a la propiedad y/o procesos, al ambiente o una combinación de estos. Proceso de Gestión de Riesgo: Aplicación sistemática de políticas de gestión, procedimientos, instructivos, practicas, a las tareas de establecimiento del contexto, identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo, y comunicación del riesgo. Revisión por la Dirección: Evaluación formal, por parte de la dirección, del estado y de la adecuación del sistema de gestión en control y seguridad, en relación con la política. Revisión Inicial: Diagnóstico realizado por la Organización, para determinar el estado actual de la organización frente a los requisitos determinados en la Norma y Estándares BASC.

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Riesgo: Posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y posibilidades de ocurrencia. Seguridad: Es una actividad encaminada a conseguir la protección de personas, bienes e información, ante cualquier amenaza. Para conseguir esta protección es preciso contar con medos humanos y materiales; de cuyo funcionamiento, organización y despliegue dependerá en mayor o menor grado la consecución del fin perseguido. Tráfico Ilegal de Mercancías: Actividad ilícita relacionada con el tráfico ilegal de estupefacientes, contrabando de mercancías, transporte de armamento ilegal u otra actividad relacionada al transporte de mercancías para el soporte a actividades delictivas o de organizaciones terroristas. Cadena Logística: Es una red de organizaciones que interactúan para asegurar el abastecimiento de una mercancías desde el productor hasta el consumidor final. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C,. participa en esta cadena como Transportador de Carga Terrestre. Evento Crítico: Es un hecho que afecta negativamente la seguridad de la organización y que pone en riesgo las operaciones normales de la empresa

4.- ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD 4.1. Generalidades y Aplicabilidad Los elementos del Sistema Integrado de Gestión son incorporados a nuestros procesos definidos en el alcance estipulados en el punto 1.1 del presente Manual, para lo cual se ha tomado en cuenta la naturaleza de nuestros negocios, el tamaño de la organización, los riesgos y las condiciones de nuestro entorno. 4.2. Política de Control y seguridad La Gerencia General aprobó la Política del Sistema Integrado de Gestión, de la empresa TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., cuyo contenido refleja el compromiso de la empresa en contra de las actividades ilícitas que pudieran comprometer el normal desarrollo del comercio internacional. La Política del Sistema Integrado de Gestión, esta soportada en Objetivos del SGCS y estos son medidos a través de indicadores de gestión establecidos. 4.3. Planeación 4.3.1. Generalidades Los requisitos en materia de control y seguridad en las operaciones del comercio internacional, fueron identificados y plasmados en la caracterización de procesos del Sistema Integrado de Gestión. 4.3.2. Objetivos del SGCS La alta Direccion ha establecido los Objetivos SIG conjuntamente con los responsables de los diversos procesos críticos, cuyos objetivos e indicadores Prohibida la Reproducción Total o Parcial de este documento sin autorización del RED SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

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los revisa de manera periódica en concordancia con el cumplimiento de la Política SIG, que contiene los aspectos de control y seguridad BASC. 4.3.3 Gestión del Riesgo TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., cuyo ha establecido y mantiene actualizada una Matriz de Evaluación de Riesgo por todos los procesos involucrados en el servicio de transporte de carga terrestre, los cuales se grafican en el documento Mapa de Procesos, asimismo el proceso permite la identificación, análisis, evaluación, ponderación, tratamiento, monitoreo, seguimiento y comunicación de los riesgos, para lo cual se ha elaborado e implementado el Procedimiento de Evaluación de Riesgos. 4.3.4. Requisitos Legales y de otra índole TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C, ha establecido y mantiene el Procedimiento Requisitos Legales Aplicables con la finalidad de identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y también a cualquier otro requisito al cual este sometido y que sea aplicable a la gestión en control y seguridad. 4.3.5. Previsiones La Gerencia Corporativa de Administración de TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., cuyo acordó establecer las previsiones necesarias a fin de soportar y respaldar las siguientes actividades claves: a)

Los planes y objetivos generales, incluyendo para desarrollar la Política de Control y seguridad.

personal

y recursos

b)

Lograr los conocimientos, habilidades y experiencia en temas de control y seguridad, a fin de administrar sus habilidades de manera segura y confiable, concordantes con la normatividad legal vigente, cuales son mantenidos en su Manual de Funciones y Responsabilidades, ejecutados a través de las capacitaciones necesarias.

c)

Los planes operacionales para implementar las medidas de control de los riesgos y requisitos identificados en su Matriz de Evaluación de Riesgos

d)

La Planificación para el “Control Operacional” de las actividades cubiertas en el numeral 4.4.6 de la Norma BASC, contando con sus controles operacionales en su Matriz de Evaluación de Riesgos.

e)

Los recursos y Planes para apoyar la mejora continua del SGCS de la Empresa, los cuales son identificados y asignados a través de las Revisiones de la Dirección.

