• Author / Uploaded
• Wendy Morel Rojas

Citation preview

Universidad Autónoma de Santo Domingo Facultad de Ciencias Departamento de Matemática Escuela de Informática

Automatización de los procesos de Inscripción, Reinscripción y Captura de Notas del Colegio Evangélico Nacional Informe Final de Análisis y Diseño de Sistemas II Inf-423 Sustentado por: Secundina M. Báez E. Eunice Figuereo A. Romárico Hidalgo E. Ana S. Estévez S.

BH-7254 BI-0886 CA-2046 CB-0796

Profesor: Lic. José Manuel Amado 1

Santo Domingo, Rep. Dom. 2007-2

Índice Tema Resumen ejecutivo Introducción Descripción de la empresa…………………………….7 Antecedentes del Colegio……………………………… 8 Filosofía………………………………………….. ………..9 Visión…………………………………………………..…..9 Misión………………………………………………….…..9 Visión…………………………………………………..…..9 Objetivos…………………………………………………..9 Políticas………………..……………………..………….10 Organigrama………………………………... ………….11 Situación actual Descripción Sistema Actual………………………….13 Departamentos involucrados……………...……..… 14 Documentos involucrados……………………. ……..15 Diagramas de flujo de datos (DFD)…………. …….16 Diagrama entidad –relación……………….. ………..20

2

Diccionario físico de datos……………………..…… 21 Narrativa de los procesos……………………….…… 26 Debilidades sistema actual…………………….…… 30 Estudio de factibilidad…………………………..…… 31 Operacional……………………………………………..31 Técnica…………………………………………………… 31 Economía……………………………………………..…32

Sistema propuesto Descripción………………………………. ……………..34 Objetivos………………………………………………...35 Justificación………………………………….…………36 Alcance………………………………….. ……………….37 Metodología…………………………………………. ….38 Diseño del sistema…………………………………….40 Descripción de pantallas del sistema……..……… 42 Consulta del sistema………………………………....52 Ventanas de búsquedas……………………………..53 Reporte del sistema…………………………………..55 Seguridad del sistema……………………………….56 3

Conclusión………………………………………………57 Recomendaciones Finales…………………………… 58 Bibliografía………………………………………………60 Glosario………………………………………………….61 Anexo……………………………………………………..6 2

4

Automatización de los procesos de Inscripción, Reinscripción y Captura de Notas del Colegio Evangélico Nacional

Resumen Ejecutivo El sistema utilizado para los procesos de Inscripción, reinscripción y captura de notas son inadecuados para la realización de los mismos en el Colegio Evangélico Nacional. La administración del Colegio no se imaginaba en sus inicios en los años ochenta que necesitarían implementar un sistema automatizado debido a los crecientes problemas que están teniendo con el sistema manual. Además de que la cantidad de estudiantes inscritos esta aumentando por lo que el personal no da para poder

5

atenderlos correctamente este aumento se ha debido a un incremento de la población en el sector. Se han realizado entrevistas con usuarios del sistema y se han impartido cuestionarios a personas claves dentro de la organización. Los problemas son el tiempo que tiene que tomarse la secretaria para llenar las fichas los diferentes procesos, la falta de seguridad de los datos y la perdida de documentos importantes por la mala organización de los mismos. Recomendamos un cambio de sistema para estos procesos. Las pantallas de menú permitirán al usuario seleccionar opciones, realizar búsquedas y consultas dentro del sistema. Los beneficios adicionales incluyen impresión de reportes y agilización en la captura y búsqueda de datos. Se tendrá una mayor seguridad de los datos requiriendo que los usuarios introduzcan su nombre de usuario y una contraseña. Se realizaran sesiones de entrenamiento antes de la instalación final del sistema.

Introducción En décadas anteriores existían instituciones las cuales realizaban sus operaciones de forma manual teniendo dificultades en la realización de los diferentes procesos de la organización teniendo esto como resultado obtener bajo rendimiento en la realización de las mismas. El ser humano siempre ha buscado la manera de disponer de herramientas

6

que eficienticen y simplifiquen las tareas en los diferentes ámbitos del diario vivir y de las organizaciones. Hoy en día las

instituciones

automatizando

los

se

modernizan

procesos

para

generalmente

tener

un

mejor

desenvolvimiento y manejo de los datos. En

la actualidad

muchas organizaciones o

empresas

cuentan con sistemas de información que le permitan realizar de forma más eficaz sus actividades. Por tal motivo y debido a que

el Colegio Evangélico Nacional ha dado

muestras de interés de querer implementar un sistema con el objetivo de la Automatización de los procesos de Inscripción, Reinscripción y Captura de Notas del Colegio Evangélico Nacional y de esta forma proporcionar una mejor

ruta

de

soluciones

a

los

problemas

actuales

relacionados con estas actividades. De forma tal, que el desarrollo del sistema desarrolle soluciones al compás de los nuevos tiempos del mundo de los sistemas de información.

