Trabajo Unidad 2 Fase 3

Unidad 2 - Fase 3- Construir la Caja De Herramientas para la Gestión de Proyectos Presentado por: Jhoan Alirio Ayala Ca

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Unidad 2 - Fase 3- Construir la Caja De Herramientas para la Gestión de Proyectos

Presentado por: Jhoan Alirio Ayala Cardenas

Codigo: 1096197821

Presentado a: Ezequiel Aparicio Ayala

Materia: Metodologias de Gestión de Proyectos

Grupo No.: 212056A_763

Universidad Nacional Abierta y a Distancia Unad Vicerrectoría Académica y de Investigación Giron, Julio 03 de 2020

1. ¿Qué son las Herramientas de Gestión de Proyectos? Es el proceso que nos permite planificar, programar y controlar las actividades que se deben realizar mientras dure el proyecto para alcanzar los objetivos definidos. Las herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar la estructura, la flexibilidad y el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para alcanzar resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto. 2. Definición y utilidad de cada una de las 12 Herramientas de la Gestión de Proyectos mencionadas en el punto anterior. Item

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Herramienta

Análisis de Viabilidad

Concepto

Utilidad

Consiste en la evaluación de información procedente de varios ámbitos (económico, organizativo, de negocio, y técnico) que permite conocer si un nuevo proyecto aportará lo que se espera de él.

Es una herramienta necesaria que nos permite plasmar y presentar ante terceros nuestra idea de negocio, como la llevaremos a cabo, la rentabilidad que esperamos obtener u ofrecer y la financiación que vamos a necesitar, sirviéndonos de instrumento para el control de gestión del negocio, pero también para seducir a terceros e incorporarlos al proyecto.

Es una representación gráfica para visualizar de forma intuitiva las causas y subcausas que potencialmente explican un problema.

Es una herramienta muy útil para determinar acciones correctivas o que den respuestas a un determinado problema ya que permiten una visualización rápida y clara de la relación entre estas causas.

Diagramas Causa - Efecto Es muy efectiva para estudiar procesos y situaciones, para desarrollar un plan de recolección de datos. Diagrama de Gantt: es una herramienta que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto, es muy útil para la gestión ya que organiza las actividades y facilita la comunicación entre los

También aumenta la probabilidad de identificar las causas principales. Diagrama de Gantt: permite una visualización rápida y sencilla de cómo está estructurado un proyecto, muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas, así

miembros del proyecto.

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Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT

como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo Diagrama CPM: el método de (puede ser fin-comienzo, ruta critica CPM, es un comienzo-fin, comienzoalgoritmo basado en la teoría comienzo). de redes, diseñado para facilitar la planificación de proyectos, Diagrama CPM: es un permite representar las cronograma para el proyecto subordinaciones entre las tareas en el cual se podrá conocer la del proyecto. duración total del mismo y la clasificación de las según su Diagrama PERT: es una actividades herramienta que facilita estimar criticidad y se desarrolla intervalos el costo y duración de las mediante determinísticos. tareas del proyecto. Diagrama PERT: es encontrar las relaciones que existen entre las diferentes tareas de un proyecto y actuar en consecuencia, esta herramienta permite realizar planificaciones mucho más acertadas y evitar que surjan sorpresas o imprevistos relacionados con la interdependencia de tareas.

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Análisis de Riesgos

Análisis de

Nos permite hacer un análisis cualitativo de los riesgos priorizándolos según sus factores, la probabilidad de que ocurran y las consecuencias que pueden tener, dando a los riesgos más críticos los valores más altos. Los stakeholders del proyecto son las partes interesadas en el proyecto: individuos y organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la

Asegurar la operacional organización.

continuidad de la

Saber manejar las amenazas y riesgos críticos. Mantener una estrategia de protección y de reducción de riesgos. La identificación de todos los interesados es una actividad importante del director del proyecto para asegurar el éxito del proyecto.

Stakeholders o Interesados

ejecución proyecto.

o

la

finalización

del

Son todas aquellas partes que necesitan ser consideradas para alcanzar las metas del proyecto y cuya participación y apoyo son cruciales para su éxito.