4.4. Implementación y Operación

4.4.1 Estructura, Responsabilidad y Autoridad TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., ha establecido a través de su Organigrama, la estructura, responsabilidad y autoridad del personal involucrado en el SGCS. Y consciente de que la responsabilidad final por el control y seguridad en el comercio internacional, recae en el más alto nivel de la Empresa, ha designando mediante Prohibida la Reproducción Total o Parcial de este documento sin autorización del RED SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

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comunicación al personal, un Representante de la Alta Dirección para asegurar que el Sistema Integrado de Gestión, ha sido implementado adecuadamente y cumple los requisitos en todos los sitios y esferas de operación dentro de la organización. Asimismo, la Alta Gerencia, demuestra con su ejemplo, su compromiso, involucrándose activamente en el mejoramiento continuo del desempeño en control y seguridad.  Áreas y Puestos Involucradas El personal de la organización que involucra la seguridad de la empresa se registra conforme a lo establecido en el procedimiento Gestión de Recursos Humanos. Asimismo; todo el personal de la organización conoce y está informado de sus responsabilidades con respecto al control y a la seguridad de las actividades que se realizan en la organización. Las cuales están establecidas en el Manual de responsabilidades y funciones. Las funciones principales de los órganos competentes, en lo que concierne a seguridad son las siguientes:

1. Representante de la Alta Dirección - BASC a. El Representante BASC será el principal nexo entre la empresa TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. y la organización BASC PERÚ. b. Asegurar que el SGCS se implemente, mantenga y mejore continuamente. c. Revisar, evaluar e implementar las propuestas de mejoras del Manual de Control y Seguridad dadas por el Comité BASC. d. Proveer los recursos necesarios para la implementación del sistema de Gestión en Control y Seguridad. e. Supervisar y evaluar el cumplimiento del Manual de Control y Seguridad. f. Incentivar y motivar a todo el personal para el cumplimiento óptimo del Manual de Control y Seguridad. g. Presidir las reuniones periódicas del Comité BASC para la revisión del sistema y aprobar cualquier modificación. h. Dar comunicación directa a BASC PERÚ acerca de cualquier actividad sospechosa en las actividades de la Empresa. i. Convocar a las reuniones conforme a Programa establecido por el mismo Comité BASC.

j. Lleva el control de las Actas generadas y dará cuenta del cumplimiento de los acuerdos tomados en reunión.

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k. Dirigir e implementar las actividades del Manual de Control y Seguridad. l. Supervisar la correcta implantación del sistema de Control y Seguridad. m. Informar regularmente al Gerente General sobre la marcha del sistema. n. Realizar el seguimiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. o. Planificar y controlar el desarrollo de las auditorías internas. 2. Comité BASC a. Fomentar, promover y controlar todas las actividades de la organización que afecten la seguridad de sus operaciones. b. Promover la participación activa del personal de la organización, en el proceso de mantenimiento del SGCS. c. Reunirse periódicamente para evaluar las actividades y procedimientos implementados en el SGCS 4.4.2 Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia. Se han identificado las competencias del personal en todos los niveles de la Empresa, y se ha establecido el Programa de Capacitación Anual, en el cual se cumple con el objetivo de brindar entrenamiento y sensibilización en lo relacionado al cumplimiento de las exigencias de la Norma. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., ha establecido dentro del manual de funciones y responsabilidades, la responsabilidad por el control y seguridad en todos los niveles de la organización, y se asegura mediante la entrega y la inducción del mismo, la influencia que su acción o inacción pueda tener sobre la eficacia del SGCS BASC. 4.4.3 Comunicaciones El Comité SIG es el responsable de administrar las comunicaciones relacionadas al SIG, manteniendo permanentemente informados al personal y lograr la participación y el compromiso de accionistas, directivos, empleados y asociados de negocio en referencia al SGCS, a través de capacitaciones y difusión de material informativo. Se mantiene capacitado al personal para saber cómo actuar en caso de incidentes sospechosos como se detalla en el Procedimiento Reporte de Actividades Sospechosas. 4.4.4. Documentación del Sistema La documentación del sistema, necesaria para consolidar y conservar los conocimientos sobre su desarrollo, implementación y mantenimiento de los planes de Control y Seguridad, es gestionada y se encuentran en digital y colgados a disposición de todo el personal a través de intranet, además para el personal operativo se entregan de forma física en la Oficina Operativa. Prohibida la Reproducción Total o Parcial de este documento sin autorización del RED SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