7

Descripción de la empresa

Descripción de la Empresa Nombre de la Empresa Colegio Evangélico Nacional

Ubicación de la empresa

8

Av. México, Prolongación Juana Saltitopa y Vicente Noble #4, Villa Francisca TEL.: 809-682-8394/809-688-9119

¿A que se dedica la empresa? Esta se dedica a impartir docencia en conjunto con la proclamación de doctrinas cristianas en este caso evangélica.

Antecedentes del Colegio Su inicio fue el 10 de septiembre de 1990. Por medio de decreto municipal le fue concebido el terreno por el ayuntamiento el cual en ese entonces estaba dirigido por José Francisco Peña Gómez para la construcción de un templo y más tarde se construyó el edificio del colegio. Este inicio con el patrocinio de una fundación llamada COMPASIO la cual estaba compuesta por personas extranjeras quienes apadrinaban a los niños de pocos recursos de la comunidad los cuales le suplían los útiles escolares y realizaban pagos de cuota mensualmente o pagaba todas las cuotas la cual en ese entonces era de RD$ 200. En principio solo se impartían clases hasta el 8vo grado. Este contaba con un personal de no más de 18 personas. Hoy en día con un total de 24 empleados entre docentes y administrativos y una matricula de 247 alumnos los cuales están asignados alrededor de 20 alumnos por aula. En la actualidad se imparte docencia desde los 2 años lo cual incluye de “nido” a “maternal”. Desde sus comienzos este centro educativo ha venido practicando la enseñanza evangelística haciendo resaltar los valores cristianos y humanos de los alumnos. Actualmente se realizan cultos dos veces al mes además de en las aulas practicar la oración.

9

Filosofía Enseñar para enseñar a otros.

Misión Promover la excelencia educativa a través de sus programas de desarrollo de la educación fomentando en sus alumnos la investigación y las buenas costumbres junto con el mejoramiento de la sociedad apoyada en las doctrinas religiosas.

Visión Ser una institución educativa que ponga en alto los valores morales al igual que educar íntegramente a los alumnos para una mejor sociedad.

Objetivos ♦ Dar al estudiante una enseñanza con los más altos niveles de formación y educación. ♦ Inculcar en los estudiantes el temor de Dios. ♦ Preparar personas con los más altos principios para mejorar la comunidad y el país.

Políticas ♦ Respetar las doctrinas religiosas del centro. ♦ Los pagos se realizaran en una fecha límite al final de cada mes.

10

♦ Vestirse adecuadamente. ♦ En caso de atraso se retendrá la nota del alumno hasta que se salde la deuda.

Organigrama

11

Directora Contable

Secretaria General

Representante de la Junta de Colegio

Profesores

Estudiantes

12

Situación Actual del Sistema

Descripción del Sistema Actual 13

El Colegio Evangélico Nacional cuenta actualmente con una computadora en esta no se realiza ninguna operación relacionada con los procesos de inscripción, reinscripción y captura de notas esta solo se utiliza para imprimir certificaciones y cartas de buena conducta. El colegio tiene un formulario de ingreso o inscripción el cual es llenado de manera manuscrita por la secretaria con los datos de los estudiantes que formaran parte del estudiantado de ese año escolar. La publicación y cálculo de notas es realizado por los profesores los cuales tienen una tarjeta de calificaciones con los apellidos, nombres, número de orden grado, distrito escolar y año escolar. De igual manera estos deben de llenar las notas en el Registro de Estudiantes proporcionado por la Secretaria de Estado de Educacion. La oficina de la Dirección cuenta dentro de sus inmuebles con tres archiveros en los cuales se almacenan los documentos de cada estudiante y los formularios llenados durante el proceso de inscripción, reinscripción y cálculo de notas, estos documentos se introducen en fólderes ordenados de forma alfabética.

Departamentos Involucrados

14

Dirección: Velar que el proceso de aprendizaje se lleve con normalidad y velar por la integridad del docente, como todo personal de la institución al igual que facilitar todos los medios para que el proceso enseñanza/aprendizaje se realice de la mejor forma posible.

Contabilidad: Se encarga contabilidad del colegio.

de

toda

la

Junta de Colegio: Este representa al colegio ya sea en conferencias u otra actividad. En este generalmente se encuentra el pastor de la iglesia.

Administración: En este se realizan las funciones de secretaria administrativa y docente. Esta se encarga del cobro de las mensualidades o cualquier otro cobro que se necesite, contesta el teléfono, se encarga de la realización del proceso de inscripción , realiza cualquier documentación que se solicite de la institución ya sean certificados, cartas de buena conducta, realiza el listado de los cursos, suministra los materiales a los profesores, entre otras.