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Estructura Desglosada del Trabajo (EDT)

Evaluación de Lecciones Aprendidas

Gestión de Roles y Responsabilidades

Control, Seguimiento y Monitoreo

Es una de las herramientas más usadas para definir el alcance de un proyecto, es una representación gráfica y descriptiva de la descomposición jerárquica, orientada a entregables, no tareas, de todo el trabajo que se va a realizar para lograr los objetivos del proyecto.

Permite organizar y definir el alcance total aprobado del proyecto según lo declarado en la documentación vigente.

Es una herramienta donde utilizamos una matriz de evaluación para documentar las lecciones aprendidas en un proyecto, aquí se identifican buenas prácticas y áreas de mejoras del proyecto.

Las lecciones aprendidas son como el conocimiento que podemos llegar a adquirir mediante el análisis y la reflexión de un proceso o una experiencia que pueda haber tenido un resultado positivo o negativo.

La matriz RACI es una herramienta sencilla que permite conocer los roles y responsabilidades de cada recurso del proyecto en cada una de las actividades o tareas; su nombre proviene de la sigla en inglés: Responsible, Accountable, Consulted, Informed.

Sirve para establecer las responsabilidades de cada actor que participa en una tarea.

Es un conjunto de actividades de gestión que permiten verificar si el proyecto va marchando según lo planificado, controla el avance del proyecto en su ejecución, compara el desempeño y mide los resultados reales contra lo planeado, y revisa el comportamiento de los indicadores de desempeño.

Con esta herramienta se recolecta de manera sistematizada la información que nos permite llevar a cabo el control, seguimiento y monitoreo de las actividades del proyecto, a fin de tomar decisiones o si se requieren medidas correctivas que permitan el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Define

La comunicación es fundamental

cómo

se

entregará

la

Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales, llamados "Paquetes de Trabajo".

La matriz se construye con una tabla donde por filas tenemos tareas y por columnas actores.

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Plan de Comunicaciones e Informes

Plan de Hitos

Programación, Optimización Calendario.

información importante a lo largo del proyecto, quién lo hará y con qué frecuencia. A lo largo de un proyecto, la comunicación sobre la alineación con las metas y las actividades, y la posterior realineación de estos a medida que los proyectos cambian son cruciales para la participación y la transparencia de los interesados a lo largo de toda la línea de tiempo del proyecto.

para mantener una buena relación con el cliente, y un plan de comunicación de un proyecto puede ayudar a planificar por adelantado para mantener esa comprensión compartida de lo que está sucediendo y lo que debería estar sucediendo a lo largo de tu proyecto.

Es un formato de visualización Ayudan a mantener el enfoque del resumido de todos los estadios equipo y a realizar el seguimiento del decisivos que debe alcanzar el avance. proyecto para llegar a su fin. Son un elemento visual que hay que Son una serie de etapas dentro del incluir en informes de seguimiento y mismo proyecto y estas deben ser otras acciones de comunicación. específicos, medibles y con fecha concreta.

Nos suministra técnicas para revisar el calendario del proyecto, con el fin de Ajustes y establecer la programación de las del actividades dentro de un cronograma, ajustar, reprogramar y mejorar el calendario del proyecto para una mejor ejecución de actividades.

El manejo del tiempo es fundamental para la buena marcha de cualquier proyecto, no existe la eficacia sin el cumplimiento de metas y plazos. Los cronogramas son herramientas útiles que se ocupan de medir las distintas tareas de un proceso en relación con los plazos previstos, son una guía, una referencia, una ruta a seguir en aras de la consecución de objetivos.

Bibliografia

Ollé, C., and Cerezuela, B., (2017), Gestión de proyectos paso a paso, Editorial UOC, ProQuest Ebook Central, (pp 93 – 115),  Recuperado de https://ebookcentral-proquestcom.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/detail.action? docID=5214305 Echeverría, D., (2018), Manual para Project Managers: cómo gestionar proyectos con éxito, España, Wolters Kluwer Editorial (3a. ed.), ProQuest Ebook Central, (pp 50 – 75), Recuperado de https://ebookcentral-proquestcom.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/detail.action? docID=5426609