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4.4.5. Control de Documentos y registros. Para controlar la documentación exigida para la implementación del SGCS se ha establecido el Procedimiento Control de Documentos y Registros. a) Se aprueben los documentos antes de su emisión b) Puedan ser localizados oportunamente. c) Se revisen periódicamente, y se actualicen cuando sean necesarios. d) Se encuentren legibles y disponibles, garantizando su preservación, custodia y confidencialidad. e) Sean oportunamente identificados y retirados los documentos obsoletos para evitar el uso no previsto; incluyendo aquellos que deban ser retenidos con propósitos de preservación legal de conocimiento. f) Se controlen los documentos de origen externo. g) Se disponga de un sistema de protección y recuperación de la información sensible de la organización que incluya medios magnéticos y físicos. 4.4.6. Control Operacional Los documentos del SGCS, consideran los aspectos necesarios para garantizar una operación segura TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., establece las responsabilidades, recursos y la estructura organizacional necesarios para el buen desenvolvimiento de las operaciones de la organización. 4.4.7. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., ante la ocurrencia de un evento crítico ha establecido las actividades a realizar en el Procedimiento Reporte de Actividades Sospechosas.

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La Empresa se encuentra preparada para identificar y responder ante situaciones críticas, y previene el impacto que estos puedan generar sobre las operaciones o la imagen de la Empresa, mediante capacitaciones y la realización de simulacros. El Plan de Contingencia, contempla las actividades a tomar en cuenta ante la existencia de eventos críticos. 4.5. Verificación 4.5.1. Seguimiento y Medición TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., ha establecido mecanismos de monitoreo y medición a través de indicadores de gestión por área, los mismos que son trabajados por cada jefe de proceso con la finalidad de ver el cumplimiento de las políticas y objetivos del SGCS y así poder mantener controles de medición y monitoreo periódicamente. 4.5.2. Auditoría Los procedimientos, documentos y registros generados por TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., deben ser evaluados para asegurar su cumplimiento y su mejora continua, para de esta manera asegurar la eficacia del SGCS implementado. Esta evaluación es realizada mediante Auditorías internas según el procedimiento Auditorías Internas. 4.5.3. Control de Registros TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., ha establecido que para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros de control y seguridad se cumpla con lo estipulado en el Procedimiento Control de Documentos y Registros 4.6. Mejoramiento Continuo del SGCS 4.6.1. Mejora Continua Alta Dirección de TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., el compromiso de incrementar el desarrollo y ejecución de actividades de control y seguridad dentro de los procesos productivos y administrativos al interior de la organización; los resultados se revisan, conforme a lo establecido por los estándares BASC, para determinar actividades adicionales de mejora en base a las auditorias, informes de acciones correctivas preventivas, informes de gestión, la revisión del SGCS toda herramienta que permita medir la Gestión desarrollada por el Sistema y que pueda servir para identificar oportunidades para la mejora.

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4.6.2 Acción Correctiva/Preventivas Las no conformidades, observaciones u oportunidades de mejora encontradas en la evaluación realizada al SGCS generan las acciones correctivas, preventivas, necesarias para corregir o mejorar las operaciones de TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C; la metodología a seguir se describe en el procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas.

4.6.3 Compromiso de la Dirección. La Alta Dirección de TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., tiene el compromiso de revisar constantemente el Sistema Integrado de Gestión implementado en la organización en base a un programa definido, esta revisión se debe hacer en base a los Informes de Auditorías efectuados, los Informes de Acciones Correctivas, Preventivas, informes de Gestión así como toda herramienta que permita medir la Gestión desarrollada por el Sistema. Para dicha revisión el Representante BASC, recopila la documentación necesaria para tratar los siguientes temas: a)

Desempeño global del sistema.

b)

Desempeño individual de los procesos del SGCS

c)

Resultado de las auditorías

d)

Resultados de las acciones preventivas, correctivas y de mejora.

e)

Cambios que puedan afectar el SGCS

f)

Resultados de la gestión de riesgos

g)