Documentos Involucrados

15

1. Acta de nacimiento 2. Carta de buena conducta 3. Certificado medico 4. Niños menores de 2 años certificado de vacunas 5. Fotos 6. Record de notas 7. Certificado de la Secretaria de Educación (8vo. Curso) 8. Formulario de Inscripción 9. Recibo de Pago 10. Tarjeta de Calificaciones

16

Diagramas de Flujo de Datos de Inscripción Cliente Cliente

Oficina Oficinadede Inscripción Inscripción

Registro D1

Doc. Incompletos

Estudiante

Doc. Completos 1 Tiempo de Prorroga

Pago 3 |

Deposito de Caja Chica

2 Llenado de Ficha

Factura 4 Oficina de Contabilidad

17

Elaborar Factura de Pago

Árbol de Decisión Pago de Inscripción Completo

Documentos Completos

2

4

Llenar Ficha de Inscripción

3 5

Pago de Inscripción Incompleto

1

Documentos Incompletos

8

6

Otorgar Tiempo de Prorroga

9

18

Asignar Plazo de Pago

7

Proceso de Reinscripción

Estudiante Estudiante

Carton de Notas y Cuota

Recibo y Tarjeta de Pago

Oficina Oficina

D1 Doc.Estudiante recibo de pago

Oficina Oficinadede Contabilidad Contabilidad

19

Estudiante

Proceso de Asignación y Asentamiento de Notas

D2

Estudiante

Oficina Oficina

1 Asignación

D1

Asignacion

Estudiante Estudiante

20

Diagrama Entidad-Relación Profesor

1 Tie ne

M

Estudiantes

1

Tie ne

M

Notas

1

Tie ne

1

Tutores

21

Diccionario Físico de Datos Nombre de almacén de datos o Tabla: Estudiante Dirección Código Fecha_ins Char Fecha Char 25 Tipo de 10 9 Dirección Código del estudiante. en formado que se por realiza el nombre, la Nombre de Tipo de de Nombre Long. Fecha Dec. Long. Dec. Descr. Descripción. Campoc Dato apellidos inscripción y fecha (ingreso) de nac. del estudiante. del Campo Dato estudiante. Clave Principal. Char 20 Char10 Escuela de procedencia si la el 4Esc_Proc Acta Fecha_nac Fecha Fecha de nacimiento del estudiante Clave_asig 15 Nombre de asignatura N estudiante ha sido transferido. cursada o Filiación Char 10 Este muestra si elestudiante estudianteaes Cod_est Char 9 Código del quien . reconocido, natural o legitimo. se reporta la calificación. d Folio Numérico 4 0 No. Folio presente en el acta de e nacimiento. a Grado Char 14 Grado en que se inscribe el c estudiante. t Libro Numérico 4 0 No. de Libro que figura en el acta de a nacimiento. d Lugar_nac Char 20 Lugar de nacimiento del estudiante. e n P_apellido Char 15 Primer apellido del estudiante. a c P_nombre Char 15 Primer nombre del estudiante. i m S_apellido Char 15 Segundo apellido del estudiante. i e S_nombre Char 15 Segundo nombre del estudiante. n t Sexo char 1 Sexo del estudiante. o . Teléfono Char 12 Teléfono de la residencia del Numérico estudiante.

*Tipo de dato char = String = cadena

Nombre de almacén de datos o Tabla: Notas Cod_prof

Char

6

Código del profesor que reporta la nota.

22

23

Numérico301ra nota parcial (1100).examen N2N1 Sem

numérico

3

0

Calificación del examen final (0-100).

Numérico

3

0

2da nota parcial (1-100).

Numérico

1

char

9

Year_esc

Ced_madre Dir_madre Char Ced_padre

13 Char Tipo Nombre de de Campo Dir_padre Char 13 Dato Char

Cod

Apellido_madr 9 e Char

char

0

Semestre del año escolar (1 o 2). Año escolar. Formato ########

25 Cedula de la madre Dirección delde la madre del estudiante estudiante. Long. Dec. Descripción. 25 Cedula del padre Dirección del del padre del estudiante estudiante. 20 Apellidos de la madre del Código del estudiante. Clave estudiante. Principal.

= Clave Principal *Tipo de dato char = String = cadena

8

Mascara de 6 pos. ######

Campos requeridos Fin de para generar el Ciclo Alergias código de Escolar y estudiante Reporte Padre ode Profesor Cod_est Tutor Notas

7 Generar Char 50 Reporte de Asignación Secretaria9 char docente

Código Validación: 6 0 54 9 dígitos en0 formato 12 ? ? ?###### 32 Asignar Sistema de Finalizar Generar Consultar Alergias padecidas por el Reportar Llenar Datos de 24Autogenerado curso Inscr. Y Proceso Reporte de Notas Generar por Llenar estudiante. Notas de Ficha Padres Titular Reporte aD1 deArchivoEstudiantes Inscripción de Estudiante Errordey Ficha Código del estudiante. Secretaria Estudiantes Médica Profesores Notas Estudiantes yTutores Reins. por Curso Estudiante D4Archivo de D2Archivo Tutor D6Archivo Ficha deMédica Notas