Revisiones anteriores

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ESTANDAR DE SEGURIDAD TRANSPORTADOR DE CARRETERA

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1. REQUSITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO. TRANSPORTE SAN GABRIEL S.A.C, establece procedimientos escritos y verificables para la selección de asociados de negocios, incluyendo clientes, proveedores de transportes subcontratados y proveedores de servicio. Las actividades se encuentran establecidas en los siguientes procedimientos: 1.1. Procedimiento de Seguridad. 1.1.1. De acuerdo al Procedimiento de Gestión de Ventas, Procedimiento de Gestión de Compras, se contemplan los requisitos, las verificaciones y evaluaciones realizadas a nuestros asociados de negocios, como clientes y proveedores. 1.1.2. De acuerdo al procedimiento de Gestión de Compras, con los proveedores no BASC, se establece acuerdos de seguridad para el cumplimiento de los requisitos de seguridad. Para los que mantienen certificado BASC, se valida la autenticidad por la página web de BASC. 1.1.3. La verificación de los criterios mínimos de seguridad del Asociado de Negocio No BASC son verificados mediante visitas de seguridad, según lo establece el procedimiento de Gestión de Venta. 1.1.4. Se cuenta con Acuerdos de Seguridad elaborados para cada tipo de asociado de negocio, donde se describe los criterios mínimos de seguridad que el asociado debe considerar, respaldado por la Política SIG de TRANSPORTES SAN GABRIEL que describe el compromiso de la Alta Dirección para mitigar los riesgos con una cultura de prevención en seguridad BASC. 1.1.5 Dentro del Procedimiento de Homologación de proveedores de TSG se aborda los pasos y requisitos para evaluar a los proveedores de la cadena de valor. Se cuenta con matrices de riesgo para cada proceso de transporte en carga suelta, contenedor, mantenimiento de flota y otros de áreas de soporte. 1.1.6 Se realiza un registro de aquellos asociados de negocio que cuenten con certificación BASC, según reporte de documentación UIF-BASC y la lista de proveedores de servicios generales. 1.1.7 Periódicamente se envía difusiones en temas de control y seguridad BASC a los asociados de negocio, así mismo durante las visitas de seguridad se explica la importancia de la certificación BASC y los requisitos del estándar. 1.1.8 TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C, es una empresa de sociedad anónima cerrada, con accionistas sujetos a fiscalización por la autoridad aduanera, y de la UIF (Unidad de Inteligencia Financiera), internamente se realizan controles estipulados por BASC para ingreso de personal. 1.1.9 A los proveedores de la cadena de valor significativos se les establece el cumplimiento de contratos contractuales firmados inicialemente, que contiene criterios de seguridad a seguir en las operaciones. 1.1.10 En reuniones ejecutadas con la Alta Dirección de los proveedores de la cadena de valor, desde el inicio de las operaciones se enfatiza el cumplimiento de los requisitos mínimos de seguridad contemplados en el estándar BASC. Prohibida la Reproducción Total o Parcial de este documento sin autorización del RED SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

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1.2. Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C, ha establecido mecanismos para el control de lavado de activos los cuales se encuentran establecidos en las actividades del proceso de captación de clientes, homologación de proveedores y selección de personal de la empresa. Asimismo cabe resaltar que TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C, no es sujeto obligado UIF, por tanto no se ha visto conveniente la elaboración de Manual de prevención y otros documentos que solicita UIF. 2. SEGURIDAD DE LOS VEHICULOS. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. asegura la integridad del transporte en ruta a través de sus controles de tiempo por medio del sistema GPS y las inspecciones aleatorias en ruta, conforme a lo establecido en los procedimientos de Transporte Aduanero.

2.1. Procedimientos de inspección de vehículos. 2.1.1. El personal encargado de la seguridad de TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. dispone del formato CheckList de Inspección de Unidades como lista de chequeo a utilizar para la realización de las inspecciones de las unidades de transporte. 2.1.2. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C dispone del formato CheckList de Inspección de Unidades, el cual establece las actividades para la inspección de las unidades de transporte correspondiente (basado en los 17 puntos recomendados para Remolques y Tractos). 2.1.3. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. realiza inspecciones de seguridad aleatoriamente por la Gerencia de Operaciones conforme a lo estipulado en los procedimientos de Transporte de contenedores y carga suelta.

2.1.4. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. identifica factores o prácticas específicas para la identificación de riesgos presentes en un embarque través del cumplimiento del Procedimiento de Evaluación del Riesgo. 2.1.5. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. ha establecido como punto de partida de sus operaciones de transporte las oficinas ubicadas en la Provincia Constitucional del Callao, por lo que en ese punto mantiene inspecciones a las unidades de transporte tanto al inicio de las operaciones como al finalizar el mismo, tal como lo disponen los procedimientos de Transporte de contenedores y carga suelta.

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2.2. Seguridad de los remolques y la carga. 2.2.1. Requerimiento de Vigilancia en el Área de Carga y descarga. La carga y descarga, durante las operaciones de transporte para exportación, se realizan en las instalaciones del cliente y las medidas de seguridad son establecidas por el cliente, sin embargo la empresa ha establecido el instructivo de Reporte de Actividades Sospechosas para que el personal operativo este verificando que la mercancía es legítima y esta no ha sido afectada por algún contrabando. Adicionalmente, la empresa mantiene instalado el sistema GPS en sus unidades de transporte para asegurarse que durante el tránsito hacia el destino final, no ocurra ninguna afectación a la carga y se realiza un Mantenimiento preventivo a las unidades conforme a las especificaciones del fabricante, para prevenir que el vehículo no tenga paradas inesperadas en ruta.

2.2.2. Requerimiento de Almacenamiento seguro de los remolques TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. ha establecido las actividades a seguir para el correcto control de las unidades de transporte en las instalaciones de pernocte en el instructivo Control de Acceso a Instalaciones. 2.2.3. Requerimiento de notificación a cada remolque.

las autoridades, de cambios estructurales de

Cuando sea necesario el cambio de color de la unidad o algún cambio estructural de la misma, el Gerente de Operaciones informará al área legal realice las actividades necesarias para la actualización de la Tarjeta de Propiedad ante SUNARP. 2.2.4. Sellos requeridos en los Remolques TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. ha establecido las actividades a seguir para el control de los sellos a través de su instructivo Uso y Control de Precintos. 2.2.5. Se cuenta con una cochera alquilada, con administración de colaboradores propios de TSG, donde se las unidades vehiculares se parquean y pernoctan en cocheras e instalaciones que cuenten con criterios mínimos de seguridad, por ello 2.2.6 Existe procedimiento de control de accesos de ingresos o salidas de personal u otras unidades vehiculares, de igual forma el reporte de actividades sospechosas está disponible en la intranet para notificar alguna actividad anómala que conlleve a sospecha de un acto ilícito en las operaciones.

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2.2.7 En cualquier punto de la ruta el conductor mantiene una comunicación fluida con el Ejecutivo de seguimiento, sobre el estatus y desarrollo de la operación, en caso resulte alguna ocurrencia o situación sospechosa, el conductor debe comunicarlo o puede utilizar los teléfonos de emergencia del centro de control. 2.3. Seguridad de Contenedores. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. no mantiene como parte de sus operaciones sellos propios, sin embargo si mantiene en custodia sellos de sus clientes, cuyo control es establecido en su instructivo Uso y Control de Precintos. 2.4. Procedimiento de Seguimiento y Supervisión de vehículos. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. asegura la integridad del transporte en ruta a través de sus controles de tiempo por medio del sistema GPS y las inspecciones aleatorias en ruta, conforme a lo establecido en los procedimientos de contenedores y carga suelta. 2.4.1. Rutas predeterminadas y Revisiones de Seguridad Aleatorias TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. realiza verificaciones no anunciadas al transporte a través de inspecciones de seguridad por el área correspondiente conforme lo establecido en los procedimientos de Transporte Aduanero y Distribución 2.4.2. Revisiones documentadas y no anunciadas por la gerencia del Transportador TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. ha establecido las actividades a seguir para el control de rutas a través de inspecciones en ruta aleatoriamente bajo responsabilidad de la Gerencia de Operaciones y controles por medio del sistema GPS instalado en las unidades de transporte. 2.4.3. Reporte de Anomalías encontradas en Revisiones Regulatorias del Gobierno. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. dispone de un instructivo de Reportes de Actividades Sospechosas en caso se detecte cualquier anomalía que atenten contra la seguridad del transporte en revisiones regulatorias del gobierno. 2.4.4 La gestión de seguimiento GPS se registra al ingresar glosas de evento de retiro de almacén, en ruta, llegada al almacen del cliente, etc, en el módulo de órdenes de servicios por sistema, que constituye la trazabilidad por cada servicio realizado. 2.4.5 El conductor comunica por vía telefónica al ejecutivo de seguimiento cualquier ocurrencia en ruta, para que los responsables actúan de manera rápida según sea el caso con las autoridades correspondientes.

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2.5. Sellos del Furgón y Contenedor / ULD. (Unidades de transporte) TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C, mantiene como parte de sus operaciones sellos de alta seguridad certificados ISO 17712, cuyo control es establecido en el procedimiento Uso y control de precintos.

2.6. Carga Consolidada (LTL-Less-than Truck Load) 2.6.1.

La Exigencia de Candados de Alta Seguridad para los Transportistas LTL TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. ha establecido en para este fin el instructivo Uso y Control de Precintos en el cual se especifica que se debe de usar un candado de alta seguridad o un dispositivo similarmente apropiado cuando envíen localmente mercancías en un entorno internacional LTL, garantizando un es un estricto control para limitar el acceso a las llaves o combinaciones que pueden abrir estos candados.

2.6.2.

Requerimiento de Sellos ISO PAS 17712 TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., mantiene precintos de seguridad, los cuales son controlados conforme al instructivo Uso y Control de Precintos.

2.6.3.

Exigencia de Aplicación sellos ISO PAS 17712 en cada parada. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., mantiene precintos de seguridad los cuales son controlados conforme al instructivo Uso y Control de Precintos.

2.6.4.

Requerimiento de Regulaciones escritas para el manejo de sellos. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., mantiene precintos de seguridad, los cuales son controlados conforme al instructivo Uso y Control de Precintos.

2.6.5. Requerimiento de Procedimientos para el reconocimiento y reporte de sellos comprometidos. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. ha establecido las actividades a seguir para el reconocimiento y reporte de sellos comprometidos a través de su instructivo Uso y Control de Precintos y el instructivo de Reporte de Actividades Sospechosas. 3. CONTROL DE ACCESO FISICO. Se han establecido controles de acceso físico para prevenir entradas no autorizadas a nuestras instalaciones. Estos controles nos permiten restringir los accesos y permitir el ingreso sólo a las áreas autorizadas del personal respectivo, conforme a lo establecido en el Procedimiento Control de Accesos.

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3.1. Empleados Todo empleado o personal externo que ingrese a las instalaciones de TRANSPORTES SAN GABRIEL SAC., es identificado antes de autorizar su ingreso, conforme lo establece el Procedimiento Control de Accesos. Asimismo, para una correcta identificación y control del personal se hace entrega de fotochecks, llaves y uniformes conforme se estipula en el Procedimiento Gestión de Recursos Humanos y el Procedimiento Control de Llaves. 3.2. Visitantes/Vendedores/Proveedores de Servicio Para el control de toda visita/vendedores/proveedores de servicio que desee ingresar a las instalaciones de TRANSPORTES SAN GABRIEL SAC., se aplica el Procedimiento Control de Accesos.

3.3. Verifiación de correos y paquetes de correspondencia. El proceso de recibo y despacho de entregas, sean sobres, insumos, envases y/o paquetes, deben ser examinados periódicamente antes de ser distribuidos y tener los registros correspondientes que permitan su control, conforme lo establece el Procedimiento Control de Accesos. 3.4. Identificación y Retiro de Personas no Autorizadas. En el caso de intrusión de personal no autorizado, se mantiene establecido las acciones a realizar en el Procedimiento Control de Accesos.

3.5. Personal de seguridad. El personal de seguridad controlas todas las puertas de acceso de entrada / salida del personal y unidades vehiculares, el uso de cámaras de videovigilancias las 24 h son de gran ayuda para registros de intrusos, ubicados en diferentes puntos de las instalaciones de oficina y la cochera. 3.6. Inspecciones. 3.6.1 Se inspeccionan las unidades vehiculares y documentos del conductor en el formato de check list, tanto al salir o ingresar de las instalaciones. Y periodicamente se realiza inspecciones inopinadas para verificar el cumplimiento de registros de check list 3.6.2 Existen Procedimientos de transporte de Carga Suelta y Contenedor que especifican las inspecciones para las unidades vehiculares antes de salir de las instalaciones o antes de cargar la mercancía.

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4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y TEMPORAL. TRANSPORTES SAN GABRIEL SAC., cuenta con procedimientos documentados y verificables para evaluar a los candidatos con posibilidades de empleo y realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales., dando cumplimiento al Procedimiento Gestión de Recursos Humanos. 4.1. Verificación Preliminar al Empleo La información que brinda el personal postulante a la organización es verificada por el personal de Recursos Humanos, llámese currículo, documentos adjuntos, antecedentes personales, referencias laborales, antecedentes penales, policiales, verificaciones domiciliarias, pruebas de alcoholemia, toxicológica, entre otros, según la criticidad del puesto de trabajo y dando cumplimiento al Procedimiento Gestión de Recursos Humanos.

4.2. Verificación y Mantenimiento del Personal después de la Contratación. Se mantiene listas actualizadas de empleados propios y subcontratados que incluya datos personales de mayor relevancia, los cuales se verifican periódicamente conforme a la criticidad del cargo. Dispone de archivo fotográfico actualizado, registro de huellas dactilares, firma y datos básicos del trabajador que son actualizados como mínimo una vez al año. Se cuenta con un programa de capacitación que incluyen temas de prevención sobre adicciones de alcohol, drogas y otras adicciones. Control de suministro de uniformes de trabajo, tanto la entrega y devolución para su posterior disposición final en caso tenga distintivo que identifique a la empresa. 4.3. Procedimiento de Terminación de Vinculación Laboral Para los casos de cese de empleados de la empresa, el proceso identificación, devolución de uniformes, eliminación de los permisos de instalaciones y sistemas es realizado por el responsable del proceso Humanos, conforme a lo estipulado en el Procedimiento de Gestión Humanos.

de retirar la acceso a las de Recursos de Recursos

5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS. 5.1. Manejo y Procesamiento de Información y Documentos de la carga. Para garantizar la seguridad en el proceso del transporte de la mercancía, contamos con procedimientos establecidos de transporte de contenedores y carga suelta.

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TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C, ha establecido procedimientos para el registro de la solicitud de transporte consignando información correcta y legible que permita al transportista no tener información errónea. Con el fin de evitar contaminación, materiales no declarados, anomalías asociadas con los choferes, inspecciones de los objetos personales del chofer, política de firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos. 5.2. Entrega y Recepción de Carga. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C, mantiene al personal capacitado para detectar cargas sospechosas, de acuerdo al procedimiento establecido Reporte de Actividades sospechosas. Garantiza que la documentación e información recibida en origen, sea entregada o reportada de forma oportuna y exacta al siguiente proceso. De acuerdo al procedimiento de transporte de contenedores y carga suelta. Garantiza a través de los procedimientos establecidos y de las capacitaciones realizadas a los choferes y personal en general de TSG, la exactitud de la información de la carga contra el manifiesto, orden de compra y otros documentos del despacho, y registros de las acciones tomadas durante el proceso para contar con trazabilidad oportuna de la carga. 5.3. Discrepancias en la carga Todos los sobrantes o faltantes y otras discrepancias o anomalías tienen que solucionarse y/o investigarse conforme lo estipula el Procedimiento Reporte de Actividades Sospechosas. Al detectar anomalías o actividades ilegales o sospechosas tienen que notificarse oportunamente a la aduana como lo estipula el Procedimiento Reporte de Actividades Sospechosas. 6. SEGURIDAD FISICA. 6.1. Seguridad del Perímetro. El perímetro de la organización, así como las zonas destinadas al pernocte de las unidades, se encuentra cercado y es inspeccionado regularmente para lo cual se ha establecido el Procedimiento Inspección de las Instalaciones. 6.2. Puertas y Casetas Los accesos peatonales, se encuentran custodiados y monitoreados por medio de personal de seguridad física y de cámaras de vigilancia en diferentes área de las empresa. Prohibida la Reproducción Total o Parcial de este documento sin autorización del RED SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

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6.3. Estacionamiento de vehículos No se mantiene estacionamientos autorizados para vehículos privados (de empleados, visitantes, proveedores, y contratistas) dentro de las instalaciones de la organización. 6.4. Estructura de los Edificios Las estructuras de nuestras instalaciones están construidas de material noble y cualquier observación de falla en su estructura es comunicada al área correspondiente para su reparación. 6.5. Control de Cerraduras y Llaves El control de las cerraduras y llaves es de responsabilidad del Sub Gerente de Administración y Finanzas de la organización, a través del Procedimiento Control de Llaves. 6.6. Iluminación Nuestras instalaciones se encuentran correctamente iluminadas, y son revisadas periódicamente por el personal de Seguridad de la organización, para garantizar su total operatividad se aplica el Procedimiento Inspección de Instalaciones. 6.7. Sistemas de Alarmas y Videocámaras de Vigilancia TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., utiliza sistemas de alarmas y cámaras de video para supervisar y monitorear las instalaciones e impedir el acceso no autorizado. 6.8. Otros Criterios de Seguridad La empresa cuenta con un Jefe de Calidad y Seguridad y sus funciones se encuentran documentadas en el Manual de funciones y responsabilidad. Se mantienen actualizados los planos de las áreas críticas de las instalaciones. Los casilleros del personal de operaciones de PASOC están debidamente identificados y no se encuentran en áreas de almacenamiento o carga, no aplicable este requisito a la empresa TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C. Se cuenta con vigilancia propia y vigilancia privada dentro de la organización que cumples los criterios mínimos de seguridad. Se cuenta con un sistema de alarma para robos y con convenios con la PNP del Callao. El personal de vigilancia se encuentra entrenado para dar respuesta oportuna las 24 horas del día. Se cuenta con un plan de contingencia en caso de evacuación o falla en las medidas de protección. Prohibida la Reproducción Total o Parcial de este documento sin autorización del RED SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

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7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 7.1. Protección con Contraseña El área de Sistemas ha establecido Directivas para la Seguridad de las contraseñas las cuales se encuentran controladas conforme al Procedimiento Gestión de Sistemas. Las normas y políticas informáticas de la organización, se han establecido en la política de seguridad informática, la cual es difundida a todo el personal por correo electrónico, capacitaciones e inducciones al personal nuevo de la organización. 7.2. Responsabilidad TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., gestiona el uso correcto de los recursos informáticos, y de la tecnología de la información, detectando el acceso inapropiado y la manipulación indebida o alteración de los datos correspondientes al giro del negocio, conforme a lo estipulado en el Procedimiento de Gestión de Sistemas y Política de Seguridad Informática. 7.3. Protección a los Sistemas y Datos TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C., cuenta con la implementación de software anti- virus y anti-spy, conforme lo establece en el Procedimiento de Gestión de Sistemas. 7.4. Sistema de Posicionamiento Global La empresa cuenta con un sistema de rastreo satelital GPS para controlar y monitorear las unidades vehiculares en ruta, y están protegidos por los controles de seguridad en la unidad, las inspecciones realizadas por personal responsable detectan cualquier situación anómala o actividad sospechosa. En caso de robos de la mercancía con la unidad se debe ejecutar el Plan de emergencias contra robos.

8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENTIZACIÓN SOBRE AMENAZAS 8.1. Capacitación Para reconocer y crear conciencia de las vulnerabilidades de seguridad para la organización en sus operaciones de carga para exportación e importaciones, se ha elaborado el Programa de Capacitación Anual, conforme a lo estipulado en el Procedimiento de Gestión de Recursos Humanos. Dentro de la prevención de amenazas o riesgos asociados a cada proceso, se tiene elaborado matrices de riesgo que se ha ido trabajando y analizando los controles operacionales con cada responsable para la difusión interna. Prohibida la Reproducción Total o Parcial de este documento sin autorización del RED SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

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Para mantener la integridad de la carga y de las operaciones, reconocer conspiraciones internas y proteger los controles de acceso, se ha elaborado el Procedimiento Reporte de Actividades Sospechosas y la Política de Incentivos al Personal.

CONTROL DE CAMBIOS Revisión 27-02-2012 08-10-2013 08-10-2013

Modificaciones Versión 3 2.4.4 Previsiones. d) Numeral 4.4.6 de la Norma BASC. 2.6.1 Previsiones. b).Asegurar que el SGCS se implemente, mantenga y mejore continuamente.

08-10-2013 2.7 Entrenamiento, capacitación y toma de conciencia. TRANSPORTES SAN GABRIEL S.A.C,. ha establecido dentro del manual de funciones y responsabilidades, la responsabilidad por el control y seguridad en todos los niveles de la organización, y se asegura mediante la entrega y la inducción del mismo, la influencia que su acción o inacción pueda tener sobre la eficacia del SGCS BASC. 08-10-2013

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2.8 Comunicaciones y lograr la participación y el compromiso de accionistas, directivos, empleados y asociados de negocio 2.9 Documentación del Sistema Son gestionados y se encuentran en digital y colgados a disposición de todo el personal a través de intranet, además para el personal operativo se entregan de forma física en la Oficina Operativa.

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2.12 Preparación y Respuesta a Eventos Críticos Mediante capacitaciones y la realización de simulacros. Estándar 1.1 Procedimiento de Seguridad Nuevos párrafos del 1.1.1 al 1.1.11

08-10-2013 Estándar 5.1. Manejo y Procesamiento de Documentos e Información de la Carga. Nuevos párrafos del 5.1.1 al 5.1.3 08-10-2013 Estándar 5.3. Discrepancias de la Carga. Nuevo párrafo del 5.3.2 08-10-2013 Estándar 5.4. Verificación de la Carga vs Documentos de Embarque. Nuevos párrafos del 5.4.2 al 5.4.5 08-10-2013

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Estándar 6.8. Otros Criterios de Seguridad Nuevos párrafos del 6.8.1 al 6.8.8 Estándar 7.1. Protección con contraseña Nuevos párrafos del 7.1.2

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08-01-2013 17-02-2017

Versión 4 Estándar 2.2 Seguridad de los Remolques y la Carga Se adicionaron párrafos 2.2.5, 2.2.6, 2.2.7. Estándar 3.3 Verificacion de correos y Paquetes de Correspondencia Estándar 5. Seguridad en los Procesos Estándar 7.4 Sistema de Posicionamiento Global Estándar 8.1 Capacitación

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Versión 5

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